DEPARTEMENT DES OPERATIONS

PROCESSUS D’APUREMENT DES DECLARATIONS DE CHANGE ET

REPORTING
Document N° : 004 Version 001

Processus d’Apurement des

Déclarations de change et Reporting

001 Juillet 2021 Création du document Rachidy Mushipi Eric Ngimbi Richard Mpongo

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Généralités

Le service « Apurement, Statistiques et Reporting » est chargée de la clôture ou du dénouement de

toutes les déclarations de change souscrites pour le compte de la clientèle par AKILI CONSULTING.
Cette charge concédée à l’unité « Apurement, Statistiques et Reporting » lui consacre plusieurs
missions importantes qui s’articulent autour des axes suivants :
- la planification de l’inspection avant embarquement, en transit ou à l’arrivé pour les
déclarations de change modèle IB ;
- le suivi du délai de rapatriement et de paiement ;
- le suivi du dédouanement de la marchandise à l’importation et à l’exportation ;
- le suivi des rapatriements pour les déclarations de change modèle EB ;
- la collecte documentaire et apurement des déclarations de change ;
- le suivi de l’effectivité des paiements pour les déclarations de change modèles IS, ES et RC
- la préparation et l’envoie des reporting (rapports à la clientèle via l’équipe commerciale).

Cadre Réglementaire

Domaines Principales références légales

Réglementation Pour les exportations :

du Change en
Article 31 :
République
Démocratique Alinéa 1 :
du Congo Une Déclaration modèle « EB », dûment validée, vaut intention pour le souscripteur
d’exporter et, en cas d’exportation, la banque intervenante est obligée de recevoir
la totalité de la valeur de l’exportation réalisée dans les délais définis à l’article 33
ci-après.
La Déclaration modèle « EB » a une validité de quatre-vingt-dix (90) jours calendriers
à compter de la date de validation et peut être prorogée pour la première fois par
la banque intervenante à la demande du souscripteur pour une nouvelle période de
quatre-vingt-dix (90) jours calendriers.
Toute autre prorogation est à soumettre à l’autorisation de la Banque Centrale.
Alinéa 2 :
La Banque Centrale peut également accorder, dans des cas spécifiques et à la
demande expresse de l’exportateur, si le contrat commercial le justifie, une
dérogation pour adapter le délai de validité de la déclaration à celui du contrat
commercial.
Article 32 :
Alinéa 1 :
A l’exception de l’or et du diamant de production artisanale dont le montant doit
être reçu en banque dans les vingt (20) jours au plus tard à compter de la date de
sortie, le rapatriement des recettes d’exportation ou de réexportation de tous les
autres produits de quelque nature que ce soit, doit intervenir au plus tard soixante
(60) jours calendriers à compter de la date :
- de sortie des biens du territoire national pour une destination finale ;
- d’embarquement à partir d’un pays africain pour une destination finale.

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L’exportateur est tenu de transmettre à la banque intervenante le document de

transport des biens expédiés pour la certification de la date d’embarquement.
Alinéa 2 :
Pour les exportations en consignation, le rapatriement des recettes d’exportation
doit intervenir dès la vente des marchandises et au plus tard à la date extrême de
validité de la déclaration modèle « EB ».
Au fur et à mesure de la réalisation des ventes, l’exportateur est tenu de recevoir
un décompte de consignation, ainsi que le paiement correspondant en sa faveur
lorsqu’il doit rapatrier les recettes.
Le décompte de consignation doit être accompagné de la facture de vente et
mentionne :
a) la nature et la quantité de la marchandise vendue ;
b) le prix de vente effectif ;
c) les divers frais et commissions dus par l’exportateur suivant les termes de
la convention de commercialisation ;
d) le montant net à payer à l’exportateur et à rapatrier par le canal de la
banque intervenante.
Alinéa 3 :
La banque intervenante veille au rapatriement des recettes dans les délais prescrits.
Alinéa 4 :
La banque intervenante est tenue de créditer le compte RME de l’exportateur dans
les 48 heures de la réception de ces recettes.
Article 33 :
Les exportateurs ne sont pas tenus de rétrocéder leurs recettes d’exportation aux
banques ou à la Banque Centrale.
Toutefois, en cas de cession des recettes d’exportation, les conditions et modalités
sont à convenir entre la banque et son client.
Article 34 :
Les exportations des biens ci-dessous sont dispensées de la souscription de la
Déclaration modèle « EB » prévue à l’article 23.
Il s’agit de :
a) échantillons sans valeur commerciale ;
b) bagages et effets personnels ;
c) journaux, périodiques et revues destinés à l’usage personnel dans le cadre
d’un abonnement ;
d) objets réputés sans valeur commerciale ;
e) les biens dont la valeur est inférieure ou égale à USD 2.500 (dollars
américains deux cinq cents) ou son équivalant en d’autres monnaies
étrangères, à réaliser uniquement dans le cadre du commerce frontalier.

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Article 35 :
Alinéa 1 :
La fourniture des biens d’approvisionnement à bord d’aéronefs, de navires et
d’autres moyens de transport non-résidents, faisant escale en République
Démocratique du Congo, doivent faire l’objet d’une souscription de la Déclaration
modèle « EB de régularisation ». Les recettes provenant de ces fournitures doivent
être rapatriées dans un délai de trente (30) jours calendriers à compter de la date
de validation.
Alinéa 2 :
La Déclaration modèle « EB » de régularisation doit être souscrite endéans cinq (5)
jours ouvrés à compter de la date d’approvisionnement.
Lors de la souscription, l’exportateur doit présenter la facture définitive et le rapport
du lot prêt à l’exportation de l’OCC.
Article 36 :
Les exportations de certains biens sont soumises à l’accord préalable de l’Autorité
Publique compétente, notamment :
a) les billets de banque ;
b) les pièces de monnaies ;
c) les pièces commémoratives ;
d) les produits non cotés sur les marchés mondiaux ;
e) les biens d’équipement sous toutes leurs formes faisant l’objet d’une
délocalisation en faveur d’un pays étranger ;
f) les armes, munitions et autres effets militaires ;
g) les espèces de la faune et de la flore menacées de disparition ;
h) les échantillons.
Article 37 :
Alinéa 1 :
Les résidents sont autorisés à envoyer à titre temporaire, des emballages consignés,
des objets réputés sans valeur commerciale, des biens à l’étranger aux fins de
perfectionnement passif (réparation, vérification, entretien, transformation), de
location, d’exposition ou de contrat d’entreprise, moyennant souscription d’une
Déclaration modèle « EB » temporaire.
Alinéa 2 :
Selon les cas énumérés ci-dessous, la Déclaration modèle « EB » temporaire doit
être appuyée par :
a) Cas de location et contrat d’entreprise:
- le rapport de lot prêt à l’exportation délivré par l’OCC, spécifiant l’état et la
valeur actuelle du bien ;
- le contrat de location ou d’entreprise précisant les loyers à payer ; - les
autres documents justifiant l’exportation temporaire.
b) Cas de réparation, vérification et entretien :
- le rapport de lot prêt à l’exportation délivré par l’OCC, spécifiant l’état et
32 la valeur actuelle du bien ;
- le contrat de réparation ou d’entretien précisant les frais à payer ;
- les autres documents justifiant l’exportation temporaire.

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c) Cas de travail à façon :

- le rapport du lot prêt à l’exportation ;
- le contrat de perfectionnement passif précisant les frais à payer ;
- les autres documents justifiant l’exportation temporaire.

Le décompte de perfectionnement passif établi par l’affineur doit mentionner :

- la nature et la quantité de matière brute reçue ;
- la nature et la quantité des produits affinés (produits principaux et sous-
produits), extraits de la matière brute ;
- les divers frais d’affinage.
La valeur des produits et sous-produits résultant de l’affinage de la matière
brute est à rapatrier. L’exportateur remet une copie de ces documents à la
banque agréée intervenante.
d) Cas d’emballages consignés :
- le rapport du lot prêt à l’exportation spécifiant l’état et la valeur actuelle de
l’emballage consigné ;
- la déclaration d’exportation des biens modèle « EB » à laquelle l’emballage
consigné se rapporte ;
- la garantie de restitution.
e) Cas d’exposition :
- le rapport du lot prêt à l’exportation ou le certificat de vérification à
l’exportation, spécifiant l’état et la valeur actuelle du bien ;
- le contrat d’exposition précisant les conditions déterminant le lieu, la durée
et la raison d’envoi ;
- les autres documents justifiant l’exportation temporaire.
f) Cas d’objets réputés sans valeur commerciale :
- le rapport d’inspection spécifiant l’état de l’objet ;
- le contrat et/ou de la facture pro forma du nouvel objet à fabriquer ;
- les autres documents justifiant l’exportation temporaire.
Pour les importations :
Article 41 :
Alinéa 1 :
Sauf disposition contraire de la présente Réglementation du Change, une
Déclaration modèle « IB » dûment validée par une banque agréée vaut intention
d’importer et, en cas d’importation, la banque intervenante est autorisée à
effectuer le paiement en faveur du fournisseur étranger.
Article 42 :
La banque agréée intervenante paie le fournisseur étranger sur base de la
Déclaration à laquelle sont annexés les contrats et/ou les factures, l’Attestation de
Vérification de l’Office Congolais de Contrôle ou de son mandataire agréé, la preuve
de mise en consommation douanière de la Direction Générale de Douane et Accises
et autres documents justificatifs.
La banque agréée intervenante doit garder la preuve de mise en consommation
douanière pour besoin de contrôle éventuel sans obligation de la transmettre à la
Banque Centrale.

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Article 43 :
Alinéa 1 :
La Banque intervenante peut également procéder au paiement partiel ou intégral
en faveur du fournisseur étranger avant l’embarquement, à l’embarquement et/ou
à l’arrivée, sous la condition de la présentation par l’importateur, lors de la
validation de la déclaration modèle « IB » des justificatifs suivants :
i. le contrat commercial et/ou la facture pro-forma assortis d’une telle exigence ;
ii. la lettre par laquelle l’importateur s’engage à présenter les documents ci-après
: la facture définitive, l’attestation de vérification, le document de transport, la
preuve de mise en consommation douanière ainsi que tout autre document
exigé dans le commerce international, et ce, endéans le délai de :
- quatre-vingt-dix (90) jours calendriers pour les paiements avant
embarquement ;
- quarante-cinq (45) jours calendrier pour les paiements à l’embarquement ;
- quinze (15) jours calendriers pour les paiements à l’arrivée.
Alinéa 2 :
La banque intervenante garde les originaux des documents visés au point b de
l’alinéa 1 du présent article en vue d’un contrôle ultérieur de la Banque Centrale.
Toutefois, les copies desdits documents sont transmises chaque premier jour ouvré
du mois, à la Banque Centrale/Direction ayant le suivi des opérations de change
dans ses attributions, sous couvert d’un relevé de transmission intitulé « Bordereau
de transmission du relevé des paiements anticipatifs » reprenant le numéro de
chaque déclaration validée et les références des pièces justificatives.
Alinéa 3 :
La banque intervenante est tenue de réclamer, dans les cinq (5) jours ouvrés après
expiration du délai prévu à l’article 43, ces documents à l’importateur.
Alinéa 4 :
La banque intervenante est tenue de dénoncer le contrevenant auprès de la Banque
Centrale, dans un délai de cinq (5) jours ouvrés à dater de la réclamation, en cas de
défaut de présentation desdits documents par l’importateur.
Il manque la partie de la réglementation sur les exportations vues que cette
procédure traitera aussi des apurements et rapatriements des Exports.

Ministère ayant
le Commerce
Extérieur dans
ses attributions

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I. PROCEDURE D’APUREMENT DES DECLARATIONS DE CHANGE

La présente procédure prend en charge une déclaration de change juste après validation et classement
de celle-ci par la section ‘’licence’’ dans le dossier de suivi de la clientèle.
Une bonne mise en place des contrôles et suivi des déclarations de change après leur validation permet
de préserver la clientèle des risques des pertes opérationnelles. Elle vise également à renforcer la
capacité des opérationnels dans la gestion et processus de dénouement des déclarations de change.
Elle base ses missions autour des axes ci-après :

I.1 Planification de l’inspection

Conformément à l’arrêté ministériel N° 106/CAB/MIN/FINANCES/2016 ET N°

004/CAB/140/MIN.CE/2006 DU 16 JUIN 2016 portant règlement d’application du contrat de
vérification avant embarquement des marchandises importées en République Démocratique du
Congo, il a été conclu :
Sans préjudice des exemptions prévues dans le contrat de vérification avant embarquement des
marchandises du 30 novembre 2005, toute importation d’une marchandise en République
Démocratique du Congo est subordonnée au contrôle avant embarquement de la qualité, de la
quantité, de la conformité et du prix, selon le nouveau Programme de Vérification des importations,
effectué par Bureau Veritas BIVAC BV pour le compte de l’Office des Douanes et Accises (DGDA) et de
l’Office Congolais de Contrôle (O.C.C.).
- Le transport d’une marchandise à destination de la République Démocratique du Congo est
subordonné à la présentation du rapport d’inspection établi par Bureau Veritas BIVAC BV.
- L’attestation de vérification, accompagnée de la facture fournisseur dûment revêtue du label
de sécurité d’inspection et certifiée conforme en amont par l’OCC, sera présenté par
l’importateur au bureau de douane, au moment de l’accomplissement des formalités
douanières selon la procédure habituelle.
Cette étape prend compte les inspections avant embarquement, inspections en transit, inspections à
l’arrivée pour les importations des biens (IB), et les contrôles avant embarquement pour les
exportations des biens (EB).
L’entité « Apurement, Statistiques & Reporting » aura dans ses attributions :
a. Inspection avant embarquement (IB)
- Obtention du code COD de BIVAC ;
- Demande et obtention du formulaire d’inspection ;
- Assister le fournisseur dans le remplissage du formulaire d’inspection et le faire signer à qui de
droit ;
- Envoyer le formulaire d’inspection au centre régional du Bureau Veritas ;
- Coordonner le jour de l’inspection entre le fournisseur et l’inspecteur BIVAC ;
- S’assurer de la fin d’inspection physique de la marchandise;
- Envoyer les documents finaux obtenus auprès du fournisseur (Facture commerciale, Liste de
Colisage et le document de transport) de cette expédition au centre régional de BIVAC ;
- Anticiper la demande du Rapport d’inspection ;

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- Obtention du Rapport d’inspection dûment certifié par l’inspecteur du Bureau Veritas ;

- S’assurer de la levée de la marchandise ;
- Classer le rapport d’inspection au dos de la déclaration de change modèle IB y relative ;
- Télécharger l’attestation de vérification dans la plateforme du Bureau Veritas S ONE ;
- Classer l’attestation de vérification au dos de la déclaration de change modèle IB y relative.
- Classer toute la documentation obtenue du fournisseur et dont les copies ont été transmis à
BIVAC au dos de la déclaration de change concernée
b. Inspection en transit (IB)
- S’assurer formellement de la raison de non inspection avant embarquement ;
- Faire signer le fournisseur, la correspondance énumérant toutes les raisons ligne par ligne de
non inspection avant embarquement de la marchandise ;
- Obtenir l’autorisation du fournisseur au profit de BIVAC à décharger le container au pays de
transit ;
- Demander au fournisseur son contact au pays de transit pour assister au déchargement et au
contrôle des marchandises ;
- Envoyer les documents finaux obtenus du fournisseur (Facture commerciale, Liste de Colisage
et le document de transport) de cette expédition au centre régional de BIVAC ;
- Aider le fournisseur au remplissage du formulaire d’inspection et le faire signer à qui de droit ;
- Envoyer le formulaire d’inspection au centre régional du Bureau Veritas ;
- S’accorder du jour de l’inspection entre le fournisseur et l’inspecteur BIVAC ;
- S’assurer de la fin d’inspection physique de la marchandise ;
- Anticiper la demande du Rapport d’inspection ;
- Obtention du Rapport d’inspection dûment certifié par l’inspecteur du Bureau Veritas ;
- Classer le rapport d’inspection au dos de la déclaration de change modèle IB y relative ;
- S’assurer du levé de la marchandise ;
- Télécharger l’attestation de vérification dans la plateforme du Bureau Veritas S ONE ;
- Classer l’attestation de vérification au dos de la déclaration de change modèle IB y relative.
c. Inspection à l’arrivé (IB)
- Se convenir de la date d’inspection avec l’OCC ;
- Obtention des preuves de paiement du contrôle à l’arrivée ;
- Obtention du certificat de vérification à l’arrivée ;
- S’assurer du remboursement de la provision constituée par la banque ayant validée la
déclaration modèle IB ;
- Classer le certificat de vérification à l’arrivée (CVI) au dos de la déclaration de change modèle IB
relative.
d. Contrôles avant embarquement à l’Exportation (EB)
- Obtention du rapport de lot ;
- Soumettre la marchandise à l’inspection de l’OCC pour inspection ;
- Obtention des preuves de paiement ;
- Obtention du Certificat de Vérification à l’Exportation et l’Embarquement ;
- Obtention du la Fiche Electronique de renseignement à l’Exportation FERE.

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Intervenants dans la Procédure de planification de l’inspection et tâches y relatives

S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

Préposé aux opérations - Imprimer, remplir la partie gauche et scanner formulaire

(Après obtention du d’inspection ;
Formulaire d’Inspection) - Soumettre le Formulaire au Team Leader pour analyse et
vérification ;
- Réceptionner les documents finaux du fournisseur (commercial
team) ;
- (Renvoyer les documents finaux au Team Leader pour analyse) ;
- En cas d’une inspection en transit, demander au commercial
team/Fournisseur (les raisons de non inspection avant
embarquement, la lettre d’engagement du fournisseur
autorisant BIVAC de décharger le container, le contact du
fournisseur au pays de transit) ;
- Exiger le rapport d’inspection ;
- Si inspection à l’arrivée, convenir de la date avec l’inspecteur OCC
ou le commissionnaire en douane mandaté par la clientèle ;
- Exiger l’OCC / mandataire en douane de la clientèle de fournir le
certificat de vérification à l’importation et l’arrivé ou l’AVCA.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0
Echanges mails Bureau Veritas (BIVAC)

Team Leader - Etre fixer de la demande du client et de la déclaration ;

(Juste après transmission - Contrevérifier le formulaire d’inspection ;
des documents par le - Envoyer le formulaire d’inspection au fournisseur (Commercial
Préposé) team) pour complément d’informations ;
- Préciser dans le mail les éléments que doit compléter le
fournisseur ;
- Contre Analyser les documents finaux reçus du fournisseur (liste
de colisage, le document de transport & la facture commerciale) ;
- Envoyer les documents finaux à l’agence régionale du Bureau
Veritas (BIVAC) ;
- S’assurer de la réception du rapport d’inspection ;
- Si inspection à l’arrivée, prévenir le Commercial Team/clientèle
des pénalités qui en découleront ;
- S’assurer de l’obtention du CVI / AVCA ;
- S’assurer de la levée des marchandises ;
- S’assurer du remboursement de la provision OCC/BIVAC
constituée après émission de l’attestation de vérification AV.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0
Echanges mails Bureau Veritas (BIVAC)

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S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

Directeur des opérations - Etre fixer de la commande, client et déclaration de change ;
(A l’obtention du - Coordonner le processus d’inspection ;
formulaire d’inspection) - Servir de support en cas de blocage ;
- Fixer le deadline.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0
Echanges mails Bureau Veritas (BIVAC)

I.2 Suivi du délai de rapatriement et de paiement

S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

Préposé aux opérations, - Saisir dans le tableau de suivi de la clientèle, la déclaration
Team Leader, validée ;
Responsable des - Saisir le code sous type de la déclaration ;
opérations (….) - Saisir la référence et la date de paiement ;
- Saisir la date de sortie des biens pour les EB ;
- Ajouter une formule pour le nombre des jours restants.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0

I.3 Dédouanement de la marchandise

L'opération d'importation ou d'exportation des marchandises fait naître à l'égard de l'importateur ou

de l'exportateur une série d'obligations dès le franchissement de la ligne frontalière jusqu'à la main
levée de l'administration des douanes sur lesdites marchandises. L'ensemble de ces formalités
accomplies par l'importateur ou son représentant légal est dit procédure de dédouanement.
Dans le souci du respect de délai de remise documentaire, AKILI CONSULTING se range derrière sa
clientèle dans le choix du commissionnaire en douane et obtient de celui-ci les documents nécessaires
après dédouanement.

S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

Préposé aux opérations, - Réception de la préalerte ;
Team Leader, - Avoir le contact du déclarant en charge du dossier ;
Responsable des - S’assurer de la levée de la marchandise après dédouanement de
opérations (….) cette dernière ;
- Obtenir du déclarant le document d’exportation définitive EX1,
Exportation temporaire EX2, document de mise en
consommation définitive IM4, Importation temporaire IM5,
Réexportation EX3, Réimportation IM6, mise en entrepôt IM7,
Enlèvement d’Urgence IM9 de la DGDA ; Et tout autre document
nécessaire à l’apurement de la licence
- Classer le document de mise en consommation définitive au dos
de la déclaration de change modèle IB ou EB.

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I.4 Apurement de la déclaration

Dans le souci de respecter l’engagement de sa clientèle à transmettre à la Banque ayant validée sa

déclaration de change, les documents finaux couvrant son opération import-export conformément aux
articles 32, 38, 40, 42, 44 et 48 de la Réglementation du Change en vigueur, de l’article 231 du code
des assurances et des mécanismes de couverture et de traçabilité du fret de la République
Démocratique du Congo, AKILI CONSULTING fait de la collecte documentaire dans le délai son cheval
de bataille.

a. Collecte documentaire

S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

Préposé aux opérations, - S’assurer de la validité de la déclaration de change modèle IB et
Team Leader, du respect de délais de transmission suivant le code sous type ;
Responsable des - Collecter les documents finaux auprès des différents
opérations (….) intervenants (Fournisseur, OCC/BIVAC, transitaire, déclarant,
assureur / Courtier …) ;
- Obtention de l’ordre de paiement pour les IB ;
- Obtention du Swift sanctionnant le paiement du fournisseur par
la Banque ayant validé la déclaration modèle IB ;
- Obtention du Swift sanctionnant le rapatriement ;
- Relier le paiement ou le rapatriement à la déclaration y relative ;
- Analyser la question de la RSC pour les exportations ;
- Apposer la grille d’entrée sur la lettre de réception
accompagnant les documents finaux ;
- Examiner les documents finaux reçus de la clientèle ou de ses
représentants ;
- Analyser les détails relatifs à la conformité des documents finaux
reçus ;
- Encoder les informations documentaires dans le fichier Excel de
suivi licence par client / SHAURI;
- Déterminer le statut de la déclaration de change modèle IB ou EB
après analyse et encodage dans le tableau de suivi / SHAURI;
- Encoder les informations documentaires dans l’application
SHAURI 2.0 ;
- Télécharger les documents sur un disque dur, Google Drive et
dans l’application SHAURI 2.0 ;
- Préparer la lettre de transmission aux banques et annexes en
deux exemplaires ;
- Faire contresigner les lettres et annexe par le responsable ;
- Transmettre les documents à la banque concernée contre accusé
de réception ;
- Classer l’accusé de réception dans le dossier de suivi de la
clientèle.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0

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b. Intervenants dans la procédure d’apurement de la déclaration de change

S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

Préposé aux opérations - S’assurer de la conformité de la documentation reçue ;
(A l’Obtention des - Relier la référence de l’attestation de vérification (AV ou ARA,
documents finaux relatifs CVEE) à la déclaration de change concernée ;
à la déclaration de change - Relier la facture commerciale ou de vente à l’attestation de
et, avant Transmission vérification AV ou le Certificat de Vérification à l’Exportation et à
desdits documents au l’Embarquement CVEE y relatif ;
Team Leader pour - Analyser le document de douane suivant la référence de la
appréciation ) déclaration de change reprise, la quantité, le prix ;
- S’assurer que le document de douane reprend la référence de la
déclaration de change sous analyse ;
- Pour un document de mise en consommation définitive
reprenant plus d’une déclaration de change, s’assurer que celui-
ci reprend toutes les références nécessaires pour une meilleure
association ;
- Analyser les quantités reprises sur le document de transport (B/L,
LTA, LTR…) conformément à la liste de colisage ;
- Saisir dans le tableau de suivi de la clientèle/ SHAURI les
références ci-après :
• Déclaration (N° DEC, devise, montant, date de validation, date
d’échéance)
• AV (référence AV, montant du document & date d’émission ;
• FD (référence de la facture, montant & date de la facture ;
• LT (référence du document & la date d’embarquement) ;
• IM4 (référence du doc., le montant & la date de la quittance) ;
• OV/ Swift / OP (montant de la transaction, date) ;
• IM5 (référence du doc, montant & date d’entrée de la Mse) ;
• IM6 (référence du document, montant, date d’entrée et poids
de la marchandise) ;
• EX1 (référence du doc, montant, date de sortie, poids Mse) ;
• EX2 (référence du doc, montant, date de sortie, quantité Mse) ;
• Saisir un commentaire sur le statut d’apurement (AP Partiel ou
AP Total) ;
- Numériser toute la documentation traitée et archiver dans
l’application SHAURI 2.0, dans le dossier de la clientèle sur Drive ;
- Imprimer la lettre de transmission à la banque et annexes en
deux exemplaires ;
- Apposer sa signature en bas et à gauche de la lettre ;
- Transmettre les documents finaux, lettre de transmission et
annexe au Team leader ;
- Présenter un feed-back dans le 48h après analyse et traitement
des dossiers soumis.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0

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S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

Team Leader - Réception de la documentation destinée à la banque ;
(Après Obtention des - Analyse et vérification des annexes ;
documents finaux pour - S’assurer de la conformité ;
vérification et avant - S’assurer du respect de délai de transmission documentaire ;
Transmission - S’assurer de la numérisation du dossier du client dans Google
documentaire et annexes Drive et dans SHAURI 2.0 ;
à la Banque concernée
- Apposer sa signature en bas et à droite de la lettre de
pour apurement)
transmission si correct ;
- Transmettre le dossier physique au Directeur des opérations
pour apposer le visa de AKILI CONSULTING et transmettre à la
Banque concernée contre accusé de réception ;
- Classer l’accusé de réception dans le dossier de la clientèle ;
- Relancer les partenaires en cas de retard de transmission sur les
informations demandées ;
- Obtenir de la Banque un feed-back sur la conformité des
documents transmis ;
- En cas de perte d’un document par une quelconque partie,
renvoyer l’accusé de réception et annexe faisant foi.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0

Directeur des opérations - Contrevérification et orientation ;

(Après Obtention de la - Apposer le seau de AKILI CONSULTING ;
lettre de transmission - Donner son aval ;
documentaire et annexes, - Apporter son support technique à l’entité ;
et avant transmission - Coordonner la collecte documentaire et diverses informations.
effective à la Banque Support :
concernée) Fichier de transmission et annexes

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PROCESSUS D’APUREMENT DES DECLARATIONS DE CHANGE ET REPORTING
Document N° : 004 Version 001

I.5 Circuit des documents dans la procédure

Document Origine Finalité Nature de contrôle Destinateur final

Déclaration de Licence Team Importation des biens - Présence de l’adresse allops@akili-consulting.com dans Client/ OPS archive
change Modèle IB le champs réservé au contact du fournisseur ;
- Délais et modalités de paiement
Formulaire Bureau Veritas BIVAC Planification de l’inspection - Choix de l’Incoterm ; Fournisseur Etranger
d’Inspection - Signature et seau du fournisseur ;
- Répartition des montants ;
- Date d’inspection
Facture Fournisseur étranger -Livraison des - Conformité de la quantité, prix, nature du bien et Banque Commerciale
commerciale FD marchandises & références légales ;
acquittement - Modalités de paiement
Documents de Transporteur Transport des - Pays de provenance, date d’embarquement, lieu de Banque Commerciale
transport B/L, LTA, marchandises du lieu livraison, référence document
LTR… d’importation au lieu
convenu
Liste de Colisage Fournisseur étranger Certifier la conformité de - Nombre de paquet, poids, quantité… BIVAC/Commissionnai
l’expédition à la facture re en douane
Rapport Bureau Veritas BIVAC Formalités douanière - Vérifier la présence de toutes les mentions légales Commissionnaire en
d’inspection douane
Certificat de Office Congolais de Contrôle des marchandise à - La DIB associée ; Banque Commerciale
Vérification à Contrôle OCC l’arrivé - L’AV correspondante ;
Importation et à
l’Embarquement
Document de Commissionnaire en Dédouanement des - Présence de la DIB ; Banque Commerciale
douane (EX1, EX2, douane marchandises - Valeur de du document ;
- Quantité des marchandises (poids)

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Document Origine Finalité Nature de contrôle Destinateur final

EX3, IM4, IM5, IM6,
IM7, TR8, IM9
Acte de cession Commissionnaire en Céder la marchandise - L’engagement du client à céder la marchandise à une OPS archive
Douane / client importé à la frontière société exonérée de certains droits de douane
Assurance Assureur National Couverture des pertes - Couverture de l’engagement Banque Commerciale
imprévues durant le voyage
Déclaration de Licence Team Transfert des fonds - Pays de provenance ; Client/Commercial
change modèle : IS, - Pays d’origine ; Team
ES & RC - Nature de service
Ordre de Paiement Clientèle/Banque - Règlement des factures ; - Date de paiement ; OPS archive
OP / Swift - Rapatriement sur les EB - Montant payé
Déclaration de Licence Team Exportation des biens - Date de Validation et échéance ; Clientèle / Commercial
change modèle EB - Pays de destination ; Team
Facture de Vente La clientèle Livraison des marchandises - Date, montant facture Banque Commerciale ;
& acquittement OPS archive ;
Certificat de Office Congolais de Contrôle des marchandise à - Qualité, Quantité & prix ; Banque commerciale ;
Vérification à Contrôle (OCC) exporter - Date du contrôle OPS/Archives
l’Exportation et à
l’Embarquement
Garantie bancaire Banque Commerciale/ Effectuer une exportation OPS/Archives
pour exportations Banque Centrale du temporaire
temporaires Congo
Fiche électronique Office de la Gestion de Obtention Fiche OPS/Archives
de renseignement à Fret Multimodal Electronique de
l’exportation FERE OGEFREM Renseignements à
l’Exportation (FERE)

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CIRCUIT DOCUMENTAIRE
EXTERNAL Préposé Team leader Responsable. OPS OPS Archive Banque

Documents finaux (AV, Documents finaux (AV,

FD, ID, LT, CVEE…) FD, ID, LT, CVEE)
Accusé Réception

Documents finaux
- (AV, FD, ID, LT, CVEE…)

Documents finaux (AV,

FD, ID, LT, CVEE)
Documents finaux (AV,
-Décortiquer ; FD, ID, LT, CVEE)
-Contrôle de conformité
-Documents finaux
-Fichier Excel
-Documents finaux
-Lettre de
Analyse et correction si -Fichier Excel
transmis
erreur -Lettre de transmis
Non conforme Non conforme -1ere signature
-1ere signature
-2eme signature
-2eme signature
-Visa de AKILI
Conforme Conforme

Documents finaux (AV, -Encodage dans le tableau ;

FD, ID, LT, CVEE…) -Impression du fichier annexe & -Accusé de réception
lettre de transmission ; Non conforme
-Sur la lettre & annexe

Correction -Annexes
-Documents finaux Conforme -lettre de transmis.
-Documents finaux
-Fichier Excel - Enregist. SHAURI
-Fichier Excel
-Lettre de -accusé de réception
-Lettre de
transmis
transmis
-1ere signature -Documents finaux
-Fichier Excel -1ere signature
-Lettre de transmis -2eme signature
-1ere signature -Visa de AKILI
-2eme signature
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REPORTING
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II. REPORTING MENSUEL

a. Attributions

Les attributions de l’entité « Apurement, Statistiques & Reporting » se résument en ses termes :
- Importer du tableau de suivi d’apurement de la clientèle, les informations nécessaires pour
chaque déclaration de change modèle IB,
- Lire & Analyser minutieusement les données importées, corriger les erreurs ;
- S’assurer de la suppression des formules ;
- Faire la projection sur la gestion des coûts et réduction des risques liés à l’activité de la clientèle ;
- Suivi des échéanciers sur la validité de la déclaration de change modèle ;
- Suivi du délai de paiement suivant code sous/type de la déclaration de change modèle IB.
- Suivi du délai de rapatriement pour les déclarations de change modèle EB
- Envoyer le Reporting au Responsable pour analyse et accord ;
- Envoyer le Reporting final à l’entité ayant le portefeuille commercial dans ses attributions.

b. Intervenants dans la procédure de Reporting mensuel

S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

Préposé aux opérations - Tirer du fichier de suivi de la clientèle, les informations en rapport
(Au 26 du mois encours avec toutes les déclarations de change de celle-ci ;
et, avant transmission du - S’assurer que cette situation reprend :
rapport au Team Leader • Encours global du client ;
en jour J+1) • Apurées totales ;
• Apurées Partielles ;
• Annulées ;
• Non Apurées / Sans Documents ;
• Déclarations à échoir dans le mois M+1 ;
• Statuts de paiements anticipatifs…
- Lecture minutieuse de cette situation dans les moindres détails ;
- Correction des erreurs de frappe et omissions ;
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0

Team Leader - Lecture du Reporting reçu ;

(Au 28 du mois encours, - S’assurer de l’encours des déclarations ;
et avant Transmission du - Faire une projection du risque encouru par la clientèle sur le
rapport au Directeur des paiement anticipatif, l’échéances des déclarations ;
opérations en jour J+1 ) - Etablir les statistiques de l’activité du client ;
- Insérer les commentaires pour faciliter la compréhension ;
- Transmettre le dossier au responsable des opérations
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0

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S.N° Rôle et Délai Actions (détails des opérations)

Directeur des opérations - Analyse sur la cohérence et la conformité des informations
(Au 29 du mois encours, reçues ;
et avant Transmission du - Si non conforme, retourner au Team Leader pour correction ;
rapport au Commercial - Insérer les conseils et orientations sur le fichier Reporting destiné
Team au plus tard le 2ème à la clientèle ;
jour ouvré du mois.) - (Faire suivre le fichier Reporting au Commercial Team) valider les
informations traitées et contenues dans SAHURI pour permettre
à la Team commercial de les extraire et les transmettre aux
clients concernés ;
- Etc.
Support :
Fichier de suivi de la clientèle / SHAURI 2.0

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CIRCUIT DU REPORTING MENSUEL

SHAURI/EXCEL PREPOSE TEAM LEADER RESPOSNSABLE OPS OPS ARCHIVE COMMERCIAL TEAM

Tirer le fichier Reporting

du client
ANNULEE
- Lecture minutieuse
- Correction des erreurs
SANS DOC - Projection du risque
- Statistiques &
commentaires
AP TOTAL - Power point du
- Lecture minutieuse
DEC CLIENT

Rapport
- Correction des erreurs Non Conforme
ECHEANCIER - Conseils et orientation
- Transmission au client
Conforme - A/R
PYT ANTICIPE

- Lecture minutieuse
RPT & RSC - Correction des erreurs - - Lecture minutieuse
Non Conforme
- Projection du risque - - Correction des erreurs
AP PARTIEL - Statistiques & - - Projection du risque
Commentaires - - Statistiques &
- Power point du Rapport - Commentaires
Conforme
- - Power point du Rapport
- - Conseils et orientation
- - Rédaction des
- Lecture minutieuse - commentaires
- Correction des erreurs - commerciaux
- Projection du risque - - Transmission au client
- Statistiques &
commentaires
- Power point du Rapport
- Conseils et orientation

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