Gestion Des Achats

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MANAGEMENT DES ACHATS (APPROVISIONNEMENTS) N° Ver : 00
PRINCIPES GENERAUX DU MANAGEMENT DES ACHATS Avril 2020
Sommaire
1 PRINCIPES GENERAUX DU MANAGEMENT DES ACHATS.......................................................2
1.1 Généralités.........................................................................................................................2
2 L’AGREEMENT ET EVALUATION DES FOURNISSEURS...........................................................6
2.1 Généralités.........................................................................................................................6
2.2 Description de la procédure................................................................................................7
3 L’ACHAT DE MATIERES PREMIERES OU MARCHANDISES A L’ETRANGER...........................10
3.1 Généralités.......................................................................................................................10
3.2 Description de la procédure..............................................................................................10
4 L’ACHAT DES EMBALLAGES..................................................................................................15
Journal de modification
Date de mise en
N° version Nature de la modification Paragraphes concernés
application
00 Immédiate Création Tous
Diffusion et destinataires
Président Directeur Général Centrale Achat
Directeur financier Audit interne
Directeur des opérations Marketing manager
Directeur des ventes nationales Directeur des Ressources Humaines
Validation et responsabilités
Rédaction Revue Validation Approbation
Fonction Fonction Fonction Fonction
Date Date Date Date
Visa Visa Visa Visa
1 PRINCIPES GENERAUX DU MANAGEMENT DES ACHATS

1.1 Généralités
1.1.1 Objectifs
Décrire le processus de sélection des fournisseurs de biens et services de NOUBRU HOLDING S.A.
en vue d'optimiser les achats (choisir le meilleur rapport qualité/prix) et rendre le processus
transparent afin que le choix du fournisseur se fasse sur des critères objectifs.
1.1.2 Champ d'application

Cette procédure de lancement d'appel d'offres s'applique à l'ensemble des processus d’acquisition
des biens et services de NOUBRU HOLDING S.A.
1.1.3 Définitions
Le bon de commande est un document par lequel l'entreprise exprime sa volonté d'acquérir un bien
ou un service donné dans des conditions précises. Il est donc représentatif de l'engagement de
l'entreprise. A ce titre, il doit être approuvé par les autorités habilitées à engager l'entreprise dans
ses relations avec l'extérieur. C'est pourquoi le bon de commande est approuvé par :
 Soit le Directeur Général de la filiale émettrice impérativement ;
 Soit par le Finance Controller par délégation de pouvoirs en son absence.
L'imprimé du bon de commande doit porter une mention indiquant que les bons de commande émis
sans les visas d'approbation requis n'engagent pas les filiales de NOUBRU HOLDING qui sera dès lors
fondée à refuser de payer les factures qui s'y rapportent.
Le Plan d’Approvisionnement ou Plan d’Achat des Biens et Services (PABS) est un tableau
prévisionnel des approvisionnements. Il est régulièrement mis à jour et comprendra notamment les
éléments suivants :
a. une description succincte des activités / Commandes / marchés ;
b. les méthodes de sélection à appliquer ;
c. les coûts estimés ;
d. les calendriers ;
e. les exigences de revue par la Centrale d’Achat / Direction Générale ; et
f. toute autre information pertinente en rapport avec la passation de la commande ou du marché
1.1.4 Règles de gestion (principes)

1. Les achats s'effectuent sur la base d'un budget annuel, révisé de façon trimestrielle.
2. Tous les achats de biens et services auprès des fournisseurs doivent être effectués auprès de la
Centrale d’Achat à l’exception des Achats suivants :
a. Matières premières ou marchandises achetées à l’étranger ;
b. L’eau et l’électricité ;
c. Les services rendus par des entreprises du groupe ;
d. Les menus dépenses de Petty Cash ;
3. La consultation des fournisseurs doit être réalisée lorsque, pour la fourniture d'un bien, le
marché offre plusieurs choix. Ainsi, la consultation ne sera pas envisagée lorsqu'un fournisseur
est en situation de monopole. En cas d’oligopole, la Direction Générale appréciera les modalités
d’approvisionnement (entente directe, consultation restreinte) compte tenu :
a. de la périodicité d’approvisionnement du produit
b. de la sécurité d’approvisionnement.
4. La Centrale d’Achat ou tout Acheteur doit respecter les principes généraux suivants :
a. Concurrence : les décisions d’achat doivent se faire sur la base d’un procédé garantissant un
traitement équitable et égal entre les fournisseurs potentiels,
b. Transparence : les achats doivent être effectués suivant une procédure régulière et
transparente qui définit les règles et conditions de la consultation, ainsi que selon les critères
et modalités déterminés d’avance ;
c. Meilleure valeur pour le prix « value for Money » : les décisions d’achat s’effectuent en
respectant le principe « rapport qualité/prix » pour l’acquisition de biens et services de
qualité dans les délais requis.
5. La consultation peut être ouverte à des fournisseurs ne figurant pas au fichier lorsque les la
Centrale d’Achat (pour les achats locaux) ou le service approvisionnement des filiales (pour la
matière première ou la marchandise pour des achats overseas) ne possèdent pas suffisamment
d'informations sur les fournisseurs potentiels pour les biens ou services à commander.
6. Les noms des employés autorisés à approuver des dépenses et à prendre d'autres engagements
financiers doivent être définis par écrit, ainsi que leurs limites. Cela se produit lorsque le
directeur de la filiale se voit attribuer des limites d'autorisation qui lui sont déléguées par son
conseil d’administration ou son assemblée générale. À son tour, le directeur de la filiale peut
déléguer des limites à certains de ses superviseurs, dans la mesure où elles ne dépassent pas sa
limite.
7. Dans la mesure du possible, la demande d’achat, ainsi que d’autres activités d’achat, doivent
être confiées à un employé non responsable du traitement des factures ou du paiement des
fournisseurs.
8. Le bon de commande doit être utilisé pour tous les achats (fournisseurs locaux ou
internationaux). Seuls les services publics achetant (tels que l'électricité, l'eau). Au niveau local,
seule la Centrale d’Achat doit être reconnue comme fournisseur.
9. Pour les achats d'un montant élevé, effectués régulièrement, il n'est pas nécessaire de faire une
offre avant chaque achat. Une offre compétitive effectuée par la Centrale d’Achat tous les six
mois devraient garantir un prix raisonnable pour ces achats.
10. Les fournisseurs de biens ou de services jugés critiques pour la sécurité ou la qualité doivent
provenir d'une liste de fournisseurs approuvés auprès de la Centrale d’Achat.
SEUILS DE PASSATION DES MARCHES
11. Les acquisitions des biens et services d’une valeur supérieure ou égal à FCFA 5 000 000 doivent
passer par un processus d’appel d’offres, exception faite des éléments suivants :
a. matières premières et emballages ;
b. Matières premières ou marchandises achetées à l’étranger
c. machines de production ;
d. L’eau et l’électricité
e. Les services rendus par des entreprises du groupe
f. les prestations d’avocats et autres prestations libérales.
g. Les menus dépenses de Petty Cash
12. Les acquisitions des biens et services d’une valeur comprise entre FCFA 1 000 000 et FCFA
5 000 000 (exclu) nécessitent un minimum de trois (0 3) offres/factures pro forma pour permettre
la sélection des fournisseurs
13. Les acquisitions des biens et services d’une valeur inférieure à FCFA 1 000 000 nécessitent une
(01) offre/facture pro forma après consultation d’un minimum de (03) trois fournisseurs
CONSULTATION DES FOURNISSEURS
14. Seuls les fournisseurs agréés conformément à la procédure « d’agrément et d’évaluation des
fournisseurs » doivent être consultés, sauf dans le cas où il n’existe pas dans la base de données
un fournisseur permettant de satisfaire le besoin exprimé ;
15. Les fournisseurs sélectionnés doivent adhérer aux conditions de paiement de NOUBRU
HOLDING S.A.
16. Les fournisseurs sont présélectionnés sur la base des éléments suivants :
a. L’expérience dans le domaine d’activité concerné
b. L’existence dans la base de données de NOUBRU HOLDING S.A.
c. La capacité d’autofinancement
17. Le Dossier d’Appel d’Offres (DAO), élaboré par la Centrale d’Achats et le Service Technique ou
Service « Demandeur », doit contenir les éléments suivants :
a. Présentation générale de l’appel d’offres : contexte, objectifs et désignation de l’appel
d’offres, critères d’évaluation des offres, date de clôture des appels d’offres, date début
du contrat, délais de livraison souhaités, cautions de garantie, pénalités de retard…);
b. Cahier de Charges validé par le service technique incluant entre autre:
i. Les spécifications techniques
ii. Les exigences HSE des sites des opérations des entreprises de NOUBRU
HOLDING S.A.
iii. Les critères d’évaluation de la performance
c. Les différents documents que le fournisseur devra absolument fournir (proposition
technique, proposition financière, dossier administratif)
d. Numéro et intitulé de l’appel d’offres à indiquer sur les différentes propositions et
l’enveloppe.
18. Une urne est indiquée dans le DAO pour le dépôt des offres ;
19. L’urne contenant les Offres reçues des soumissionnaires n’est ouverte qu’à la date d’ouverture
des offres prévue. Elle est fermée jusqu’alors à l’aide de 2 cadenas dont une clé est conservée par
le Responsable de la Centrale d’Achat et l’autre par le Finance Controller.
20. Le Comité de dépouillement est constituée de:
a. Représentant de la Central Achat,
b. Représentant du Service Technique et/ou Service Demandeur
c. Représentant du Contrôle
d. Représentant de la direction Financière
21. La Commission d’Analyse Technique des Offres est constituée de:
a. Acheteur,
b. Service Technique et/ou Service Demandeur (analyse des spécifications techniques)
c. Un Représentant du Service HSE.
22. Pour toute dérogation à l’une des dispositions de la présente procédure, une autorisation
formelle du Directeur Général est indispensable.
RECEPTIONS MARCHANDISES OU SERVICES

23. Les marchandises reçues doivent être vérifiées (en quantité et en qualité) par un employé qui
n’est pas impliqué dans l’émission ou l’approbation de la commande.
24. L'employé recevant les marchandises doit remplir le Bon de Réception lorsqu'il n'a pas accès
directement à un ERP et rapprocher les détails avec les informations du bon de commande et de
la facture du fournisseur.
25. Les formulaires Bon de Réception doivent être pré-numérotés et la séquence contrôlée.
26. Le Bon de Réception doit faire référence au numéro du Bon de commande et au numéro de
facture, le cas échéant.
27. Toute différence entre ce qui a été commandé et ce qui a été reçu ou facturé doit être
documentée sur le Bon de Réception et sur la facture du fournisseur.
28. Le suivi des commandes sera réalisé grâce à un registre des bons de commande de l’ERP. Ce
registre devra au moins contenir les informations suivantes :
 numéro du bon de commande ;
 date d'établissement du bon de commande ;
 nom du fournisseur ;
 montant total de la commande ;
 numéro du projet de commande (ou demande d’achat) ;
 date prévue de livraison ;
 date de livraison effective ;
 numéro et date du bon d'entrée magasin ;
 observations.
1.1.5 Sigles des abréviations

DI : Direction Informatique
ODOO : Système d’information intégré
1.1.6 Procédures associées

1.1.7 Documents de référence
1.1.8 Modèles
Bon de Commande (BC)
Bon de Réception (BR)
1.1.9 Outils
1.1.10 Autres
AGREEMENT ET EVALUATION DES FOURNISSEURS
Avril 2020
2 L’AGREEMENT ET EVALUATION DES FOURNISSEURS

2.1 Généralités
2.1.1 Objectifs
Formaliser les modalités d'agrément et d’évaluation de la performance des fournisseurs de
NOUBRU HOLDING S.A.

La procédure s'applique aux fournisseurs locaux et étrangers de NOUBRU HOLDING S.A.
2.1.3 Définitions
Le fichier des fournisseurs recense l'ensemble des fournisseurs avec qui les filiales de NOUBRU
HOLDING S.A traitent ou sont susceptibles de traiter. Le fichier est renseigné après chaque
consultation de fournisseurs par la CENTRALE D’ACHAT. Il peut être également alimenté par les
données issues de catalogues, de propositions de fournitures de biens, de visites de représentants.

 Lors de la sélection d’un nouveau fournisseur, les raisons de la création de son compte sont
spécifiées sur le formulaire prévu à cet effet et renseigné par l’entreprise bénéficiaire /
demanderesse.
 Toutes les demandes d’agrément relatives aux fournisseurs pour lesquels un bon de commande
sera émis doivent être établies par un Acheteur (Centrale d’Achat)
 L'approbation de la fiche de création des fournisseurs par les personnes habilitées donne lieu à la
création du compte « fournisseur » dans le système informatique ODOO.
 Le fichier des fournisseurs doit avoir les caractéristiques suivantes:
 Présenter les fournisseurs par spécialité (pièces détachées, matières premières,
marchandises, emballage et fils, carburants et lubrifiants, fournitures de bureau, etc.);
 Donner les conditions fournisseurs pouvant permettre d'apprécier la qualité des services
offerts (produits, prix, capacités financières, délais de livraison, plafond de crédit, délai de
crédit) ;
 Donner un classement des fournisseurs dans chaque spécialité par pondération des critères
ci-dessus définis.
 Les fournisseurs figurant dans le fichier sont évalués en fin d’année civile par le Comité
d'évaluation qui décide de l’exclusion ou de la confirmation de chaque fournisseur dans le fichier.
 Le fichier des fournisseurs doit obligatoirement faire l'objet d'une mise à jour générale chaque
année. Des mises à jour sont cependant possibles chaque fois qu'intervient une modification des
conditions d'achat. Le fichier des conditions fournisseurs doit être revu chaque année par la
CENTRALE D’ACHAT sous la supervision de la holding.
 Les fournisseurs locaux et étrangers figurant dans le portefeuille de NOUBRU HOLDING S.A
sont évalués suivant les critères ci-dessous minimum suivants : (i) Qualité du produit, (ii) qualité
du service et (iii) Développement et performance d’achats.
 Le Comité d’agrément est présidé par le Président Directeur Général ou son représentant
dûment désigné et est constitué des personnes ci-après pour chaque filiale :
 le Directeur Général de la filiale et, si nécessaire, leurs collaborateurs ;
 la Centrale d’Achat ;
Avril 2020
 le Responsable Supply Chain ;

 les Responsables Techniques pour les fournisseurs de matières premières,
d'investissements et de pièces détachées ;
 Les autres Services, Départements de l'entreprise si nécessaire en vue d'obtenir plus
d'informations sur des fournisseurs clés.
 Le Comité d’agrément et la Centrale d’Achat doivent privilégier les relations d’affaires avec les
personnes morales (cartes de contribuables commençant par M) au détriment des personnes
physiques (cartes de contribuables commençant par P), les fournisseurs ayant une capacité
d’autofinancement, des références et une expérience pluridimensionnelle.
 La Centrale d’Achat est responsable du suivi et de la mise en œuvre du plan d’amélioration
validé par le Comité d’agrément.
2.1.5 Sigles des abréviations

DI : Direction Informatique
ODOO : Système d’information intégré
2.1.6 Procédures associées

Elaboration et exécution du budget
2.1.7 Documents de référence

Formulaire d’agrément
2.2 Description de la procédure

2.2.1 Création ou modification des comptes fournisseurs
Délai – Support
≠ Opérateur Description des tâches
 Obtient le dossier fiscal en cours de validité du fournisseur ; Délai :
La Centrale  Renseigne entièrement le formulaire « ODOO : Nouveau/ Dès que possible
d’Achat / Modification Fournisseur » ; Support :
1  Signe le formulaire et le soumet à la validation des Formulaire ODDO
L’Acheteur / personnes habilitées ;
Demandeur  Transmet le formulaire à la Direction Informatique.
 S’assure de la conformité du dossier fiscal ;
 Procède à la mise à jour ou à la création du compte Délai :
fournisseur dans le système informatique ; Dès que possible
 Informe les parties prenantes de la mise à jour ou à la Support :
2 La Direction création du compte ; Formulaire ODOO
Informatique  Signe le formulaire « ODOO : Nouveau/ Modification
Fournisseur » ;
 Archive les documents.
Avril 2020
2.2.2 Evaluation des fournisseurs

Délai – Support
 Envoie un mail à tous les membres du comité d’agrément Délai :
leur annonçant l'évaluation des fournisseurs en Décembre N
portefeuille ; Support :
 Elabore la liste des fournisseurs à évaluer par portefeuille Liste des
3 La Centrale
acheteurs ; fournisseurs
d’Achat
 Transmet la liste des fournisseurs par portefeuille à chacun Formulaire ODOO
des Acheteurs concernés et aux utilisateurs des
fournisseurs hors bon de commande.
 Collecte dans les dossiers de commande toutes les Délai :
informations relatives aux prestations réalisées par les Décembre N
fournisseurs à évaluer ; Support :
 Procède à l’évaluation des fournisseurs en collaboration Formulaire ODOO
La Centrale avec les services supports, via la fiche d’évaluation des
4 d’Achat fournisseurs ;
 Etablit la liste provisoire des fournisseurs à agréer,
maintenir et/ou à supprimer de son portefeuille ;
 Transmet la liste provisoire au responsable de la Centrale
d’Achat ;
 Collecte dans les informations relatives aux prestations Délai :
réalisées par les fournisseurs à évaluer ; Décembre N
 Procède à l’évaluation des fournisseurs en collaboration Support :
Filiales Noubru avec les services supports, via la fiche d’évaluation des Formulaire ODOO
Holding fournisseurs ; Liste des
 Etablit la liste provisoire des fournisseurs à agréer, fournisseurs agréés
maintenir et/ou à supprimer de son portefeuille
 Transmet la liste provisoire à la Centrale d’Achat
 Compile les documents reçus des filiales de Noubru Délai :
Holding hors bon de commande ainsi que de ceux gérés Décembre N
directement par la Centrale d’Achat ; Support :
La Centrale  Etablit la liste provisoire des fournisseurs à agréer, Liste provisoire des
5 d’Achat maintenir et/ou à supprimer de la base des données de fournisseurs agréés
NOUBRU HOLDING S.A
 Convoque le Comité d’agrément
 Transmet les synthèses d’évaluation au Comité
d’agrément.
 Analyse les synthèses reçues des évaluations Délai :
 Dresse et signe un procès-verbal d’agrément des Le jour J
Le comité fournisseurs Support :
6 d’agrément
 Valide la liste des fournisseurs à agréer, maintenir et/ou à Liste des
supprimer de la base des données de NOUBRU HOLDING fournisseurs agréés
S.A. Procès-verbal
7 La Centrale  Transmet une copie du procès-verbal et la liste des Délai :
Avril 2020
Délai – Support
fournisseurs à agréer, maintenir et/ou à supprimer de la Le jour J
base des données par le Comité d’agrément à la Direction Support :
d’Achat Informatique; Liste des
 Classe et archive le procès-verbal d’agrément ainsi que tous fournisseurs agréés
les documents ayant servis à l’évaluation Procès-verbal
 Procède à la mise à jour de la base de données dans le Délai :
La Direction système informatique 15 jours après
8 Informatique transmission du PV
Support :
Fiches
LES ACHATS A L’ETRANGER Avril 2020
3 L’ACHAT DE MATIERES PREMIERES OU MARCHANDISES A

L’ETRANGER
3.1 Généralités
3.1.1 Objectifs
Formaliser les modalités d'achat des biens et services à l’étranger au profit de NOUBRU HOLDING
S.A.

La procédure s'applique aux fournisseurs étrangers de NOUBRU HOLDING S.A.

L’achat des biens et services à l’étranger concernent beaucoup d’items dont le textile et les autres
biens et services.
3.1.3.1 Achats de Matières Premières - TEXTILE

1. Les achats sont effectués auprès des fournisseurs agréés (Lister les Fournisseurs).
2. Les prix sont validés par le Directeur général de la filiale, le Directeur Financier de l’entité, le
Contrôleur de l’entité.
3. Les approvisionnements sont effectués sur la base d'un budget annuel mensualisé.
4. Les normes de qualité sont fixées d'un commun accord entre la Direction de la filiale avec le
concours de son Service Qualité.
5. Les prix doivent être négociés sur la base du volume annuel budgétisé.
6. Un contrat annuel portant sur ces achats est entre la filiale de NOUBRU HOLDING et le
fournisseur.
3.1.3.2 Achat de Marchandises

7. Ces achats sont effectués auprès des fournisseurs agréés par les filiales de NOUBRU HOLDING.
3.2 Description de la procédure

Délai – Support
 Analyse la situation du stock en lançant le MRP (Matériel Délai :
Requirement Planning) afin d’identifier les marchandises Dès que possible
ou matières premières qui vont être en rupture sur la base Support :
Le Responsable
de minimum de stock et stock de sécurité défini dans le Demande d’achat
1 Logistique système ;
 Prépare la demande d’achat en prenant en compte le
MOQ ;
 Transmet la demande au Fin Controller / Controller.
2  Demande cotation au fournisseur sur la base de la Délai :
demande d’achat validé par le Contrôleur (Quantité, prix si Dès que possible
Fin. Controller/ changement) ; Support :
Controller  Réalise les contrôle budgétaire nécessaires ; Demande
 Valide la disponibilité de fonds pour le downpayment. Budget validé
Si les fonds ne sont pas disponibles,
Délai – Support
 Retourne la liasse au Responsable Logistique.
Si les fonds sont disponibles,
 Valide le cout ainsi les autres conditions d’achat par son
visa ;
 Soumet la demande d’achat au DG pour approbation
 S’assure que la demande est visée par le Responsable Délai :
Logistique et du Fin. Controller Dès que possible
Le DG entité  Examine la liasse des documents ; Support :
 Valide la Demande d’achat qui se transforme en Bon de Demande
Commande et imprimé au niveau du Secrétariat du DG. Budget validé
 Tamponne et signe le Bon de commande. Bon de Commande
 Remplit les diligences nécessaires au Courrier –Départ Délai :
L’Assistante  Transmet le Bon de Commande au Fournisseur par tout Dès que possible
DG filiale moyen laissant trace écrite (y compris par email) ; Support :
 Envoie une copie du BC au Responsable Logistique et au Bon de Commande
Finance Manager
Finance  Ouvre un dossier d'importation pour obtention de la DI ; Délai :
Manager  Une fois DI obtenue, Dès que possible
 Transmet la DI et tout autre document nécessaire au Support :
Finance Controller et à la Direction Trésorerie Groupe Bon de Commande
 Demande d’import
 Inclut dans le Payment Plan la demande de paiement Délai :
d’avance pour les fournisseurs ayant cette condition Dès que possible
(Procédure décaissement) ; Support :
 Contacte le fournisseur pour obtenir les informations sur la Bon de Commande
fin de la production et la livraison (le nom du bateau, la Demande d’import
date d'arrivée, les quantités transportées, …). Payment Plan
Finance
Si l’entité se charge du freight,
Controller /  Contacte l’affréteur afin de planifier la mise en FOB de la
cargaison selon le planning fourni par le fournisseur.
Responsable
 Communique le planning au Resp. Exploitation, Finance
Logistique Manager et DG afin de s’assurer que la finance planifie le
paiement restant et le Resp. Exploitation gère ses stocks
afin d’éviter la rupture ;
 Réalise le suivi de la commande en cours.
A l'approche de la date d'arrivée

Le Finance  Prend contact avec la société de Transit du Groupe ; Délai :
Manager  Communique à cette dernière les informations de la Dès que possible
cargaison afin qu’elle lui fournisse la cotation des différents Support :
frais à payer avant l’arrivée de la cargaison ; Liasse Importation
 Contacte le Finance Contrôleur, le Directeur Général et le
Resp. Exploitation afin qu’ils prennent les dispositions
Délai – Support
nécessaires.
 Introduit dans le Payment Plan le paiement du Transit du Délai :
Groupe ; Dès que possible
 Effectue le calcul du coût de revient sur la base des Support :
Transit du informations sur la Packing List ainsi que le prix de vente ; Liasse Importation
Groupe  Soumet pour la validation au DG et Contrôleur de l’entité le
calcul du cout de revient.
Une fois le calcul validé,
 Soumet la fiche à la Direction informatique pour
introduction des couts de revient et prix de vente dans le
système

 Introduit le Prix de vente dans le système et le coût de Délai :
La Direction revient ; Dès que possible
Informatique  Informe par email les parties prenantes de la fin de Support :
l’opération (Finance Manager, Finance Controller, Liasse Importation
Responsable Logistique…) ;
 S’assure du dédouanement de la cargaison ; Délai :
Transit Group /  Communique avec le Resp. Logistique de tout problème Dès que possible
pouvant survenir ; Support :
Fin. Contrôleur  Donne au Service Logistique la date de sortie du container Liasse Importation
du Port de Douala et date de livraison à Douala ou
Yaoundé ;
 Communique avec le Transporteur sur l’évolution du Délai :
voyage ; Dès que possible
 Communique la Direction du Contrôle du Groupe et au Support :
/Resp.
Resp. Exploitation la date et l’heure d’arrivée des Liasse Importation
Logistique containers afin que ces derniers prennent des dispositions Packing list
pour préparer les équipes de déchargement ;
 Effectue la Réception des produits en transit sur Douala
dans le système sur la base du Packing list.
3.2.1.1 Arrivée du/des containers au magasin du Groupe
Délai – Support
Agents  Déchargent le(s) container(s) ; Délai :

assignés/  Effectuent l’inventaire de déchargement du produit Dès que possible
Responsable Une fois le déchargement finalisé, Support :
Logistique /  Dressent un procès-verbal (rapport) d’inventaire co-signé Liasse Importation
1
Finance par le Contrôleur présent et le Resp. logistique et le Packing list
Manager Transporteur/ Transit Group. PV d’inventaire
En cas d’écart entre la Packing list et l’inventaire physique, Le
Resp Logistique aura la charge de l’investigation
Délai – Support
Si l’écart provient de l’ouverture des plombs avant réception Délai :
Le Responsable du container, Dès que possible
Logistique  Facture le Transitaire de la perte réalisée ; Support :
Si l’écart provient du fournisseur, Liasse Importation
 Transmet le PV d’inventaire au fournisseur et effectue le Packing list
suivi jusqu’à l’obtention d’un avoir. PV d’inventaire
Le Finance  Refait les calculs suite à la finalisation du déchargement ; Délai :
Contrôleur /  Soumet les calculs à la validation du Contrôleur de Dès que possible
Le comptable Gestion ; Support :
fournisseurs  Soumet à la signature à la revue et à la signature du DG, Liasse Importation
 Transmet la liasse à la Direction Informatique pour mise à Packing list
jour des prix et des éventuels écarts d’inventaire. PV d’inventaire
 Réceptionne les marchandises (en quantité et en qualité) ; Délai :
 Etablit un Bon de Réception lorsqu'il n'a pas accès Dès que possible
directement à un ERP et rapprocher les détails avec les Support :
Le Magasinier informations du bon de commande et de la facture du PV d’inventaire
fournisseur ; Bon de Réception
 Cosigne le Bon de Réception avec les parties prenantes ;
 Remet une copie du Bon de Réception aux parties
prenantes.
3.2.1.2 Traitement des factures

Délai – Support
 Reçoit la facture du fournisseur et toutes les autres factures Délai :
connexes ; Dès que possible
 Transmet la liasse au comptable " Fournisseurs étrangers " Support :
 Ouvre un dossier (chemise) par achat et y classe la facture Liasse
du fournisseur et les justificatifs : Fiche d’imputation
- les factures connexes
Le Chef
- la fiche de coût de revient.
1 Comptable
 Etablit une fiche d’imputation comptable en indiquant :
- le 1er chiffre du numéro d’enregistrement
correspondant au mois de l’année ;
- l’imputation comptable ;
- l’imputation analytique ;
- les montants ;
- l’objet de l’achat (nature et quantité).
 Saisit l’opération en machine et met le cachet « saisie » sur Délai :
Finance la pièce » Dès que possible
Manager  Complète le numéro de la fiche d’enregistrement en y Support :
ajoutant au numéro du mois le Liasse
 Transmet le dossier achat au chef comptable. Fiche d’imputation
Le DG  Reçoit le dossier d'achat du comptable fournisseurs et Délai :
procède aux vérifications : Dès que possible
- de l’imputation comptable Support :
Délai – Support
- de l’imputation analytique Liasse
 vise la fiche d’enregistrement si les contrôles sont
satisfaisants ;
 Transmet le dossier au Finance Contrôleur
 Procède au rapprochement entre bon de commande, bon Délai :
de livraison (connaissement), facture ; Dès que possible
 Vérifie la signature autorisée sur le bon de commande ; Support :
Le Finance
 Note l’échéance de la facture ; Liasse
Controller Fiche d’imputation
 Vise sur la fiche d’enregistrement (ou d’imputation) et
transmet le dossier au DG pour le bon à payer (BAP) si le
fournisseur n’est pas encore payé.
 Reçoit le dossier d'achat et procède à ses vérifications ; Délai :

 Appose son approbation pour le "bon à payer" si le Dès que possible
Le DG paiement n’est pas déjà effectué ; Support :
 Transmettre les documents au Comptable fournisseurs via Liasse
son Assistante. Fiche d’imputation

 Procède au classement des factures dans des chronos par Délai :
mois et par ordre numérique (n° de la fiche Dès que possible
Le Comptable
d’enregistrement) en attendant leurs échéances en cas de Support :
fournisseur Liasse
non-paiement d’avance.
Fiche d’imputation
LES ACHATS D’EMBALLAGES Avril 2020
4 L’ACHAT DES EMBALLAGES

En début de période, (trimestrielle, semestrielle ou annuelle), la CENTRALE D’ACHAT procède à
une consultation des fournisseurs d’emballages – fournitures de bureau. Cette consultation est
pilotée par la CENTRALE D’ACHAT.
Délai – Support
 Emet un état des besoins par segment d’achats nécessaires Délai :
au cours de la période, JJ- 21
Le Chef de  Soumet l’état de besoin à la validation du Contrôleur Support :
Service Etat de besoin
 Examine l’état de besoin et s’assure de sa conformité et de Délai :

sa cohérence ; JJ- 21
Si l’état des besoins n’est pas bien rempli, Support :
 Retourne l’état de besoin au Chef de Service pour Etat de besoin
Le Contrôleur
correction,
Si oui,
 Vise l’état de besoin et le transmet au Finance Manager ;
avant transmission au Directeur Général pour signature
 Examine l’état de besoin et s’assure qu’il est visé du Chef de Délai :
service et du Contrôleur ; JJ- 18
Le Finance
 Vise l’état de besoin ; Support :
Manager
 Transmet l’état de besoin au Directeur Général pour Etat de besoin
signature.
 Examine l’état de besoin et s’assure qu’il est visé du Chef de Délai :
Directeur service, du Contrôleur et du Finance Manager; JJ- 15
Général Filiale  Signe l’état de besoin et le transmet le besoin à la Centrale Support :
d’Achat 2 semaines avant le début de la période. Etat de besoin
 Reçoit l'état des besoins dûment autorisé ; Délai :

 Prépare la consultation des fournisseurs en arrêtant une JJ- 15
liste à partir du fichier des fournisseurs ; Support :
 Lance la consultation et au besoin, relance les fournisseurs Etat de besoin
qui n'ont pas réagi ;
La Centrale  Rassemble les différentes offres ;
d’Achat  Négocie les prix avec les fournisseurs ;
 Procède au choix du fournisseur ;
 Communique à chaque entité la facture proforma fixant les
prix pour chaque article pour la période. Les prix sont
communiqués à l’informatique pour record dans l’ERP de la
Centrale d’Achat
Finance  Effectue la revue des documents transmis ; Délai :
Manager  Approuve les documents par son visa et soumet les prix au JJ- 15
Contrôleur et Directeur Général pour validation. Les prix Support :
Délai – Support
validés sont communiqués à l’informatique pour Etat de besoin
enregistrement dans l’ERP
 Rentre les prix dans l’ERP de la filiale comme Prix d’achat Délai :
Informatique
JJ- 15
PASSATION COMMANDE
 Analyse la situation du stock en lançant le MRP (Material Délai :

Requirement Planning) afin d’identifier les marchandises JJ- 15
ou matières premières qui vont être en rupture sur la base Support :
Responsable de minimum de stock et stock de sécurité défini dans le Etat de besoin
Logistique système ;
 Prépare la demande d’achat en prenant en compte le MOQ
 Génère la demande d’achat ;
 Informe le Fin. Manager / Controller.
 Réalise le Contrôle Budgétaire et valide la disponibilité de
fonds pour le downpayment.
Fin. Manager/ Si le contrôle est non concluant
Controller  Retourne les documents au Responsable logistique ;
Si le contrôle est concluant ;
 Valider le cout ainsi les autres conditions d’achat
 Transmet les documents au DG de l’entité
 S’assure que la demande est visée par le Responsable
Logistique et du Fin. Controller
Le DG entité  Examine la liasse des documents ;
 Valide la Demande d’achat qui se transforme en Bon de
Commande et imprimé au niveau du Secrétariat du DG.
 Tamponne et signe le Bon de commande.
 Remplit les diligences nécessaires au Courrier –Départ
L’Assistante  Transmet le Bon de Commande au Fournisseur par tout
DG moyen laissant trace écrite (y compris par email) ;
 Envoie une copie du BC au Responsable Logistique et au
Finance Manager
o Communique la commande à la comptabilité pour
émission du paiement à la Centrale d’Achat selon la
procédure de décaissement
Finance o Paie directement dans le compte bancaire de la
Manager Centrale d’Achat ;
o Envoie le bordereau de versement à la Centrale
d’Achat.

La Centrale  Confirme la commande en communiquant la proforma et la
d’Achat confirmation de la réception des fonds ;
 Emet un Bon de Commande à un des fournisseurs agréés ;
o Communique à la filiale la date de livraison par
émail si différent des conditions établies dans le
Délai – Support
contrat de service
SUIVI DE LA COMMANDE
 Ouvre un dossier d'achat

 Contacte le fournisseur pour obtenir les informations
nécessaires au bon suivi de la commande.
 Utilise le tableau de suivi de la commande en cours
La Centrale reprenant les informations suivantes :
d’Achat - la date de livraison proposée par le fournisseur
- la date d’expédition
- la date d’arrivée prévue
- et diverses observations relatives à l’acheminement de
la marchandise.
 Met à jour le tableau de suivi au minimum de façon
hebdomadaire.
 Relance le fournisseur en cas de retard sur les délais.
RECEPTION DE LA COMMANDE
Le Chauffeur  Se présente à la porte d’entrée muni du bon de livraison ou

du camion du BC de la Centrale d’Achat.
 Réclame au chauffeur le bon de livraison ou le BC de la
Centrale d’Achat ;
 Inscrit sur un registre tenu à cet effet les informations
suivantes du bon de livraison
Le vigile à o nom du chauffeur
l'entrée o numéro d’immatriculation du véhicule
o nom du fournisseur
o l’heure d’entrée du véhicule
 Remet au chauffeur le bon de livraison et le laisse passer.
Le Chauffeur o Se présente au niveau du magasin où le

du camion déchargement doit s’effectuer
 Réclame le BL au chauffeur ou bon de commande de la
Centrale d’Achat ;
 Indique le magasin dans lequel les emballages doivent être
entreposés ;
La Centrale
 Procèdent au contrôle de la livraison ;
d’Achat / Resp
 Vérifient la conformité de la livraison avec les éléments du
de fabrication
BL ;
 Rapprochent la livraison au bon de commande ;
 Visent le BL pour accord et annotent leurs remarques en cas
de besoin ;
 Récupèrent chacun un exemplaire du BL.
Délai – Support
 Emet un Bon de Réception attaché au Bon de livraison du
fournisseur
Le Magasinier  Procède à l’enregistrement du BL dans le système
informatique
 Transmet le BL et le BR au Comptable fournisseurs

 transmet une copie du BR, BL et sa facture à la
La Centrale comptabilité de la filiale qui a commandé
d’Achat  procède au paiement du fournisseur selon la procédure de
décaissement
La Comptabilité  Réceptionne et traite des factures

Gestion Des Achats

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MANAGEMENT DES ACHATS (APPROVISIONNEMENTS) N° Ver : 00

PRINCIPES GENERAUX DU MANAGEMENT DES ACHATS Avril 2020

00 Immédiate Création Tous

PRINCIPES GENERAUX DU MANAGEMENT DES ACHATS Avril 2020

1 PRINCIPES GENERAUX DU MANAGEMENT DES ACHATS

1.1.2 Champ d'application

1.1.4 Règles de gestion (principes)

PRINCIPES GENERAUX DU MANAGEMENT DES ACHATS Avril 2020

PRINCIPES GENERAUX DU MANAGEMENT DES ACHATS Avril 2020

RECEPTIONS MARCHANDISES OU SERVICES

PRINCIPES GENERAUX DU MANAGEMENT DES ACHATS Avril 2020

1.1.5 Sigles des abréviations

1.1.6 Procédures associées

2 L’AGREEMENT ET EVALUATION DES FOURNISSEURS

2.1.2 Champ d'application

2.1.4 Règles de gestion (principes)

 le Responsable Supply Chain ;

2.1.5 Sigles des abréviations

2.1.6 Procédures associées

2.1.7 Documents de référence

2.2 Description de la procédure

2.2.2 Evaluation des fournisseurs

LES ACHATS A L’ETRANGER Avril 2020

3 L’ACHAT DE MATIERES PREMIERES OU MARCHANDISES A

3.1.2 Champ d'application

3.1.3 Règles de gestion (principes)

3.1.3.1 Achats de Matières Premières - TEXTILE

3.1.3.2 Achat de Marchandises

3.2 Description de la procédure

LES ACHATS A L’ETRANGER Avril 2020

A l'approche de la date d'arrivée

LES ACHATS A L’ETRANGER Avril 2020

3.2.1.1 Arrivée du/des containers au magasin du Groupe

Agents  Déchargent le(s) container(s) ; Délai :

LES ACHATS A L’ETRANGER Avril 2020

3.2.1.2 Traitement des factures

LES ACHATS A L’ETRANGER Avril 2020

 Reçoit le dossier d'achat et procède à ses vérifications ; Délai :

LES ACHATS D’EMBALLAGES Avril 2020

4 L’ACHAT DES EMBALLAGES

 Examine l’état de besoin et s’assure de sa conformité et de Délai :

 Reçoit l'état des besoins dûment autorisé ; Délai :

LES ACHATS D’EMBALLAGES Avril 2020

 Analyse la situation du stock en lançant le MRP (Material Délai :

LES ACHATS D’EMBALLAGES Avril 2020

 Ouvre un dossier d'achat

Le Chauffeur  Se présente à la porte d’entrée muni du bon de livraison ou

Le Chauffeur o Se présente au niveau du magasin où le

LES ACHATS D’EMBALLAGES Avril 2020

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