Système d'information

commercial (ERP)
ESCM
Partie I : Définition & Généralités
• Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Section 2 – Concepts
• Section 3 - Stratégie et Enjeux
• Section 4 - Avantages et bénéfices attendus
• Section 5 - Contraintes et Objections
• Section 6 - Risques et Précautions à prendre dans l’usage d’un ERP
• Section 7 – Exigences
• Section 8 - Stratégie de mise en œuvre
Introduction
Les entreprises évoluent dans un environnement de plus en plus
complexe et changeant. Elles confrontent aujourd'hui plusieurs
problèmes : des marchés saturés, une compétitivité accrue, des
clients plus exigeants et moins fidèles, etc. Dans un tel
environnement, la compétitivité des entreprises dépend de plus en
plus de leur flexibilité et de leur capacité d'innover, tant dans leur
structure organisationnelle, leur mode de production que dans leur
mode d'échange avec les clients et les fournisseurs.
Introduction
Cependant, dans leur recherche de compétitivité, le principal obstacle auquel se heurtent
les entreprises est la difficulté d'obtenir des données et informations précises et des
interfaces convenables entre les différentes fonctions de l'entreprise. Le problème vient
du fait que l'entreprise est organisée généralement selon un modèle fonctionnel
caractérisé par la multiplication des sous-systèmes d'information. Pour faire face à ce
problème de dispersion de l'information et aux obligations de compétitivité, l'entreprise
tente de modifier son organisation verticale par fonction pour passer à une organisation
horizontale par processus orientée client. Ce nouveau modèle suppose l'intégration des
principaux processus de l'entreprise et la mise en place d'un système d'information
cohérent garantissant l'unicité de l'information et l'accès à celle-ci à partir de toutes les
fonctions de l'entreprise. Les progiciels ERP viennent supporter de telles orientations
organisationnelles et stratégiques.
Introduction
Le terme ERP vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». ERP a été traduit
en français par l’acronyme PGI (Progiciel de Gestion Intégré) et se définit comme un
groupe de modules relié à une base de données unique. L’ERP est un progiciel qui
permet de gérer l’ensemble des processus opérationnels d’une entreprise en
intégrant plusieurs fonctions de gestion : solution de gestion des commandes,
solution de gestion des stocks, solution de gestion de la paie et de la comptabilité,
solution de gestion e-commerce, solution de gestion de commerce BtoB ouBtoC ...
dans un système. Autrement dit, l’ERP représente la « colonne vertébrale » d’une
entreprise.
En fait, si beaucoup d'entreprises sont attirées par l'ERP, c'est parce que
ce dernier est censé apporter des gains de productivité et d'efficience,
notamment par sa capacité de rendre l'organisation plus intégrée.
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 1 : Vision globale du Système d’Information
Définition
Le système d’information (SI) est un élément central d’une entreprise
ou d’une organisation. Il permet aux différents acteurs de véhiculer
des informations et de communiquer grâce à un ensemble de
ressources matérielles, humaines et logicielles. Un SI permet de créer,
collecter, stocker, traiter, modifier des informations sous divers
formats.
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 1 : Vision globale du Système d’Information
Interaction entre les systèmes existants
Une organisation est composée d’un ensemble de systèmes
• Le système opérant
• Le système de pilotage
• Le système d’information
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 1 : Vision globale du Système d’Information
Interaction entre les systèmes existants
En résumé, un système d’information permet au système opérant de
communiquer des informations qui ont été collectées et modifiées au
système de pilotage qui est en charge de contrôler et prendre des
décisions.
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 1 : Vision globale du Système d’Information
Les fonctions d’un système d’information

• Collecter
• Stocker
• Transformer/traiter
• Diffuser
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 1 : Vision globale du Système d’Information
Rôle du SI dans la performance d’une entreprise
Le SI a deux finalités :
• Fonctionnelle
• Sociale
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 2 : ERP - Historique et Constat
Les ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciels de Gestion
Intégrée) sont des systèmes informatiques de gestion et de
planification d’entreprise capables d’intégrer tous les processus
opérationnels d’une organisation : administration, comptabilité,
approvisionnement en ressources, production, logistique, achats,
vente, Gestion des ressources humaines, Gestion de la paie et de la
comptabilité, Gestion des commandes, Gestion des stocks, Gestion e-
commerce, …dans un seul système d’information.
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 2 : ERP - Historique et Constat
Historique

Les débuts avec le MRP

L’ERP tel que nous le connaissons aujourd’hui est relativement

récent. Cet outil tire son origine du MRP (Material Requirement
Planning) né dans les années 1960 de l’ingénieur américain Joseph
Orlicky afin de mettre en place des solutions de planifications
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 2 : ERP - Historique et Constat
Inconvénients du MRP

• les coûts de mise en œuvre sont extrêmement élevés

• l’utilisation du MRP nécessite des niveaux de compétence extrêmement
élevés,
• Gestion complexe
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 2 : ERP - Historique et Constat
Du MRP vers l'ERP

La notion de planification et les méthodes mises en place par le

MRP se propagent et dans les années 1990, la notion d’ERP telle
que nous la connaissons aujourd’hui fait son apparition
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 2 : ERP - Historique et Constat
 Constat

• Chaque service d’une entreprise utilise des logiciels spécifiques

• Manque d’intégration de ces logiciels,
• Besoins de développer des interfaces complexes pour mettre à niveau les données

Le besoin d’intégration à partir d’une base de données unique donnait naissance au

concept ERP
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 2 : ERP - Historique et Constat
Constat
Section 1 - Qu’est-ce qu’un ERP/PGI ?
• Sous-section 2 : ERP - Historique et Constat
Constat
Section 2 - Concept
Section 2 - Concept
Dans un ERP on peut retrouver un module pour :
• Comptabilité et finance : facturation, trésorerie ;
• logistique, transport et gestion des stocks ;
• Gestion des ventes et des achats ;
• Planification de la production ;
• Ressources humaines et paie ;
• Gestion de projets ;
• Sous-traitance, maintenance et suivi qualité ;
• Gestion commerciale et fournisseur : suivi, fidélisation
• …
Section 2 - Concept
Voici quelques une des solutions ERP les plus populaires :
 Odoo
 Zoho
 SAP
 Sage
 Oracle
 NetSuite
 Cegid
 Microsoft Dynamics
 Divalto
 WaveSoft
 Archipelia
Section 2 - Concept
Les modules ERP

Modularité de l’ERP

• L’efficacité de l’ERP tient en partie sur son architecture modulaire.

• Un ERP garantit l’unicité des données et plus de clarté dans un système
d’information. Cette homogénéisation est rendue possible grâce aux applications
composantes du logiciel, lesquelles fonctionnent les unes avec les autres.
• Par ce biais, une entreprise peut avoir intégré un ERP avec un seul module ou
plusieurs ou même les ajouter au fur et à mesure. C’est en cela que ce logiciel de
gestion se veut modulaire et constitue un avantage certain en fonction des
contextes des organisations.
Section 2 - Concept
Les modules ERP

Que représente un module ERP ?

Un module ERP regroupe un ensemble de fonctionnalités dédiées à la gestion

d’une activité ou d’un service spécifique de l’entreprise. Le paramétrage du
module a pour but de se calquer sur les processus opérationnels pour mieux
les rationnaliser et les optimiser.
Section 2 - Concept
Les modules ERP

Un module ERP se caractérise aussi par :

• Sa connexion continue à la base de données unique du système

• Son lien avec tous les autres modules de l’ERP
• Sa mutualisation entre les utilisateurs
• Des mises à jour en temps réel
Section 2 - Concept
Les modules ERP

Le périmètre des modules ERP:

Le périmètre d’application d’un ERP est large, très large. Concrètement, tous les
services et métiers d’une entreprise peuvent être concernés par un projet
d’intégration et l’utilisation de ce type de solution. Et ce, quel que soit le secteur
d’activité,
La question n’est pas de s’intéresser au périmètre de l’ERP mais plutôt d’axer sa
réflexion sur la couverture fonctionnelle. De quelles fonctionnalités votre
organisation et utilisateurs auront-ils besoin pour la réalisation des objectifs ? Cela
permet de se centrer sur les informations essentielles à son projet tout en évitant
délais et coûts supplémentaires.
Section 2 - Concept
Les modules ERP

Les modules ERP les plus importants (modules de base):

• La gestion de production
• La gestion commerciale ou des ventes
• La gestion comptable et finance
• La gestion des stocks
• La gestion des achats
• La gestion des approvisionnements etc.
Exemple : Modules dans Odoo
Section 3 - Stratégie et Enjeux
• Les entreprises les plus performantes se distinguent par leur recherche
constante d’efficacité
• Un ERP contribue largement à l’efficacité de l’entreprise
• L’ERP, Clé pour accroître sa compétitivité
Section 4 - Avantages et bénéfices attendus
Sous-section 1 : Pour l’entreprise
• Une grande homogénéité et visibilité des données
• traçabilité des actions
• Un gain de temps considérable
• Des économies réalisées
• Des données plus fiables et qualitatives
• Une saisie facile des données
• Gains de productivité
• Aide à la prise de décisions
Section 4 - Avantages et bénéfices attendus
Sous-section 2 : Pour l’utilisateur
• Gains de temps car moins de traitement à faire.
• Diminution d’erreur de traitement et de manipulation des données
• Communication interne rapide et efficace
Section 4 - Avantages et bénéfices attendus
Sous-section 3 : Pour les clients

• Ciblage plus pertinent des besoins des clients

• Un service plus rapide et de bonne qualité.
• Recherche d’information plus efficace :
• Communication plus rapide et efficace entre le Client et l’entreprise
Section 6 - Risques et Précautions à prendre dans
l’usage d’un ERP
Les erreurs communes lors du choix de votre ERP

• Ne pas connaître vos besoins

• Ne pas faire une liste de priorité des critères
• Manque de soutien de la part du vendeur après la vente
• Ressources inadéquates
• Sous-estimer l’importance d’une bonne gestion de projet
Section 6 - Risques et Précautions à prendre dans
l’usage d’un ERP
Critères de sélection de votre fournisseur ERP

• Présence locale
• Expérience
• Méthodologie utilisé par le fournisseur
• Ressources
• Références
• Degré d’accompagnement
• Le coût
Section 6 - Risques et Précautions à prendre dans
l’usage d’un ERP
Une relation de partenariat avec le fournisseur
• Avantages
• Un partenaire c’est un bon conseil
• Accédez aux dernières mises à jour et à l'expertise technique
• Point de contact unique pour les problèmes
• Disponibilité
• Coûts stables
Section 6 - Risques et Précautions à prendre dans
l’usage d’un ERP
Une relation de partenariat avec le fournisseur
• Comment transformer un fournisseur en partenaire ?
• Mettre en place une relation de confiance
• Devenir le client préféré du fournisseur
Section 6 - Risques et Précautions à prendre dans
l’usage d’un ERP
ERP – une ressource critique pour l’entreprise
Causes Symptômes Conséquences

Défaut d’alignement (interne et externe) Résistance au changement Augmentation des coûts et allongement des délais

Projets retardés

Biais (fournisseurs, technologies, délais) Besoins mal définis Diminution du ROI

Prises de décisions ralenties

Manque de vision (fournisseurs et Entreprise) Logiciels mal conçus Dysfonctionnements opérationnels

Dérèglement de l’organisation de l’entreprise
Section 7 - Exigences

Sous-section 1 : Expression du besoin

• Phase 1 : Sensibilisation, mobilisation et vision Mettre en place une
relation de confiance
• Phase 2 : Relever les besoins fonctionnels
• 1- Sensibiliser les acteurs que les besoins spécifiques doivent être l'exception
et non pas la norme.
• 2 - Utiliser un jeu de processus standard comme référence lors des ateliers
internes de relever des besoins.
• Phase 3 : Documenter et valider les besoins fonctionnels
Section 8 - Stratégie de mise en œuvre

Sous-section 1 : Mode « on premise » Vs mode « SaaS »

Un logiciel On-Premise nécessitera l’installation d’un « software » sur
les postes de travail et l’achat du logiciel ou de licences. Cela implique
que le logiciel est acquis pour une durée illimitée, il s’agit d’un achat
permanent de licences. C’est un logiciel installé et hébergé dans
l’environnement technique de la société utilisatrice ou par l’éditeur du
logiciel lui-même quoique l’hébergement soit aujourd’hui optionnel.
Dans le cadre d’un contrat de maintenance corrective et évolutive, les
mises à jour du logiciel On-Premise sont effectuées automatiquement
par l’éditeur, comme dans le cas d’un logiciel SaaS. Le client bénéficie
ainsi des dernières améliorations du logiciel.
Section 8 - Stratégie de mise en œuvre

Sous-section 1 : Mode « on premise » Vs mode « SaaS »

Le SaaS (Software as a Service), ou Logiciel en tant que Service, est un
modèle de distribution de logiciel via internet qui s’est fortement
développé ces dernières années. Ce modèle repose sur la technologie
cloud permettant l’externalisation du système d’information. Le principe
est d’accéder à votre logiciel sous forme de services délivrés via internet.
Les utilisateurs accèdent à leur base de données logicielle via le cloud. Il
ne nécessite aucune installation sur les infrastructures de l’entreprise et
il suffit d’une simple connexion internet pour y accéder partout dans le
monde. Le mode SaaS repose sur un modèle d’abonnement et pas sur
un système d’achat de produit (ou de licences).
Section 8 - Stratégie de mise en œuvre
Les avantages
Les avantages du mode Saas ?
• Gain de temps : le logiciel SaaS ne doit pas être installés sur votre ordinateur ou serveur et
donc sa mise en place peut s’avérer plus rapide. En plus, les mises à jour sont prises
entièrement en charge par l’éditeur.
• Flexibilité : le Saas permet d’adapter et de faire évoluer votre logiciel selon vos besoins
• Accessibilité : vous accédez à votre logiciel depuis n’importe quel outil qui dispose d’une
connexion internet. Vous avez donc toujours accès à vos données qui sont stockés en ligne.
• Stabilité et sécurité : les éditeurs bénéficient d’économies d’échelles qui leur permettent
de choisir des data centers hautement sécurisés qui peuvent être hors de portée d’une
petite entreprise par exemple.
• Transparence des tarifs : le prix que vous payez pour le droit d’utilisation inclut d’habitude
l’hébergement, toutes les fonctionnalités du logiciel et des services de maintenance.
Section 8 - Stratégie de mise en œuvre
Les avantages
Les avantages du mode On-premise ?
• Autonomie : vous ne dépendez pas d’un hébergeur vu que les données sont stockées
chez vous. Ainsi, vous ne payez pas des frais d’hébergement.
• Localisation des données : pour certaines entreprises le fait que les données soient
localisées chez eux est impératif. Il s’agit souvent d’entreprises du secteur public.
• Accessibilité : les données sont accessibles même en cas d’absence de connexion
internet (quand le logiciel est installé sur vos serveurs)
• Confidentialité de vos données
• Amortissement de la solution en temps brefs : après avoir payé le prix d’achat lors de
l’acquisition de la solution, vous n’aurez plus qu’à payer les frais de maintenance
annuelle. Vous allez être propriétaires de votre logiciel jusqu’à la fin des temps !
Section 8 - Stratégie de mise en œuvre
Quels critères faut-il considérer pour faire le bon
choix ?
• Dépenses d’exploitation vs dépenses d’investissement
• Degré de personnalisation
• Localisation des données
• Équipement technique
Section 8 - Stratégie de mise en œuvre
Sous-section 2 : Approche de déploiement
• Big bang
• Incrémental
Section 8 - Stratégie de mise en œuvre
Sous-section 2 : Approche de déploiement « globale» vs «
incrémental »
Approche incrémental
• Méthode 1 : La stratégie de déploiement par site
• Méthode 2 : Le déploiement d’ERP par lots fonctionnels
Section 8 - Stratégie de mise en œuvre
Sous-section 2 : Approche de déploiement « globale» vs «
incrémental »
Approche globale
• Méthode 3 : La méthode Big Bang
• Méthode 4 : La stratégie hybride d’intégration d’ERP
• Méthode 5 : Le déploiement en parallèle