Quel logiciel PPM choisir ?

C’est la question que vous devez certainement vous poser

maintenant que vous avez remarqué que la quantité de travail ne fait qu’augmenter et
qu’avec les récents bouleversements que nous connaissons tous actuellement, cela ne
risque pas de s’arranger. Comment gérer tout à toute épreuve et même à distance ?
Comment savoir où en sont les projets et comment avancent les équipes ?

Interrogez la place du mode projet

dans votre organisation
• Les axes stratégiques
• Les projets du portefeuille
• Le niveau de maturité

Etablissez les capacités attendues

de votre outil PPM
• Fiche pratique des fonctionnalités
• Saas ou OnPremise
• Intégrations dans le système
d’information

Etablissez le cahier des charges de

votre outil PPM
• Points clés du Cahier des charges
• Guide de rédaction
 Les logiciels de gestion de portefeuille projets sont un formidable outils de performance.
Arbitrage éclairés, diffusion des méthodologies de gestion de projet, automatisation des KPI
de suivi des projets, alignement de l’allocation des moyens, optimisation de l’exécution et
de la délivrabilité, communication entre partie prenante, … Imaginez tout ce qui peut être
amélioré pour un projet et multipliez-le par le nombre de projet de votre portefeuille.

Le management de projet est une délicate alchimie dont le succès repose sur les équipes
projets, des méthodes et un alignement entre objectif et moyen. Un outil PPM offre des
réponses à tous ses enjeux : suivi budgétaire, gestion des ressources, aide à l’arbitrage,
animation de la gouvernance projet, … La liste est longue et le choix peut paraitre
compliqué. Le piège : « la course à l’armement de fonctionnalités », la bonne idée : partir
des acteurs clés de votre portefeuille projet :

CHEF DE PROJET : Dispose-t-il d’un référentiel méthodologique « prêt à l’emploi »

? Peut-il collecter facilement les données auprès de de leur équipe ? Peut-il se
concentrer sur l’exécution du contrat projet plutôt que le reporting ?

PMO : Dispose-t-il d’un référentiel exhaustif des projets ? La consolidation des

données se fait-elle automatiquement et en temps réel ? Leur temps est-il
employé à compilation ou au soutien opérationnel des équipes ?

MANAGER : Dispose-t-il de visibilité sur les ressources financières ? Les staffing

des équipes projet ? L’avancement des projets ? Ont-ils bien toutes les cartes en
main pour les prises de décision et les arbitrages ?

10% 75% 60%

des budgets annuels sont du temps PMO est consacré des organisations ne
affectés à des projets n’ayant à mettre à jours son tableau connaissent pas le ROI
pas de valeur stratégique de bord des projets des projets

*Chiffres Standish Group – Annual Chaos report

Le coût – sommet clé du triangle projet – c’est des
moyens humains et financier (parfois matériel) à
dimensionner, à affecter et à suivre tout au long
du projet. Toute dérive impacte le ROI. La clé :
suivre les temps, les dépenses et piloter le « reste
à faire » en lien avec l’exécution du projet.

Par essence la prise de décision sur un projet se

fait en déficit d’information. Mais vous pouvez en
savoir beaucoup en mixant KPI et données
qualitatives. Vous améliorez vos décisions en
intégrant l’ensemble des projets de votre
organisation. La clé : focale projet et vision
portefeuille !

La gestion de portefeuille projets n’est pas que la

somme de la gestion de vos projets.
Méthodologie harmonisée, comitologie dédiées
au portefeuille, animation collective. La clé :
adoptez et diffuser des règles communes

Si vous preniez date pour « les livraisons » plutôt

que de savoir « où en sont les projets ? ». Et les
adhérences entre projets ? Identifier les impacts
d’une replanification d’un projet sur les autres
projets ? La clé : pilotez en logique « contrat » le
planning initial versus le planning réel.

Activer un utilisateur, allouer des droits d’usage

sur tout ou partie du portefeuille, répercuter les
évolutions de votre gouvernance, les
changement de votre organisation… Tout cela ne
doit pas être un sujet technique.
La clé : dotez-vous d’autonomie et confier les
manettes au « métier »
Savoir d’où l’on part, pour définir son ambition…
Quel est votre niveau de maturité en « management de projet » ?Le mode projet est-il déjà largement adopté
par votre direction ou le management par projet est encore en phase de déploiement ?

Quel est votre niveau de maturité au niveau de la gouvernance du portefeuille ? Les instances de gouvernance
comme les comités de décision de lancement des projets, les revues de portefeuille projets, sont-elles déjà en
place ou sont-elles à créer ? Effet d’aubaine apporté par l’outil PPM ou outillage de pratique existante ?

Quel est votre niveau de maturité en terme d’outils ? Vos équipes sont-elles rompues à l’usage du numérique ?
Avez-vous des outils type « bricolages bureautiques » ? des plateformes collaboratives limitées pour la gestion
de projet et de portefeuille ? Vous êtes déjà outillé mais vous avez atteint les limites de la solution ou à
l’inverse vous vous êtes dotés d’une « usine à gaz (et KPI) » rejetée par vos collaborateurs ?

FAIBLE
Vous utilisez des outils
bureautiques ( MS comme
Excel, PowerPoint …) pour
suivre vos projets et créer des
rapports. Vous communiquez
par emails pour surveiller le
déroulement des opérations.
NIVEAU DE MATURITE
MOYEN ELEVE
Vous utilisez des outils Le niveau de processus de
métiers (gantt, capacity gestion de portefeuilles de
planning kanban …) et vous projets informatiques est
avez besoin d’un outil central élevé. Vous recherchez un
pour homogénéiser les éventail de fonctionnalités le
pratiques. L’objectif est de plus complet possible.
faciliter le travail collaboratif
de l’équipe projets.

SOLUTION PRECONISEE
Privilégiez l’appropriation par Privilégiez l’outil qui vous Privilégiez un outil au spectre
vos équipes projet et la donnera une vision fonctionnel large avec une
facilité d’implémentation. exhaustive, à 360° et des grande capacité de
Votre objectif faire monter en aides à la décision. paramétrage pour
puissance vos équipes et Optez pour un logiciel qui retranscrire et valoriser votre
votre organisation. Optez avec des capacités maturité. Optez pour un
pour un déploiement sur une d’intégration à votre SI et un logiciel « matriciel » avec une
ou deux thématiques pour coût de formation modéré. puissante gestion des droits.
débuter.

 La stratégie du « quick  Ne négligez pas la  Pensez à la reprise et à la

win » s’avèrera payante. « scalabilité ». Vous valorisation de votre existant.
basculerez un jour dans la
colonne « élevé »
La question de la volumétrie est une des premières à se poser. Au-delà de 30 vous gagnerez à vous doter
d’un logiciel PPM en deçà une approche bureautique et collaborative peut suffire. Et plus le nombre de
projets sera important, plus vous aurez besoin d’un outil vous offrant des fonctions d’organisation et de
structuration de votre base projets. En corrélation directe avec la volumétrie projet, la gestion des
utilisateurs de votre outil PPM sera clé.
Pensez également à la « scalabilité ». Vous envisagez peut-être d’implémenter l’outil PPM dans une
direction, mais très souvent l’outil est amené à se déployer dans d’autres directions, voire jusqu’à la
direction générale. La volumétrie sera directement impactée : autant avoir fait le choix d’un outil
permettant d’encaisser les x2 , x3 de votre base projet.

Le Retour sur Investissement ou ROI d’un outil PPM est directement lié aux enjeux de vos projets. La
valorisation de l’outil dépend de la place des projets dans votre organisation. C’est une clé de choix
stratégique, voici des axes à investiguer dans votre démarche :

❑ Quelles sont les natures de vos projets ? Vos projets sont en corrélation directe avec votre chiffre
d’affaires ou ils préparent votre futur chiffre d’affaires ? Ils vous permettront d’améliorer votre
performance et votre rentabilité. Ils sécuriseront vos parts de marché en apportant les éléments
différenciants. Le PPM est stratégique et doit être doté d’outils à la mesure de vos enjeux projets.

❑ Les process d’animation du portefeuille projet sont coûteux. Il faut optimiser le temps de gestion
et de gouvernance. (Faite l’exercice de calculer le coût d’un comité de pilotage, préparation,
animation de la réunion, relevé de décision, nombre de manager mobilisés, …)

❑ Une mauvaise décision sur un projet a de lourdes conséquences. Il faut réduire l’incertitude dans
les arbitrages. Toute donnée a un coût… une absence ou une fausse donnée amènent des
décisions souvent plus coûteuse. Où souhaitez-vous positionner le curseur ?

❑ Les projets et les moyens mobilisés ne sont pas alignés avec la stratégie de l’entreprise. Il faut
élargir le champ de vision à l’ensemble du portefeuille projets.

❑ Vous avez doté votre organisation de moyens pour réaliser les projets, il faut optimiser leur
allocation et leur utilisation (capacity planning, construction du budget, …)
Le TCO Total Cost of Ownership vous permettra de bien évaluer le ROI d’un outil PPM. Car certes il y a
les coûts d’implémentation de l’outil – phase build – (temps interne, licence logiciel, prestations,
transfert de compétence) mais en fonction des outils les coûts récurrents – phase « run » peuvent
changer l’équation économique de votre outil PPM.

Quelques questions importantes :

❑ Combien coûtera une évolution de la plateforme ? Evolution des pratiques, élargissement

du périmètre, comment faire évoluer votre plateforme, est-ce simple ? est-ce par
développement, par paramétrage ?

❑ Quelle est la charge d’administration de l’outil PPM ? Administration des utilisateurs ?

Administration technique ? Administration des évolutions ?

❑ Combien coûte la formation d’un utilisateur ? Vous avez une plateforme complète mais
combien de temps faut-il à un utilisateur pour en tirer pleinement partie ?

❑ Combien coûtera un déploiement dans une autre direction ? Impact sur les licences, les
paramétrages, l’administration fonctionnelle, les formations ?
Les fonctionnalités sont une réponse à vos enjeux. Vous attendez d’un outil PPM qu’il vous apporte une optimisation de
vos process de management du portefeuille. Identifiez les fonctionnalités attendues d’un logiciel PPM

▪ Suivi des temps / Saisie d’activité

▪ Capacity planning / suivi plan de charge
▪ Suivi financier
▪ Préparation budgétaire
▪ Enveloppes budgétaires
▪ Valorisation complète de moyens
▪ Tableau de bord ressource, budget, rentabilité

▪ Gestion du cycle des projets

▪ Formulaire de description avancée des projets
▪ Rapport flash projet
▪ Tableau de bord d’aide à la décision
▪ Couplage avec des outils décisionnels / data-visualisation
▪ Aide à l’animation des instances de pilotage
▪ Fiche synthèse projet
▪ Gestion des risques
▪ Workflow de validation / décision

▪ Gestion du cycle de vie des projets

▪ Modèles projets
▪ Modélisation des méthodes (agile, cycle V, prince 2 …)
▪ Moteur de recherche, filtres avancés
▪ Bibliothèque de rapport / KPI
▪ Gestion des référentiels projets et portefeuilles
▪ Capacité de requêtage et de filtre
▪ Fonction de déploiement « multi-métier »
▪ Gestion de l’après projet – Run / Maintenance / MCO

▪ Gestion avancée des planning

▪ Dépendance intra & inter-projet
▪ Diagramme de Gantt
▪ Tableau Kanban
▪ Modèle de tâches
▪ Modèle de planning
▪ Workflow de validation
▪ Fonction de notification / alertes

▪ Administration « code-less »
▪ Fonction d’import / export des données
▪ Gestion des référentiels
▪ Fonction de gestion des grands volumes
▪ Modification en masse
▪ Gestion des utilisateurs et des droits
▪ Sécurisation des accès et des données
▪ API / Webservice pour intégration au SI
▪ Gestion de la sécurité
Utilisez la méthode MoSCoW pour cibler les fonctionnalités importantes à déployer. Cette méthode est idéale pour
définir ce qui est vraiment vital à votre projet, éliminer le superflu. Cette matrice peut également vous aider à anticiper
un planning de déploiement en plusieurs étapes.

M = Must have (indispensable au projet)

S = Should have (ce qu’il serait bien de faire, important mais pas vital)
C = Could have (fonctionnalités de confort qui pourrait être proposées)
W = Won’t have but would like = (n’est pas utile à ce stade)

Ex : Suivi des temps et Ex : Dépendance intra & Ex : Workflow de Ex : Gestion avancée des
capacity planning inter-projet validation planning
Identifiez et diffusez les indicateurs de pilotage auprès des différentes parties-
prenantes. Vos décisions sont alors nourries des informations clés pour un
pilotage efficace de votre projet. Visualisez l’avancement : charges, budget,
météo projet.

Définissez et planifiez les prévisions de dépenses et recettes par

mois/trimestre/année ou exercice. Régulez vos charges et investissements
dans un tableau de bord pour optimiser vos dépenses et ainsi améliorer la
performance de vos projets. Vous pouvez ainsi suivre vos engagements et
calculez votre retour sur vos investissements (ROI).

Suivez les activités des collaborateurs via la feuille de saisie des temps. Project
Monitor calcule, en temps réel, la disponibilité de chaque ressource. A partir
de la charge planifiée sur les projets, le manager peut alors consulter les
ressources en sous-charge et sur-charge. Ajustez le staffing et les plannings.

Déclinez les Schéma Directeur en projets. Grâce au Gantt et Multi Gantt

optimisez la planification et identifiez les dépendances. Ce rapport permet de
suivre le planning de plusieurs projets. Des mécanismes de filtres permettent
de n’afficher que les données souhaitées.

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gestion des utilisateurs.

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LDAP

Messagerie Event Ical Bureautique

Single Sign On

Fédération Identité GESTION DOCUMENT

CONNECTEUR
CMIS
 SAAS Vs.
Vous payez un loyer, qui inclut
l’hébergement et l’exploitation de votre
plateforme. Vous avez la garantie d’une
plateforme toujours à jour (montées de
versions automatisées).
ON PREMISE
Vous payez l’acquisition de licence et
une maintenance. La plateforme PPM
est intégrée à votre infrastructure
informatique.

Quel montage financier souhaitez-vous ?

Avec l’offre SaaS, vous payez un loyer en fonction du nombre d’utilisateur. Alors qu’avec
l’offre On-premise, il s’agit d’un investissement avec l’acquisition de licence.

Quel niveau d’intégration envisagez-vous ?

Si l’offre SaaS permet de s’interfacer avec des applications tierces, le niveau d’intégration
peut faire opter pour l’offre On Premise en fonction de ce que vous recherche.

De quelles ressources humaines et quelle infrastructure disposez-vous ?

Avec l’offre SaaS, les interventions techniques sont automatisées, votre plateforme est
toujours à jour avec la dernière version de l’application. Avec l’offre On Premise, vous
choisissez votre infrastructure, planifiez les interventions et vos équipes sont autonomes
pour mettre à jour l’application.

Quelle est votre politique de sécurité informatique ?

Le SaaS offre toutes les garanties de sécurité (protocole SSL, cryptage en base, gestion
avancée des mots de passe, protection anti-virale, restriction IP, etc). Mais si vous
souhaitez garder la pleine maîtrise de votre plateforme, voire l’isoler « physiquement »,
vous devriez opter pour l’offre On Premise.

Qui seront les utilisateurs de l’application ?

Pour ce point il faut vous demander : Les utilisateurs auront-ils besoin d’accéder à
l’application en situation de mobilité ? Votre architecture vous permet-elle de tels types
d’accès ? Avez-vous des utilisateurs « internes » et des utilisateurs « externes », des
fournisseurs, des partenaires ?
L’objectif du cahier des charges est de lister TOUS les éléments attendus afin de sélectionner une
offre en adéquation avec vos besoins, votre budget et vos capacités. Cela ne se limite pas à un choix
de logiciel de Project Portfolio Management. Certes il y a :
❑ La couverture fonctionnelle de l’application
❑ La technologie et la capacité à s’intégrer dans votre système d’information
❑ L’ergonomie et sa capacité à répondre à vos cas d’usage clés
… mais le cahier des charges doit également définir :
❑ Les prestations de mise en œuvre attendues. De quel niveau d’accompagnement avez-vous
besoin? Qu’attendez-vous S’appuyez sur un expert pour challenger vos besoins et en faire
la meilleure transposition dans l’application vous fera gagner du temps.
❑ Les prestations d’intégration technique attendues. Que vous optiez pour du SaaS ou du
On-premise, le logiciel PPM s’intégrera à vos « services numériques » avec un minimum de
configuration à réaliser. A commencer par la sécurité !
❑ Les prestations de formation attendues. Il faudra mettre « le pied à l’étrier » des chefs de
projet, des managers, quel dispositif pédagogique envisagez-vous ?
❑ Les niveaux de support et de Service Level Agreement. Quelle sera la criticité de la
plateforme PPM ? Quel niveau de support et d’exploitation à mettre en regard ?
❑ Les services « post-projet » attendus. Votre plateforme PPM va évoluer, votre contexte va
évoluer, votre maturité va évoluer. Comment répercuter ces changements ? Comment
souhaitez-vous maintenir un « service rendu » de qualité ? De quelle ressource souhaitez-
vous disposer ?
FACTEUR CLES DE SUCCES DE LA SOLUTION
Les facteurs clés de succès de la mise en œuvre de la solution reprennent les
objectifs souhaités vus dans la partie 1 de ce document.
Question subsidiaire : « Qu’est-ce qui me fera dire que le projet a été un succès ? »

CONTEXTE ORGANISATIONNEL
Reprendre une description synthétique de l’organisation, des directions et métiers
directement concernés par l’utilisation de l’outil.
Question subsidiaire : avez-vous identifié le sponsor de la démarche PPM, celui qui
donnera la « vision » ?

EXIGENCE TECHNIQUE
La solution de gestion de portefeuille projets recherchée intégrera la liste des
« services numériques » proposés. Quelles sont les exigences techniques de votre
direction informatique ? Quelle est la stratégie : plutôt cloud / SaaS ou bien On-
premise. Si c’est « On-premise » quelles sont les technologies web demandées ?
Question subsidiaire : votre portefeuille de projets contient des données sensibles
et stratégiques, avez-vous pensé à la sécurité ?

PLANNING DE MISE EN ŒUVRE ATTENDU

Inutile d’un savant calcul de ROI pour savoir qu’au plus tôt votre plateforme PPM
sera opérationnelle, au plus vite elle vous fera gagner du temps et de l’argent.
Définir un rétro-planning réaliste en n’omettant aucune étape : réunion de
démarrage, Conception, Mise en œuvre, Préparation au déploiement,
Déploiement, Formation.
Question subsidiaire : Avez-vous identifié l’équipe projet pour la mise en œuvre de
votre plateforme projet ?

VOLUMETRIE
C’est un point dimensionnant pour la technique et l’offre commerciale :
Combien de projet ? Combien d’utilisateurs ? Quel profil d’utilisateur ?
Question subsidiaire : Qui doit disposer des tableaux de bord projet ?
FONCTIONNALITES « END-USERS »
La solution recherchée doit mettre en face de vos enjeux des réponses
fonctionnelles. Dresser une liste des facultés (plus que des fonctionnalités) est une
évidence et une étape délicates. Les fondamentaux : planning, ressource, budget.
Les indispensables : modèle projet, référentiel d’organisation, cycle de vie,
workflow. Les incontournables : rapport, fiche projet, outils d’animation, …
Question subsidiaire : avez-vous passé la liste des fonctionnalités au tamis
« MoSCoW* » ?
* Se référer à la Fiche pratique matrice de Moscow page suivante
FONCTIONNALITES « ADMINISTRATION FONCTIONNELLE »
Côté coulisse, se joue un facteur clé dans le succès de votre démarche PPM. Vos
besoins vont nécessairement évoluer. Il vous faudra impérativement de la
souplesse dans le paramétrage et pouvoir le confier à un « non-informaticien ».
Gestion des modèles, gestion des référentiels, gestion des droits, gestion des
process, supervision des usages, configuration des interfaces (couleurs, libellés, …)
Autant de sujets à bien identifier
Question subsidiaire : Avez-vous intégré le temps (et le coût) d’administration à
votre ROI ?
FONCTIONNALITES « INTEGRATION TECHNIQUE »
Il s’agit de spécifier les besoins d’intégration au système d’information et autres
applications. Interface ou intégration LDAP-SSO, gestion documentaire, datamart,
messagerie, gestion financière, ticketing. Les thématiques en adhérence sont
nombreuses.
Question subsidiaire : Avez-vous des données existantes à reprendre ?
MAINTENANCE / SLA / AU-DELA DE LA PHASE PROJET
Définissez les niveaux de SLA en regard de la criticité de votre plateforme PPM. Le
support apporté est un point important. Et au-delà de la phase projet l’accès à des
ressources et à la communauté des utilisateurs sont un gage de « Maintien de
Dynamique Opérationnelle »
Question subsidiaire : Combien de temps envisagez-vous d’utiliser l’outil ?
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