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AVEZ-VOUS LES BONS

OUTILS POUR VOTRE PMO ?

+
INTRODUCTION À PROPOS DE L’AUTEUR
PDG fondateur de Parwaaz Consulting, Hussain
Les outils représentent un facteur déterminant pour la réussite d’un Bureau de gestion Bandukwala est partenaire de la réussite des
dirigeants de PMO, auxquels il propose audits, modèles
de projets (ou PMO, pour Project Management Office), mais chaque organisation doit
stratégiques, encadrement personnalisé, soutien à
s’assurer d’avoir ceux qui lui conviennent. la gestion du PMO, ateliers de travail, entre autres. Il
accompagne les cadres et dirigeants de PMO pour les
Ne pas disposer des outils appropriés - parce que vous n’en avez tout simplement pas, aider à surmonter les principaux défis qu’ils rencontrent
dans la poursuite de leurs objectifs stratégiques et dans
parce que ceux que vous avez ne vous suffisent plus, ou encore parce qu’ils ne vous sont leurs efforts pour atteindre l’excellence opérationnelle
pas adaptés - peut fait vivre un véritable cauchemar à votre PMO. et créer de la valeur par le biais des projets.

Hussain a aidé ses clients à améliorer de 73% la réussite


D’innombrables PMO ont énormément investi dans un outil que leurs équipes refusent de leurs programmes stratégiques, à réduire de moitié
d’utiliser. Outre beaucoup de tracas et d’argent gaspillé, cela peut amener à saper la la durée de mise en place de leurs PMO, et à faire valoir
l’importance de ces PMO aux yeux de leur direction.
crédibilité que votre PMO s’est bâti au cours du temps.

Examiner les cas de figure dans lesquels un PMO n’a pas les bons outils pour mesurer, TABLE DES MATIÈRES
suivre, et structurer son travail de gestion de projets nous permettra de mettre en
QU’EST-CE QU’UN OUTIL
lumière les mécanismes par lesquels une organisation peut se retrouver avec de « pas
DE GESTION DE PROJETS ................................. 3
si bons » outils.
LES ACTIVATEURS DES OUTILS
DE GESTION DE PROJETS ................................. 4
Nous verrons ensuite qu’il existe une stratégie bien rodée permettant de déterminer
quel outil choisir. Il y a quantité de solutions sur le marché, mais toutes ne conviendront POURQUOI CES OUTILS ET LEURS
ACTIVATEURS SONT-ILS SI IMPORTANTS ...... 6
certainement pas à votre organisation. Vous devez donc veiller à choisir, déployer et faire
COMMENT SE RETROUVE-T-ON AVEC
adopter l’outil de gestion de projets qui répondra le mieux à vos besoins. DE « PAS SI BONS » OUTILS.............................. 8

Quelles que soient la conformation, la taille et la structure de votre TROUVER LES BONS OUTILS :
LES PRÉREQUIS ................................................ 10
organisation, et quelle que soit la maturité de votre PMO, la méthode
LA MÉTHODE EN 4 ÉTAPES ............................ 11
décrite dans ce guide vous permettra de vous assurer que votre PMO
5 CONSEILS POUR OPTIMISER
dispose des outils les mieux adaptés à ses besoins actuels. VOTRE DÉMARCHE ......................................... 17

CONCLUSIONS ................................................. 18

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QU’EST-CE QU’UN OUTIL
DE GESTION DE PROJETS
Par-delà les mythes et clichés, un outil de gestion de projets n’est autre qu’un logiciel Pour bien comprendre
qui aide à gérer l’une ou plusieurs des facettes de la discipline de gestion de projets : le les outils, il faut bien
calendrier, les ressources, ou les aspects financiers des projets, la communication dont
comprendre leurs activateurs
ils font l’objet, leurs risques et dérives, etc.

Parmi les nombreux outils disponibles sur le marché, certains se concentrent sur un
domaine précis de la gestion de projets, tandis que des outils plus complets de gestion
de portefeuilles de projets se proposent de prendre en charge tous ces aspects en
combinant un éventail de fonctionnalités variées.

UNE AIDE À LA GESTION

Planification Ressources Délais

Priorité Risques/ Commu-


Coûts
Projets Incidents nication

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LES ACTIVATEURS DES OUTILS
DE GESTION DE PROJETS
Qui plus est, bien comprendre de tels outils requiert une non moins bonne compréhension
de leurs principaux « activateurs », qui sont au nombre de trois :

Activateur #1 Les procédés - votre modèle

Les procédés que vous avez définis et que vous suivez constituent votre feuille de
route, dans la mesure où ils cadrent vos besoins. Il est bien plus logique de trouver des
outils qui correspondent à vos procédés que d’essayer de tordre ces procédés pour les
adapter à un outil. Vous devez donc bien connaître vos procédés et vous assurer qu’ils
sont appropriés, efficaces et cohérents avant d’y incorporer des outils.

Prenez l’exemple d’une voiture. Avant d’aller en acheter une, il peut être judicieux de
prendre le temps de vous demander quels sont, au juste, vos besoins : vous faut-il plutôt
un 4x4 ou une berline, une marque de luxe ou un véhicule plus économique..?

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LES ACTIVATEURS DES OUTILS
DE GESTION DE PROJETS (suite)

Activateur #2 Les données - votre carburant

Vous devez disposer des bonnes données afin de pouvoir faire bon usage des outils de
gestion de projets dans lesquels vous allez investir, et ainsi maximiser leurs retombées.

Revenons à notre métaphore automobile : sans carburant, la nouvelle voiture que vous
avez achetée n’est rien de plus qu’un joujou rutilant qui prend la poussière dans le garage.
Elle ne pourra pas rouler et vous conduire du point A au point B, ce qui était pourtant
l’idée, non ?

Activateur #3 Les utilisateurs - vos conducteurs

Vos utilisateurs doivent avoir les moyens, les connaissances et l’entraînement requis
pour utiliser les outils de manière à exploiter au mieux leurs potentialités, faute de quoi
votre investissement n’aura guère de résultats pour vous.

Une personne ne sachant pas se servir d’un levier de vitesse sera incapable de conduire
une voiture manuelle du point A au point B !

En synthèse, vos procédés structurent vos outils, vos données les alimentent,
et vos utilisateurs les pilotent. Autant d’activateurs qui doivent être mis à plat
et en ordre de marche avant que vous ne partiez à la recherche d’un outil

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POURQUOI CES OUTILS ET LEURS
ACTIVATEURS SONT SI IMPORTANTS
Tout l’intérêt de ces outils de gestion de projets est d’aider les dirigeants du PMO, ses La direction peut s’appuyer
chefs de projets, ses analystes, et l’ensemble de ses membres à accomplir leur mission
sur des données pour fixer
avec efficacité et précision. Par exemple, ils peuvent aider à automatiser les tâches
répétitives, ou à assimiler facilement de grandes quantités de données en permettant
le cap du projet
de les visualiser.
Entrons dans le détail de ce que ces outils peuvent faire pour aider le PMO à « accomplir
sa mission » :

Ils vous permettent de comprendre votre situation actuelle : combien


d’argent vous avez dépensé sur le projet en cours, quel est le taux
d’occupation de vos ressources, etc. ;

Sur cette base, ils vous aident à prédire ou à prévoir l’avenir, vous
permettant d’anticiper d’éventuels dépassements de budget ou de calendrier
et d’ajuster le cap des projets ou portefeuilles en conséquence ;

Ces connaissances prédictives vous permettent de tenir informées toutes


les parties prenantes : les porteurs de projets, les cadres dirigeants, vos
collègues du PMO, et tout autre partenaire impliqué dans un projet.
Grâce à ces informations, la direction peut s’appuyer sur des données
pour fixer le cap du projet au lieu de prendre des décisions sur la base
d’intuitions ou de ressentis.

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POURQUOI CES OUTILS ET LEURS
ACTIVATEURS SONT SI IMPORTANTS (suite)
Pour illustrer l’importance des outils, examinons les difficultés que vous pourriez
rencontrer faute d’avoir les bons outils :

Les calendriers de vos projets pourraient ne pas être consolidés en un tableau


de bord centralisé

Vous pourriez ne pas être en mesure d’assimiler toutes les informations concernant
vos projets ou portefeuilles

Vous pourriez ne pas être en mesure de fonder vos décisions sur la base de
données fiables

Vos projets pourraient consommer et coûter plus qu’ils ne le devraient

Vous et vos équipes pourriez avoir à consacrer beaucoup de temps à des tâches
de nature administrative, par exemple préparer manuellement des rapports et
recueillir des données, au lieu de piloter vos programmes de manière proactive

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COMMENT SE RETROUVE-T-ON AVEC
DE « PAS SI BONS » OUTILS ?
Les causes peuvent en être schématiquement réparties en deux catégories :

1 L’outil n’est pas celui qu’il faut à votre organisation


Certains choix ou situations peuvent vous avoir conduit au point où les outils que
vous utilisez ne sont pas les bons pour votre organisation.

Intéressons-nous aux choix. L’outil utilisé dans votre organisation peut avoir
été mal choisi. Peut-être avez-vous opté pour l’outil de gestion de portefeuilles le
plus cher du marché : un logiciel sophistiqué, arborant toutes les fonctionnalités
imaginables, que votre organisation n’était peut-être pas prête à assimiler et à
adopter. Ou peut-être vous êtes-vous décidé pour l’outil le moins cher, s’avérant
incapable de répondre aux besoins et attentes de votre organisation.

De même, si l’on considère les situations, vous pouvez être affilié à une grande
organisation et être contraint d’utiliser un outil imposé à l’échelle de l’institution ;
ou vous pouvez avoir adopté des outils dans le cadre d’une opération de fusion-
acquisition, et souffrir de problèmes d’interopérabilité.

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COMMENT SE RETROUVE-T-ON AVEC
DE « PAS SI BONS » OUTILS ? (Suite)

2 Vos activateurs sont actuellement dysfonctionnels


Il se pourrait que vos procédés soient trop compliqués, ou qu’ils soient si
chronométrés qu’ils requièrent beaucoup de coordination. Ils peuvent même ne
pas être uniformisés du tout, chaque utilisateur travaillant à sa propre manière.
Il est essentiel de résoudre de tels problèmes avant de faire entrer un outil dans
l’équation.

De même, vous ne pourrez pas obtenir de bons résultats sur la base de données
erronées, ambiguës, ou difficiles à trouver. « Garbage in, garbage out », comme on
dit : à mauvaise farine, mauvais pain.

Vos utilisateurs doivent non seulement être formés, mais aussi accompagnés
vers l’outil. Si vos équipes ne veulent tout simplement pas l’utiliser, car ils y voient
une source de complications et pensent qu’ils peuvent faire mieux et plus vite sans,
vous vous exposez à de sérieuses difficultés en matière de conduite du changement
et d’adoption.

Voici les principaux obstacles qui doivent être surmontés avant de pouvoir
véritablement commencer à percevoir le retour sur investissement de votre outil.

Alors, comment identifier


les « bons » outils pour son PMO ?

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TROUVER LES BONS OUTILS :
LES PRÉREQUIS

1 Savoir ce dont vous avez besoin


Il faut ici être très précis et entrer dans le détail de vos besoins, en vous attachant Par exemple, vous pouvez avoir besoin
d’estimer le nombre de projets pouvant
non pas à des fonctionnalités, mais à des capacités organisationnelles.
être gérés avec les ressources actuellement
disponibles. C’est une vraie question pour
Une capacité organisationnelle est l’aptitude à accomplir une tâche donnée, et ne
beaucoup d’organisations, et c’est ce sur
doit pas être confondue avec la manière dont ce sera fait. quoi vous devez vous concentrer. Dire
que vous voulez une base de données
contenant des informations sur vos
2 Savoir où est la ligne d’arrivée ressources ne vous aidera guère à ce
stade.
Une fois que vous savez précisément ce vers quoi vous voulez tendre, il vous faut
pouvoir situer la ligne d’arrivée. Vous devez identifier des moyens, tant qualitatifs
que quantitatifs, de mesurer votre progression vers l’obtention de ces capacités
organisationnelles que vous visez.

3 Savoir qui vous épaule (et si vous n’avez personne, Une bonne compréhension
trouvez quelqu’un !) de vos besoins, une
capacité à mesurer votre
Intégrer et faire accepter des outils au sein de votre organisation est un projet en progression, un soutien
soi. Il vous faut l’appui d’un membre de l’équipe de direction prêt à vous épauler et à stratégique : voici les
prérequis qu’il vous faut
faire usage de son autorité pour balayer tout obstacle que vous pourrez rencontrer.
réunir avant d’être prêt à
vous mettre à la recherche
des outils appropriés.

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LA MÉTHODE EN 4 ÉTAPES
Quelle que soit la structure de votre organisation et le contexte dans lequel elle évolue,
Analyser l’écart entre ces
vous pourrez trouver le bon outil de gestion de portefeuilles de projets en suivant une
unique méthode en quatre étapes. À chacune de ces étapes, nous examinerons la états présent et futur vous
finalité ou l’intention poursuivie, les mesures qui doivent être prises pour y parvenir, et permettra de mettre le
les résultats attendus. doigt sur les capacités
organisationnelles critiques
Étape 1 IDENTIFIER LES EXIGENCES dont vous avez besoin.
L’idée est ici d’acquérir une compréhension limpide de votre position actuelle, et de
celle que vous souhaitez atteindre à l’avenir. Analyser l’écart entre ces états présent
et futur vous permettra de mettre le doigt sur les capacités organisationnelles critiques

1
que vos outils de gestion de projets doivent vous procurer.

Pour ce faire, vous devez impérativement identifier et consulter tous ceux qui
composent l’écosystème de votre PMO, à commencer par les membres de votre équipe.
Impliquer votre équipe de gestion de projets dès le départ est essentiel pour vous assurer
qu’elle s’approprie pleinement la démarche et la soutienne activement.

Menez une analyse pour comprendre les défis et difficultés que rencontrent ces parties
prenantes, leurs problèmes quotidiens, leurs attentes, tout en veillant à ce que leurs
observations soient aussi précises que possible. Ainsi, la conversation que vous aurez
avec votre responsable des ressources doit se concentrer sur des questions extrêmement
précises au sujet des ressources.

Ces retours d’expérience consolidés vous permettront d’identifier des facteurs de


réussite, et de définir les capacités organisationnelles dont vous avez besoin. Dès lors,

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LA MÉTHODE EN 4 ÉTAPES (suite)
vous commencerez à voir émerger la trame des besoins effectifs de votre organisation, et
vous serez en mesure de dresser une liste claire d’exigences, de les prioriser, et de les
associer à des indicateurs spécifiquement conçus pour mesurer le progrès et la réussite.

Ce n’est que lorsque vous aurez cette liste priorisée d’exigences et


d’indicateurs associés qu’il vous sera possible de passer à l’étape suivante.

QU’ENTEND-ON PAR « EXIGENCE » ?

Revenons à l’exemple de capacité organisationnelle auquel nous avons précédemment


eu recours : la « capacité à estimer le nombre de projets pouvant être gérés

1
avec les ressources actuellement disponibles ». Quelles exigences peuvent en
être inférées ?

Le système doit documenter les ressources requises par projet et par mois

Le système doit documenter les ressources disponibles par mois

Vous ainsi devez définir les exigences système qui découlent de chaque capacité
organisationnelle.

Assurez-vous de mener ce travail sur chacune des capacités organisationnelles,


et vous obtiendrez un ensemble d’exigences détaillées qui pourra nourrir votre
recherche d’outil.

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LA MÉTHODE EN 4 ÉTAPES (suite)

Étape 2 VALIDER LES EXIGENCES Mettre vos idées à l’épreuve


de la réalité vous amènera
L’objet de cette étape est de créer une preuve de concept (ou POC, pour Proof Of
Concept) et de mener un projet pilote sur cette base. Il peut sembler tentant de se probablement à réviser
mettre sans plus attendre à la recherche d’un outil répondant aux exigences que vous ou à compléter votre liste
venez d’identifier, mais, en réalité, il vous faut préalablement les valider. En effet, lorsque
mises en pratique, les choses prennent souvent un aspect bien différent de celui qu’elles d’exigences
avaient en théorie. Mettre vos idées à l’épreuve de la réalité vous amènera probablement
à réviser ou à compléter votre liste d’exigences.

À cet égard, mener votre POC et votre projet pilote peut s’avérer immensément utile.
Votre POC peut être basé sur Excel, ou sur l’un des outils SaaS du marché mais

2
vous pouvez également en créer un par d’autres moyens. Dans tous les cas, préparez
votre POC tout en conservant à l’esprit les caractéristiques que devra revêtir le projet
pilote : ses participants, sa durée, son responsable, la méthode qui sera employée pour
documenter les résultats, les critères de décision, le suivi, etc.

Ce projet pilote vous aidera non seulement à affiner vos exigences, mais ses résultats
devraient également vous permettre d’afficher des progrès visibles, qu’il s’agisse d’une
accélération du travail, de solutions à des problèmes chroniques, ou d’une meilleure
allocation des ressources humaines.

Vous serez ainsi en mesure de bâtir une solide étude d’opportunité pour votre
outil et de la présenter à votre direction afin d’obtenir le financement et le soutien dont
vous aurez besoin. Mettre en lumière les difficultés et défis que rencontrent toutes les
parties concernées, et non uniquement vous-même, illustrera le besoin de vous doter
du bon outil et maximisera vos chances d’emporter un soutien massif.

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LA MÉTHODE EN 4 ÉTAPES (suite)
Cette étude d’opportunité vous aidera également à prendre de la hauteur pour comprendre
où vous vous situez d’un point de vue global, et vous donnera une très bonne vision de la
qualité de vos activateurs. Quel est l’état de vos procédés ? Peuvent-ils être améliorés ?
Les bonnes données sont-elles disponibles au bon moment ? Dans quelle mesure les
utilisateurs sont-ils ouverts, ou, au contraire, réfractaires aux nouvelles technologies ?
Doivent-ils encore être convaincus, et faut-il travailler encore la conduite du changement ?
C’est le moment ou jamais de remédier à toute faiblesse pouvant subsister à ce stade.

LES FACTEURS DE RÉUSSITE DU POC ET DU PROJET PILOTE

Vous devez suivre six grandes étapes lors de la création de votre POC et de

2
votre projet pilote :

1 Bien considérer les capacités du PMO et celles de l’organisation

2 Consolider les diverses exigences auxquelles doit répondre l’outil

3 Évaluer le budget et le temps que vous pouvez allouer au POC

4 Déterminer le degré de complexité et d’implication que votre PMO est


prêt à assumer. Délimiter l’étendue de votre implication

5 Prendre en compte toute exigence spécifique à votre organisation ou à vous-


même (par exemple, un outil adapté aux appareils mobiles, une solution
dans le cloud, etc.)

6 Répondre à l’importante question : préférez-vous les élaborer vous-même,


ou opter pour la version d’essai gratuite offerte par beaucoup de fournisseurs

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LA MÉTHODE EN 4 ÉTAPES (suite)

Étape 3 IDENTIFIER L’OUTIL QUI RÉPOND À VOS EXIGENCES Il ne s’agit pas uniquement
de vous assurer que
L’objectif à ce stade est d’identifier le bon outil, et le bon fournisseur dans le cas
où vous souhaitez que l’éditeur de l’outil ou des consultants externes se chargent vous avez les capacités
de le déployer à votre place. et expertises requises en
Tout comme vous l’avez fait pour la validation des exigences, vous devez décider si vous interne, mais aussi que
voulez bâtir un outil de zéro, ou en acheter un. Avez-vous besoin d’assistance externe vous avez le temps et les
pour la mise en œuvre et le déploiement ? Là encore, il ne s’agit pas uniquement de vous
ressources nécessaires pour
assurer que vous avez les capacités et expertises requises en interne, mais également
assumer cela.
que vous avez le temps et les ressources nécessaires pour assumer cela. Certains

3
fournisseurs de logiciels, même SaaS, proposent de se charger de tout et fournissent
même leurs propres consultants.

Pour déterminer quel outil répond le mieux aux exigences que vous avez validées vous
pouvez soit mener une auto-évaluation, soit solliciter des consultants externes,
ou encore lancer un appel d’offres invitant les fournisseurs à vous démontrer
pourquoi leur solution est celle qu’il vous faut.

À l’issue de cette étape, vous devez avoir trouvé votre outil, et éventuellement
un partenaire pour vous conseiller et vous accompagner dans sa mise
en place.

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LA MÉTHODE EN 4 ÉTAPES (suite)

Étape 4 METTRE L’OUTIL EN ŒUVRE Veillez à ce que ce


déploiement initial ne soit
Votre but est clair : vous devez à présent déployer l’outil. pas vécu comme un tsunami
Pour ce faire, vous devez considérer et traiter la mise en œuvre de l’outil comme par votre organisation…
un projet en soi. Cela signifie que vous devez passer à nouveau par une phase de POC
et de projet pilote afin de tester l’outil que vous avez choisi. Vous pouvez par exemple
mettre toutes les fonctionnalités à la disposition d’un petit groupe d’utilisateurs, ou
inviter tout le monde à tester une poignée de fonctionnalités.

L’essentiel est de veiller à ce que ce déploiement initial ne soit pas vécu comme un

4
tsunami par votre organisation, qui doit pouvoir assimiler le changement. Les utilisateurs
doivent pouvoir se familiariser avec l’outil, avec ses fonctionnalités, avec la manière dont
ils peuvent y entrer ou en extraire des données, etc. Former les utilisateurs est certes
important, mais les persuader et les encourager à utiliser l’outil ne l’est pas moins
pour garantir un bon taux d’adoption. Le déploiement de votre outil doit s’accompagner
de la mise en place de cycles de gestion de projets et de développement logiciel

Alors seulement, une fois votre outil mis en œuvre et synchronisé avec
vos activateurs, pourrez-vous commencer à récolter les bénéfices et le
ROI de votre outil.

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5 CONSEILS POUR OPTIMISER VOTRE DÉMARCHE

UN SOUTIEN ACTIF ET
1 VOYEZ GRAND,
COMMENCEZ PETIT 2 OSTENSIBLE DE LA
DIRECTION
3 DES ATTENTES RÉALISTES
QUANT À L’ADOPTION
Bien que vous ayez probablement hâte Il est inévitable que vous vous heurtiez à des N’attendez pas de miracles ; là encore, le POC
de vous atteler à l’amélioration de tous blocages. Il faut donc que le soutien de votre et le projet pilote que vous aurez menés à
les aspects de la gestion de portefeuilles direction se manifeste de manière active et l’étape 2 vous seront extrêmement utiles.
à l’échelle de votre organisation, il ostensible. Pour cela, il dépend de vous de
peut être judicieux de commencer par l’impliquer dans votre initiative. Assurez-vous
vous concentrer sur un petit groupe d’entretenir une communication nourrie et
d’utilisateurs, ou sur quelques points régulière avec les membres de la direction
clefs posant des difficultés particulières. qui vous soutiennent, associez-les aux
décisions, fournissez-leur fréquemment
des informations, bref, permettez-leur de
se tenir informés de ce qu’il se passe.

LA SOLUTION vue comme un exercice, non comme une

4 MESUREZ !
5 TEMPORAIRE EST
TEMPORAIRE
réponse définitive. Dans tous les cas, que
vous décidiez finalement d’opter pour un
autre outil ou de conserver le même, le
Des indicateurs quantitatifs comme des Beaucoup des organisations avec
choix appelle mûre réflexion.
facteurs qualitatifs vous aideront à prendre lesquelles je travaille sont tentées de
conscience du chemin parcouru, et de la retenir l’outil qu’elles ont utilisé pour le
distance qu’il vous reste à couvrir pour POC de validation des exigences. Bien
atteindre vos objectifs. que cela puisse être le bon choix dans
certains cas, c’est loin d’être toujours
vrai. Cette solution provisoire doit être

+ AVEZ-VOUS LES BONS OUTILS POUR VOTRE PMO ? 17


CONCLUSION
Pour conclure, cette méthode peut sembler impliquer un lourd travail préparatoire, mais
soyez certain que ces efforts préliminaires vous épargneront quantité de problèmes et
de questions par la suite.

POUR VOUS AIDER À METTRE EN ŒUVRE LA MÉTHODE EN 4 ÉTAPES,


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