GUIDE SIRH

METTRE EN PLACE UN PROJET SIRH

LA GESTION DE PROJET

www.adequasys.com
Remerciements............................................................................................................................................3

Où en êtes-vous dans votre projet SIRH ? ......................................................................................4

Introduction....................................................................................................................................................5

Les étapes de la gestion de projet.............................................................................6

Implémentation et déploiement du SIRH..............................................................................................7

Lancement et cadrage...............................................................................................................................7

Analyse.................................................................................................................................................................8

Personnalisation.............................................................................................................................................9

Recette.................................................................................................................................................................9

Mise en production.....................................................................................................................................10

Accompagnement au changement.........................................................................................................11

Donner du sens à votre projet...............................................................................................................11

La communication et la formation....................................................................................................11

Evaluer les résultats....................................................................................................................................12

Envisager un plan sur le long terme..................................................................................................12

La phase post-projet........................................................................................................................................13

Debriefing..........................................................................................................................................................13

Maintenance évolutive.............................................................................................................................13

Le pilotage du projet......................................................................................................14
Gestion de projet SIRH : méthode classique vs méthode agile..............................................15

Les acteurs de la gestion de projet SIRH et leurs rôles................................................................16

Les instances de décision.............................................................................................................................17

Six règles d’or pour réussir votre projet................................................................................................18

Conclusion....................................................................................................................................................19

Votre prochain guide SIRH : quel mode d’acquisition choisir ?...........................................20

À propos d’Adequasys.............................................................................................................................21

2
 REMERCIEMENTS

La société Adequasys remercie particulièrement Elsa

BERTHAULT pour son regard apporté sur la conduite du
changement d’un projet SIRH.

Ex-DRH d’une entreprise de 150 collaborateurs et

fondatrice de Axium, agence de conseil RH, Elsa Berthault
accompagne les dirigeants, les DRH, les organisations
et les individus dans leur dynamique de changement,
d’innovation, de créativité et dans le développement
de leur ressources humaines tant sur le plan collectif
qu’individuel.

Très présente dans le milieu de l’innovation collective,

Elsa Berthault apporte toujours un regard nouveau et
décalé sur les pratiques traditionnelles en matière de
Ressources Humaines & Management.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter le site

web : www.axium.ch

3
 OÙ EN ÊTES-VOUS
DANS VOTRE PROJET SIRH ?

ETAPE 1 - CADRER UN PROJET SIRH

Vous avez pour objectif de revoir vos processus RH à

travers la mise en place d’un SIRH ? Mettez toutes les
chances de votre côté grâce à notre guide pratique
pour bien cadrer un projet SIRH.

TÉLÉCHARGEZ LE GUIDE

ETAPE 2 - CONSULTATION PROJET SIRH

Réussir l’étape de la consultation est primordiale !

Après avoir bien cadré votre projet SIRH, ne manquez
pas l’étape de la consultation. Des conseils, des
astuces, des outils : tous les ingrédients pour passer
avec succès l’étape de la consultation d’un projet
SIRH.

TÉLÉCHARGEZ LE GUIDE

ETAPE 3 - GESTION DE PROJET SIRH

Vous avez maintenant séléctionné votre éditeur de

solution SIRH avec qui vous allez collaborer tout au
long du projet. Parcourons ensemble les différentes
étapes d’un projet de mise en place d’un SIRH.

4
 INTRODUCTION
Vous êtes Responsable RH, Chef de projet SIRH, ou vous
vous intéressez tout simplement à la gestion de projet
SIRH ? Ce guide est fait pour vous ! Nous allons parcourir
ensemble toutes les étapes à suivre pour mener à bien
votre projet.

Accompagné de plusieurs témoignages de consultants

expérimentés, ce guide a pour objectif de vous donner
un ensemble de conseils, d’astuces, ou d’écueils à éviter
pour réussir l’implémentation de votre solution SIRH.

La gestion de projet SIRH demande beaucoup

d’organisation et de rigueur. Nous passerons également
en revue l’ensemble des acteurs qui peuvent
potentiellement intervenir durant le projet.

5
 LES ÉTAPES
DE LA GESTION DE PROJET SIRH

6
LES ÉTAPES DE LA GESTION DE PROJET SIRH

L’IMPLÉMENTATION ET LE DÉPLOIEMENT D’UN SIRH

LANCEMENT ET CADRAGE : LE KICK-OFF

Le projet SIRH débute par une phase de cadrage officialisée par une réunion
nommée kick-off. Celle-ci réunit généralement les acteurs du comité de

1
pilotage, les équipes RH, les équipes achats , les équipes techniques, et l’équipe
consulting de l’éditeur de solution SIRH.

Ce lancement a pour but de :

• Présenter l’équipe projet et les phases du projet
• Fixer le périmètre du projet et proposer des scénaris de lotissement
• Proposer un macro-planning
• Lister les actions immédiates à mener
• Présenter le processus d’approbation des demandes supplémentaires
• Identifier les échéances, les points de vigilance et contraintes :
point crucial car il va en grande partie conditionner la réussite
du projet
• Présenter les infrastructures

Il s’agit également pour la direction du client de repréciser les objectifs à

atteindre, les résultats attendus, afin que toute l’équipe soit bien consciente
des critères sur lesquels sera jugé le succès du projet.

EQUIPE PROJET OBJECTIFS PLANNING ATELIERS RISQUES

FABIEN MALOSSE, CONSULTANT CHEF DE PROJET SIRH

Cette réunion de kick-off est préparée en amont avec le chef de projet
du client. L’objectif est de travailler en partenariat afin d’identifier et
d’aligner les messages clés à faire passer à l’ensemble de l’équipe
qui sera présente à la réunion de lancement. Le périmètre du projet,
le planning, l’évaluation des risques, les points de situations... tous les
points propres à la gestion de projet sont traités à ce moment-là. Le chef
de projet, côté client, et le chef de projet, côté Adequasys travaillent
ainsi de concert afin d’avoir une présentation complète le jour du kick-
off en poursuivant un objectif commun : la réussite du projet.

7
LES ÉTAPES DE LA GESTION DE PROJET SIRH

ANALYSE
La phase d’analyse fait suite à la réunion de lancement et se traduit par
la mise en place d’ateliers de spécifications fonctionnelles. Ces ateliers

2
se font généralement en présence des chefs de projet, des responsables
fonctionnels, des RH en charge du sujet de l’atelier, et pour certains cas du
DRH. Ils permettent au consultant chef de projet de l’éditeur de :
• Présenter la solution
• Analyser les besoins du client
• Identifier comment répondre aux besoins du client

Rôles, reprise de données, règles de gestion, formulaires, workflow,

notifications, interfaces, graphisme, contraintes de sécurité et RGPD... sont
un ensemble de points qui seront analysés lors de ces ateliers.

Ces ateliers permettent également de définir le périmètre du projet

ainsi que ses limites. Le consultant chef de projet de l’éditeur est là pour
accompagner le client dans la définition de ses priorités en fonction du
budget, des délais et d’autres contraintes identifiées.

Cette étape est primordiale pour poursuivre le projet car elle va, via un
document de spécification fonctionnelle validé par le client, dresser le
portrait du futur SIRH.

LOTS PÉRIMÈTRE BUDGET DÉLAIS POINTS DE VIGILANCE

DELPHINE GUIDO, CONSULTANTE CHEF DE PROJET SIRH

Lors des ateliers d’analyse, les responsables métier du périmètre
fonctionnel doivent être présents. Cela permet de travailler de manière
plus efficace. Le document de spécifications fonctionnelles est plus
ou moins conséquent en fonction de la méthode de gestion de projet
optée (classique ou agile).

8
LES ÉTAPES DE LA GESTION DE PROJET SIRH

PERSONNALISATION
Grâce au document de
spécification fonctionnelle,

3 l’éditeur va pourvoir effectuer

les différents paramétrages
et/ou développements
spécifiques. De son côté, le
client prépare les données à
importer dans le SIRH. Ensuite
la solution est livrée au client
sur un environnement de test.
REPRISE DE DONNÉES
SOYEZ MAÎTRE DE VOTRE SIRH
Selon le choix du client, il est possible
de faire un transfert de compétences
d’Adequasys à l’équipe du client en
charge de l’administration du SIRH.
Adequasys assure la formation et
explique le paramétrage effectué
pour que l’équipe du client puisse
effectuer lui même le paramétarge et la
maintenance évolutive.

PARAMÉTRAGES DÉVELOPPEMENTS

RECETTE
C’est le moment venu pour le client de tester la solution selon les indications
données par le consultant chef de projet SIRH côté éditeur (fonctionnalités

4
à tester, profils utilisateurs à utiliser…). L’objectif de la phase de recette est
de valider la conformité de la personnalisation vis-à-vis des spécifications
fonctionnelles préalablement établies. Selon la complexité des processus,
vous pouvez réaliser des cas de tests (par exemple, pour des révisions
salariales).

Ces tests, qui ont lieu durant la phase de paramétrages, peuvent être faits
par les utilisateurs RH dans un premier temps, puis par un groupe pilote
de personnes. Le consultant chef de projet SIRH côté éditeur, en fonction
de la demande du client, peut plus ou moins assister les utilisateurs. Le
projet peut être réajusté en fonction des demandes complémentaires
exprimées par les utilisateurs. Ces réajustements feront l’objet d’une étude
et d’un devis qui devra être validé par le client afin d’envisgaer une version
ultèrieure.

Une fois les éventuels bugs corrigés et les différents tests validés par le
client, il est temps de passer à la prochaine étape : la mise en production.

TESTS AMÉLIORATIONS VALIDATION

9
LES ÉTAPES DE LA GESTION DE PROJET SIRH

OPTIMISER LA MISE EN
PLACE DE VOTRE SIRH

MISE EN PRODUCTION : GO-NOGO

Cette dernière étape se matérialise par une réunion de Go-NoGo destinée
à valider la mise en production de la solution SIRH. Elle est indispendable

5
pour valider le lancement et permet de lever les éventuelles appréhensions
émises par le client. En fonction de l’ampleur du projet, il peut s’avérer
opportun de prévoir un calendrier de déploiement par pays, par division,
etc. Le SIRH est opérationnel, l’équipe projet du client se charge de la
communication aux utilisateurs et de l’accompagnement au changement.

LANCEMENT DÉPLOIEMENT

MEMO SIRH - LES ÉTAPES DE L’IMPLÉMENTATION D’UN SIRH

Lancement et Mise en
Analyse Personnalisation Recette
Cadrage production

1 2 3 4 5

10
LES ÉTAPES DE LA GESTION DE PROJET SIRH

L’ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT :
UN POINT CRUCIAL DE VOTRE PROJET SIRH

DONNER DU SENS À VOTRE PROJET LA COMMUNICATION ET LA FORMATION :

Le succès d’un projet passe bien évidemment
par la réussite de son implémentation technique
mais surtout par l’adhésion et la participation
des acteurs identifiés au préalable comme étant
essentiels au projet.
Il est alors indispensable de construire le
changement impliqué par la mise en place d’un
SIRH et ainsi de définir un cadre et une vision au
projet. Il s’agit d’identifier les différentes parties
prenantes, ou agents du changement, et d’étudier
leur niveau de maturité, de compréhension et de
résistance. L’enjeu est de recueillir leur besoins,
leurs attentes, leurs envies, leurs pratiques afin
de faciliter l’adhésion de tous.
Le diagnostic passe également par une
carthographie des risques et une étude
d’impact du changement (organisation,
management, business, culture d’entreprise...).
DEUX LEVIERS INDISSOCIABLES DU
CHANGEMENT
Encore une fois, pour que le changement
s’opère, l’agilité et l’adaptabilité sont de mise.
Il est primordial de cibler les opérations de
communication et de formation en fonction
du niveau d’implication des collaborateurs
dans l’utilisation du futur SIRH. Le planning
relatif au changement doit se calquer sur celui
concernant le lotissement du projet.
Le niveau de maturité, les types de populations,
le nombre de collaborateurs ciblés et leurs
éventuelles contraintes... sont des exemples de
paramètres à prendre en compte et à connaître
pour adapter le plan de communication et de
formation pour construire un dispositif sur-
mesure.

i
3 RAISONS POUR LESQUELLES DES PROJETS ÉCHOUENT,
ÉTUDE DELOITTE.

82% 72% 65%

de résistance au de non-compréhension des attentes
changement de ce qui est attendu des non réalistes
différentes parties prenantes

Trois points clès qui peuvent être traités via la conduite du changement.

11
LES ÉTAPES DE LA GESTION DE PROJET SIRH

EVALUER LES RÉSULTATS DANS LE CADRE
D’UN PROJET DE CHANGEMENT
L’objectif ici est de mesurer et d’analyser
différents indicateurs de performance identifiés
durant la phase de diagnostic. Ces indicateurs
peuvent être de type :
• opérationnel : réorganisation du service
administratif, évolution du logiciel...
• liés à la tenue du projet : planning, budget,
ressources, temps de formation...
• business : diminution du traitement des
absences de 60%, diminution du risque
d’erreur de 35%...
• culturel : augmenter la responsabilisation
des collaborateurs, développer une culture de
la performance...
Cette analyse peut se matérialiser par exemple
par la mise en place d’enquêtes de satisfaction
qui peuvent être organisées à plusieurs reprises,
ceci afin de mesurer l’évolution des résultats
dans le temps.
ASSURER LA CONDUITE DU CHANGEMENT
SUR LE LONG TERME
Il est important de mettre en place différents
points d’étape sur le long terme pour continuer
à analyser les objectifs fixés et mesurer leur
évolution. Le but est également de s’assurer
que l’ensemble des outils de formation et de
communication sont à jour afin de bien accueillir
les nouveaux utilisateurs.

ELSA BERTHAULT, CONSULTANTE RH CHEZ AXIUM

Le premier objectif de la conduite du changement réside dans l’adhésion des principaux

acteurs d’un projet. Pour cela il est nécessaire d’aller au-devant de ces acteurs,
d’échanger avec eux, de comprendre leurs attentes et de mettre en place des dispositifs
de concertation et de coopération. Pour ce faire, il s’agit de comprendre les attentes des
différentes parties prenantes du projet et de leur proposer des actions de communication,
de formation et d’accompagnement pour qu’ils réalisent au mieux le projet proposé.
Un projet sans adhésion est obligatoirement voué à l’échec. Ce travail de recherche
d’adhésion est une forme de marketing interne. Faire adhérer devient le maître-mot
dans un environnement où il y a une multitude de projets et donc de sollicitations mais
également dans un contexte où de plus en plus de personnes veulent comprendre
pourquoi et donner un sens à leurs actions.

12
BIEN RÉDIGER LE CAHIER DES CHARGES SIRH
LA PHASE POST-PROJET
DEBRIEFING
Félicitations ! Après de nombreuses heures
de travail et d’effort, votre SIRH est disponible.
Toutefois, il est très important de réunir toute
l’équipe projet et de tirer ensemble les
enseignements de cette expérience. L’objectif
est de :
• Déterminer les bonnes pratiques
• Faire un état des lieux des éventuelles erreurs
commises durant le projet
• Evaluer la relation entre l’éditeur et le client
• Obtenir un feedback de l’ensemble des
membres de l’équipe projet
• Reconnaître et féliciter le travail effectué
Dans un souci de cohésion d’équipe et
d’efficacité dans la gestion des projets futurs, il
est indispensable de consacrer du temps à cette
phase de débriefing.
ENSEMBLE, CONSTRUISONS
VOTRE SIRH
MAINTENANCE EVOLUTIVE
Une fois le SIRH déployé, il est essentiel de
continuer à mesurer l’adoption du service par
les utilisateurs via notamment des enquêtes
de satisfaction. Le but étant d’identifier
des éventuels points d’amélioration ou des
nouvelles fonctionnalités attendues par les
utilisateurs.
Bien souvent, les éditeurs mettent à disposition
des nouvelles versions de leur solution afin
d’ajuster l’évolution des technologies, d’ajouter
de nouvelles fonctionnalités ou d’améliorer
l’ergonomie de l’application.
De manière générale, l’amélioration et
l’évolution des processus RH est nécessaire
pour assurer un certain confort aux utilisateurs
et pour répondre aux enjeux économiques de
l’entreprise.
13
 LE PILOTAGE
DU PROJET SIRH

14
LE PILOTAGE DU PROJET SIRH

GESTION DE PROJET SIRH : CLASSIQUE VS AGILE

MÉTHODE CLASSIQUE

MÉTHODE AGILE

En méthode classique, le projet est découpé en plusieurs lots. Un lot est livré dans un
délai en général de 3 mois. Moment où lequel le client peut demander des ajustements
mineurs sur le lot livré.

En méthode agile, le projet est découpé en plusieurs itérations de 3 semaines qui

s’inscrivent dans un ou plusieurs lots. Contrairement aux délais et aux coûts, le périmètre
n’est pas figé au départ et peut varier à chaque itération. A la fin de chaque itération,
l’équipe montre au client les réalisations pour recueillir du feedback et des nouvelles
idées. De cette manière, les erreurs sont mises en évidence au plus tôt. Ainsi, on peut
les modifier ou les rectifier en adaptant les tâches des itérations à venir, en fonction des
volontés du client. L’objectif est de co-construire progressivement le SIRH en impliquant
beaucoup plus les utilisateurs.

15
LE PILOTAGE DU PROJET SIRH

LES ACTEURS DU PROJET SIRH ET LEURS RÔLES

CHEF DE PROJET CÔTÉ CLIENT

Véritable chef d’orchestre du projet, le chef de projet construit et
coordonne une équipe afin de de mener à bien le projet confié. La
réussite de sa mission passe par sa capacité à :
- se rendre disponible,
- respecter le périmètre, les délais et le budget,
- coordonner les différents intervenants, RH, informatique,
éditeur...
- identifier et gérer les risques,
- s’adapter aux éventuels aléas du projet,
- gérer le stress.

Lors de l’implémentaion du SIRH, il est l’interlocuteur privilégié

du Consultant chef de projet SIRH côté éditeur.

L’EQUIPE PROJET
L’équipe projet est majoritairement composée de collaborateurs
directement concernés par le projet : le chef de projet, un ou
plusieurs responsables «métier» et des membres de l’équipe RH.
D’autres personnes peuvent intervenir de manière plus ou moins
récurrente lorsque les sujets sont de l’ordre technique, contractuel
ou encore lié à la formation et la communication. En fonction du
budget alloué au projet : cette équipe peut être complétée par
une personne dédiée à la conduite du changement.

CONSULTANT CHEF DE PROJET SIRH CÔTÉ ÉDITEUR

Son rôle est d’accompagner et conseiller le client dans la mise
en oeuvre du SIRH. Il est présent avant, pendant et après le projet.
Sa connaissance de la solution et son expertise lui permettent
de bien orienter le client dans la mise en place d’une solution
adaptée à ses besoins. Bien évidemment, le consultant chef de
projet SIRH ne travaille pas tout seul. Il compose avec l’ensemble
des ressources disponibles en interne pour s’engager et respecter
les délais de livraison de la solution.

16
LE PILOTAGE DU PROJET SIRH

LES INSTANCES DE DÉCISION D’UN PROJET SIRH

COMITÉ PROJET OU « COPRO » COMITÉ DE PILOTAGE « COPIL »

MEMBRES
Les membres Un
Un coordinateur Un du comité représentant de
fonctionnel ou coordinateur de projet la DRH
chef de projet IT
côté client

Un chef Un Un représentant
de projet SIRH représentant de contractuel
côté éditeur la DSI côté éditeur

MISSIONS

Suivre le bon déroulement Suivre le déroulement du projet, l’avancée, les

et l’assignation des activités à l’équipe projet
Actualiser le planning du projet
Coordonner les interventions
dans le respect du planning
activités prévues, le planning, la consommation
du projet et l’atteinte des objectifs
Arbitrer et prioriser les points nécessaires
Assumer la conduite stratégique du projet

Suivre et anticiper les charges de mise en Entendre les risques et alertes identifiés
place et la consommation du budget
Valider ou refuser les propositions d’action
Fixer les objectifs et les directions à prendre du comité projet

Identifier les difficultés et mettre en place Allouer les ressources et les moyens
des solutions
Intégrer les sponsors
Alerter le COPIL sur les risques identifiés et
prévoir des actions
pour les réduire
FRÉQUENCE
DES
RÉUNIONS

Fréquence déterminée Une fois par mois

en amont du projet. durant la phase d’implémentation

17
LE PILOTAGE DU PROJET SIRH

6 RÈGLES D’OR POUR RÉUSSIR VOTRE PROJET SIRH

DÉFINIR UN POINT
DISPOSER D’UN SPONSOR DE CONTACT UNIQUE
Le sponsor, qui est souvent le DRH Ce point de contact unique
ou un membre de la direction, permet de est généralement le chef de projet.
donner plus de poids à votre projet. Sa présence est essentielle car il va
Il est un allié de taille dans la prise de organiser les échanges entre l’éditeur
décisions et la réussite et les membres de l’équipe projet.
de votre projet.

ÊTRE DISPONIBLE
S’APPUYER SUR UNE La mise en place d’un SIRH
MÉTHODOLOGIE D’IMPLÉMENTATION demande du temps. Veillez
QUI A DÉJA FAIT SES PREUVES à vous rendre disponible !
La gestion de projet ne s’improvise pas.
Cela nécessite de l’organisation et de
l’expérience. Collaborer avec des
éditeurs expérimentés, c’est donner
toutes les chances au projet d’aboutir. ASSURER UNE BONNE
CONDUITE DU CHANGEMENT
Avant, pendant et
après la mise en place du SIRH.
Cela passe bien évidemment
par un dispositif de communication
TRAVAILLER EN ÉQUIPE & et de formation sur-mesure.
AVOIR UNE ATTITUDE CONSTRUCTIVE
Côté client ou côté éditeur, on poursuit
tous le même objectif : la réussite
du projet ! Chacun doit veiller
à conserver une attitude positive
avec une volonté de co-construire
et de trouver des solutions ensemble,
même si il y a des imprévus.

18
 CONCLUSION

Respect du planning, gestion d’équipe, conduite du

changement, maîtrise du budget sont autant de défis à
relever et inhérents à l’implémentation d’un SIRH. Tel est
le rôle du chef de projet : faire en sorte que le projet soit
une réussite. Pour cela, il s’appuie sur une méthodologie
bien précise et est épaulé à la fois par son équipe, le
comité de pilotage et l’éditeur.

L’implémentation d’un SIRH demande un effort

certain mais nécessaire pour les RH, le bien-être des
collaborateurs et la performance de l’entreprise. Le
choix d’une solution globale et personnalisable simplifie
l’implémentation et l’évolution du SIRH et facilite son
adoption par les collaborateurs.

« La confiance est un élément majeur : sans elle, aucun

projet n’aboutit ». Eric Tabarly, Navigateur français.

19
 GUIDE SIRH

À DÉCOUVRIR PROCHAINEMENT

SAAS, LICENCE OU HYBRIDE

QUEL MODE D’ACQUISITION CHOISIR ?

20
A propos d’Adequasys
Adequasys est éditeur et intégrateur de Système Informatique de gestion
des RH. L’application SIRH couvre l’intégralité des processus RH dans une
seule et même application : portail RH, organisation, recrutement, gestion
administrative RH, gestion des temps et des activités et développement
des talents.

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