GUIDE SIRH

LICENCE,
LICENCE HÉBERGÉE,
OU SAAS

Quel mode d’acquisition choisir ?

Sommaire
Introduction....................................................................................................................................................3

Définitions : Licence, Licence Hébergée, SaaS....................................................4

Mode Licence ou On Premise.......................................................................................................................5

Mode Licence Hébergée ou Hybride........................................................................................................6

Mode SaaS...............................................................................................................................................................7

Avantages et points de vigilance................................................................................8

Mode SaaS...............................................................................................................................................................9

Mode Licence ou On Premise......................................................................................................................10

Mode Licence Hébergée ou Hybride.......................................................................................................10

Clauses spécifiques au contrat SaaS......................................................................11

Licence, Licence Hébergée, SaaS : faites votre choix.....................................13
3 points clés pour vous guider...................................................................................................................14

En images, ça donne quoi ?..........................................................................................................................15

5 idées reçues sur le mode SaaS..............................................................................16

Idée reçue n°1 : Le SaaS limite les possibilités de paramétrage du produit....................17

Idée reçue n°2 : Le SaaS présente des risques de sécurité des données.........................17

Idée reçue n°3 : la confidentialité des données n’est pas préservée ..................................17

Idée reçue n°4 : lorsque je résilie mon abonnement, je perds l’accès à toute mes données...17

Idée reçue n°5 : le mode SaaS coûte moins cher.........................................................................................................17

Conclusion....................................................................................................................................................18

A découvrir prochainement : Les sources de ROI d’un SIRH (2ème édition)....................19

À propos d’Adequasys.............................................................................................................................20

2
INTRODUCTION
D’après une étude menée par IDC France, le marché du
SaaS continue sa progression en France et séduit de plus
en plus d’organisations. Les solutions de gestion RH font
partie du top 3 des marchés impactés par une demande
de plus en plus importante de solutions en mode
SaaS. Toutefois le mode Licence, appelé également On
Premise, ainsi que le mode Hybride ne sont pas en reste
et continuent de répondre aux besoins de nombreuses
entreprises.

Ce guide a pour objectif de vous apporter un éclairage

sur les différents modes d’acquisition d’une application
RH. Cela passe par une définition et une mise en exergue
des principales différences entre le SaaS, la Licence,
et le mode Hybride. Les avantages et inconvénients de
chacun seront ainsi présentés tout en vous alertant sur
les éventuelles clauses contractuelles à prendre en
compte dans votre choix.

Adequasys vous souhaite une agréable lecture et reste

à votre disposition pour toute demande d’informations
complémentaires concernant l’acquisition d’un SIRH.

3
DÉFINITIONS
LICENCE,
LICENCE HÉBERGÉE,
& SAAS

4
DÉFINITIONS : LICENCE, LICENCE HÉBERGÉE & SAAS

L’entreprise
a acquis un
droit perpétuel
d’utilisation de
Mode l’application RH.

Licence ou
On Premise
Les données
sont hébergées
chez le client.
L’entreprise bénéficie
d’une licence
d’utilisation de
l’application RH et
les données sont
hebergées sur ses
propres serveurs.

Votre société

Il s’acquitte du paiement des droits d’une

licence auprès de l’éditeur, à cela s’ajoute le Données
paiement annuel d’une maintenance. Le tarif
de la maintenance équivaut généralement à
un pourcentage du tarif des licences. Nous
Postes de travail
reviendrons plus tard sur ce qui est compris
dans les prestations de maintenance.

Serveur

Application RH

5
DÉFINITIONS : LICENCE, LICENCE HÉBERGÉE & SAAS

Mode
Les données sont
Licence herbergées dans
le cloud
hébergée
ou Hybride

L’entreprise a acquis un
droit perpétuel d’utilisation
de l’application RH.

Votre société

Dans ce cas, le client bénéficie toujours d’une

licence d’utilisation du logiciel RH. Cependant, Données
la solution est installée sur des serveurs
hébergés dans des datacenters. L’éditeur de
l’application RH prend en charge l’exploitation
Postes de travail
des infrastructures IT et en contre-partie,
le client verse un loyer qui couvre les frais
d’hébergement et de monitoring de l’application.
Serveur

Application RH

6
DÉFINITIONS : LICENCE, LICENCE HÉBERGÉE & SAAS

Les données sont

Mode herbergées dans
le cloud
SAAS (Software As A Service)
Le SIRH est mis à disposition
comme un « service »

L’application
est louée par
le prestataire

Dans ce cas, le client ne bénéficie plus d’une licence

d’utilisation du logiciel SIRH. Il n’achète plus un produit
mais loue un service. Le logiciel, sa maintenance et
l’hébergement sont intégrés dans un loyer. Le logiciel
est délocalisé et accessible à distance par réseau,
moyennant un abonnement auprès de l’éditeur.
L’hébergement des données peut se faire sur des
Votre société
serveurs mutualisés ou sur des serveurs dédiés.

Si vous souhaitez que vos données soient hébergées Données

sur un serveur qui n’est pas partagé avec d’autres
clients, vous devrez opter pour un serveur dédié. Les
éditeurs ne proposent pas tous une solution dédiée,
si c’est le cas, le coût de l’abonnement sera plus Postes de travail
élevé, tout comme le niveau de personnalisation de
l’application.
Serveur
Le SaaS réduit les délais car l’éditeur a déjà
l’infrastructure et que le client s’adapte au standard de
l’éditeur (ce qui réduit la phase de personnalisation). Application RH

7
AVANTAGES
& POINTS DE VIGILANCE
LICENCE,
LICENCE HÉBERGÉE,
& SAAS

8
AVANTAGES & POINTS DE VIGILANCE : LICENCE, LICENCE HÉBERGÉE & SAAS

SAAS
+ !
Coût : l’investissement initial est faible Coût : le mode SaaS sur le long terme
puisque vous souscrivez à un abonnement peut s’avérer plus onéreux que le mode
périodique. Licence.

Maintenance : la maintenance, les Sécurité : le stockage de vos données

performances et les mises à jour de
l’application SIRH sont incluses dans
l’abonnement et gérées par l’éditeur.
Souplesse de paiement : le coût
est calculé en fonction du nombre
d’utilisateurs (ou du nombre de
collaborateurs) et du nombre de
modules gérés dans l’application : la
solution s’adapte à votre utilisation.
Optimisation des ressources internes :
le mode SaaS est adapté pour les
organisations qui ont une équipe IT
restreinte (ou dont la vocation n’est pas
de gérer les applications RH) et des
infrastructures limitées.
et leur protection ne dépendent pas de
vous.
Performance : l’accès à l’application se
fait uniquement via Internet.
Interopérabilité : l’intégration au SI et
les échanges avec d’autres applications
sont parfois plus compliqués.
Flexibilité : généralement, un éditeur
SaaS impose ses règles en termes
d’hébergement et de protection des
données, de sécurité, de période et de
fréquence des mises à jour et de niveau
de personnalisation : c’est au client de
s’adapter !

i
AVEC ADEQUASYS,
ALLIEZ SÉCURITÉ, FLEXIBILITÉ ET
PERSONNALISATION
Dans le cadre des contrats SaaS proposés par Adequasys, le
client peut choisir lui-même le meilleur timing pour réaliser
ses montées de version. Il est prévu une montée de version par
année planifiée avec le client. Les données de chaque client
sont hébergées sur des serveurs dédiés, ce qui permet de
garantir la sécurisation des données et de l’infrastructure, et de
proposer un haut niveau de personnalisation de l’application.

9
AVANTAGES & POINTS DE VIGILANCE
VIGILANCE: :LICENCE,
LICENCE,LICENCE
LICENCEHÉBERGÉE
HÉBERGÉE&&SAAS
SAAS

LICENCE

+ !
Coût : le coût initial de la solution est
élevé mais la redevance est unique.
Sécurité : les données sont hébergées
dans vos infrastructures que vous
contrôlez totalement.
Interopérabilité : l’interface avec
d’autres applications de votre système
d’information est facilitée, de même
pour l’authentification des utilisateurs
(SSO).
Performance : accès possible à
l’application sans connexion à Internet.
Coût : le coût d’acquisition peut
représenter un certain investissement.
C’est pourquoi il est essentiel d’avoir bien
cadré son besoin pour avoir une idée
représentative du prix de la solution.
Mises à jour : les mises à jour et la
maintenance nécessitent souvent des
frais supplémentaires.
Maintenance : garder la maîtrise de
l’application en interne nécessite des
ressources humaines, techniques et
matérielles plus importantes.
Sécurité : votre infrastructure pourrait
avoir accès aux données confidentielles
puisqu’elle gère vos serveurs.

LICENCE
HÉBERGÉE

La licence hébergée permet d’acquérir une solution SIRH tout en confiant la gestion
des infrastructures IT et la sécurisation des données à un tiers.

La licence hébergée, par rapport au SaaS, est moins coûteuse sur le long terme. Par
rapport à la licence, elle permet de simplifier la gestion de l’hébergement.

Le prix de la licence équivaut souvent à environ 3 années d’abonnement en SaaS.

Si vous gardez votre application 6 ans c’est comme si vous payez 2 fois la licence.
Pour une longue utilisation, le mode Licence Hébergée est plus intéressant
financièrement.

10
CLAUSES
SPÉCIFIQUES
AU CONTRAT SAAS

Cette partie n’a pas vocation à détailler l’ensemble

des clauses d’un contrat SaaS mais simplement à
vous alerter sur certains éléments à prendre en
considération avant de vous orienter vers un mode
d’acquisition.

11
CLAUSES SPÉCIFIQUES AU CONTRAT SAAS

CONTRAT
SAAS

CLAUSES COMMUNES

Coût fixe de démarrage (mise en

œuvre du logiciel et formation)

Le client n’a pas le droit

d’accéder aux codes sources du
logiciel sauf en cas de défaillance
de l’éditeur.

CLAUSES
SPÉCIFIQUES

ABONNEMENT
Il inclut la maintenance et les
montées de versions.
CLAUSE DE RÉVERSIBILITÉ
Cette clause, obligatoire, donne
la possibilité à une entreprise de
récupérer ses données dès qu’une
des parties résilie le service. Veillez
donc à ce que cette clause figure
bien sur le contrat.
CLAUSE DE RÉTENTION
En cas de perte de vos données,
cette clause précise quelles sont les
backups proposés par l’éditeur ainsi
que les conditions vous permettant
de récupérer vos données.
DAT
(Document d’Architecture Technique)
Il précise ce qui va être mis en
place dans les infrastructures
d’hébergement pour assurer le bon
fonctionnement de la solution.
Les pré-requis techniques pour installer
l’application dans vos infrastructures ne sont
fournis qu’en mode Licence.
SLA
(Service Level Agreement)
Il définit les engagements
de disponibilité et la rapidité
d’intervention du prestataire.
RGPD (Réglementation Générale pour la Protection des Données)
Cette partie précise les dispositions
prises par le prestataire en matière
de sécurité et de protection des
données.

12
FAITES VOTRE CHOIX
LICENCE,
LICENCE HÉBERGÉE,
OU SAAS

13
FAITES VOTRE CHOIX : LICENCE, LICENCE HÉBERGÉE OU SAAS

3 POINTS CLÉS POUR VOUS GUIDER

Il est difficile de donner une réponse ferme tant les besoins, les spécificités et les
politiques menées dans le cadre de l’acquisition de solutions informatiques diffèrent
selon les entreprises. Cependant, 3 points clés peuvent vous guider :

FONCTIONNEL
Les possibilités de
configuration et de
personnalisation peuvent
varier selon le mode
d’acquisition. Identifiez
précisément vos besoins
fonctionnels afin de vous
orienter vers le mode le plus
adéquat.
COÛT
En fonction du budget alloué pour le
projet et de la politique de l’entreprise,
soit vous devenez «propriétaire»
(ce qui engendre des charges
supplémentaires pour des montées de
version par exemple), soit vous êtes
locataire (ce qui signifie notamment que
les montées de versions sont incluses
dans le loyer). Toutefois, le coût
d’acquisition de la solution
en mode Licence est moindre
sur le long terme.

LA POLITIQUE
DE SÉCURITÉ
La politique de sécurité du réseau
informatique est un document
générique qui définit les règles
d’usage du réseau et des systèmes
d’information. Le choix du mode
d’acquisition doit être conforme à
cette politique. C’est pourquoi, il est
indispensable de rassembler la DSI et
le prestataire pour identifier ensemble
quel est le mode d’acquisition qui
répond le mieux aux contraintes
imposées.

Licence, Hybride ou SaaS, cela dépend de la manière dont votre entreprise fonctionne,
notamment des modèles d’investissement, du niveau de risques et de confidentialité
des données RH, du lieu où vous souhaitez stocker les données, et de la maintenance
du logiciel. Souvenez-vous qu’en général le principe du SaaS est de vous adapter aux
standards de l’éditeur car le programme est souvent mutualisé entre les clients. Prenez
le temps d’étudier l’ensemble de ces éléments pour vous assurer de faire le bon choix.

14
FAITES VOTRE CHOIX : LICENCE, LICENCE HÉBERGÉE OU SAAS

EN IMAGES, ÇA DONNE QUOI ?

Nous ne disposons pas des ressources

internes nécessaires pour assurer la
gestion et la maintenance d’une
solution SIRH.

SaaS

Notre politique de sécurité

n’autorise pas l’hébergement
de données RH par des tiers.

Licence

Nous souhaitons investir dans une solution

SIRH en réduisant les coûts tout en confiant
la gestion de l’hébergement à des tiers
pour être indépendant de l’infrastructure
interne.
Hybride

15
5 IDÉES REÇUES
SUR LE MODE SAAS

16
5 IDÉES REÇUES SUR LE MODE SAAS
1 LE SaaS LIMITE LES
POSSIBILITÉS D’EVOLUTIONS
DU PRODUIT
Bien au contraire, lorsqu’une entreprise utilise
une solution en mode SaaS, elle bénéficie de
l’ensemble des mises à jour et des nouvelles
fonctionnalités réalisées par l’éditeur. La
limite du mode SaaS réside dans sa capacité
à personnaliser et adapter sa solution en
fonction du contexte de l’entreprise. Toutefois,
certains éditeurs, comme Adequasys, offrent
des niveaux de personnalisation élevés et ce,
même en mode SaaS.
2
LE SaaS PRÉSENTE DES RISQUES
DE SÉCURITÉ DES DONNÉES
Le niveau de risque n’est pas forcément plus
élevé en matière de sécurité des données
lorsqu’une organisation opte pour le SaaS.
Cela dépend, d’une part, de la politique menée
en matière de sécurité au sein de l’entreprise,
et d’autre part, des exigences que le client
fixe au prestataire en matière d’hébergement
des données. C’est pourquoi une entreprise
se doit, avant de prendre la décision d’opter
pour le mode SaaS, de réaliser une analyse
des risques (gouvernance, dépendance
technologique, localisation des données, etc.).
Ensuite, l’entreprise sera plus à même de
définir ses exigences en matière de sécurité et
de choisir l’infrastructure d’hébergement des
données la plus adaptée.
3 EN MODE SaaS, LA
CONFIDENTIALITÉ DES
DONNÉES N’EST PAS
PRÉSERVÉE
La confidentialité des données ne
dépend pas réellement du mode
SaaS. Cela est majoritairement
du ressort de l’entreprise et de sa
capacité à respecter notamment
la Réglementation Générale de
Protection des Données.
4 EN MODE SaaS,
LORSQUE JE RÉSILIE
MON ABONNEMENT,
JE PERDS L’ACCÈS À
TOUTES MES DONNÉES
Un contrat SaaS dispose d’une
clause de réversibilité. Cette clause
permet de récupérer les données
présentes dans l’application RH dès
lors que l’abonnement prend fin.
5
LE SaaS EST MOINS
CHER !
Le coût de la Licence est souvent
équivalent à 3 années de SaaS.
C’est-à-dire que si vous gardez votre
application 6 ans c’est comme si vous
payez 2 fois la licence...
17
CONCLUSION

Le choix du mode d’acquisition est stratégique.

C’est l’une des conditions importante de la réussite
d’un projet d’implémentation d’un logiciel. Alors
quel mode d’acquisition choisir ? Licence, Hybride
ou SaaS ? Il n’y a pas de vraie bonne réponse. Cela
dépend de votre contexte, de votre politique en
matière de sécurité, de vos ressources…. Même si la
tendance est aujourd’hui clairement au SaaS, il faut
veiller à prendre en compte les caractéristiques
propres à chacun des modes (conditions,
maintenance, coûts, etc.) pour être certain de
prendre la bonne décision.

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 LIVRE BLANC

À DÉCOUVRIR POUR VOS PROJETS RH

LES SOURCES DE ROI D’UN SIRH

2ème édition

19
A propos d’Adequasys
Adequasys est éditeur et intégrateur de Système Informatique de gestion
des RH. L’application SIRH couvre l’intégralité des processus RH dans
une seule et même application : Portail RH, Organisation, Recrutement,
Gestion Administrative, Gestion des Temps & Activités et Développement
des Talents, etc.

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