GUIDE SIRH

METTRE EN PLACE UN PROJET SIRH

CADRER SON PROJET

www.adequasys.com
Introduction...................................................................................................................................................3
La gestion de projet : les bonnes pratiques...........................................................4
Définir les objectifs..............................................................................................................................................5
Définir les ressources........................................................................................................................................5
Définir un macro planning...............................................................................................................................6
S’entourer des bonnes personnes.............................................................................................................7
Définir les règles de communication........................................................................................................8
Réaliser un tableau de bord...........................................................................................................................8
Comment cadrer un projet SIRH ?..............................................................................9
Etudier l’existant.................................................................................................................................................10
Recueillir les besoins, définir le périmètre, définir le type d’outil...........................................11
Réaliser et analyser différents scénarios du SIRH cible...............................................................12
Analyser les solutions du marché.............................................................................................................13
Adequasys : la solution SIRH pour transformer vos RH.......................................................13
Définir un schéma directeur SIRH.............................................................................................................14
Sélectionner les solutions SIRH.........................................................................................................14
Etablir une roadmap du SIRH...............................................................................................................14
Présenter le schéma directeur SIRH...............................................................................................14
Faire appel à Adequasys pour construire sa roadmap SIRH............................................14
Répondre aux obligations légales : RGPD, CNIL, IRP ......................................................15
Respecter le Règlement Général pour la Protection des Données (RGPD).........15
Adequasys SIRH et DPO consulting s’associent pour la mise en conformité des
ressources humaines au RGPD..........................................................................................................15
Effectuer une déclaration à la CNIL.................................................................................................15
Consulter les Instances Représentatives du Personnel (IRP).........................................15
Conclusion....................................................................................................................................................16
Votre prochain guide SIRH....................................................................................................................17
À propos d’Adequasys.............................................................................................................................18

2
 INTRODUCTION

Le cadrage est une étape indispensable dans

l’élaboration d’un projet SIRH. En plus d’établir le
périmètre du projet, cette phase met en exergue
la réelle valeur ajoutée du projet pour l’entreprise.
Il est primordial de prendre le temps de définir les
objectifs en lien avec les orientations stratégiques
de l’entreprise et de constituer une équipe à la
hauteur afin d’assurer la réussite du projet.

Le diagnostic, le recueil des besoins, l’analyse des

risques ont un impact clé sur le choix de la solution
et sur l’atteinte des objectifs. Une fois la solution
retenue, il faut réfléchir à la façon de l’implémenter,
et anticiper toutes les obligations légales. Ce livre
blanc n’a pas la vocation de vous donner la formule
magique pour bien cadrer votre projet SIRH mais
il constitue une première base solide pour ne pas
oublier les éléments essentiels !

3
LA GESTION DE PROJET
LES BONNES PRATIQUES

4
LA GESTION DE PROJET LES BONNES PRATIQUES

DÉFINIR DÉFINIR
LES OBJECTIFS LES RESSOURCES
Pour fixer les objectifs du projet, il faut bien avoir
en tête les enjeux de la mise en place du SIRH.
Ces derniers dictent les contraintes éventuelles,
et placent le projet dans un contexte réel
d’entreprise (par exemple, prévoir de mettre Budget
en production un module de gestion des Le montant aura un impact sur le
évaluations au milieu de la campagne n’aurait choix de la solution.
pas de sens). La connaissance des enjeux
du projet est indispensable pour déterminer
correctement les objectifs à atteindre.

Les objectifs du projet peuvent être classés sous

plusieurs thématiques : techniques, temps,
budgétaires. Ces objectifs permettent de
s’assurer que le projet avance convenablement,
et ils permettront d’en juger la réussite à l’issue Ressources Humaines
Faire un état des lieux des
du lancement du SIRH.
compétences et personnes
à mobiliser sur le sujet. Cela
permettra notamment de prendre
des décisions sur le choix par
de se faire accompagner par un
consultant externe.
Objectifs Déterminer les livrables du projet
techniques Respecter des contraintes techniques
Etc.

Objectifs Fixer la date de début du projet

temporels Déterminer les phases de validations
intermédiaires
Planifier une période de tests
Définir une phase pilote Matériel, technique
Déterminer la date de Hébergement, règles de sécurité,
lancement du SIRH
moyens de communications, etc.
Etc.

Objectifs Définir le budget alloué et à ne pas

budgétaires dépasser
Définir les conditions de règlement
ou de facturation
Etc.
Contraintes éventuelles
Processus de validation,
planning de réalisation, etc.

5
LA GESTION DE PROJET LES BONNES PRATIQUES

DÉFINIR
UN MACRO-PLANNING

Le macro-planning est la route principale à suivre tout au long

du projet. Ainsi, il répartit sur un axe temporel l’ensemble des
opérations à mener pour réaliser le projet. Il convient ainsi
de lister les tâches importantes du projet tout en indiquant
une date de début et une date de fin. Il ne doit pas être trop
détaillé. Il doit seulement rappeler les étapes principales
du projet afin de donner un aperçu de son déroulement à
l’ensemble des ressources humaines mobilisées sur le sujet.
Bien évidemment, ce macro-planning peut être revu au fur
et à mesure de l’avancement du projet.

MACRO-PLANNING DÉPLOIEMENT SIRH

Phase 1 Phase 2 Phase 3 Phase 4

1er trimestre 2018 2ème trimestre 2018 3ème trimestre 2018 2ème trimestre 2019
Cadrage Consultation Mise en place Analyse des résultats
du projet SIRH avec choix du SIRH du SIRH du 1er lot

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LA GESTION DE PROJET LES BONNES PRATIQUES

S’ENTOURER
DES BONNES PERSONNES

La réussite d’un projet SIRH est fortement conditionnée par la cohésion et le travail en
commun de l’équipe projet. Les bonnes personnes seront particulièrement impliquées
pendant toute la durée du projet. Il ne faut pas se limiter aux personnes qui vont prendre en
main la conception et la réalisation mais réfléchir à toutes les personnes qui pourront avoir
un impact sur la bonne réalisation du projet.

Ainsi le cœur de l’équipe projet peut être composé des personnes suivantes :
• Les acteurs de la DRH : Assistant RH, Responsable RH, DRH
• Les acteurs de la Finance et de la Comptabilité : Comptable, etc.
• Les acteurs de la DSI : Chef de projet SI, etc.
• Les acteurs du juridique (notamment pour le respect du RGPD et les déclarations à la CNIL)
• Etc.

Cette équipe projet doit être animée et coordonnée par un chef de projet en capacité de
trancher et de prendre des décisions.

Il faut veiller à ce que les rôles des membres de l’équipe soient clairement définis et que
le projet soit soutenu par un sponsor. Le sponsor est généralement un membre du comité
de direction.

UTILISER LA METHODE RACI

L’acronyme RACI, de l’anglais

Qui
« Responsible, Accountable, Quoi
Consulted, Informed », désigne DRH RRH DSI Juridique
une matrice organisationnelle
sous forme de tableau d'affectation Tâche 1 A R C I
de ressources répartissant les Tâche 2 A A/R C C/I
fonctions et les responsabilités
entre les différents acteurs d’un Tâche 3 R A R I
projet. Tâche 4 R C A/R I
Le R est utilisé pour désigner le
réalisateur ou le responsable de l’action. Le A est celui qui assume ou approuve l’action. Le C est
attribué aux personnes qui sont consultées afin d’obtenir leur opinion. Le I est utilisé pour désigner
les personnes qui doivent seulement être informées.

7
LA GESTION DE PROJET LES BONNES PRATIQUES

DÉFINIR
LES RÈGLES DE COMMUNICATION
Cette étape est très importante car elle va structurer les échanges entre les personnes qui
vont travailler sur le projet. Il est essentiel de bien définir des règles afin que chacun ait le bon
niveau d’informations mais aussi la même manière de communiquer.

Généralement établies pour la durée totale du projet, elles peuvent porter sur :
• La formalisation des documents du projet
• Le lieu de stockage des documents
• La périodicité des réunions d’informations ou de travail
• La communication à établir avec le prestataire concernant le projet…

L’objectif est d’établir des règles de communication efficaces afin que l’ensemble des parties
prenantes au projet ait accès aux informations nécessaires sur l’état d’avancement du projet.

RÉALISER UN
KPI de coût
TABLEAU DE BORD ou de performance
pour mesurer la
gestion du budget
Le tableau de bord met en exergue les
éléments clés d’un projet et aide à piloter KPI de délai
l’avancement du projet de manière ou de pilotage
proactive. Ce document, dans lequel sont pour mesurer
l’avancement temporel
inclus des indicateurs de performance,
du projet
donne une vision synthétique de KPI de ressources
l’avancement du projet. ou d’efficience
pour mesurer la
Ces indicateurs de performance ou KPI (Key Performance Indicators) productivité des
ressources humaines
sont souvent liés aux ressources déployées pour le projet et peuvent
sur le projet
être regroupées sous 3 thématiques.

En plus d’indicateurs quantitatifs, le tableau de bord peut intégrer

des indicateurs qualitatifs liés à l’équipe projet, aux relations avec
les fournisseurs, etc. Indispensable dans la gestion de projet, le
tableau de bord facilite la prise de décision et permet de maintenir
l’implication des membres du groupe projet.

8
 COMMENT
CADRER UN PROJET SIRH ?

9
COMMENT CADRER UN PROJET SIRH ?

ETUDIER L’EXISTANT
Avant de définir la trajectoire de son SIRH, il faut commencer par effectuer un état des lieux
de la situation actuelle. Il convient alors de balayer l’ensemble des processus RH et de se
poser les questions suivantes :

• Quels sont les enjeux actuels et futurs des processus RH ?

• Quels sont les outils utilisés actuellement ? Quelle est leur couverture fonctionnelle ?
• Quelles sont les améliorations à apporter ?
• La manière dont sont traités les processus RH métiers répond-elle aux besoins ?
• Quels processus RH sont déjà informatisés dans un SIRH ?
• Etc.

D’où l’importance de construire une équipe projet en mesure de répondre à la majorité de

ces questions. Ensuite, il est à votre convenance de mettre en œuvre, en fonction du contexte
de l’entreprise, les moyens pour recueillir l’ensemble des données, des besoins fonctionnels
et les attentes de l’organisation. Cela peut se faire sous formes d’entretiens, d’ateliers, de
questionnaires, etc.

CARTOGRAPHIER LES PROCESSUS RH

Une cartographie est la représentation graphique d’un
processus, d’une organisation et des outils. L’objectif est
de donner, sur un seul document une vision globale et
fonctionnelle des processus et leurs outils, de réaliser
un état des lieux des processus RH et d’identifier les
processus RH à optimiser.

Organisation Gestion
Administrative

Paie GTA

Reporting RH
Recrutement

Formation GPEC Entretiens &

Evaluations

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COMMENT CADRER UN PROJET SIRH ?

RECUEILLIR LES BESOINS

DÉFINIR LE PERIMÈTRE ET LE TYPE D’OUTIL

Le périmètre
fonctionnel
Quels sont les
processus RH Le périmètre géographique
à traiter ? Faut-il déployer le SIRH sur tout le
périmètre de l’entreprise ? Doit-on se
concentrer sur un pays en particulier ?
Y-a-t-il des processus RH spécifiques à
chaque pays dont le SIRH
doit tenir compte ?
Etc.
La population concernée
La mise en place du SIRH
concerne-t-elle l’ensemble des
collaborateurs ?
Est-il nécessaire de déployer le SIRH
à l’ensemble des collaborateurs ? Les types d’outils
Doit-on traiter un processus RH ERP, solutions SIRH globale
différent en fonction ou spécialisée sur un processus en
des populations ciblées ? particulier, l’objectif ici est de déterminer
Etc. quel est l’outil le plus approprié
en fonction du ou des processus à traiter.
Lister les forces et faiblesses
de chaque outil est une bonne
méthode pour faire un choix.

Le degré
d’externalisation
Quel mode
d’externalisation choisir ?
Mode Licence,
mode SAAS ?

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COMMENT CADRER UN PROJET SIRH ?

QUEL PROCESSUS RH DÉMATÉRIALISER EN PRIORITÉ* ?

PROCESSUS
COMPLÉMENTAIRES
Forte valeur ajoutée AUX RH

Beaucoup d’utilisateurs Gestion des attributions

Utilisation fréquente des parkings, des
Utile pour la direction abonnements aux
transports publics, des
vêtements de travail
 Gestion des inscriptions
Priorité aux événements du
personnel
Gestion des
Gestion des évaluations Gestion des absences remboursements
CV des frais de garderies
Dossier pour les managers Etc…
GPEC
Portail RH, blog, forum TÉLÉCHARGER
Gestion dossier individuel LE LIVRE BLANC
Intégration
Projet long Révision salariale
Projet
à analyser bien défini
Complexe   Simple
à réaliser à réaliser
Changement Interfaces paie
important Recrutement Gestion administrative
Reporting légal

Espace hygiène et sécurité


Peu de valeur ajoutée
Peu d’utilisateurs concernés
Faible utilisation
Peu utile pour la direction
* varie en fonction de votre contexte RH

RÉALISER ET ANALYSER DIFFÉRENTS

SCÉNARIOS DU SIRH CIBLE
L’analyse de l’existant, que ce soit au
niveau organisationnel, fonctionnel
ou technique permet d’envisager
plusieurs scenarios du futur SIRH.
L’objectif est de sélectionner un
des scénarios afin de le présenter
et d’obtenir l’accord de la direction.
Pour sélectionner et présenter le scénario le plus
approprié au contexte de l’entreprise, il convient de
dresser les avantages/inconvénients et forces/
faiblesses de l’ensemble des scénarios par rapport
aux enjeux, au budget, et aux fonctionnalités
attendues de l’outil SIRH. Une fois le scénario validé,
l’équipe projet pourra avancer sur la prochaine étape de
la phase de cadrage d’un projet SIRH, à savoir l’analyse
des solutions du marché.

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COMMENT CADRER UN PROJET SIRH ?
ANALYSER
LES SOLUTIONS
DU MARCHÉ
Avant d’entamer un benchmark des
solutions SIRH du marché, il convient
d’établir une grille d’évaluation qui reprend
l’ensemble des critères et contraintes
fonctionnels recueillis préalablement.
Bien évidemment, il faut inclure à cette
grille une pondération et une échelle de
notation. Cette grille est indispensable pour
augmenter les chances de séléctionner la
bonne solution, et pour exposer clairement
les besoins lors des prises de contact avec
les différents éditeurs/intégrateurs.
Il existe deux méthodes complémentaires
pour réaliser un benchmark SIRH
exhaustif. La première est de prendre
contact directement avec les éditeurs/
intégrateurs SIRH en leur exprimant les
besoins. Généralement, ils vous proposent
d’assister à une Web démo de présentation.
La seconde méthode est de contacter
directement des entreprises qui ont une
organisation similaire à la vôtre afin qu’elles
partagent leurs retours d’expériences des
différentes outils SIRH mis en place.
Quelle que soit la méthode utilisée,
réaliser un benchmark SIRH est une étape
importante. Elle peut demander un certain
temps en fonction de la complexité du projet
mais elle est nécessaire pour conforter les
choix effectués au niveau fonctionnel et
organisationnel.
ADEQUASYS : LA SOLUTION SIRH POUR
TRANSFORMER VOS RH
Adequasys est éditeur et intégrateur de
solutions SIRH destinées aux entreprises de
100 à 10 000 collaborateurs. Le SIRH contribue
à améliorer la performance de plus de 160
clients gérant 225’000 personnes dans 25
pays. L’application RH couvre l’intégralité
des processus RH et permet de gérer tout le
parcours professionnel des collaborateurs dans
votre entreprise en une seule solution : portail
RH, organisation, recrutement, administration RH,
absences et temps, développement des talents
et compétences…
La solution est modulaire et évolutive.
Adequasys SIRH est personnalisable grâce à
du paramétrage, pour rendre chaque solution
RH adaptée aux besoins et aux contextes des
clients.
Elle est collaborative et 100% web :
collaborateurs, managers, direction, RH, tous
bénéficient avec Adequasys d’une solution
intégrée pour gérer les processus RH. Le SIRH
libère les managers et employés des tâches
administratives et leur permet de s’aligner sur
les objectifs fixés, pour mesurer et améliorer
leurs performances et pour développer leurs
capacités.
La solution Adequasys SIRH est disponible en
mode Licence, en mode Licence hébergée ou
en mode SAAS.
Chez Adequasys, chaque client bénéficie d’un
interlocuteur dédié dès la phase de lancement
de projet jusqu’au support et à la maintenance.
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COMMENT CADRER UN PROJET SIRH ?

DÉFINIR UN
SCHEMA DIRECTEUR
ADAPTER SON PROJET
AU CONTEXTE DE L’ENTREPRISE
SÉLECTIONNER LES ETABLIR UNE ROADMAP PRÉSENTER LE SCHEMA
SOLUTIONS SIRH DU SIRH DIRECTEUR SIRH

Vous avez cartographié L’objectif de la roadmap L’explication du scenario

l’existant et analysé les
différentes solutions SIRH
du marché ? Il est temps
maintenant de sélectionner
la ou les solutions SIRH
afin de construire votre
futur SIRH. Chaque
solution retenue doit être
argumentée en fonction
des différents objectifs
poursuivis. Afin d’avoir une
représentation globale
du futur SIRH, il ne faut
pas hésiter à utiliser une
nouvelle fois la cartographie
(représentation visuelle
des systèmes à mettre en
place).
SIRH est de positionner dans
le temps les différentes
étapes nécessaires à que la roadmap vont
l’évolution de votre futur
SIRH. De plus, il convient
de prioriser ces différentes
étapes et d’allouer des
ressources (financières,
budgétaires, etc.) pour
chacune d’entre elles.
choisi, la cartographie
de votre futur SIRH ainsi
être regroupées dans un
document de référence
nommé « schéma directeur
SIRH ». Ce document est
la synthèse du travail de
cadrage. Il sert de référence
pour la suite du projet, et fait
généralement l’objet d’une
nouvelle présentation
devant la DRH et la direction
générale. Veillez à ce que le
document soit complet et
argumenté afin de passer
rapidement aux prochaines
étapes du projet.

FAIRE APPEL À ADEQUASYS

POUR CONSTRUIRE SA ROADMAP SIRH
La sélection d’une solution est une étape stratégique pour
tout projet SIRH. Afin d’évaluer vos besoins fonctionnels et
de déterminer précisément les coûts d’implémentation, les
consultants d’Adequasys sont à votre disposition pour vous
aider à cadrer et à prioriser vos besoins en fonction du contexte
de votre entreprise.

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COMMENT CADRER UN PROJET SIRH ?

RÉPONDRE AUX OBLIGATIONS

LÉGALES : RGPD, CNIL, IRP
ADAPTER SON PROJET
AU CONTEXTE
RESPECTER LE
DE L’ENTREPRISE
EFFECTUER UNE
RÈGLEMENT GÉNÉRAL
POUR LA PROTECTION
DES DONNÉES
PERSONNELLES (RGDP)
Le RGDP (Règlement
Général sur la Protection
des Données Personnelles)
est le règlement le
plus strict qui encadre
l’utilisation des données
personnelles des
ressortissants européens.
Bien qu’un Data Protection
Officer (DPO) soit
généralement nommé dans
les entreprises pour assurer
la mise en conformité, le
département RH doit faire
un travail important pour
cartographier les données,
justifier leur utilisation, et
pour respecter le droit à
l’oubli des collaborateurs en
supprimant les informations
qui les concernent.
CONSULTER
DÉCLARATION À LA CNIL
La CNIL est la Commission
Nationale de l’Informatique
et des Libertés. Elle est
chargée de veiller à ce
que l’informatique reste au
service des citoyens tout
en respectant les libertés
individuelles et publiques.
La loi informatique et
libertés définit les principes
à respecter lors de la
collecte, du traitement
et de la conservation de
données personnelles.
Ainsi, conformément à
la loi, toute forme de
traitement automatisé
de données à caractère
personnel doit faire l’objet
d’une déclaration à la CNIL.
De ce fait, la mise en place
d’un SIRH est concernée
par cette procédure.
LES INSTANCES
REPRÉSENTATIVES DU
PERSONNEL (IRP)
D’après le Code du
Travail, toute entreprise
a l’obligation d’informer
et de consulter les IRP
lorsqu’elle décide de
lancer un projet (SIRH
ou non) qui affecte les
conditions de travail de ses
collaborateurs. L’entreprise
doit à minima réaliser deux
réunions : une première
réunion d’information
destinée à présenter le
projet et à recueillir l’avis
des IRP, une seconde
réunion de consultation
afin d’obtenir l’accord pour
lancer le projet.

ADEQUASYS SIRH ET DPO CONSULTING S’ASSOCIENT POUR LA

MISE EN CONFORMITÉ DES RESSOURCES HUMAINES AU RGDP
Afin d’accompagner et de soulager l’ensemble de ses clients
dans la mise en conformité de leur SIRH, Adequasys a conclu un
partenariat avec la société DPO Consulting. À travers ce partenariat,
DPO Consulting s’engage à auditer le SIRH d’Adequasys pour qu’il
soit conforme au RGDP. De son côté, Adequasys s’engage, avec le
soutien de DPO Consulting, à accompagner ses clients dans la mise
en conformité au RGDP. En savoir plus.

15
 CONCLUSION

L’étape de cadrage est primordiale lorsqu’une

organisation décide de se doter ou de changer
son SIRH. Elle va permettre de positionner les
enjeux et objectifs du projet, de déterminer les
ressources nécessaires, et de répondre aux
différentes problématiques rencontrées par les
collaborateurs, de tous niveaux hiérarchiques.

Pour choisir le bon scénario SIRH, il faut veiller à

construire une équipe capable d’appréhender les
différents axes du projet en termes stratégique,
fonctionnel, opérationnel, réglementaire et
budgétaire. L’accompagnement par un cabinet
externe, voire même par un éditeur, peut s’avérer
opportun selon le contexte de l’entreprise.

La mise en place d’un projet SIRH nécessite de

répondre à des obligations réglementaires (RGDP,
CNIL, IRP). Sans cela, le projet ne pourra aboutir.

La phase de cadrage étant terminée, la prochaine

étape consiste à rédiger un dossier de consultation
afin d’encadrer au mieux les premières relations
avec les différents éditeurs de solution SIRH.

16
 GUIDE SIRH

À DÉCOUVRIR PROCHAINEMENT

METTRE EN PLACE UN PROJET SIRH

L’ÉTAPE DE LA CONSULTATION

17
A propos d’Adequasys
Adequasys est éditeur et intégrateur de Système Informatique de gestion
des RH. L’application RH couvre l’intégralité des processus RH et permet
de gérer tout le parcours professionnel de vos collaborateurs en une
seule solution : portail RH, organisation, recrutement, administration RH,
absences et temps, développement des talents et compétences...

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