Comprendre la gestion

administrative du personnel pour

mieux maîtriser vos ressources
humaines
Sommaire

o Qu’est-ce que la gestion administrative du personnel ?

o Définition
o Quelle est la différence entre l’administration du personnel et la
GRH ?
o Quel est le contenu de l’administration du personnel ? Les activités
concernées
o La gestion des congés et absences
o La gestion des temps
o La préparation et gestion de la paie
o Gestion des procédures et documents en droit du travail
o Respect des obligations légales
o Focus sur les SIRH, les outils de la gestion administrative du personnel
o Les avantages pour une meilleure gestion du personnel
o Quel logiciel SIRH choisir ?
o D’une gestion du personnel maîtrisée au bien-être des employés
La gestion administrative du personnel peut vite devenir un casse-tête sans
des outils adaptés, efficaces et connectés. Mais que recouvre exactement la
gestion du personnel ? Quelle différence avec la gestion des ressources
humaines ?

Définition, description des activités couvertes par la gestion du personnel

et avantages d’un SIRH (système d’information de gestion des ressources
humaines) pour simplifier vos tâches : prenez 5 minutes pour lire cet article et
vous améliorerez votre gestion du personnel et gagnerez en productivité et en
simplicité.

Qu’est-ce que la gestion administrative du

personnel ?
Définition
La gestion administrative du personnel est assurée par les services ressources
humaines (responsable RH), auquel s’ajoute parfois le service comptable ou
financier pour la gestion de la paie.

L’administration du personnel englobe plusieurs aspects :

 différentes tâches administratives, légales et

obligatoires (détaillées plus bas) qui doivent être effectuées à
échéances définies,
 la dimension stratégique de la gestion administrative du personnel,
avec pour objectif la création de valeur à travers chaque
collaborateur,
 la relation sociale, essentielle avec les employés en fonction du
contexte économique de l’entreprise et de l’évolution des
collaborateurs.
Fonction essentielle à l’entreprise, la gestion administrative des
salariés concerne l’ensemble des traitements liés aux contrats de travail,
bulletins de salaire, absences, congés payés. Elle demande une rigueur absolue
parce qu’elle correspond à des nécessités réglementaires.

Rébarbative, chronophage, la gestion administrative du personnel reste

pourtant incontournable. Elle se traduit au quotidien par des demandes
concrètes d’un côté de l’expert-comptable et de l’autre des équipes. Ceci avec
des délais à respecter ou souvent un caractère d’urgence.

Hi Five Work est une des rares solutions dédiées uniquement à la gestion

administrative. Conçue pour répondre directement à ces problématiques, elle
représente une grande aide pour les entrepreneurs des plus petites entreprises :

 plateforme facile et intuitive disponible sur web et mobile ;

 priorité aux fonctions de Gestion Administrative du personnel sans
sur-fonctionnalité ;
 regroupe sur une même plateforme à la fois la gestion des congés et
absences, les bulletins de paie, les notes de frais, les plannings, etc ;
 gratuit de 0 à 3 salariés.
Quelle est la différence entre l’administration du personnel et
la GRH ?
La gestion des ressources humaines (GRH) a une dimension plus globale. Par
exemple, elle comprend également la gestion des compétences ou encore la
gestion des carrières des collaborateurs.
Les RH ont un rôle d’écoute et de conseil, là où la gestion du personnel
comporte un volet purement administratif.

Quel est le contenu de l’administration du

personnel ? Les activités concernées
La gestion des congés et absences
Les services RH ont dans leurs attributions la gestion des congés et absences des
salariés. Cela se traduit par :

 la prise en compte des différentes absences :

 les congés payés,

 les RTT,
 les arrêts maladie,

 les congés sans solde,

 les autres absences,

 l’élaboration de planning de congés : par service, par site, global pour

toute l’entreprise, etc.,
 la mise à jour du solde de congés, si elle n’est pas automatisée,
 l’assurance que les workflows de validation sont respectés par les
managers et les collaborateurs,
 la prise en compte de ces éléments pour la paie.

💡 Pour prévenir les absences liées aux accidents du travail (et pour garantir

un environnement de travail sain !), calculez votre taux de fréquence.

La gestion des temps

Sont également gérés par les RH :

 le suivi des temps,

 la gestion des plannings d’activité,
 le suivi des obligations en cas de salarié au forfait jour, etc.
La préparation et gestion de la paie
La paie est une tâche qui incombe également aux ressources humaines. Elle
comprend :

 le calcul et la gestion des traitements, salaires et cotisations sociales,

 la réalisation et la distribution des fiches de paie.
💡 Avant de réaliser les bulletins de paie des collaborateurs et collaboratrices,
assurez-vous d’avoir pris connaissance de tous les éléments variables de paie.

Gestion des procédures et documents en droit du travail

Contrats de travail, avenants au contrat (comme un avenant
télétravail), procédures de recrutement ou au contraire, procédure de
licenciement ou de rupture conventionnelle de contrat… Encore une corde à
l’arc des ressources humaines.

💡 Comment gérer simplement les procédures liées au droit du travail quand

on n’a pas beaucoup de temps à y consacrer, voire qu’on n’a pas toutes les
compétences requises ?

Les éditions Tissot proposent aux PME Lumio, un outil de gestion RH en mode

SaaS pour alléger la charge des ressources humaines dans toutes les
procédures en droit du travail. Vous avez un doute sur une procédure de
recrutement, les documents à éditer et à envoyer à votre nouvelle recrue et aux
différents organismes ? Cette solution pense à tout pour vous : vous gagnez du
temps en simplifiant votre gestion administrative et vous assurez d’être en règle.

Respect des obligations légales

Le travail et ses conditions sont régis par :

 le Code du travail,
 une convention collective,

 les accords collectifs,

 ou encore le règlement intérieur.

☝️Les responsables des ressources humaines sont les garants du respect de la

législation en entreprise. À chaque évolution de la loi ou d’une réglementation
concernant l’encadrement du travail dans l’entreprise, les RH doivent en
prendre connaissance et l’appliquer.

Focus sur les SIRH, les outils de la gestion

administrative du personnel
Les avantages pour une meilleure gestion du personnel
Réaliser les missions citées précédemment manuellement ou sur Excel est un
lourd travail pour les responsables RH : cela requiert du temps, de l’énergie et
beaucoup de patience, bloquant ainsi une personne sur des tâches qui
pourraient être automatisées et optimisées.
À l’ère de la digitalisation des ressources humaines, il existe des outils
performants et modulables pour décharger les responsables RH et faciliter une
gestion globale : les SIRH.

Leurs avantages :

1. un de temps pour les RH : grâce à l’automatisation de certaines

tâches (comme la validation des congés) et à la centralisation des
données. L’aspect collaboratif joue également : un salarié qui a accès
à son solde de jours de congés mis à jour automatiquement à chaque
demande ne sollicite pas les RH pour poser cette question.

2. transparence et visibilité sur les processus administratifs : en

formant les collaborateurs sur l’utilisation d’un outil collaboratif, et
grâce à une gestion des accès précise, chaque salarié est
responsabilisé et peut gérer certains aspects administratifs comme
les demandes de congés ou de remboursement de notes de frais, les
déclarations de temps de travail, etc.

3. une meilleure transmission des informations entre les services :

tous les processus administratifs sont accessibles sur le même logiciel
et par tous les services de l’entreprise. Que ce soit la comptabilité, les
ressources humaines ou les équipes techniques, chaque personne
est autonome.

4. un suivi RH personnalisé des salariés : le paramétrage d’indicateurs

et de tableaux de bord RH donne une vue d’ensemble ou au contraire,
des données par salarié, pour mieux accompagner chacun dans
l’entreprise.

5. une vision stratégique pour les RH : la centralisation des données,

mais aussi l’organisation, l’analyse et l’optimisation des processus RH
participent à améliorer la performance de l’entreprise et la qualité de
vie au travail des salariés.

6. le respect des nouvelles réglementations : les dernières lois sur

le RGPD ou le prélèvement à la source ne sont que deux exemples
des changements qui peuvent impacter directement le travail des RH.
Le SIRH a l’avantage de prendre en compte les règlementations
automatiquement pour une gestion RH en règle.
Quel logiciel SIRH choisir ?
Logiciel Description
Fournit aux entreprises plus
GrafiQ by
de 1000 indicateurs
QuickMS
calculés en amont.
Suite logicielle qui
optimise préparation de la
Lucca pour la paie
paie des entreprises dès 30
collaborateurs.
Créer une solution RH
personnalisée pour des
monday.com HR
processus et une expérience
collaborateur optimisés.
Centralise toutes les
Nicoka HR fonctionnalités nécessaires
à votre gestion RH.
SIRH Eurécia Gestion globale des RH
dans une solution évolutive
et simple à prendre en
Fonctionnalités clés
o pilotez la performance RH
(suivi des effectifs, répartition
des motifs d’absence, etc.),
o générez automatiquement des
rapports et des tableaux de
bord personnalisés,
o gérez les accès des
collaborateurs ou du CSE à
votre service.
o centralisez les données
administratives des
collaborateurs,
o gérez les congés en préparant
tous les éléments variables de
paie en vue de l’externaliser
auprès d’un partenaire externe
certifié,
o distribuez les fiches de paie
en 3 minutes.
o gestion du pipeline de
recrutement en mode
collaboratif,
o demandes de congés
centralisées approuvées plus
rapidement,
o attirer et engager les meilleurs
talents grâce à
l'automatisation des tâches.
o gestion des salaires,
compétences, formations,
congés et absences,
o création de rapports, champs,
tables et onglets sur mesure,
o interconnexions avec des
applications tierces.
o administration du personnel,
o gestion des talents et du
 capital humain,
main.  o un module de mesure du bien-
être des salariés.

Entièrement modulable
pour s’adapter à vos
ServicesRHOnline
besoins et couvrir vos
ressources humaines.
o de la GPEC à la paie,
o en passant par la gestion des
congés et la gestion des notes
de frais,
o l’automatisation des tâches
fait gagner du temps aux
équipes RH.

o des plannings du personnel

Outil de pilotage RH qui
simplifie le quotidien des
Combo (ex- commerçants et des
Snapshift) équipes terrain travaillant
par créneau horaires ou
shifts. 
intelligents, mis à jour en
temps réel et
personnalisables, 
o des fonctionnalités complètes
de gestion d'absences et de
congés (exportation des
données sur votre logiciel de
paie, etc),
o une pointeuse digitale
connectée et un espace
permettant de partager et
centraliser les documents RH

Lire aussi
o Meilleurs outils SIRH : 14 logiciels décryptés et passés à la loupe

o Limitez les accidents du travail dans votre entreprise en suivant le

taux de fréquence

o Forfait jours et loi Travail : qu’est-ce qui change ?

D’une gestion du personnel maîtrisée au bien-être

des employés
Une gestion administrative du personnel bien menée facilite la vie des
services de ressources humaines, et il est aisé de comprendre pourquoi : gain de
temps, procédures simplifiées et erreurs évitées, notamment.

Cela dit, gardez en tête que le bien-être des employés est également amélioré,
indirectement, par une bonne gestion administrative de l’entreprise. Et qui dit
bien-être au travail, dit meilleure productivité. Raison de plus pour mieux
maîtriser votre gestion administrative du personnel !