COLLEGE DE LA SALLE Kinshasa, le…/….

/2023
KINSHASA/GOMBE

SPECIAL CONFERENCE
COMMENT RÉDIGER EFFICACEMENT UN PROJET

 En quoi consiste la conception de projet ?

La conception de projet correspond à l’une des premières
phases dans le cycle de vie d’une initiative, au cours de laquelle les
idées, processus, ressources et résultats attendus sont planifiés. La
phase de conception précède l’élaboration du plan de projet, car le
but est de fournir une vue d’ensemble de l’initiative, tandis que le plan
contient des informations plus détaillées.

La conception d’un projet comporte sept étapes, notamment

la définition des objectifs et le recours à des aides visuelles pour
communiquer ces derniers.

En effet, il existe sept étapes essentielles à suivre pour

l’élaboration d’un projet notamment :

1. Étape 1 : définir les objectifs. ...

2. Étape 2 : déterminer les résultats attendus. ...
3. Étape 3 : identifier les risques et contraintes. ...
4. Étape 4 : affiner sa stratégie grâce à des aides visuelles. ...
5. Étape 5 : établir un budget prévisionnel. ...
6. Étape 6 : créer un plan d'urgence et de poursuite d'activité
7. Etape 7 : documenter ses jalons de projet.

Passons en revue chacune des étapes clés de la conception

d’un projet.

 Étape 1 : définir les objectifs

Dans un premier temps, définissez les objectifs de votre

projet. Pour bien démarrer, organisez une première réunion d’idéation
durant laquelle vous établirez la chronologie générale de l’initiative et
définirez les livrables.

Commencez par réfléchir aux besoins du projet et des parties

prenantes. Quelle problématique essayez-vous de résoudre ? Ensuite,
rédigez une brève description du projet et dressez une liste des
participants.

Une fois la finalité du projet définie dans les grandes lignes,

déterminez et précisez des objectifs concrets à atteindre.

 Conseil de pro : définissez des objectifs SMART dès le début de

la conception de votre projet pour clarifier votre fil d’Ariane.
Spécifique, Mesurable, Atteignable, Réaliste et Temporellement
défini : voici à quoi correspond l’acronyme de la méthode
SMART.

 Étape 2 : déterminer les résultats attendus

Ensuite, précisez les résultats escomptés pour ce projet. En

général, vous vous montrez un peu plus précis que lors de la
planification initiale de vos objectifs, car vous indiquez quelles sont les
tâches à réaliser au cours de l’initiative.

Imaginez que vous travaillez sur un projet dont l’objectif

ultime est de créer et publier une nouvelle page d’accueil sur votre
site Web. Le cas échéant, l’ajout d’un formulaire d’inscription par e-
mail pourrait faire partie des résultats attendus.

Parallèlement à la définition des objectifs du projet,

documentez les résultats et les principaux livrables attendus afin de
poser les bases de votre calendrier de projet. Nous vous conseillons de
vous référer aux méthodologies de gestion de projet les plus
répandues afin de déterminer celle qui correspond le mieux à vos
besoins.

 Conseil de pro : pour les projets complexes, utilisez la

méthodologie Agile et procédez par itération pour diviser les
tâches en petits sprints. Pour les projets plus traditionnels,
utilisez la méthode Waterfall (ou en cascade) ; elle propose une
approche étape par étape, plus rigoureuse.

 Étape 3 : identifier les risques et contraintes

Après avoir défini les résultats attendus, identifiez les risques

et contraintes potentiels de votre projet. Quels aspects de votre projet
pourraient constituer d’éventuelles menaces ? Cette réflexion vous
évitera de gaspiller inutilement des ressources pendant l’exécution du
travail.
 Pour identifier les risques et contraintes, dressez la liste de
tout ce dont vous aurez besoin : outils de gestion des ressources,
financements et délais. Faites le maximum pour limiter les menaces
potentielles avant le début du projet ; pour ce faire, échangez
régulièrement avec les parties prenantes et les équipes projet
concernées.

 Conseil de pro : créez un registre des risques pour analyser,

documenter et traiter les risques qui se présentent.

 Étape 4 : affiner sa stratégie grâce à des aides visuelles

Une stratégie de projet est la feuille de route visuelle de

votre projet. Elle permet d’investir les membres d’équipe d’une
mission. Créez votre stratégie en choisissant un support visuel que vous
pourrez partager avec les parties prenantes.

Vous pouvez opter pour des aides visuelles de tous types,

notamment :

 Les organigrammes : un organigramme constitue un outil idéal

pour visualiser les différentes étapes et décisions d’un processus.
Les organigrammes sont particulièrement utiles pour visualiser les
approches étape par étape et organiser la production des
livrables de façon optimale.

 Les diagrammes de Gantt : un diagramme de Gantt est un

diagramme à barres horizontales utilisé pour visualiser un projet
sous forme de chronologie. Dans un diagramme de ce type, les
tâches sont représentées par des barres horizontales, dont la
longueur indique la durée.

 Les organigrammes des tâches : un organigramme des tâches

est un aperçu visuel de l’ensemble des tâches d’un projet donné.
Les chefs de projet se servent de ce type de structure pour mieux
visualiser les livrables sans jamais perdre de vue les objectifs
correspondants.
 Les cartes heuristiques : il s’agit de diagrammes qui permettent
aux chefs de projet de visualiser les relations entre les tâches
d’un projet. Grâce à ces arborescences, ils associent plus
facilement les livrables à un concept clé ou une idée maîtresse
(par exemple un objectif d’équipe bien particulier).
  Les diagrammes de PERT : un diagramme de PERT parfois
appelé planning PERT, est un outil servant à planifier, organiser
et schématiser visuellement les tâches au sein d’un projet. Ils
s’avèrent utiles pour gérer des projets complexes et estimer le
temps nécessaire à l’accomplissement de chaque tâche.

Chaque outil visuel a ses propres caractéristiques ; votre

équipe peut donc choisir celui qui correspond le plus à ses attentes et
besoins. Un organigramme des tâches est très utile aux grandes
équipes, car il détaille les tâches d’un projet et met en évidence leurs
dépendances. Un organigramme traditionnel conviendra davantage aux
équipes plus modestes qui gèrent des projets simples.

 Conseil de pro : analysez les caractéristiques et fonctionnalités

de chacune de ces ressources visuelles avant d’y avoir recours
dans la conception de votre projet. Commencez par vous
renseigner sur le niveau de détails, la facilité d’utilisation et
l’apparence de chaque outil. Vous pourrez ainsi opter pour l’aide
visuelle qui répond le mieux à vos besoins.

 Étape 5 : établir un budget prévisionnel

Ensuite, estimez le budget de votre projet avant d’allouer

les ressources disponibles. Votre budget doit tenir compte de la
rentabilité du projet, des ressources disponibles et des tâches
externalisées, le cas échéant. La direction de votre entreprise peut
également vous donner une enveloppe budgétaire fixe ; à vous d’en
faire un usage judicieux pour être en mesure d’exécuter tous vos
livrables de projet.

Une fois l’accord de la direction obtenu pour votre projet,

votre budget devra éventuellement être approuvé ou révisé. Votre
budget finalisé, vous pouvez commencer à attribuer les documents de
conception, tâches et responsabilités du projet.

 Conseil de pro : en ce qui concerne l’allocation des ressources,

mettre en œuvre des processus automatisés à l’aide d’un logiciel
d’automatisation peut vous faire gagner en efficacité et limiter
les erreurs de projet.

 Étape 6 : créer un plan d’urgence et de poursuite d’activité

Avant de commencer à attribuer les tâches, créez un plan

d’urgence et de poursuite d’activité. Il s’agit d’un plan B conçu pour
faire face aux risques et contraintes du processus évoqués
précédemment. Lorsque des problèmes surviennent, disposer d’un plan
d’urgence bien ficelé permet de trouver des solutions en temps réel et
de gagner en efficacité.

Créez votre propre plan d’urgence : organisez vos risques à

l’aide d’un diagramme de Gantt ou d’un outil de planification, puis
établissez un plan pour chaque risque. Imaginons qu’il existe un risque
que les matériaux dont vous avez besoin n’arrivent pas à temps. Le cas
échéant, vous pouvez créer un plan d’urgence pour vous procurer des
matériaux auprès d’un autre fournisseur ou choisir de commencer une
autre partie du projet en attendant de recevoir les matériaux.

Vous avez défini un plan pour chaque risque ? Parfait, vous

êtes prêt à commencer l’exécution de votre projet.

 Conseil de pro : adoptez Asana, et créez des listes, calendriers

et diagrammes de Gantt pour mieux visualiser votre plan de
projet.

 Étape 7 : documenter ses jalons de projet

Lors de cette dernière étape, documentez les jalons du

projet de votre équipe. C’est le meilleur moyen de s’assurer que le
travail est effectué dans les temps et d’identifier aisément les
incohérences dès qu’elles se présentent.

Pour ce faire, servez-vous d’un logiciel de gestion de projet

pour que les parties prenantes puissent accéder aux informations et
visualiser l’avancement du travail. Bien gérer vos jalons jusqu’à la fin
du projet est le meilleur moyen de veiller à ce que les tâches soient
achevées dans les délais impartis.

 Conseil de pro : communiquez régulièrement avec les parties

prenantes du projet pour garder vos dépendances de tâches sous
contrôle et vous assurer que les objectifs à court terme sont
atteints.

3 conseils d’experts pour optimiser la conception de

votre projet
Concevoir un projet qui puisse améliorer la collaboration et
faire gagner votre équipe en efficacité n’est pas une sinécure. En
complément des sept étapes ci-dessus, voici quelques conseils pour un
processus de conception encore plus abouti.

1. Communiquez avec les parties prenantes en amont et

régulièrement

La communication est essentielle, quel que soit le projet sur

lequel vous travaillez. Miser sur le travail collaboratif dès le début
du projet est le meilleur moyen de s’assurer que l’ensemble des
parties prenantes sont sur la même longueur d’onde et comprennent
les objectifs clés. Pour instaurer une communication efficace,
n’hésitez pas à organiser des réunions tout au long du projet et à
mettre en œuvre des processus pour rationaliser le travail d’équipe.

2. Gardez vos objectifs en tête à tout moment

Relier les objectifs aux livrables de projet permet de

vérifier votre progression à chaque étape. Pour ce faire, appuyez-
vous sur une application logicielle de chronologie de projet afin
de faire aisément le lien entre vos objectifs et les tâches à
accomplir pour les atteindre.

3. Utilisez des éléments visuels pour suivre vos jalons clés

Si rédiger un business case et dresser une liste de ses

tâches quotidiennes s’avère bien utile, ajouter des éléments
visuels aide les parties prenantes à bénéficier d’une vue
d’ensemble du travail. Des diagrammes de Gantt aux diagrammes
PERT, de nombreux outils sont à votre disposition pour
représenter visuellement votre projet.

Au-delà de ces trois conseils, gardez toujours à l’esprit les

intérêts de votre équipe. Si vous lui fournissez les informations
nécessaires et si vous programmez le travail en fixant des délais
raisonnables, votre équipe restera impliquée et efficace.

 Un ensemble cohérent grâce à la conception de

projet
La phase de conception est un élément essentiel pour
mener à bien tout projet. De la collecte des informations et des
ressources nécessaires à la coordination avec les membres d’équipe,
votre mission consiste à concrétiser vos ambitions. Si la conception de
votre projet est irréprochable, votre équipe et vous-même pourrez
accomplir de grandes choses.

Adoptez un logiciel de gestion du travail et devenez un

expert de la planification de projets. De la rationalisation du travail au
gain de visibilité, Asana peut aider votre équipe à relever tous les défis
avec clarté et assurance.

Reconstruire les pièces justificatives des opérations

effectuées durant l’activité principale de l’entité et principalement les
rétractions des comptes et des sections de travail sont tous dus à la
performance commerciale d’une organisation économique et les autres
sont tous dans une procédure de gestion des instruments de traçabilité
au sein d’une office de gestion du fret.
En effet, certains fait sont considérables que dans les cas
où les redevables sont débiteurs d’un même montant de la même
procédure de redressement de compte la comptabilité tenue doit
explicitée tous les contenus retenus dans les affaires de la box des
établisse