Chef de projet

*Un projet est :

Unique.
But précis : résoudre un problème, tirer parti d’une opportunité.
Début et fin.
Budget.

*Pour réussir un projet faut connaitre cet objectif.

Comment résoudre ce problème ?

Quel est le plan ?
Comment reconnaitre la fin d’un projet ?
Comment c’est déroulé le projet ?

*les processus de la gestion de projet :

Mise en place.
Planification.
Exécution.
Surveillance et contrôle.
Clôture.

Que faire si la solution n’est pas claire ?

Utilisé la méthode agile :
*Les logiciels :
Microsoft Word
Microsoft Excel
Google Docs
Microsoft Project
Oracle Primavera
FastTrack Shedule
OpenProj
@Task

-outils de collaboration web :

37signals basecamp
Microsoft SharePoint

-logiciels Professionnels
Projet complexe
Affectation des ressources
Suivi
Bibliothèques des documents

-éléments a prendre en compte :

Culture
Couts
Nombre de projets
Complexités

Mise en place
* Identifier le problème à résoudre
* Collecter des informations supplémentaires pour définir le projet
* Obtenir l’approbation :
-Rédiger l’énoncé de problème de votre projet.
Énoncé d’un problème :
Doit être simple
Pas une solution
Se demander pourquoi

- but du projet :
Résultat final du projet
Facile à comprendre

-objectif :
Buts le plus précis et plus petits.
Objectifs commerciaux :
Augmenter les visites sur notre site web
Réduire les taux de retour
Objectifs financiers :
Augmenter les ventes de 10%
Réduire les couts de 5%
Offrir un retour sur investissement de 15%
Objectifs de qualité :
Diminuer les retours de 20%
Augmenter la satisfaction des clients de 70%
Objectifs techniques :
Utiliser des machines conçues en fonction de l’environnement
Utiliser des ordinateurs avec un temps d’arrêt inferieur a 2%
Objectif de performance:
Terminer le projet a la date de lancement du produit
Objectifs précis :
Organiser un événement touchant 80% de nos client et ne coutant pas plus de
80000$
Objectifs mesurables :
Augmenter la note moyenne de satisfaction client du sondage en ligne a 4.5
sur 5
Objectifs de temps :
Commencer la fabrication le 1er novembre

Les objectifs doit être :

*Choisir une stratégie

-matrice de stratégie :
-Répondre à ces questions :
La stratégie permet-elle de d’atteindre les objectifs requis ?
Cette stratégie est-elle faisable ?
Les risques de cette stratégie sont-ils acceptables ?
Cette stratégie correspond-elle a la culture de l’entreprise ?

*Délimiter les exigences

Délimiter les exigences peut représenter un véritable défi.

Exigence :
-les besoins spécifiques :
Inclure tous les arguments de vente
Utiliser la terminologie de l’entreprise

Il faut faire la distinction entre les vrais et les fausses exigences

- Plusieurs techniques permettent de délimiter les exigences :

Réutiliser les exigences.
Utiliser un prototype.
Modélisation des processus.
Cas d’utilisation.
Réunions consacrées aux exigences
Travailler directement avec les utilisateurs finaux :
Observer.
Signaler.
Passer en revue.
Entretien avec les utilisateurs finaux.

* Identifier les livrables et les critères de réussite

Les livrable sont les produits ou services livrer.

-évaluer l’avancement
Faut commence avec les livrables finaux après livrables intermédiaires.
Livrable finaux sont les biens ou services livrer à la fin de votre projet.
Livrables intermédiaires ce sont des objets ou des services livrer pendant le projet.

Essayer de définir les livrables pouvant être réalisés entre les rapports d’état.
Décomposer les livrables en parties raisonnables.

* Identifier les suppositions et comprendre les risques

1-Supposition :
Quelque chose considère comme vrai, sans que cela ne soit confirmé.
-Interroger sur les attentes.
-Poser les questions plusieurs fois (pour voir si l’histoire change).

-Demander au collaborateur :
Qu’attendez-vous du projet ?
Quels critères font qu’un projet est réussi ?

2-Risque :
Une situation ou un événement pouvant avoir des répercussions négatives sur votre projet.
-Identifier les risques.
-Analyser les risques.

3-Documenter les suppositions et les risques

* Créer un cahier des charges

Le cahier des charges définies les limites d’un projet à un niveau supérieur.
Doit contenir les taches inclus et non inclus.

*Identifier les parties prenantes

1-Client du projet :
Il finance le projet.
Il influence le projet.
Il approuve les livrable.
2-sponsor projet :
Responsable du projet.
Autorité.
Soutien du projet.
Il priorise les objectifs.
Il parle aux parties prenantes.
Il propose des améliorations.
3-cadre fonctionnel :
Il s’assure que les objectifs du service soient atteints.
Il gère les ressources.
4-membre de l’équipe :
Il effectue les taches.

* Obtenir l'approbation
Obtenir l'approbation des parties prenantes avant d’accéder a la planification
Réunion d’approbation :
-Programme de la réunion :
Passer en revue la synthèse du projet.
Obtenir les signatures.
* Rédiger une charte de projet
Les membres de l’équipe doivent comprendre les pouvoirs du chef de projet.
-charte de projet :
Nom du projet.
Objet du projet.
Le nom du chef de projet.
Responsabilité.
Pouvoirs.
Soutien du sponsor projet.

Planification

*L'organigramme des tâches (OT)

Permet de diviser le travail en partie afin de planifier suivre et gère efficacement un projet.

-Un OT présente plusieurs avantages :

Estimation du temps et du cout plus facile.
Attribution du travaille plus facile.
Permettent d’évaluer l’avancement.

-Un OT contient deux types deux taches :

1. Tache récapitulative
 2. Lots de travaux

Exemple :
*Créer un OT
Commencer par les taches récapitulatives du niveau supérieur.
Travailler en équipe pour identifier les niveaux supérieurs des taches récapitulatives.
Travailler en petits groupes pour identifier les lots de travaux.
Travailler en équipe pour examiner et corriger.
Utiliser le cahier des charges et les livrables pour identifier les taches récapitulatives de
niveaux supérieur.

-jusqu’où doit aller la décomposition ?

Décomposer le travail selon la fréquence des rapports d’état.
Les lots de travaux doivent durer de 8 à 80 heures.

-la décomposition est-elle appropriée ?

Estimation facile de la durer et du cout.
Evaluation facile de l’état.
Durer des taches inferieur aux périodes de création de rapport.
Degré de précision gérable.

La structure peut être modifiée ultérieurement.

* Définir les lots de travaux

Créer un document détaillant le travail identifié dans l’OT pour chaque lot de travaux
-Le niveau de précision dépend de l’expérience.
- Comment savoir si le travail est terminé ?
Achèvement (le résultat).
-Et si le travail est inhabituel ?
Demander de l’aide aux spécialistes ou aux chefs d’équipe.

* Créer un calendrier
Transformer la liste de tache en un calendrier.
Quelles taches doivent être terminées en premier ?
Quelles taches doivent être commence en même temps ?
Indiquer les dépendances.
Estimer le durer de chaque tache.

Réaliser des estimations précises.

Attribuer les taches aux membres de l’équipe.
Calculer la durée de la tâche.
Tenir compte des échéances et des autres contraintes.

*Identifier les ressources

Rôles et responsabilités

RICRES

R -> Responsable de la réalisation du travail.

I -> doit être Informé.
C -> doit être Consulté avant la prise de décision.
RES -> Responsable des décisions ou des délégations.
De quelles personnes qualifier avez-vous besoin ?

Cout totale de la main-d’œuvre 46 000$

*Établir le budget d'un projet

___________________________________________________________________________

* Identifier les risques

Plan de gestion des risques

-Identifier les risques

Inconnue connues :
Risque pouvant être prévus (vole annulé).
Exemple de risque :
-Les technologies peuvent mal fonctionner ou couté plus que prévue ou être indisponible
quand vous avez besoin.
-Travailler avec des personnes situées dans différente zone augmente les risques tels que les
retards à cause des fuseaux horaires, les males entendue.
-Le manque de précision comment des détails sur les livrables les échéances ou les
collaborateurs peut faire surgir tout sorte de problème.
-Choix restreints.

Travailler avec votre équipe.

Quels risques avez-vous identifiés ?
Quels problèmes avez-vous rencontrés lors d’autres projets ?

Que faire des risques imprévisibles ?

Inconnues
Risques imprévisibles.
Faut prévoir un fond d’urgence :
Prévoir de l’argent/du temps supplémentaire pour les risques.
Le pourcentage est calculé selon les projets précédents.
*Créer un plan de gestion des risques
-Evaluer les risques:
Deux questions permettent de réaliser cette évaluation.

Quelle est la probabilité que ce risque survienne ?

Quelle sera l’importance des répercussions ?

Faut prioriser les risques. (Faible moyen élève)

Comment ferez-vous face à chaque risque ? (réponse principale stratégie)
La réponse au risque doit refléter les répercussions du risque.

Créer un journal des risques.

Créer le plan de gestion des risques pendant la planification.

*Définir un plan de communication
Quels sont vos publics ?
La matrice des responsabilités peut aider.
Que doivent savoir vos publics ?

Quelle méthode de communication ?

*Développer un plan de gestion de la qualité
Qu’est-ce que la qualité ?
Satisfaction des besoins des clients.
Livrables conformes aux indications.
*Définir un plan de gestion des modifications
Quels éléments voulez-vous contrôler ?

La gestion des modifications concerne les documents approuvés.

Processus de gestion des modifications :

Voici un exemple

Évaluation :
L’évaluateur examiner les répercussions possibles de la modification.

Utiliser un journal de demande de modification.

Définir des seuils pour les demandes mois importants.
Créer un processus de demande de modification d’urgence.

Etablir le calendrier d’un projet

*Estimer la durée et le budget

Estimer avec précision :

Estimation trop basses
Approbation du mauvais projet.
Difficulté à répondre aux attentes.
Estimation trop élèves
Projet rejeté.
Projet plus long.
Projet plus cher.

Il faut estimer deux éléments le temps et le cout.

Le temps
 Durer de travail.
Location du matériel.
Location du local.
Le cout
Matériel.
Déplacements.

Modèle paramétrique :

Méthode PERT :

Méthode Delphi :
Approche descendante, Approche ascendante :

Ajouter du temps pour la complexité.

Surveiller les ajouts de temps comme marge de sécurité.
Utiliser les fonds d’urgence et réserve de temps.

Quelle méthode d’estimation est la plus appropriée ?

Qui peut vous aider a estimé avec précision ?
Prévoir une réserve de temps et d’argent.

*Créer des dépendances entre les tâches

Dépendances entre les tâches :

-Une tache contrôle le timing D’une autre.

Il existe quatre types de dépendance :

Dépendance fin-début :
La fin d’une tache contrôle le début d’une autre.
 Dépendance début-début :
Le début d’une tache d’éclanche le début d’une autre.
Le salon commence la présentation commence.

Dépendance fin-fin :
La fin d’une tache contrôle la fin d’une autre.

Dépendance début-fin (sont rare) :

Le début d’une tache d’éclanche la fin d’une autre.

*Utiliser des jalons

Les jalons indiquent l’avancement et les points importants.

*le chemin critique

La suit des taches les plus longues.
Un retard sur le chemin critique retarde la totalité du projet.
Les taches sont dites (critiques) si elles n’ont aucune marge.

*Définir la méthode de la chaîne critique

Méthode de la chaîne critique

Terminer le projet plus rapidement.
Évite les retards.

1. planification des taches au plus tard

 Vous modifiez le calendrier en avançant les taches dans le temps.

2. Axée sur les limites de ressources
 Vous planifiez d’abord les taches avec le nombre minimal de ressources.

3. Utilisation des tampons

* Raccourcir un calendrier
1. Exécution accélérée par chevauchement.
 Choisir les taches du chemin critique.
 Choisir les taches du chemin critique les plus longues.
 Augmentation des risques.

2. Compression des délais.

 Raccourcir le calendrier en dépensant le moins possible.
 Commencer avec les taches les moins onéreuses.
L’ajout de personne ne réduit pas toujours la durée.
Les nouveaux sont souvent moins productifs.
Les nouveaux ralentissent les collaborateurs expérimentés.
Le chemin critique peut changer.
Réviser le chemin critique après chaque modification.

* Documenter la Baseline

Processus de contrôle des modifications.

Référencer les valeurs dans le calendrier du projet.
Utiliser la Baseline pour évaluer la progression et les performances.

Gérer un projet

*Exécuter un projet
Approvisionnement
 Si tout est réuni, il faut commencer le projet.
Les étapes :

 Sollicitation

 Evaluation

 Sélection

 Conclusion des contrats

  Gestion.

*Comprendre la dynamique d'équipe

1. Formation
 Définir les objectifs.
 Définir les responsabilités.
 Répondre aux questions.
2. Conflit
 Maintenir l’attention.
 Aider à la prise de décision.
3. Régularisation.
4. Exécution
 Un objectif.
 Collaboration.
 Encadrement minimal.

*Gérer les ressources de l'équipe

 Indiquer clairement les rôles et les responsabilités.
 Donner des objectifs précis et réalisables.
 Offrir une aider et gérer les obstacles.
 Respecter les collaborateurs.
 Faire un feedback sans attendre.
 Dire la vérité.
 Communiquer régulièrement.
 Traiter les problèmes sans attendre.
*Collecter des données
Données à collecter
1. Heure travaillées.
2. Dépenses.

Déterminer le début des taches.

Déterminer les heures travaillées affectives ou la durer affective.
Déterminer la quantité de travail ou la durée restante.
Automatiser la collecter des données.

* Évaluer la progression
Examiner le calendrier du projet.
Examiner les couts.

* Comprendre l'analyse de rendement

Analyse de rendement
 Valeur financière acquise par un projet en fonction du travail accompli.

Analyse de rendement repose sur trois mesures :

1. Valeur planifiée
 Budget estimé pour terminer le travail à la date d’état.
2. Valeur acquise
 Valeur acquise par le travail accompli.
3. Cout réel
 Cout réel du travail accompli.
*Faire le compte rendu de la progression
Information précises et important au moment opportun.
1. Collecter les informations.
2. Elaborer et produire.

Que faire en cas de demande de modification ?

Ajuster pour répondre aux besoins.

*Comprendre les mesures financières

- Analyse du choix des investissements
Un processus permettant de déterminer si un projet à long terme est intéressant.
Il faut connaitre :
Couts ?
Revenus ?
Flux de trésoreries ?
- Délais de récupération
Temps nécessaire pour récupérer l’argent investi.

Retour rapides.
Supposer que le projet rembourse l’investissement.

- valeur actuelle nette (VAN)

Rend compte de l’inflation.
Objectif de taux de rentabilité.
Rend compte des flux de trésorerie.
Le projet atteindra-t-il le taux visé ?
- Le taux de rentabilité interne (TRI)
Taux de rentabilité annuel.
Taux de rentabilité annuel atteint-t-il le taux visé ?
Flux de trésoreries simples.

*Communiquer efficacement
1. Explique en quoi le message est important.
2. Aller droit au but.
3. Adapter le message au public.
4. Etre positif et proactif.

Voici quelque astuce pour améliorer la communication :

- Ecouter est tout aussi important que parler.
- Etre réceptif à la communication non verbale.
- Etre ouvert.
- Reformuler.
- Utiliser judicieusement les emails.
- Utiliser l’objet de message pour les informations importantes.
- Commencer par l’objectif.
 - Relire les messages.
- S’assurer de la bonne réception des emails.
- Manier l’humour avec précaution.

* Conduire une réunion de manière efficace

1. Identifier l’objectif.
2. Elaborer un ordre du jour.
3. Limiter les participants.
4. Laisser le temps pour la préparation.
5. Commencer et terminer les réunions à l’heure.
6. Favoriser la concentration.
7. Prendre des notes

*Remettre un projet sur la bonne voie

1. Examiner les solutions que vous pouvez autoriser.
2. Demander l’approbation pour les autres solutions.
3. Présenter des recommandations avec avantages et inconvénients
4. Répondre aux questions.
5. S’adresse à d’autres personnes.

*Gérer les modifications, les risques et la qualité

 Plan de gestion des modifications
 Etre vigilant

Clôturer un projet commercial

 Clôturer un projet
- Obtenir l’acceptation.
- Documenter les enseignements.
- Rapport de clôture.
- Clôturer les contrats.
- Archiver.
- Assurer la transition.

 Faire accepter le projet par le client

- Conserver des tests d’acceptation.

 Documenter les enseignements tirés d'un projet

1. Organiser des réunions

2. Mener des réunions positives et productives
o Quelle astuce vous a fait gagner du temps ?
o Quelle était le défi délicat que vous avez relevé ?
o Comment rendre ces présentations plus convaincantes ?
o Que feriez-vous différemment ?

3. Encourager l’ouverture et l’honnêteté

o réunions sans managers.
o Garantir l’anonymat.

4. Documenter les enseignements tirés d'un projet

o Partager les enseignements.
o Apprendre et s’améliorer.