Ministre de lEnseignement Suprieur, de la Recherche Scientifique et de la Technologie

Universit Virtuelle de Tunis

Management de projets
Les logiciels de gestion de projet

Anis JABLOUN

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Les logiciels de gestion de projet

10.1 Introduction
Les logiciels de gestion de projet sont conus pour servir trois besoins : la planification, le
pilotage et la communication.
Un chef de projet ne peut ignorer ces outils qui aident planifier le travail mieux et plus vite
et offrent de riches fonctionnalits danalyse et de simulation.
Limplantation russie de ces produits au sein dune entreprise enrichit le dialogue du chef
de projet avec les parties prenantes et facilite lassimilation de la culture et les principes de
la conduite de projet.
En un clic de souris, un chef de projet obtient en un instant un rseau PERT, un diagramme
de GANTT ou un plan de charge. Les algorithmes de calculs intgrent et optimisent toutes les
informations fournies (dure, calendrier, priorit, disponibilit, charge, cot, contraintes,
marges etc.) en fonction de la logique de planification dfinie par le chef de projet.
Ces outils deviennent presque indispensables lorsquil sagit de planifier un projet au-del de
quelques tches, et plus encore sil faut consolider des projets diffrents devant se partager
des ressources communes.
Le chef de projet met profit les fonctionnalits de planification des logiciels de gestion de
projet pour une meilleure matrise de lavancement du projet.
Il ny a pas si longtemps la mise jour dun planning se faisait la table dessin. On
comprend le peu dentrain de certains pour le pilotage de projet. Aujourdhui le chef de
projet a sa disposition un grand choix doutils qui recalculent toutes les informations du
projet ds quune modification ou information nouvelle est saisie et affichent les plannings
et autres tableaux de charges rsultant.
En visualisant les carts avec le planning de rfrence, le chef de projet analyse la situation
et, avec laide du logiciel, procde aux simulations utiles au reste du projet. La prise de
dcision est dautant facilite.

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Les informations saisies, calcules et affiches fournissent une matire complte pour
assurer une excellente communication aussi bien au sein de lquipe de projet quen
direction des diffrentes parties prenantes. La promotion des fonctionnalits de ces logiciels
nest plus faire : prsentation des informations, personnalisation dtats, graphiques en
couleur, synthses facilites, intgration avec dautres logiciels.
Les versions les plus rcentes de ces logiciels sont dotes doutils Web (Internet et Intranet)
qui ouvrent des possibilits de communications ou dchanges dinformation aussi
puissantes que simples.
Ces logiciels permettent dcrire un savoir-faire. Les diffrentes tches sont commentes et
les carts entre ce qui a t prvu et ce qui a t ralis sont conservs et expliqus. Les
plannings sont archivs pour tre repris comme modles.
Tout cela btit une mmoire qui facilite progressivement les estimations et constitue la base
des projets suivants. Le chef de projet construit son projet partir de cette exprience
formalise et disponible.

10.2 Les principaux domaines dinformatisation

La gestion de projet est facilite par la mise en place doutils informatiques permettant :

La manipulation et le traitement plus ou moins centralis de lensemble des donnes

du projet,

La mise disposition des intervenants de la hirarchie et du client, de linformation

dont ils ont besoin sous la forme adquate,

Linterface avec les outils informatiques de production et de gestion de lentreprise.

Linformatisation en matire de gestion de projet concerne principalement :

Le calcul des rseaux logiques, la gestion des ressources et les reprsentations

graphiques correspondantes,

Lestimation du budget,

Lvaluation des cots prvisionnels,

Le contrle des approvisionnements,

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La gestion et la configuration technique et des documents,

La gestion des matriels,

Lanalyse des risques,

La maintenance dune base historique (cots, dlais, etc.).

10.2 Le march des progiciels

Le march des progiciels en gestion de projet est en plein dveloppement. Sous ce
vocabulaire, on trouve essentiellement des progiciels assurant le calcul des rseaux logiques,
la gestion des ressources et les reprsentations graphiques correspondantes. Les plus
sophistiqus incluent une base de donnes partir de laquelle de nombreuses applications
spcifiques peuvent tre dveloppes par lutilisateur.
En matire de gestion documentaire, il existe aussi des progiciels spcialiss permettant de
suivre la vie dun document depuis son tat prvisionnel jusqu ltat final, en passant par
les processus dapprobation, de diffusion, de traitement, de grer les liens inter-documents
partir dapplications dveloppes sur des bases de donnes.

10.3 La mise en place dun outil de gestion de projet

Cette mise en place suit les mmes tapes que tout autre outil informatique :

Dfinition des besoins,

Elaboration de la spcification,

Choix dun progiciel ( partir de tests de quelques progiciels prslectionns sur un

projet type),

Dveloppement dapplications spcifiques,

Mise en place.

Il sagit, en fait, dun vritable projet raliser. La mise en place dun outil de gestion
apporte de nombreux avantages, parmi lesquels on peut citer :

La ncessit dune analyse pralable et dune planification dtaille des projets,

Lintgration des plannings et des budgets,

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La facilit de mise jour du plan de management de projet et les possibilits de

simulation,

Les possibilits graphiques qui amliorent la communication,

La mise disposition de tous les intervenants de toutes les donnes dont ils ont
besoin et ce dune faon unique,

Limpact psychologique sur le client.

A la lumire de lexprience de ces dernires annes, on peut dire que :

La mise en place dun tel outil renforce le rle du chef de projet grce aux lments
dinformation quil met sa disposition,

Lintgration des plannings et des budgets est une opration dlicate, car les besoins
sont gnralement diffrents, et les facteurs influenant cots et dlais ne sont pas
toujours les mmes,

Le choix du niveau de dtail dans lequel il faut aller est un facteur cl de russite,

Le systme doit tre adapt la structure du flux dinformation existant dans

lentreprise,

La mise en place et lutilisation des outils demandent un srieux effort en matire de

personnel de matrise de projet.

10.4 Importance de la communication et dun langage commun

Il est indispensable que lensemble des acteurs dun projet puisse changer les
informations ncessaires. Les outils logiciels de gestion de projets, riches de leurs
nombreux types de documents, apportent un rel progrs dans ce domaine.
Le planning prvisionnel est un aspect important mais, au cours de la ralisation des
projets, il faut pouvoir :
o Ragir aux imprvus,
o Garder la cohrence du projet,
o Trouver dventuels moyens supplmentaires en cas de drapage.
Le chef de projet trouvera un appui intressant dans les logiciels de gestion de projets pour
laider dans lanalyse des drives.

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10.5 Microsoft Project

Microsoft Project est un outil logiciel daide la dcision orient projets. Il permet de stocker
lensemble des informations qui constituent un projet et offre toutes les fonctionnalits
ncessaires sa mise en place et son suivi.
Malgr certaines faiblesses, Microsoft Project se prsente, dans la gamme laquelle il
appartient, comme le logiciel le plus mme dvoluer et le plus ouvert du march (65% de
parts de march).
Les atouts principaux retenir :

Construit comme une bote outils, ce logiciel permet chacun de construire ses
propres lments partir des fonctions de base, de manire se rapprocher le plus
possible, voire compltement, des besoins de lentreprise. Les volutions de versions
permettent dobtenir un produit de plus en plus abouti.

La possibilit de raliser des programmes en langage Visual Basic pour Application

(VBA) facilite le dveloppement dapplications intgrant Microsoft Project ou
dautres outils logiciels standard et/ou spcifiques.

Microsoft Project propose diffrentes briques particulirement bien adaptes

chaque acteur des projets :
o Chef de projet,
o Responsable de service,
o Acteur du projet,
o Direction gnrale.

Il intgre la notion de gestion de projets dentreprise : il fournit en standard un

ensemble de fonctionnalits importantes pour la mise en place de projets
denvergure.

Microsoft propose un module Back Office qui enrichit le panel de possibilits,

notamment dans le domaine de la centralisation des donnes, de la scurisation ou
encore de la mise disposition dinformations.

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10.5.1 Caractristiques des projets

Un projet, au sens de Microsoft Project, est un ensemble dinformations articules
principalement autour de quatre sous-ensembles : le projet, les tches, les ressources, les
affectations.
Il est essentiel, pour pouvoir utiliser un logiciel de gestion de projets, de bien assimiler
cette problmatique. Lensemble des informations dun projet constitue un vritable
systme dinformations.
Un projet, identifi par une date de dbut (ou de fin), contient un ensemble dactivits.
Les caractristiques dune tche sont les suivantes : le nom, la dure, la contrainte de
date (Dbut au plus tt le, Fin au plus tard le, etc.) et les liens (prdcesseurs et
successeurs).
Ces caractristiques permettent Microsoft Project de dterminer un planning de
ralisation des tches au plus tt et au plus tard . Lalgorithme de calcul utilis sappuie
sur des mthodes mathmatiques prouves : mthode PERT ou mthode du chemin
critique.
Chaque tche du projet peut consommer des ressources pour sa ralisation. Les
principales caractristiques des ressources sont le nom et le cot.
Microsoft Project permet de stocker lensemble des informations dun projet et de les
reprsenter sous diverses formes : rseau PERT, diagramme de Gantt, tableaux, etc.
Lensemble des donnes de suivi peut galement tre mmoris et permettre dvaluer
les carts entre Prvisions et Ralisations tout au long de la ralisation des projets. Cest
une tape itrative qui permet de sassurer de la justesse des prvisions ou de procder
aux ajustements qui permettent de suivre le droulement rel.

10.5.2 Fonctions principales

Microsoft Project propose un ensemble de fonctions de gestion de projets, dont certaines
sont spcifiques Microsoft.
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Un ensemble doutils daide en ligne (guide de projets) : trs riche, qui assiste
lutilisateur dans toutes les tapes de planification.

Smart Tags : informations et/ou conseils sur des actions possibles en fonction du
contexte (par exemple pour supprimer une tche).

Un ensemble daffichage varis : (standard ou crer) qui permet de visualiser le

projet sous diffrents angles :
o Planning (diagramme de Gantt avec trois chelles de temps),
o Rseau PERT,
o Tableaux des tches et des ressources,
o Graphe des ressources, etc.

Un ensemble doutils : pour prparer et imprimer les rapports sur le projet (tables,
filtres, modles de rapport, etc.).

Mthode de planification :
o Par les tches ou par les ressources, par effort,
o A rebours,
o Gestion de diffrents types de relations (fin dbut, dbut fin, fin fin,
dbut dbut),
o Possibilit de dfinir des chevauchements ou des dlais entre les tches,
o Support de huit types de contraintes pour les tches (ds que possible, doit
commencer le, doit finir le, etc.).

Gestion des ressources :

o Calendrier propre chaque ressource,
o Gestion des heures supplmentaires,
o Aide la recherche de ressources appropries et disponibles,
o Lissage ou nivellement des ressources par rapport diffrents critres.

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Intgration avec la plate-forme Microsoft :

o Microsoft Excel pour tablir des listes de tches modles,
o Outlook pour lintgration des tches,
o SQL Server pour le stockage des informations,
o Share Team Point pour le stockage de documents,
o Internet Application Server pour la mise en place dun intranet projet.

Fonctionnalits multiples :
o Partage de ressources entre projets,
o Mise en place dune architecture multi-projets (sous-projets),
o Consolidation de projets.

Suivi de projet :
o Suivi partir des dures, du travail, des cots ou des ressources,
o Planification intermdiaire,
o Paramtrage du diagramme de Gantt ou des autres affichages,
o Elaboration de rapports ou de graphiques.

Travail en groupe :
o Utilisation de feuilles de temps de Microsoft Web Access pour lensemble
des membres de lquipe projet pour changer des informations et assurer le
suivi du projet.
o Publication dinformations sur le Web,
o Gestion de document avec Microsoft SharPoint Team Services,
o Outil de suivi des problmes : permet de crer des documents et des rapports
stocks dans Microsoft Project Server,
o Fonction dadministration des projets : authentification, droit daccs.

Fonctionnalits dentreprise :
o Modle global,
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o Liste des ressources,

o Analyse de comptence de ressources,
o Constitution dquipe,
o Scnarios de projets au travers de la modlisation du porte-documents.

10.5.3 Fonctionnement du logiciel

Microsoft Project a besoin de plusieurs fichiers pour travailler. Le schma montre
lensemble des fichiers intervenant dans une session de travail avec Microsoft Project.

Fichier Global.mpt

Ce fichier doit tre imprativement prsent sur le disque dur du poste de travail, ou sur le
serveur dans le cas dune installation en rseau. Il est automatiquement charg en
mmoire lors du lancement du logiciel Microsoft Project. Il contient des spcifications sur
les affichages, les filtres, les tables, les barres de menus, etc.

Fichier GLOBAL dentreprise

Microsoft Project tend la notion de fichier Global lensemble de lorganisation

concerne par la gestion de projets.

Fichier modles

Les fichiers modles ont pour extension MPT, mais il faut bien les distinguer du fichier
Global.mpt. Ils serviront de modles lors de la cration dun nouveau projet. Cette
fonctionnalit permet dacclrer et de standardiser le processus de cration des
projets.

Fichier projet

Le fichier projet contient lensemble des donnes propres au projet. Ces donnes sont de
diffrentes natures :

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o Donnes du projet : Elles incluent les informations gnrales sur le projet

(titre, date de dbut, travail, etc.), les tches (nom, dure, date de dbut,
marge, cot), les ressources et les affectations.
o Elments

de personnalisation :

Affichages, tables, filtres,

rapports,

calendriers, modules, etc.

Ce sont des spcifications qui permettent dafficher, dimprimer ou encore de
traiter les donnes du projet.

Autres fichiers MPP

Dans le cadre de la gestion multi-projets, dautres fichiers peuvent tre mis en place :

Autre fichier MPP pour introduire la notion de sous-projets ou de liens inter-tches et

inter-projets.

Autre fichier MPP pour effectuer le partage de ressources entre plusieurs projets.

10.5.4 Intgration du logiciel Microsoft Project dans la plate-forme logicielle

Microsoft
Les logiciels qui font partie de la plate-forme Microsoft constituent un champ
dinvestigation et de coopration trs vaste.
Cet aspect est particulirement intressant pour le logiciel Microsoft Project qui, par
essence, se trouve confront un environnement complexe :

Notion de projet dentreprise, parfaitement mis en uvre avec les logiciels Server
2000, Exchange ou Outlook, un serveur intranet et SQL Server.

Ncessit daccder des fonctions de calcul ou de reprsentations graphiques

ralisables avec Microsoft Excel.

Besoin dtablir des documents pour la communication autour du projet. Possibilit

dinteraction avec Microsoft Word ou Powerpoint.

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Structure de donnes proche dune base de donnes. Les drivers ODBC donnent
accs, partir de Microsoft Project, des bases externes. Il existe par ailleurs un lien
privilgi avec Microsoft Access.

Techniques DDE et OLE accessibles.

Dveloppement avec la plate-forme Visual Basic pour Application (VBA) et les

contrles ActiveX.

Le schma suivant prsente les interactions possibles entre les diffrents logiciels de la
plate-forme Microsoft.
En rsum
Le management de projet repose :

En amont du dveloppement sur lanalyse fonctionnelle et sur lexistence dun

systme dinformations techniques,

En dveloppement et en production sur des processus de bouclage, sur lexistence

dun systme dinformations techniques, sur des processus de matrise des cots et
de dlai, et sur des processus de configuration et de conception cot objectif.
Microsoft Project est un logiciel puissant qui vous permettra de grer vos projets
efficacement.

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