Qu'est-ce qu'une

Solution de Gestion
des Cont rats?
© 2018 Corcentric | Revised October, 2018 2
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La gestion des contrats resout les problemes
rencontres a chacune des etapes du cycle de
vie des contrats
ll n'existe pas de modele de cycle de vie des contrats precis et universellement
reconnu Notre modele perc;:oit le cycle de vie a travers le prisme des defis metiers et
nous l'avons decompose en neuf etapes : demande, redaction, negociation,
approbation, execution, gestion des obligations, modification, audit et analyse, et enfin
renouvellement. Ce modele permet d'identifier facilement un sous-ensemble de defis
pour chaque etape, d'evaluer leur impact sur l'entreprise, et d'etudier dans quelle
mesure les technologies peuvent repondre a ces problematiques et tirer profit des
opportunites d'amelioration.
Les bases d'une Solution de Gestion des Contrats
Selon l'IACCM (International Association for Contract & Commercial
Management), une Solution de Gestion des Contrats efficace doit presenter les
caracteristiques minimales suivantes

1. Un repertoire centralise et un processus structure pour gerer la

creation et l'execution des contrats pour l'ensemble de l'entreprise
2. Des fonctions d'alerte automatique pour gerer efficacement les jalons
des contrats
3. Un workflow automatique pour la verification et la validation des
contrats
4. Des fonctionnalites de gestion des obligations, ainsi que des
indicateurs de performance cles pour ameliorer la conformite et la
performance des contrats

Tout en gardant a l'esprit ces criteres, nous decouvrirons les avantages qu'offre
une Solution complete de Gestion des Contrats a chaque etape du cycle de vie
d'un contrat.

Demande de contrats
Challenge : un cycle long peut compromettre l'efficacite des contrats.
Cette lenteur est determinee par le degre de simplicite ou de difficulte a
demander un nouveau contrat, a l'integrer a la file d'attente, et a le
transmettre aux personnes concernees accompagne de toutes les
informations requises. Ceci est d'autant plus vrai lorsque l'organisation des
contrats est centralisee. Un cycle long peut differer le chiffre d'affaires au
trimestre suivant et bloquer les achats.

Solution : une Solution de Gestion des Contrats bien conc;:ue s'integre

facilement a la structure de chaque entreprise. Ainsi, chaque collaborateur
d'une organisation peut facilement creer des contrats en utilisant la solution
et rechercher les informations contractuelles dont il a besoin, sans que 5
l'acces au systeme ne devienne un goulot d'etranglement.
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Approbation du contrat
Challenge : les contrats complexes resultant d'apres negociations requierent
souvent de multiples approbations par les differentes fonctions au sein d'une
organisation Les regles regissant le secteur d'activite, le type de contrat, le
montant, le nombre de contrats en place avec un fournisseur specifique, etc.
peuvent aussi ajouter des variables a l'equation d'approbation Generalement,
plus les approbations deviennent complexes, plus leur processus est long.

Solution : des Solutions de Gestion des Contrats plus elaborees offrent un

processus d'approbation dynamique base sur des criteres multiples Depuis
l'interface de la solution, les utilisateurs peuvent personnaliser des circuits de
validation paralleles ou en serie pour repondre aux particularites d'un contrat, ce
qui a pour effet d'eliminer les goulots d'etranglement et de minimiser les retards
couteux Les solutions les plus sophistiquees permettent d'effectuer des
approbations depuis un mobile. Cette souplesse aide l'organisation a optimiser le
processus d'approbation a mesure que les conditions commerciales evoluent,
tout en en conservant la maitrise et en appliquant les normes.

Execution du contrat
Challenge : comparee aux processus de negociation et d'approbation, la phase
d'execution devrait etre un jeu d'enfant Mais la encore, des approbations
incompletes et des signatures manquantes retardent souvent cette etape
fondamentalement simple.
Solution un logiciel de Gestion des Contrats peut contr6ler et ecourter le
processus de signature en integrant des applications de signature electronique
tierces, eliminant ainsi le besoin de transferer des documents papier ll doit aussi
fournir une fonction de telechargement des documents papier dans le cadre
d'un processus electronique largement automatise

Gestion des obligations contractuelles

Challenge : peu importe si la negociation est fructueuse ou si les conditions
generales sont favorables, les avantages d'un contrat peuvent etre rapidement et
entierement ruines des lors qu'on le classe et qu'on l'oublie. Rappelez-vous, un
contrat est bien plus qu'un accord ponctuel, ses consequences positives ou
negatives subsistent bien apres son execution.

Solution : une Solution de Gestion des Contrats offre generalement deux atouts
majeurs pendant le cycle de vie d'un contrat la visibilite et le contr6le Les
fonctionnalites de la solution telles que le suivi de realisation, les alertes
automatisees pour les expirations, renouvellements et autres evenements cles, les
flux post-execution et l'analyse sophistiquee, aident les administrateurs a
maximiser la valeur des contrats.

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La gestion des amendements
Challenge : les contrats echappent rarement aux avenants. Le principe de
concession commerciale garantit que la plupart des contrats subiront des
modifications pour refleter les evolutions du marche et des relations entre leurs
signataires. Sans une vue consolidee d'un contrat et de tous ses avenants, il est
difficile d'assurer le suivi des actions et de leurs motifs, notamment pour les
relations a long terme. Ceci est d'autant plus vrai pour les contrats-cadres qui
peuvent contenir des centaines d'avenants dont l'application varie selon les
differentes divisions de l'entreprise

Solution : comme pour l'etape de gestion des obligations, une vue a 360
degres d'une relation contractuelle est essentielle pour gerer efficacement le
processus de modification de contrat Une solution de Gestion des Contrats
doit fournir une seule source de donnees integrees et exactes, en presentant
une vue complete d'une relation commerciale qui definit clairement le
vocabulaire et les conditions generales qui prevalent pour l'ensemble des
differents avenants au contrat et documents associes.

Le suivi et l'analyse des contrats

Challenge : pour une piste d'audit, aucun document commercial n'est plus
important qu'un contrat Mais les processus manuels ad hoc prennent rarement
en charge l'enregistrement des evenements exige par les pistes d'audit De
meme, l'analyse de la performance du contrat exige que le systeme soit en
mesure d'agreger les donnees dans le temps

Solution les Solutions de Gestion des Contrats doivent donner aux

organisations une selection d'options d'audit et d'analyse telles que les alertes
de conformite des contrats, le suivi d'audit sur le terrain, la creation de contrats
a la demande, un acces en un clic depuis les rapports vers les dossiers
contractuels et une integration facile aux outils d'analyse tiers

Le renouvellement du contrat
Challenge : le renouvellement de contrat doit etre l'occasion d'affiner,
d'ameliorer et, si necessaire, de resilier des contrats existants. Mais pour de
nombreuses societes, les periodes de renouvellement passent totalement
1naperc;:ues Elles sont synonymes d'opportunites manquees et sont source de
risques.

Solution : une Solution de Gestion des Contrats peut aider les entreprises a
saisir chaque opportunite de renouvellement en identifiant les candidats au
renouvellement de contrat, en alertant les dirigeants sur les actions a mener et
en creant automatiquement de nouvelles ebauches de contrat basees sur le
contrat en vigueur.

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La gestion efficace des contrats va de
pair avec une meilleure rentabilite
Les Solutions de Gestion des contrats garantissent que les contrats participent de
fac;:on significative a la rentabilite en augmentant le chiffre d'affaires, en reduisant
les coOts, en minimisant le risque et en renforc;:ant le contr6le Une solution
efficace offre toutes ces garanties en aidant les organisations a

• reduire la duree du cycle contractuel et dynamiser la

rentabilite. Des outils simples accelerent le processus de
redaction et d'approbation, tout en reduisant le besoin de revue
juridique pour chaque secteur d'activite.
• accro1tre la visibilite des transactions. Des contrats bien structures
generent plus rapidement du chiffre d'affaires, reduisent les ecarts
et augmentent les opportunites commerciales a venir.
• garantir la conformite. Des fonctions d'analyse et d'audit offrent
trois garanties de conformite : contractuelle, operationnelle et
reglementaire.

Corcentric, la nouvelle norme pour la

gestion globale des contrats
Corcentric est un fournisseur leader de solutions Source-to-Pay et Order-to-Cash.
Du mid-market au Fortune 1000, Corcentric offre du conseil stratégique, des
technologies et des services pour réduire les coûts, rationaliser les opérations pour
des relations acheteurs et fournisseurs optimisées. Depuis 1996, des milliers
d’entreprises font confiance aux équipes d’experts de Corcentric et à sa suite
complète de solutions pour mieux gérer les dépenses, optimiser le fonds de
roulement et améliorer la rentabilité. Plus d’informations sur Corcentric.com.
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