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passible des peines pénales prévues par la loi. opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la
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documentation existante pour présenter les
pas à Sage peuvent constituer des marques déposées
modifications et améliorations apportées à ces mises
par leurs propriétaires respectifs.
à jour.
Table des matières
Introduction_______________________________________________________3
Nouveautés de la version ........................................................................................................... 3
Nouveautés Etendue ............................................................................................................................. 3
Gestion des prospects ...................................................................................................................................... 3
Sécurisation renforcée des mots de passe ....................................................................................................... 4
Affichage des tiers effacés................................................................................................................................ 4
Exclure des traitements à des fins marketing ................................................................................................... 5
Nouveautés Administration .................................................................................................................... 5
Présentation de Sage Etendue ................................................................................................... 5
© 2018 Sage 1
Table des matières
Les fonctions métier de Sage Etendue ................................................................................................ 31
Composition d’une fenêtre de type «liste» et «fiche» .......................................................................... 35
Iconographie d’une fenêtre de type «liste» et «fiche» .................................................................................... 35
Exemple du Catalogue articles ....................................................................................................................... 36
Sélection et recherche d’éléments .................................................................................................................. 37
Personnalisation de la liste ............................................................................................................................. 39
Ma sélection d’articles..................................................................................................................................... 39
Modification d’une fiche tiers ou d’un document ............................................................................................. 40
Composition d’une fenêtre de type «fiche»..................................................................................................... 46
Actions possibles depuis les fiches................................................................................................................. 49
Composition d’une fenêtre de saisie de document par étapes ............................................................ 50
Personnalisation d’une étape.......................................................................................................................... 52
Automatismes en saisie comptable ................................................................................................................ 52
Exemple de saisie d’un Devis ......................................................................................................................... 52
Exemple de saisie d’une Réception de livraison fournisseur .......................................................................... 60
Exemple de saisie d’une Livraison client ........................................................................................................ 66
Composition d’une fenêtre de saisie de critères .................................................................................. 71
Exemple de Choix fournisseur ........................................................................................................................ 71
Composition d’une fenêtre «Etat»........................................................................................................ 73
Gestion des documents internes .................................................................................................................... 74
© 2018 Sage 2
Introduction
Introduction
Ce guide d’utilisation est livré en complément du dépliant d’installation ainsi que de la documentation
électronique de votre logiciel.
Nouveautés de la version
Nouveautés Etendue
Les prospects ont l’option Prospect cochée sur la fiche client et n’ont pas de compte général ni de tiers
payeur et ne peuvent pas être Centrale d’achat.
© 2018 Sage 3
Introduction
Cette action décoche la case à cocher Prospect dans la fiche client et affecte un compte général en fonc-
tion du paramétrage fait en Gestion commerciale, un client payeur doit également être affecté par l’utilisa-
teur.
Les devis et propositions d’abonnement liés au prospect sont alors mis à jour automatiquement.
Un message propose alors de transformer le prospect en client. Si vous acceptez le devis sélectionné est
ensuite transformé en commande ou bon de livraison.
Cette règle s’applique également à tout nouvel utilisateur pour sa première connexion.
© 2018 Sage 4
Introduction
Nouveautés Administration
Les utilisateurs, selon leurs métiers (commercial, comptable, acheteur, magasinier, services) peuvent ainsi
consulter, saisir ou valider les informations nécessaires, consulter les indicateurs clés, et ce, quelle que soit
leur localisation géographique.
Note :
Sage Etendue requiert le rattachement à au moins une base commerciale ou une base comptable.
Sage Etendue peut être rattaché à plusieurs bases comptables et commerciales (multi-dossiers).
L’utilisateur bascule alors d’un dossier à l’autre par une simple sélection.
Important !
Un même login ne peut pas être connecté simultanément à partir de deux postes différents.
© 2018 Sage 5
Administration de Sage Etendue
Voir pour toute information la liste des produits activés dans Licences.
Important !
Les programmes Sage Intranet RH, Sage Notes de frais et Sage Etendue ayant un socle technique et
fonctionnel commun, lorsqu’ils sont installés sur le même poste de travail, ceux-ci partagent la partie
Administration. Dès lors, l’application prend le nom de Sage Intranet.
Important !
En terme de compatibilité des versions, vérifiez que les versions Sage, Sage Notes de frais et Sage
Intranet RH sont compatibles,
Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctions d’administration
proposées :
• Démarrage du module d’administration
• Habilitations
• Utilisateurs
• Supervision
© 2018 Sage 6
Administration de Sage Etendue
Mes fonctions favorites sont masquées par défaut. Pour les afficher, il est nécessaire
de les personnaliser.
1 . cliquez sur
2 . cochez les fonctions à afficher sur votre page d’accueil,
3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité,
4 . cliquez sur le bouton [Valider].
© 2018 Sage 7
Administration de Sage Etendue
Configuration technique
Préférences
Configuration technique / Préférences
Précisez ici, en cochant la case correspondante, les règles de saisie des mots de passe pour les utilisateurs
de Sage Etendue.
© 2018 Sage 8
Administration de Sage Etendue
© 2018 Sage 9
Administration de Sage Etendue
9 . Cliquez sur Test pour tester l’envoi de mail et les paramètres de connexion.
Pour cela, une adresse doit être renseignée sur l'utilisateur connecté.
Si le test est positif, cliquez sur Enregistrer pour valider la configuration SMTP.
Licences
Le lien Licences vous donne toutes les informations utiles sur les licences acquises et utilisées pour l’appli-
cation Sage Etendue, avec possibilité d’actualiser la clé.
Une clé est formée de 3 zones de 6 caractères bridés en alphanumériques majuscules. Le bouton [Valider]
a pour effet de tester la clé et de mettre à jour la page selon les nouveaux droits actuali-
sés.
Les utilisateurs Etendue sont dits en postes nommés, c'est-à-dire que le nombre d'utilisateurs actifs Eten-
due créés et connectés est limité par le nombre de licences acquises, et les connexions simultanées à partir
du même nom d'utilisateur sont interdites.
Pour un module donné, le décompte se déclenche pour chaque utilisateur actif rattaché à au moins un profil
du type concerné.
Exemple
Sage Etendue est installé en cohabitation avec Sage Notes de frais / Paie. Trois utilisateurs sont créés :
user1 ayant un profil de type Etendue, user2 ayant un profil de type Notes de frais / Paie et user3 cumulant
deux profils, un de chaque type. En termes de licences, ce client consomme alors 2 postes Notes de frais
et 2 postes Etendue.
© 2018 Sage 10
Administration de Sage Etendue
Le nombre maximum d'utilisateurs autorisé par votre contrat est atteint pour le module X,
aucun utilisateur supplémentaire ne peut être créé pour ce module. <OK>.
• A la connexion d'un l'utilisateur : si pour un module le nombre de licences autorisées est dépassé, le
message bloquant suivant s'affiche à la connexion utilisateur :
Le nombre maximum d'utilisateurs connectés est actuellement atteint, veuillez vous recon-
necter ultérieurement. <OK>.
Sociétés
Configuration technique / Sociétés
L’administration des sociétés permet d’interfacer Sage Etendue avec une ou plusieurs sociétés créées
dans votre application métier Sage 100. La création d’une société n’est pas obligatoire pour une utilisation
de l’application sans passation comptable des écritures.
• Gestion des sociétés créées dans Sage Etendue
• Création d’une société dans Sage Etendue
• Messages d’incidents à propos des sociétés
Important !
Une société est définie, dans Sage Etendue, par un fichier comptable (.mae) et/ou un fichier commercial
(.gcm). Si le produit activé est de type Gestion Commerciale ou Entreprise, alors les deux fichiers sont
nécessaires. Si le produit activé est de type Comptabilité ou Suite Comptable et Financière, alors seul le
fichier comptable est à renseigner.
© 2018 Sage 11
Administration de Sage Etendue
1 . cliquez sur
2 . cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher, et définissez leur positionnement,
3 . cliquez sur le bouton [Valider]
1 . cliquez sur
2 . confirmez votre choix
1 . cliquez sur
Note :
Le dossier nouvellement créé est par défaut autorisée à tous les profils existants.
Identification
Code société
Le code société identifie le dossier dans Sage Etendue. Il est unique.
Il doit être composé de caractères alphanumériques sans espace.
Après enregistrement, il ne sera plus modifiable.
Description
Cet intitulé est affiché dans la liste des sociétés.
Connexion
Fichier Gescom
© 2018 Sage 12
Administration de Sage Etendue
Le fichier Gescom identifié ici doit être sous la forme : chemin d’accès sur le serveur/« nom du fichier
.gcm ».
Fichier comptable
Le fichier comptable identifié ici doit être sous la forme : chemin d’accès sur le serveur/« nom du fichier
.mae ».
Gestion sociétés
Depuis la liste des sociétés, en cliquant sur l’icône à gauche d’une ligne apparaît un menu contextuel per-
mettant d’autoriser Etendue à accéder à cette société.
Un écran s’affiche permettant de saisir l’utilisateur et le mot de passe de la Gestion commerciale / Comp-
tabilité.
Important !
Ces identifiants existants doivent correspondre à un utilisateur appartenant à l’un des deux groupes de
plus haut niveau d’habilitation (Administrateur ou Utilisateur). Par défaut, l’utilisateur classique Adminis-
trateur est proposé sans mot de passe.
Paramètres métiers
Pour paramétrer Sage Etendue, vous devez :
© 2018 Sage 13
Administration de Sage Etendue
Seuil de réapprovisionnement
Sélectionnez le seuil déclencheur des réapprovisionnements parmi les choix suivants :
• stock mini :
Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le stock est inférieur au stock minimum paramétré
dans le volet «Stock» de chaque fiche article.
• stock maxi :
Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le stock est inférieur au stock maximum paramétré
dans le volet «Stock» de chaque fiche article.
• commande client :
Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le stock de l’article est inférieur à 0.
Quantité à réapprovisionner
Sélectionnez la quantité à commander au fournisseur parmi les choix suivants :
• stock mini :
Les quantités proposées en réapprovisionnement par le programme permettent d'atteindre le stock
minimum paramétré dans le volet « Stock » de chaque fiche article.
• stock maxi :
Les quantités proposées en réapprovisionnement par le programme permettent d'atteindre le stock
maximum paramétré dans le volet « Stock » de chaque fiche article.
• commande client :
Les quantités proposées au réapprovisionnement permettent d'honorer les commandes clients en
attente. Aucun réapprovisionnement n'est proposé pour un article dont le stock à terme est supé-
rieur ou égal à 0.
Statistiques achats
Si le paramétrage est réalisé en ce sens dans la fiche Profil (zone dépliable Statistique en Gestion com-
merciale), cette zone permet de paramétrer l’affichage des fenêtres de type «Etat» pour les achats. Sélec-
tionnez au choix l’affichage par défaut du chiffre d’affaires :
• Facturé
• Facturé + Livré
• Facturé + Livré + Commandé
© 2018 Sage 14
Administration de Sage Etendue
Utilisateurs
Ce volet liste, dans un tableau, les utilisateurs rattachés au dossier configuré.
Pour attacher à la société tous les utilisateurs en une seule manipulation, cliquez sur Ajouter en multi-sé-
lection pour afficher la fenêtre Sélection des utilisateurs.
Pour rompre le lien entre le dossier et l’utilisateur, cliquez sur en regard du nom de celui-ci dans le
tableau.
Important !
Pour détacher tous les utilisateurs en une manipulation, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Détacher
tous les utilisateurs] situé, cette fois, en entête de tableau. Le programme vous demande de confirmer le
traitement.
Message Solution
Aucune société n’a été configurée pour Vous êtes administrateur et aucune société n’est
cette installation. Veuillez en créer au créée dans Sage Etendue. Connectez-vous en
moins une avant de poursuivre la configu- tant qu’administrateur et procédez à une créa-
ration du site. <OK> tion de société.
Vous n’avez accès à aucune société, L’utilisateur connecté (non administrateur) n’a
veuillez contacter l’administrateur. <OK> accès à aucune des sociétés créées. L’adminis-
trateur doit associer l’utilisateur à un profil ayant
accès à la société.
© 2018 Sage 15
Administration de Sage Etendue
Habilitations
Rôles
Habilitations / Rôles
Les rôles permettent de définir les droits d’accès aux sociétés, fonctions et données.
L'application est livrée en standard avec un certain nombre de rôles modèles pré-paramétrés :
• Administrateur fonctionnel
• Comptabilité
• Gestion commerciale
En tant qu’administrateur, vous pouvez librement les modifier, les supprimer ou en créer de nouveaux.
© 2018 Sage 16
Administration de Sage Etendue
1 . cliquez sur
© 2018 Sage 17
Administration de Sage Etendue
1 . cliquez sur
2 . confirmez votre choix
1 . cliquez sur
2 . la fiche rôle s’ouvre
3 . aménagez son contenu pour aboutir au rôle souhaité
4 . renseignez l’Intitulé et la Description
5 . cliquez sur [Enregistrer]
1 . cliquez sur
Note :
Rappelons qu’un nouveau rôle peut être créé par duplication ( ) d’un rôle existant depuis la liste
© 2018 Sage 18
Administration de Sage Etendue
Message Solution
Vous n’avez accès à aucune société, Vous êtes utilisateur et votre rôle n’autorise
veuillez contacter l’administrateur. <OK> l’accès à aucune société.
Votre rôle utilisateur n’a accès à aucune Vous êtes administrateur et votre rôle n’autorise
société. <OK> l’accès à aucune société.
Utilisateurs
Les utilisateurs sont :
• les salariés figurant dans l’annuaire de l’entreprise, accessible sans restriction,
• les salariés ayant le statut d’utilisateurs Sage Etendue (case à cocher Utilisateur actif).
Ces derniers se voient alors attribuer un login, un mot de passe et un profil d’habilitation, et entrent en consi-
dération dans le décompte des droits liés au contrat souscrit.
• Gestion des utilisateurs
• Création d’un utilisateur dans Sage Etendue
• Importer des utilisateurs
• Utilisateurs connectés
© 2018 Sage 19
Administration de Sage Etendue
© 2018 Sage 20
Administration de Sage Etendue
Supprimer un utilisateur
Pour supprimer un utilisateur :
L’utilisateur connecté sous ce login au moment de la suppression pourra malgré tout continuer à utiliser l’ap-
plication jusqu’à sa prochaine déconnexion. Ensuite le compte sera bloqué.
Si le collaborateur est un Utilisateur Etendue, un droit se libère instantanément par rapport au décompte
contractuel.
© 2018 Sage 21
Administration de Sage Etendue
1 . cliquez sur
Note :
Le nombre de collaborateurs - utilisateurs de Sage Etendue qu’il est possible de créer est soumis au
nombre de licences acquis. Si vous dépassez ce nombre, un message vous invite à contacter votre
revendeur.
Cette fonction permet de vous connecter à une base de collaborateurs existante, de manière à importer des
informations sur les collaborateurs, et éviter ainsi une ressaisie fastidieuse de ces données.
© 2018 Sage 22
Administration de Sage Etendue
Initialisation
7 . Modifiez au besoin l’affichage des colonnes en cliquant sur le bouton [Personnaliser la liste] .
8 . Cliquez sur le bouton [Suivant].
Paramètres d’import
Cette étape permet d’affecter en rafale des critères aux collaborateurs importés.
9 . Cochez la case Utilisateur actif pour rendre accessible les zones de paramétrage des Profils
d’habilitations et d’Authentification.
10 . Cochez la case Visible annuaire si vous souhaitez que tous les collaborateurs importés appa-
raissent dans l’annuaire.
© 2018 Sage 23
Administration de Sage Etendue
Type d’authentification
Deux modes d’authentification sont proposés :
• Windows
Si votre réseau interne est équipé de Windows Server, le choix de cette option permet au collabora-
teur de se connecter à Sage Etendue avec ses identifiants Windows.
• Formulaire
Vous devez dans ce cas renseigner les paramètres de connexion : nom d’utilisateur, mot de passe
et une confirmation du mot de passe.
Note :
Le mode d'authentification Windows n'est accessible qu'aux utilisateurs créés par importation auto-
matique à partir d'un annuaire LDAP de type Active Directory.
Profil d’habilitations
Cette liste déroulante permet d’affecter à l’utilisateur un profil d’habilitations. La liste déroulante propose
les profils créés.
Validation
Import terminé
Les collaborateurs importés sont listés sous forme de lien pour accéder à leur fiche.
© 2018 Sage 24
Administration de Sage Etendue
Supervision
Utilisateurs connectés
Supervision / Connexions en cours
Connexions en cours affiche la liste des utilisateurs actuellement connectés à Sage Etendue en
précisant :
• le login
• l’heure depuis laquelle il est connecté.
• le nom du l’utilisateur
• l’adresse IP de son ordinateur
© 2018 Sage 25
Administration de Sage Etendue
1 . cliquez sur
© 2018 Sage 26
Utilisation de Sage Etendue
Note :
Si vous ne saisissez pas vos login et mot de passe d’accès à votre espace personnel, seul l’onglet
«Accueil» est accessible. La connexion à votre espace personnel vous donne accès, en plus, à l’on-
glet «Gestion».
© 2018 Sage 27
Utilisation de Sage Etendue
Message Solution
« Ce login est inconnu ou le mot de passe Contactez l’administrateur afin qu’il vous identifie
est erroné. Veuillez réessayer ou contac- dans la liste des collaborateurs de Sage Eten-
ter l’administrateur. <OK> » due.
« Ce login est déjà connecté. Souhaitez- Un collaborateur est déjà connecté à Sage
vous supprimer la session correspondante Etendue avec les mêmes identifiants.
pour permettre de vous connecter ? <Oui>
/ <Non> »
« Vous n’avez accès à aucune société, Aucune société n’a été créée dans Sage Eten-
veuillez contacter l’administrateur. <OK> » due. Contactez l’administrateur.
« Votre n’avez accès à aucune société, Contactez l’administrateur afin qu’il vérifie vos
veuillez contacter l’administrateur. <OK> » paramètres de connexion à la société.
« Vous n’avez pas accès à votre espace Contactez l’administrateur afin qu’il associe votre
personnel car aucun profil ne vous est fiche à un profil.
attribué. Veuillez contacter l’administra-
teur. <OK> »
© 2018 Sage 28
Utilisation de Sage Etendue
Note :
L’affichage du lien Intranet et de ces deux fonctions est autorisé par l’Administrateur.
Important !
Des règles de saisie ont pu être enregistrées par votre administrateur.
L’accès à cet onglet est soumis aux droits rattachés à votre profil (enregistrés par l’administrateur).
© 2018 Sage 29
Utilisation de Sage Etendue
© 2018 Sage 30
Utilisation de Sage Etendue
Important !
Seules les fonctions auxquelles vous avez accès sont proposées.
Les fonctions disponibles diffèrent selon les produits activés sur l’installation :
• les produits SCF et Comptabilité ne mettent à disposition que les fonctions comptables.
• le produit Gescom ne met à disposition que les fonctions commerciales.
• le produit Entreprise met à disposition l’ensemble des fonctions comptables et commerciales.
• les produits ligne 30 (Gescom 30 ou Compta 30) présentent également un fonctionnel réduit afin de
masquer les fonctionnalités et champs non disponibles.
Gescom Compta
SCF Entreprise
100 30 100 30
Catalogue x x x
Traçabilité série/lot x x
Contrôle qualité x x
Localisation x x
Mes clients x x x
Mes documents x x x
Saisie devis x x x
Saisie commande x x x
Ventes
Validation devis x x
Validation commande x x
Livraison client x x x
Statistiques x x
© 2018 Sage 31
Utilisation de Sage Etendue
Gescom Compta
SCF Entreprise
100 30 100 30
Mes fournisseurs x x x
Mes documents x x x
Saisie préparation x x
Saisie commande x x x
Validation commande x x
Traitement préparation x x
Réception fournisseur x x x
Statistiques x x
Liste mouvements x x x
Saisie mouvement x x x
Stocks
Réapprovisionnement x x x
Visualisation dépôt x x x
Mes documents x x
Saisie réalisé x x
Journal x x x x
Règlement client x x x x
Statistiques x x x
Articles
© 2018 Sage 32
Utilisation de Sage Etendue
Ventes
Achats
Stocks
© 2018 Sage 33
Utilisation de Sage Etendue
Saisie mouvement Saisie d’un mouvement de stock (entrée, sortie, trans- page 50
fert)
Visualisation dépôt Consultation de la liste des dépôts et pour chaque dépôt page 35
son organisation et la liste de ses emplacements
Internes
Mes documents Liste des documents internes liés à la Gestion Commer- page 75
ciale que l’utilisateur a le droit de gérer
Saisie document Saisie des documents internes liés à la Gestion Com- page 76
merciale
Saisie réalisé Saisie des documents internes liés à la Gestion Com- page 77
merciale spécifiques aux mouvements de type «Saisie
du réalisé»
Comptabilité
Extrait compte tiers Consultation des écritures comptables par compte tiers page 35
Règlement client Saisie des données du règlement client pour génération page 50
automatique de l’écriture comptable de celui-ci par le
programme.
Vous constaterez rapidement que l’ergonomie de Sage 100 Etendue est très intuitive.
Nous ne détaillons donc pas toutes ses fonctionnalités mais vous proposons d’appréhender l’application en
fonction des types de fenêtres proposées.
A partir des exemples suivants, vous pourrez vous familiariser à l’ensemble de l’application.
© 2018 Sage 34
Utilisation de Sage Etendue
© 2018 Sage 35
Utilisation de Sage Etendue
© 2018 Sage 36
Utilisation de Sage Etendue
Un clic sur un des éléments de la liste ouvre la fiche élément correspondante, un bouton de fermeture per-
mettant de revenir à la liste.
© 2018 Sage 37
Utilisation de Sage Etendue
© 2018 Sage 38
Utilisation de Sage Etendue
Personnalisation de la liste
Pour personnaliser les colonnes d’une liste :
Ma sélection d’articles
La sélection d’articles permet de «mettre de côté» des articles choisis du catalogue, en vue d'effectuer une
opération particulière.
Note :
Cette sélection d’articles est toujours présente dans l'onglet Gestion, quelle que soit la fonction en
cours.
© 2018 Sage 39
Utilisation de Sage Etendue
Note :
Les Actions proposées dépendent de votre profil et de la sélection.
© 2018 Sage 40
Utilisation de Sage Etendue
Le bouton [Actions]
permet de :
Imprimer
Modifier
Supprimer
Dupliquer
et transformer l’élément
Elle ouvre : soit un formulaire en saisie (pour une fiche tiers), soit un processus de saisie (pour un docu-
ment).
© 2018 Sage 41
Utilisation de Sage Etendue
Lorsqu’un document n’est pas autorisé en modification, c’est une «Fiche document» qui apparaît.
Insérer un sous-total
Insertion manuelle
Cette commande permet l’ajout d’une ligne de sous total. Le bouton apparaît dès lors qu’un document au
moins est sélectionné et s’affiche sous la dernière ligne sélectionnée. Le calcul porte sur les lignes qui ont
été cochées et affiche la somme de cette sélection.
Note :
Une case à cocher dans la ligne d’en-tête permet de tout sélectionner/désélectionner.
Insertion automatique
Les actions «Associer un texte complémentaire» et «Supprimer» sont disponibles pour les lignes sous-total.
Recalculer un sous-total
1 . Sélectionner la ligne de sous-total et les lignes d’articles à inclure dans le sous-total.
2 . Puis cliquer sur le bouton [Actions] de la ligne sous-total et choisir Recalculer le sous-total.
© 2018 Sage 42
Utilisation de Sage Etendue
Informations
pouvant être consultées
Actions possibles
A l’ouverture de la fonction une fenêtre s’affiche dans laquelle sont rappelées les informations du document
original et où sont proposées des zones de sélection pour la reprise de tout ou partie des éléments du do-
cument d’origine.
© 2018 Sage 43
Utilisation de Sage Etendue
Informations du
document
original
Une fois les sélections effectuées, cette fenêtre se ferme et une fenêtre de saisie, pour le type de document
sélectionné, s’affiche alors.
Cela équivaut à la création d’un nouveau document à la date et sur le tiers renseignés, avec les mêmes
lignes d’articles et certains critères récupérés du document d’origine.
Options Application
Mise à jour des tarifs - Si l’option est cochée, les prix unitaires et remises du document d’origine sont
repris dans le nouveau document.
- si l’option est décochée, les prix unitaires et les remises sont recalculés par
rapport au client, comme si les lignes étaient nouvellement ajoutées.
Mise à jour des taux de taxes - Si l’option est cochée, les codes taxes et les taux de taxes sont recalculés en
tenant compte de la date d’application renseignée dans la passerelle comptable
de l’article et en la comparant à la date du document.
- si l’option est décochée, les codes taxes et les taux de taxes ne sont pas modifiés
ceci même si la catégorie comptable du document est modifiée.
Reprendre les informations Cette option permet la reprise ou non de certaines informations d’entête et
du tiers lignes. Elle est grisée dans le cas où le tiers sélectionné est différent du tiers
d’origine.
© 2018 Sage 44
Utilisation de Sage Etendue
Lorsque cela est possible, le bouton de création d’une fiche sera toujours le même : .
Pour saisir une fiche client, cliquez sur le bouton [Nouveau] disponible sur la liste des clients.
La fiche est vide et toutes les zones disponibles des onglets Description, Conditions tarifaires, Livraisons et
Evènements sont affichées par défaut, dans la mesure où elles sont autorisées au profil.
© 2018 Sage 45
Utilisation de Sage Etendue
© 2018 Sage 46
Utilisation de Sage Etendue
Actions
possibles
Personnalisation de la liste
Pour choisir les informations à afficher en entête de la fiche :
© 2018 Sage 47
Utilisation de Sage Etendue
Les boutons [Précédent] et [Suivant] font défiler les fiches des éléments.
Affichage de
l’info bulle au
survol de la
rubrique
Note :
Le bouton [Personnaliser la liste] en entête des rubriques du glossaire vous permet de person-
naliser les colonnes des «Rubriques du glossaire».
© 2018 Sage 48
Utilisation de Sage Etendue
Choix fournis- x
seur
Localisation sur x x x x
dépôt
Saisie devis x x
Saisie com- x
mande client
Validation devis x x
client
Validation com- x x
mande client
Saisie prépara- x
tion commande
Saisie com- x x
mande fournis-
seur
Validation pré- x x
paration com-
mande
Validation com- x x
mande fournis-
seur
Traitement pré- x x
paration com-
mande
Saisie mouve- x
ment
Extrait compte x x
tiers
Saisie écritures x x x x x x
Modification x x x x x
d’éléments
Duplication x x x
d’éléments
© 2018 Sage 49
Utilisation de Sage Etendue
Transformation x x (3)
en Bon de
commande
(1) Action proposée depuis une fiche Devis, Bon de commande et Préparation de livraison
(2) Action proposée depuis une fiche Préparation de commande et Bon de commande
(3) Action proposée depuis une fiche Devis
Fonction Description
Stocks Saisie mouvement Saisie d’un mouvement de stock (entrée, sortie, trans-
fert)
© 2018 Sage 50
Utilisation de Sage Etendue
Fonction Description
Internes Saisie documents Saisie des documents internes liés à la Gestion Com-
merciale
Icône d’alerte bloquante Pour les articles série / lot, des numéros
restent à saisir
© 2018 Sage 51
Utilisation de Sage Etendue
Un bouton [Annuler] permet, à chaque étape de quitter la fonction, après message de confirmation, sans
enregistrer les données.
© 2018 Sage 52
Utilisation de Sage Etendue
1. Initialisation
permet
de choisir les zones
de saisie pour
l’étape en cours
2. Lignes
permet
d’ajouter une ligne
complémentaire
permet
d’appliquer les
barèmes enregistrés
permet
d’insérer automati-
quement un sous
total
permet de
sélectionner un ar-
ticle depuis le
catalogue
© 2018 Sage 53
Utilisation de Sage Etendue
permet
d’ouvrir le menu des
actions possibles sur
la ligne
Note :
Le bouton [Terminer] permet, à partir de l’étape de saisie des lignes, d’aller directement à l’enregis-
trement final sans message de confirmation.
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Utilisation de Sage Etendue
Tous les glossaires présents dans la base commerciale sont présentés en quatre groupes :
• Tous les glossaires
• Glossaires du domaine document
• Glossaires du domaine article
• Glossaires de l’article en cours
Sélectionnez le glossaire
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Utilisation de Sage Etendue
Cette action ajoute juste au-dessus de la ligne sélectionnée une nouvelle ligne de commentaire sur laquelle
il est possible de noter une remarque ou une information concernant l’article.
Cette action permet d’insérer une ligne sur les documents commerciaux. La ligne s’affiche directement sur
la page de saisie du devis, au-dessus de la ligne de l’article concerné. Saisissez ensuite le commentaire
souhaité sur la ligne.
Déplacement ligne
Les lignes saisies peuvent être déplacées par glisser-déposer. Pour déplacer plusieurs lignes simultané-
ment, il est nécessaire de les sélectionner via les cases à cocher avant de les déplacer par glisser-déposer.
3. Suivi
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Utilisation de Sage Etendue
4. Livraison
5. Facturation
Les conditions de règlement sont modifiables si votre profil est autorisé à le faire.
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Utilisation de Sage Etendue
Voir les autorisations de données dans la fiche Profil (cases Documents ventes et Documents achats)
dans le module Administration.
Pour ce faire :
1 . Sélectionnez via la liste déroulante un autre modèle de règlement. Les lignes du modèles
s’affichent.
2 . Le bouton ouvre la fenêtre «Création d’une échéance» permettant d’ajouter une ligne
de condition propre au document en cours de création.
3 . Le bouton [Actions] en regard de chaque ligne de condition propose les commandes suivantes :
- Supprimer : cette commande supprime la ligne de condition pour le document en cours de créa-
tion.
- Modifier : cette commande ouvre la fenêtre «Modification de l’échéance» permettant ainsi de
changer le paramétrage de la ligne de condition pour le document en cours de création.
Note :
La modification des conditions de règlement pour le document est soumise à un message de confir-
mation.
6. Validation
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Utilisation de Sage Etendue
L’impression au format PDF est lancée dès que vous cliquez sur le bouton [Imprimer].
Envoi du document
Cette action propose l’envoi automatique par mail du PDF du document.
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Utilisation de Sage Etendue
Par défaut, chaque répertoire correspondant à un type de document contient un seul fichier modèle (.bgc9) :
le modèle standard fourni avec les applications Sage 100.
Pour que Sage Etendue propose plusieurs modèles d’impression, il suffit à l'administrateur d'ajouter
d'autres modèles dans chaque répertoire.
1. Initialisation
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Utilisation de Sage Etendue
2. Sélection
Les articles des bons de commande en cours sont listés, triés et regroupés en fonction du choix effectué à
l’étape précédente. Vous précisez les quantités livrées.
Important !
A la validation de cette étape, les documents sont transformés en Bons de livraison. Toute annulation ou
retour en arrière est donc impossible à partir de l'étape suivante : 3. Emplacements.
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Utilisation de Sage Etendue
Actions possibles
Pour enregistrer la réception d’articles non commandés, cliquez sur «Ajouter des articles non comman-
dés».
Pour automatiquement renseigner la «Quantité livrée» par la «Quantité commandée», cliquez sur «Ren-
seigner les quantités».
Si un fournisseur, un bon de commande ou un article précis a été renseigné à l'Etape 1, un bouton supplé-
mentaire vous permet de compléter votre sélection : [Ajouter un fournisseur], [Ajouter un BC] ou [Ajouter un
article].
Cette quantité excédentaire fera l’objet d’une ligne dans le Bon de livraison. Vous pouvez ensuite choisir de
valoriser ou non ce supplément (aux mêmes conditions tarifaires que la ligne du Bon de commande d'ori-
gine).
En cas de reliquat, à la validation de la réception, la quantité livrée sera transformée en Bon de livraison,
et la quantité différentielle (quantité commandée - quantité livrée) fera l'objet d'une ligne de reliquat sur le
Bon de commande.
© 2018 Sage 62
Utilisation de Sage Etendue
Ce bouton lance la génération automatique des numéros dans le cas d’un article séria-
lisé.
3. Emplacements
Cette étape est proposée uniquement si votre administrateur a paramétré Sage 100 Etendue dans ce sens.
Vous pouvez consulter ou modifier les emplacements où stocker la marchandise reçue dans le dépôt.
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Utilisation de Sage Etendue
Actions possibles
Si le dépôt de livraison possède un emplacement de transit, cliquez sur «Tout placer sur emplacement
de transit» pour y enregistrer tous les articles.
Vous pouvez «Imprimer les étiquettes» des articles en livraison (impression en PDF). Si plusieurs mo-
dèles d’impression d’étiquettes existent, le programme les propose.
«Visualiser le plan du dépôt» affiche une fenêtre présentant le plan du dépôt sur lequel sont positionnés
les emplacements impliqués dans la réception.
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Utilisation de Sage Etendue
4. Validation
Les numéros de Bons de livraisons générés sont indiqués, ainsi que les bons de commande laissés en re-
liquat.
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Utilisation de Sage Etendue
Note :
Vous pouvez cliquer sur les numéros de pièces pour afficher leur contenu.
Actions possibles
Vous pouvez «Imprimer les étiquettes» des articles en livraison.
Si plusieurs modèles d’impression sont prévus, le programme en propose la liste. Pour toute information,
voir Choix d’un modèle d’impression, page 59.
1. Initialisation
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Utilisation de Sage Etendue
2. Prélèvement
Les articles des préparations de livraison enregistrées sont listés, triés et regroupés en fonction du choix
effectué à l’étape précédente.
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Utilisation de Sage Etendue
Si l’emplacement de l’article n’est pas indiqué, l’icône ci-contre vous alerte sur la pré-
sence d’une information en précisant la raison. Positionnez le curseur dessus pour en
connaître le contenu.
Si l’article est «sérialisé» ou «géré par lot», la fenêtre affichée distingue chaque Numéro de série/lot et vous
pouvez ajouter un numéro ou en supprimer un.
Le cas échéant, la zone Quantité manquante, permet de préciser la quantité non prélevée, qui sera mise
en reliquat sur la Préparation de livraison.
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Utilisation de Sage Etendue
Actions possibles
Pour imprimer les lignes de Préparation de livraison à préparer, cliquez sur «Imprimer en PDF» ; il faut pour
ce la qu’un modèle d’impression existe (Liste des PL à préparer.bgc).
Si plusieurs modèles d’impression sont prévus, le programme en propose la liste. Pour toute information,
voir Choix d’un modèle d’impression, page 59.
«Visualiser le plan du dépôt» affiche une fenêtre présentant le plan du dépôt sur lequel sont positionnés
les emplacements des articles sortants.
3. Mise en colis
A cette étape, vous validez les quantités livrées client par client, et vous indiquez éventuellement la répar-
tition des articles en colis.
2 . cliquez sur le bouton [Actualiser le reste à empaqueter] du colis pour que toutes les quantités
non empaquetées y soient associées
Le bouton [Ajouter un colis] recalcule les quantités restant à empaqueter des articles et crée une ligne pour
les quantités restant à empaqueter de l’article.
Actions possibles
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Utilisation de Sage Etendue
Pour automatiquement renseigner la «Quantité empaquetée» par la «Quantité à empaqueter», cliquez sur
«Renseigner les quantités».
L'action «Valider par scan» ouvre une fenêtre superposée permettant d'enregistrer par lecture code-barres
les articles mis en colis.
4. Validation
Actions possibles
Vous pouvez «Imprimer les étiquettes de colisage».
Le bouton [Livrer] valide l'étape et génère la transformation des documents pour le client en cours.
La fenêtre précisant que les livraisons sont terminées mentionne les numéros de Bon de livraison générés.
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Utilisation de Sage Etendue
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Utilisation de Sage Etendue
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Utilisation de Sage Etendue
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Utilisation de Sage Etendue
Chiffre d’affaires
Cette zone s’affiche si la zone dépliable Statistiques est paramétrée en ce sens dans la fiche Profil. L’affi-
chage par défaut du chiffre d’affaires quant à lui est fonction du paramétrage réalisé dans la fiche Dossier.
Les états statistiques de ventes et achats contiennent alors cette ligne d'en-tête permettant de choisir le
type de calcul du chiffre d'affaires pour l’état en question :
• Facturé
• Facturé + Livré
• Facturé + Livré + Commandé
• Facturé + Livré + Commandé + Prévisionnel
Important !
La gestion des documents internes doit préalablement être autorisée dans Administration/ Profil/
Autorisation/ Fonctions.
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Utilisation de Sage Etendue
Mes documents
Cette fonction ouvre la liste des documents internes que l’utilisateur a le droit de gérer eu égard aux auto-
risations d’accès paramétrées dans son profil.
Pour comprendre le fonctionnement général d’une liste, voir Composition d’une fenêtre de type «liste» et
«fiche», page 35.
Fiche document
Pour ouvrir la fiche d’un document interne, il suffit de cliquer sur son intitulé dans la liste.
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Utilisation de Sage Etendue
Saisie document
Cette entrée permet la saisie de documents internes.
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Utilisation de Sage Etendue
Saisie du réalisé
Cette entrée permet la saisie des documents internes dont le type de mouvement est «Saisie du réalisé».
Pour ce faire :
1 . Renseignez les informations principales du document à l’étape Initialisation, puis cliquez sur le bou-
ton [Suivant].
2 . A l’étape Lignes, saisissez chaque ligne du document en renseignant les zones prévues à cet effet.
Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour valider l’enregistrement de la ligne qui vient s’ajouter dans le
document.
A noter, lorsque la gestion multi-emplacements a été activée en Gestion commerciale et lorsqu’une
ligne enregistrée renvoie à plusieurs emplacements de stockage, et uniquement dans ce cas, ceux-
ci peuvent être modifiés via la colonne Emplacement. Voir Modification des emplacements.
Enregistrez autant de lignes que nécessaire, puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3 . L’étape Validation récapitule l’ensemble des éléments de la saisie. Notez que le prix de revient uni-
taire est encore modifiable ici, sauf pour les articles suivis en stock.
Cliquez sur le bouton [Terminer] pour générer le document commercial.
Initialisation
Type
Sélectionnez le type de document que vous souhaitez générer.
Date
Par défaut, le programme indique la date système du jour. Cette date peut être modifiée.
N° de pièce
Un numéro de pièce s’incrémente par défaut à la suite du précédent numéro créé. Vous pouvez le modi-
fier.
Statut
Par défaut, le système indique le statut Validé.
Lignes
Date
Le programme reprend la date de l’en-tête. Cette date peut être modifiée.
Client
Sélectionnez le client qui vous intéresse.
Affaire
Sélectionnez le code affaire rattaché au client sélectionné précédemment.
Article
Sélectionnez le type d’article qui vous intéresse. Selon le type de sélectionné, des champs de saisie sup-
plémentaires peuvent s'afficher : Gamme, Conditionnement, Ressource et Qté ressource.
Quantité
champ de saisie numérique décimal par défaut à 1, suivi en lecture de l'unité de vente de l'article précé-
demment sélectionné (sinon vide).
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Utilisation de Sage Etendue
Ressource
Cette zone s’affiche lorsque l’article sélectionné est de type Ressource multiple ou Ressource unitaire.
Sélectionnez alors la ressource associée à l'article. Par défaut, le programme indique la ressource définie
comme principale en fiche article.
Qté ressource
Cette zone s’affiche lorsque l’article sélectionné est de type Ressource multiple. Sélectionnez alors la
quantité de ressource qui vous intéresse.
N° série/lot
Cette zone s’affiche lorsque l’article sélectionné est de type Série ou Lot. Sélectionnez alors le numéro de
série ou de lot qui vous intéresse.
Lorsque la gestion multi-emplacements a été activée en Gestion commerciale et lorsque les articles sont
suivis en stock, la modification des emplacements est possible. Dans ce cas, lorsque vous êtes à l’étape
«Lignes» en Saisie du réalisé, la colonne Emplacement est en lecture seule si un seul emplacement est
associé à la ligne. Dans ce cas, la colonne contient le code de l'emplacement de stockage des articles. En
revanche, si plusieurs emplacements sont mouvementés pour cette même ligne, la colonne Emplacement
contient alors la mention Multiple. L'application propose alors par défaut une répartition par emplacements.
Dans ce cas, la répartition des emplacements de stockage peut être modifiée manuellement.
Dans le cas d’un document interne de type Mouvement d’entrée, la procédure pour modifier les emplace-
ments est la suivante :
1 . Dans la colonne Emplacement, cliquez sur la mention Multiple. La fenêtre «Modification des
emplacements» s’ouvre.
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Utilisation de Sage Etendue
Dans le cas d’un document interne de type Mouvement de sortie ou saisie du réalisé, lorsque l'article est
en mode de suivi de stock CMUP, la procédure pour modifier les emplacements est la suivante :
1 . Dans la colonne Emplacement, cliquez sur la mention Multiple. La fenêtre «Modification des
emplacements» s’ouvre.
Important !
Vérifiez que la somme des quantités modifiées soit bien égale à la quantité initialement saisie pour la
ligne.
3 . Validez la modification.
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Index
Index
1 A 36 E
2 Accueil .............................................................................. 28 37 Extrait compte général .......................................... 34, 35
14 Collaborateur 47 I
15 Collaborateurs connectés .................................................... 25
48 Importation automatique des collaborateurs .......22
16 Consultation ......................................................................... 19
17 Création ............................................................................... 22
18 Importation des collaborateurs ............................................ 22 49 J
19 Liste ..................................................................................... 19
20 Modification ......................................................................... 19
50 Journal ........................................................................ 34, 35
21 Profil .................................................................................... 24
22 Synchronisation annuaire .................................................... 22 51 L
23 Type d’authentification ......................................................... 24
52 Licences ............................................................................10
24 Communications d’entreprise .................................. 28
53 Liste mouvements .................................................. 33, 35
25 Comptabilité .................................................................... 34
54 Livraison client ......................................................... 34, 51
26 Configuration .................................................................... 8
55 Localisation ............................................................... 32, 71
27 Contrôle qualité .......................................................32, 50
56 M
28 D
57 Ma gestion ........................................................................29
29 Démarrage de Sage 100 Etendue ......................... 27 58 Applications Sage .................................................................30
30 Messages d’incidents .......................................................... 28 59 Fonctions favorites ...............................................................30
31 URL ..................................................................................... 27
60 Ma sélection d’articles .................................................39
32 Démarrage du module d’administration
33 droits d’accès ......................................................................... 6 61 Mes clients ................................................................ 33, 35
URL ....................................................................................... 6
34
62 Mes documents ................................................ 33, 34, 35
35 Documents internes ..................................................... 34 63 Mes fournisseurs .................................................... 33, 35
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Index
Index
64 Modèle d’impression ................................................... 59 99 Saisie document ............................................................34
80 R
117 T
81 Réapprovisionnement ...........................................34, 51
118 Traçabilité série / lot .............................................. 32, 71
82 Réception de livraison fournisseur ...................34, 51
119 Traitement préparation ......................................... 33, 50
83 Recherche ....................................................................... 37
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