Vous êtes sur la page 1sur 83

Sage 100c Etendue

Guide d'utilisation
Propriété & Usage
Ce logiciel et sa documentation sont protégés par le
Conformité & Mise en garde
Code de la Propriété Intellectuelle, les lois relatives au Compte tenu des contraintes inhérentes à la
copyright et les traités internationaux applicables. présentation sous forme de manuel électronique, les
spécifications visées dans la présente documentation
Toute utilisation non conforme du logiciel, et constituent une illustration aussi proche que possible
notamment toute reproduction ou distribution partielle des spécifications.
ou totale du logiciel ou toute utilisation au-delà des Il appartient au client, parallèlement à la
droits acquis sur le logiciel est strictement interdite. documentation, de mettre en oeuvre le progiciel pour
permettre de mesurer exactement l’adéquation de ses
Toute personne ne respectant pas ces dispositions se besoins aux fonctionnalités.
rendra coupable de délit de contrefaçon et sera Il est important, pour une utilisation sûre et
passible des peines pénales prévues par la loi. opérationnelle du progiciel, de lire préalablement la
documentation.
La marque Sage est une marque protégée. Toute
reproduction totale ou partielle de la marque Sage,
Evolution
sans l’autorisation préalable et expresse de la société
Sage est donc prohibée. La documentation correspond à la version référencée.
Tous les noms de produits ou de sociétés, toute Entre deux versions, des mises à jour du logiciel
image, logo ou représentation visuelle mentionnés peuvent être opérées sans modification de la
documentation. Toutefois, un additif peut être joint à la
dans ce logiciel ou sa documentation et n’appartenant
documentation existante pour présenter les
pas à Sage peuvent constituer des marques déposées
modifications et améliorations apportées à ces mises
par leurs propriétaires respectifs.
à jour.
Table des matières
Introduction_______________________________________________________3
Nouveautés de la version ........................................................................................................... 3
Nouveautés Etendue ............................................................................................................................. 3
Gestion des prospects ...................................................................................................................................... 3
Sécurisation renforcée des mots de passe ....................................................................................................... 4
Affichage des tiers effacés................................................................................................................................ 4
Exclure des traitements à des fins marketing ................................................................................................... 5
Nouveautés Administration .................................................................................................................... 5
Présentation de Sage Etendue ................................................................................................... 5

Administration de Sage Etendue ______________________________________6


Démarrage du module d’administration ...................................................................................... 6
Personnaliser mes fonctions favorites ................................................................................................... 7
.................................................................................................................................................... 7
Configuration technique .............................................................................................................. 8
Préférences............................................................................................................................................ 8
Fonctions Intranet public................................................................................................................................... 8
Sécurité des mots de passe................................................................................................................... 8
Envoi de mails automatiques ................................................................................................................. 9
Licences............................................................................................................................................... 10
Sociétés ............................................................................................................................................... 11
Gestion des sociétés créées dans Sage Etendue .......................................................................................... 11
Création d’une société dans Sage Etendue.................................................................................................... 12
Messages d’incidents à propos des sociétés.................................................................................................. 15
Habilitations .............................................................................................................................. 16
Rôles.................................................................................................................................................... 16
Gestion des rôles créés dans Sage Etendue.................................................................................................. 17
Création d’un rôle dans Sage Etendue ........................................................................................................... 18
Cumul des rôles .............................................................................................................................................. 18
Messages d’incidents à propos des autorisations d’accès ............................................................................. 19
Utilisateurs ................................................................................................................................ 19
Gestion des utilisateurs........................................................................................................................ 19
Création d’un utilisateur dans Sage Etendue.................................................................................................. 22
Importer des utilisateurs....................................................................................................................... 22
Supervision ............................................................................................................................... 25
Utilisateurs connectés.......................................................................................................................... 25

Utilisation de Sage Etendue _________________________________________27


Démarrage de Sage Etendue ................................................................................................... 27
Onglet « Accueil» : utilisation de l’intranet de l’entreprise......................................................... 28
Onglet «Gestion» : utilisation de l’espace personnel ................................................................ 29
............................................................................................................................................................. 30

© 2018 Sage 1
Table des matières
Les fonctions métier de Sage Etendue ................................................................................................ 31
Composition d’une fenêtre de type «liste» et «fiche» .......................................................................... 35
Iconographie d’une fenêtre de type «liste» et «fiche» .................................................................................... 35
Exemple du Catalogue articles ....................................................................................................................... 36
Sélection et recherche d’éléments .................................................................................................................. 37
Personnalisation de la liste ............................................................................................................................. 39
Ma sélection d’articles..................................................................................................................................... 39
Modification d’une fiche tiers ou d’un document ............................................................................................. 40
Composition d’une fenêtre de type «fiche»..................................................................................................... 46
Actions possibles depuis les fiches................................................................................................................. 49
Composition d’une fenêtre de saisie de document par étapes ............................................................ 50
Personnalisation d’une étape.......................................................................................................................... 52
Automatismes en saisie comptable ................................................................................................................ 52
Exemple de saisie d’un Devis ......................................................................................................................... 52
Exemple de saisie d’une Réception de livraison fournisseur .......................................................................... 60
Exemple de saisie d’une Livraison client ........................................................................................................ 66
Composition d’une fenêtre de saisie de critères .................................................................................. 71
Exemple de Choix fournisseur ........................................................................................................................ 71
Composition d’une fenêtre «Etat»........................................................................................................ 73
Gestion des documents internes .................................................................................................................... 74

© 2018 Sage 2
Introduction

Introduction
Ce guide d’utilisation est livré en complément du dépliant d’installation ainsi que de la documentation
électronique de votre logiciel.

Nous vous présentons :


• la liste des nouveautés de cette version ; voir Nouveautés de la version, page 3
• l’offre Sage Etendue ; voir Présentation de Sage Etendue, page 5
• la partie «Administration» de votre logiciel Sage Etendue ; voir Administration de Sage Etendue,
page 6
• le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités proposées pour un utilisateur se connec-
tant à distance ; voir Utilisation de Sage Etendue, page 27

Nouveautés de la version

Nouveautés Etendue

Gestion des prospects


Sage Etendue vous permet désormais de gérer des clients «Prospect» qu’il est possible de créer directe-
ment dans l’application ou de récupérer du CRM ou de la Gestion commerciale. Différentes actions sont
possibles comme :
• Saisir et exploiter des devis concernant ces prospects
• Transformer un prospect en client quand le devis est accepté
• Filtrer les recherches clients pour isoler les prospects des clients
• Filtrer les recherches de documents pour isoler les devis prospects des autres documents

Identification des prospects dans l’application


Dans Clients / Liste des clients, une colonne Prospect a été ajoutée pour identifier le tiers prospect.

Les prospects ont l’option Prospect cochée sur la fiche client et n’ont pas de compte général ni de tiers
payeur et ne peuvent pas être Centrale d’achat.

Les actions proposées pour un prospect sont :


• Transformer en client
• Saisir un devis
• Valider les devis

© 2018 Sage 3
Introduction

Transformer un client en prospect


Le bouton Action propose l’option Transformer en client si l’utilisateur a les droits sur la fonction Trans-
former le prospect en client (voir Nouveau Rôle Transformer le prospect en client).

Cette action décoche la case à cocher Prospect dans la fiche client et affecte un compte général en fonc-
tion du paramétrage fait en Gestion commerciale, un client payeur doit également être affecté par l’utilisa-
teur.

Les devis et propositions d’abonnement liés au prospect sont alors mis à jour automatiquement.

Transformer un devis prospect en bon de commande ou bon de livraison


Le bouton Action propose les options Transformer en bon de commande et Transformer en bon de li-
vraison pour les devis rattachés à des prospects si l’utilisateur a les droits Transformer le prospect en
client.

Un message propose alors de transformer le prospect en client. Si vous acceptez le devis sélectionné est
ensuite transformé en commande ou bon de livraison.

Prospects : Personnaliser la liste


La liste des colonnes proposées pour personnaliser la liste s’enrichit de la colonne Prospect.

Rechercher des prospects ou des devis prospects


Un nouveau champ Type client a été ajouté dans l’écran de recherche des clients et des documents. Ce
champ propose les options suivantes :
• Client : affiche uniquement les clients
• Prospect : affiche uniquement les prospects
• Les deux : affiche tous les clients et prospects

Sécurisation renforcée des mots de passe


La procédure de sécurité des proposée lors de l’installation. A la première connexion, le mot de passe de
l’administrateur doit être modifié et doit respecter la procédure de sécurité mise en place.

Cette règle s’applique également à tout nouvel utilisateur pour sa première connexion.

Affichage des tiers effacés


Les tiers dont les données ont été effacées via la fonction Effacer les données de la Gestion commerciale
ou Comptabilité sont affichés en lecture seule.

© 2018 Sage 4
Introduction

Exclure des traitements à des fins marketing


La case à cocher Exclure des traitements marketing ajoutée pour les tiers en Gestion commerciale et
Comptabilité est aussi disponible sur la fiche Client / Volet Description.

Nouveautés Administration

Nouveau Rôle Transformer le prospect en client


Dans Administration / Habilitations / Rôle / Autorisations / Fonctions / Ventes, ajout d’une option Transfor-
mer le prospect en client dans Mes clients.
Lorsque cette option est cochée, il est alors possible de transformer un prospect en client.

Présentation de Sage Etendue


Basée sur une technologie web et un accès en mode client léger, Sage Etendue permet d’accéder avec un
simple login et mot de passe à certaines fonctions de votre application Sage 100.

Les utilisateurs, selon leurs métiers (commercial, comptable, acheteur, magasinier, services) peuvent ainsi
consulter, saisir ou valider les informations nécessaires, consulter les indicateurs clés, et ce, quelle que soit
leur localisation géographique.

Note :
Sage Etendue requiert le rattachement à au moins une base commerciale ou une base comptable.
Sage Etendue peut être rattaché à plusieurs bases comptables et commerciales (multi-dossiers).
L’utilisateur bascule alors d’un dossier à l’autre par une simple sélection.

Important !
Un même login ne peut pas être connecté simultanément à partir de deux postes différents.

Deux clés d’authenticité sont nécessaires pour le déploiement de Sage Etendue :


• La clé d’installation : elle correspond à la clé de l’application desktop associée portant l’option
Etendue. Elle doit être saisie au setup sur le serveur web. Etendue est alors installée au départ sans
aucun poste disponible. Seul le login «admin», qui n’a aucun métier, est autorisé à se connecter afin
de poursuivre l’activation et la configuration de l’installation.
Quatre types de clés permettent d’installer Etendue :
- ERP Entreprise (SQL Server ou SQL Express),
- ERP Suite Comptable et Financière (SQL Server ou SQL Express),
- ERP PME (SQL Express),
- Modulaire Gescom (100, CBASE/SQL Server/ Express),
- Modulaire Compta (100, CBASE/SQL Server/ Express.
• La clé d’activation des postes supplémentaires: elle doit être saisie dans le module d’administra-
tion de l’application Etendue à l’endroit suivant : Configuration technique > Licences. Cette clé per-
met d’activer la création d’utilisateurs spécifiques Etendue, selon cinq produits possibles.

© 2018 Sage 5
Administration de Sage Etendue

Voir pour toute information la liste des produits activés dans Licences.

Important !
Les programmes Sage Intranet RH, Sage Notes de frais et Sage Etendue ayant un socle technique et
fonctionnel commun, lorsqu’ils sont installés sur le même poste de travail, ceux-ci partagent la partie
Administration. Dès lors, l’application prend le nom de Sage Intranet.

Important !
En terme de compatibilité des versions, vérifiez que les versions Sage, Sage Notes de frais et Sage
Intranet RH sont compatibles,

Administration de Sage Etendue


Le module d’administration du site Web vous permet de paramétrer et d’administrer Sage Etendue.

Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctions d’administration
proposées :
• Démarrage du module d’administration
• Habilitations
• Utilisateurs
• Supervision

Démarrage du module d’administration


Pour démarrer le module d’administration de Sage Etendue :
1 . saisissez l’URL définie dans le serveur : par défaut http://ServeurClient/sage100,
2 . au premier démarrage, saisissez les droits d’accès d’un utilisateur de type « Administrateur » :
- Utilisateur : « administrateur »
- Mot de passe : « admin »
3 . Cliquez sur le bouton [Connexion].

© 2018 Sage 6
Administration de Sage Etendue

Mes fonctions favorites sont masquées par défaut. Pour les afficher, il est nécessaire
de les personnaliser.

Personnaliser mes fonctions favorites


Pour personnaliser vos fonctions favorites :

1 . cliquez sur
2 . cochez les fonctions à afficher sur votre page d’accueil,
3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité,
4 . cliquez sur le bouton [Valider].

© 2018 Sage 7
Administration de Sage Etendue

Configuration technique

Préférences
Configuration technique / Préférences

Le lien Préférences permet d’activer différentes fonctionnalités annexes de Sage Etendue..

Fonctions Intranet public


Deux options sont proposées qui, si elles sont cochées, activent des liens dans l’onglet Accueil / Mon
intranet :
• Annuaire entreprise : cochez cette option pour activer le lien Annuaire entreprise
• Communication entreprise : cochez cette option pour activer le lien Communication interne

Sécurité des mots de passe


Configuration technique / Sécurité

Précisez ici, en cochant la case correspondante, les règles de saisie des mots de passe pour les utilisateurs
de Sage Etendue.

© 2018 Sage 8
Administration de Sage Etendue

Envoi de mails automatiques


Configuration technique / Envoi mails

Dans cette fenêtre, vous configurez l'envoi de mail aux utilisateurs.


1 . Renseignez l’adresse du serveur SMTP de l’entreprise.
Ce serveur doit autoriser l’accès au serveur web d’installation Etendue en Open Relay, de sorte que
toute demande d’envoi de mail soit possible sans authentification et quel que soit l’expéditeur.
2 . Renseignez le numéro de port à utiliser, par défaut à la valeur 25.
3 . Cochez Connexion sécurisée (SSL) si le serveur SMTP requiert une connexion SSL.
4 . Renseignez un nom d’utilisateur/mot de passe dans le cas où le serveur SMTP n’est pas en Open
Relay public. Cela permet de s’authentifier sur le serveur SMTP avec les login et mot de passe cor-
respondant à l’e-mail expéditeur pour autoriser l’envoi.
5 . En fonction des serveurs, effectuer une des actions suivantes :
- Si le serveur web et le serveur SMTP sont sur le même domaine, renseignez un domaine.
- Si le serveur web et le serveur SMTP sont sur des domaines distinct, renseignez le domaine du
serveur SMTP.
6 . Cochez Utiliser de préférence l’e-mail de l’utilisateur connecté en tant qu’expéditeur pour que
lors d’envois de mails automatiques, l'adresse mail indiquée soit celle de l'utilisateur connecté. Pour
tout problème d'adresse mail de l'utilisateur connecté, c'est l’adresse générique renseignée ci-après
qui est alors utilisée.
7 . Renseignez une adresse mail expéditeur générique. Si l’option précédente est décochée, c'est
l’adresse renseignée ici (de type No-reply ou générique) qui est utilisée.
8 . Cochez pour activer l’envoi de mails.

© 2018 Sage 9
Administration de Sage Etendue

9 . Cliquez sur Test pour tester l’envoi de mail et les paramètres de connexion.
Pour cela, une adresse doit être renseignée sur l'utilisateur connecté.
Si le test est positif, cliquez sur Enregistrer pour valider la configuration SMTP.

Licences
Le lien Licences vous donne toutes les informations utiles sur les licences acquises et utilisées pour l’appli-
cation Sage Etendue, avec possibilité d’actualiser la clé.

Une clé est formée de 3 zones de 6 caractères bridés en alphanumériques majuscules. Le bouton [Valider]
a pour effet de tester la clé et de mettre à jour la page selon les nouveaux droits actuali-
sés.

Dans cette fenêtre, vous


accédez :
• au bilan des
licences acquises
et utilisées en fonc-
tion des modules
activés et des clés
saisies.
• à la liste des pro-
duits activés.
• à la saisie de la clé
d'authenticité (non
montrée ici.

Décompte des licences

Les utilisateurs Etendue sont dits en postes nommés, c'est-à-dire que le nombre d'utilisateurs actifs Eten-
due créés et connectés est limité par le nombre de licences acquises, et les connexions simultanées à partir
du même nom d'utilisateur sont interdites.

Pour un module donné, le décompte se déclenche pour chaque utilisateur actif rattaché à au moins un profil
du type concerné.
Exemple
Sage Etendue est installé en cohabitation avec Sage Notes de frais / Paie. Trois utilisateurs sont créés :
user1 ayant un profil de type Etendue, user2 ayant un profil de type Notes de frais / Paie et user3 cumulant
deux profils, un de chaque type. En termes de licences, ce client consomme alors 2 postes Notes de frais
et 2 postes Etendue.

Le contrôle des licences s'effectue doublement :


• A la création/modification d'un utilisateur : si pour un module, le nombre de licences autorisées est
dépassé, le message bloquant suivant s'affiche à l'enregistrement de la fiche :

© 2018 Sage 10
Administration de Sage Etendue

Le nombre maximum d'utilisateurs autorisé par votre contrat est atteint pour le module X,
aucun utilisateur supplémentaire ne peut être créé pour ce module. <OK>.
• A la connexion d'un l'utilisateur : si pour un module le nombre de licences autorisées est dépassé, le
message bloquant suivant s'affiche à la connexion utilisateur :
Le nombre maximum d'utilisateurs connectés est actuellement atteint, veuillez vous recon-
necter ultérieurement. <OK>.

Sociétés
Configuration technique / Sociétés

L’administration des sociétés permet d’interfacer Sage Etendue avec une ou plusieurs sociétés créées
dans votre application métier Sage 100. La création d’une société n’est pas obligatoire pour une utilisation
de l’application sans passation comptable des écritures.
• Gestion des sociétés créées dans Sage Etendue
• Création d’une société dans Sage Etendue
• Messages d’incidents à propos des sociétés

Gestion des sociétés créées dans Sage Etendue


Cette fenêtre affiche la liste des sociétés paramétrées par l’administrateur.

Important !
Une société est définie, dans Sage Etendue, par un fichier comptable (.mae) et/ou un fichier commercial
(.gcm). Si le produit activé est de type Gestion Commerciale ou Entreprise, alors les deux fichiers sont
nécessaires. Si le produit activé est de type Comptabilité ou Suite Comptable et Financière, alors seul le
fichier comptable est à renseigner.

© 2018 Sage 11
Administration de Sage Etendue

Pour personnaliser les colonnes de cette liste :

1 . cliquez sur
2 . cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher, et définissez leur positionnement,
3 . cliquez sur le bouton [Valider]

Pour modifier une société :


1 . cliquez sur sa ligne
2 . la fiche société s’affiche

Pour supprimer une société :

1 . cliquez sur
2 . confirmez votre choix

Création d’une société dans Sage Etendue


Pour créer un société dans Sage Etendue :

1 . cliquez sur

2 . une fiche dossier vierge s’ouvre


3 . identifiez la société dans le volet Identification proposé par défaut
4 . saisissez les paramètres de connexion aux bases de données de la Comptabilité et Gestion com-
merciale dans le volet Connexion.
5 . sélectionnez les paramètres métiers liés à la société.
6 . rattachez des utilisateurs à cette société.
7 . cliquez sur Enregistrer.

Note :
Le dossier nouvellement créé est par défaut autorisée à tous les profils existants.

Identification
Code société
Le code société identifie le dossier dans Sage Etendue. Il est unique.
Il doit être composé de caractères alphanumériques sans espace.
Après enregistrement, il ne sera plus modifiable.

Description
Cet intitulé est affiché dans la liste des sociétés.

Connexion

Fichier Gescom

© 2018 Sage 12
Administration de Sage Etendue

Le fichier Gescom identifié ici doit être sous la forme : chemin d’accès sur le serveur/« nom du fichier
.gcm ».

Fichier comptable
Le fichier comptable identifié ici doit être sous la forme : chemin d’accès sur le serveur/« nom du fichier
.mae ».

Utilisateur / Mot de passe


Ces identifiants permettront d’accéder aux données de la société en cours de création.
Ils correspondent au login / mot de passe à utiliser par les Objets Métiers pour ouvrir la base à chaque
nouvelle session (tout utilisateur confondu).

Gestion sociétés
Depuis la liste des sociétés, en cliquant sur l’icône à gauche d’une ligne apparaît un menu contextuel per-
mettant d’autoriser Etendue à accéder à cette société.

Un écran s’affiche permettant de saisir l’utilisateur et le mot de passe de la Gestion commerciale / Comp-
tabilité.

Vous pourrez ensuite accéder à la société.

Important !
Ces identifiants existants doivent correspondre à un utilisateur appartenant à l’un des deux groupes de
plus haut niveau d’habilitation (Administrateur ou Utilisateur). Par défaut, l’utilisateur classique Adminis-
trateur est proposé sans mot de passe.

Paramètres métiers
Pour paramétrer Sage Etendue, vous devez :

© 2018 Sage 13
Administration de Sage Etendue

• Activer les paramètres métiers Gestion commerciale


• Activer les paramètres métier Comptabilité

Activer les paramètres métiers Gestion commerciale

Seuil de réapprovisionnement
Sélectionnez le seuil déclencheur des réapprovisionnements parmi les choix suivants :
• stock mini :
Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le stock est inférieur au stock minimum paramétré
dans le volet «Stock» de chaque fiche article.
• stock maxi :
Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le stock est inférieur au stock maximum paramétré
dans le volet «Stock» de chaque fiche article.
• commande client :
Le réapprovisionnement est déclenché lorsque le stock de l’article est inférieur à 0.

Quantité à réapprovisionner
Sélectionnez la quantité à commander au fournisseur parmi les choix suivants :
• stock mini :
Les quantités proposées en réapprovisionnement par le programme permettent d'atteindre le stock
minimum paramétré dans le volet « Stock » de chaque fiche article.
• stock maxi :
Les quantités proposées en réapprovisionnement par le programme permettent d'atteindre le stock
maximum paramétré dans le volet « Stock » de chaque fiche article.
• commande client :
Les quantités proposées au réapprovisionnement permettent d'honorer les commandes clients en
attente. Aucun réapprovisionnement n'est proposé pour un article dont le stock à terme est supé-
rieur ou égal à 0.

Affectation automatique des n° de série/lot


Pour les articles gérés en série ou par lot, cochez cette option pour que les numéros de série/lot soient
pré-affectés lors des livraisons clients selon les critères suivants :
• date de péremption la plus ancienne
• et à défaut date d’entrée en stock la plus ancienne
Statistiques ventes
Si le paramétrage est réalisé en ce sens dans la fiche Profil (zone dépliable Statistique en Gestion com-
merciale), cette zone permet de paramétrer l’affichage des fenêtres de type «Etat» pour les ventes. Sélec-
tionnez au choix l’affichage par défaut du chiffre d’affaires :
• Facturé
• Facturé + Livré
• Facturé + Livré + Commandé
• Facturé + Livré + Commandé + Prévisionnel

Statistiques achats
Si le paramétrage est réalisé en ce sens dans la fiche Profil (zone dépliable Statistique en Gestion com-
merciale), cette zone permet de paramétrer l’affichage des fenêtres de type «Etat» pour les achats. Sélec-
tionnez au choix l’affichage par défaut du chiffre d’affaires :
• Facturé
• Facturé + Livré
• Facturé + Livré + Commandé

© 2018 Sage 14
Administration de Sage Etendue

• Facturé + Livré + Commandé + Prévisionnel

Activer les paramètres métier Comptabilité

Règlement client: Journal de trésorerie par défaut


Sélectionnez dans la liste déroulante le journal qui sera proposé par défaut lors du règlement client. Cette
zone n’est accessible qu’après validation de la création.

Utilisateurs
Ce volet liste, dans un tableau, les utilisateurs rattachés au dossier configuré.

Pour attacher un utilisateur au dossier créé :

1 . sélectionnez-le dans la liste puis cliquer sur

2 . cliquez sur Enregistrer une fois tous les rattachements réalisés

Pour attacher à la société tous les utilisateurs en une seule manipulation, cliquez sur Ajouter en multi-sé-
lection pour afficher la fenêtre Sélection des utilisateurs.

Pour rompre le lien entre le dossier et l’utilisateur, cliquez sur en regard du nom de celui-ci dans le
tableau.

Important !
Pour détacher tous les utilisateurs en une manipulation, il vous suffit de cliquer sur le bouton [Détacher
tous les utilisateurs] situé, cette fois, en entête de tableau. Le programme vous demande de confirmer le
traitement.

Messages d’incidents à propos des sociétés

Message Solution

Aucune société n’a été configurée pour Vous êtes administrateur et aucune société n’est
cette installation. Veuillez en créer au créée dans Sage Etendue. Connectez-vous en
moins une avant de poursuivre la configu- tant qu’administrateur et procédez à une créa-
ration du site. <OK> tion de société.

Vous n’avez accès à aucune société, L’utilisateur connecté (non administrateur) n’a
veuillez contacter l’administrateur. <OK> accès à aucune des sociétés créées. L’adminis-
trateur doit associer l’utilisateur à un profil ayant
accès à la société.

La connexion à la base commerciale ou Le fichier comptable et/ou le fichier commercial


comptable de la société X a échoué. La sélectionné pour la société n’est pas accessible.
base est corrompue ou absente, ou bien Vérifiez les Nom de connexion / Mot de passe.
les identifiants de connexion sont erro-
nés. <OK>

© 2018 Sage 15
Administration de Sage Etendue

Habilitations

Rôles
Habilitations / Rôles

Les rôles permettent de définir les droits d’accès aux sociétés, fonctions et données.

Chaque utilisateur se voit attribuer un ou plusieurs rôles au niveau de sa fiche collaborateur.

L'application est livrée en standard avec un certain nombre de rôles modèles pré-paramétrés :
• Administrateur fonctionnel
• Comptabilité
• Gestion commerciale
En tant qu’administrateur, vous pouvez librement les modifier, les supprimer ou en créer de nouveaux.

© 2018 Sage 16
Administration de Sage Etendue

Gestion des rôles créés dans Sage Etendue


Cette fenêtre affiche la liste des rôles créés par l’administrateur pour la Comptabilité et la Gestion commer-
ciale.

Pour personnaliser cette liste :

1 . cliquez sur

2 . cochez parmi les choix proposés, les colonnes à afficher


3 . cliquez sur le bouton [Valider]

Pour modifier un rôle :


1 . cliquez sur sa ligne
2 . la fiche s’ouvre

© 2018 Sage 17
Administration de Sage Etendue

Pour supprimer un rôle :

1 . cliquez sur
2 . confirmez votre choix

Pour dupliquer un rôle :

1 . cliquez sur
2 . la fiche rôle s’ouvre
3 . aménagez son contenu pour aboutir au rôle souhaité
4 . renseignez l’Intitulé et la Description
5 . cliquez sur [Enregistrer]

Création d’un rôle dans Sage Etendue


Pour créer un rôle dans Sage Etendue:

1 . cliquez sur

2 . choisissez le type de rôle à créer : Gestion commerciale


3 . dans le volet Identification, identifiez ce rôle par un Code et un Intitulé
4 . dans le volet Autorisations, sélectionnez ses restrictions d’accès aux fonctions puis aux données
5 . dans le volet Utilisateurs, sélectionnez les utilisateurs rattachés à ce profil
6 . cliquez sur [Enregistrer]

Note :

Rappelons qu’un nouveau rôle peut être créé par duplication ( ) d’un rôle existant depuis la liste

Cumul des rôles


Les règles de cumul de deux rôles R1 et R2 sont les suivantes :
• Si une fonction est autorisée sur R1 mais pas sur R2, les données autorisées sont lues sur le rôle
R1 uniquement.
• Si une même fonction est cochée sur les rôles R1 et R2, les données autorisées sont l’union des
données autorisées sur R1 et R2.

© 2018 Sage 18
Administration de Sage Etendue

Messages d’incidents à propos des autorisations d’accès

Message Solution

Vous n’avez accès à aucune société, Vous êtes utilisateur et votre rôle n’autorise
veuillez contacter l’administrateur. <OK> l’accès à aucune société.

Votre rôle utilisateur n’a accès à aucune Vous êtes administrateur et votre rôle n’autorise
société. <OK> l’accès à aucune société.

Utilisateurs
Les utilisateurs sont :
• les salariés figurant dans l’annuaire de l’entreprise, accessible sans restriction,
• les salariés ayant le statut d’utilisateurs Sage Etendue (case à cocher Utilisateur actif).
Ces derniers se voient alors attribuer un login, un mot de passe et un profil d’habilitation, et entrent en consi-
dération dans le décompte des droits liés au contrat souscrit.
• Gestion des utilisateurs
• Création d’un utilisateur dans Sage Etendue
• Importer des utilisateurs
• Utilisateurs connectés

Gestion des utilisateurs


Cette fenêtre affiche la liste des utilisateurs créés.

© 2018 Sage 19
Administration de Sage Etendue

Pour personnaliser les colonnes de cette liste :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste]


2 . cochez les informations à afficher
3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité
4 . cliquez sur le bouton [Valider]

© 2018 Sage 20
Administration de Sage Etendue

Pour trier ou regrouper cette liste en fonction d’un critère :


1 . ouvrez la liste déroulante Tri ou Regroupement
2 . sélectionnez le critère

Pour modifier la fiche d’un collaborateur :


1 . cliquez sur sa ligne
2 . la fiche s’ouvre à l’écran

Supprimer un utilisateur
Pour supprimer un utilisateur :

1 . cliquez sur puis sur Supprimer


2 . confirmez votre choix

Incidence de la suppression d’un utilisateur

Vous supprimez un collaborateur actuellement connecté

L’utilisateur connecté sous ce login au moment de la suppression pourra malgré tout continuer à utiliser l’ap-
plication jusqu’à sa prochaine déconnexion. Ensuite le compte sera bloqué.

Vous supprimez un collaborateur défini comme Utilisateur Etendue

Si le collaborateur est un Utilisateur Etendue, un droit se libère instantanément par rapport au décompte
contractuel.

© 2018 Sage 21
Administration de Sage Etendue

Particularités du collaborateur Administrateur


L’utilisateur Administrateur n’entre pas en compte dans le décompte des droits Sage Etendue.

Création d’un utilisateur dans Sage Etendue


Pour créer un utilisateur dans Sage Etendue :

1 . cliquez sur

2 . dans le volet Identification, renseignez les informations sur cet utilisateur


3 . si vous cochez la case Manager, renseignez alors le volet Management qui devient accessible
4 . dans le volet Connexion, enregistrez ses informations de connexion et son profil et, s’il est utilisa-
teur de Sage Etendue, cochez la case Utilisateur actif
5 . dans le volet Droits, enregistrez son profil et ses droits d’accès aux sociétés et dépôts
6 . cliquez sur [Enregistrer].

Note :
Le nombre de collaborateurs - utilisateurs de Sage Etendue qu’il est possible de créer est soumis au
nombre de licences acquis. Si vous dépassez ce nombre, un message vous invite à contacter votre
revendeur.

Importer des utilisateurs


Utilisateurs / Importer

Cette fonction permet de vous connecter à une base de collaborateurs existante, de manière à importer des
informations sur les collaborateurs, et éviter ainsi une ressaisie fastidieuse de ces données.

Cette base peut être :


• le réseau interne de votre société (un annuaire LDAP de type Active Directory ou Exchange),
• les comptes tiers de type salariés, enregistrés dans votre application Sage 100.

© 2018 Sage 22
Administration de Sage Etendue

Initialisation

Pour importer un annuaire existant :


1 . Sélectionnez le mode de synchronisation (import de nouveaux collaborateurs ou mise à jour).
2 . Sélectionnez la base source (type des collaborateurs à importer ou synchroniser, soit un annuaire
LDAP, soit les comptes tiers de type salariés enregistrés dans votre application Sage 100).
3 . Si vous importez des salariés, sélectionnez la société d’origine.
4 . Si vous importez un Annuaire LDAP, renseignez le nom du domaine, le nom de connexion à
l’annuaire (login) et le mot de passe.
5 . Cliquez sur le bouton [Suivant].

Sélection des utilisateurs

Le programme affiche la liste des collaborateurs trouvés.


6 . Sélectionnez les utilisateurs à importer ou à mettre à jour dans Sage Etendue à l’aide des cases à
cocher.

7 . Modifiez au besoin l’affichage des colonnes en cliquant sur le bouton [Personnaliser la liste] .
8 . Cliquez sur le bouton [Suivant].

Paramètres d’import

Cette étape permet d’affecter en rafale des critères aux collaborateurs importés.
9 . Cochez la case Utilisateur actif pour rendre accessible les zones de paramétrage des Profils
d’habilitations et d’Authentification.
10 . Cochez la case Visible annuaire si vous souhaitez que tous les collaborateurs importés appa-
raissent dans l’annuaire.

© 2018 Sage 23
Administration de Sage Etendue

11 . Dans Profils d’habilitations, ajoutez ceux qui s’imposent.


12 . Dans Authentification, renseignez les identifiants (login et mot de passe) si nécessaire.
13 . Cliquez sur le bouton [Suivant].

Type d’authentification
Deux modes d’authentification sont proposés :
• Windows
Si votre réseau interne est équipé de Windows Server, le choix de cette option permet au collabora-
teur de se connecter à Sage Etendue avec ses identifiants Windows.
• Formulaire
Vous devez dans ce cas renseigner les paramètres de connexion : nom d’utilisateur, mot de passe
et une confirmation du mot de passe.

Note :
Le mode d'authentification Windows n'est accessible qu'aux utilisateurs créés par importation auto-
matique à partir d'un annuaire LDAP de type Active Directory.

Profil d’habilitations
Cette liste déroulante permet d’affecter à l’utilisateur un profil d’habilitations. La liste déroulante propose
les profils créés.

Validation

14 . Vérifiez le tableau récapitulatif de l’importation des collaborateurs.


15 . Cliquez sur le bouton [Importer].

Import terminé

Les collaborateurs importés sont listés sous forme de lien pour accéder à leur fiche.

© 2018 Sage 24
Administration de Sage Etendue

16 . Cliquez sur [Quitter] pour revenir à la page d’accueil de l’onglet Administration.

Supervision

Utilisateurs connectés
Supervision / Connexions en cours

Connexions en cours affiche la liste des utilisateurs actuellement connectés à Sage Etendue en
précisant :
• le login
• l’heure depuis laquelle il est connecté.
• le nom du l’utilisateur
• l’adresse IP de son ordinateur

Pour personnaliser les colonnes de cette liste :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste]


2 . cochez les informations à afficher
3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité
4 . cliquez sur le bouton [Valider]

© 2018 Sage 25
Administration de Sage Etendue

Pour fermer la connexion d’un collaborateur :

1 . cliquez sur

2 . confirmez votre choix

© 2018 Sage 26
Utilisation de Sage Etendue

Utilisation de Sage Etendue


Les pages suivantes vous présentent le démarrage de l’application ainsi que les fonctionnalités proposées.
• Démarrage de Sage Etendue, page 27
• Onglet « Accueil» : utilisation de l’intranet de l’entreprise, page 28
• Onglet «Gestion» : utilisation de l’espace personnel, page 29

Démarrage de Sage Etendue


Pour démarrer Sage Etendue :
1 . saisissez l’URL définie dans le serveur : par défaut http://ServeurClient/sage100,
2 . sur la droite de la fenêtre, saisissez vos login et mot de passe d’accès à votre espace personnel ;
ils vous ont été fournis par l’administrateur ; vous avez droit à cinq essais,
3 . cochez la case «Connexion automatique» si vous souhaitez ne pas avoir à ressaisir vos identifiants
lors de votre prochaine connexion,
4 . cliquez sur le bouton [Connexion].

Note :
Si vous ne saisissez pas vos login et mot de passe d’accès à votre espace personnel, seul l’onglet
«Accueil» est accessible. La connexion à votre espace personnel vous donne accès, en plus, à l’on-
glet «Gestion».

© 2018 Sage 27
Utilisation de Sage Etendue

En cas de problème de connexion

Message Solution

« Ce login est inconnu ou le mot de passe Contactez l’administrateur afin qu’il vous identifie
est erroné. Veuillez réessayer ou contac- dans la liste des collaborateurs de Sage Eten-
ter l’administrateur. <OK> » due.

« Suite à la saisie de 5 mots de passe Contactez l’administrateur afin qu’il débloque


erronés, votre compte a été désactivé. votre compte
Veuillez contacter votre administra-
teur. <OK> »

« Aucune licence n’est actuellement dis- Le nombre d’utilisateurs maximum autorisés


ponible, veuillez vous reconnecter ulté- simultanément est atteint. Procédez à une nou-
rieurement. <OK> » velle tentative ultérieurement.

« Ce login est déjà connecté. Souhaitez- Un collaborateur est déjà connecté à Sage
vous supprimer la session correspondante Etendue avec les mêmes identifiants.
pour permettre de vous connecter ? <Oui>
/ <Non> »

« La connexion à la base commerciale ou Contactez l’administrateur afin qu’il vérifie vos


comptable de la société X a échoué, veuil- paramètres de connexion à la société.
lez contacter votre administrateur. <OK> »

« Vous n’avez accès à aucune société, Aucune société n’a été créée dans Sage Eten-
veuillez contacter l’administrateur. <OK> » due. Contactez l’administrateur.

« Votre n’avez accès à aucune société, Contactez l’administrateur afin qu’il vérifie vos
veuillez contacter l’administrateur. <OK> » paramètres de connexion à la société.

« Vous n’avez pas accès à votre espace Contactez l’administrateur afin qu’il associe votre
personnel car aucun profil ne vous est fiche à un profil.
attribué. Veuillez contacter l’administra-
teur. <OK> »

Onglet « Accueil» : utilisation de l’intranet de l’entreprise


Les accès à l’Annuaire entreprise et à l’espace de Communication interne de l’onglet «Accueil» sont éga-
lement proposés par les liens de la partie gauche de la fenêtre (Mon intranet).

Pour accéder à l’annuaire d’entreprise :


1 . sur l’onglet «Accueil», cliquez sur le lien Mon intranet
2 . cliquez sur la tuile Annuaire entreprise

Pour accéder aux communications publiées au sein de votre entreprise :


1 . sur l’onglet «Accueil», cliquez sur le lien Mon intranet
2 . cliquez sur la tuile Communication entreprise.

© 2018 Sage 28
Utilisation de Sage Etendue

Note :
L’affichage du lien Intranet et de ces deux fonctions est autorisé par l’Administrateur.

Pour changer de mot de passe :


1 . sur l’onglet «Accueil», cliquez sur la flèche en regard de Changer mon mot de passe
2 . saisissez l’ancien mot de passe, le nouveau, puis confirmer
3 . cliquez sur [Valider]

Important !
Des règles de saisie ont pu être enregistrées par votre administrateur.

Onglet «Gestion» : utilisation de l’espace personnel


L’onglet «Gestion» vous donne accès aux informations comptables et commerciales de votre logiciel Sage,
ainsi qu’à vos documents internes.

L’accès à cet onglet est soumis aux droits rattachés à votre profil (enregistrés par l’administrateur).

© 2018 Sage 29
Utilisation de Sage Etendue

Si votre profil vous donne accès à plusieurs sociétés,


une zone de sélection apparaît dans le bandeau afin
que vous puissiez choisir votre dossier de travail

Mes fonctions favorites


Vous personnalisez cet espace comme vous le souhaitez :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser mes fonctions favorites]


2 . cochez les fonctions à afficher sur votre page d’accueil,
3 . déplacez les items en fonction du positionnement souhaité,
4 . cliquez sur le bouton [Valider].
5 . vos fonctions favorites sont affichées alors sous forme de tuiles.

Mes applications Sage


Si l’administrateur a paramétré Sage Etendue dans ce sens, vous accédez ici à l’application Sage 100
suivante :
• Sage 100 CRM : Application de gestion de la relation client

© 2018 Sage 30
Utilisation de Sage Etendue

Les fonctions métier de Sage Etendue


Les liens accessibles à gauche de la fenêtre donnent accès aux fonctions métier de Sage Etendue.

Important !
Seules les fonctions auxquelles vous avez accès sont proposées.

Les fonctions disponibles diffèrent selon les produits activés sur l’installation :
• les produits SCF et Comptabilité ne mettent à disposition que les fonctions comptables.
• le produit Gescom ne met à disposition que les fonctions commerciales.
• le produit Entreprise met à disposition l’ensemble des fonctions comptables et commerciales.
• les produits ligne 30 (Gescom 30 ou Compta 30) présentent également un fonctionnel réduit afin de
masquer les fonctionnalités et champs non disponibles.

Le tableau suivant récapitule les fonctions disponibles par type d’installation :

Gescom Compta
SCF Entreprise
100 30 100 30

Catalogue x x x

Traçabilité série/lot x x

Articles Choix fournisseur x x x

Contrôle qualité x x

Localisation x x

Mes clients x x x

Mes documents x x x

Saisie devis x x x

Saisie commande x x x
Ventes
Validation devis x x

Validation commande x x

Livraison client x x x

Statistiques x x

© 2018 Sage 31
Utilisation de Sage Etendue

Gescom Compta
SCF Entreprise
100 30 100 30

Mes fournisseurs x x x

Mes documents x x x

Saisie préparation x x

Saisie commande x x x

Achats Validation préparation x x

Validation commande x x

Traitement préparation x x

Réception fournisseur x x x

Statistiques x x

Liste mouvements x x x

Saisie mouvement x x x
Stocks
Réapprovisionnement x x x

Visualisation dépôt x x x

Mes documents x x

Internes Saisie document x x

Saisie réalisé x x

Journal x x x x

Extrait compte général x x x x

Extrait compte tiers x x x x


Comptabilité
Saisie écritures x x x x

Règlement client x x x x

Statistiques x x x

La description des fonctions est présentée dans le tableau ci-dessous :

Groupes / Fonction Description Voir

Articles

Catalogue Consultation du catalogue articles. page 35

Traçabilité série / lot Après sélection de l’article et du numéro de série/lot à page 71


analyser, visualisation de l’ensemble des mouvements.

Choix fournisseur Aide au choix du meilleur fournisseur pour la com- page 71


mande d’un article donné

Contrôle qualité Validation des articles placés sur emplacements de page 50


contrôle et génération des mouvements de transfert des
emplacements de contrôle vers les emplacements de
stockage des articles

Localisation Liste des emplacements de stockage d’un article et page 71


visualisation de ses emplacements sur le plan du dépôt

© 2018 Sage 32
Utilisation de Sage Etendue

Groupes / Fonction Description Voir

Ventes

Mes clients Consultation, modification ou création de clients. page 35

Mes documents Consultation, modification, suppression des documents page 35


de ventes

Saisie devis Saisie et impression d’un devis client page 50

Saisie commande Saisie et impression d’un bon de commande client page 50

Validation devis Modification du statut des devis client page 50

Validation com- Modification du statut des bons de commande client page 50


mande

Statistiques Consultation des statistiques de ventes : page 73


- Evolution mensuelle du chiffre d’affaires HT avec com-
paraison sur N-1
- Analyse mensuelle du chiffre d’affaires HT
- Evolution du chiffre d’affaires HT par famille d’articles
- Evolution du chiffre d’affaires HT par catégorie tarifaire
- Evolution du chiffre d’affaires HT par représentant

Achats

Mes fournisseurs Consultation, modification ou création de fournisseurs page 35

Mes documents Consultation, modification, suppression des documents page 35


d'achats

Saisie préparation Saisie et impression d’une préparation de commande page 50


fournisseur

Saisie commande Saisie et impression d’un bon de commande fournis- page 50


seur

Validation prépara- Modification du statut des préparations de commande page 50


tion fournisseur

Validation com- Modification du statut des bons de commande fournis- page 50


mande seur

Traitement prépara- Transformation des préparations de commande fournis- page 50


tion seur en bons de commande

Statistiques Consultation des statistiques d'achats : page 73


- Evolution mensuelle du chiffre d’affaires HT avec com-
paraison sur N-1
- Analyse mensuelle du chiffre d’affaires HT
- Evolution du chiffre d’affaires HT par fournisseur
- Evolution du chiffre d’affaires HT par acheteur

Stocks

Liste mouvements Consultation de la liste des mouvements de stocks page 35


(entrées, sorties, transferts) et de leur détail

© 2018 Sage 33
Utilisation de Sage Etendue

Groupes / Fonction Description Voir

Saisie mouvement Saisie d’un mouvement de stock (entrée, sortie, trans- page 50
fert)

Réapprovisionne- Liste des articles à réapprovisionner et génération des page 50


ment commandes fournisseurs

Visualisation dépôt Consultation de la liste des dépôts et pour chaque dépôt page 35
son organisation et la liste de ses emplacements

Réception de livrai- Validation des quantités d’articles reçues en cas de page 50


son fournisseur réception fournisseur, saisie des emplacements des
articles dans l'entrepôt, et génération de(s) bon(s) de
livraison correspondant

Livraison client Transformation des «Préparations de livraisons» en page 50


«Bons de livraisons clients» : prélèvement des articles
dans le stock avec regroupement par commandes
clients et répartition par colis, et enfin génération des
bons de livraison correspondants

Internes

Mes documents Liste des documents internes liés à la Gestion Commer- page 75
ciale que l’utilisateur a le droit de gérer

Saisie document Saisie des documents internes liés à la Gestion Com- page 76
merciale

Saisie réalisé Saisie des documents internes liés à la Gestion Com- page 77
merciale spécifiques aux mouvements de type «Saisie
du réalisé»

Comptabilité

Journal Consultation des écritures comptables par journal de page 35


saisie

Extrait compte Consultation des écritures comptables par compte page 35


général général

Extrait compte tiers Consultation des écritures comptables par compte tiers page 35

Saisie écritures Saisie des écritures comptables dans un journal page 50

Règlement client Saisie des données du règlement client pour génération page 50
automatique de l’écriture comptable de celui-ci par le
programme.

Statistiques Consultation des statistiques comptables de la société : page 73


- Evolution du solde des comptes de charges avec com-
paraison sur N-1
- Evolution du solde des comptes de produits avec com-
paraison sur N-1

Vous constaterez rapidement que l’ergonomie de Sage 100 Etendue est très intuitive.

Nous ne détaillons donc pas toutes ses fonctionnalités mais vous proposons d’appréhender l’application en
fonction des types de fenêtres proposées.

A partir des exemples suivants, vous pourrez vous familiariser à l’ensemble de l’application.

© 2018 Sage 34
Utilisation de Sage Etendue

Quatre types de fenêtres peuvent être distinguées :


• Composition d’une fenêtre de saisie de document par étapes, page 50
• Composition d’une fenêtre de saisie de critères, page 71
• Composition d’une fenêtre «Etat», page 73

Composition d’une fenêtre de type «liste» et «fiche»


Vous retrouverez ce type de fenêtre pour les fonctions suivantes :

Groupes Fonction Description

Articles Catalogue Consultation du catalogue articles.

Ventes Mes clients Consultation, modification ou création de clients.

Mes documents Consultation, modification, suppression des docu-


ments de ventes

Achats Mes fournisseurs Consultation, modification ou création de fournisseurs

Mes documents Consultation, modification, suppression des docu-


ments d'achats

Stocks Liste mouvements Consultation de la liste des mouvements de stocks


(entrées, sorties, transferts) et de leur détail

Visualisation dépôt Consultation de la liste des dépôts et pour chaque


dépôt son organisation et la liste de ses emplace-
ments

Comptabilité Journal Consultation des écritures comptables par journal de


saisie

Extrait compte géné- Consultation des écritures comptables par compte


ral général

Extrait compte tiers Consultation des écritures comptables par compte


tiers

Internes Mes documents Consultation, modification ou création des documents


internes.

Iconographie d’une fenêtre de type «liste» et «fiche»

Bouton Intitulé Action

Sur toutes les listes

Premier Affiche la première page de la liste

Précédent Affiche la page précédente de la liste

© 2018 Sage 35
Utilisation de Sage Etendue

Bouton Intitulé Action

Suivant Affiche la page suivante de la liste

Dernier Affiche la dernière page de la liste

Personnaliser la liste Personnalise les colonnes d’une liste

Sur les listes d’articles

Actions Ouvre un menu déroulant qui propose une liste


d’actions qui varie en fonction de la liste.

Affichage vignette Affiche les éléments d’une liste sous forme de


vignettes

Affichage liste Affiche les éléments d’une liste en lignes’

Depuis les listes de clients ou fournisseurs

Icône d’information Indique la présence d’une information. Posi-


tionnez le curseur dessus pour en connaître le
contenu

Icône d’alerte Indique la présence d’une information. Posi-


tionnez le curseur dessus pour en connaître le
contenu

Sur les fiches articles, clients ou fournisseurs

Personnaliser l’entête de la fiche Choix des informations à afficher en entête


d’une fiche

Personnaliser le corps de la fiche Choix des informations à afficher dans le


corps d’une fiche

Précédent Affiche la fiche précédente

Suivant Affiche la fiche suivante

Fermer la fiche Referme la fenêtre affichée

Exemple du Catalogue articles

© 2018 Sage 36
Utilisation de Sage Etendue

Les zones Tri et Regroupement permettent d’aménager la présentation de la liste

Un clic sur un des éléments de la liste ouvre la fiche élément correspondante, un bouton de fermeture per-
mettant de revenir à la liste.

Sélection et recherche d’éléments


Pour limiter le nombre d’éléments affichés, la fonction «Navigation» vous permet de trier le catalogue article
par famille, puis selon une série de critères qui permettent de filtrer la liste d’une façon très fine :
1 . Ouvrez le volet Navigation et cliquez sur l’un des critères de sélection de la liste
2 . cliquez sur le second,
3 . etc....

La liste des articles s’actualise au fur et à mesure de vos sélections.

© 2018 Sage 37
Utilisation de Sage Etendue

Sélection de plusieurs cri-


tères de tri

Une fonction de recherche est proposée.

Pour rechercher un ou plusieurs éléments :


1 . Ouvrez le volet Recherche
2 . saisissez ou sélectionnez les critères de recherche
3 . cliquez sur bouton [Rechercher]

© 2018 Sage 38
Utilisation de Sage Etendue

Personnalisation de la liste
Pour personnaliser les colonnes d’une liste :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser la liste] proposé en dernière colonne


2 . cochez parmi les choix proposés, les informations à afficher
3 . cliquez sur le bouton [Sélectionner]

Ma sélection d’articles

En haut à droite de la fenêtre, un bouton est accessible.

La sélection d’articles permet de «mettre de côté» des articles choisis du catalogue, en vue d'effectuer une
opération particulière.

Note :
Cette sélection d’articles est toujours présente dans l'onglet Gestion, quelle que soit la fonction en
cours.

Pour ajouter un article à «Ma sélection» :


1 . affichez le catalogue articles,

© 2018 Sage 39
Utilisation de Sage Etendue

2 . cliquez sur le bouton [Actions] de sa ligne et sélectionnez la fonction Ajouter à la sélection,

3 . dans le bouton , le nombre d’articles ajoutés s’affiche.

Suppression de Actions possibles


l’article de la sur ’Ma sélection’
sélection

Note :
Les Actions proposées dépendent de votre profil et de la sélection.

Modification d’une fiche tiers ou d’un document


Vous constaterez souvent la présence des boutons cliquables suivants :

• Le bouton apparaît sur la ligne des éléments autorisés en modification.

• Le bouton apparaît sur la ligne des éléments autorisés en suppression.

© 2018 Sage 40
Utilisation de Sage Etendue

Par exemple, depuis la liste Ventes / Mes documents :

Défilement des éléments Personnalisation

Le bouton [Actions]
permet de :
Imprimer
Modifier
Supprimer
Dupliquer
et transformer l’élément

Modification d’un élément


La commande est accessible à l’aide du bouton [Actions] à gauche de la ligne.

Elle ouvre : soit un formulaire en saisie (pour une fiche tiers), soit un processus de saisie (pour un docu-
ment).

Les étapes autorisées en modification sont accessibles.

© 2018 Sage 41
Utilisation de Sage Etendue

Le client et le numéro de pièce sont rappelés

Ce bouton permet d’insérer une ligne de sous-


total à la suite de la dernière ligne sélectionnée.

Lorsqu’un document n’est pas autorisé en modification, c’est une «Fiche document» qui apparaît.

Insérer un sous-total

Insertion manuelle

Cette commande permet l’ajout d’une ligne de sous total. Le bouton apparaît dès lors qu’un document au
moins est sélectionné et s’affiche sous la dernière ligne sélectionnée. Le calcul porte sur les lignes qui ont
été cochées et affiche la somme de cette sélection.

Note :
Une case à cocher dans la ligne d’en-tête permet de tout sélectionner/désélectionner.

Insertion automatique

Le bouton [Insérer un sous total automatique] incrémente automatiquement un sous-total en bas de


tableau et affiche la somme des lignes préalablement saisies, ou à partir d’un précédent sous-total.

Les actions «Associer un texte complémentaire» et «Supprimer» sont disponibles pour les lignes sous-total.

Recalculer un sous-total
1 . Sélectionner la ligne de sous-total et les lignes d’articles à inclure dans le sous-total.
2 . Puis cliquer sur le bouton [Actions] de la ligne sous-total et choisir Recalculer le sous-total.

© 2018 Sage 42
Utilisation de Sage Etendue

Informations
pouvant être consultées

Actions possibles

Suppression d’un élément


La fonction Supprimer est accessible depuis le bouton [Actions] sur la ligne des éléments autorisés en sup-
pression.

Pour supprimer un élément :


1 . cliquez sur le bouton [Actions] puis sélectionner Supprimer le document.
2 . un message de confirmation s’affiche qu’il faut valider.
3 . l’élément est supprimé de la base commerciale et la liste des éléments actualisée s’affiche.

Duplication d’un élément


La commande est accessible à l’aide du bouton [Actions] sur les listes de documents et en pied de fiche
document. Sa présence est fonction des habilitations de l’utilisateur.

A l’ouverture de la fonction une fenêtre s’affiche dans laquelle sont rappelées les informations du document
original et où sont proposées des zones de sélection pour la reprise de tout ou partie des éléments du do-
cument d’origine.

© 2018 Sage 43
Utilisation de Sage Etendue

Informations du
document
original

Choix des sélections pour le nouveau document

Une fois les sélections effectuées, cette fenêtre se ferme et une fenêtre de saisie, pour le type de document
sélectionné, s’affiche alors.

Cela équivaut à la création d’un nouveau document à la date et sur le tiers renseignés, avec les mêmes
lignes d’articles et certains critères récupérés du document d’origine.

Les options proposées, proposent les reprises suivantes :

Options Application

Mise à jour des tarifs - Si l’option est cochée, les prix unitaires et remises du document d’origine sont
repris dans le nouveau document.
- si l’option est décochée, les prix unitaires et les remises sont recalculés par
rapport au client, comme si les lignes étaient nouvellement ajoutées.

Mise à jour des taux de taxes - Si l’option est cochée, les codes taxes et les taux de taxes sont recalculés en
tenant compte de la date d’application renseignée dans la passerelle comptable
de l’article et en la comparant à la date du document.
- si l’option est décochée, les codes taxes et les taux de taxes ne sont pas modifiés
ceci même si la catégorie comptable du document est modifiée.

Reprendre les informations Cette option permet la reprise ou non de certaines informations d’entête et
du tiers lignes. Elle est grisée dans le cas où le tiers sélectionné est différent du tiers
d’origine.

© 2018 Sage 44
Utilisation de Sage Etendue

Création d’une fiche

Lorsque cela est possible, le bouton de création d’une fiche sera toujours le même : .

Par exemple, la création d’une fiche client.

Création d’une fiche client

Le bouton [Actions] donne accès aux fonctions de Modification et Suppression du client,


ainsi qu’à des fonctions de saisie et de validation.

Pour saisir une fiche client, cliquez sur le bouton [Nouveau] disponible sur la liste des clients.

La fiche est vide et toutes les zones disponibles des onglets Description, Conditions tarifaires, Livraisons et
Evènements sont affichées par défaut, dans la mesure où elles sont autorisées au profil.

© 2018 Sage 45
Utilisation de Sage Etendue

Composition d’une fenêtre de type «fiche»


Pour les fenêtres de type «fiche» (fiche article, client, fournisseur, journal, ...) la fenêtre de Sage Etendue
est composée des éléments suivants.

Par exemple la fiche article :

© 2018 Sage 46
Utilisation de Sage Etendue

Informations Personnalisation Défilement des éléments


pouvant être consultées pour
l’élément affiché

Actions
possibles

Personnalisation de la liste
Pour choisir les informations à afficher en entête de la fiche :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser l’entête de la fiche]


2 . cochez les éléments à afficher
3 . déplacez les éléments en fonction du positionnement souhaité,
4 . cliquez sur [Valider]

© 2018 Sage 47
Utilisation de Sage Etendue

Pour choisir les informations à afficher dans le corps de la fiche :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser le corps de la fiche]


2 . cochez les éléments à afficher
3 . déplacez les éléments en fonction du positionnement souhaité,
4 . cliquez sur [Valider]

Les boutons [Précédent] et [Suivant] font défiler les fiches des éléments.

Affichage du glossaire d’un article


Pour consulter un glossaire attaché à un article :
1 . cliquez sur la rubrique du glossaire que vous souhaitez afficher
2 . survolez l’Intitulé, avec la souris, pour afficher le texte de la rubrique en info bulle

Affichage de
l’info bulle au
survol de la
rubrique

Note :

Le bouton [Personnaliser la liste] en entête des rubriques du glossaire vous permet de person-
naliser les colonnes des «Rubriques du glossaire».

© 2018 Sage 48
Utilisation de Sage Etendue

Actions possibles depuis les fiches


Plusieurs fonctions, principalement les fiches (articles, clients, prospects, ..) proposent des liens vers
d'autres fonctions de l'application (lorsque vos droits vous y autorisent).

Le tableau suivant vous présente les liens proposés.

Fiche Fiche Fiche


Fiche Traçabi- Choix Fiche Journal
Fiche fournis- docu- docu-
articl lité série / fournis- pros- comp-
client seur ment ment
e lot seur pect table
vente achat

Choix fournis- x
seur

Localisation sur x x x x
dépôt

Saisie devis x x

Saisie com- x
mande client

Validation devis x x
client

Validation com- x x
mande client

Saisie prépara- x
tion commande

Saisie com- x x
mande fournis-
seur

Validation pré- x x
paration com-
mande

Validation com- x x
mande fournis-
seur

Traitement pré- x x
paration com-
mande

Saisie mouve- x
ment

Extrait compte x x
tiers

Saisie écritures x x x x x x

Modification x x x x x
d’éléments

Duplication x x x
d’éléments

© 2018 Sage 49
Utilisation de Sage Etendue

Fiche Fiche Fiche


Fiche Traçabi- Choix Fiche Journal
Fiche fournis- docu- docu-
articl lité série / fournis- pros- comp-
client seur ment ment
e lot seur pect table
vente achat

Transformation x x (1) x (2)


en Bon de
livraison

Transformation x x (3)
en Bon de
commande

(1) Action proposée depuis une fiche Devis, Bon de commande et Préparation de livraison
(2) Action proposée depuis une fiche Préparation de commande et Bon de commande
(3) Action proposée depuis une fiche Devis

Composition d’une fenêtre de saisie de document par


étapes
Vous retrouverez ce type de fenêtre pour les fonctions suivantes :

Fonction Description

Articles Contrôle qualité Validation des articles placés sur emplacements de


contrôle et génération des mouvements de transfert
des emplacements de contrôle vers les emplacements
de stockage des articles

Ventes Saisie devis Saisie et impression d’un devis client

Saisie commande Saisie et impression d’un bon de commande client

Validation devis Modification du statut des devis client

Validation com- Modification du statut des bons de commande client


mande

Achats Saisie préparation Saisie et impression d’une préparation de commande


fournisseur

Saisie commande Saisie et impression d’un bon de commande fournis-


seur

Validation prépara- Modification du statut des préparations de commande


tion fournisseur

Validation com- Modification du statut des bons de commande fournis-


mande seur

Traitement prépara- Transformation des préparations de commande four-


tion nisseur en bons de commande

Stocks Saisie mouvement Saisie d’un mouvement de stock (entrée, sortie, trans-
fert)

© 2018 Sage 50
Utilisation de Sage Etendue

Fonction Description

Réapprovisionne- Liste des articles à réapprovisionner et génération des


ment commandes fournisseurs

Réception de livrai- Validation des quantités d’articles reçues en cas de


son fournisseur réception fournisseur, saisie des emplacements des
articles dans l'entrepôt, et génération de(s) bon(s) de
livraison correspondant

Livraison client Transformation des «Préparations de livraisons» en


«Bons de livraisons clients» : prélèvement des articles
dans le stock avec regroupement par commandes
client et répartition par colis, et enfin génération des
bon de livraison correspondants.

Internes Saisie documents Saisie des documents internes liés à la Gestion Com-
merciale

Saisie réalisé Saisie des documents internes liés à la Gestion Com-


merciale spécifiques aux mouvements de type «Saisie
du réalisé»

Comptabilités Saisie écritures Saisie des écritures comptables dans un journal

Iconographie d’une fenêtre de saisie de document par étapes

Bouton Intitulé Action

Appliquer les barèmes Application des barèmes en saisie de


document

Personnaliser l’étape Choix des informations à saisir

Personnaliser la liste Personnalise les colonnes affichées

Actions associées à la ligne Ouvre le menu des actions possibles sur


une ligne en saisie de document

Sélectionner l’article depuis le Sélection d’un article du catalogue en sai-


catalogue sie de document

Icône d’information Présence d’une information. Positionnez


le curseur dessus pour en connaître le
contenu

Icône d’alerte Présence d’une information. Positionnez


le curseur dessus pour en connaître le
contenu

Modifier les emplacements/ En gestion des livraisons clients, permet


quantités de modifier les emplacements ou quanti-
tés d’articles

Icône d’alerte bloquante Pour les articles série / lot, des numéros
restent à saisir

Saisie des numéros de série / lot

© 2018 Sage 51
Utilisation de Sage Etendue

Bouton Intitulé Action

Ajouter une ligne Sur la fenêtre de saisie des numéros série


/ lot, ajoute une ligne

Supprimer la ligne Sur la fenêtre de saisie des numéros série


/ lot, supprime la ligne

Générer les numéros automati- Lance la génération automatique des


quement numéros dans le cas d’un article sérialisé.

Les boutons [Suivant] et [Précédent] permettent de passer d’une étape à l’autre.

Un bouton [Annuler] permet, à chaque étape de quitter la fonction, après message de confirmation, sans
enregistrer les données.

Personnalisation d’une étape


Il est parfois possible, en fonction des documents, de choisir les informations proposées en saisie. Le cas
échéant :

1 . cliquez sur le bouton [Personnaliser l’étape]


2 . cochez les éléments à afficher
3 . cliquez sur [Valider]

Automatismes en saisie comptable


Avant d’aborder les différents exemples de saisie, il est bon de savoir que le programme opère différents
contrôles et renseignements automatiques, lorsque vous êtes en cours de saisie comptable.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemple de ces mécanismes :


• le programme vérifie si les éléments (comptes généraux, tiers...) sont mis en sommeil dans leur
fiche et si l’option Interdire les éléments mis en sommeil est activée dans Fichier/ Paramètres
société/ Votre société/ Identification/ Préférences. Si tel est le cas, un message bloquant ou de
confirmation apparaît.
• le programme prépositionne le curseur en Débit ou Crédit, en fonction de l’écriture comptable.
• le programme calcule le montant d’équilibre tant que celui-ci n’est pas atteint.
• lorsqu’il possède tous les paramètres, le programme calcule la date d’échéance.
• le programme indique, le cas échéant, le code taxe associé au compte général et calcule le montant
de TVA.

Exemple de saisie d’un Devis


Nous vous présentons ici la saisie d’un devis.

Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour valider l’article et saisir le


détail de la ligne dans la partie basse de la fenêtre.

© 2018 Sage 52
Utilisation de Sage Etendue

1. Initialisation

Une ligne de progression matérialise les


différentes étapes de la saisie.

permet
de choisir les zones
de saisie pour
l’étape en cours

Vous accédez à la fiche du tiers en cliquant


sur son nom.

2. Lignes

permet
d’ajouter une ligne
complémentaire

permet
d’appliquer les
barèmes enregistrés

permet
d’insérer automati-
quement un sous
total

permet de
sélectionner un ar-
ticle depuis le
catalogue

© 2018 Sage 53
Utilisation de Sage Etendue

permet
d’ouvrir le menu des
actions possibles sur
la ligne

Le menu des actions possibles appelé par le bouton [Actions] propose :


• l’affichage de l’Assistant tarifaire
• l’insertion d’une ligne de Texte complémentaire
• l’insertion d’une ligne de commentaire
• l’insertion d’une ligne
• la suppression de la ligne
• Monter
• Descendre

Note :
Le bouton [Terminer] permet, à partir de l’étape de saisie des lignes, d’aller directement à l’enregis-
trement final sans message de confirmation.

Voir l’assistant tarifaire

Pour recalculer des tarifs :


1 . cliquez sur le bouton [Actions]
2 . validez la fonction Assistant tarifaire

© 2018 Sage 54
Utilisation de Sage Etendue

Pour voir l’incidence de la modification


d’un montant sur les autres valeurs, cli-
quez sur le bouton [Recalculer]

Associer un texte complémentaire

Pour associer un texte complémentaire :


1 . cliquez sur le bouton [Actions associées à la ligne]
2 . validez la fonction Texte complémentaire
3 . sélectionnez le glossaire à associer à la ligne du document

Tous les glossaires présents dans la base commerciale sont présentés en quatre groupes :
• Tous les glossaires
• Glossaires du domaine document
• Glossaires du domaine article
• Glossaires de l’article en cours

Sélectionnez le glossaire

Son contenu apparaît. Vous pouvez le


modifier.

Cliquez sur [Valider] pour enregistrer les


modifications et associer le glossaire à la
ligne du document.

Ce lien (Effacer) efface le contenu du glossaire.

© 2018 Sage 55
Utilisation de Sage Etendue

Insérer une ligne de commentaire

Cette action ajoute juste au-dessus de la ligne sélectionnée une nouvelle ligne de commentaire sur laquelle
il est possible de noter une remarque ou une information concernant l’article.

Insérer une ligne

Cette action permet d’insérer une ligne sur les documents commerciaux. La ligne s’affiche directement sur
la page de saisie du devis, au-dessus de la ligne de l’article concerné. Saisissez ensuite le commentaire
souhaité sur la ligne.

Déplacement ligne

Les lignes saisies peuvent être déplacées par glisser-déposer. Pour déplacer plusieurs lignes simultané-
ment, il est nécessaire de les sélectionner via les cases à cocher avant de les déplacer par glisser-déposer.

3. Suivi

Vous pouvez consulter la fiche du client en


cliquant sur son nom.

© 2018 Sage 56
Utilisation de Sage Etendue

4. Livraison

Les données de livraison


s’affichent.
Vous pouvez les modifier

5. Facturation

Vous pouvez modifier le taux d’escompte.

Les conditions de règlement sont modifiables si votre profil est autorisé à le faire.

© 2018 Sage 57
Utilisation de Sage Etendue

Voir les autorisations de données dans la fiche Profil (cases Documents ventes et Documents achats)
dans le module Administration.

Pour ce faire :
1 . Sélectionnez via la liste déroulante un autre modèle de règlement. Les lignes du modèles
s’affichent.

2 . Le bouton ouvre la fenêtre «Création d’une échéance» permettant d’ajouter une ligne
de condition propre au document en cours de création.
3 . Le bouton [Actions] en regard de chaque ligne de condition propose les commandes suivantes :
- Supprimer : cette commande supprime la ligne de condition pour le document en cours de créa-
tion.
- Modifier : cette commande ouvre la fenêtre «Modification de l’échéance» permettant ainsi de
changer le paramétrage de la ligne de condition pour le document en cours de création.

Note :
La modification des conditions de règlement pour le document est soumise à un message de confir-
mation.

6. Validation

Vous validez la pièce sur la dernière étape par le bouton [Terminer].

© 2018 Sage 58
Utilisation de Sage Etendue

La référence de pièce est créée.

Les boutons de cette dernière étape vous permettent :


• de modifier le document en cours
• de l’imprimer en PDF
• de l’envoyer par mail
• de quitter la fonction
• de commencer la saisie d’un nouveau document

Choix d’un modèle d’impression


En cas d’impression en PDF, si plusieurs modèles d’impression (fichiers dont l’extension est «.bgc») sont
créés pour le document, le programme en propose la liste.

Sélectionnez le modèle d’impression à utiliser par le bouton d’option correspondant.

L’impression au format PDF est lancée dès que vous cliquez sur le bouton [Imprimer].

Envoi du document
Cette action propose l’envoi automatique par mail du PDF du document.

L’activation du bouton [Envoyer par mail] ouvre une fenêtre proposant :,


1 . 1 le choix d’un modèle comme décrit dans Choix d’un modèle d’impression,
2 . l le choix des destinataires de l’envoi du mail

© 2018 Sage 59
Utilisation de Sage Etendue

Comment paramétrer plusieurs modèles par type de document ?

Si le choix d’un modèle d’impression n’est pas propo-


sé, demandez à votre administrateur de copier les
modèles dans le dossier correspondant du répertoire
d’installation.

Par défaut, chaque répertoire correspondant à un type de document contient un seul fichier modèle (.bgc9) :
le modèle standard fourni avec les applications Sage 100.

Dossier Type de document Sous-dossier Fichiers modèles

Achats Bon de commande BC BC.bgc

Bon de livraison BL BL.bgc

Bon de retour BR BR.bgc

Facture FAC FAC.bgc

Ventes Bon d’avoir BA BA.bgc

Bon de commande BC BC.bgc

Bon de livraison BL BL.bgc

Devis DEV DEV.bgc

Facture FAC FAC.bgc

Préparation de livraison PL PL.bgc

Pour que Sage Etendue propose plusieurs modèles d’impression, il suffit à l'administrateur d'ajouter
d'autres modèles dans chaque répertoire.

Exemple de saisie d’une Réception de livraison fournisseur


Les étapes de saisie proposées diffèrent en fonction des pièces. Voyons par exemple la gestion d’une Ré-
ception de livraison fournisseur (Achats / Livraison fournisseur).

1. Initialisation

© 2018 Sage 60
Utilisation de Sage Etendue

Vous choisissez successivement :


1 . le dépôt de livraison (si plusieurs dépôts sont possibles)
2 . le mode de «sélection» des lignes de commandes livrées : en fonction du fournisseur, à partir d’un
bon de commande, en fonction de l’article
3 . et en fonction du choix précédent : le fournisseur, le numéro de bon de commande ou l’article et la
quantité à livrer

2. Sélection

Les articles des bons de commande en cours sont listés, triés et regroupés en fonction du choix effectué à
l’étape précédente. Vous précisez les quantités livrées.

Important !
A la validation de cette étape, les documents sont transformés en Bons de livraison. Toute annulation ou
retour en arrière est donc impossible à partir de l'étape suivante : 3. Emplacements.

© 2018 Sage 61
Utilisation de Sage Etendue

Cliquez sur Ren-


seigner les quan-
tités pour
alimenter la zone
Quté livrée

Actions possibles
Pour enregistrer la réception d’articles non commandés, cliquez sur «Ajouter des articles non comman-
dés».

Pour automatiquement renseigner la «Quantité livrée» par la «Quantité commandée», cliquez sur «Ren-
seigner les quantités».

Si un fournisseur, un bon de commande ou un article précis a été renseigné à l'Etape 1, un bouton supplé-
mentaire vous permet de compléter votre sélection : [Ajouter un fournisseur], [Ajouter un BC] ou [Ajouter un
article].

En cas de différence en quantité commandée et quantité livrée


L’icône ci-contre vous alerte sur la présence :
• d’un excédent : la quantité livrée est supérieure à la quantité commandée
• ou d’un reliquat : la quantité livrée est inférieure à la quantité commandée

Cette quantité excédentaire fera l’objet d’une ligne dans le Bon de livraison. Vous pouvez ensuite choisir de
valoriser ou non ce supplément (aux mêmes conditions tarifaires que la ligne du Bon de commande d'ori-
gine).

En cas de reliquat, à la validation de la réception, la quantité livrée sera transformée en Bon de livraison,
et la quantité différentielle (quantité commandée - quantité livrée) fera l'objet d'une ligne de reliquat sur le
Bon de commande.

© 2018 Sage 62
Utilisation de Sage Etendue

Cas d'un article série/lot


Pour un article en mode de suivi de stock ’sérialisé’ ou ’par lot’, l’icône ci-contre indique
que tous les numéros sont bien saisis pour la quantité livrée.
Cet icône indique que des numéros restent à saisir pour la quantité livrée.

Pour saisir les numéros de série ou lot :

1 . cliquez sur l’icône


2 . renseignez sur la fenêtre affichée, numéro(s) de série et complément(s).

Ce bouton permet d’ajouter une ligne.

Ce bouton supprime la ligne.

Ce bouton lance la génération automatique des numéros dans le cas d’un article séria-
lisé.

3. Emplacements

Cette étape est proposée uniquement si votre administrateur a paramétré Sage 100 Etendue dans ce sens.

Vous pouvez consulter ou modifier les emplacements où stocker la marchandise reçue dans le dépôt.

© 2018 Sage 63
Utilisation de Sage Etendue

Vous pouvez modifier l’emplacement proposé

Actions possibles
Si le dépôt de livraison possède un emplacement de transit, cliquez sur «Tout placer sur emplacement
de transit» pour y enregistrer tous les articles.

Vous pouvez «Imprimer les étiquettes» des articles en livraison (impression en PDF). Si plusieurs mo-
dèles d’impression d’étiquettes existent, le programme les propose.

«Visualiser le plan du dépôt» affiche une fenêtre présentant le plan du dépôt sur lequel sont positionnés
les emplacements impliqués dans la réception.

© 2018 Sage 64
Utilisation de Sage Etendue

4. Validation

Cette dernière étape reprend les lignes de Bon de livraison générées.

Pour chaque fournisseur, vous précisez :


1 . la date de livraison
2 . la référence du Bon de livraison
3 . son statut : Saisi / Confirmé / Réceptionné (si votre administrateur a autorisé cette sélection).

Pour valider la saisie, cliquez sur le bouton [Terminer].

Les numéros de Bons de livraisons générés sont indiqués, ainsi que les bons de commande laissés en re-
liquat.

© 2018 Sage 65
Utilisation de Sage Etendue

Note :
Vous pouvez cliquer sur les numéros de pièces pour afficher leur contenu.

Actions possibles
Vous pouvez «Imprimer les étiquettes» des articles en livraison.

 Ces impressions sont réalisées au format PDF.

Si plusieurs modèles d’impression sont prévus, le programme en propose la liste. Pour toute information,
voir Choix d’un modèle d’impression, page 59.

Exemple de saisie d’une Livraison client


Les étapes de saisie proposées diffèrent en fonction des pièces. Voyons par exemple la gestion d’une Li-
vraison client.

1. Initialisation

© 2018 Sage 66
Utilisation de Sage Etendue

Vous choisissez successivement :


1 . le dépôt de prélèvement des articles à livrer (si plusieurs dépôts sont possibles)
2 . le mode de «sélection» des lignes de commandes livrées : toutes les Préparations de livraison enre-
gistrées pour le dépôt (tous clients confondus), en fonction des Préparations de livraison, par client
ou par transporteur
3 . et en fonction du choix précédent : le numéro de préparation de livraison saisi, le client ou le trans-
porteur

2. Prélèvement

Les articles des préparations de livraison enregistrées sont listés, triés et regroupés en fonction du choix
effectué à l’étape précédente.

© 2018 Sage 67
Utilisation de Sage Etendue

Si l’emplacement de l’article n’est pas indiqué, l’icône ci-contre vous alerte sur la pré-
sence d’une information en précisant la raison. Positionnez le curseur dessus pour en
connaître le contenu.

Cas d'un article série/lot


Pour un article en mode de suivi de stock ’sérialisé’ ou ’par lot’, l’icône ci-contre indique
que tous les numéros sont bien saisis pour la quantité livrée.
Cet icône indique que des numéros restent à saisir pour la quantité livrée.

Pour modifier les emplacements et quantités de déstockage :

1 . cliquez sur le bouton


2 . indiquez, pour chaque emplacement du dépôt proposé, la quantité à prélever

Si l’article est «sérialisé» ou «géré par lot», la fenêtre affichée distingue chaque Numéro de série/lot et vous
pouvez ajouter un numéro ou en supprimer un.

Le cas échéant, la zone Quantité manquante, permet de préciser la quantité non prélevée, qui sera mise
en reliquat sur la Préparation de livraison.

© 2018 Sage 68
Utilisation de Sage Etendue

Actions possibles
Pour imprimer les lignes de Préparation de livraison à préparer, cliquez sur «Imprimer en PDF» ; il faut pour
ce la qu’un modèle d’impression existe (Liste des PL à préparer.bgc).

Si plusieurs modèles d’impression sont prévus, le programme en propose la liste. Pour toute information,
voir Choix d’un modèle d’impression, page 59.

«Visualiser le plan du dépôt» affiche une fenêtre présentant le plan du dépôt sur lequel sont positionnés
les emplacements des articles sortants.

3. Mise en colis

A cette étape, vous validez les quantités livrées client par client, et vous indiquez éventuellement la répar-
tition des articles en colis.

Pour enregistrer la mise en colis des articles :


1 . saisissez éventuellement un numéro de colis

2 . cliquez sur le bouton [Actualiser le reste à empaqueter] du colis pour que toutes les quantités
non empaquetées y soient associées

Le bouton [Ajouter un colis] recalcule les quantités restant à empaqueter des articles et crée une ligne pour
les quantités restant à empaqueter de l’article.

Actions possibles

© 2018 Sage 69
Utilisation de Sage Etendue

Pour automatiquement renseigner la «Quantité empaquetée» par la «Quantité à empaqueter», cliquez sur
«Renseigner les quantités».

L'action «Valider par scan» ouvre une fenêtre superposée permettant d'enregistrer par lecture code-barres
les articles mis en colis.

4. Validation

Cette dernière étape reprend les lignes de Bon de livraison générées.

Pour chaque client, vous précisez :


1 . la date de livraison
2 . le statut du bon de livraison : Saisi / Confirmé / A facturer (si votre administrateur a autorisé cette
sélection).

 Les numéros des Préparations de livraison et Bons de commande sont indiqués.

Actions possibles
Vous pouvez «Imprimer les étiquettes de colisage».

Le bouton [Livrer] valide l'étape et génère la transformation des documents pour le client en cours.

La fenêtre précisant que les livraisons sont terminées mentionne les numéros de Bon de livraison générés.

© 2018 Sage 70
Utilisation de Sage Etendue

Composition d’une fenêtre de saisie de critères


Vous retrouverez ce type de fenêtre pour les fonctions suivantes :

Groupes Fonction Description

Articles Traçabilité série / Après sélection de l’article et du numéro de série/lot à analy-


lot ser, visualisation de l’ensemble des mouvements.

Choix fournisseur Aide au choix du meilleur fournisseur pour la commande


d’un article donné

Localisation Liste des emplacements de stockage d’un article et visuali-


sation de ses emplacements sur le plan du dépôt

Pour ce type de fenêtre, la saisie se décompose comme suit :


1 . vous saisissez des critères de sélection
2 . vous procédez à votre choix parmi les propositions de l’application.

Exemple de Choix fournisseur

Ouvrez le volet Plus de critères.. en cliquant sur la flèche

Pour faire le choix du meilleur fournisseur :


1 . vous sélectionnez tout d’abord l’article à commander
2 . vous pouvez affiner la sélection par des critères supplémentaires

© 2018 Sage 71
Utilisation de Sage Etendue

3 . vous lancez enfin l’analyse en cliquant sur [Analyser].

Le résultat de la recherche s’affiche :

Vous choisissez ici une vue de


synthèse ou un critère
de comparaison particulier.

L’icône ci-contre signale la présence d’une information. Positionnez le curseur des-


sus pour en connaître le contenu
L’icône ci-contre vous alerte sur la présence d’une information. Positionnez le cur-
seur dessus pour en connaître le contenu
Sur la fenêtre de Synthèse, l’étoile signale les fournisseurs les mieux positionnés.

Vous pouvez alors directement passer une commande au fournisseur choisi :


1 . sélectionnez sa ligne par le bouton d’option
2 . et cliquez sur [Commander].

© 2018 Sage 72
Utilisation de Sage Etendue

Composition d’une fenêtre «Etat»


Vous retrouverez ce type de fenêtre pour les fonctions suivantes :

Groupes Fonction Description

Ventes Statistiques Consultation des statistiques de ventes :


- Evolution mensuelle du chiffre d’affaires HT avec comparai-
son sur N-1
- Analyse mensuelle du chiffre d’affaires HT
- Evolution du chiffre d’affaires HT par famille d’articles
- Evolution du chiffre d’affaires HT par catégorie tarifaire
- Evolution du chiffre d’affaires HT par représentant

Achats Statistiques Consultation des statistiques d'achats :


- Evolution mensuelle du chiffre d’affaires HT avec comparai-
son sur N-1
- Analyse mensuelle du chiffre d’affaires HT
- Evolution du chiffre d’affaires HT par fournisseur
- Evolution du chiffre d’affaires HT par acheteur

Comptabi- Statistiques Consultation des statistiques comptables de la société :


lité
- Evolution du solde des comptes de charges avec comparai-
son sur N-1
- Evolution du solde des comptes de produits avec comparai-
son sur N-1

Pour chaque type de statistiques, l’application propose plusieurs vues.

© 2018 Sage 73
Utilisation de Sage Etendue

Chiffre d’affaires
Cette zone s’affiche si la zone dépliable Statistiques est paramétrée en ce sens dans la fiche Profil. L’affi-
chage par défaut du chiffre d’affaires quant à lui est fonction du paramétrage réalisé dans la fiche Dossier.
Les états statistiques de ventes et achats contiennent alors cette ligne d'en-tête permettant de choisir le
type de calcul du chiffre d'affaires pour l’état en question :
• Facturé
• Facturé + Livré
• Facturé + Livré + Commandé
• Facturé + Livré + Commandé + Prévisionnel

Gestion des documents internes


La gestion des documents internes liés à la Gestion Commerciale est possible via le groupe «Internes» qui
propose fonctions entrées :
• Mes documents
• Saisie document
• Saisie réalisée

Important !
La gestion des documents internes doit préalablement être autorisée dans Administration/ Profil/
Autorisation/ Fonctions.

© 2018 Sage 74
Utilisation de Sage Etendue

Mes documents
Cette fonction ouvre la liste des documents internes que l’utilisateur a le droit de gérer eu égard aux auto-
risations d’accès paramétrées dans son profil.

Pour comprendre le fonctionnement général d’une liste, voir Composition d’une fenêtre de type «liste» et
«fiche», page 35.

Fiche document

Pour ouvrir la fiche d’un document interne, il suffit de cliquer sur son intitulé dans la liste.

© 2018 Sage 75
Utilisation de Sage Etendue

Chaque fiche document se compose de trois volets consultables :


• «Lignes de document»
• «Suivi»
• «Livraison»
Les actions proposées en ligne sont accessibles à l’aide du bouton [Actions].
• Supprimer le document
• Modifier le document : dans ce cas, le programme redirige directement l’utilisateur en Saisie docu-
ment ou Saisie du réalisé, en fonction du type de mouvement du document.

et en pied de fiche, les actions proposées sont les suivantes :


• Imprimer en PDF
• Envoyer par mail
• Localiser les articles
• Modifier le document (identique à celle du bouton Actions).

Saisie document
Cette entrée permet la saisie de documents internes.

La saisie est similaire à la saisie des documents de ventes.

© 2018 Sage 76
Utilisation de Sage Etendue

Voir Exemple de saisie d’un Devis, page 52.

Saisie du réalisé
Cette entrée permet la saisie des documents internes dont le type de mouvement est «Saisie du réalisé».
Pour ce faire :
1 . Renseignez les informations principales du document à l’étape Initialisation, puis cliquez sur le bou-
ton [Suivant].
2 . A l’étape Lignes, saisissez chaque ligne du document en renseignant les zones prévues à cet effet.
Cliquez sur le bouton [Ajouter] pour valider l’enregistrement de la ligne qui vient s’ajouter dans le
document.
A noter, lorsque la gestion multi-emplacements a été activée en Gestion commerciale et lorsqu’une
ligne enregistrée renvoie à plusieurs emplacements de stockage, et uniquement dans ce cas, ceux-
ci peuvent être modifiés via la colonne Emplacement. Voir Modification des emplacements.
Enregistrez autant de lignes que nécessaire, puis cliquez sur le bouton [Suivant].
3 . L’étape Validation récapitule l’ensemble des éléments de la saisie. Notez que le prix de revient uni-
taire est encore modifiable ici, sauf pour les articles suivis en stock.
Cliquez sur le bouton [Terminer] pour générer le document commercial.

Initialisation

Type
Sélectionnez le type de document que vous souhaitez générer.

Date
Par défaut, le programme indique la date système du jour. Cette date peut être modifiée.

N° de pièce
Un numéro de pièce s’incrémente par défaut à la suite du précédent numéro créé. Vous pouvez le modi-
fier.

Statut
Par défaut, le système indique le statut Validé.

Lignes

Date
Le programme reprend la date de l’en-tête. Cette date peut être modifiée.

Client
Sélectionnez le client qui vous intéresse.

Affaire
Sélectionnez le code affaire rattaché au client sélectionné précédemment.

Article
Sélectionnez le type d’article qui vous intéresse. Selon le type de sélectionné, des champs de saisie sup-
plémentaires peuvent s'afficher : Gamme, Conditionnement, Ressource et Qté ressource.

Quantité
champ de saisie numérique décimal par défaut à 1, suivi en lecture de l'unité de vente de l'article précé-
demment sélectionné (sinon vide).

© 2018 Sage 77
Utilisation de Sage Etendue

Ressource
Cette zone s’affiche lorsque l’article sélectionné est de type Ressource multiple ou Ressource unitaire.
Sélectionnez alors la ressource associée à l'article. Par défaut, le programme indique la ressource définie
comme principale en fiche article.

Qté ressource
Cette zone s’affiche lorsque l’article sélectionné est de type Ressource multiple. Sélectionnez alors la
quantité de ressource qui vous intéresse.

N° série/lot
Cette zone s’affiche lorsque l’article sélectionné est de type Série ou Lot. Sélectionnez alors le numéro de
série ou de lot qui vous intéresse.

Modification des emplacements

Lorsque la gestion multi-emplacements a été activée en Gestion commerciale et lorsque les articles sont
suivis en stock, la modification des emplacements est possible. Dans ce cas, lorsque vous êtes à l’étape
«Lignes» en Saisie du réalisé, la colonne Emplacement est en lecture seule si un seul emplacement est
associé à la ligne. Dans ce cas, la colonne contient le code de l'emplacement de stockage des articles. En
revanche, si plusieurs emplacements sont mouvementés pour cette même ligne, la colonne Emplacement
contient alors la mention Multiple. L'application propose alors par défaut une répartition par emplacements.
Dans ce cas, la répartition des emplacements de stockage peut être modifiée manuellement.

Document interne de type Mouvement d’entrée

Dans le cas d’un document interne de type Mouvement d’entrée, la procédure pour modifier les emplace-
ments est la suivante :
1 . Dans la colonne Emplacement, cliquez sur la mention Multiple. La fenêtre «Modification des
emplacements» s’ouvre.

2 . Modifiez les emplacements souhaités ainsi que les quantités à entrer.


Vous pouvez également supprimer une ligne grâce à l’icône .

De même, le bouton vous permet d’ajouter une ligne d’emplacement à saisir.


3 . Validez la modification.

Document interne de type Mouvement de sortie ou saisie du réalisé

© 2018 Sage 78
Utilisation de Sage Etendue

Dans le cas d’un document interne de type Mouvement de sortie ou saisie du réalisé, lorsque l'article est
en mode de suivi de stock CMUP, la procédure pour modifier les emplacements est la suivante :
1 . Dans la colonne Emplacement, cliquez sur la mention Multiple. La fenêtre «Modification des
emplacements» s’ouvre.

2 . Modifiez les quantités prélevées comme vous le souhaitez.

Important !
Vérifiez que la somme des quantités modifiées soit bien égale à la quantité initialement saisie pour la
ligne.

3 . Validez la modification.

© 2018 Sage 79
Index

Index
1 A 36 E
2 Accueil .............................................................................. 28 37 Extrait compte général .......................................... 34, 35

3 Achats ............................................................................... 33 38 Extrait compte tiers ................................................ 34, 35

4 Actions possibles depuis les fiches ....................... 49


39 F
5 Administration .................................................................. 6
40 Fenêtre «Etat» ................................................................73
6 Annuaire d’entreprise .................................................. 28
41 Fenêtre de saisie de critères .....................................71
7 Architecture 5, 12, 18, 22, 24, 27, 29, 39, 40, 42, 48, 54,
8 ........................................................................................58, 66 42 Fenêtre de saisie de document par étapes .........50

9 Articles .............................................................................. 32 43 Fenêtre de type «liste» et «fiche» ...........................35

44 Fonctions accessibles ..................................................31


10 C
11 Catalogue article .....................................................32, 35 45 G
12 Consultation ......................................................................... 32
46 Glossaire article .............................................................48
13 Choix fournisseur ....................................................32, 71

14 Collaborateur 47 I
15 Collaborateurs connectés .................................................... 25
48 Importation automatique des collaborateurs .......22
16 Consultation ......................................................................... 19
17 Création ............................................................................... 22
18 Importation des collaborateurs ............................................ 22 49 J
19 Liste ..................................................................................... 19
20 Modification ......................................................................... 19
50 Journal ........................................................................ 34, 35
21 Profil .................................................................................... 24
22 Synchronisation annuaire .................................................... 22 51 L
23 Type d’authentification ......................................................... 24
52 Licences ............................................................................10
24 Communications d’entreprise .................................. 28
53 Liste mouvements .................................................. 33, 35
25 Comptabilité .................................................................... 34
54 Livraison client ......................................................... 34, 51
26 Configuration .................................................................... 8
55 Localisation ............................................................... 32, 71
27 Contrôle qualité .......................................................32, 50

56 M
28 D
57 Ma gestion ........................................................................29
29 Démarrage de Sage 100 Etendue ......................... 27 58 Applications Sage .................................................................30
30 Messages d’incidents .......................................................... 28 59 Fonctions favorites ...............................................................30
31 URL ..................................................................................... 27
60 Ma sélection d’articles .................................................39
32 Démarrage du module d’administration
33 droits d’accès ......................................................................... 6 61 Mes clients ................................................................ 33, 35
URL ....................................................................................... 6
34
62 Mes documents ................................................ 33, 34, 35
35 Documents internes ..................................................... 34 63 Mes fournisseurs .................................................... 33, 35

© 2018 Sage 80
Index

Index
64 Modèle d’impression ................................................... 59 99 Saisie document ............................................................34

65 Mot de passe .................................................................. 29 100 Saisie écritures ........................................................ 34, 51


66 Modification ......................................................................... 29
101 Saisie mouvement .................................................. 34, 50

67 N 102 Saisie préparation .................................................. 33, 50

103 Saisie réalisé ............................................................ 34, 51


68 Navigation
69 Fenêtres Fiche ..................................................................... 46 104 Sécurité ...............................................................................8
70 Fenêtres Liste ...................................................................... 35
71 Fenêtres Saisie de document ........................................51, 53 105 Société
106 Consultation ..........................................................................11
107 Création ................................................................................12
72 P 108 Fichier comptable .................................................................13
Identifiants de connexion ......................................................13
73 Personnalisation .............................................. 39, 47, 48 109

110 Liste ......................................................................................11


74 Préférences ...................................................................... 8 111 Messages d’incidents ...........................................................15
112 Modification ..........................................................................11
75 Profil
113 Quantité à réapprovisionner .................................................14
76 Consultation ......................................................................... 17
114 Seuil de réapprovisionnement ..............................................14
77 Création ............................................................................... 18
78 Messages d’incidents .......................................................... 19 115 Statistiques ........................................................ 33, 34, 73
79 Modification ......................................................................... 17
116 Stocks ................................................................................33

80 R
117 T
81 Réapprovisionnement ...........................................34, 51
118 Traçabilité série / lot .............................................. 32, 71
82 Réception de livraison fournisseur ...................34, 51
119 Traitement préparation ......................................... 33, 50
83 Recherche ....................................................................... 37

84 Règlement client ........................................................... 34 120 U


85 Rôles ................................................................................. 16 121 Utilisateurs .......................................................................19
86 Création d’un rôle ................................................................ 18 122 Attacher utilisateur au dossier ..............................................15
87 Cumul des rôles ................................................................... 18 123 Création d’un utilisateur ........................................................22
88 Gestion des rôles ................................................................. 17 124 Gestion des utilisateurs ........................................................19
125 Importer des utilisateurs .......................................................22
126 Supprimer un utilisateur ........................................................21
89 S
127 Utilisateurs connectés ..................................................25
90 Sage 100 Etendue
91 Fonctions accessibles ......................................................... 31
92 Iconographie ..................................................................35, 51 128 V
93 Navigation ............................................................................ 35
94 Présentation .......................................................................... 5
129 Validation commande ........................................... 33, 50

130 Validation devis ....................................................... 33, 50


95 Saisie commande ...................................................33, 50
131 Validation préparation ........................................... 33, 50
96 Saisie comptable
97 contrôles de cohérence ....................................................... 52 132 Ventes ...............................................................................33
98 Saisie devis ...............................................................33, 50 133 Visualisation dépôt ................................................. 34, 35

© 2018 Sage 81