Guide Déploiement Sage Recouvrement Créances

Sage Recouvrement
Créances
Guide de déploiement
et de paramétrage
Propriété & Usage Conformité & Mise en garde
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Evolution
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des marques déposées par leurs propriétaires
respectifs.
Table des matières
Table des matières
Table des matières

Propriété & Usage ............................................................................................................................................ 0
Conformité & Mise en garde ........................................................................................................................... 0
Evolution ........................................................................................................................................................... 0
Table des matières........................................................................................................................................... 1
1 - A propos de Sage Recouvrement Créances ........................................................................................... 3
2 - Les 6 étapes du déploiement .................................................................................................................... 4
3 - Les indispensables pour bien préparer son déploiement ..................................................................... 5
3-1 Les indispensables techniques................................................................................................................ 5
3-2 Les indispensables métier ....................................................................................................................... 6
4 - Déploiement et installation de Sage Recouvrement Créances............................................................. 7
4-1 Configurations requises ........................................................................................................................... 7
4-1-1 Solution et bases de données comptables....................................................................................... 7
4-1-2 Navigateurs internet requis pour l’utilisation de Sage Recouvrement Créances ............................ 7
4-1-3 Configurations requises pour l’installation et utilisation du connecteur (utile à la synchronisation
des données) .............................................................................................................................................. 7
4-2 Etape 1 : Activation du compte ................................................................................................................ 8
4-3 Etape 2 : Installation et configuration du connecteur ............................................................................ 10
4-3-1 Téléchargement du connecteur ...................................................................................................... 10
4-3-2 Installation du connecteur ............................................................................................................... 11
4-3-3: Configurer les droits d’accès à la base ......................................................................................... 15
4-3-4: Configurer et démarrer le connecteur............................................................................................ 17
Via le menu démarrer ............................................................................................................................... 17
Via un raccourci dans Program Files ....................................................................................................... 17
4-4 Etape 3: Synchroniser les données comptables ................................................................................... 24
4-4-1 Lancement de la synchronisation des données ............................................................................. 24
4-4-2 Validation des données comptables ............................................................................................... 25
4-4-3 Contrôle des adresses mails des contacts client ........................................................................... 26
4-4-4 Ajout de champs libres.................................................................................................................... 28
4-4-5 Autres personnalisations de la synchronisation ............................................................................. 32
4-5 Etape 4: Paramétrer l’application Web .................................................................................................. 32
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Table des matières
4-5-1 Modification de la raison sociale et de l’adresse de la société ...................................................... 32

4-5-2 Configurer les modes de règlements.............................................................................................. 33
4-5-3 Configurer et affecter les profils de clients ..................................................................................... 34
4-5-3 Configurer les scénarios ................................................................................................................. 36
4-5-5 Configurer les modèles de courriers et mails ................................................................................. 39
4-5-5-1 Créer votre propre modèle .......................................................................................................... 40
4-5-6 Les autres configurations ................................................................................................................ 42
4-5-7 La gestion multi-devises ................................................................................................................. 53
4-5-8 Personnalisation des niveaux de relance ....................................................................................... 54
4-5-9 Export planifié (fonction disponible à partir de l’abonnement GOLD)............................................ 54
4-6 Etape 5: Test et mode démonstration ................................................................................................... 57
4-7 Etape 6: Go & Get cash ......................................................................................................................... 59
5 – Annexe : liste des tags ............................................................................................................................ 60
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1 - A propos de Sage Recouvrement Créances
1 - A propos de Sage Recouvrement Créances
Sage Recouvrement Créances est une solution de recouvrement de créances clients. Pour se connecter à
Sage Recouvrement Créances, il suffit de se connecter à l’adresse url suivante :
https://sage.app.clearnox.com/login. La solution s’adapte (responsive web design) aux différents écrans
(tablettes…).
Afin d'extraire et remonter les données utilisées par la solution en ligne, Sage Recouvrement Créances
utilise un logiciel nommé connecteur.
Installé soit sur un poste utilisateur soit sur un serveur, il permet de synchroniser vos données avec votre
compte Sage Recouvrement Créances.
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2 - Les 6 étapes du déploiement
2 - Les 6 étapes du déploiement
Les 6 étapes de déploiement de la solution Sage Recouvrement Créances sont les suivantes :
Etape 1- Activation du compte
Etape 2 - Installation et configuration du connecteur
Etape 3 - Synchronisation des données
Etape 4 - Paramétrage
Etape 5 - Test & Mode Démo
Etape 6 - Go & Get cash !
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3 - Les indispensables pour bien préparer son déploiement
Nous vous conseillons de préparer en amont, le déploiement, afin d’avoir tous les éléments utiles à
l’installation et au paramétrage de Sage Recouvrement Créances.
Informations importantes à savoir :
1 compte Sage Recouvrement Créances = 1 base de données comptable.
3-1 Les indispensables techniques

L’identifiant correspondant à l’email du user admin ayant servi à la création du compte Sage
Recouvrement Créances.
Note : L'expérience de la synchronisation des données est dégradée pour des bases comportant plus de
50 000 lignes sur le résultat de la requête. Nous conseillons dans ce cas de synchroniser uniquement les
écritures non lettrées pour une meilleure expérience client.
Les prérequis techniques doivent être respectés :
● Sur le poste client (version du navigateur)
● Sur le poste serveur ou client (configuration pour installation du connecteur) : prérequis identiques à
ceux de Sage 100cloud (minimum 2Go espace disque).
Pour installer et configurer le connecteur :
● Vous devez être sur un poste ayant accès à la base de données comptable. Il est préférable
d’installer le connecteur sur le serveur de données
● Vous devez être connecté à la session en tant qu’administrateur pour installer le service sur le
poste
● Un accès à SQL Server Management Studio doit être possible pour donner les droits d’accès à la
base comptable SQL avec un user valide
● Si l'administrateur ne souhaite pas que l’on crée un user local pour utiliser le service du connecteur,
il doit alors nous fournir un user déjà existant (user pouvant utiliser un service)
Important ! Un administrateur système est vivement conseillé pour l'installation du service.
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3-2 Les indispensables métier

Pour chacune des sociétés à déployer, vous devez :
● Avoir connaissances des différents process de relance à mettre en place. Ils serviront au
paramétrage des scénarios (étapes, type de lettre/mail, nb de relances) et des modèles de relance
par profil client
● Préparer les logos
● Lister les users (nom, prénom, email, téléphone et rôle : consultation, utilisateur ou administrateur),
le portefeuille commercial associé à chaque user et les destinataires du cash reporting
● Localiser les contacts dans Sage 100cloud (onglet Identification ou onglet Contact)
● Pour personnaliser les informations, récupérer numéro de pièce ou de facture - 2 informations libres
sur les clients / 3 informations libres sur les écritures
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4 - Déploiement et installation de Sage Recouvrement Créances
4 - Déploiement et installation de Sage Recouvrement

Créances
4-1 Configurations requises
4-1-1 Solution et bases de données comptables

La solution comptable doit être une version française.
La monnaie de tenue de compte de la base de données comptable doit être l’Euro.
Sage Recouvrement Créances n’est pas compatible avec Sage100 hébergé.
4-1-2 Navigateurs internet requis pour l’utilisation de Sage Recouvrement Créances

La solution Sage Recouvrement Créances fonctionne en mode Saas. Elle est compatible avec les
navigateurs internet suivants :
● Chrome, Safari et Microsoft Edge en dernière version
4-1-3 Configurations requises pour l’installation et utilisation du connecteur (utile à

la synchronisation des données)
Système d’exploitation, mémoire vive et processeur

La configuration requise pour installer et utiliser le connecteur est identique à celle de Sage 100cloud en
termes de système d’exploitation, mémoire vive et compatibilité de SQL SERVER.
Le connecteur peut être installé sur une session TSE.
Espace disque
Nous recommandons d'avoir 2 Go d'espace disque libres sur le disque d'installation.
Pour plus de détails :
● Le programme installé occupe ~180 Mo d'espace disque dans le dossier ProgramFiles.
● Le programme crée un dossier dans ProgramData. Ce dossier contient le fichier de configuration du

connecteur ainsi que les fichiers de log (quotidiennement compressés - conservés pour une durée
de 30 jours maximum). 1 Go d'espace disque disponible est recommandé pour le stockage.
● Le programme doit avoir les droits d’écriture dans le dossier temporaire de son profil utilisateur. Les
données extraites peuvent être assez volumineuses, de l'ordre de plusieurs dizaines à plusieurs
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centaines de Mo. Ces fichiers temporaires sont supprimés à chaque fin de synchronisation. 1 Go
d'espace disque disponible est recommandé pour cette synchronisation.
Les dossiers d’installation, stockage et synchronisation ne sont pas modifiables.
Nombre de bases configurables

Pour une exploitation optimale de la solution, il est recommandé de configurer de 1 à 5 bases par
connecteur.
Le nombre maximum de bases configurables par connecteur est de 10.
Connectivité
Le service installé doit pouvoir accéder aux bases de données ciblées. Si nécessaire, il faut s'assurer que
les drivers ODBC (fournis par Microsoft) ou autres, nécessaires au bon fonctionnement du connecteur,
sont installés.
L’application, 32 bits, est compatible avec les versions 32 et 64 bits de Windows et la version 32 bits des
drivers ODBC.
La machine sur laquelle est installée le connecteur doit pouvoir communiquer avec le serveur de base de
données. Pour cela, il faut :
● Soit créer un utilisateur dédié
● Soit utiliser "Integrated Windows Authentication" et donner les droits à l'utilisateur qui fait tourner le
connecteur d'accéder à la base de données ciblée
Le service installé doit également pouvoir envoyer les données extraites aux serveurs de Sage
Recouvrement Créances : le connecteur doit pouvoir se connecter au port 443 (HTTPS) de
fr.app.clearnox.com.
Nous recommandons :
● Un débit descendant de 1 Mbits/sec
● Un débit montant de 1 Mbits/sec
S’il est possible d'utiliser le connecteur sur des connexions plus lentes, la remontée des données sera plus
longue.
Important ! La connexion au serveur doit être maintenue durant la remontée des données, sans quoi cette
remontée ne peut pas aboutir.
4-2 Etape 1 : Activation du compte

La validation de la commande déclenche l’envoi d’un email d’activation avec en objet « Confirmation de
commande et accès à la solution Sage Recouvrement Créances ». L’adresse email utilisée est celle de
l’interlocuteur du devis.
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Important ! La durée du lien pour activer le compte est de 6 mois.
Note : Vous n’avez pas reçu l’email d’activation ? contrôlez que celui-ci ne soit pas bloqué dans les
courriers indésirables de votre boîte mail ou par une solution antispam.
Vous devez cliquer sur le lien présent dans le mail reçu, Sage Recouvrement Créances se lance sur la
page Compléter votre inscription.
L’email n’est pas modifiable. Saisissez votre prénom, nom, téléphone, et un mot de passe. La case En
cochant cette case vous acceptez les conditions générales d’utilisation de Sage Recouvrement
Créances doit être obligatoirement cochée pour pouvoir valider votre inscription sur le nouveau compte.
Votre inscription validée, cliquez sur Commencer à utiliser Sage Recouvrement Créances.
Dans le cas d’un partenaire, l’accès client est à effectuer en invitant un utilisateur avec son email
(Configurer / Utilisateurs – Bouton Inviter utilisateur), puis en désactivant son propre accès dans un second
temps.
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Note : 1 compte Sage Recouvrement Créances = 1 base de données comptable).
4-3 Etape 2 : Installation et configuration du connecteur

Cette étape est un préalable à la synchronisation.
Une seule installation du connecteur est nécessaire par client, peu importe le nombre de sociétés ou le
nombre d’utilisateurs susceptibles de lancer une synchronisation des données.
Important ! : Votre identifiant est déjà associé à un compte Sage Recouvrement Créances : vous recevrez
un nouveau mail d'invitation si vous êtes invité sur un autre compte. Cliquez ensuite sur le lien à l'intérieur
du mail reçu. Le message Inscription validée apparait de suite. Vous n'avez pas besoin de renseigner de
nouveau vos nom, prénom...
4-3-1 Téléchargement du connecteur

Depuis le menu Aide et support / Installation, cliquer sur le lien pour télécharger le connecteur.
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4-3-2 Installation du connecteur

Le connecteur peut être installé sur un poste client ou un poste serveur. Si plusieurs utilisateurs d’un même
compte Sage Recouvrement Créances sont susceptibles de lancer la synchronisation des données, dans
ce cas, le connecteur doit être installé sur le poste de serveur. Il est conseillé d’installer le connecteur sur le
serveur de données.
1) Double cliquez sur le programme d'installation. L'écran de bienvenue s'affiche :
2) Cliquez sur le bouton "Next". L'écran de création ou sélection du compte utilisateur qui sera utilisé par le
service installé s'affiche :
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Il faut alors choisir entre créer localement un nouvel utilisateur ou utiliser un utilisateur existant :
a) Soit sélectionner "Create local ClearnoxConnector" service account", et un compte utilisateur est
créé localement pour être utilisé par le service installé par le connecteur. Le compte se voit affecter
un mot de passe aléatoire de 120 caractères qui peut contenir des chiffres, des lettres et des
caractères spéciaux. Par défaut il n'y a pas de date d'expiration pour le mot de passe défini.
b) Soit sélectionner "Use existing service account", puis renseigner les champs "Domain name", "User
name" et "Password", respectivement avec :
- Le nom de domaine de l'utilisateur qui sera utilisé par le service installé par le connecteur
- Le nom de l'utilisateur qui sera utilisé par le service installé par le connecteur
- Le mot de passe de l'utilisateur qui sera utilisé par le service installé par le connecteur
Important ! L'option de configuration Windows "Log on as a service" doit avoir été paramétrée pour
permettre à l'utilisateur choisi d'être utilisé en tant que service.
3) Toujours sur l'écran de création ou sélection du compte utilisateur utilisé par le service installé, cliquer
sur le bouton "Next"
Dans le cas où l'option "Use existing service account" est sélectionnée, il n'est possible de cliquer sur le
bouton "Next" que si les trois champs sont remplis. Après clic sur le bouton "Next", le programme
d'installation s'assure que les informations données concernant l'utilisateur qui sera utilisé par le service
sont valides. Si ce n’est pas le cas, un message d'erreur est affiché :
Il faut alors cliquer sur le bouton "OK" puis corriger les informations renseignées et/ou modifier le
paramètre Windows "Log on as a service" puis de nouveau cliquer sur le bouton "Next"
5) L'écran de suivi du progrès de l'installation s'affiche alors :
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6) Pendant l'installation une fenêtre demandant l'autorisation d'effectuer des modifications sur l'ordinateur
peut s'afficher :
Il suffit de cliquer sur le bouton "Yes" pour que l'installation se poursuive (il ne faut pas cliquer sur le bouton
"No" sauf à vouloir provoquer l'arrêt de l'installation).
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7) A la fin de l'installation un écran s'affiche :
Il faut alors cliquer sur le bouton "Finish" pour terminer l'installation.
Note : En cas de changement de serveur, il est nécessaire de réinstaller le connecteur sur le nouveau
serveur. Il faut d’abord désinstaller le connecteur installé sur l’ancien serveur. Il faut ensuite suivre la
procédére d'installation pour installer le connecteur sur le nouveau serveur.
4-3-3: Configurer les droits d’accès à la base

Ouvrez SQL Server Management Studio puis donner les droits d’accès à l’utilisateur utilisé par le service.
Lui affecter les droits en lecture.
Ouvrez le menu Sécurité / Connexions. Effectuez un clic droit sur Connexions puis Créer une nouvelle
connexion.
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Au niveau du Nom d’accès, cliquez sur Rechercher. Dans la zone Entrez le nom de l’objet à
sélectionner, renseignez soit l’utilisateur local (par défaut, clearnoxconnector) créé lors de l’installation du
connecteur, soit l’utilisateur transmis par l’administrateur système.
Puis cliquez sur Vérifier les noms et enfin sur OK.
Note : Se rapprocher de l’administrateur système si le nom d’accès autre que ClearnoxConnector n’est pas
reconnu.
Cliquez sur Mappage de l’utilisateur, configurez les droits d’accès en lecture en sélectionnant la ou les
bases de données concernées et en affectant l’appartenance au rôle de base de données en cochant
“db_datareader” sur toutes les bases sélectionnées.
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Valider par OK.
4-3-4: Configurer et démarrer le connecteur

L’installation terminée, lancez Clearnox Connector puis configurez le connecteur en suivant les instructions
ci-dessous.
4-3-4-1 Lancement de l'écran de configuration
Important ! Il faut être administrateur de la machine pour pouvoir accéder à l'écran de configuration.
Via le menu démarrer

Ouvrez le menu démarrer, cliquez sur "Tous les programmes" puis "Clearnox" puis "Clearnox Connector".
Via un raccourci dans Program Files

Si le raccourci n'est pas disponible, il est aussi possible de lancer l'écran de configuration :
● Sur une machine 64 bits, aller dans le dossier "C:\Program Files (x86)\Clearnox\Connector\" puis
cliquer sur "Clearnox Connector Settings"
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● Sur une machine 32 bits, aller dans le dossier "C:\Program Files\Clearnox\Connector\" puis cliquer
sur "Clearnox Connector Settings"
4-3-4-2 Configuration du connecteur

Il s’agit ici de configurer les informations liées à la société et au compte Sage Recouvrement Créances afin
de rendre possible la synchronisation des données.
Une fois l'écran de configuration ouvert, il est nécessaire de renseigner les différents champs :
● "Company name" contient le nom de la société à synchroniser - Il n'est pas nécessaire que le nom
de la société soit exactement le même que dans la solution SaaS Sage Recouvrement Créances,
cette information est juste là pour permettre de distinguer les sociétés
● "Username": copier la clé d’API du connecteur disponible dans Sage Recouvrement Créances >
Configurer > Accès connecteur
Cliquer sur Copier à droite de la zone Clé d’API du connecteur. Puis collez la clé dans le champ
Username de l’écran de configuration du connecteur.
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● "Password": contient la token d’API du connecteur disponible dans l’application Sage

Recouvrement Créances / Configurer / Accès connecteur.
Cliquer sur Régénérer à droite de la zone Token d’API du connecteur.
Saisir CONFIRMER puis cliquer sur Mettre à jour.
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Cliquer sur Copier à droite de la zone Token d’API du connecteur, puis le coller dans le champ
“Password” de l’écran de configuration du connecteur.
"DB DSN" contient la chaîne de connexion à la base de données.
Bon à savoir : Les chaînes de connexion pour les bases SQL Sage 100cloud sont les suivantes :
● Si connexion à SQL Server avec username / mot de passe (authentification SQL Server), utiliser la
chaîne de connexion :
sqlserver://dev-PC\SQLEXPRESS;loginTimeout=2;databaseName=BIJOU
Puis modifier le nom de l’instance SQL ou nom du serveur (ici, dans notre exemple : dev-
PC\SQLEXPRESS) et le nom de la base de données (dans notre exemple : BIJOU)
● Si connexion à SQL Server avec authentification intégrée (Authentification Windows), utiliser la chaîne
de connexion :
sqlserver://dev-PC\SQLEXPRESS;integratedSecurity=true;loginTimeout=2;databaseName=BIJOU
Puis modifier le nom de l’instance SQL ou nom du serveur (ici, dans notre exemple: dev-
PC\SQLEXPRESS) et le nom de la base de données (dans notre exemple: BIJOU)
DB username: en cas d’authentification SQL Server, renseigner le nom de l'utilisateur utilisé pour se
connecter à la source de données
DB password: en cas d’authentification SQL Server, renseigner le mot de passe utilisé pour se connecter
à la source de données
4-3-4-3 Démarrage du connecteur

Une fois ces informations renseignées, cliquez sur le bouton "Start connector".
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La configuration est validée puis le service est lancé et configuré pour se lancer automatiquement, y
compris après un redémarrage de la machine.
Le service est également configuré pour se relancer automatiquement en cas d'exception (exemple :
redémarrage du poste). Après une première exception, le connecteur est automatiquement relancé après 1
minute.
Si une deuxième exception survient, le connecteur est automatiquement relancé après 10 minutes.
Enfin, si une troisième exception survient, le connecteur est automatiquement relancé après 1 heure.
Après la troisième exception la séquence d'essais de démarrage du connecteur reprend après 24 heures.
La validation de la configuration peut échouer et produire les messages d'erreur décrits dans la section
"Messages d'erreurs lors de la validation de la configuration" qui suit.
4-3-4-4 Messages d'erreur lors de la validation de la configuration

La validation de la configuration peut échouer avec les messages d'erreur qui suivent.
"Error validating API credentials"

Les paramètres "Username" et "Password" n'ont pas pu être validés avec succès. Cela peut se produire
lorsque les paramètres sont invalides. Dans ce cas :
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● Copier de nouveau la clé d’API du connecteur disponible à partir de Sage Recouvrement Créances
> Configurer > Accès connecteur, et la coller dans le champ “Username” de l’écran de configuration
du connecteur
● Régénérer et copier le token d’API du connecteur disponible à partir de Sage Recouvrement

Créances > Configurer > Accès connecteur, et le coller dans le champ “Password” de l’écran de
configuration du connecteur
Cela peut également se produire si la connexion aux serveurs de Sage Recouvrement Créances n'est pas
possible. Dans ce cas, cliquer sur “Restart connector” au bout de 5 minutes.
"Error validating database configuration"

Les paramètres "DB DSN", "DB username" et "DB password" n'ont pas pu être validés avec succès :
● Les paramètres sont invalides
● La connexion à la base de données n'est pas possible
● Il est impossible d'ouvrir le fichier qui contient la base de données s’il s'agit d'un fichier (via ODBC
par exemple) : le fichier n'existe pas ou l'utilisateur utilisé n'a pas les droits suffisants pour accéder
au fichier qui contient la base de données.
Dans ce cas, contrôler la chaîne de connexion (DB DSN), DB Username et DB Password.
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4-3-4-5 Message d'erreur lors du démarrage ou redémarrage du service
Si une erreur survient lors du démarrage ou redémarrage du service, le message d'erreur générique
suivant est affiché :
Contrôler les erreurs dans les fichiers logs générés par le connecteur. Ces fichiers sont disponibles
● Soit à partir de C:\ProgramData\Clearnox\connector\Agent\logs,
● Soit à partir de C:\ProgramData\Clearnox\connector\settings-app\logs.
4-3-4-6 Mise à jour des informations du connecteur

Pour mettre à jour des informations du connecteur (par exemple suite au changement de mot de passe de
l’utilisateur ou au changement du nom de la base comptable) :
● Reconfigurer les droits d’accès à la base (cf 4-3-3: Configurer les droits d’accès à la base)
● Ouvrez le connecteur
● Modifiez la ou les informations contenues dans les champs à mettre à jour
● Cliquez sur le bouton Restart connector
Le service est arrêté, la configuration est validée, puis le service est de nouveau lancé.
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La validation de la configuration est susceptible de produire les mêmes erreurs que lors du démarrage
initial du service.
4-3-4-7 Ajout d'une société

Cliquez sur le bouton "Add company".
La procédure à suivre est alors celle de la section “4-3-4-2 Configuration du connecteur”.
Important ! La configuration terminée, ne pas oublier de cliquer sur le bouton “Restart Connector” pour
démarrer ou redémarrer le connecteur avant de quitter, sans quoi la configuration n'est pas enregistrée.
4-4 Etape 3: Synchroniser les données comptables
4-4-1 Lancement de la synchronisation des données

Il est temps de synchroniser pour la première fois les données comptables à partir de Sage Recouvrement
Créances. Vous pouvez le faire en cliquant sur le bouton Synchroniser / Lancer une synchronisation.
Synchroniser mes données.
Lorsqu’il s’agit de la 1ère synchronisation lancée sur le compte, Sage Recouvrement Créances prend en
compte l’intégralité des clients et écritures sur l’exercice comptable courant. La synchronisation peut durer
quelques minutes.
Message d’erreur en fin de synchronisation

En fin de synchronisation, si le message Une erreur est survenue apparaît sur l'une des étapes de
synchronisation des données, il faut:
• Tenter une nouvelle synchronisation des données

• Si la 2ème synchronisation des données a échoué, vous pouvez consulter le fichier . log du
connecteur. Le fichier Agent.log se trouve sur le poste où est installé le connecteur Clearnox et à
l'emplacement suivant: C:\ProgramData\Clearnox\Connector\agent\logs.
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Ce fichier peut donner des indications sur le problème rencontré lors de la synchronisation :
Exemple 1:
"L'autorisation SELECT a été refusée sur l'objet 'P_DOSSIER', base de données 'BIJOU', schéma 'dbo'." .
Ce message indique que l'utilisateur associé au service Clearnox Connector n'a pas les droits en lecture
sur la base de données
Exemple 2:
"Le délai imparti à la requête a expiré." . Ce message indique que la requête Sql exécutée sur la base de
données met trop de temps à répondre. Il faut dans un premier temps contrôler les ressources du serveur
(RAM) et éventuellement augmenter la RAM. Sinon, il faut contacter le support Sage.
Exemple 3:
"ERROR com.clearnox.connector.common.service.ApiService - Error checking credentials for company
"BIJOU" (sequence number 1)": il faut regénérer le token d'API (Configurer > Accès connecteur) puis
copier la clé et le token d'API dans la page de configuration du connecteur (champ Username et
Password).
Note : Si une synchronisation est en erreur, celle-ci s'arrêtera au bout d'1 heure et la synchronisation des
données sera de nouveau possible.
4-4-2 Validation des données comptables

La synchronisation des données terminée, comparez la balance âgée client de la comptabilité à celle dans
Sage Recouvrement Créances.
A partir de la comptabilité Sage 100cloud, éditez la balance âgée client avec les instructions définies dans
Sage Recouvrement Créances / Configurer / Balance âgée. Portez une attention particulière :
● Aux écritures sans échéance
● Aux périodes de retard: 15, 60 et 90 jours
Puis dans Sage Recouvrement Créances, allez dans Configurer > Balance âgée. Comparez le solde du
compte et le solde non échu.
Ci-dessous, les raisons qui peuvent expliquer une différence de solde :
● Un des comptes commençant par 411 doit être exclu de la requête Sage Recouvrement Créances
(ex : compte 4110003) : dans Sage Recouvrement Créances, aller dans Configurer >
Synchronisation, puis dans la zone Compte généraux exclus, saisir 4110003
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● Le client souhaite ajouter les comptes commençants par 416. Dans ce cas, dans Sage
Recouvrement Créances, aller dans Configurer / Synchronisation, puis dans la zone Compte
généraux inclus, saisir 416%
● Des pièces ont été saisies dans la comptabilité au-delà de la date de situation (date du jour par
défaut) de la balance âgée client éditée à partir de la comptabilité.
4-4-3 Contrôle des adresses mails des contacts client

A partir de la fiche client de Sage Recouvrement Créances, contrôlez que les adresses mails de contact
sont synchronisées correctement.
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La reprise des adresses mails de contacts client est configurable dans le menu Configurer >
Synchronisation.
Le choix est possible entre l’adresse mail de l’onglet identification ou de contacts de la fiche client dans la
comptabilité Sage 100cloud.
Si le choix se porte sur l’onglet contacts, renseigner l’intitulé exact du service du contact à reprendre de
Sage 100cloud.
La fonction dans le contact de la fiche client de Sage 100cloud peut-être également saisie pour choisir le
contact à récupérer.
Note : Pour les clients ayant souscrit à un abonnement GOLD, la fonction Gestion Multi-contacts est
active. Pour la désactiver, veuillez contacter le support Sage.
A partir du menu Configurer> Contacts à relancer, vous pouvez définir les services de contact client à
relancer en tant que destinataire principal d’un mail ou en tant que copie du mail.
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Les services proviennent des services de contact créés et rattachés aux contacts de la fiche client en
comptabilité. Identification correspond aux contacts client issus du volet identification de la fiche client
Sage.
Plusieurs destinataires ou personnes en copie peuvent être repris dans l’envoi d’un mail.
4-4-4 Ajout de champs libres

Il est également possible de restituer des champs libres dans les informations des fiches client ou sur
chaque ligne de pièces. Les champs libres client pourront apparaître dans les colonnes de la vue détaillée
du Qui vous doit quoi ? Quant aux champs libres sur les pièces, ils pourront apparaître sur la situation de
compte des clients et /ou sur les relances.
Note : Il faut que ces champs libres viennent de la table des fiches clients ou des écritures comptables.
Ces champs libres sont limités au nombre de 2 champs libres sur la fiche client et 3 champs libres sur la
pièce.
Pour mettre en place des champs supplémentaires dans les fiches clients (bloc “Client” ou bloc “Situation
de compte) ou dans les modèles de relance de Sage Recouvrement Créances, vous devez suivre la
démarche qui suit.
1. Configurer les champs à reprendre de la comptabilité

A partir de Sage Recouvrement Créances > Configurer > Synchronisation, renseigner les champs
supplémentaires à synchroniser :
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● Activer champ libre client ou écriture : activez les champs libres souhaités (client ou écriture),
cochez “Oui”.
● Table à utiliser pour champ libre client ou écriture : renseignez la table de la base de données
comptable où le champ à ajouter est présent (ex : F_COMPTET)
● Nom du champ à utiliser pour champ libre client ou écriture : saisissez le nom du champ souhaité.
Cliquer sur Enregistrer les modifications.
Important ! Il faut respecter la casse lors de la saisie du nom de l’information libre dans les zones « Nom
du champ à utiliser ».
Note : Les champs ajoutés seront automatiquement mis à jour dans les requêtes d’extraction des données.
Les requêtes d’extractions ne peuvent pas être modifiées si celle-ci ont été verrouillées. Si tel est le cas, un
message est visible dans Sage Recouvrement Créances > Configurer > Synchronisation.
Important ! Dans cette situation, n’hésitez pas à vous rapprocher du support technique Sage, qui
apportera les modifications demandées directement dans les requêtes d’extraction de données.
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2- Paramétrer l’affichage des champs libres dans Sage Recouvrement Créances

Cliquez sur Configurer > Options avancées.
Dans Sage Recouvrement Créances, les champs libres client peuvent être visibles :
● Soit dans la fiche client, bloc “Client” : dans ce cas, mettre “OUI” à “Afficher le champ personnalisé
dans la fiche client avec le label personnalisé.
● Soit dans le tableau ou parmi les filtres du rapport “Qui vous doit quoi ?” : mettre “OUI” à “Afficher le
champ personnalisé dans les tableaux du “Qui vous doit quoi ?” avec le label personnalisé
Dans la zone “Entrer le label du champ personnalisé”, saisir l’intitulé du champ libre qui sera visible
dans le bloc “Client” de la fiche client ou dans le tableau et filtre du rapport “Qui vous doit quoi ?”,
puis cliquer sur l’icône disquette.
Quant aux champs libres des écritures, ils seront visibles :
● Soit dans la fiche client, bloc “Situation de comptes” : dans ce cas, mettre “OUI” à “Afficher le
champ écriture dans les interfaces”
● Dans la zone “Entrer le label du champ personnalisé”, saisir l’intitulé du champ libre qui sera visible
dans le bloc “Client” de la fiche client ou dans le tableau et filtre du rapport “Qui vous doit quoi ?”,
puis cliquer sur l’icône disquette
● Soit dans les relances si le modèle de relance est configuré avec le tag
%tableau_comptable2_avec_champs_libres%. Voir chapitre 4-5-5 Configurer les modèles de
courriers et mails
• Important ! Après un ajout de champ libre, il faut relancer une synchronisation des données.
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4-4-5 Autres personnalisations de la synchronisation

Vous pouvez configurer plusieurs éléments correspondant à la synchronisation entre votre outil comptable
et Sage Recouvrement Créances :
● Ajouter les commerciaux : le commercial du client est repris à partir du champ représentant de la
fiche client de la comptabilité. Le commercial apparaîtra dans la fiche client de Sage Recouvrement
Créances, dans les filtres du Qui vous doit quoi ? et dans la gestion des droits d’accès à la solution.
● Synchroniser les dates de factures à partir de Sage Gestion Commerciale : les dates de
factures sont reprises de la table contenant les factures de Sage Gestion Commerciale et
s’afficheront dans la situation de compte et dans les relances.
● Afficher le numéro de facture à la place du numéro de pièce : les numéros de pièce ne sont pas
forcément parlants pour le client qui reçoit une relance. Il est préférable dans ce cas d’afficher le n°
de facture.
4-5 Etape 4: Paramétrer l’application Web

La méthode de synchronisation mise en place, il est nécessaire de configurer le compte Sage
Recouvrement Créances pour garantir sa bonne utilisation.
4-5-1 Modification de la raison sociale et de l’adresse de la société

A partir du menu Configurer > Informations, vous devez renseigner le nom et l’adresse de la société.
A droite du nom, cliquer sur l’icône représentant un crayon.
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4-5-2 Configurer les modes de règlements
Première étape importante à effectuer, configurer les modes de règlements.
Au sein de votre comptabilité, vous indiquez sur chaque fiche client le mode de règlement de celui-ci. Il est
donc important de ramener ce champ au sein de votre écriture comptable pour que Sage Recouvrement
Créances le synchronise.
Ainsi, vous pourrez choisir pour quel type de règlement vous effectuerez des relances.
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Par exemple vous pourrez déclarer que les paiements par chèque sont des paiements manuels : Sage
Recouvrement Créances relancera vos clients qui payent par chèque.
A contrario, vous pourrez annoncer que les clients qui payent par virement SEPA sont en paiement
automatique : Sage Recouvrement Créances n’ajoutera pas ces clients dans les scénarios de relance. Ils
ne seront donc pas relancés.
Important ! Cette configuration est extrêmement importante si vous souhaitez que tous vos clients soient
relancés correctement et qu’il n’y ait pas d’oubli.
Note : Pensez bien à enregistrer vos modifications !
4-5-3 Configurer et affecter les profils de clients

Une fois les modes de règlement définis, il est important de classer vos clients par profils. En effet, vous
n’allez pas relancer de la même manière un client grand compte, un client export ou un client standard !
Aussi, avant de définir les modèles de courriers et les scénarios de relance, vous pouvez classer vos
clients.
Sage Recouvrement Créances propose des profils pré-enregistrés : standard, grand compte, interne,
export. Cependant, vous pouvez décider de créer vos propres profils au sein de la configuration des
profils clients. Pour cela, il vous suffit simplement de taper le nom du profil désiré et d’ajouter ce profil.
Note : Pour les clients dont l’abonnement Sage Recouvrement Créances est “Start”, seul le profil
“Standard” est proposé. Il n’y a pas de possibilité de créer de nouveaux profils client.
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Note : Par défaut tous les clients sont en profil « standard. »
Note : Nous vous conseillons de créer un profil “à affecter” que vous pouvez définir par défaut. A chaque
synchronisation d’un nouveau client sur Sage Recouvrement Créances, son profil “à affecter” vous
permettra de le repérer rapidement afin de le l’affecter dans la bonne catégorie.
Important ! Les profils clients, une fois validés, sont ni modifiables, ni supprimables.
Pour affecter des profils clients, vous pouvez vous rendre sur la page configurer > affecter profils clients, ou
directement sur la fiche d’un client, au sein de modifier profil / litige.
Concernant l’arrivée des nouveaux clients dans Sage Recouvrement Créances, vous avez la possibilité de
leur affecter un nom de profil par défaut. Ce paramètre est à définir dans le menu Configurer > Paramètres
avancés> Nom du profil des clients par défaut.
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Exemple : vous pouvez créer un profil client “A affecter”. Il sera ainsi plus facile de les distinguer dans la
liste des clients.
4-5-3 Configurer les scénarios

Vous avez les profils, vous avez les modèles. Il faut désormais configurer les scénarios.
Pour configurer les scénarios, Sage Recouvrement Créances fournit en standard des scénarios prêts à
l’emploi contenant des étapes de prévenance, de relance et de remerciement. Ces scénarios tiennent
compte du fait que le client possède une adresse mail ou postale.
Par défaut, les scénarios ont été configurés pour 3 typologies de profils :
● Standard
● Grand compte
● Export
Note : Pour rappel, seul le profil standard est proposé en abonnement Start.
Ces scénarios sont multipliés par 2, puisque l’on retrouve un scénario en fonction si le client a un email ou
non.
Pour avoir une relance efficace, il faut s’appuyer sur la prévenance et les remerciements. Pour cela, nous
vous renvoyons vers le guide d’utilisation.
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A partir de l’abonnement Premium, les scénarios doivent être reliés aux profils que vous avez créés. Si un
profil client n’a pas de scénario associé, il est impossible pour Sage Recouvrement Créances de relancer
ces clients.
Aussi, vous pouvez, tout comme les modèles, créer de nouveaux scénarios ou modifier les scénarios
existants.
4-5-4-1 Ajouter un scenario (fonction disponible à partir de l’abonnement “Premium”)
Pour créer un nouveau scénario, il suffit de cliquer sur “ajouter un scénario”, sélectionner le profil qui vous
intéresse. Retour sur la page des scénarios, cliquer sur la roulette d’édition.
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Vous pouvez désormais configurer vos scénarios. En effet, vous pourrez constater que deux scénarios ont
été créés pour le profil client, un scénario “avec email” et un “sans email” pour être certain de toucher tous
vos clients dans le profil donné.
4-5-4-2 Configurer un scénario
Vous pouvez, ici, configurer votre scénario :
● La prévenance, pour prévenir votre client que l’échéance est imminente. Cela peut permettre de
réduire considérablement le délai de paiement des clients, pensez-y !
● La première relance sera envoyée X jour après la date d’échéance. Elle sera envoyée par mail ou
courrier, en fonction de ce que vous souhaitez définir et du modèle que vous avez rédigé.
Note : Pour les clients qui n’ont pas d’adresse mail, il sera utile de configurer un scénario de relance sans
mail, mis en place automatiquement au moment de la création d’un scénario. Vous pourrez ajouter les
adresses mails au fur et à mesure, et vos clients passeront automatiquement dans le scénario “avec
adresse mail” .
● La seconde relance sera elle envoyé X jours après la première relance.
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● A vous de configurer les relances par la suite : mail, téléphone, courrier, … En fonction du niveau
de relance où vous en êtes, les moyens de communication n’auront pas le même impact.
Note : Pour les clients ayant un abonnement Gold, ils peuvent configurer l’envoi automatique des actions
en fonction des profils .
4-5-4-3 Envoi automatique des relances par mail

Sage Recouvrement Créances peut envoyer automatiquement les prévenances, les relances ou les
remerciements par mail sans que vous soyez connecté à la solution.
Sur les actions souhaitées, mettre “Oui” à Envoi auto. Tous les matins, les actions seront envoyées en
tenant compte du paramétrage défini dans les scénarios.
4-5-5 Configurer les modèles de courriers et mails

Pour chaque action, dont le média est de type “email” ou “voie postale”, définie dans les différents
scénarios, il faut associer un modèle.
Vous pouvez retrouver des modèles standardisés dans Sage Recouvrement Créances pour les profils
client standard, Grand compte et Export. Mais vous pouvez également créer vos propres modèles, à partir
du menu Configurer > Modèles.
Note : Seuls les modèles pour le profil client “Standard” sont proposés en abonnement “Start”.
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4-5-5-1 Créer votre propre modèle
Le bouton “créer un modèle”, vous permet de partir à zéro. Vous pouvez donc y inscrire :
● Le nom du modèle (nous vous conseillons cette typologie : “Clients [profils] [avec/sans] emails” -
Relance [n°] pour que vous puissiez plus facilement vous y retrouver dans tous vos modèles) ;
● Le type du modèle : relance, prévenance, remerciement ;
● Le média : email, courrier postal ;
● L’expéditeur : qui de votre équipe va envoyer ce courrier ? vous pouvez configurer

automatiquement l’expéditeur ;
● L’objet de votre courrier / mail ;
● Le contenu.
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Pour le contenu et l’objet, nous vous recommandons d’utiliser la liste de tags. Cette liste permettra
automatiquement de personnaliser le contenu de l’action. Voici un exemple de contenu personnalisé par
les tags :
Bonjour %client_titre% %client_nom%, → donnera automatiquement la civilité et le nom du client
Nous remarquons que %client_societe% → donnera le nom de l’entreprise
Nous doit encore la somme de %total%.→ donnera le Montant total des pièces sélectionnées
Important ! Les tags %client_titre%, %client_nom% , %client_prénom%, ne peuvent pas être utilisés si la
gestion multi-contacts est activée sur le compte ou si le mail du contact est récupéré dans le champ Email
du volet Identification de la fiche client dans votre comptabilité.
Note : Vous trouverez toute la liste des tags au sein de Aide et support > liste des tags ou en Annexe de ce
support.
Note : N’oubliez pas d’effectuer un test (en vous envoyant un mail par exemple) de tout nouveau modèle
après la modification.
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4-5-5-2 Modifier un modèle existant

La roulette qui se trouve à côté des modèles déjà existants vous permet de les modifier directement.
N’hésitez pas à les personnaliser en fonction de vos besoins et de vos profils clients !
Modifier le nom de l’expéditeur des relances par scénarios : l’expéditeur par défaut des relances est
l’utilisateur ayant procédé à la création du compte Sage Recouvrement Créances pour votre société. Il
vous est possible de modifier l’expéditeur par défaut des relances, via le champ “Expéditeur” présent dans
l’ensemble des modèles d’emails et de courriers. A noter que chaque modèle peut avoir un expéditeur
différent.
Bon à savoir : l’email de l’expéditeur sera toujours noreply-sage@clearnox.com. Cependant, le mail se

personnalisera avec la signature de l’expéditeur (sous réserve de mettre les tags correspondants
(%mon_prenom%, %mon_nom%, %ma_compagnie%). De même, si le client qui reçoit le mail clique sur
“répondre”, le mail vous sera destiné.
4-5-5-3 Mise en page avancée des courriers

Vous pouvez personnaliser les modèles de courrier : Ajout d’un logo, formatage de l’impression, pied de
page ( cf paragraphe “4-5-6-3 Les options avancées”).
4-5-6 Les autres configurations
4-5-6-1 Cash Reporting

Les utilisateurs de Sage Recouvrement Créances souhaitent recevoir, chaque matin, dans leur boîte mail,
leur cash reporting.
Allez dans Configurer > Cash reporting et mettre “OUI” à Recevoir le mail cash reporting.
Pour chaque utilisateur (cf paragraphe suivant), vous pourrez définir quel utilisateur doit recevoir le cash
reporting.
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4-5-6-2 Utilisateurs
En fonction du nombre de users définis dans l’abonnement Sage Recouvrement Créances, créer les
comptes utilisateurs pouvant ainsi se connecter à la solution.
Note : Il est possible pour les clients dont l’abonnement est Premium et Gold d’avoir une gestion avancée
des droits d’accès en fonction de leurs types d’utilisateur (admin, utilisateur ou consultant). Pour cela, à
partir de Configurer > Utilisateurs, cliquez sur l’utilisateur puis sélectionner les droits.
L'administrateur visualisera l’ensemble des onglets Sage Recouvrement Créances.
L’utilisateur aura accès à toute la gestion de relance et aux différents rapports mais n’aura pas accès aux
différentes fonctions du menu Configurer.
Enfin, le consultant pourra observer tous les éléments mais ne pourra pas agir dans Sage Recouvrement
Créances.
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Création d’un utilisateur

Un utilisateur se crée à partir du menu Configurer / Invitations.
Saisir l’email de l’utilisateur puis cliquez sur Inviter utilisateur.
Une ligne est visible dans la partie Invitation, en attente que l’utilisateur valide son inscription. À tout
moment, vous pouvez annuler l’invitation en cliquant sur Action et en sélectionnant Annuler.
L’utilisateur reçoit l’email dont l’objet est Confirmation de commande et accès à la solution Sage
Recouvrement Créances.
L’utilisateur doit cliquer sur le lien à l’intérieur du mail reçu. Sage Recouvrement Créances se lance sur la
page Compléter votre inscription.
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L’utilisateur doit renseigner les champs “Prénom”, “Nom”, “Téléphone”, “Mot de passe” puis cliquer sur “Je
crée mon compte”. La case “En cochant cette case vous acceptez les conditions générales d’utilisation de
Sage Recouvrement Créances” doit obligatoirement être cochée pour créer le compte.
Note : Si le nouvel utilisateur n'a pas reçu le mail d'invitation ou si le mail d'invitation a expiré, il est possible
de réinviter l'utilisateur.
A partir du menu Configurer > Utilisateur, cet utilisateur apparaît toujours dans la partie Invitations. Au
niveau de l'utilisateur, cliquez sur Actions, puis cliquez sur Annuler . Et pour finir, cliquez sur Réinviter.
Après validation de l’invitation par l’utilisateur, dans Sage Recouvrement Créances > Configurer >
Utilisateurs, il disparaîtra de la zone “Invitations” puis apparaîtra dans la zone “Utilisateurs”.
Note : Après création d’un nouvel utilisateur, une synchronisation des données est nécessaire pour
actualiser les données dans les différents blocs de la page d’accueil.
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Important ! Si la gestion des rôles est activée sur le compte Sage Recouvrement Créances, la
modification des droits d'un nouvel utilisateur est possible uniquement si ce nouvel utilisateur a validé son
inscription et s'il s'est connecté une première fois à Sage Recouvrement Créances.
Paramétrage des droits d’accès

Une gestion des rôles est possible dès lors que le client a souscrit à une abonnement Premium ou Gold.
Les droits possibles sont :
● Administrateur
● Utilisateur
● Consultation
Administrateur
L’administrateur a accès à la totalité des menus de Sage Recouvrement Créances.
Utilisateur
L’utilisateur a un accès total sur les menus :
● Suivre : il peut ainsi consulter les différents rapports et les fiches clients
● Agir : il peut aussi bien réaliser les relances individuelles, par scénario ou par critères
L’utilisateur a un accès limité sur le menu Configurer :
● Affecter les profils clients
L’utilisateur peut synchroniser les données.
L’utilisateur n’a pas l’autorisation de configurer entres autres les scénarios, les modèles, les modes de
règlement, la création des profils clients, les utilisateurs, la synchronisation et le mode démonstration.
Sur la page d’accueil, l’utilisateur ne voit pas les boutons “Configurer mes modes de règlements” et
“Configurer mes profils”. Aussi, il ne peut pas voir les notifications de configuration présentes sur le
dashboard (validation des données et configuration des modes de paiements).
Dans le suivi des activités, l’utilisateur ne peut pas supprimer les activités.
Consultation
Le consultant n’a pas les accès aux menus :
● Agir
● Configurer : le consultant ne peut pas gérer l’affectation des profils d’un client.
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Le consultant ne peut pas faire de relance. Sur la page d’accueil, le bloc “Montant à relancer” n’est pas
présent.
Dans la fiche client, il ne peut pas modifier le profil d’un client. Par contre, il peut mettre en stop un client ou
une pièce, mettre un client en litige, saisir une promesse de règlement ou saisir une note (sur le client ou
sur les pièces comptables).
Dans le suivi des activités, il ne peut pas supprimer les activités.
Le consultant peut synchroniser les données.
Associer un ou plusieurs commerciaux à un user de type “Utilisateur” ou “Consultation”
Sage Recouvrement Créances permet de limiter l’accès d’un user aux données de certains clients. Il est
possible d’associer un ou plusieurs commerciaux à une personne de recouvrement. Cette personne ne
pourra visualiser que les données des clients rattachés au commercial dans la comptabilité.
Si à la question “Voir l’ensemble des clients”, vous répondez “Non”, il affichera la zone “Sélectionner les
commerciaux”.
Cash reporting
Sur chaque utilisateur, il est possible de définir quel utilisateur recevra le cash reporting.
Gestion multi-sociétés
Un utilisateur ayant accès à plusieurs sociétés dans Sage Recouvrement Créances, la page “Sélectionnez
une société” s’affichera après l’authentification de l’utilisateur dans Sage Recouvrement Créances.
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L’utilisateur pourra ainsi ouvrir la société souhaitée en cliquant sur le nom de la société.
4-5-6-3 Les options avancées

A partir de Configurer > Options avancées, vous pourrez ici finaliser le paramétrage de Sage
Recouvrement Créances, notamment :
● Activer la fonction de pénalité de retard
● Configurer l’adresse de retour des mails de relance
● Demander que l’expéditeur de la relance reçoive une copie du mail
● Configurer les PDF des modèles de courriers où vous pourrez, entres autres, modifier l’adresse de
la société, afficher un logo et/ou un pied de page
- Les pénalités de retard
Après avoir activé cette fonction, renseigner le taux de pénalité (en pourcentage) et/ou le montant des frais
fixes.
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Note : Pour que les pénalités de retard soient calculées lors de la relance, il faut, dans le contenu du
modèle de relance, sélectionner le tag %tableau_comptable2_penalite%.
- Champ à afficher pour le code client
2 choix sont possibles :
● EXT_ID
● CODE
Préciser quel champ dans Sage 100cloud correspond au code du client.
- Affichage du numéro de facture
Préciser ici si vous souhaitez afficher le n° de facture à la place du n° de pièce dans la situation de compte
de la fiche client et dans les relances.
- Configuration des mails
Les mails de relance sont envoyés à partir de “noreply-sage@clernox.com”.
Si le client (destinataire de la relance) répond au mail, vous pouvez ici indiquer :
● Le nom de la réponse aux emails envoyés (ex : Service comptabilité de Demo Sage Recouvrement
Créances)
● L’email de la réponse aux emails envoyés (ex: service.comptabilité@demoSage.com)
Par défaut, si l’email de la réponse aux emails envoyés n’est pas renseigné, le retour de mail sera envoyé
à l’expéditeur de la relance par mail.
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Il est possible également de préciser qu’une copie du mail doit être envoyée à tout utilisateur Sage
Recouvrement Créances ayant effectué une action sur le client.
- Configuration des PDF
Les modèles de relances par courrier sont personnalisables.
Modifier l’adresse de société

Si l’adresse de la société n’est pas identique à celle renseignée lors de la création du compte Sage
Recouvrement Créances, vous pouvez saisir la nouvelle adresse dans le bloc Modifier l’adresse de la
société
Modifier le pied de page

Une adresse, un SIRET, un n° TVA intracommunautaire… peut être ajouté en pied de page d’un courrier.
Le paramétrage du pied de page doit être renseigné dans un format html dont la syntaxe est la suivante:
<div style="text-align:center;font-size:9px;">Demo Clearnox Sage - 8 rue Honoré de Balzac, 37000

TOURS</div>
Renseigner les éléments souhaités en remplacement de “Demo Clearnox Sage - 8 rue Honoré de Balzac,
37000 TOURS”.
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Adresse de la société
Afficher ou non l’adresse de la société en haut à gauche du modèle de relance par courrier
Note : Ne pas afficher l’adresse si vous imprimez le courrier sur du papier à entête.
Note : Ne pas afficher l’adresse si vous insérez un logo personnalisé dans le modèle de relance par
courrier (voir ici).
Afficher un logo dans les PDFs

Il est possible d’insérer un logo en haut à gauche des modèles de relance par courrier.
Si “Afficher un logo dans les PDFs” est configuré sur “OUI”, les zones “Logo personnalisé” et “Preview”
s’affichent.
Note : Si vous insérez un logo, il faudra mettre “NON” à “Adresse de la société.
Cliquez sur Fichier pour sélectionner votre logo.
Note : Le fichier du logo doit être au format *.png ou *. jpg. La dimension requise du logo est de 4,5 cm de
large (soit 177 pixel).
Une fois le fichier sélectionné, cliquez sur Enregistrer. L ‘aperçu de votre logo sera visible dans la zone
Preview.
Note : Il ne peut y avoir qu’un seul logo par société.
Si vous cliquez sur Générer le pied de page, le nom de la société et l’adresse seront générés
automatiquement au format HTML dans la zone “Modifier le pied de page”.
Position de la date des relances
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Par défaut, la date de la relance apparaît en haut à droite du courrier. Si l’impression du courrier est faite
sur du papier à entête, sélectionner “Non”. La date s’affichera ainsi à droite de l’objet du courrier.
Civilité pour l’adresse de destination
Mettre “Oui”, pour afficher la civilité au niveau de l’adresse du destinataire.
Pagination en pied de page
Mettre “OUI” pour ajouter une numérotation de page en pied de page.
Espacements du pied de page
Il est possible ici de modifier la hauteur d’espacement du contenu ou de modifier la hauteur d’espacement
de la signature à partir du bas des relances par courriers.
Renseigner les hauteurs souhaitées.
Taille de la police
Afin de mettre en évidence l’adresse postale sur modèles de relance par courrier, la taille de police est
personnalisable.
Renseigner la taille souhaitée.
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Alignement de l’objet
Il est possible de décaler vers la droite l’objet dans les modèles de relance par courrier.
Renseigner la distance souhaitée.
4-5-7 La gestion multi-devises

Dès lors qu’un client a souscrit un abonnement GOLD, la fonction Gestion Multi-devises est activée.
Grâce à la fonction multi-devises, vous pouvez :
● Visualiser les montants soit en monnaie de tenue de compte, soit en devises dans la situation de
compte
Pour cela, il faut que le champ “Montant devise” soit alimenté dans la pièce comptable en
comptabilité. Lors de la synchronisation, cette donnée sera remontée.
● Relancer les clients dans une devise autre que la monnaie de tenue de compte. Il faudra, dans le
paramétrage du modèle de relance, sélectionner le tag tableau
%tableau_comptable2_devises_en%
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4-5-8 Personnalisation des niveaux de relance

Dès lors qu’un client a souscrit un abonnement GOLD, la fonction Gestion des niveaux de relance est
active.
Au-dessus de la situation de compte, apparaît le bouton “Niveau de relance”.
Vous pourrez ainsi indiquer pour chaque pièce du client le niveau de relance actuel.
4-5-9 Export planifié (fonction disponible à partir de l’abonnement GOLD)

A des fins d’intégration dans un CRM ou outil de Business Intelligence, différentes informations sont
exportables au format CSV ou Excel dans Sage Recouvrement Créances.
Les informations pouvant être exportées sont les suivantes :
La liste des écritures comptables
● La liste des clients
● La liste des utilisateurs
● La liste des promesses de paiement
● Le rapport Qui vous doit quoi ?
● La liste des actions de prévenance, de relance ou de remerciement réalisées sur les clients
● Les contacts clients
● Les emails des contacts clients
● La liste des téléphones des contacts clients
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● La liste des départements des contacts clients
Les fichiers sont exportés obligatoirement sur un serveur FTP mis à disposition par le client. A partir du
menu Configurer > Export planifié, configurer les informations suivantes :
● La configuration des exports planifiés
● La destination des fichiers
La destination des fichiers

La destination des fichiers est à paramétrer en premier puisque la destination des fichiers est une
information à renseigner dans la configuration des exports planifiés. Il s’agit ici de définir les indications de
connexion au serveur FTP ou SFTP et dans quel répertoire les fichiers d’export planifiés seront déposés.
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Les champs à renseigner sont les suivants :
● Type du serveur FTP ou SFTP
● Nom de destination des fichiers
● Hôte : adresse de connexion au serveur FTP ou SFTP
● Port d’accès au serveur FTP ou SFTP
● Utilisateur : identifiant ayant l'autorisation de se connecter au serveur FTP ou SFTP
● Mot de passe de l’identifiant
● Répertoire de dépôt des fichiers sur le serveur FTP ou SFTP
La configuration des exports planifiés

Planifiez ici les types d’exports souhaités. Pour cela, cliquez sur Ajouter et renseignez les éléments
suivants :
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Nom: donner un nom à l’export créé
● Type de données : sélectionnez le type de données à exporter (Actions, Ecritures, Clients,

Promesses de paiement, Utilisateurs, Qui vous doit quoi ?, Contacts clients, Email des contacts
clients, Téléphone des contacts clients, Département des contacts clients)
● Destination des fichiers : choisissez la destination des fichiers précédemment créés
● Nom du fichier de destination (sans extension) : Indiquez le nom du fichier d’export
● Formats des fichiers : vous avez le choix d’exporter le fichier au format CSV ou EXCEL
● Horaires : précisez les jours où le fichier sera généré le matin
4-6 Etape 5: Test et mode démonstration

Après création d’un nouveau compte Sage Recouvrement Créances, le mode démonstration est activé.
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Ce mode vous garantit une sécurité, notamment lors de l’envoi de mail test. En effet, les mails que vous
envoyez sous le mode démonstration sont reçus uniquement par l’adresse mail configuré dans configurer >
mode démonstration > email.
Vous pouvez ainsi visualiser les prévenances, relances ou remerciements que les clients recevront.
Lorsque vous avez terminé de configurer les profils, modèles et scénarios, vous pouvez basculer le compte
en mode réel (en cliquant sur le bouton “Désactiver le mode démonstration” en bas de la page d’accueil ou
à partir du menu configurer > mode démonstration, fonction “désactiver”).
Note : Vous avez la possibilité de supprimer tout l’historique de ce que vous avez effectué comme activité
lorsque le mode démo était activé. Ainsi, vous pourrez relancer les clients en réel, sans être affecté par ce
que vous avez testé précédemment. Attention, vous perdrez tout votre historique !
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4-7 Etape 6: Go & Get cash

Ces paramétrages réalisés, Sage Recouvrement Créances est opérationnel et apporte :
● Visibilité : visibilité parfaite sur l’encours client avec le tableau de bord dynamique, le suivi détaillé
par client et le scoring mauvais payeur (disponible à partir de l’abonnement “Premium”)
● Communication : structurée, qualitative et personnalisée en fonction du profil des clients

(Automatisation, Scénario, Prévenance)
● Collaboration : avec les commerciaux et la direction générale sur la situation et les actions à
réaliser (accès différencié par utilisateur, cash reporting)
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5 – Annexe : liste des tags
%client_titre% Titre (civilité) du client concerné (Monsieur, Mme, M et Mme, etc.)
%client_nom% Nom du client concerné.
%client_prenom% Prénom du client concerné.
%client_societe% Raison sociale du client.
%client_code% Code du client.
%client_manager% Gestionnaire du client.
%mon_nom% Votre nom de famille.
%mon_prenom% Votre prénom.
%mon_email% Votre adresse email.
%mon_telephone% Votre téléphone de bureau.
%ma_compagnie% Le nom de votre compagnie.
%total% Montant total des pièces sélectionnées.
%total_en_devises% Montant total en devises des pièces sélectionnées.
%tableau_pieces% Tableau des pièces sélectionnées avec total à la fin.
%tableau_comptable% Tableau des pièces sélectionnées (date de facture ou à défaut date

d'écriture, objet, montant au débit, montant au crédit)
%tableau_comptable_devises% Tableau des pièces sélectionnées avec les devises (date de facture ou à
défaut date d'écriture, objet, montant au débit, montant au crédit)
©Sage 2020 60
%tableau_comptable_devises_en% Tableau des pièces sélectionnées avec les devises en anglais (date de
facture ou à défaut date d'écriture, objet, montant au débit, montant au
crédit)
%tableau_comptable2% Tableau des pièces sélectionnées (date de facture ou à défaut date

d'écriture, n° de facture, date d'échéance, montant au débit, montant au
crédit)
%tableau_comptable2_en% Tableau des pièces sélectionnées en anglais (date de facture ou à défaut

date d'écriture, n° de facture, date d'échéance, montant au débit, montant au
crédit)
%tableau_comptable2_devises% Tableau des pièces sélectionnées avec les devises (date de facture ou à
défaut date d'écriture, n° de facture, date d'échéance, montant au débit,
montant au crédit)
%tableau_comptable2_devises_en% Tableau des pièces sélectionnées avec les devises en anglais (date de
facture ou à défaut date d'écriture, n° de facture, date d'échéance, montant
au débit, montant au crédit)
%tableau_comptable2_penalite% Tableau des pièces sélectionnées avec pénalités (date de facture ou à

défaut date d'écriture, n° de facture, date d'échéance, montant au débit,
montant au crédit)
%tableau_comptable2_avec_champs_libres% Tableau des pièces sélectionnées avec champs libres (date de facture ou à
défaut date d'écriture, n° de facture, date d'échéance, champs libres,
montant au débit, montant au crédit)

d'écriture, n° de facture, objet, mode de règlement, date d'échéance, montant

date d'écriture, n° de facture, objet, mode de règlement, date d'échéance,
montant au débit, montant au crédit)
défaut date d'écriture, n° de facture, objet, mode de règlement, date
d'échéance, montant au débit, montant au crédit)
facture ou à défaut date d'écriture, n° de facture, objet, mode de règlement,
date d'échéance, montant au débit, montant au crédit)
©Sage 2020 61

d'écriture, n° de pièce, objet, mode de règlement, date d'échéance, montant

date d'écriture, n° de pièce, date d'échéance, montant au débit, montant au
crédit)
défaut date d'écriture, n° de pièce, objet, mode de règlement, date
d'échéance, montant au débit, montant au crédit)
facture ou à défaut date d'écriture, n° de pièce, date d'échéance, montant au
débit, montant au crédit)
%tableau_effet_commerce% Tableau des effets de commerces. Attention, ajouter le tag à la fin de votre
modèle, car les effets de commerces provoquent des sauts de page
©Sage 2020 62

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Sage Recouvrement

Toute utilisation non conforme du logiciel, et Il appartient au client, parallèlement à la

Table des matières

Table des matières

4-5-1 Modification de la raison sociale et de l’adresse de la société ...................................................... 32

1 - A propos de Sage Recouvrement Créances

2 - Les 6 étapes du déploiement

Etape 1- Activation du compte

Etape 2 - Installation et configuration du connecteur

Etape 3 - Synchronisation des données

Etape 5 - Test & Mode Démo

Etape 6 - Go & Get cash !

3 - Les indispensables pour bien préparer son déploiement

Informations importantes à savoir :

1 compte Sage Recouvrement Créances = 1 base de données comptable.

3-1 Les indispensables techniques

Les prérequis techniques doivent être respectés :

● Sur le poste client (version du navigateur)

Pour installer et configurer le connecteur :

Important ! Un administrateur système est vivement conseillé pour l'installation du service.

3-2 Les indispensables métier

● Préparer les logos

4 - Déploiement et installation de Sage Recouvrement

4-1 Configurations requises

4-1-1 Solution et bases de données comptables

La monnaie de tenue de compte de la base de données comptable doit être l’Euro.

Sage Recouvrement Créances n’est pas compatible avec Sage100 hébergé.

4-1-2 Navigateurs internet requis pour l’utilisation de Sage Recouvrement Créances

● Chrome, Safari et Microsoft Edge en dernière version

4-1-3 Configurations requises pour l’installation et utilisation du connecteur (utile à

Système d’exploitation, mémoire vive et processeur

Le connecteur peut être installé sur une session TSE.

Pour plus de détails :

● Le programme installé occupe ~180 Mo d'espace disque dans le dossier ProgramFiles.

● Le programme crée un dossier dans ProgramData. Ce dossier contient le fichier de configuration du

Les dossiers d’installation, stockage et synchronisation ne sont pas modifiables.

Nombre de bases configurables

Le nombre maximum de bases configurables par connecteur est de 10.

● Soit créer un utilisateur dédié

● Un débit descendant de 1 Mbits/sec

● Un débit montant de 1 Mbits/sec

4-2 Etape 1 : Activation du compte

Important ! La durée du lien pour activer le compte est de 6 mois.

Note : 1 compte Sage Recouvrement Créances = 1 base de données comptable).

4-3 Etape 2 : Installation et configuration du connecteur

4-3-1 Téléchargement du connecteur

4-3-2 Installation du connecteur

1) Double cliquez sur le programme d'installation. L'écran de bienvenue s'affiche :

5) L'écran de suivi du progrès de l'installation s'affiche alors :

7) A la fin de l'installation un écran s'affiche :

Il faut alors cliquer sur le bouton "Finish" pour terminer l'installation.

4-3-3: Configurer les droits d’accès à la base

Puis cliquez sur Vérifier les noms et enfin sur OK.

Valider par OK.

4-3-4: Configurer et démarrer le connecteur

4-3-4-1 Lancement de l'écran de configuration

Via le menu démarrer

Via un raccourci dans Program Files

4-3-4-2 Configuration du connecteur

● "Password": contient la token d’API du connecteur disponible dans l’application Sage

Cliquer sur Régénérer à droite de la zone Token d’API du connecteur.

Saisir CONFIRMER puis cliquer sur Mettre à jour.

"DB DSN" contient la chaîne de connexion à la base de données.

4-3-4-3 Démarrage du connecteur