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Guide Utilisateur Comptabilité Générale

Sage X3

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Comptabilité Générale: Guide utilisateur

AMDJEHDI Omar

Sommaire

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

1 Objectif

4

2 Saisie de pièces

5

2.1 Mode opératoire

5

2.2 Fonctionnement de la saisie de pièces

5

2.3 Descriptif de l’écran

6

2.3.1 En-tête

6

2.3.2 Onglet « En tête »

7

2.3.3 Onglet Ligne

8

2.3.4 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

10

2.3.5 Barre de

menu

11

2.3.6 Boutons spécifiques

11

3 Ecritures

12

3.1 Contenu du tableau

12

3.2 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

13

4 Validation des écritures

4.1 Validation définitive

5

Lettrage

5.1 Lettrage Manuel

14

14

15

15

5.1.1 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

15

5.1.2 Barre des menus : fonctions

15

5.2 Lettrage Automatique

16

5.3 Délettrage automatique

17

6 Autres traitements de base

6.1.1

Simulations

7 Abonnements

18

18

21

7.1 Paramétrage des abonnements

21

7.2 Générations des abonnements

22

7.3 Solde abonnements

23

8 Consultations

8.1

Balances

25

25

8.1.1 Descriptif

de l’écran

25

8.1.2 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

27

8.1.3 Boutons spécifiques

27

8.2

Comptes

27

8.2.1 Descriptif

de l’écran

28

8.2.2 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

29

8.2.3 Onglet Solde

 

29

8.2.4 Boutons spécifiques

29

9 Éditions

 

30

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

9.1 Les grands livres:

30

9.2 Les balances:

30

9.3 Les critères de sélection pour les états BALANCE AGEE

30

9.4 Les

journaux

31

9.5 Divers :

31

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

1

Objectif

Dans ce manuel, on citera les fonctions principales gérées par SAGE X3 au niveau du module de la comptabilité Générale, sachant que Les flux comptables sont générés pour la plupart à partir d’écritures automatiques provenant des modules amont.

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

2

Saisie de pièces

La saisie comptable se résume donc aux OD et retraitements.

Cette fonction permet :

De saisir (créer) des pièces comptables directement

De visualiser l’ensemble des pièces comptables quelle que soit leur origine (via une transaction STD)

De visualiser les pièces d’un même type de transaction (ex : la transaction Achat permettra d’accéder à la visualisation de toutes les pièces issues de l’import des pièces d’achat ; les autres types de pièces seront, elles, accessibles dans leurs transactions dédiées ou via la transaction STD qui les regroupe toutes)

2.1 Mode opératoire

Quand une écriture est saisie directement, sa contrepartie est obligatoire. Pour les pièces générées par d’autres modules, la contrepartie est automatique.

Lorsqu’elles sont à l’état "provisoire", elles restent annulables ou modifiables (sous réserve des contrôles de cohérence pour les pièces issues d'autres modules). En l’état "définitif", certains des éléments comptables de la pièce ne peuvent plus être modifiés.

La saisie de pièce permet de :

saisir des pièces générales,

saisir des pièces générales et analytiques,

saisir des pièces purement analytiques,

saisir des pièces IAS, etc.

Selon le type de pièces utilisés. Les types de référentiels renseignés et réellement propagés dépendent de ces deux éléments de paramétrage.

2.2 Fonctionnement de la saisie de pièces

La saisie de pièces est soumise au choix d'un mode de saisie. Les actions sont différentes suivant la transaction de saisie choisie.

Il est possible de consulter, modifier et saisir une pièce si le mode de saisie choisi est "En ligne" ou "En colonne", mais sur les seuls référentiels manuels.

Pour une transaction de type "En onglet", seule la consultation est accessible. Le mode de consultation "En onglet" affiche tous types de référentiels : manuels et automatiques.

En fonction du type de pièce et du compte, les comptes et les montants renseignés vont, ou non, se propager sur les autres référentiels du modèle de la société du site de saisie.

Accès Menu : Comptabilité/pièces / saisie de pièces

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

2.3 Descriptif de l’écran

: Guide Utilisateur 2.3 Descriptif de l’écran 2.3.1 En-tête Les champs suivants sont présents dans cet

2.3.1

En-tête

Les champs suivants sont présents dans cet onglet :

Site

Le code du site de l’opération est initialisé par le site associé à votre code utilisateur. Il est modifiable à condition d’être choisi dans la liste des sites autorisés. Le site doit obligatoirement être financier.

Type pièce

Chaque pièce comptable saisie est rattachée à un type donné. Le type de pièce correspond à la nature de l’écriture saisie : facture client, opérations diverses, encaissement, etc.

Cette donnée est porteuse de règles de gestion relatives à la TVA, aux relances, etc. C'est un des éléments clé de la saisie de pièce.

Numéro

Cette zone est l'identifiant unique d'une pièce dans un type de pièce. Le numéro de la pièce est généré automatiquement grâce à un compteur lié au type de pièce. Ce numéro peut également être saisi

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

manuellement, si l’option a été définie lors de la création de chaque type de pièce. Si la saisie du numéro de pièce est autorisée et que ce numéro est nul, le numéro de pièce est généré suivant le paramètrage du compteur associé au type de pièce.

Date

Cette date correspond à la date des écritures comptables générées. Elle doit appartenir à un exercice et à une période qui sont ouverts pour l'ensemble des types de référentiels. Par défaut, il s'agit de la date de référence.

Journal

Le journal peut être initialisé par défaut en fonction du type de pièce que vous avez choisi. Il correspond au journal comptable dans lequel la pièce sera enregistrée.

Catégorie

La catégorie est paramétrée dans le type de pièce. La catégorie de la pièce comptable peut prendre cinq valeurs :

Réel : La pièce comptable réelle est une pièce que vous pouvez consulter et éditer (Grand Livre, Balance…). Elle est intégrée dans la balance au moment de l'enregistrement de la pièce.

Simulation active / simulation inactive : La pièce de simulation, une fois active, est également intégrée aux consultations et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce de simulation inactive (C’est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations : par exemple, les écritures d’inventaire).

Hors-bilan : La pièce hors-bilan ne peut être imputée que sur des comptes de catégorie hors-bilan (via la classification du compte). Elle est généralement utilisée dans le cadre d'un suivi comptable des engagements financiers.

Modèle: La pièce modèle peut servir de base aux traitements de génération d'écritures en réel ou en simulation (exemple : génération des écritures d'abonnement). Elle n'est pas intégrée à la comptabilité générale.

Etat

La pièce comptable peut être provisoire ou définitive. Cet état définit essentiellement la capacité de l’utilisateur à modifier la pièce. Une fois définitive, les modifications que l’on peut apporter à la pièce ne sont que d’ordre informatif ou concernent les imputations analytiques. La date, les montants, les comptes, le code TVA et autres informations purement comptables ne peuvent plus être modifiés.

2.3.2 Onglet « En tête »

Libellé par défaut

La saisie de cette zone permet d'initialiser le libellé d'entête des écritures comptables.

Date de saisie

La valeur par défaut de cette zone est la date d'écriture.

Echéance défaut

Indiquez la date d'échéance de la pièce. Cette zone peut servir à l'édition de relances, échéancier, etc

Date de valeur

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

La valeur par défaut de la date de valeur est la date de saisie.

Document origine

Les zones document origine et date document correspondent respectivement, à la référence (numéro de pièce) et la date de la pièce du tiers

Module origine

Identifie le module d'origine de la pièce comptable. Le document d'origine, sa date et le module sont automatiquement renseignés dès que la pièce provient d'un module différent.

Référence

Cette zone contient la référence de la pièce. La saisie sur cette zone est totalement libre et non contrôlée, mais elle pourra servir pour rechercher une pièce, ou pour effectuer le lettrage des comptes.

Type de cours

types

Il est alimenté en fonction du paramétrage du type de pièce.

Champ permettant de sélectionner

différents

Date cours

Date initialisée par la date système.

Devise

de

cours

:

du

jour,

moyen,

etc

La devise dans laquelle sera enregistrée l’écriture (appelée devise de transaction) est par défaut la devise du référentiel général principal de la société. Si la devise est différente de la devise d'origine, la conversion se basera sur les cours enregistrés dans la base pour le type de cours et la date de cours choisis.

Tous les montants et les cours, qu’ils soient saisis ou importés, sont convertis et stockés dans la devise de transaction et la devise du référentiel. La pièce comptable ne peut donc être créée que si les deux cours de conversion nécessaires à cette opération sont renseignés (pour tous les types de référentiels présents dans l'écriture).

Extourne

Deux valeurs sont possibles pour ce champ :

"Non" : La pièce n'a pas à être extournée.

"A extourner" : L'extourne de la pièce concernée est automatiquement déclenchée et générée. La pièce comptable devient sélectionnable pour une extourne en masse à la date d'extourne indiquée

2.3.3 Onglet Ligne

Ces lignes permettent de saisir l’écriture comptable. La présentation varie selon le choix de la transaction de saisie.

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur  Numéro de la ligne. En saisie "En colonne", le numéro

Numéro de la ligne.

En saisie "En colonne", le numéro de la ligne sert d'identifiant unique de la ligne et permet de lier entre elles les différentes lignes de type de référentiels différents se rapportant à une même ligne logique (pour une ligne de HT on peut avoir une ligne pour le référentiel social, une autre pour le référentiel analytique associé et une autre pour le référentiel IAS lié).

Site

Vous pouvez saisir sur la ligne d'écriture un site différent de celui indiqué dans l'entête. Ce site doit appartenir à la même société que le site d'entête. Suivant le cas, des écritures de liaisons seront automatiquement générées sur les comptes de liaison préalablement paramétrés.

Référentiel

Ces champs spécifient les référentiels impactés par la saisie de la pièce courante.

Pour la saisie 'En ligne', un seul référentiel peut être indiqué. Si le paramétrage au niveau des comptes, de la transaction de saisie et du type de pièce le prévoit, la propagation sur les autres référentiels du modèle de la société se fait de façon automatique.

Ident.

Cette zone (cinq caractères alphanumériques maximum) permet de lier entre elles deux lignes qui appartiennet à des référentiels différents mais qui se rapportent à la même ligne d'information. En saisie en ligne, les identifiants sont par défaut des lettres.

Coll

Le compte associé au collectif s'affiche par défaut. Le tiers reste à préciser.

Dans le cas d'un tiers multi-rôle, l'algorithme de recherche dépend :

de la transaction utilisée,

et de la présence ou non de l'onglet "Tiers Société".

Le mode d'initialisation de la zone 'Collectif' dépend de la présence, ou non, de l'onglet "Tiers/Société" de la fiche Tiers.

Tiers

Indiquez le code du tiers.

Si les zones Collectif et Compte sont vides, le numéro du compte collectif est déterminé par le code comptable du tiers.

Débit

Rentrez un montant si la ligne d'écriture est un débit.

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

La pièce doit nécessairement être équilibrée dans la devise de transaction. Une ligne d'écart d'arrondi est générée automatiquement pour équilibrer la pièce dans la devise de référentiel si nécessaire.

Sur un journal de trésorerie, la contrepartie est générée automatiquement.

L'utilisation du bouton [Devise] permet de visualiser les montants dans les devises stockées.

Par le menu contextuel, trois options sont proposées :

Solde : équilibre l’écriture et initialise la zone "débit" ou "crédit" de la ligne par le solde de l'écriture en cours (cette option est présente si le référentiel est coché "Equilibre" ou "Equilibre/Site").

Solde compte : affiche le montant total qui devrait être enregistré pour que le compte soit soldé.

Montant forcé : cette fonction permet de saisir un montant converti en devise de référentiel en remplacement du montant calculé lors de la conversion (saisie d'un montant égal à celui mouvementé par la banque, par exemple).

Crédit

Saisissez un montant si l'écriture est un crédit.

Libellé

Cette zone est libre et permet d'expliquer la passation de cette écriture.

La valeur par défaut de cette zone est la zone Désignation éventuellement renseignée dans l'entête de la pièce.

En utilisant " / ", l’intitulé du compte s’affiche par défaut ; et avec " = ", le libellé de la ligne précédente est recopié.

Référence

Zone de saisie libre dont le contenu peut être utilisé comme critère de lettrage automatique.

Taxe

Lorsque le compte à la ligne est un compte soumis à TVA, la zone taxe est accessible à la saisie. Elle est initialisée avec le code taxe associé au compte. Suivant le contexte, il faut vérifier que ce code taxe correspond bien à la taxe réellement applicable, ou le modifier. Le code taxe défini le taux, le régime et les modalités de déductibilité applicables à l’opération.

2.3.4 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Consultation de comptes

Lien permettant un accès rapide à la consultation des comptes.

Codes statistiques

Lien permettant la ventilation des lignes sur trois codes statistiques, dans un objectif d'analyse.

Schéma

Un menu contextuel propose cette option lorsque l’on est placé en tout début de ligne. Le schéma de comptes permet de pré-définir l’ensemble des imputations comptables et analytiques d’une pièce, et de les pré-charger directement en saisie. A l'appel d'un schéma de comptes, une fenêtre de saisie complémentaire s'ouvre pour permettre de préciser le montant à ventiler et si nécessaire, le tiers à appliquer aux lignes auxiliarisées.

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

Gestion échéances

cours.

Les échéances automatiques sont calculées suivant le mode de règlement choisi lors de la création de la pièce comptable.

Fonction permettant

un

accès

rapide

sur

les

échéances

de

la

pièce

en

2.3.5 Barre de menu

Zoom/Règlement

Cette fonction offre un accès rapide à l'opération de règlement.

Zoom/Facture

Cette fonction offre un accès rapide à la facture fournisseur ou client, à partir de laquelle la pièce a été générée.

Zoom/Transaction

Cette fonction offre un accès rapide à l'écran de paramétrage de la transaction de saisie utilisée pour la pièce courante.

Zoom/Extourne

Pour extourner une pièce, il suffit de sélectionner la pièce à extourner puis dans la Barre de menu de choisir dans le menu Zoom la fonction d'extourne. Une date ainsi qu'un libellé peuvent être renseignés si la proposition par défaut ne convenait pas.

2.3.6 Boutons spécifiques

Le bouton [Devises]

Après création de la pièce, permet de visualiser les montants non seulement dans la devise de saisie, mais aussi en devise de référentiel

Le bouton [Supprimer]

La suppression d'une pièce est soumise aux conditions suivantes :

le module d'origine doit être le module comptabilité,

l'état doit être différent de définitif,

aucun montant de TVA ne doit être déclaré sur les lignes d'écriture,

aucun pointage ne doit figurer sur les lignes d'écriture,

aucun lettrage ne doit être réalisé sur les lignes d'écriture,

la suppression dépend de l'habilitation fonctionnelle de l'utilisateur,

la pièce doit avoir été saisie et non générée par traitement (sont donc exclues les écritures d'abonnements,

les factures à recevoir,

).

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3

Ecritures

Cette fonction permet de consulter le détail des lignes d’écritures répondant aux critères saisis, et de passer en zoom sur les pièces comptables.

Cette fonction peut également être appelée en zoom depuis les différents écrans de consultation de balance.

Accès Menu : comptabilité /consultation /Écritures

 Accès Menu : comptabilité /consultation /Écritures L'en-tête de cet écran permet de saisir : 

L'en-tête de cet écran permet de saisir :

la société et le site concernés,

le type de référentiel,

les bornes de date pour la consultation.

La consultation s'effectue depuis l'écran, à partir duquel des critères de sélection peuvent être saisis pour affiner la recherche (bouton [Critères]). L'onglet 'Pièces' liste ensuite les écritures correspondantes.

Différents zooms peuvent être obtenus par clic droit sur une ligne sur :

la pièce comptable (pour tous les types de pièces),

la facture (pour les pièces de type Factures, Avoirs),

les échéances (pour les pièces de type Factures, Avoirs).

3.1 Contenu du tableau

Date

Cette date correspond à la date de la pièce comptable.

Type

Ce champ indique le type de pièce utilisé pour la saisie de la pièce comptable.

Numéro de pièce

Ce champ indique le numéro de la pièce comptable.

Débit

Crédit

Libellé ligne

Compte

Tiers

Journal

Référence

Devise

Contrepartie

Montant en devise

TVA déclarée

Quantité

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3.2 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Clic droit sur une ligne : même principe qu’en consultation de comptes : zoom sur la pièce comptable, la facture achat/vente/tiers, les échéances

Bouton Critères : possibilité d’affiner la recherche des écritures via le bouton critères .Même principe qu’en consultation de compte

Remarque : tous les écrans de consultation sont personnalisables.

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4

Validation des écritures

4.1 Validation définitive

Cette fonction permet de valider en masse une sélection de pièces comptables encore à l’état provisoire , ainsi en une seule opération, n pièces comptables peuvent passer à l’état définitif. C'est-à-dire non modifiable.

Dans une pièce définitive, les seules données analytiques et extracomptables sont modifiables (libellé, référence, date de valeur, sections…)

Accès Menu : Comptabilité/ Traitements Courant/Validation définitive

: Comptabilité/ Traitements Courant/Validation définitive Ce traitement opère une validation "en masse" de

Ce traitement opère une validation "en masse" de pièces comptables. Ces pièces, une fois validées, ne seront plus modifiables.

La sélection des pièces se fait suivant plusieurs critères propre à la pièce, et des bornes de date :

Société,

Site,

Type de pièce,

Type de journaux,

Journal,

Utilisateur.

Le flag " fichier de trace " permet, s’il est coché, d’obtenir un récapitulatif de toutes les pièces validées en fin de traitement.

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5

Lettrage

Principe

Le lettrage consiste à faire apparier des écritures comptables entre elles afin de faciliter l’analyse du solde d’un compte à une date donnée.

Exemple : Associer une facture et son règlement.

Le lettrage peut être manuel ou automatique :

Modalités de lettrage automatique définies par défaut:

o

choix des méthodes de lettrage

o

ordre de priorité

o

nombre de lignes à charger lors du traitement automatique du lettrage

o

ces valeurs paramètres pouvant être définies aux niveaux dossier/société/site

Enregistrement automatique d'écritures d'écart d'arrondi de lettrage (pièces automatiques MTC/MTR)

Possibilité de délettrage complet ou partiel, manuel ou automatique

Le code lettrage est composé de 1 à 5 lettres maximum

Les opérations enregistrées dans le module tiers sur les comptes clients et fournisseurs font l’objet d’un lettrage automatique.

5.1 Lettrage Manuel

Accès Menu : Comptabilité/Lettrage/Lettrage Manuel

Les non lettrés :

: Comptabilité/Lettrage/Lettrage Manuel Les non lettrés : Site/Référentiel/Compte/Tiers : Affichage des lignes

Site/Référentiel/Compte/Tiers : Affichage des lignes d’écritures non lettrées ou lettrées partiellement répondant aux critères

5.1.1 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Zoom sur la saisie et la modification de pièce

Possibilité de sélectionner une à plusieurs lignes à lettrer

Zoom sur la consultation des comptes, des échéances

Zoom vers les fonctions de saisie de factures tiers, achat, vente

5.1.2 Barre des menus : fonctions

Accès au Lancement du lettrage automatique

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

Il convient d’alimenter les critères de lettrage automatique

Recherche par montant : Recherche du montant saisi aussi bien dans le montant en devise locale/transaction/reporting

Inversion : possibilité de lettrage par inversion : Sélection des lignes à ne pas lettrer.

5.2 Lettrage Automatique

Accès Menu : Comptabilité/ Lettrage/ Lettrage automatique

Ce traitement peut être donc lancé pour :

Une borne de comptes généraux

Un compte collectif et une borne de comptes tiers

 Un compte collectif et une borne de comptes tiers  Toutes sociétés confondues : application

Toutes sociétés confondues : application des valeurs dossier ou de celles de la fenêtre critères

Critère : si coché, possibilité d’accéder aux critères de lettrage.

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5.3 Délettrage automatique

Accès Menu : Comptabilité/lettrage/délettrage automatique

Accès Menu : Comptabilité/lettrage/délettrage automatique Délettrage applicable sur les groupes lettrés :  En

Délettrage applicable sur les groupes lettrés :

En majuscule uniquement

En minuscule uniquement

Attention aux bornes de code lettres : si on demande un délettrage majuscule AC, on va délettrer A/AA/AAA/AAAA/B/BB/BBB/BBBB/C

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6

Autres traitements de base

6.1.1

Simulations

L’objectif de la simulation est de permettre à l’utilisateur d’apprécier l’incidence d’une écriture comptable ou analytique sur ses comptes, sans que cet enregistrement soit assimilé aux éléments réels de sa comptabilité.

La pièce en simulation peut-être active ou inactive. Une fois activée, elle est intégrée aux écrans de consultations et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce en simulation inactive (c'est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations). Par exemple, simulation des écritures d'inventaire telles que 'provisions pour risque'.

Il existe plusieurs fonctions affectant directement les pièces en simulations :

Activation,

Désactivation,

Annulation,

Validation.

La fonction "Activation" permet de changer la catégorie des pièces de "simulation inactive " à " simulation active ".

La pièce en simulation peut-être active ou inactive. Une fois activée, elle est intégrée aux écrans de consultations et aux éditions. Elle peut être transformée en pièce réelle ou désactivée pour devenir une pièce en simulation inactive (c'est à dire une pièce latente, non visible dans les éditions et consultations). Par exemple, simulation des écritures d'inventaire telles que 'provisions pour risque'.

Il existe plusieurs fonctions affectant directement les pièces en simulations :

Activation,

Désactivation,

Annulation,

Validation.

La fonction "Activation" permet de changer la catégorie des pièces de "simulation inactive " à " simulation active ".

Une période ne pourra être clôturée tant que les écritures de simulation n'auront pas été transformées en écritures réelles ou annulées

Accès Menu : Comptabilité/Traitements Courant /Simulations /Activation

L'écran de génération proposé est identique pour chacun des quatre traitements. Il se compose d'un ensemble de critères de sélection permettant de définir le type de génération souhaité.

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur  Critères de Sélection   La société,   

Critères de Sélection

  La société,

  Le type de pièce : il doit forcément être coché en "Simulation",

Le type de journal : il doit être cohérant avec le type de pièce sélectionné,

Le journal : il doit être de même type que celui rattaché au type de pièce utilisé,

L'utilisateur.

Le site,

Ces critères permettent de restreindre la sélection des pièces de simulation à traiter, il n'est en aucun cas obligatoire de renseigner toutes ces zones. Par défaut, le système sélectionne toutes les pièces.

Des bornes de date permettent d'affiner la sélection. C'est la date de création, précisée en saisie de pièce, qui est prise en compte.

Le flag " simulation non active " n'est utilisable que pour la validation de pièce. Si ce flag n'est pas coché, seules les pièces de simulation active sont validées (et par conséquent deviennent des pièces réelles). Il est donc possible d'étendre la validation aux pièces de simulation non active.

o Boutons spécifiques

Bouton [Mémo]

Ce bouton permet d'enregistrer sous un code Mémo les valeurs courantes de l'écran, quel qu'il soit, dans le but d'une réutilisation du paramétrage. Le mémo est lié à l'utilisateur.

Bouton [Rappel]

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Ce bouton permet de charger des critères et des informations préalablement définies et enregistrées sous un code Mémo.

Bouton [Efface Mémo]

Ce bouton permet d'effacer un code Mémo préalablement enregistré.

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7

Abonnements

Cette fonction permet de répartir une charge ou un produit qui n’intervient que globalement à une date donnée sur toutes les périodes concernées :

À partir d’un montant global lissé sur la base d’une clé de répartition temporelle

À partir d’un montant fixe à imputer en fonction d’une périodicité donnée

Elle de générer une pièce comptable réelle ou de simulation à partir d’une pièce comptable de référence.

Une fois l’abonnement créé, il faut passer par le traitement " Génération de l'abonnement" (Comptabilité/Traitements/Génération abonnements) pour générer des pièces en comptabilité (cf. documentation Génération abonnements).

En fin d’abonnement, il faut pouvoir régulariser l’abonnement si le montant cumulé ne correspond pas au total de l’abonnement, ou encore s’il y a réévaluation du montant et solder le compte sur un compte de charges réelles. Le traitement " Solde de l’abonnement " permet cette remise à niveau (cf. documentation Solde abonnements).

7.1 Paramétrage des abonnements

Accès Menu : Paramétrage>Comptabilité>Formulaires comptables>Abonnements

 Accès Menu : Paramétrage>Comptabilité>Formulaires comptables>Abonnements AMDJEHDI Omar 21/ 31

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur La gestion des abonnements se fait à l’aide de deux onglets

La gestion des abonnements se fait à l’aide de deux onglets :

un onglet d’en-tête où sont réunies toutes les informations concernant l’abonnement,

un onglet génération où sont définies les caractéristiques des pièces comptables qui seront générées.

Une fois les paramètres de l’abonnement défini, sa mise en application et son attribution dépendent d’une pièce modèle créée en saisie de pièce.

Chaque abonnement doit être désigné par un code abonnement et un libellé à définir.

Les différentes valeurs à paramétrer :

Type :

o fixe : le montant de la pièce modèle est pris en compte

o lissé : le montant de la pièce modèle n’est pas pris en compte (utilisation alors de la clé de répartition)

Pièce Modèle : Génération à partir d’une pièce comptable de référence afin de définir :

Le schéma de saisie

Le site

Les imputations comptables du montant à abonner (si fixe)

Date Début :

Date de la 1ére écriture d’abonnement

De départ du calcul pour la périodicité

Date d’extourne : Date d’extourne unique pour toutes les écritures générées.

Montant : Le montant à inscrire correspond au montant global à répartir pour toute la période de l’abonnement et doit être imputé sur le compte de la première ligne de la pièce-modèle.

Montant cumulé : Ce champ n’est pas saisissable il correspond à la somme des pièces comptables générées en réel.

Génération : d’une pièce de simulation ou réelle.

Type pièce et journal : on définit ici quel type de pièce et quel journal seront utilisés pour la génération des pièces comptables en réel et en simulation.

Menu zoom : zoom sur la dernière pièce réelle /de simulation générée au titre de l’abonnement

7.2 Générations des abonnements

Cette fonction permet de générer les pièces comptables relatives à un ou plusieurs abonnements préalablement définis.

Ecran de saisie

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

de saisie Comptabilité Générale : Guide Utilisateur  Critères de Sélection La sélection des abonnements

Critères de Sélection

La sélection des abonnements qui seront traités se fait suivant plusieurs critères :

société,

site,

utilisateur,

bornes pour les codes abonnements,

borne de date (la date d’échéance de l’abonnement est prise en compte).

D’autres critères permettent de restreindre la sélection des échéances d’abonnement à traiter. Il n’est pas obligatoire de renseigner toutes ces zones.

Par défaut, le système sélectionne toutes les échéances de tous les abonnements et génère une pièce comptable pour chacune.

7.3 Solde abonnements

Cette fonction permet, après la comptabilisation de la facture réelle, de lancer le traitement de génération des écritures constatant l’existence d’un solde éventuel d’abonnement.

L’écriture générée vient compléter ou diminuer le cumul des montants abonnés en fonction du montant réellement facturé.

Ci-après les opérations enregistrées lors des étapes précédentes :

Pour un abonnement fournisseur, de montant 300 HT sur trois mois.

Montant réel de la facture : 373.86 TTC.

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

A : écritures d’abonnement générées,

B : facture fournisseur comptabilisée.

Le traitement de solde des abonnements permet de solder le compte d’abonnement pour constater la charge ou le produit réel.

Les critères de sélection permettent de restreindre la sélection des abonnements à traiter. Il n’est pas obligatoire de renseigner toutes ces zones.

Par défaut, le système sélectionne tous les abonnements et génère une pièce comptable pour tous ceux dont le montant total des abonnements générés diffère du montant de la facture liée.

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

8

Consultations

Générale : Guide Utilisateur 8 Consultations 8.1 Balances La balance permet de restituer la contre-valeur

8.1

Balances

La balance permet de restituer la contre-valeur devise société des mouvements passés dans une devise de transaction donnée selon un type de référentiel.

Cette fonction permet :

de consulter les balances générales et auxiliaires de la comptabilité en devise,

de passer en zoom en consultation des comptes (puis en consultation de pièce par un autre zoom).

Accès Menu : Comptabilité/ Consultation /Balance

 Accès Menu : Comptabilité/ Consultation /Balance 8.1.1 Descriptif de l’écran  Type de référentiel

8.1.1 Descriptif de l’écran

Type de référentiel

Les types de référentiels conditionnent l'accessibilité aux onglets, l'ordre et la visualisation dans la saisie de pièces. Tous les référentiels, automatiques et manuels, sont disponibles pour la consultation 'en onglet'. Seuls les référentiels manuels sont disponibles pour les saisies 'en ligne' et 'en colonne'.

Comptabilité Générale : Guide Utilisateur

La propagation peut se réaliser sur un référentiel même si celui-ci n'est pas référencé ici. La propagation s'exerce grâce au paramétrage :

du compte,

du type de pièce où le référentiel est autorisé.

Il est donc possible de ne pas sélectionner le référentiel au niveau de la transaction de saisie afin de ne pas alourdir l'écran, sans pour autant remettre en cause la propagation.

Dans le cas où un seul type de référentiel est spécifié, aucun renseignement sur la propagation ne sera disponible en saisie de pièce. Une fois la pièce créée, seule la transaction de saisie 'en onglet' STD permettra de visualiser l'ensemble de la propagation.

Devise référentiel

Dates

Date à partir de laquelle les enregistrements sont sélectionnés.

Date jusqu'à laquelle les enregistrements sont sélectionnés.

Plan de compte

Dans cette zone est rappelé le plan de comptes sur lequel va être créé ou rattaché le compte ou la pyramide (général, analytique, les deux). Avant de créer un compte ou une pyramide, vous devez désigner le plan comptable de rattachement à l'aide du bouton [Plan].

Collectif

Ce champ est facultatif. Si il est renseigné, les balances auxiliaires correspondantes sont affichéees, sinon les balances générales sont affichées.

Filtre

Ce champ permet de limiter les balances affichées à celles dont le compte correspond au filtre pour les balances générales, et aux tiers pour les balances auxiliaires.

Le filtre précise le premier tiers ou le premier compte à partir duquel vous voulez consulter la balance. Il peut être saisi sur un tiers particulier ou sur un compte général (ou modèle de compte avec l’un des jokers * ou ?).

Les caractères ? et * peuvent être utilisés pour remplacer respectivement un caractère quelconque et un ensemble de caractères quelconques. Exemple : 4* pour afficher la classe 4 uniquement.

En absence de caractères ? ou *, le filtre indique le compte ou le tiers de début de visualisation. Exemple : 4 pour afficher les classes >= 4.

Devise / diviseur

L'information de la devise est primordiale car elle permet de faire un filtre sur les pièces saisies dans la devise demandée.

Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :

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Devise de sélection = non renseignée: cela signifie "toutes devises confondues", c'est à dire que l'on sélectionne tous les cumuls indépendamment de la devise dans laquelle ils ont été saisis. Les colonnes en devise de transaction ne sont pas renseignée. Les colonnes de contre-valeur en devise de société sont renseignées.

Devise de sélection = devise XXX: la consultation ne restitue que les mouvements passés dans la devise de sélection. Les colonnes de contre-valeur en devise de société sont également renseignées.

8.1.2 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Consultation de comptes

Ce bouton permet d'afficher :

la balance auxiliaire si le compte est collectif et qu'on visualise la balance générale,

le détail du compte dans le cas contraire.

Consultation de balances

Ce bouton permet d'afficher :

la balance auxiliaire si le compte est collectif et qu'on visualise la balance générale,

le détail du compte dans le cas contraire

8.1.3 Boutons spécifiques

Le bouton [CRITERES]

IL donne accès aux autres critères de la consultation qui sont affichés en haut de l’écran de consultation :

le code société et le code site,

la devise, utilisée comme filtre sur les données,

des cases à cocher précisant si certaines écritures particulières (écritures d’à nouveaux, de clôture, hors bilan) doivent être incluses dans la consultation,

le code écran.

Lorsqu’on utilise la fonction de définition des critères, il est possible de stocker les paramètres modifiés, grâce au bouton. Une fenêtre permet alors de saisir un code identifiant les paramètres mémorisés. Le bouton permet de rappeler des critères mémorisés sous un code donné (le code doit alors être saisi). Lorsqu’on entre dans la fonction de consultation de compte, les paramètres stockés avec le code STD sont rappelés par défaut.

Si les critères ne sont pas mémorisés dans un mémo STD, les valeurs par défaut proposées sont le site comptable par défaut pour l’utilisateur (et la société correspondante) , les bornes de dates correspondant au dernier exercice ouvert, et la devise par défaut de la société.

Le bouton [RECHERCHE]

Une fois que les critères sont saisis, ce bouton permet de remplir l’onglet d'entête, les premières lignes correspondant aux critères saisis (les cumuls sont toujours des cumuls de la période comptable, même si on donne des bornes plus restrictives en terme de date).

Les boutons [Retour], [Suivant] et [Dernier] permettent de visualiser les comptes suivants, précédents ou derniers.

8.2

Comptes

Cette fonction permet de consulter le détail des écritures passées sur un compte. Cette fonction peut être appelée en tunnel depuis la consultation de la balance.

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Accès Menu : Comptabilité/Consultation/comptes

 Accès Menu : Comptabilité/Consultation/comptes 8.2.1 Descriptif de l’écran La consultation se fait sur

8.2.1 Descriptif de l’écran

La consultation se fait sur un écran, dans l’en-tête duquel on saisit tout d’abord au moins l’un des groupes d’information suivants :

une société, un groupe de sociétés ou un groupe de sites,

un type de référentiel parmi ceux rattachés à l'entité précédemment définie et ayant le type de comptabilité 'Général' coché,

une sélection sur la devise de transaction est possible si l'on désire filtrer uniquement les écritures passées dans une devise donnée (sinon, ce champ doit rester vide),

une borne de dates permettant de limiter la consultation,

soit un compte appartenant à un plan de comptes dont l'option de gestion Suivi général est cochée et rattaché au référentiel sélectionné dans la fiche courante,

soit le collectif et le compte individuel (Tiers) à consulter (si on ne désire voir que les écritures d’un compte individuel sur un collectif donné),

soit un groupe de collectifs et le compte individuel à consulter (si on ne désire voir que les écritures d’un compte individuel sur une liste de collectifs donnés, identifiés par un groupe de collectifs),

soit uniquement un compte individuel, si on désire le consulter tous collectifs confondus.

Le solde affiché dans l'entête est toujours exprimé en devise de société (ou locale), à savoir la devise de tenue du référentiel général principal de la société. Dans le cas d'une consultation sur un groupe, la devise de tenue du référentiel social principal doit être identique pour toutes les sociétés.

On peut définir des critères de filtrage et d’affichage. Selon les différents critères saisis, on voit apparaître la liste des écritures correspondantes du compte.

Il est alors possible de se positionner avec le curseur sur une ligne, puis de déclencher par clic droit le zoom souhaité :

la pièce comptable (pour tous les types de pièces),

la facture (pour les pièces de type Factures, Avoirs),

les échéances (pour les pièces de type Factures, Avoirs).

Saisie des critères

Il est possible, par les boutons [En tête], [Ligne] et [Analytique] de saisir des critères complémentaires sous la forme de conditions se combinant.

Lorsqu’on utilise la fonction de définition des critères, il est possible de stocker les paramètres modifiés, grâce au bouton [Mémo]. Une fenêtre permet alors de saisir un code identifiant les paramètres mémorisés. Le bouton Rappel permet de rappeler des critères mémorisés sous un code donné (le code doit alors être saisi). Lorsqu’on entre dans la fonction de consultation de compte, les paramètres stockés avec le code STD sont rappelés par défaut.

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Si les critères ne sont pas mémorisés dans un mémo STD, les valeurs par défaut proposées sont le site comptable par défaut pour l’utilisateur (et la société correspondante) , les bornes de dates correspondant au dernier exercice ouvert. La devise par défaut provient de la société (si pas de gestion de la balance en contre-valeur), ou du compte général/tiers demandé (si gestion de la balance en contre-valeur).

8.2.2 Fonctions accessibles par clic droit sur le tableau

Suivant le contexte, permet d'accéder par tunnel à l'objet de base :

Ecriture comptable,

Echéance,

Facture,

Règlement.

Mouvements par date

Permet de remonter par tunnel à la consultation des mouvements de stocks, sur les écritures issues du module de gestion des stocks.

8.2.3 Onglet Solde

Pour chaque fin de période comptable incluse dans les bornes de date de la consultation, les soldes débiteurs et créditeurs, ainsi que le total des mouvements de la période sont affichés, soit en devise de transaction (si une sélection dans une devise a été faire sur l'entête de la consultation) et en contre-valeur en devise de société, soit en devise de société (code devise = blanc).

8.2.4 Boutons spécifiques

Le bouton [Critères]

Il donne accès aux autres critères de la consultation qui sont pour partie affichés en haut de l’écran de consultation. On y trouve d’une part des critères de sélection :

le code société et le code site (l’un des deux au moins doit être saisi)

des bornes dates pour ne sélectionner que les écritures comprises entre ces deux dates.

des cases à cocher précisant si certaines écritures particulières (écritures d’à nouveaux, de clôture, hors bilan) doivent être incluses dans la consultation.

un choix permettant de voir soit uniquement les écritures lettrées, soit uniquement les écritures non lettrées, soit les deux.

On y trouve d’autre part des critères de présentation des informations :

le choix de classement des écritures (date / lettre / date d’échéance),

le code de l’écran utilisé pour afficher les écritures,

le schéma utilisé pour visualiser les pièces comptables si on passe par un zoom sur les pièces.

Le bouton [Solde]

Pour chaque fin de période comptable incluse dans les bornes de date de la consultation, les soldes débiteurs et créditeurs, ainsi que le total des mouvements de la période sont affichés, soit en devise de transaction (si une sélection dans une devise a été faire sur l'entête de la consultation) et en contre-valeur en devise de société, soit en devise de société (code devise = blanc).

Les totalisations des mouvements sont exprimées dans les devises suivantes :

en devise de transaction (première colonne),

en devise de référentiel (deuxième colonne si présente).

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9

Éditions

9.1 Les grands livres:

Toutes les éditions Grands livres ont les mêmes particularités de fonctionnement (écritures calculés…)

Avec un recadrage systématiquement sur les périodes comptables

Accès Menu : Impression/impression Groupe /comptabilité /Éditions Légales

Les critères de sélection :

Les reports à nouveaux avec détail ou non.

Les cumuls antérieurs oui ou non

La devise de « sélection » : si la devise d’impression est différente de la devise société ou reporting seules les écritures dans cette devise seront restituées

Type d’impression : Critère supplémentaire

« 1 » =Devise /société : l’état resitue d’une part seulement les opérations saisies en devise d’impression choisie, et d’autre part toutes les opérations correspondant aux critères choisis en devise société.

« 2 » :=Devise/reporting : l’état resitue d’une part seulement les opérations saisies en devise d’impression choisie, et d’autre part toute les opérations correspondant aux critères choisis en devise reporting.

« 3 » : Société/reporting : l’état restitue toutes les opérations correspondant aux critères choisis en devise société et en devise reporting, quelle que soit la devise d’impression choisie.

Centralisables :

o

Si le compte est centralisé, un montant global par journal et par mois figurera dans le grand livre.

o

S’il ne l’est pas, le détail des écritures de ce compte apparaîtra dans le grand livre.

Écritures lettrées et non lettrées :

o

Oui : y compris les écritures non lettrées

o

Non : Sans les écritures lettrées

o

Cas particulier : si l’on choisit option « écritures non lettrées », on peut s’apercevoir que des écritures lettrées apparaissent.

9.2 Les balances:

Accès Menu : Impression/impression Groupe /comptabilité /Éditions Légales

Les critères de sélection :

Devise de lecture : Devise de balance dans le rappel des paramètres dans l’édition il s’agit de la devise qui permet de sélectionner les écritures comptables.

Devise d’impression : si on souhaite éditer l’état dans une devise particulière, on peut choisir une devise différente de la devise de lecture ; l’utilisateur doit alors indiquer le cours de conversion à retenir.

Cours de conversion : le taux de conversion à indiquer est de type : unité de devise de lecture = cours de conversion de devise d’impression.

Si la devise de lecture = devise d’impression : Le cours indiqué n’est pas pris en compte. Si la devise d’impression est laissée à blanc, l’exécution alimente la devise d’impression par la devise de lecture avec prise en compte du cours.

Critère « balance d’ouverture » : lorsque ce critère est retenu, seules les écritures d’à nouveaux sont restituées, le critère « pris en compte à nouveaux est sans effet » A utiliser dans la clôture de fin d’exercice

9.3 Les critères de sélection pour les états BALANCE AGEE

Accès Menu : Impression/impression Groupe /comptabilité /suivies des échéances

Les critères de sélection :

Non échu : L’état donne pour chaque tiers la ventilation de son solde en « non échu » et par tanche d’ancienneté des retards de paiement.

Date de référence : on se base sur une date de référence (initialisée à la date du jour) : sert de base de calcul du nombre de jours de retard.

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Intervalle : il est possible de déterminer des bornes de jours qui seront comparées par rapport à cette date de référence (ex j+30)

Possibilité de signer le montant

Prise en compte des règlements non validés

Prise en compte des pièces de simulation

9.4 Les journaux

Accès Menu : Impression/impression Groupe /comptabilité /Éditions Légales

LISJOU : Liste des journaux

JOUGEN : Journal général : cet état permet d’éditer les journaux généraux d’une à plusieurs sociétés juridiques.

JOUGRP : journaux Comptables : Cet état permet d’éditer les différents journaux triés par journaux/mois/jours de comptabilisation

9.5 Divers :

Menu : Impressions /Impressions groupe/Comptabilité/Compta générale

CPTNMOUV

CLOPER

: Comptes non mouvementés :

: Vérification avant clôture : cet état fournit la liste des opérations manuelles à

régulariser pour pouvoir clôturer une période comptable

PIECES

LOTS

PTCGRP

Etc …

: impression des pièces

: impression des lots

: détail des groupes de lettrage