Sage x3 People V7.0-Partie1

Sage HR Management
Cursus de base
A partir de la version 7.0
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Table des matières
1.0 INTRODUCTION ......................................................................................................11
2.0 QUELQUES RAPPELS ............................................................................................12
2.1 LA NAVIGATION ......................................................................................................12
2.2 PRESENTATION PANNEAU DE DROITE................................................................13
2.3 LA NOTION DE TUNNEL .........................................................................................13
2.4 LES SELECTIONS ...................................................................................................14
2.5 LES MEMOS ............................................................................................................15
2.6 LES CODES ACTIVITES ..........................................................................................16
2.7 LES SAUVEGARDES ..............................................................................................16

2.8 LES PATCHS ...........................................................................................................16
2.9 LES UTILISATEURS ................................................................................................16

2.9.1 LES PROFILS METIERS .........................................................................................16
2.9.2 LES PROFILS MENUS ............................................................................................17
2.9.3 LES PROFILS FONCTIONS ....................................................................................17
2.10 LES UTILISATEURS ................................................................................................18

2.10.1 Création d’utilisateurs ........................................................................................20
3.0 PARAMETRAGES DE BASE ...................................................................................21
3.1 STRUCTURE GENERALE .......................................................................................21
3.2 LE DOSSIER ............................................................................................................22

3.2.1 Onglet “Général” ....................................................................................................23
3.2.2 Onglet “Kit de paramétrage” ..................................................................................25
3.2.3 Onglet “Option” ......................................................................................................25
3.2.4 Onglet “ECRANS” ...................................................................................................26
3.2.5 Onglet “TABLES” ...................................................................................................27
3.2.6 Onglet “INIT” ...........................................................................................................27
3.2.7 Onglet “SPECIFIQUES” ..........................................................................................29
3.2.8 Onglet “DIVERS” ....................................................................................................30
3.2.9 Onglet “LIENS” .......................................................................................................30
3.3 LES SOCIETES ........................................................................................................32

3.3.1 Onglet “GENERALITES” ........................................................................................32
3.3.2 Onglet “COMPTA” ..................................................................................................33
3.3.3 Onglet “ADRESSES” ..............................................................................................33
3.3.4 Onglet “CONTACTS” ..............................................................................................34
3.4 LES SITES ...............................................................................................................35

3.4.1 Onglet “GENERALITES” ........................................................................................35
3.4.2 Onglet “COMPTA” ..................................................................................................35
SAGE X3 PEOPLE V7.0 Sage 2016 Page 2
3.4.3 Onglet “ADRESSES” ..............................................................................................35
3.4.4 Onglet “CONTACTS” ..............................................................................................35
3.4.5 Onglet “PAYE” ........................................................................................................36
3.5 LES GROUPES DE SITES .......................................................................................38
3.6 LES SERVICES ........................................................................................................39
3.7 LES PROFILS DE PAIE ............................................................................................40

3.7.1 Onglet “Administratif” ............................................................................................41
3.7.2 Onglet “Rubriques” ................................................................................................41
3.7.3 Onglet “Variables” ..................................................................................................42
3.8 LA STRUCTURE COMPTABLE ...............................................................................42

3.8.1 Structure comptable ...............................................................................................45
3.8.2 Plan de comptes .....................................................................................................46
3.8.3 Classe de compte ...................................................................................................48
3.8.4 Fonction AXES ........................................................................................................49
3.8.5 Axes par défaut .......................................................................................................50
3.8.6 Le référentiel comptable ........................................................................................51
3.8.7 Le modèle comptable .............................................................................................52
3.8.8 L’interface Comptabilité .........................................................................................54
4.0 PARAMETRAGES GENERAUX ..............................................................................57
4.1 LES GROUPES DE PARAMETRES .........................................................................57
4.2 LA DEFINITION DES PARAMETRES ......................................................................58
4.3 LES VALEURS PARAMETRES ...............................................................................59
4.4 LA SAISIE DES VALEURS PAR LE JEU DE VALEURS ..........................................61

4.4.1 La saisie des valeurs ..............................................................................................62
4.5 LA COPIE DES PARAMETRES ...............................................................................63

5.0 DONNEES DE BASE ...............................................................................................64
5.1 LES TABLES COMMUNES ......................................................................................64

5.1.1 Codes postaux ........................................................................................................64
5.1.2 La table des pays ....................................................................................................64
5.1.3 La table des devises ...............................................................................................67
5.1.4 La table des cours ..................................................................................................67
5.1.5 La table des langues...............................................................................................67
5.1.6 La table des unités..................................................................................................68
5.1.7 La table des conversions des unités .....................................................................68
5.1.8 La table des interlocuteurs ....................................................................................68
5.1.9 Les subdivisions géographiques ..........................................................................68
5.1.10 Les liens de subdivision .....................................................................................68
5.1.11 Les Taux de taxe .................................................................................................68
5.2 LES TABLES COMPTABLES ..................................................................................69

5.2.1 Les comptes ............................................................................................................69
5.2.2 Les sections analytiques........................................................................................70
5.2.3 Les répartitions à priori ..........................................................................................70
6.0 LES TABLES DE PAIE ............................................................................................72
6.1 LES FICHIERS BANCAIRES ...................................................................................72
6.2 LES ORGANISMES .................................................................................................73

6.2.1 Onglet Organismes .................................................................................................73
6.2.2 Onglet DUCS ...........................................................................................................74
6.2.3 Affectation des Organismes ..................................................................................75
6.2.4 Affiliation des organismes .....................................................................................75
6.3 LES TABLES DES CODES RISQUES « ACCIDENT TRAVAIL » ............................77
6.4 MEDECINE DU TRAVAIL .........................................................................................78
6.5 LA GESTION DES GRILLES ....................................................................................78

6.5.1 Constitution de grilles ............................................................................................78
6.5.2 Les valeurs de grilles .............................................................................................79
6.6 LES TABLES DIVERSES .........................................................................................80

6.6.1 Personnalisation des tables diverses ...................................................................80
7.0 LA GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL ................................................81
7.1 LES DOCUMENTS D’ENTREE ................................................................................81

7.1.1 Les formules ...........................................................................................................81
7.1.2 Les clauses .............................................................................................................81
7.1.3 Générer un document.............................................................................................83
7.1.4 Modification des documents générés ...................................................................83
7.2 L’ENTREE D’UN SALARIE ......................................................................................84
7.3 LA FICHE SALARIE .................................................................................................86

7.3.1 L’entête de la fiche salarié .....................................................................................86
7.3.2 L’onglet « ETAT CIVIL » .........................................................................................87
7.3.3 L’onglet « Adresse » ...............................................................................................88
7.3.4 L’onglet « Contrat » ................................................................................................89
7.3.5 L’onglet « ADMIN » .................................................................................................89
7.3.5.1 Permis et Habilitation .................................................................................89
7.3.5.1 Worklow « HABIL » .....................................................................................90
7.3.6 L’onglet « COMPTA » .............................................................................................91
7.3.7 L’onglet « PARTICIPATION » .................................................................................92
7.3.8 L’onglet « AUTRE » - Médecine du travail .............................................................92
7.4 LA FICHE CONTRAT ...............................................................................................96

7.4.5 Numéro de contrat ..................................................................................................99
7.4.6 Entête du contrat de travail ..................................................................................100
7.4.7 Motif de début de contrat du salarié ....................................................................100
7.4.8 Contrats CDD / CTT ..............................................................................................101
7.4.9 RAZ des cumuls en cas de sortie ........................................................................102
7.4.10 Les suppléants ..................................................................................................103
7.4.11 Les responsables ..............................................................................................103
7.4.12 Workflow............................................................................................................103
7.4.13 Registre du personnel ......................................................................................104
7.4.14 Détail de quelques champs ..............................................................................104
7.4.15 Contrat / Onglet Paie.........................................................................................106
7.5 LA PENIBILITE ......................................................................................................109

7.5.1 Financement du dispositif de PENIBILITE ..........................................................110
7.5.2 Evaluation de la PENIBILITE ................................................................................111
7.5.3 Paramétrage de la PENIBILITE ............................................................................111
7.5.4 Gestion à partir des postes ..................................................................................112
7.5.4.1 Mise à jour des contrats à partir des postes ............................................113
7.5.5 PENIBILITE DANS LA FONCTION GESCTR [CONTRAT] ....................................114
7.5.6 Extraction des données de pénibilité ..................................................................115
7.5.6.1 La fiche d’exposition [GESHRPIH]...........................................................115
7.5.7 Etat d’impression ..................................................................................................116
7.5.8 Déclaration DADS-U .............................................................................................117
7.6 LES POPULATIONS DE SALARIES ......................................................................117
7.7 LES SAISIES PERSONNALISEES ET LES ECRANS « EMPLOYES » .................118

7.7.1 Les saisies personnalisées ..................................................................................118
7.7.2 Les écrans employés ............................................................................................120
7.7.2.1 Paramétrage d’un écran employé ............................................................121
7.7.3 Saisies personnalisées et Autres saisies ...........................................................122
7.8 LA GESTION DU DROIT DE VOTE ET DES LISTES ELECTORALES...................123

7.8.1 Prérequis de mise en place ..................................................................................125
7.8.2 Le droit de vote .....................................................................................................126
7.8.3 Les listes électorales ............................................................................................126
7.9 LA DPAE – EX DUE ................................................................................................127

7.9.1 Extraction à partir du contrat de travail. .............................................................128
7.9.1.1. Extraction. ..................................................................................................128
7.9.1.2. Fichier DUE................................................................................................128
7.9.1.3. Génération de la DUE. ...............................................................................129
7.9.1.4. Réception...................................................................................................130
8.0 LE PLAN DE PAIE .................................................................................................131
8.1 ELEMENTS PRINCIPAUX DU PLAN DE PAIE ......................................................131
8.2 LES VARIABLES ...................................................................................................133

8.2.1 L’onglet « Général »..............................................................................................133
8.2.2 L’onglet « Saisie » ................................................................................................135
8.2.3 L’onglet « PROFIL» ...............................................................................................136
8.3 LES CUMULS.........................................................................................................137
8.4 LES RUBRIQUES ..................................................................................................139
8.4.1 Quelques repères »...............................................................................................139
8.4.2 Identification – bloc d’entête................................................................................140
8.4.3 Onglet « GENERAL » ............................................................................................140
8.4.4 Onglet « MONTANT » ............................................................................................141
8.4.5 Onglet « PROFIL » ................................................................................................148
8.4.5.1 Rubrique suivi en comptabilité ....................................................................149
8.4.6 Onglet «IMPRESSION» .........................................................................................150
8.4.7 Onglet «AUTRES» .................................................................................................151
8.5 LES REGULARISATIONS......................................................................................152
8.6 LES EXONERATIONS ...........................................................................................153
8.7 LA RETROACTIVITE .............................................................................................154

8.7.1 Paramétrage du plan de paie ...............................................................................155
8.7.2 Contrat de travail ..................................................................................................155
8.7.3 Fiche de rétroactivité ............................................................................................156
8.7.3.1 Onglets Généralité ..................................................................................157
8.7.3.2 Onglets Variable / Rubrique.....................................................................157
8.7.3.3 Onglets Salariés ......................................................................................157
8.7.3.4 Onglets Valeurs .......................................................................................158
8.7.4 Rétroactivité type Extourne .................................................................................158
8.7.5 Rétroactivité type Collective ................................................................................161
8.7.6 Rétroactivité et DSN .............................................................................................161
8.8 LES EXCEPTIONS .................................................................................................163
8.9 LES PROFILS ........................................................................................................164

8.9.1 Onglet «Administratif» .........................................................................................165
8.10 LES DECLARATION DE CHARGES ......................................................................165
8.11 LES MISE A JOUR DU PLAN DE PAIE ..................................................................167
8.12 COPIE DU PLAN DE PAIE .....................................................................................167

9.0 LA GESTION DES TEMPS ET ACTIVITES ...........................................................168
9.1 PARAMETRAGE DES TEMPS EN VALEUR DOSSIER .........................................168
9.2 PARAMETRES GENERAUX ET VALEURS PARAMETRES ..................................168

9.2.1 Chapitre PAY .........................................................................................................169
9.3 PARAMETRAGE FONCTIONNEL .........................................................................169

9.3.1 Les natures d’évènements ...................................................................................169
9.3.1.1 Onglet Gestion ........................................................................................169
9.3.1.2 Onglet Analytique ....................................................................................171
9.3.1.3 Onglet Portail...........................................................................................171
9.3.2 Les natures d’activité ...........................................................................................172
9.3.3 Les jours fériés .....................................................................................................174
9.3.4 Les périodes d’extractions...................................................................................174
9.3.5 Les semaines types ..............................................................................................175
9.3.6 Les plannings types .............................................................................................176
9.3.7 Les plannings opérationnels ...............................................................................177
9.3.8 Les plannings individuels ....................................................................................179
10.0 LE CYLE DE PAIE .................................................................................................181
10.1 LES ETAPES DU CYCLE DE PAIE ........................................................................181
10.2 LES ETAPES DU CYCLE DE PAIE ........................................................................182

10.2.1 La saisie des variables .....................................................................................182
10.2.2 Les variables prévisionnelles ..........................................................................183
10.3 LA SAISIE DANS LA GESTION DES TEMPS ........................................................185

10.3.1 La création globale ...........................................................................................185
10.3.2 La suppression globale ....................................................................................186
10.3.3 Les transactions des temps .............................................................................186
10.3.4 La saisie des temps ..........................................................................................189
10.3.5 La feuille des temps ..........................................................................................190
10.3.6 La synthèse des temps.....................................................................................190
10.3.7 Les régularisations ...........................................................................................191
10.3.8 Importation badgeuse.......................................................................................192
10.4 LE MOIS DE PAIE ..................................................................................................194
10.5 LA GENERATION AUTOMATIQUE .......................................................................195
10.6 L’ARRETE DES TEMPS .........................................................................................196
10.7 LA SAISIE DES VALEURS SALARIES ..................................................................197

10.7.1 La saisie directe ................................................................................................197
10.7.2 La saisie par variables ......................................................................................197
10.7.3 La saisie des valeurs salariés ..........................................................................198
10.8 LE CALCUL DES PAIES ........................................................................................208
10.9 L’IMPRESSION DES BULLETINS .........................................................................208
10.10 L’ARCHIVAGE DES PAIES ............................................................................208
10.11 ETAT DES FEUILLES DE PAIE ......................................................................210
10.12 EXTOURNE DES PAIES.................................................................................210

10.12.1 La saisie des variables .....................................................................................210
10.13 LES I. J. S.S. INDEMNITÉS JOURNALIÈRE DE MALADIE ........................................211

10.13.1 La saisie des absences ....................................................................................211
10.13.2 Les attestations de salaire ...............................................................................212
10.13.3 Maladie, Maternité, Paternité ............................................................................212
10.13.4 AT / MALADIE PROFESSIONNELLE ................................................................213
10.13.5 DEVERSEMENT DANS LA PAIE .......................................................................214
10.13.6 PRINCIPE DE LA GESTION DES IJSS..............................................................215
10.13.7 PROLONGATION ...............................................................................................215
10.13.8 VALEURS PARAMETRES .................................................................................216
10.13.9 LIVRES DE PAIE ................................................................................................217
10.13.10 ECRANS EMPLOYES DE PAIE .....................................................................217
10.14 LES ASTREINTES..........................................................................................217

10.14.1 DEFINITION .......................................................................................................217
10.14.2 L’INDEMNISATION ............................................................................................217
10.14.3 Exonération fiscale et réduction de cotisations sociales ..............................218
10.14.4 MISE EN OEUVRE .............................................................................................218
10.14.5 AUTRES FONCTIONS .......................................................................................219
10.15 LES DECLARATIONS DE CHARGES ............................................................220
10.16 LA GESTION DES DIFFERENTS REGLEMENTS ..........................................222

10.16.1 LA SAISIE DES REGLEMENTS.........................................................................225
10.16.2 LA VALIDATION DES REGLEMENTS...............................................................227
10.16.3 LE VIREMENT MAGNETIQUE ...........................................................................227
10.16.4 LE SOLDE DE PAIEMENTS ..............................................................................227
10.17 L’OD DE PAIE ................................................................................................228

10.17.1 LA SAISIE DES REGLEMENTS.........................................................................229
10.17.2 LE CALCUL DE L’OD ........................................................................................229
10.17.3 IMPRESSION DE l’OD .......................................................................................230
10.17.4 VALIDATION DE l’OD DE PAIE .........................................................................230
10.17.5 ANNULATION OD de paie .................................................................................231
PAIE / OD DE PAIE / ANNULATION OD PAIE..................................................................231
10.17.6 COMPTES OD DE PAIE .....................................................................................231
10.18 LES EDITIONS DE LA PAIE ...........................................................................233

10.18.1 LE LIVRE DE PAIE ............................................................................................233
10.18.2 LES ETATS DE DECLARATION DE CHARGES ...............................................234
10.18.3 LES DUCS ..........................................................................................................235
10.18.3.1 Les paramétrages d’extraction DUCS ..................................................236
10.18.3.2 Extraction de paie ................................................................................237
10.18.3.3 Les données DUCS .............................................................................238
10.18.3.4 Génération fichier DUCS .....................................................................238
10.18.3.5 Edition DUCS .....................................................................................239
10.18.4 LES EDITIONS ADMINISTRATIVES ..................................................................241
10.18.4.1 Attestation de main d’œuvre [DMMO] ..................................................241
10.18.4.2 Déclaration AT (Accident Travail) ........................................................242
10.18.4.3 Attestation AT / Maladie Professionnelle .............................................243
10.18.4.4 Attestation Maladie / Maternité / Professionnelle .................................244
10.18.4.5 Les documents à la sortie des salariés ................................................246
10.18.5 LES EDITIONS ADMINISTRATIVES ..................................................................249
10.18.4.6 La définition du paramétrage d’extraction. ...........................................249
10.18.4.7 L’extraction des données. ....................................................................250
10.18.4.8 Les données salariés et sites...............................................................251
10.18.4.9 Structure fichier N4DS .........................................................................251
10.18.4.10 Contrôle fichier DADS-U .....................................................................252
10.18.4.11 Génération DADS-U ...........................................................................252
10.18.6 LES HONORAIRES DADS-U .............................................................................253
10.18.6.1 Saisie des honoraires DADS-U............................................................254
10.18.7 PREVOYANCE ET MUTUELLE DADS-U ..........................................................255
10.18.7.1 Prévoyance .........................................................................................255
10.18.7.2 Mutuelle ...............................................................................................255
10.19 LA DSN...........................................................................................................256
10.19.1 PARAMETRAGE STRUCTUREL .......................................................................256
10.19.2 DICTIONNAIRE CHAMPS SALARIE .................................................................258
10.19.3 LES MOTIFS D’ENTREE ...................................................................................259
10.19.4 LES NATURES D’EVEVEMENTS ......................................................................259
10.19.5 STRUCTURE DU FICHIER DSN ........................................................................260
10.19.6 PARAMETRAGE DES EXTRACTIONS .............................................................261
10.19.7 CORRESPONDANCE DES CODES ..................................................................263
10.19.8 DECLARATION DE CHARGES DSN .................................................................264
10.19.9 PARAMETRAGE D’EXPLOITATION .................................................................265
10.19.10 PARAMETRAGE DES DECLARATIONS .......................................................267
10.19.10.1 Création de fiche de déclaration DSN ...................................................268
10.19.11 DONNEES SOCIETE et SITE .........................................................................269
10.19.12 DSN MENSUELLE .........................................................................................270
10.19.12.1 Données salariés ................................................................................272
10.19.12.2 Données Contrats...............................................................................272
10.19.12.3 Données Versements .........................................................................273
10.19.12.4 Cotisations individuelles .....................................................................274
10.19.12.5 Données déclaratives Site ..................................................................274
10.19.12.6 Bordereaux de cotisations ..................................................................274
10.19.12.7 Génération fichier DSN mensuelle ......................................................274
10.19.12.8 Modifier un fichier DSN généré ...........................................................277
10.19.13 DECLARATION ARRET/REPRISE ................................................................278
10.19.14 GERER LES DONNEES SALARIES ARRET/REPRISE ................................279
10.19.15 GENERER LES FICHIERS DSN ARRET-REPRISE .......................................279
10.19.15.1 DSN Arrêt de travail ..............................................................................281
10.19.15.2 DSN suite reprise/arrêt de travail ..........................................................281
10.19.16 DECLARATION ARRET/REPRISE – GESTION DES DONNEES ..................281
10.19.17 DSN FIN DE CONTRAT .................................................................................282
10.19.17.1 Données Contrats .................................................................................282
10.19.17.2 Données de versement .........................................................................284
10.19.17.3 DSN Fin de contrat / Génération ...........................................................284
10.19.17.4 DSN Fin de contrat / Gestion des données ...........................................284
10.19.18 DSN REPRISE D’HISTORIQUE .....................................................................284
10.19.18.1 Génération des fichiers de DSN historique ............................................285
11.0 LES FONCTIONS COMPLEMENTAIRES ..............................................................286
11.1 LE MODULE DES NOTES DE FRAIS.....................................................................286
11.2 LES PARAMETRAGES ..........................................................................................287

11.2.1 LES PARAMETRES GENERAUX ......................................................................287
11.2.2 LES VARIABLES ...............................................................................................287
11.2.3 LA FICHE SALARIE ...........................................................................................288
11.2.4 LA DEFINITION DES CODES FRAIS ................................................................289
11.2.5 LES FRAIS KILOMETRIQUES ...........................................................................289
11.2.6 LA GESTION DES NOTES DE FRAIS ...............................................................290
11.2.6.1 La saisie des notes de frais .................................................................290
11.2.6.2 La comptabilisation des notes de frais .................................................291
11.2.6.3 Gérer les notes de frais .......................................................................291
11.2.6.4 Le règlement des notes de frais ...........................................................293
11.3 LES TITRES RESTAURANT ..................................................................................295

11.3.1 LES PARAMETRAGES DES TITRES RESTAURANTS ....................................295
11.3.2 PRESENTATION ................................................................................................295
11.3.3 PARAMETRAGE ................................................................................................296
11.3.4 EXTRACTION.....................................................................................................297
11.3.5 LES COMMANDES ............................................................................................297
11.3.6 VARIABLES et RUBRIQUES .............................................................................297
11.3.6.1 VARIABLES ........................................................................................298
11.3.6.2 Rubriques ............................................................................................298
12.0 PARTICIPATION ET INTERESSEMENT ...............................................................300
12.1 LES PARAMETRAGES ..........................................................................................301

12.1.1 LES PARAMETRES ...........................................................................................301
 BASES : POUR DÉFINIR LES BASES DE CALCUL DE CHAQUE CRITÈRE. .....301
12.1.2 LE PARAMETRAGE DES BASES .....................................................................301
12.1.3 PARAMETRAGE DES FONDS ..........................................................................302
12.1.4 PARAMETRAGE DES COTISATIONS...............................................................303
12.1.5 PARAMETRAGE DES METHODES DE REPARTITION ....................................304
12.2 GESTION DE LA PARTICIPATION ........................................................................305

12.2.1 CALCUL DES BASES ........................................................................................305
12.2.2 CALCUL ET MODIFICATION DES BASES INDIVIDUELLES ..........................306
12.2.3 CALCUL DES REPARTITIONS .........................................................................307
12.2.4 LES ATTRIBUTIONS INDIVIDUELLES..............................................................308
12.2.5 LES EDITIONS LIEES A LA PARTICIPATION ..................................................309
ANNEXE 1 : TABLES UTILISEES PAR LA FONCTION « SALARIES »...........................310
ANNEXE 2 : QUELQUES FORMULES SAGE X3 .............................................................311
ANNEXE 3 : SYNTAXE GENERALE DANS UNE FORMULE ...........................................313
1.0 INTRODUCTION
Pour
répondre
aux nombreux enjeux des Responsables RH, Sage a développé une solution complète, souple
et ouverte, qui réunit un moteur de paie puissant et des fonctionnalités avancées de gestion
des ressources humaines : Sage HR Management.
Sage HR Management a été conçu pour permettre aux DRH d’optimiser et de dynamiser la
gestion de leurs ressources humaines.
Les modules liés à la paie :
Outils
décisionnels :
 Indicateurs
 Analyse
 Reporting
Les modules liés à la GRH :
SIRH / Portail
collaboratif RH
Réalisé sous une technologie Web standard, multi-navigateurs et portable et d’une basse de
données relationnelle, Sage HR Management est un produit dont l’architecture (Dossier /
Sociétés / Sites…) est organisée pour la gestion des groupes de sociétés en configuration
multi-sites.
Elle permet l’unification et le partage des référentiels de gestion de paie et facilite les
consolidations multi-sociétés sur des paramètres variables et multiples.
La puissance de paramétrage standard ainsi que les outils de personnalisation et de

développement offre une capacité d’adaptation et de personnalisation étendue tout en
garantissant la pérennité des paramétrages et des objets spécifiques. Ce qui permet d’adapter
de façon très fine l’outil aux exigences métier et aux activités exercées.
Sage HR Management est une solution iso fonctionnelle qui permet et simplifie la
décentralisation de l’exécution des processus de paie vers les managers ou les collaborateurs.
La technologie permet l’ouverture du produit qui s’intègre tout à fait dans le système
d’information et de gestion de l’entreprise.
2.0 QUELQUES RAPPELS
2.1 LA NAVIGATION
Le logiciel est organisé en page. Toutes les pages ont une adresse URL.
Un écran allégé comportant des panneaux qui permettent d’agrandir l’espace de travail.
Barres de défilement pour se déplacer.
Icônes d’action dans champs et tableaux
Architecture de la solution Sage HR Management
La solution HR Management installe les parties suivantes :
 Partie Superviseur
 Partie Tronc Commun
 Partie Développement
 Partie Base de données Sage HR Management
 Dossier Référent maintenu par Sage

 Dossier Exploitation (tables par dossiers)
 Modules
 Menus
 Fonctions dédiées
 Ecrans
 Champs
2.2 PRESENTATION PANNEAU DE DROITE
Pour accéder aux fonctions CRUD. Les

fonctions inactives sont grisées.
Permet d’accéder à d’autres fonctions.
Pour actualiser, imprimer, joindre un

document, mettre un commentaire.
Menu contextuel pour effectuer

différentes actions.
Fonctions d’aides dont accès à l’aide en

ligne. Accès à la calculatrice *.
*calculatrice : permet les opérations mathématiques et les fonctions X3 pour les opérations
sur des dates ou des chaînes de caractères. On y accède à partir d’une fonction.
2.3 LA NOTION DE TUNNEL
Le progiciel permet, de façon très simple, de se dérouter d’une fonction vers une table gérée
sous forme d’objet, sans pour autant ouvrir une nouvelle page.
ECHAP+F9 => Tunnel vers la fonction
Représenté par l’icône ;
Il est possible de créer, de modifier ou de supprimer une nouvelle donnée dans la fonction
appelée par le tunnel.
2.4 LES SELECTIONS
ECHAP+F12 : Appel de la liste de sélection
Dans une zone « clé » d’une table on peut taper directement le code et il affichera la fiche.
Suivant les clés des tables, des possibilités de saisie sur le champ principal sont autorisées :
Ex : dans champ « matricule » on peut directement taper le nom d’un salarié.

Dans champ « code rubrique » on peut taper directement le rang.
Sur liste gauche ou lors de l’appel de la fenêtre de sélection, une sélection rapide est possible
sur les colonnes : Clic sur le champ pour sélection rapide
* Un nombre quelconque de caractères quelconques.
# Un chiffre et un seul.
? Un caractère quelconque et un seul.
Le tableau ci-dessous donne quelques exemples d'utilisation :
Toutes les valeurs possibles (un nombre quelconque

*
de caractères quelconques)
??? Exactement trois caractères.
???? Au moins 4 caractères.
*#* Une chaîne contenant au moins un chiffre.
*# Une chaine se terminant par un chiffre.
*A* Toutes les chaines ayant un A.
?A* Toutes les chaines de caractères ayant A en 2ème.
AB* Une chaine commençant par les caractères AB.
*A*B* Une chaîne contenant les caractères A et B dans cet

ordre.
*A?*B* Une chaîne contenant les caractères A et B dans cet
ordre, ces deux caractères étant au moins séparés par
un autre caractère.
A# Une chaîne formée par un A suivi d'un chiffre.
2.5 LES MEMOS
La fonction Sélection / Sélection avancée, permet d’afficher une fenêtre de saisie basée sur
les champs des tables en ligne. Elle se présente sous la forme de plusieurs lignes de critères,
séparées par les opérateurs logique ET/OU et une ligne d’expression libre.
L’enregistrement dans cet écran d’un code MEMO, utilisable en global ou pour l’utilisateur,
permettra de conserver les critères de sélection enregistrés précédemment.
Un utilisateur peut se créer plusieurs codes MEMO pour une même fenêtre de critères.
L’enregistrement d’un code mémo « STD », proposera les critères standards par défaut pour
cette fonction.
2.6 LES CODES ACTIVITES
Les codes activités permettent d’activer des modules, mais également de protéger des
développements spécifiques en les préfixant par X, Y, Z ou SPE.
Ils sont paramétrés à partir du menu Paramétrage / Structure générale / Dossier, onglet option.
Pour créer un code activité, il sera nécessaire de passer par le menu Développement /
Dictionnaire des données / Ouverture au paramétrage / Code activité. Cela doit être réalisé
par un profil administrateur.
2.7 LES SAUVEGARDES
Sauvegarde des tables :

Développement / Utilitaire / Extraction – Intégration / Extraction
Les fichiers et des données relatives aux tables sont positionnés dans le répertoire SVG.
Récupérer également les données présentes dans le répertoire X3-PUB
Récupérer les écrans

Développement / Utilitaire / Extraction – Intégration / Extraction
Le dossier SVG est présent sur le serveur dans le répertoire Dossier / NomDossier
2.8 LES PATCHS
Deux types de patchs doivent être intégrés après avoir pris connaissance des conditions
d’intégration et de sa procédure.
Les patchs applicatifs présent dans le dossier FILEPATCH, d’extension *.DAT

Les patchs plan de paie présents dans le dossier OPTPATCH, d’extension *.PAY
Intégrer systématiquement les patchs dans le dossier de référence mais contrôler les éléments
mis à jour dans un dossier de test avant son intégration dans le dossier de production.
La mise à jour de « Syracuse » est nécessaire lors de l’intégration de Patch.
2.9 LES UTILISATEURS

2.9.1 LES PROFILS METIERS
Paramétrage > Utilisateurs > Profils métiers
Le profil métier permet d’associer à un code un ensemble de valeur que l’on pourra affecter
à un ou plusieurs utilisateurs pour éviter une ressaisie individuelle de ces valeurs pour chaque
utilisateur. (Profil, métiers, fonction, profil utilisateur BI, profil utilisateur pour accès web)
Le profil métier est composé des champs suivants :
2.9.2 LES PROFILS MENUS
Paramétrage> Utilisateurs > Profils menu
Ce code profil menu permet de définir l'arborescence du menu proposé par défaut à
l'utilisateur. Il ne définit en aucun cas les habilitations sur les fonctions, qui sont définies par le
code profil fonction.
2.9.3 LES PROFILS FONCTIONS

Paramétrage >utilisateurs>profil fonction
Ce code profil fonction permet de définir les habilitations de l'utilisateur, fonction par fonction,
ou en masse. Ces habilitations sont complétées par les rôles de l'utilisateur, les valeurs de
paramètres utilisateur, et les codes d'accès auxquels il a droit. Ces informations sont saisies
sur les onglets de la fiche utilisateur.
Profil utilisateur BI : Code de connexion des utilisateurs à la BI gérée via l’ERP
Profil Safe X3 WAS : Code de connexion à XTend
Possibilité d’accéder à la fonction à partir de la fonction Profil Menu.
2.10 LES UTILISATEURS

Paramétrage > Utilisateurs > Utilisateurs
A la connexion de la plateforme, un code utilisateur est nécessaire.
Un utilisateur est connecté avec un code, un rôle par défaut, rattaché à un point d’accès
(Endpoint), et avec des paramètres locaux.
La gestion des utilisateurs intègre l’utilisation des profils métiers ainsi que l’option de
Connexion de l’utilisateur au site Web. Il est indispensable de différencier le mode actif d’une
fiche utilisateur, la connexion à l’ERP X3 par le mode client / serveur ou son mode Web ainsi
que l’utilisation du portail Web.
Actif : Cette case à cocher permet d'activer ou de désactiver la fiche courante sans pour autant
perdre son contenu. Une fiche désactivée ne peut pas être utilisée (par appel de son code)
dans d'autres fiches (documents, paramétrages...), ou lors de traitements de masse.
Connexion site Web : Permet de se connecter à X3 depuis une connexion Xtend.
Login : Login de connexion au progiciel.
Adresse mail Workflow : L'adresse de messagerie de l'utilisateur peut être utilisée dans le
système de workflow intégré aux progiciels afin d'envoyer des messages à l'utilisateur.
Connexion X3 : Permet de créer des utilisateurs qui ne pourront pas se connecter à l’ERP.
Connexion Web services : Permet de se connecter à Sage X3 pour exécuter des Web-
services.
Code métier / Menu / Fonction : on associe un utilisateur à un profil métier/ Menu / Fonction.
2.10.1 Création d’utilisateurs
Paramétrage / Utilisateurs / Création utilisateurs
Cette fonction permet de créer en masse les utilisateurs à partir du fichier des salariés.
La sélection des salariés se fait sur un ensemble de critères. Les utilisateurs peuvent être
créés avec les mêmes droits d'accès et les mêmes rôles qu'un autre utilisateur. Choisir dans
la zone « Utilisateur » l’utilisateur type et le compte utilisateur de référence.
Le login de l’utilisateur qui sera créé, utilisera les N premiers caractères du matricule du salarié
avec la formule N = min (15,types(adxusr)-10).
Utilisateur type : Créé à partir d'un utilisateur type, les futurs utilisateurs, auront les mêmes
droits d'accès et les mêmes rôles que celui-ci.
Compteur utilisateur : Nom du compteur qui gère l'attribution d'un code à chaque utilisateur.
3.0 PARAMETRAGES DE BASE
Dans cette partie, seront abordés les paramétrages nécessaires pour la réalisation d’un cycle
de paie.
Processus de Paie
3.1 STRUCTURE GENERALE

Paramétrage / Structure Générale
Après avoir présenté l’organisation de l’Instance Sage HR Management dans la base de

données Sage X3, il convient de préciser l’architecture applicative dans un dossier.
Elle se présente comme ci-dessous :

 Dossier
 Sociétés
 Sites
 Utilisateurs
A cela s’ajoute les notions de :
 Groupe de sites (notion non juridique possible).

 De services (notion transversale et indépendante des sociétés, des sites…).
 De profils de paie (notion transversale pour toutes les sociétés).
 Population de salariés.
Cette organisation s’adapte tout à fait à la gestion multi sociétés, que ces dernières soient
liées ou non juridiquement entre elles.
Les salariés de l’ensemble du dossier, peuvent être vus et traités comme formant un groupe
unique ou être unis en sous-groupe dont la segmentation est indépendante de l’établissement
de rattachement et de la structure juridique des sociétés qui composent le dossier.
3.2 LE DOSSIER
Paramétrage / Structure générale / Dossiers
Un dossier est un référentiel complet, identifié par un code, dans lequel on retrouve tous les
paramètres et règles de gestion et toutes les données utilisées.
SAGE HR MANAGEMENT est organisé en dossiers :
 Qui regroupent un ensemble de modules.

 Qui intègrent un référentiel commun (paramétrage et développements spécifiques).
 Qui gèrent des données.
En standard, sont livrés :
 Un dossier PAIE qui contient :
- Le code standard (traitements, écrans, états…) qui permet au progiciel de

fonctionner.
- Des paramètres par défaut (plan de paie, …) propres à une législation donnée,
utilisables par défaut lors de la création d’un nouveau dossier.
 Un dossier DEMO qui contient :
- Des paramètres représentatifs de plusieurs types d’activité.

- Des données (salariés, services, sites...…) typiques pour servir de base à
une démonstration ou à un jeu d’essai.
- Des mouvements illustrant des cas de gestion.
Le dossier de DEMO est uniquement une démonstration des possibilités de HR Management,

il ne doit pas être utilisé comme base de production.
Dans une installation réelle, on crée des dossiers :
 Au minimum, un dossier d’exploitation
- Dimensionné en fonction des règles réelles d’exploitation

- Utilisé par l’ensemble des utilisateurs connectés au progiciel
- Permettant de gérer plusieurs sociétés (lorsque les données communes et
les paramètres peuvent être partagés, sinon, on crée plusieurs dossiers
d’exploitation).
 Souvent, un dossier de paramétrages
- Créé avant le dossier d’exploitation, servant de modèle et permettant de
valider les valeurs de paramètres.
- Servant souvent de base pour la création du dossier final.
- Utilisable ensuite pour tester des mises à jour, pour réaliser de petits
développements spécifiques avant passage en exploitation.
 Parfois, un dossier de développement
- Plus structuré, avec le cas échéant un dossier de tests associés.

- Fréquemment dans les cas de développements complexes ou verticaux
Cette fonction permet de créer et de mettre à jour un dossier. La création d’un dossier est une
action qui doit être mesurée notamment pour la taille de l’espace disque nécessaire et la
pertinence d’une telle création…
(Cf. : cursus Outils communs ou Outils avancés).
3.2.1 Onglet “Général”
Base :
Le type de base permet de préciser la base utilisée pour créer le dossier : SQLSERVER (sous
Windows) ou ORACLE .
Le volume est le volume « Sage X3» correspondant au répertoire à partir duquel les fichiers
physiques (hors base de données) décrivant les objets du dossier sont implantés sur le serveur
de traitement. Ces répertoires sont définis dans un fichier de configuration nommé
« adxvolumes», installé dans le répertoire de base de l’installation du moteur (ce répertoire
étant lui-même identifié par le volume 0 (zéro), qui est réservé à l’installation du run-time du
moteur)
Le chemin de base d’un volume peut être retrouvé par la fonction suivante « filpath » dans la
calculatrice X3 (Aide/diagnostique) :
filpath('!','','','','0')
(Cf. cursus Administrateur ou outils communs ainsi que la documentation sur l’aide).
Dimensionnement de base :
Les valeurs de taille saisies vont permettent de dimensionner les fichiers de données et index
de la base. La taille est exprimée en Méga-octets.
Elles ne servent que pour la création d’un dossier.
Le format définit le jeu de caractère utilisé pour stocker les champs caractères dans la base
de données. Soit au format ASCII (gestion des langues européennes) soit en UNICODE (pour
gérer des langues dont le jeu de caractères nécessitent plus de 256 caractères).
Tableau des modules :

Ce tableau contient les modules retenus pour le dossier à générer. Seules les fonctions et les
tables associées à des modules activés seront utilisables dans le dossier une fois qu’il aura
été créé. Ce tableau est en liaison avec la licence du produit.
Type de dossier :
La création d’un dossier passe par la notification d’un dossier de Référence.
Le dossier de "référence" doit être un dossier existant, dont les données du dictionnaire seront
utilisées lors de l'initialisation du nouveau dossier.
Un lien de filiation demeure entre un dossier et le dossier de référence. Ainsi, si une ressource
de traitement n'est pas trouvée dans le dossier courant, elle sera recherchée dans le dossier
de référence, par un mécanisme d'héritage.
Le dossier « PAIE » est fourni par défaut.
Le dossier de « copie » est le dossier à partir duquel, lors de la création du dossier, on peut
également recopier certaines données (paramètres, contenu des tables...) choisies dans
l'onglet « Init ».
Ce dossier peut être le dossier référence, mais également un autre dossier de structure
identique (par exemple, un dossier de paramétrage sur lequel les paramétrages ont été affinés
lors de la phase d'analyse, sur lequel certaines données ont pu être introduites ou reprises par
import). Pour que les dossiers soient cohérents, il est important que les structures du dossier
de copie et du nouveau dossier soient équivalentes.
Le dossier historisé ne peut être saisi directement en gestion de dossier.
Il sera renseigné lorsqu’un dossier d’historisation aura été créé, celui-ci permettra de transférer
des données qui n’évoluent plus dans la paie par le biais d’action d’épuration contrôlée et
planifiée.
La date de début permet de définir la date de premier exercice d’un dossier nouvellement
créé, elle ne pourra pas être changée après la création du dossier. Il peut s’avérer nécessaire
de mentionner une date sur l’exercice antérieur à celui de l’exploitation du logiciel pour obtenir
des éléments de reprises.
L’information Multi-législations ne concerne pas les dossiers de paie qui sont mono législation.
La coche Dossier Test permet de mentionner que le dossier a vocation à recevoir une copie
des traitements standards présents dans un patch si celui-ci est installé sur le dossier. Si ce
flag n’est pas positionné, les patchs ne seront intégrés qu’au niveau du dossier superviseur.
La Dossier Spécifique signifie que les traitements spécifiques (ayant un code commençant par
X, Y, Z ou SPE…), présents dans un patch seront installés sur le dossier, même s’ils
n’existaient pas auparavant. Dans le cas inverse seuls les spécifiques déjà existants seront
installés.
Taille :
Le paramètre « Longueur Tables Diverses » définit la longueur maximale admissible pour les
codes dans les tables diverses. Par défaut la longueur proposée est 3, mais on peut aller
jusqu’à 10.
Le champ « Taille des images » détermine par taille maximale prise par défaut dans les
champs « blob » (Binary Large Objects) stockés dans la base. Cela correspond notamment
aux images stockées.
Le champ est défini comme une puissance de 2 (1=2Ko, 2=4Ko, 3=8Ko…), la valeur peut aller
jusqu’à 20 soit 1Go.
Le champ « Taille textes » détermine la taille maximale prise par défaut dans les champs
« clob » (Character Large Objects) stockés dans la base. Cela correspond notamment aux
documents word, Excel ou texte.
Le champ est défini comme une puissance de 2 (1=2Ko, 2=4Ko, 3=8Ko…), la valeur peut aller
jusqu’à 20 soit 1Go.
Toutefois, chaque champ de type ‘blob’ ou ‘clob’ peut être dimensionné de façon différente de
la base.
3.2.2 Onglet “Kit de paramétrage”

Non utilisé pour la France.
3.2.3 Onglet “Option”
Dans cet onglet, on retrouve deux tableaux contenant les codes activités relatifs à la structure
des données que l’on souhaite voir apparaître dans les écrans.
 Section Options
Le tableau Options contient les codes activités d’intérêt général présents dans les objets de
l’application. Les composants (Code) sont liés aux modules présents dans la licence.
Exemple de code :
Code INTITULE
APL Portail utilisateur
BIL Gestion du bilan social
BTP Gestion BTP
EMP Présence de l’onglet spécifique.
 Section Localisations
Le tableau Localisation contient des codes commençant par K qui définissent des options de
gestion utiles pour la prise en compte de législations locales.
Mettre « OUI » au champ permet d’activer les tables, les écrans ou les champs dans les tables
et les écrans qui dépendent de l’option.
Si le dossier est en législation française, il faudra activer la localisation française.
3.2.4 Onglet “ECRANS”
Cet onglet contient les codes activités de deux types relatifs aux dimensionnements :
 Des tableaux dans les écrans du progiciel (écrans de saisie des documents multi
lignes). Ils sont dimensionnés statistiquement à l’entrée dans une fonction.
Il s’agit donc d’allouer une quantité de mémoire à utiliser pour l’écran, leur modification
n’implique que la revalidation des écrans et fenêtres concernées.
Attention à ne pas trop sur-dimensionner ces éléments car l’erreur « Plus de mémoire
disponible » pourra alors être affichée à l’écran et la fonction lancée s’arrêtera.
 De certaines valeurs stockées de façon dé-normalisée dans la base de données.

Dans ce cas le nombre de valeur est souvent faible, inférieur à 100.
Des valeurs minimum et maximum pour la base de données sont affichées pour ce type de
code d’activité. Il est conseillé de respecter ces bornes.
Code INTITULE Dimension écran
ANA Nombre d’axe analytique
VTL Nombre de ventilation par ligne
VTP Nombre de ventilation par pièce
HOR Nombre plage horaire
Exemple :
Attention notamment aux codes « VTL » et « VTP », s’ils ne sont pas suffisamment
dimensionnés, l’OD comptable de paie pourrait ne pas générer autant de lignes analytiques
que nécessaire. De même pour la gestion des axes avec le code « ANA ».
3.2.5 Onglet “TABLES”
Cet onglet permet de donner un certain nombre de valeurs permettant ensuite à un algorithme
de dimensionnement de calculer pour chaque table de la base une taille physique de stockage
estimée et par cumul de déterminer une taille globale de la base.
Code INTITULE Valeur
USER Nb d’utilisateurs (simultanés)
NBRYEA Année d’historique
NBREMP Nombre de salarié
Si les valeurs sont à vide, alors le code n’a pas de limite.
3.2.6 Onglet “INIT”
Dans cet onglet on trouve des valeurs par défaut utilisées lors de la création effective du
dossier ainsi que les paramètres influant sur la façon dont la revalidation d’un dossier va
s’effectuer :
 Le tableau de « Copie de données » permet de mentionner les groupes de tables à

récupérer lors de la création du dossier (Cf. onglet général). Si on sélectionne OUI dans la
3e colonne sur un groupe, les tables de ce groupe seront recopiées.
 Le tableau « Validation transaction » permet d’éviter la revalidation de tous les écrans

paramétrables à partir d’écrans de base lors d’une revalidation d’un dossier.
 Le tableau « Langues » donnent les langues avec lesquelles on pourra se connecter au

dossier. La validation du dossier entraine notamment la génération des écrans de saisie
dans toutes les langues mentionnées. Attention cette opération est très consommatrice de
ressources système.
 Les « Valeurs par défaut » renseignent la devise de reporting (non modifiable après
création du dossier), la langue de connexion par défaut et le code pays par défaut
mentionné dans les adresses.
 Les éléments de « Mise à jour » permettent d’optimiser les temps d’une revalidation d’un
dossier.
3.2.7 Onglet “SPECIFIQUES”
Cet onglet donne les valeurs et les caractéristiques associées aux codes activité commençant
par X, Y ou Z qui permettent de marquer les développements spécifiques.
Lors de la création d’un code activité, celui-ci apparaitra dans la liste de ce tableau.
Le choix « Actif » à oui active les champs marqués par le code activité dans le dictionnaire,
les mises à jour s’effectuent par cascade au niveau des dossiers.
Le champ « Vertical » permet de distinguer les développements verticaux qui sont

susceptibles d’être installés chez un ensemble de dossiers et remis à jour par revalidation à 3
niveaux (dossier de référence, dossier de développement, dossier d’exploitation), des
développements faits dans un dossier de plus bas niveau.
Si l’indicateur est à « non », les spécifiques ne seront pas remis à jour en cas de revalidation
s’ils existent déjà.
3.2.8 Onglet “DIVERS”
Cet onglet donne les éléments de dimensionnement utiles à l’environnement d’exécution des
processus serveurs associés à chacune des sessions ouvertes du progiciel.
3.2.9 Onglet “LIENS”
Cet onglet permet de donner les liens du dossier vers des dossiers situés dans d’autres
solutions (autre serveur,).
Dans le tableau « Liens dossiers hors solution » on pourra préciser un type de lien :
- « divers », qui sera géré en spécifique dans les traitements

- « vers comptabilité », « vers logistique » etc. Sont des liens caractérisés gérés par le
progiciel. Un seul lien de chaque type peut exister pour un dossier donné.
Le lien vers la comptabilité va permettre de gérer directement la comptabilité dans l’ERP X3

(V7 et V6). Si ce lien est mis en place, l’utilisateur HRM ne pourra pas modifier ce paramétrage
qui sera géré uniquement par les utilisateurs de l’ERP X3.
3.3 LES SOCIETES
Paramétrage / Structure générale / société
La société est une notion fondamentale dans le processus de l’organisation du progiciel. Elle
correspond à un découpage légal applicable aux mouvements ou aux données.
Elle peut être vue comme la consolidation des sites qui participent à cette société :
 Si la société est « juridique », les sites associés à cette société lui seront directement
associés.
 Si la société est « non juridique » la fonction « regroupement de sites » permettra de lui
rattacher x sites à des fins d’habilitations et de regroupements de données dans les
états.
3.3.1 Onglet “GENERALITES”
On retrouve dans cet onglet un ensemble d’informations générales ainsi qu’un logo utilisable
notamment dans les états.
Le champ « Site principal » : chaque société doit disposer d’un site par défaut proposé dans
un certain nombre d’opérations. Un site appartient à une société et une seule. Il peut
représenter un lieu géographique ou un centre de responsabilité.
Tout acte de gestion opérationnel se fait à l’intérieur d’un site.
Lors de la création de la société on laisse le champ à blanc pour retourner ensuite,

mentionner le site principal, car lors de la création du site il faut que la société soit créée.
3.3.2 Onglet “COMPTA”
On retrouve dans cet onglet, les informations permettant de faire des liens vers la comptabilité
X3 ainsi qu’une organisation analytique de la société.
 Comptabilité
Modèle comptable : indiquer le modèle comptable auquel la société est rattachée.

Devise comptable : indiquer le code de la devise utilisé pour la tenue de la comptabilité.
Dossier X3 : permet de faire le lien avec le dossier comptable X3, on y précise l’adresse et le
nom du dossier X3, l’intérêt est surtout lié lors du passage des OD dans X3.
Code comptable : c’est une valeur par défaut utilisée dans la constitution des pièces
comptables. Il fait référence à une table dans laquelle on retrouve des éléments (collectifs,
comptes ou parties de comptes…) utilisables pour la détermination des pièces comptables qui
seront comptabilisées – STD par défaut.
 Axes et sections Analytiques
Tableau des éléments analytiques : chaque axe analytique constitue un découpage particulier
de l’entreprise en un ensemble de destinations analytiques.
Une section analytique est donc une destination analytique au sein d’un axe. C’est un élément
des plans comptables analytiques sur lequel on pourra imputer une écriture comptable.
Dans le tableau, les axes affichés sont ceux définis dans les référentiels (GESLED) utilisés
dans le Modèle comptable (GESGCM), lui-même défini pour la société.
 Tickets restaurant
 Chèques déjeuner
Renseigner pour les Tickets restaurant ou des Chèques déjeuner les codes clients. Ces codes
seront utilisés lors des traitements.
3.3.3 Onglet “ADRESSES”
On renseigne dans l’onglet adresse les différentes adresses juridiques identifiées pour la
société.
Chaque adresse est codifiée dans le tableau, on renseigne ensuite l’adresse dans le bloc
« détail ». Par une case à cocher, on précise celle qui est à utiliser « par défaut » par la société.
Utiliser la table des codes postaux pour initialiser les différentes villes utilisées dans le dossier.
(Données de base / tables communes / codes postaux)
Le code INSEE est à saisir pour les dossiers français car sont nécessaires à certaines
déclarations sociales.
3.3.4 Onglet “CONTACTS”
Cet écran permet d’identifier les différents contacts de la société qui seront utilisés lors des
déclarations.
Chaque saisie d’un nouveau contact alimente automatiquement la fonction [GESAIN] des
interlocuteurs située dans les données de base. Ainsi un même contact peut être associé à
plusieurs sociétés, sites ou tiers sans dupliquer l’enregistrement. La liste des interlocuteurs
est accessible depuis le tableau (même logique que la codification adresse).
Le champ fonction est à choisir à partir d’un menu local n°233.

(Développement / dictionnaire données / Tables / Menus locaux - message / N° 233)
Le service est un champ texte sans aucune table de contrôle
La mission fait appel à la table diverse N° 906

(Paramétrage / tables de paie / tables diverses / Rôle contacts (906)
(Développement / dictionnaire des données / table diverse / Données / Rôle contacts (906))
Données légales : Ce bouton « données légales » permet de gérer les données sociétés des
autres législations uniquement dans le cadre d’un dossier multi-législation. HRM V7 est mono-
législation ce bouton est inactif.
Catégories : ce champ est alimenté par la table diverse 907. Elle correspond à la définition
des catégories socio-professionnelles.
Adresse : nous renvoie sur l’adresse de la fonction « site ». On sélectionne le code du site.
Renseigner également les différentes coordonnées téléphoniques, mail et fax de la société.
3.4 LES SITES
Paramétrage / Structure générale / Sites
Le site est une notion centrale dans l’organisation des données de gestion des sites et des
sociétés.
Un site se situe obligatoirement à l’intérieur d’une société.
3.4.1 Onglet “GENERALITES”
On y retrouve les éléments d’identification du site.

Il faut obligatoirement rattacher une société « juridique » au site.
3.4.2 Onglet “COMPTA”
Un site peut être un site « financier », c'est-à-dire apte à recevoir des écritures comptables lui
correspondant. Il peut également dépendre d’un autre site « financier », il faudra dans ce cas
ne pas cocher « site financier » et sélectionner dans le champ le site financier auquel il est
rattaché comptablement.
Attention, le code comptable « STD » que l’on retrouve ici n’est pas le même que celui
renseigné sur la fiche société.
En effet, il existe un code comptable STD par niveau : société, site, service.
Tableau des sections analytiques : sera repris les axes définis dans le modèle comptable
rattaché à la société. Possibilité de rajouter/modifier les sections analytiques de ces axes.
3.4.3 Onglet “ADRESSES”
On retrouve les mêmes éléments que ceux de la fiche société, mentionner l’adresse par
défaut.
3.4.4 Onglet “CONTACTS”
Même onglet que pour la fiche société.

Il est possible d’accéder à la fiche interlocuteur à partir de l’icône d’action situé dans le tableau.
3.4.5 Onglet “PAYE”
Dans cet onglet, on retrouve les éléments qui impactent les traitements de paie
 Bloc Site
Permet de mentionner si des paies seront à réaliser pour ce site ainsi que les déclarations de
charge à émettre pour ce site ou par un autre site qu’il faut préciser dans le champ « Site
déclarant ».
 Coordonnées DADS-U
Coordonnées DASU : Permet de donner les adresses et les contacts devant figurer sur la
DADS-U
 Bloc Valeurs par défaut
Elles permettent de donner pour le site et donc pour les salariés qui y sont rattachés les
éléments suivants par défaut :
 Profil de paie
 Service
 Convention collective
 Code risque AT
 Coordonnées bancaires du site
On peut accéder à la sélection de chacune des tables ou à l’accès direct à la table par la
fonction « tunnel » .
 Bloc Assujettissement
Renseigner les informations pour lesquelles le site sera assujetti en terme cotisation.
Champ Type de rémunération (TYPSAL) est à mettre à jour selon les exigences de la norme
DSN (S21.G00.11.009 – Type de rémunération soumise à contributions d’assurance chômage
pour expatriés.). Ce champ est associé au menu local 2551.
Les options possibles sont :
 Non concerné
 Salaire réel
 Salaire de comparaison
La valeur d’initialisation par défaut est « non concerné ».
 Bloc Section Prud’homale
Préciser la section principale d’activité dont dépend l’établissement et qui est mentionnée sur
la déclaration prud’homale.
Section dérogatoire : préciser la section principale d’activité dont dépend l’établissement.
 Bloc Tickets restaurant et Chèques déjeuner
Renseigner la valeur du code de lieu de livraison pour les Tickets restaurant et / ou le code
succursale pour les Chèques déjeuner.
 Bloc Section Responsable
Renseigner dans le tableau la liste des responsables qui seront utilisés par le workflow lorsque
les destinataires seront de type « circuit hiérarchique ».
3.5 LES GROUPES DE SITES
Paramétrage / Structure Générale / Groupe de Sites/Sociétés
Le groupe de site permet de définir des regroupements de sites utilisables à des fins
d’habilitations et de reporting.
Le regroupement peut être composé :
 De la totalité des sites d’un certain nombre de sociétés listées dans le tableau.
 Et ou de sites listés dans le second tableau.
Une case à cocher, dans le bloc d’entête, permet de définir qu’un tel regroupement est un
regroupement de sociétés.
Si la case est cochée, aucun site isolé ne pourra être saisi dans le second tableau et toute
nouvelle création de site dans une société du groupe met à jour la liste des sites du groupe.
On retrouve dans la table des sociétés une fiche de même code pour chaque groupe de sites
créé, avec la case « société non juridique » cochée.
De même, toute création de société entraîne la création d’un groupe de sites de même code
avec les deux cases Groupe de sociétés et Société juridique cochées.
3.6 LES SERVICES
Paramétrage / Structure Générale / Service
Les services permettent de définir une subdivision de la société auquel chaque salarié sera
rattaché (service administratif, service des ressources humaines, service du marketing…).
Les services sont transverses et peuvent être communs à plusieurs sociétés. Un salarié est
toujours rattaché à un service.
 Section Service
Chaque service est codifié, on peut lui paramétrer un code comptable propre ainsi que des
sections analytiques par axe.
Les services servent de critères de sélections notamment pour l’élaboration des feuilles de
paie (calculs, impressions…).
 Section Chèque déjeuné
Renseigner pour le service le code de Chèque déjeuné ou de ticket restaurant spécifique au

service. Ne redéfinir ce code que si cela est nécessaire.
 Tableau Responsable
Renseigner pour le service la liste des responsables qui seront utilisés par le workflow lorsque
les destinataires seront de type « circuit hiérarchique ».
Un responsable de service, lui-même issu de la table salarié, sera affecté au service.
3.7 LES PROFILS DE PAIE
Administration du personnel / Fiche de personnel / Profils
Un profil de paie est précisé dans chaque fiche salarié, cette fonction définit donc des bulletins
salariés avec des items en commun.
Pour chaque profil de paie, il convient de mentionner :
 Les rubriques du plan de paie à calculer dans le bulletin de paie.

 Les variables de paie à saisir au niveau du salarié pour le calcul du bulletin.
 Le code comptable.
 Un salarié modèle dont les valeurs des variables permettront d’initialiser les variables
de type « conservation » de la première paie d’un salarié du même profil. Cette zone
est facultative.
Les notions de rubriques et de variables seront développées dans le point « PLAN DE PAIE ».
3.7.1 Onglet “Administratif”
Permet de définir des valeurs de champs salariés par défaut et par exception, qui alimenteront
automatiquement, au moment de sa création, une fiche contrat, après l’indication du profil.
Ces valeurs pourront s’appliquer soit à l’ensemble du dossier, société, site, convention
collective, et population de salariés.
Suivant le choix du niveau, il faudra saisir l’information dans la colonne correspondante.

Exemple :
 si on définit une valeur de niveau dossier, dans la colonne niveau, l’application renvoie
directement à la colonne « valeur par défaut »
 Si on définit une valeur de niveau population dans la colonne niveau, l’application
renvoie une information à saisir dans la colonne « population », et ensuite dans saisie
la valeur dans la colonne « valeur par défaut ».
Lors d’une modification du profil dans une fiche contrat, l’application propose de mettre à jour
les champs par défaut, du profil.
3.7.2 Onglet “Rubriques”
Dans cet onglet on précise les rubriques qui sont ou non à calculer pour le profil.
Pour sélectionner les rubriques, à partir de la colonne « code » du tableau, utiliser l’outil de
sélection matérialisé par une loupe, pour accéder à la liste de choix. Il est aussi possible
d’accéder à la table des rubriques à partir de la fonction tunnel (action « aller à »).
Possibilité de pré-charger les rubriques
En cliquant sur le bandeau noir des colonnes, une flèche de tri apparaîtra.
Une fois le profil créé, cette fonction s’utilisera uniquement sur les rubriques mentionnées dans
le tableau pour modifier de manière globale la colonne CALCUL.
La fonction TRI par OUI/NON permet un affichage pour mieux visualiser les rubriques à
calculer ou non.
3.7.3 Onglet “Variables”

Cet onglet permet de définir si les variables sont à saisir ou non pour chaque paie du salarié
rattaché à ce profil.
Comme pour les rubriques, on retrouve les possibilités de sélection et de sélection avancées,
également une fonction de « Pré-chargement » utilisable en création ou en modification du
tableau afin de charger toutes les variables de paie saisies au niveau salarié. Le tri par
OUI/NON est aussi possible dans le tableau des variables.
3.8 LA STRUCTURE COMPTABLE
Afin de conserver une logique de technologie, HRM est maintenant intégré dans le même
environnement que Sage ERP X3 version 7.
Cette intégration va permettre d’effectuer des liens avec l’ERP qui faciliteront l’exploitation du
produit par les utilisateurs, ainsi que la récupération de certaines données.
Dans la gestion d’éléments telles que les OD de paie, rien ne change pour les utilisateurs
HRM. L’OD finalisée, c’est toujours la comptabilité qui récupère la ventilation dans les
comptes de charges et autres.
Avec cette structure comptable, il est possible de gérer plusieurs référentiels dans un même
dossier général et/ou analytique. HRM est en mono-législation (un dossier/une législation) et
mono devise. La génération de l’OD (écritures comptables) couvre la comptabilisation des
bulletins de paie et les règlements. Il est également possible d’avoir différents dossier HRM
V7, qui pointeront vers un dossier X3 V7.
Déclaration d’un dossier X3 vers HRM

Lorsqu’un dossier Sage ERP X3 est déclaré dans HRM, le paramétrage commun est lu dans
les tables Sage ERP X3, et ne peut pas être modifié depuis le dossier HRM.
Les mises à jour s’effectueront uniquement dans le dossier X3.

Les écritures comptables seront générées dans les tables temporaires de Sage ERP X3 :
GACCTMP, GACCTMPD, GACCTMPA
Dans ce cas, les fonctions suivantes ne sont pas accessibles depuis HRM :
 Modèle comptable [GESGCM]
 Référentiel [GESLED]
 Plan de compte [GESCOA]
 Axes [GESDIE]
 Comptes [GESGAC]
 Sections [GESCCE]
Dans le cas d’une tentative d’entrée dans l’une de ces fonctions, un message d’alerte sera
renvoyé.
Les menus locaux et les tables diverses ne sont pas mis en communs. Chacun reste propre
à son utilisation.
Absence d’un lien du dossier X3 vers HRM

Si aucun lien n’est activé, c’est-à-dire qu’aucun dossier X3 n’est déclaré à partir de HRM, le
paramétrage est lu et peut être modifié dans HRM.
Les écritures comptables sont générées via les pièces automatiques et enregistrées dans le
dossier HRM.
Il est possible d’extraire les écritures générées dans ces tables, à partir d’une structure d’export
à destination d’un dossier X3 ou d’une autre application comptable.
Les écritures comptables sont générées dans les tables temporaires de HRM : GACCTMP,
GACCTMPD, GACCTMPA.
Cela signifie qu’il faudra utiliser la fonction d’import / export pour envoyer les écritures dans un
autre dossier (X3 ou autre). Pour cela, les modèles d’import/exports ont été adaptés afin de
pouvoir importer la structure comptable.
Process :
 Les écritures comptables sont exportées depuis HRM, (Modèle d’export
COMPTAX3V7)
 Puis importées dans X3 ou dans un autre système
 Il est également prévu d’importer la structure comptable (paramétrage des plans de
comptes)
Paramétrage / Modèle Import_Export

Modèle d’export : COMPTAX3V7
Procédure d’import du paramétrage depuis X3 (ou d’un autre système)
 Les axes doivent être créés.
 Import des Sections : modèle CCE
 Import des Clés de répartition : Modèle DSP
 Import des Plans de compte : Modèle COA
 L’import des comptes se déroule en 2 phases afin de faire les liens de compte entre
les différents plans. Les plans de comptes doivent avoir été importés.
 Créer un modèle d’export GACLIGHT dans X3 (basé sur GAC en supprimant les
champs qui alimentent les comptes par défaut dans GESGAC). Importer le fichier
dans HRM avec le modèle d’import GACLIGHT.
 Exporter de nouveau tous les comptes depuis l’ERP en utilisant le modèle GAC.
Importer le fichier dans HRM avec le modèle GAC.
3.8.1 Structure comptable
Un modèle comptable est associé à chacune des sociétés. Cela signifie que :
 Toutes les sociétés peuvent utiliser un seul et même modèle comptable.
Et/ou,
 Chaque société peut utiliser son propre modèle comptable.
Pour mettre en place cette structure, il faut aborder de nouvelles notions. Dans HRM V7, on
utilise une liste de compte [GESGAC], et on intègre un plan de compte.
Exemples d’organisation dans HRM :
1 plan de compte à la fois

1 société 1 référentiel à la fois général et analytique
général et analytique
2 plans de compte : 1 général et
1 société 2 référentiels : 1 général et 1 analytique
1 analytique
3 plans de compte : 1 général et
2 sociétés 3 référentiels : 1 général et 2 analytiques
2 analytiques
Si une société utilise des numéros de comptes différents, il est conseillé d’utiliser
deux référentiels différents.
3.8.2 Plan de comptes

Paramétrage / Structure générale / plan de compte
Le plan de compte est divisé en 9 classes ; il permet d’enregistrer les évènements

économiques et financiers dans chacune des classes.
On définit un nombre de plan de compte au niveau dossier, onglet « écrans ».
Un plan de compte, peut avoir une gestion soit de type « Général », soit de type
« Analytique » et/ou les deux. Il sert à recueillir les écritures comptables.
Chaque plan de compte va comporter une liste de comptes qui lui est propre.
Un plan de compte est rattaché à un ou plusieurs référentiels.
Si HRM V7 est lié à Sage ERPX X3, il y aura blocage de la fonction avec un message.
Si HRM V7 fonctionne seul, les éléments sont stockés et modifiables dans HRM.
Le champ « code d’accès » : pour interdire l’accès de ce compte à certains utilisateurs.
Bloc d’entête : les champs comportant une étoile, sont obligatoires . Le champ COA,
code plan, est limité à 3 caractères.
Bloc « Identification » : renseigner les intitulés qui apparaitront dans la liste gauche.
Bloc « Gestion » : préciser le type de suivi que l’on rattache à ce plan. La coche
« auxiliarisation » autorise l’utilisation de comptes collectifs dans le plan de compte.
Bloc « format » : Le champ Format des comptes est à saisir. Les informations saisies
correspondent à la structure du format.
Exemple : format = 10c :

10 = nombre de caractères
c = type alphanumérique
# = type numérique
Tableau « Classes par défaut » : Sont présentes toutes les classes de comptes. Eléments
non modifiables dans cet écran.
Bloc « Classe de compte » : indique sur quelle classe se rapporte le plan de compte.
Élément non modifiable dans cet écran. Un code classe par législation dans Sage ERP X3.
Législation française est FRA.
Focus sur Bloc « Gestion », « Auxiliarisation ».

Dans le plan de compte on définit son type de gestion qu’il soit « Général », « Analytique »
ou les deux. Mais il est aussi possible de cocher la notion « auxiliarisation ».
La notion d’auxiliarisation, remplace celle de « compte collectif » géré en version 6.
Un compte est « Collectif » ou ne l’est pas .(cf. chapitre données de base / comptes)
Cette notion de compte « Collectif » est utilisée principalement pour les notes de frais, mais
pas pour les règlements. Elle s’active qu’à la création du compte, et n’est plus modifiable.
La notion de collectif est autorisée sur le compte, si l’auxiliarisation est cochée au niveau
supérieur, qui est le plan de compte.
3.8.3 Classe de compte
Le plan comptable regroupe des catégories appelées « Classes de compte » qui vont de 1 à
8.
Dans HRM, par dossier il n’y a qu’une seule et même Classe de compte, et son code sera
toujours égal à la législation du dossier. Pour la France le code de la classe de compte sera
FRA.
La Classe de compte, associée aux comptes, alimente le plan de compte.

Dans le tableau de la fonction [GESCLS] le premier chiffre du compte correspond à la classe
de compte.
 Les comptes des classes 1 à 5 correspondent aux comptes de bilan.
 Les comptes des classes 6 et 7 correspondent aux comptes de charges et de
produits (que l’on retrouve dans le compte de résultat).
Les comptes de classe 8 sont des comptes spéciaux.
Ces classes de comptes sont règlementées et propre à chaque pays. Cette nouvelle
structure permet une utilisation du produit dans d’autres pays.
Les classes de comptes principales liées à l’utilisation de HRM seront surtout les classes 4
(tiers), 5 (comptes financiers), 6 (comptes de charges) et 7 (comptes de produits).
Mise à jour des paramètres du chapitre CPT/ Groupe CPT pour cette nouvelle fonction.
Rajout du paramètre CPTCLAS.
3.8.4 Fonction AXES
Paramétrage / Structure générale / Axes.
Les axes sont gérés dans la fonction [GESDIE], qui remplace le menu local 601 de la V6.
Cette fonction, permet de définir tous les axes nécessaires dans le produit (présents en liste
gauche de l’écran). Le nombre d’axes est défini au niveau dossier.
Il est possible de définir jusqu’à 20 axes par modèle comptable, 9 maximum par référentiel
(cf. chapitre référentiel).
Par contre, il faudra respecter le dimensionnement paramétré entre le niveau dossier et

société. Celui-ci devra rester identique.
Cette fonction va permettre de voir au niveau de la société quels sont les axes analytiques
gérés, et que l’on peut suivre.
Dans le cadre d’un lien paramétré vers Sage ERP X3, les axes sont ceux définis dans la
fonction GESDIE.
Si HRM V7 est lié à l’ERP X3, cette fonction sera bloquée avec un message.
Si HRM V7 fonctionne seul, les éléments sont stockés et modifiables.
Bloc « Identification » : renseigner les différents champs, dont celui obligatoire de l’en-tête
de colonne.
Bloc « Gestion » : définir le format de la section analytique, qui sera à renseigner.
Champs format des sections : permet de définir le format qui sera utilisé pour la création
des sections analytique.
Avantage pour les salariés en multi-contrats : en gérant les axes par contrat, et non par la fiche
salarié, l’entreprise sera capable d’optimiser sa gestion analytique. À savoir qu’un salarié peut
être affecté à des entités différentes. (Chrono contrat par société
3.8.5 Axes par défaut

Paramétrage / Structure générale / Axes par défaut
Cette nouvelle fonction permet de définir des axes par type d’évènements, pour limiter la liste
des axes à afficher qu’on veut suivre. Cette liste sera restreinte et va permettre d’affecter des
axes analytiques à des fonctions transverses pour lesquelles la notion de société n’est pas
utilisée. (Ex. services, profils, utilisateurs...)
Le champ Entité est géré par le menu local 2230. Sélectionner une entité transverse.
Ensuite y affecter les axes analytiques concernés.
Concernant le lien avec le bulletin de paie [GESVEP], à partir du chrono contrat le référentiel
analytique et les axes sont identifiés et affichés dans l’onglet PAIE, bloc « sections ».
3.8.6 Le référentiel comptable
Paramétrage / Structure générale / Référentiel
Un référentiel, est la fonction qui regroupe le plan de comptes, et les axes analytiques.
Le référentiel obligatoire en France, est le référentiel social (comptabilité générale), car c’est
sur celui-ci que les entreprises vont s’appuyer pour récupérer les informations fiscales.
Ce référentiel est le reflet de l’ensemble des flux de l’entreprise et répond à des normes
comptables et fiscales strictes par pays.
La fonction Référentiel [GESLED] de HRM permet de définir une structure comptable multi-
référentiels.
Dans les Référentiels, seront définis des plans de comptes différents par sociétés et par
groupe de sociétés. Cela permettra aux sociétés de travailler sur des plans de comptes
analytiques qui leur seront propres, mais qu’ils pourront également partager si leur
organisation l’exige.
Cette fonction est en homogénéité avec Sage ERP Sage X3. Un paramétrage commun
optionnel peut être mis en place. S’il est mis en place, ce paramétrage sera lu dans les tables
de l’ERP X3 et les écritures comptables y seront générées directement.
Si HRM V7 est lié à Sage ERP X3, cette fonction sera bloquée avec un message.
Si HRM V7 fonctionne seul, les éléments sont stockés et modifiables.
Dans le référentiel, on rangera les axes analytiques et des plans de comptes.
Lors de l’import d’un référentiel qui ne possède pas forcément le même
code : l’action « changer la clé » à partir de l’utilitaire situé à droite de
l’écran, permet de modifier le code du référentiel dans le nouveau
dossier.
Un référentiel aura, à minima, le plan de compte « social » (aussi appelé ‘‘général’’.), mais il
peut aussi comporter d’autres plans de compte, dont l’analytique.
Il doit exister une cohérence entre le ‘Code plan’ et le ‘Référentiel’ sur la nature des comptes
suivis :
Dans la fonction « Référentiel » on rattachera un type de comptabilité. Cette comptabilité

sera ou Général (social) et/ou Analytique.
Possibilité de créer plusieurs référentiels.
Si un référentiel est uniquement de type « Général », les champs réservés aux axes ne
seront pas disponibles. Ne sera rattaché à ce référentiel que les comptes et les classes de
comptes.
Le champ COA – Code plan est obligatoire et sert à renseigner le plan de compte auquel on
rattache le référentiel.
Si le référentiel est de type « Analytique », il faudra indiquer le nombre d’axes, puis

sélectionner les axes concernés dans les champs correspondants. Il est possible de gérer 9
axes par écran et 20 par défaut, par dossier.
De façon générale, un référentiel a son plan de comptes, sa devise, ses axes analytiques.
Bloc « GESTION » :
Cette information visible par défaut.
3.8.7 Le modèle comptable

Paramétrage / Structure Générale / Modèle comptable
Un modèle comptable est la structure dans laquelle apparaitra un (ou plusieurs) référentiel
comptable.
Un modèle comptable est rattaché à une société.
Code limité à
3 caractères
Bloc « Identification » : renseigné si le modèle comptable est de type mono ou multi-

référentiel.
Bloc « Référentiels principaux » : les champs de ce bloc sont liés au menu local 2644,
type de référentiel.
Tableau « Référentiel » : rattacher dans le modèle, le ou les référentiels que la société veut
utiliser. Dans l’écran en exemple, a été choisi un référentiel FRM, dont la devise est en
euros, qui est général et analytique. Les informations du tableau, doivent correspondre au
choix du modèle comptable.
La ligne analytique s’affiche par défaut.
Exemple : ma société utilise un référentiel de type général et analytique. Une seule ligne
sera à renseigner.
Ma société utilise un référentiel de type général, et un référentiel de type
analytique. Deux lignes seront à renseigner, soit une ligne par type de référentiel.
Si un client utilise des numéros de comptes différents il est conseillé d’utiliser deux
référentiels différents.
Si HRM V7 est lié à Sage ERP X3, cette fonction sera bloquée avec un message.
Si HRM V7 est seul, alors les éléments sont bloqués et modifiables.
3.8.8 L’interface Comptabilité
Paramétrage / Interface comptabilité
Dans ce sous-module sont regroupés l’ensemble des fonctions permettant la comptabilisation

de la paie.
Classe de compte : correspondra à la législation du dossier. Un compte est rattaché à une

classe de compte.
Lignes de codes comptables : doivent être crées afin de pouvoir utiliser les codes comptables.
Eléments liste gauche

alimentés par ML 602 :
Type de code comptable
Loupe :
ML 853 : Texte
compte code
ML 604 : Type comptable
de comptes
code comptable
Code Comptable : L’arrivée dans la fonction se fait par le choix d’une transaction de Saisie
code comptable (GESGCO). Il est possible de définir des règles différentes pour chaque
référentiel.
Transactions saisie code compta : Cette nouvelle fonction permet de définir et filtrer les plans
de compte à afficher dans les fonctions de paramétrage des codes comptables [GESCAC] et
des rubriques [GESRUB
Section par défaut : Cette fonction permet de paramétrer les règles de chargement des
sections analytiques lors de la saisie d’évènement de temps et/ou lors de la génération des
entêtes de bulletins de paie.
- Onglet initialisation/axes : donne l’ordre de priorisation de l’alimentation des sections

analytiques (tableau section) : pour chaque axe, il est possible d’indiquer les règles
de ventilation analytiques en les priorisant (la première ligne correspondant à la
priorité 1).
Dans l’exemple ci-dessus, on a choisi de récupérer la section analytique depuis le
contrat et si elle n’est pas renseignée à ce niveau, on lit la fiche service.
Les règles peuvent être différentes pour chaque axe.
- Onglet Identifiant : Identification des données sources. Il est possible de déterminer
les données à exploiter afin de retrouver les sections analytiques qui leurs sont
rattachées
Dans l’exemple ci-dessous, on retrouve des liens vers les données exploitées lors de
la création d’un bulletin de paie (salarié, service…)
L’utilisation du paramètre « section par défaut » est prise en compte comme vu

précédemment si et seulement si on choisit une règle d’initialisation « standard » au niveau
de la fiche contrat ou salarié.
4.0 PARAMETRAGES GENERAUX
Un paramètre est une valeur influant le fonctionnement du progiciel sans pour autant que la
structure de la base de données en dépende.
Un paramètre se caractérise par un code interne, un intitulé et un niveau de localisation.

Certains paramètres sont définis pour tout le dossier, alors que d’autres peuvent être définis
par société, site et utilisateur.
Lorsqu’un paramètre n’est pas été défini pour un site donné, on reprend la valeur de la société
dont dépend le site, et si aucune valeur n’est définie pour la société on reprend la valeur définie
au niveau du dossier.
Ainsi même si un paramètre peut être défini par site, il est possible de donner une valeur
globale pour le dossier, et de définir des exceptions uniquement pour certaines sociétés ou
certains sites.
4.1 LES GROUPES DE PARAMETRES

Les paramètres généraux sont organisés en CHAPITRES et en GROUPE.
Un groupe représente un ensemble thématique de paramètres logiquement reliés entre eux.
Table diverses associées :

Développement / dictionnaire des données / tables diverses
 901 : Chapitre pour paramètres

 903 : Groupe de paramètres
Exemples : liste gauche présentant les paramètres par Chapitre / Groupe
On retrouve le GROUPE « TXH » dans plusieurs chapitres (Gestion des temps et Plan de
paie).
Cf. : Annexe 1 : table des paramètres par niveau de définition, chapitre et groupe.
4.2 LA DEFINITION DES PARAMETRES
Développement / dictionnaire des données / ouverture au paramétrage / définition de

paramètres
Cette fonction permet de définir une base de paramètres utilisés par le progiciel.
Lors de l’utilisation standard du produit il n’est pas nécessaire d’en rajouter.
Un paramètre se caractérise par un code de 10 caractères et un intitulé, il est organisé dans

un chapitre (table 901. La notion de groupe permet de regrouper le paramètre dans un
ensemble thématique pour en faciliter le paramétrage. En effet, il est possible de définir des
jeux de valeurs par groupe de paramètres.
Le niveau de définition du paramètre permet de caractériser le niveau de détail le plus fin

possible pour associer une valeur à chaque paramètre.
Si dans un contexte donné, il n’existe pas de valeur au niveau défini, on remonte
successivement aux niveaux supérieurs jusqu’à retrouver une valeur.
Le type de valeur [TYPVAL] est le type interne de la valeur. S’il est de type menu local, on
précisera dans le champ N° menu local, le numéro du menu local associé. Dans le cas où le
type de valeur n’est pas « menu local », le champ N°menu local [NOLIB] reste grisé et non
accessible.
Zone propriété :
Modifiable : Si coché, signifie que la valeur peut être modifiée manuellement par l’utilisateur
à partir de la fonction « valeur paramètres ».
Hors valeur : Si coché, va autoriser la saisie de valeur, hors de la liste de saisie figurant dans
le tableau « liste de valeurs ». Si des valeurs sont mises dans le tableau et que la case est
cochée, celles-ci devront un ensemble de valeur « conseillé ».
Modif utilisateur : Cet indicateur est modifiable uniquement si la variable a été définie au
niveau « utilisateur ». Dans ce cas il sera possible de savoir si un utilisateur peut modifier lui-
même la valeur.
Valeur par défaut dossier : Comme pour « modif utilisateur », modifiable uniquement si
variable défini au niveau « utilisateur ». Dans ce cas, permet de savoir si un héritage est
autorisé depuis un niveau supérieur, ou si on impose la saisie de la valeur qu’au niveau
utilisateur.
4.3 LES VALEURS PARAMETRES
Paramétrage / paramètres généraux / valeurs paramètres
Maintenant que nous sommes familiarisés avec les notions de paramètres, nous allons
aborder la méthode de saisie des valeurs de ces paramètres.
En fonction du niveau du paramètre, on donnera l’info soit au niveau dossier, et ou société, et

ou site et ou utilisateur.
L’outil recherche lors des traitements, l’information de plus bas niveau et remonte ensuite dans
l’organisation jusqu’à ce qu’il trouve une donnée.
Il est donc fortement conseillé de donner une valeur « par défaut » au niveau « dossier »
quand cela est justifié.
La liste gauche présente la liste des différents chapitres ainsi que leur arborescence.
L’écran principal « valeur paramètres » présente le nom du chapitre, son niveau (société, site)
ainsi que les groupes regroupés dans le tableau.
Accéder au détail du groupe à partir de l’icône « action » donnera le tableau des variables du
groupe pour y saisir les valeurs.
La fonction « recherche paramètres » permet de rechercher un paramètre par son code et de

se retrouver directement dans l’écran de détail du groupe.
Quelques chapitres d’intérêt :
PLA / CUM : la périodicité

PAY / RGL : les banques de règlement par défaut
PAY / DDC : déclarations DSN
TPS / TXH : Taux horaire
Il est important de noter que l’on retrouve dans les listes gauches uniquement les niveaux pour
lesquels des valeurs pour les paramètres ont été saisies.
Pour saisir de nouvelles valeurs (pour un nouveau site par exemple), il suffit juste de choisir le
chapitre et de préciser la société ou le site.
Icône action + Détail pour renseigner les valeurs souhaitées pour le site.
On change la valeur du paramètre selon

le niveau de définition site ou société
Il faut travailler par exception.
La colonne Niveau précise le niveau de

l’exception.
+La liste des valeurs paramètres de niveau site est mise à jour :
Le « tiroir » « Paramètres par groupe » présentent dans la liste gauche les groupes et les
paramètres associés au groupe.
En sélectionnant un paramètre, l’écran de saisie des valeurs (cf. ci-dessus) apparait pour
visualiser, modifier ou saisir les valeurs.
4.4 LA SAISIE DES VALEURS PAR LE JEU DE VALEURS
Rappel : Il est possible aussi de saisir des valeurs en utilisant les jeux de valeurs, cela consiste
à associer un jeu de valeurs pour un groupe de paramètres donnés et préalablement
renseignés.
Pour cela il convient, de procéder comme ci-dessous :
 Définir les codes des jeux de valeurs par défaut dans la table diverses N° 912 :
Développement / dictionnaire des données / tables diverses / 912
Exemple : EST jeu pour les sites de l’est de la France. Définir pour
 Renseigner les jeux de valeurs dans la fonction « Jeux de valeurs »
Paramétrage / paramètres généraux / jeux de valeurs
Déterminer le chapitre et groupe dans lequel sera ajouté le « jeu de valeur ».
4.4.1 La saisie des valeurs
Paramétrage / paramètres généraux / valeurs paramètres
Avec cette organisation, dès qu’un nouvel établissement se crée, les utilisateurs amenés à
saisir les valeurs paramètres n’auront plus à rechercher les valeurs, ils mentionneront
directement le jeu de valeurs dans l’écran de saisie par groupe
On obtient sur le détail des variables, la valeur et le jeu de valeurs dont elle est issue et le
niveau de paramétrage.
4.5 LA COPIE DES PARAMETRES
Développement / Utilitaire / divers / copie valeur paramètres
Cette fonction permet de copier les valeurs de paramètres définis à un niveau donné (société,
site, utilisateur, législation) pour un code donné, vers un ensemble de codes de
destination (société, site, utilisateur, législation, selon le choix de copie fait) définis par borne
de valeurs, par l'utilisation d'un modèle, ou donnés sous la forme d'une liste.
Cette copie peut être faite en mode simulation dans un premier temps (avec ou sans le détail
des paramètres copiés). Suite à la validation d’un dossier, il peut être intéressant de copier
des paramètres :
 D’un dossier à l’autre.

 D’une société à une autre.
 D’un site à un autre.
 D’un utilisateur à un autre.
La coche « détails » donnera dans la liste le détail des paramètres copiés

La coche « simulation » permet un traitement de simulation sans copie réelle
La coche « suppression », autorise la suppression des valeurs existantes avant la copie.
La sélection des destinations peut se faire :
 Par bornes : de… jusqu’à.

 Par liste : à sélectionner dans la liste du dessous.
 Par modèle : saisir un modèle de code.
Lorsque des sélections peuvent être faites ou lorsque certains critères sont proposés sous
forme la forme de modèles dans des écrans du progiciel, il est possible de saisir des méta-
caractères pour exprimer des cribles de valeurs (*, #, ?).
5.0 DONNEES DE BASE
5.1 LES TABLES COMMUNES

Données de base / Tables communes
Elles sont au nombre de dix :
 Les pays
 Les codes postaux
 Les devises
 Cours des devises
 Langues
 Unités
 Conversion d’unités
 Interlocuteurs
 Subdivisions géographiques
 Liens subdivisions
5.1.1 Codes postaux
La table des codes postaux contient notamment le code commune nécessaire dans certaines
déclarations.
Il est possible de définir de façon uniforme lors d’une saisie d’adresse, de voir
automatiquement renseigné le code postal à partir de la saisie de la ville ou vice-versa. Cette
fonction s’appuie sur la table des codes postaux définie ici.
Il est en outre possible de réaliser un contrôle basé sur cette table, en prévenant l’utilisateur
lorsque la ville ou le code postal sont inconnus. Ce contrôle peut être réalisé uniquement dans
le pays par défaut, ou sur tous les pays.
5.1.2 La table des pays

La table des pays, permet de préciser par pays les formats à utiliser et les contrôle à opérer
sur des informations normalisées.
Cocher dans cette table le contrôle du code postal pour avoir accès au code INSEE en fiche
société et site.
ONGLET GENERAL :
ONGLET COORDONNEES :
Le format du champ « code postal » est propre à chaque pays et appliqué sur la zone
« code postal » lors de la saisie des adresses. Ce format ne doit pas dépasser 10
caractères.
ONGLET BANQUE :
Tableau de correspondance.
X Nombre de caractères
# Chiffre de 0 – 9
B Lettre majuscule et chiffre
b Lettre minuscule et chiffre
C Lettre majuscule, minuscule et chiffre
L Lettre Majuscule ou minuscule
[ ] Commentaire délimités, non stockés dans la base
5.1.3 La table des devises
Cette table permet de définir les différentes devises utilisées dans le progiciel pour caractériser
les montants monétaires saisis. Cette table définit uniquement leurs caractéristiques
principales ; la parité entre devises est définie dans la table des cours.
5.1.4 La table des cours

La table des cours des devises présente le tableau de conversion des devises.
A partir de l’icône action, en tête du tableau, initialiser les devises.
5.1.5 La table des langues

Cette table permet de définir les codes langue utilisés dans le progiciel. Cette table peut bien
évidemment être complétée en y ajoutant des langues spécifiques. Il est par contre impératif
de ne pas changer les codes des langues déjà existantes.
5.1.6 La table des unités
Cette table précise les unités qui servent à qualifier toutes les zones « quantités » du progiciel.
Il n’y a pas d’exploitation de cette table en standard par le module HR Management.
5.1.7 La table des conversions des unités

Cette table définit les coefficients de conversion standard entre unités. Comme exemples la
conversion de gallon en litre ou de Miles en kilomètre. N’est pratiquement pas utilisé pour
HRM.
5.1.8 La table des interlocuteurs

Cette table centralise les personnes gérées dans le progiciel. Un interlocuteur peut exister :
 Soit en tant que tel uniquement dans cette table.
 Soit lors d’une alimentation automatique depuis l’onglet contact d’une autre table ou
depuis la fiche d’un utilisateur.
Dans le cas où un même interlocuteur exerce une fonction au sein de l’organisation, cette
fonction permet d’éviter un phénomène de doublon des fiches individus.
En effet, à partir d’une même fiche interlocuteur, il est possible d’établir des relations vers
plusieurs fiches disposant d’un onglet « contact » (société, site). De même que tout
référencement d’un interlocuteur dans l’onglet contact d’une fiche, mettra à jour l’onglet
« Relation » de la table interlocuteurs.
5.1.9 Les subdivisions géographiques

Renseigner dans cette table, les subdivisions 1 et 2 qui peuvent être utilisé par pays.
Par exemple pour la France, la répartition entre Région pour la subdivision 1 et les
départements pour la subdivision 2.
5.1.10 Les liens de subdivision

Cette fonction permet de lier les différentes subdivisions géographiques par rapport à un
groupe de codes postaux.
La liaison se fait pour un pays et un niveau de subdivision. Il convient d'indiquer pour un code
postal ou pour un ensemble de codes postaux le code subdivision auxquels ils se rattachent.
Par exemple si on considère le cas de la France pour la subdivision Département, tous les
codes postaux commençant par "01" correspondent au département de l'Ain (l'expression
correspondant à "tous les département commençant par 01" s'exprime sous la forme "01*").
De même pour la subdivision Région, tous les codes postaux commençant par "01", "07", "26",
"38", "42", "69", "73" et "74" correspondent à la région Rhône-Alpes.
Ces liens entre codes postaux et codes subdivisions sont notamment utilisés pour alimenter
les axes d'analyse géographique du datamart dans le module de Business Intelligence.
5.1.11 Les Taux de taxe
Cette fonction est commune entre HRM et X3. Elle Remplace la table diverse 552 concernant
le module « note de frais ». Un taux de taxe peut être pour une société ou un groupe de
société.
5.2 LES TABLES COMPTABLES
Données de base / tables comptables
On retrouve ici les tables utiles pour le paramétrage des écritures comptables de la paie.
5.2.1 Les comptes

La fonction de paramétrage des comptes généraux permet de définir les caractéristiques des
différents comptes qui seront utilisés pour enregistrer les écritures de comptabilité. Un compte
est rattaché à un plan de compte.
Le bouton permet de choisir un Plan de comptes dans la liste. Le choix d’un Plan de
compte doit actualiser le Plan de compte de l’entête et la liste gauche.
La coche collectif : Un compte est collectif ou non. Le compte, s’il est collectif, fera le lien
avec le niveau supérieur qu’est le plan de compte pour lequel le suivi « Auxiliarisation » sera
activé. Dans le cas contraire, le collectif ne sera pas géré. Cette notion est surtout utilisée
pour les notes de frais qui utilisent un compte comptable par salarié lors du transfert des
informations en comptabilité.
A partir de la fonction « copie plan comptable », il est possible de copier des comptes vers
un autre plan de compte, sous condition que le plan destinataire soit conforme au format du
plan émetteur.
Onglet Généralités :
Bloc « Classification » : renseigner la classe de compte à laquelle le compte est rattaché.
Bloc « Comptes par défaut » : on peut définir ici, un compte par défaut qui sera également
utilisé lors de la génération des écritures. Les informations seront également retrouvées
dans la fonction GESGRA (Comptes sur Rubriques).
Onglet Analytique :
C’est dans cet onglet que l’on va renseigner la clé de répartition ainsi que les axes
concernés pour une ventilation analytique.
Onglet Analytique :
Cette zone est facultative. Elle permet d’associer une ou plusieurs adresses à un compte
général. Si plusieurs adresses existent pour un même compte, il faudra désigner 1 adresse
par défaut.
5.2.2 Les sections analytiques
Les sections analytiques sont définies pour les axes de la fonction [GESDIE]. Une section
sera comme un centre de gestion. Il est donc possible d’affecter plusieurs sections
analytiques pour un axe.
Les tables diverses 321 (Codes interdiction nature) et 322 (Codes interdictions sections) ne
sont plus utilisées à partir de la V7.
5.2.3 Les répartitions à priori
Répartition a priori: Il arrive fréquemment qu'à une imputation comptable correspondent

plusieurs imputations analytiques. Le cas échéant, la "répartition" permet de ventiler un
montant saisi en comptabilité générale sur plusieurs sections analytiques.
Lorsque les modalités de ventilation sont utilisées de façon récurrente, il est possible de les
stocker via le paramétrage de clés de répartition analytique qui pourront être rappelées à tout
moment lors de la saisie.
La répartition va permettre de ventiler un montant saisi en comptabilité générale. Ce sont les

clés de répartitions qui vont aider à ventiler un montant sur les sections analytiques.
La structure comptable permet de définir les axes par clé de répartition. Pour faciliter la
gestion analytique des clients il est possible d’affecter une clé de répartition pour une
société, un site, un groupe de société.
Dans l’écran, un le tableau « Axes » et un tableau « Sections » vont lier leurs informations.
C’est-à-dire, que suivant l’axe sélectionné sur une ligne, les informations des sections
correspondantes, seront automatiquement affichées dans le tableau « Section » en créant
un intitulé de colonne.
La colonne « Coefficient » correspond au pourcentage de calcul des sections.
À chaque fois qu’un axe sera rajouté, les colonnes de sections seront alimentées.
Et cette notion de menus locaux 321 et 322 (qui consistait à définir des codes d’interdiction)
n’est pas gérée dans cette version 7.0
Le bloc Accessibilité, donne la possibilité de sélectionner un groupe de sites ou sociétés en

plus d’un site ou d’une société.
NB : Les comptes de liaison [GESTCK]. Cette fonction permettant de définir des

comptes utilisés pour des opérations réalisées entre différents sites, n’existe plus,
car cela est une notion propre à l’ERP et non à HRM.
6.0 LES TABLES DE PAIE
Paramétrage / Tables de paie.
Les tables de paies vont permettre de décrire des éléments qui seront utilisables dans
différentes fonctions liées à la paie. Elles aideront à alimenter nos rubriques lors de
l’établissement des bulletins ainsi qu’à la gestion de nos salariés.
6.1 LES FICHIERS BANCAIRES

Paramétrage / Tables Paies/ Fichiers bancaires
Cette table décrit les formats des fichiers bancaires produits à destination des banques.
Ce format est paramétrable pour chaque banque, mais il doit être modifié avec prudence.
Si on ne précise pas la banque c’est valable pour toutes les banques.
Par exemple, les formats suivants sont disponibles en conformité avec le CFONB :
 VIREMENT : virements AFB160,
 VIRINTER : virements internationaux AFB320,
 VIRSEPA : virements SEPA (SCT : SEPA Crédit Transfer).
Ils ne doivent pas faire l’objet de modifications par les utilisateurs.
Pour chaque format, on précise le dessin de fichier des enregistrements d’en-tête, de détail,
de sous-total et de total.
Sur chaque ligne on précise le type de champ, sa longueur et la formule qui permet son
alimentation en fonction des tables associées.
6.2 LES ORGANISMES
Paramétrage / Tables paie / Organismes / Description
Les cotisations sociales correspondent à une part socialisée du salaire, c'est-à-dire collectée
par des organismes appelés caisses afin d'être redistribuée.
Cette fonction permet la gestion des organismes de recouvrement associés aux caisses de
cotisations.
6.2.1 Onglet Organismes
On y renseigne les éléments d’identification de l’organisme ainsi que les données bancaires.
Le type de l’organisme est alimenté par le menu local 337. Le format du numéro de siret,
dépendra du code pays.
6.2.2 Onglet DUCS
On y précise les éléments nécessaires pour l’établissement de la DUCS et pour la DADSU.
Le type d’identification permet de préciser le mode d'identification de l'entité que vous

souhaitez utiliser dans la génération de la DUCS au format EDI. Au choix, le SIRET, le SIREN
ou un chaîne de caractères libre, peuvent faire office d'identifiant unique de l'entité au sein de
la DUCS.
La partie « type d’institution » permet de préciser si l’organisme fait partie d’une institution
simple (URSSAF) ou d’un groupe d’institution (IRC+IP).
Si l’organisme est de nature « Urssaf », le bloc correspondant « Urssaf », mentionnera le code

Urssaf où sont versées les cotisations, ce champ sera aussi utilisé dans la DADSU, le n° de
cotisant Urssaf (aussi utilisé dans la DASU) et le type de bordereau de déclaration à utiliser
pour la génération DUCS au format EDI.
La partie « Pôle emploi », précisera le type d’institution recouvrant les cotisations Pôle emploi,
puis les N° Pôle emploi, d’affiliation, de recouvrement de ces cotisations ainsi que le type de
bordereau à émettre.
Dans la partie « IRC/IP », on notera le N° de l’institution et le N° IRC (DUCS et DADSU) ; le

N° de contrat et le N° d’agrément (DUCS) ainsi que le bordereau à émettre.
Le tableau organisme de la partie « recouvrement » est accessible si on a choisi dans l’onglet

« Organisme » le type d’organisme = groupe de caisses, il sera possible de sélectionner la
caisse qui regroupera les cotisations.
6.2.3 Affectation des Organismes
Paramétrage / Tables de paie / Organisme / Affectation
Il s’agit ici d’associer les organismes préalablement créés aux caisses de cotisations.
Cette affectation des caisses peut se faire par dossier, société, site salarié ou population de
salariés.
Le menu local 329 du Tronc Commun est à modifier pour gérer des caisses spécifiques.
Dans toute l’application, la recherche d’un organisme s’effectue au niveau le plus fin, du niveau
salarié, puis site, société, population et enfin dossier.
Le menu local 329 du Tronc Commun permet de gérer les caisses pour les deux onglets.
6.2.4 Affiliation des organismes
Paramétrage / Tables de paie / Organisme / Affiliation
Cette fonction permet la gestion des numéros d'affiliation et de contrat, des organismes de
recouvrement associé aux caisses de cotisations.
Le paramétrage des affiliations s’effectue par exceptions à partir d’un niveau de définition.
En effet, toutes les références d’organismes, communes au dossier seront définies au niveau
dossier et les exceptions pourront être paramétrées par niveau société ou site.
Comme pour l’affectation, la recherche d'une référence d'un organisme se déroule du niveau
le plus fin au niveau le plus global.
Si on sélectionne le niveau contrat, il faudra sélectionner dans la colonne « contrat », l’un des
chronos contrat du salarié. La colonne « affiliation » concerne le numéro de l’organisme.
La colonne n° contrat, concerne l'unité déclarée, communiquée par l'institution de retraite
complémentaire. (IRC)
6.3 LES TABLES DES CODES RISQUES « ACCIDENT TRAVAIL »
Paie / Saisie des valeurs / Accident du travail
Les taux d'Accident du Travail permettent de définir le risque auquel un salarié est exposé
durant son travail.
Historisation du taux AT : ce taux est affecté dans la variable TXRISK lors du calcul d'un
bulletin de paye et peut donc facilement être réutilisé dans le plan de paye.
Section d'établissement : indiquez le code section d'établissement AT. Ce numéro figure sur
la notification du taux AT et peut vous être confirmé par la Caisse Régionale d'Assurance
Maladie. Il servira à la déclaration DADSU.
Code risque : Indiquez le code risque. Cas particulier : pour les salariés non assujettis,
indiquez 99999. Il servira à la déclaration DADSU.
Code bureau : Indiquez si le code risque est complété par le code bureau (B). Ce code bureau
permet de distinguer au sein d'un établissement, s’il y a des salariés travaillant dans les
bureaux, admis à bénéficier d'un taux AT spécifique. Il servira à la déclaration DADSU.
Un code accident du travail par défaut sera renseigné sur chaque fiche site (onglet
Paie/Champ code risque) et il sera ensuite modifiable en fiche contrat (onglet
déclaration/champ risque AT).
6.4 MEDECINE DU TRAVAIL
Paramétrage / Tables paie / Médecine du travail
Ces fiches de médecine du travail sont utilisées pour codifier les différents organismes par
département géographique, par code et par dénomination.
6.5 LA GESTION DES GRILLES

Paramétrage / Tables paie / Grilles
Une grille est un tableau à plusieurs entrées qui permet de déterminer une ou plusieurs valeurs
numériques ou alphanumériques.
Ces valeurs peuvent être exploitées par le plan de paie dans les rubriques de type « grille »
comme par exemple pour les grilles de salaires, d’ancienneté…
6.5.1 Constitution de grilles

Il faut pour chaque grille définir son ou ses composants ainsi que les colonnes qui contiendront
les valeurs.
Les cases à cocher "Valeur inférieure" et "Valeur supérieure" permettent de préciser quelle
valeur sera utilisée dans le plan de paie dans le cas où la valeur de la composante se situe
avant la première borne ou entre deux bornes ou encore après la dernière borne.
Ces deux cases peuvent être cochées simultanément, dans ce cas le choix de la valeur à
utiliser dans le plan de paie se fera en fonction de la priorité définie.
Notion Valeur supérieure seule = toujours au-dessus (priorité pas utilisée)

Notion Valeur inférieure seule = toujours au-dessous (priorité pas utilisée)
Notion Valeur inférieure et supérieure cochées + priorité. = en cas de valeur hors grilles. C’est
– à – dire que le système regarde d’abord la priorité, et s’il n’y a pas de valeur à la priorité,
alors il regarde en dessous ou en dessus, en fonction du paramétrage.
COEF PRIME
100 50
110 60
120 70
130 80
Avec le paramétrage : Valeurs inférieures et supérieures + priorité inférieures :
Un salarié ayant un COEF de 80 aura en résultat une prime de 50.

Il cherche la valeur 80 dans la grille, il ne la trouve pas donc applique la recherche en fonction
de la priorité (ici inférieure), il n’y en a pas non plus, alors il regarde la valeur supérieure et
affecte la valeur 50.
Avec un paramètre valeur inférieure uniquement il aurait donné 0.

Il trouve directement la valeur correspondante dans la grille.

Il cherche la valeur 135 dans la grille, il ne la trouve pas donc applique la recherche en fonction
de la priorité (ici inférieure), une borne inférieure existe et il l’applique et donne 80.
6.5.2 Les valeurs de grilles

Paie / Saisie des valeurs / Valeur de Grilles
Après la création de grille, il faudra affecter des valeurs. C’est dans cette fonction que les
valeurs seront données.
On retrouve les colonnes paramétrée dans la grille. Ces grilles seront utilisées dans les
rubriques du plan de paie.
6.6 LES TABLES DIVERSES
Développement / Dictionnaires des données / Tables diverses
Les tables diverses sont des tables annexes utilisables dans tout le contexte du progiciel
pour y stocker des codes et un nombre restreint d'informations rattachées.
Ces tables banalisées, identifiées par un numéro, permettent de stocker les éléments
suivants :
 Des codes qui servent d'identifiants, et qui seront stockés dans les champs utilisant le
type de données ADI
 Les intitulés longs et courts correspondants. Ces intitulés sont traduisibles. Les textes
sont stockés dans la table ATEXTRA
 Un lien de dépendance éventuel vers une clé d'une autre table diverse (pour gérer,
par exemple, le fait qu'une sous-famille ne puisse être rattachée qu'à une famille
donnée)
De 1 à 4 zones libres
Une valeur par défaut
La signification d'un certain nombre de ces tables est prédéfinie dans le progiciel, mais il est
possible d'ajouter des tables spécifiques dans la tranche de numéros 1000 à 1999.
6.6.1 Personnalisation des tables diverses

Paramétrage / Paramètres généraux / Tables diverses / Personnalisation
La saisie des codes, libellés et le cas échéant des valeurs se fait dans cette fonction. A travers
cet écran vous avez accès à la longueur de l’information, son code d’accès, aux tables de
dépendance ainsi qu’au code activité.
Tables de dépendance : Table 502, Table 459
Exemple table 366 : on définit que la longueur des codes des déclarations sont de 2.
Si on va dans la table 366, on voit que chaque ligne de déclaration est précédée par un code
de 2 chiffres.
7.0 LA GESTION ADMINISTRATIVE DU
PERSONNEL
L’administration du personnel permet de gérer toute l’activité du salarié depuis sa pré-

embauche jusqu’à son départ.
Dans cette partie seront abordés la gestion des pré-embauches et des embauches, les
documents d’entrée, les éléments de la fiche salarié, la gestion des écrans de saisie
personnalisés ainsi que la gestion du droit de vote.
7.1 LES DOCUMENTS D’ENTREE

Dans Sage HR Management, il est possible de préparer l’élaboration des documents d’entrée
suivants :
 la lettre d’embauche.
 le contrat de travail.
7.1.1 Les formules

Administration du personnel / Documents administratifs / Générateur de documents /
Formule documents
Des « FORMULES » peuvent être préenregistrées et utilisées ensuite dans les clauses des
documents pour la constitution du document final.
Le type de formule permet de déterminer la nature de la formule à évaluer :
Salarié : l’information à rechercher se situe au niveau du fichier salarié.

Organisme : l’information à rechercher se situe dans le fichier des organismes, il faudra
alors préciser la caisse concernée.
Intitulé : l’information à rechercher est un intitulé de tables diverses, il faudra préciser le
numéro de la table diverse concernée.
On précise dans la formule, le champ ou l’expression logique permettant d’obtenir l’information

recherchée et un format peut aussi être précisé. (Cf. : fonctions dans le fichier d’aide
INN_HELP.CHM : sommaire\développement\L4G.
7.1.2 Les clauses

Administration du personnel / Documents administratifs / Générateur de documents / Clause
documents
La fonction « CLAUSE » permet de créer les différentes clauses qui constitueront le

document d'entrée.
Chaque clause est constituée d’un code et d’un intitulé court.
La section «documents d’entrée» permet de préciser :
Les documents de rattachement de ce code

 Contrat de travail
 Lettre d’embauche
 Avenant
Le menu local 398 permet de définir les types de documents.

La partie «caractéristiques » permet de préciser :
Le type de la clause :
 Générale : la clause sera générée sur le document pour tous les salariés dont la
condition de génération est remplie.
 Particulière : la clause ne se génèrera sur le document que pour les salariés auxquels
elle aura été rattachée.
La condition de génération de la clause :
Dans la formule, si date de fin de période essai est renseignée dans l’écran contrat de la fiche
salarié.
Le document à générer pour cette clause

 Le rang, c'est-à-dire le positionnement de la clause dans le document
 Le choix d’un saut de page avant et ou après la clause dans le document.
La partie « Clause » permet de donner l’intitulé qui s’affichera en titre de la clause sur le
document et d’en saisir le contenu en faisant appel, si besoin est, au code des formules entre
[ ]. Le mode éditeur et les fonctions « formats » permettent de jouer sur les polices de
caractères.
7.1.3 Générer un document
Administration du personnel / Documents administratifs / Documents d’entrée / Génération document
d’entrée
Les fonctions de « GENERATION » des documents sont réalisables à plusieurs niveaux pour
un salarié en particulier ou pour une sélection de salariés.
Par la fonction « Entrée d’un salarié »

Par la fonction « Génération document d’entrée »
Le menu local 398 permet de compléter la liste des documents administratifs à gérer.
Par l’une des fonctions présentes dans la barre de menu de la fiche salarié
Administration du personnel / Fiche de personnel / Salariés
« L’EDITION » ou « LA CONSULTATION » des documents d’entrée est possible depuis :
 L’icône « imprimer » de la fonction « entrée d’un salarié ».

 Impression / impression Groupe / Gestion du Personnel / document entrée
(DOCENTREE).
 Fonction salarié / Onglet Contrat / Document à générer via la loupe
 Administration du Personnel / document administratif / Document.
7.1.4 Modification des documents générés

Administration du personnel / Documents administratifs / Documents
« LA MODIFICATION » des documents générés est possible.
Attention !
Pour une date de contrat, la mise à jour des documents déjà générés écrase les modifications
effectuées sur les clauses après coup.
7.2 L’ENTREE D’UN SALARIE

Administration du personnel / Entrée – Sortie de personnel / Entrée d’un salarié
Cette fonction permet de créer un pseudo fiche salarié pour une personne en cours
d’embauche. Les principales informations relatives au salarié sont saisies afin de permettre
l’édition des documents tels que le contrat de travail et la lettre d’embauche.
L’identifiant est un compteur différent de celui du salarié : compteur ENT.

Le matricule salarié sera attribué lors de l’embauche.
Dans l’entête, préciser le nom, prénom et le mode de gestion du futur salarié

 Gestion paie : tous les traitements de paie seront gérés pour ce salarié
 Multi-contrat : le salarié possède une gestion multi-contrats, c'est-à-dire plusieurs
contrats de travail sur une même période de paie.
Dans l’onglet « Salarié » on retrouve les coordonnées et l’identification du futur salarié.
Dans l’onglet « Contrat » on précise les modalités du contrat de travail ainsi que son emploi
et son classement. Dans le cas où le salarié possèderait des exonérations en paie, alimenter
les zones d’exonérations et les périodes d’application.
Dans l’onglet « Déclaratif » les sections à renseigner sont : DADS-U ; Multi-employeur,

Temps avec l’heure hebdomadaire et l’heure mensuelle (ces deux informations sont
obligatoires), les caisses de cotisation ainsi que les documents à générer.
Lors de la génération des documents, préciser les clauses particulières à ajouter.
Une fois l’embauche confirmée, il suffit d’utiliser le bouton « EMBAUCHE » pour que la fiche
salarié soit créée, et que la personne soit supprimée dans la liste « entrée d’un salarié ».
Il conviendra ensuite d’aller en fiche salarié compléter ses informations.
L’icône « imprimer » permet d’éditer les documents et notamment la DUE qui doit être émise
au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard avant la prise de fonction effective ou la
période d’essai.
Il est aussi possible d’éditer cette DUE en rafale par le menu
Impression \ Impression Groupe \ Gestion Personne l \DECUNQEMB.
Cette fonction est bien évidemment facultative et il est possible de réaliser l’embauche d’un
salarié en créant directement sa fiche salarié.
A partir du menu « fonction » à droite, possibilité d’effectuer les extractions de la DUE et la

génération des documents d’entrée.
7.3 LA FICHE SALARIE
Administration du personnel / Fiches de personnel / Salariés
La fonction « Salariés » permet d’enregistrer les informations relatives au personnel. Elles sont
classées par thème, dans différents onglets.
L’écran se compose d’une liste gauche dans laquelle apparaissent tous les salariés du dossier
triés par défaut par matricule.
Un tiroir Salarié par site propose les salariés organisés par site, puis par service et de voir les
salariés sans contrat.
Les tris sur les colonnes proposées sont possibles par simple clic et les différentes sélections
(sélection rapide, sélection avancées, mémos) offrent des critères de recherche divers et
variés.
Exemple : en se positionnant sur les titres des colonnes et en effectuant un clic, vous accédez
à la sélection rapide. En utilisant sur le NOM (*A*), le résultat proposera tous les salariés ayant
un a dans leur nom.
La sélection avancée permet de créer des paramètres de sélection personnalisés en utilisant

un mémo.
Cette liste gauche est paramétrable (Cf. : cursus outils et développement).
7.3.1 L’entête de la fiche salarié
L’entête de la fiche salarié est composé :
D’un matricule : Le matricule est l’identifiant unique du salarié dans le dossier.
Son code peut avoir au maximum 15 caractères. Il peut être saisi manuellement ou laissé à
vide lors de la création auquel cas il sera attribué automatiquement par le compteur défini
dans la fonction compteurs
Paramétrage / paramètres généraux / compteurs
Quelques compteurs utilisés dans l’application et lié au salarié

 ENT : Entrée d’un nouveau salarié
 MAT : Compteur du matricule
 CTR : Contrat de travail
D’un titre de civilité du salarié, ainsi que du nom et du prénom de la personne.

L’écran d’entête affiche également le site courant pour lequel le salarié est employé ainsi que
sa société de rattachement.
D’une coche « actif » qui permet de préciser si le salarié est actif ou non dans l’entreprise.
Seuls les salariés actifs pourront être traités en gestion de paie et par l'ensemble des modules
d'HR Management. Si la case n’est cochée, la fiche courante est considérée comme inactive
et ne pourra pas être sélectionnée.
La création d’une fiche « salarié » se fait en cliquant sur le bouton « nouveau ».
Le passage d’un champ à l’autre se fait par tabulation, lors de l’enregistrement, le contrôle des
champs obligatoire est effectué sur la fiche saisie.
Il est possible de dupliquer une fiche existante :
 Soit en remettant à blanc le champ matricule de la fiche à dupliquer (attribution

automatique d’un nouveau matricule)
 Soit en saisissant le nouveau matricule à la place du matricule de la fiche à dupliquer.
7.3.2 L’onglet « ETAT CIVIL »

On précisera dans cet onglet, les informations concernant l’état civil du salarié et sa situation
familiale.
« Photo » : il est possible d’associer une photo au salarié à partir de votre explorateur.
Certaines informations de cet onglet sont nécessaires pour certaines déclarations et peuvent
être utilisées dans les traitements, d’où l’intérêt de bien les renseigner.
C’est le cas notamment des adultes et enfants à charges qui servent au calcul des oppositions
sur salaire.
Le « numéro de SS » se construit au fur et à mesure de la saisie des éléments date de

naissance, sexe, pays, département, commune…. Le format de saisie de cette zone et son
contrôle de cohérence dépend du pays de naissance.
Si le conjoint fait partie de la société, on peut sélectionner son matricule.
Codification UE : ce champs associé au menu local 2540 est à mettre à jour selon les
exigences de la norme DSN (S21.G00.30.013 – Codification UE)
La valeur d’initialisation par défaut est fonction de la nationalité.
7.3.3 L’onglet « Adresse »

Outre les coordonnées du salarié, cet onglet comporte les champs :
« Gestion Paie » : à ne pas cocher pour les catégories de personnes exclues de la gestion de
la paie, temporairement ou de façon permanente, c’est le cas des intérimaires par exemple.
« Gestion temps » : sur le même principe permettra ou non la saisie de valeurs dans la
Gestion des temps.
« Gestion multi-contrats » : si le salarié doit avoir une gestion multi-contrats, c'est à dire
plusieurs contrats de travail sur la même période de paie, cocher cette case.
« Code d’accès » : il peut être défini de façon à contrôler, selon les utilisateurs, l’accès aux
informations concernant un salarié, en consultation et ou modification.
7.3.4 L’onglet « Contrat »

Se reporter au chapitre « FICHE CONTRAT ».
7.3.5 L’onglet « ADMIN »

L’onglet administration de la fiche salarié, regroupe les informations sur les coordonnées
professionnelles, le handicap, un tableau de gestion des responsables hiérarchiques, les
permis et habilitations ainsi qu’un bloc pour les travailleurs étrangers.
7.3.5.1 Permis et Habilitation
Administration du personnel > Fiches de personnel > Salariés
Onglet Admin : Tableau Permis et Habilitation
La date de fin de validité devient une condition de déclenchement du workflow.
Dans ce tableau de gestion des permis et des habilitations, le champ de fin de validité
« HABEND » va être la clé de condition de déclenchement.
La colonne « A renouveler » va permettre l’extraction de l’habilitation afin de générer une

demande de formation.
7.3.5.1 Worklow « HABIL »

La règle de workflow sur la fin des habilitations « HABIL » permet d’être notifiée lorsque la
date limite de l’habilitation arrive à échéance. La notification consiste en standard à l’émission
d’un message ainsi que d’un suivi.
Cette règle de workflow est de type manuel (le workflow est lancé soit en direct, soit en batch).
Basé sur la table des habilitations : EMPLOHAB Le type de workflow est « Ligne »
Conditions [F:HAB]HABEND<=date$+7
[F:HAB]HABEND>=date$
Destinataire [F:AD]CHEF(0)
[F:HAB]REFNUM
Message "Fin d'habilitation pour le salarié"-[F:ID]SRN-[F:ID]NAM
Avec « date$ » la formule de la date du jour et « [F:HAB]HABEND » la date de fin du permis

ou de l’habilitation
[F:HAB]HABEND
Temps
Condition 1 date$ + 7
Condition 2 date$
Les 2 conditions doivent être vraies pour que le workflow se déclenche.
On retrouve ici les informations générales administratives.
On notifiera ici :
 Si le salarié est handicapé, son taux d’handicap et la durée,
 Si le salarié est étranger, les informations liées à la carte de séjour ou de travail
seront à préciser avec soin car impérative pour la DADS U.
 Les éléments concernant les permis et les habilitations qui peuvent être
recommandés ou obligatoires (permis de conduire, brevet de secouriste…)
 L’adresse où travaille le salarié si elle est différente de celle du site.
 L’identification des responsables du salarié, ces informations seront utilisables dans
les workflows et le dessin de l’organigramme.
Si la gestion du BTP a été cochée dans le dossier, on retrouvera sur cet écran (en bas à droite)
des zones supplémentaires pour répondre aux demandes des caisses du BTP.
7.3.6 L’onglet « COMPTA »

Cet onglet permet de donner les informations comptables du salarié (comptes, sections
analytiques…) ainsi que les données bancaires. Les données comptables correspondront au
modèle comptable rattaché à la société.
Le compte individuel est un compte de type tiers, et est utilisé si on a précisé l’utilisation de
comptes collectifs dans l’OD de paie, dans l’OD de paiement, dans la comptabilisation des
éléments de participation.
Le code comptable permet une gestion plus souple d’un plan comptable salarié par
organisation de la structure des comptes par type d’utilisation par exemple :
Si le code salarié est structuré de la façon suivante pour l’OD de paie : XXX10, il renverra le
compte 64110 lorsqu’il s’appliquera à un compte 64100. (Cf. : logiciel comptable).
Paramétrages / Interfaces comptabilité / Codes comptables
La clé de répartition analytique permet de ventiler en automatique le montant d’une ligne

d’écriture générale sur plusieurs lignes analytique selon un coefficient de pondération.
Données de base / Tables comptables / répartition a priori
Le tableau des sections analytiques permet d’indiquer la section ou la répartition analytique

par défaut pour chaque axe analytique. Ces sections peuvent servir à initialiser la saisie
analytique dans la gestion des temps, dans le calcul des bulletins et cela en fonction du
paramétrage d’initialisation (conservation : idem paie précédente, annulation : pas de
ventilation, standard : ventilation par défaut ou maj. auto : en fonction imputation analytique
des temps) associé à chaque axe analytique.
Le tableau RIB, permet de mentionner par type de paiement (salaire, acomptes,

oppositions…), les informations nécessaires pour émettre le paiement à savoir : le mode, la
banque de l’entreprise qui effectuera le paiement (si elle n’est pas mentionnée, on précisera
la banque lors du paiement), le bénéficiaire, le RIB, la domiciliation…
7.3.7 L’onglet « PARTICIPATION »
Cet onglet permet de préciser et d’historiser les informations concernant la participation et ou
l’intéressement du salarié.
On indiquera par les champs à cocher si le salarié doit bénéficier ou non de la participation et
ou de l’intéressement.
Puis on donnera pour les montants obtenus après calcul de la participation et ou
l’intéressement, les règles de répartition de ces sommes sur des fonds de placement. Ces
derniers étant paramétrables
Participation intéressement / paramétrage / fonds
Ces éléments sont développés dans la partie « Participation et Intéressement »
7.3.8 L’onglet « AUTRE » - Médecine du travail

La partie « visite médicale » permet d’avoir un suivi des visites médicales effectuées par le
salarié avec notamment : la date, l’heure, le nom du médecin, le résultat, observations,
l’organisme externe assurant la visite…
Le type de visite fait appel en tunnel à une table diverse N° 395, à laquelle est rattachée une
notion de périodicité qui permet de proposer automatiquement une date de prochaine visite.
Paramétrage > Tables paie > Médecine du travail
Dès que le champ date de visite est saisi, cela va alimenter en automatique les champs
« contrat » et les coordonnées de nom et lieu du centre de médecine de travail rattaché au
salarié. (Paramétrage des tables de paie/organismes)
Une entrée de département 000 et de code 999 correspondants à la médecine du travail

interne à l’établissement est créé dans l’application.
Organisme « Divers » :
Paramétrage > Table Paie > Organisme > Description
Créer un organisme de médecine du travail avec le type d’organisme « Divers ». Renseigner

dans Le bloc Médecine du travail le département concerné, puis dans le champ Code,
sélectionner la liste des codes liées au département. Cette table est liée à la table de paie sur
la médecine du travail.
Etat d’impression de la visite médical : VISITMED
Impression > Impression groupe > Gestion du personnel > VISITMED
L’état VISITMED permet de visualiser par Matricule et Contrat les dates des visites médicales,
leur type et les visites suivantes.
Un tableau permet également de rattacher un salarié à un groupe de type population
7.3.9 Onglet « NOTE DE FRAIS ».
Cet onglet permet de préciser et d’historiser les éléments permettant de remplir les notes de
frais.
Il est possible de préciser dans le tableau « Frais », les variables de type note de frais et le
montant associé pour le salarié. Si rien n’est renseigné ici, il prendra dans la note de frais, les
valeurs des variables paramétrables au niveau, dossier, société ou site.
Ces mêmes variables seront utilisées dans la valorisation des codes de frais utilisés dans la
gestion des notes de frais.
Il convient aussi de préciser la catégorie de véhicule utilisé par le salarié ainsi que les tranches
kilométriques qu’il réalise avec son véhicule.
Quelques codes d’Impression liés aux notes de frais :
Impression > Impression groupe > Données de base :

LISTTES : codes frais
Impression > Impression groupe > Règlements :

FICEXS : état de règlement des notes de frais
Vous trouverez en Annexe les tables mises en œuvre par la fonction des salariés.
7.4 LA FICHE CONTRAT

Administration du personnel / Fiches de personnel / Contrat de travail
La fiche contrat est accessible par la fiche salarié, onglet « contrat » ou directement appelable
par la fonction [GESCTR].
Cette fonctionnalité a impliqué une double identification d’un salarié.

La première identification repose sur le matricule, puis une seconde notion avec la création
d’un chrono-contrat. En effet le matricule n’est plus la clé, il faut désormais utiliser la clé
composée par le matricule et le numéro de contrat maintenant appelé « Chrono contrat ».
Administration du Personnel / Fiche salarié / Salarié, onglet Contrat

Utiliser la loupe pour accéder au détail du contrat de travail ;
On retrouve ici les informations d’entrées et sorties du salarié dans l’entreprise.
L’onglet Contrat permet de gérer, pour un salarié et à partir de la fiche du personnel plusieurs
contrats parallèles et/ou successifs sur un même mois.
 Un salarié partageant son temps entre la société mère et une filiale avec deux contrats
de travail distincts ;
 Un salarié cumulant plusieurs postes au sein de la même société.
Au final, il est possible de générer un bulletin de paie par contrat de travail et également de
gérer un seul bulletin de paie pour deux contrats sur deux périodes d’activités différentes dans
une même période de paie.
Cet « Onglet Contrat » présente les informations sur le(s) contra(s) de travail des salariés, les
modifications s’effectuent à l’aide du raccourci de fonction présent dans la section « Contrat »
positionné sur la « Date ».
7.4.1 Les typologies de salariés.
Les typologies de salariés suivantes sont paramétrables dans l’application.
 Le salarié est de type intérimaire et n’a pas de contrat

 Le salarié est mono contrat
 Le salarié est multi-contrats dans le même service
 Le salarié est multi-contrats dans N services du même site
 Le salarié est multi-contrats dans N services de N sites
 Le salarié est multi-contrats dans N services de N sociétés
7.4.2 Contrat simultanés et/ou séquentiels.

Les contrats peuvent débuter et/ou finir :
 A la même date
 A des dates différentes
 Etre répartis sur la semaine
- de manière uniforme : exemple Matin : Contrat1 et Après-midi : Contrat2
- de manière alternée : la première semaine Contrat1 puis la seconde Contrat2
- de manière distincte : lundi et mardi Contrat1 et mercredi, jeudi et vendredi
Contrat2
 Sur des périodes successives
7.4.3 De la fiche salarié aux contrats
L’onglet contrat regroupe toutes les informations liées au contrat et à l’historisation des
contrats du salarié. Cette fonction dédiée à la gestion des contrats est accessible par l’icône
« Loupe » présente à côté de la date du contrat.
La partie gauche de l’écran correspond à l’historisation des contrats présentés dans une
fonction dédiée à la gestion des Contrats « Administration du Personnel > Fiche de personnel
> Contrat de travail » déclinés par les thématiques suivantes
- Contrat
- Déclaratif
- Autre
- Paie
- Responsables
- Prévoyance
Cette fonction comporte chaque contrat d’un salarié. Pour chacun, les motifs d'entrée et de
sortie (lorsque le cas se présente) doivent être précisés pour répondre au besoin de la
génération d'une DADS-U. La fonction contient également l'historique de ces motifs
d'avenants.
Un salarié peut avoir plusieurs contrats simultanés ou successifs. Il a alors plusieurs Chrono
contrats. Chaque Chrono contrat peut comporter plusieurs évolutions contractuelles. Un
salarié apparaît dans la liste gauche sur autant de lignes qu’il a de Chrono contrats et
d’avenants à ces contrats.
7.4.4 Le matricule et le chrono contrat

Le matricule est décliné en chrono-contrat avec un compteur par défaut incluant le motif
d’entrée et le site d’appartenance spécifique par chrono-contrat. Le chrono-contrat est
l’agrégation de la notion de matricule et de contrat.
Administration du personnel > Fiche de personnel > Contrat de travail
Les salariés en multi-contrats peuvent avoir plusieurs chronos contrats simultanément. Les
cumuls sont alors distincts pour chaque calcul de paie concernée.
Chaque mouvement doit être historisé en précisant un motif d’entrée et un motif de sortie si
nécessaire afin de répondre au besoin de la génération d’une DADSU. La date est précisée
dans l’entête.
La liste gauche propose 2 classements : Le contrat et les contrats par salarié qui permettent
de classer tous les contrats à partir du numéro de matricule
7.4.5 Numéro de contrat
1 N
GESEML (salariés) GESCTR (contrat)
1 N
9 onglets 9 onglets
Un salarié peut occuper un emploi unique ou des emplois multiples. Soit de façon simultanée,
soit de façons successives.
Dans le cas des hôtels, café, restaurant, avec des contrats successifs de saisonniers.
7.4.6 Entête du contrat de travail
Champ Nature : la sélection du code COD dans la fiche contrat entraîne l’initialisation du
champ « Motif » situé dans l’onglet Contrat, bloc CDD/CTT, par la valeur. Il en sera de même
pour le code CDD
7.4.7 Motif de début de contrat du salarié

Paramétrage / Tables paie / Motifs d’entrée d’un salarié
Cette fonction permet la création des codes des différents motifs d'entrées. Ces codes sont
utilisés dans la gestion automatique des périodes d'activités d'un salarié.
Lors de l’évolution des contrats, la gestion des motifs d’entrée permet de gérer les
caractéristiques des périodes d’activités et des dates d’entrée sur site.
Le code de motif d'entrée d'un salarié qui fait référence à la table diverse 386, et la gestion
automatique des sorties salariés, permet lors de la saisie d’un avenant au contrat, la mise à
jour automatique de la fiche contrat précédente, ainsi la date de fin du contrat précédent ainsi
que le motif de fin de contrat seront mis à jour.
Gestion auto périodes d’activités : Lors de la saisie d'un avenant au contrat, si cette zone
est cochée pour le motif de l'avenant (ou motif d'entrée), la mise à jour de la fiche contrat
précédente est faite automatiquement. Ainsi, la date de fin du contrat précédent et le motif de
fin de contrat sont mis à jour.
Gestion auto des dates d’entrée site : Lors de la saisie d'un nouveau contrat, si cette zone
est cochée pour le motif d'entrée, la mise à jour de la date d'entrée dans le site sera faite
automatiquement. Cette date aura pour nouvelle valeur, la date d'entrée courante.
Rupture bulletin : ce champ si coché, permettra d’effectuer pour le motif, des bulletins
distincts gérant chacun des périodes d’activités différentes sur un même mois. Si non coché,
il n’y aura pas de rupture de bulletin et les informations seront cumulées sur le bulletin
correspondant à la période de paie.
Initialisation date d’embauche : permet d’identifier la date réelle d’embauche, à savoir la

date du 1er jour d’applicabilité du contrat de travail. C’est cette date qui sera reprise dans la
déclaration de la DSN.
Dans la version standard du produit, les motifs ci-dessous sont cochés par défaut :
 EMB : embauche
 EOR : Embauche CDD de 18 à 36 mois
 ERD : Embauche CDD
 ERI : Embauche CDI
7.4.8 Contrats CDD / CTT

Le CDD, Contrat à Durée Déterminée et le CTT, contrat de Travail Temporaire sont deux
contrats qui sont utilisé lors d’un cadre légal spécifique.
Le contrat de travail temporaire (CTT) est un contrat signé entre 3 parties. En effet, un premier
contrat est signé entre l’entreprise de travail temporaire et l’entreprise utilisatrice. Un second
contrat est établi entre l’entreprise de travail temporaire et le salarié.
Les motifs de remplacement sont codifiés dans la table diverse 356
Il est possible de renseigner la personne remplacé lors de l’utilisation de ces types de contrat
à partir du bloc CDD/CTT ainsi que la durée, la période et la fin du CDD/CTT.
Ainsi que de nouvelles informations comme l’agence d’intérim dans le cas de contrat CTT. Ce
champ est activé uniquement avec le motif correspondant.
7.4.9 RAZ des cumuls en cas de sortie

Dans l’onglet « Fin » de la fiche contrat, une nouvelle fonctionnalité Raz cumuls en cas de
sortie.
Les cumuls (Paramétrage / Plan de paie / Cumuls) sont conservés sauf si la case « RAZ des
cumuls si sortie» est cochée. La remise à zéro des cumuls sera effective lors du calcul de la
première paie après la sortie.
Paramétrage > Plan de paie > Cumuls
Lorsque la case est cochée, le cumul concerné sera remis à zéro lors d'une fin de contrat pour
un salarié.
7.4.10 Les suppléants
Onglet « responsable » du contrat. Cette table permet de saisir une liste de suppléants
potentiels pour ce collaborateur. Ces suppléants peuvent remplacer les collaborateurs
pendant leur période de congés. Cette table n’est pas reliée au workflow.
7.4.11 Les responsables

Le tableau des responsables de la fiche salarié et de la fiche contrat est alimenté par le menu
local 50. Renseigner les interlocuteurs concernés.
Tous les utilisateurs doivent être renseignés sauf exceptions.
Le paramétrage au niveau dossier pour les responsables n’existe pas.
7.4.12 Workflow
Paramétrage / Workflow / Circuit de signature
Le circuit de signature permet de relier le code d’une règle de workflow à un code Workflow
de circuit de signature. Le code workflow du circuit de signature identifie la règle de workflow.
Renseigner la liste des responsables qui seront utilisé dans le circuit de signature. Les
responsables « Avec signature » doivent être situés dans les premiers de la liste. La liste est
alimentée par le menu local 50.
7.4.13 Registre du personnel
Administration du personnel / Document administratif / Registre unique du personnel /
Numérotation registre
Le registre du personnel est obligatoire pour tous les employeurs pour consigner tous les
mouvements de personnel.
Entrées : personnel en CDI, en CDD, en contrat d'apprentissage, de qualification,
alternance ;
Sorties : qu'il s'agisse de démission, de licenciement.
Ce registre doit être tenu à jour en permanence et être susceptible d'être présenté à tout
moment à l'inspection du travail.
Pour l’entrée du salarié, il faut renseigner la date, l’heure le site d’embauche, le service et le
motif.
Le N° de registre est incrémenté par site et par ordre chronologique des entrées des salariés
par la fonction Numérotation registre.
Cette fonction permet d'attribuer automatiquement un numéro de registre à une entrée dans
la société d'un salarié. Cette numérotation automatique se fait par site dans l'ordre
chronologique des entrées des salariés.
Il est possible de restreindre la numérotation des registres aux salariés d'une société ou d'un
site. La renumérotation d’un registre n’est possible que pour les utilisateurs de profil
"administrateur".
On retrouvera ce N° de Registre dans l’édition du registre du personnel :

Impressions / Impressions groupe / gestion du personnel / Registre entrées/sorties (REGES)
En cas de sortie du salarié, il faut mentionner la date de sortie, le motif, et préciser si la sortie
est définitive ou non. Il faut entendre par « sortie définitive » la nécessité de remettre au salarié
une attestation Pôle emploi et un solde de tout compte.
Dans ce cas, il faut renseigner aussi la notification du départ, la dernière présence, les
périodes de préavis, le N° pôle emploi.
Dans le cas d’une mutation (sortie avec motif MUT), on ne cochera pas la sortie « définitive »,
afin de ne pas déclencher le solde des congés sur le bulletin (paramétrage du plan de paie
standard).
7.4.14 Détail de quelques champs

Dans l’onglet « contrat », le bloc référence : on y retrouve la convention collective de
rattachement, le poste, l’emploi type et le profil du salarié. Son intitulé de bulletin et son service
de rattachement.
Dans l’onglet « déclaratif », le bloc Déclarations légales permet de préciser les différents
champs à l’aide des tables associées. C’est le cas pour la catégorie socioprofessionnelle, le
statut catégoriel, le statut pour les instituts de retraite complémentaire et le statut
professionnel.
Le champ « avantage en nature » doit être initialisée par une ou plusieurs des
lettres suivantes : L (logement) ; N (nourriture) ; V (véhicule) ; A (autres)
Le champ NTIC (nouvelle technologie de l’information et de la communication) peut être aussi
coché afin que puisse être évalué l’avantage lié à l’utilisation des outils de nouvelle
technologie.
Le champ frais professionnel (EXSPFL) permet de mentionner les modalités de prise en

charge des frais professionnels. : F (allocations forfaitaires) ; R (Remboursement sur
justificatifs) ; P (prise en charge directe par l’employeur) ; D (Divers : remboursement des
dépenses incombant à l’entreprise dont le salarié a fait l’avance).
Le champ déduction (DED) permet de préciser le taux de déduction supplémentaire pour frais
professionnels accordé dans certaines professions ainsi que l’option rattachée (Réel ou
Forfaitaire).
Ces informations auront aussi une influence sur le calcul du plan de paie :
En effet si un taux est appliqué, un abattement des bases de cotisation sera appliqué ; et si
l’option est forfaitaire, la rubrique FRAIS_PROF sera activée, elle s’ajoute au brut et
incrémente dans la DADSU, la zone « frais professionnels », le brut fiscal (rubrique
BRUT_FISC) lui sera diminué de l’abattement non plafonné.
Dans l’onglet « contrat » champ « travail étranger », on précisera si le salarié travaille à

l’étranger : oui, non, frontalier ou détaché.
Pour compléter les éléments de la DADS U, dans l’onglet « déclaratif » bloc « emplois
multiples » champ « situation »administrative, on choisira la situation du salarié.
Dans l’onglet « déclaratif » la CNBF (Caisse Nationale des Barreaux Français), gère les
retraites de base et complémentaires des avocats et les entreprises employant des avocats
salariés relevant de la CNBF doivent depuis 2006 adresser leurs éléments de cotisations par
DADSU. Dans cette zone il faudra préciser le niveau de classement dans cette caisse.
Dans le bloc DADS-U Régime sécurité sociale, préciser le ou les régimes de sécurité sociale
du salarié. Si tous les risques (maladie, AT, maternité, vieillesse…) sont couverts par
l’affiliation à un seul régime, il sera précisé dans la BASE (utiliser GEN pour le régime classique
de sécurité sociale).
Dans le cas inverse, on ne précisera rien dans la BASE et on mentionnera le régime risque
par risque.
La partie « Risque AT » reprend le code risque associé par défaut à l’établissement du salarié,
et il peut ici être personnalisé pour le salarié.
7.4.15 Contrat / Onglet Paie

Cet onglet permet de préciser les éléments de calcul et d’édition du bulletin de paie et permet
de visualiser les évolutions de salaires et certains cumuls paramétrables
Le bloc « paie à l’envers » est à cocher et à renseigner si le bulletin du salarié doit être calculé
à l’envers.
Le calcul à l’envers cherche à établir un bulletin de paie ayant une rubrique objectif à une
valeur donnée en faisant varier une valeur « incidente » appelée par une autre rubrique.
Dans le champ « rubrique objectif » indiquer la rubrique d’où on veut récupérer la valeur finale.
Dans le champ « rubrique incidente » indiquer la rubrique qui fera varier la valeur finale.
Exemple : calcul d’un net à payer en fonction d’un net du salarié à préciser en faisant varier
son salaire de base :
 La rubrique Objectif sera SAL_NET (salaire net)
 La variable Objectif sera NET_PAE (permet de saisir le net)
 La variable Incidence sera SALAIRE (variable salaire de base qui est
utilisée dans la rubrique du salaire de base).
Des paramètres par défaut permettent d’initialiser ces zones :
Paramétrage / paramètres généraux / valeur paramètre
Groupe PAE  Chapitre PLA
La partie « exonérations » permet de renseigner les codes d’exonération concernant le

matricule pour une période donnée. Si plusieurs exonérations sont applicables pour le salarié
à la date de paie, le calcul de paie considèrera la plus avantageuse, en priorité le non
assujettissement, l’exonération totale 100%, l’exonération plafonnée 100%, l’exonération
partielle avec % décroissant).
Le paramétrage des exonérations est abordé dans le chapitre « Plan de paie.
La partie « acompte », champ « acompte habituel » autorise la saisie du montant d’un

acompte régulier (tous les mois) et d’ne préciser le jour d’émission dans le mois.
La partie « évolution de salaire » est mise à jour par la fonction « extraction historique » à partir
de :
Administration du personnel / Fiches de personnel / Extraction historique
Cette fonction permet de renseigner automatiquement les cumuls "salarié" et/ou le tableau
d'évolution de salaires, disponible dans la fiche contrat (onglet Paie).
Après la date, chaque colonne correspond à l’évolution d’une variable ou d’une rubrique :
 Colonne 1 = variable VARSAL

 Colonne 2 = variable VARSAL2
 Colonne 3 = variable VARSAL3
 Colonne 4 = rubrique RUBSAL
 Colonne 5 = rubrique RUBSAL2
 Colonne 6 = rubrique RUBSAL3
 La dernière colonne permet de préciser un motif d’évolution
Ces éléments sont paramétrables dans les valeurs paramètres :
Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres

Groupe EVO  Chapitre PAY
Dans la partie « Cumuls » de l’onglet « paie », on retrouvera les éléments de cumuls que l’on
souhaite voir sur la fiche salarié.
Il faut le préciser dans le cumul ou dans la rubrique. (Cf partie Plan de Paie)
La périodicité des remises à zéro des cumuls se paramètre dans le groupe CUM du chapitre
PLAN DE PAIE des paramètres généraux.
Paramétrage / paramètres généraux / valeur paramètre
La mise à jour des cumuls de la fiche contrat se fait en temps réel, c'est-à-dire dès le calcul
des bulletins. Toutefois, en cas de modification de la périodicité ou du mode d’alimentation du
cumul, le lancement du traitement d’extraction historique permet une nouvelle mise à jour.
Administration du personnel / Fiche de personnel / Extraction historique
Dans l’onglet « déclaratif » bloc multi-employeur mentionner si le salarié a été, sur une période
donnée, en multi-employeurs. Le modèle de bulletin qui lui sera adressé est à renseigner dans
l’onglet «Paie.
Cette zone est reprise par défaut depuis les paramètres généraux (chapitre BUL et groupe
EBP). Il existe deux modèles BULLETIN et BULCAL (bulletin calendrier). Ce dernier faisant
appel à des informations de calendrier nécessite la fonction d’arrêté des temps de la gestion
des temps.
7.5 LA PENIBILITE
Prévue par la loi du 20 janvier 2014 garantissant l’avenir et la justice du système de retraites,
la création du compte personnel de prévention de la pénibilité ouvre la possibilité aux salariés
du secteur privé, qui occupent un emploi comportant un ou plusieurs facteurs de pénibilité, de
se former pour se réorienter vers un métier moins exposé, de travailler à temps partiel ou de
partir plus tôt à la retraite.
Une déclaration annuelle dématérialisée auprès de la CNAV ou à la CARSAT doit être faite
(loi Rebsamen). En pratique, cette déclaration se fait selon les modalités prévues pour la
DADS ou la DSN.
Toutes les informations contenues dans cette déclaration sont confidentielles.
C’est sur la base de cette déclaration que des points sont attribués au compte pénibilité.
Le 26 mai 2015, a été annoncé un report de six mois de la pleine application du compte
pénibilité
Sont concernés :
 Les salariés du secteur privé
 Le personnel du secteur public employé dans les conditions du droit privé
Sont exclus : Les salariés affiliés à un régime spécial de retraite comportant un dispositif
spécifique de reconnaissance et de compensation de la pénibilité.
7.5.1 Financement du dispositif de PENIBILITE
Le financement de ce dispositif est assuré par deux nouvelles cotisations :
Une cotisation de base assise sur l’ensemble des rémunérations et gains versés par
l’employeur. Le taux de la cotisation due par les employeurs qui entrent dans le champ
d’application du compte de pénibilité, est fixé à 0.01% à compter de l’année 2017.
Une cotisation additionnelle assise sur la rémunération et gains versés au salarié exposé. Le
taux de la cotisation due par les employeurs ayant exposé des salariés à la pénibilité est fixé
à:
 Pour les salariés ayant été exposés à un seul facteur de pénibilité au-delà des
seuils d’exposition :
o 0,10% pour les années 2015 et 2016
o 0,20% à compter du 1er janvier 2017
 Pour les salariés ayant été exposés simultanément à plusieurs facteurs de
pénibilité au-delà des seuils fixés :
o 0,20% pour les années 2015 et 2016
o 0,40% à compter du 1er janvier 2017
Les premières déclarations et versements de cette cotisation interviendront en janvier 2016.
Le calcul des points de pénibilité basé sur les périodes d’exposition des salariés est du
ressort des caisses de retraite (CNAV) sur la base des déclarations des employeurs.
Aucun calcul de points n’est proposé dans HRM.
7.5.2 Evaluation de la PENIBILITE
HR Management n’effectue aucun calcul d’exposition ou de dépassement. Aucun calcul de
points ne sera proposé dans HRM.
L’évaluation de l’exposition et du dépassement des seuils est de la responsabilité de

l’employeur.
L’employeur doit évaluer l’exposition de chacun des salariés une fois par an. L’évaluation ne
s’effectue pas au jour le jour, il s’agit d’une moyenne. L’employeur vérifie si le salarié est
exposé au-delà des seuils fixés par décret au regard de l’activité ou des activités réalisées par
le salarié et dans les conditions habituelles de travail sur l’année.
Principe : 1 CONTRAT = 1 PERIODE D’EXPOSITION
Rappel : seuls les contrats de trente jours ou plus sont concernés par le dispositif.
7.5.3 Paramétrage de la PENIBILITE

Création de la table diverse 410 qui contient à minima la liste des facteurs d’exposition soumis
à déclaration et à cotisation. Cette table sera complétée en fonction du législateur.
• Un code N4DS est défini pour chaque facteur dont la déclaration est obligatoire.
• Un numéro d’ordre permet de définir l’ordre des facteurs pour l’impression des fiches
individuelles de pénibilité ainsi que son impression. Si le numéro d’ordre vaut « Zéro »,
le facteur n’apparaitra pas dans la fiche individuelle de pénibilité.
7.5.4 Gestion à partir des postes
Administration du personnel / Référentiel / Postes / Onglet pénibilité
Permettre aux utilisateurs de renseigner des facteurs de pénibilité au niveau des postes, de
manière à pouvoir extraire des fiches individuelle d’exposition.
La pénibilité se définie au niveau du poste. A partir du tableau, sélectionner les facteurs de

risque et indiquer une date de validité. La date de début par défaut sera de type : 01/01/n car
l’évaluation de l’exposition est annuelle. Il est possible d’autoriser une autre date.
Il est possible d’ajouter, modifier, supprimer des lignes. On affiche 20 lignes à l’écran.
Ne pas déclarer un facteur plusieurs fois avec une même date de début ou avec
chevauchement. L’application affichera un message d’erreur
Il est possible de déclarer plusieurs facteurs de risque pour un seul poste.
Quatre zones de texte libre pouvant afficher 100 caractères sont prévues pour indiquer les
mesures mises en place par type (organisationnelle, collective, individuelle, commentaire
libre).
Champ exception pénibilité au contrat : autorise la gestion d’exception au niveau contrat si

coché.
Lors de la duplication d’un poste les facteurs de risque sont conservés.
7.5.4.1 Mise à jour des contrats à partir des postes

Possibilité d’effectuer une mise à jour des facteurs de pénibilité à partir des postes. Pour cela
passer par l’action située dans le panneau de droite « mise à jour pénibilité contrat »
Cette mise à jour des contrats est possible à condition que la case « Exceptions au contrat »
soit cochée dans le poste.
Sélectionner les critères désirés.

Bloc période : on précise ici si la mise à jour concerne que les contrats actifs ou non. Cette
case est cochée à défaut. Une date de référence pour cette mise à jour est à renseigner. Par
défaut ce sera celle du jour. Elle est modifiable.
Si la case est décochée, tous les contrats répondant aux critères de sélection, même les non
actifs seront mis à jour.
Ne pourront paraître dans la liste, uniquement les salariés dont les contrats sont cochés
« exception au contrat ».
Dans le cas d’avenants, une ligne, par période d’activité sera affichée. Toutes les lignes
cochées seront mises à jour.
Seuls les salariés répondant aux critères de sélection sont affichés dans le tableau de gauche.
Dans le tableau de droite, sélectionner les facteurs de risque à attribuer puis valider.
7.5.5 PENIBILITE DANS LA FONCTION GESCTR [CONTRAT]

Un nouvel onglet « Pénibilité », identique à celui au niveau de la fonction « poste » est mis en
place.
Si au niveau poste la coche « exception pénibilité au contrat » est active, alors il est possible
de modifier les éléments au niveau contrat.
Les éléments de l’onglet pénibilité sont indiqués, si le poste est rattaché au contrat. Dans le
cas contraire, celui-ci sera vide.
Lors de la création d’un nouveau contrat (GESCTR ou GESENT), si le poste est renseigné et
que la case « Exception au contrat » est active, les facteurs risques du poste, les dates et les
commentaires sont copiés dans le contrat.
On ne recalcule pas les dates de validité des facteurs en fonction des périodes
contractuelles : l’ensemble des facteurs risques définis au niveau d’un poste est copié dans
le contrat où le facteur est valide sur le contrat.
7.5.6 Extraction des données de pénibilité
Administration du personnel / Documents administratifs / Pénibilité / Extraction
La fonction d’extraction permet d’extraire en masse les fiches individuelles de préventions et

d’expositions aux risques à partir des postes et des contrats.
7.5.6.1 La fiche d’exposition [GESHRPIH]

Cette fonction permet de consulter les fiches déjà extraites, de les modifier ou de les créer
individuellement. Les fiches seront le plus souvent extraites en masse (fonction Extraction).
Quand la fiche est extraite son statut passe en « saisi ».
La fiche de prévention des expositions est éditée lorsqu’un salarié est exposé à un ou
plusieurs facteurs au-delà des seuils.
 La période d’exposition d’un salarié présent toute l’année (ou sans absence
significative) correspondant à l’année civile.
 La période d’exposition d’un salarié en CDD de durée supérieure à un mois,
correspond aux bornes de son contrat.
 La période d’exposition d’un salarié en CDD de durée inférieure à un mois n’est pas
prise en compte. Dans ce cas, aucune fiche de pénibilité n’est éditée.
 En cas de succession de CDD, chaque contrat est considéré.
Le calcul des points de pénibilité basé sur les périodes d’exposition des salariés est du
ressort des caisses de retraite (CNAV) sur la base des déclarations des employeurs. HRM
ne gère pas le calcul des points.
Dans la liste gauche, les fiches sont classées par Année d’extraction / Société / Site /
Matricule/ Nom Prénom / Chrono contrat / date d’entrée / statut de la fiche / Numéro
L’entête contient, l’identification de la fiche, le matricule salarié, le contrat, le site et les
périodes.
Sera traiter une fiche par année, site, salarié, chrono contrat CTRNUM et date de début de
contrat CTRDAT flagué ‘rupture bulletin’.
Les contrats de moins d’un an sont exclus. Durée d’un contrat : date de fin avec sortie définitive
moins date de début de contrat avec flag rupture
Quand la fiche est imprimée, son statut passe en «imprimé », et elle ne sera plus modifiable
et ne peut plus être à nouveau extraite. Pour cela il faudra décocher le flag « verrouillé ».
7.5.7 Etat d’impression

Possibilité d’extraire un état par facteur de risque à partir de la fonction Poste / Onglet pénibilité
[HRPOTPEN].
Seuls les facteurs bénéficiant d’un numéro d’ordre seront imprimés. (table diverse 410).
7.5.8 Déclaration DADS-U
Paie / Déclaration /DADS-U / Pénibilité
La période d’exposition à déclarer correspond à la période d’occupation du poste et non à la

période d’exposition réelle aux facteurs risques.
Structure N4DS :
7.6 LES POPULATIONS DE SALARIES

Administration du personnel / Fiches de personnel / Populations de salariés
Cette fonction permet de définir des regroupements de salariés.
Ces regroupements peuvent ensuite être utilisés dans les traitements comme le calcul de paie
par exemple.
Le filtrage des salariés peut se faire :
 manuellement en précisant les employés

 En utilisant une règle d’appartenance qui a l’avantage, lors de l’arrivé d’un nouveau
salarié, que celui-ci soit automatiquement affecté à la population, dès lors qu’il répond
au critère d’appartenance)
Exemple : les – de 25 ans

[F :ID]DATBRN>addmonth(GMOIPAY,-300)
On ajoute une valeur (-300 qui correspondent à 12mois*25 ans) à la variable mois de paie en
cours.
Remarque :
Pensez à utiliser la calculatrice pour vérifier (aide / diagnostic/calculatrice)
Les populations peuvent être mise à jour par l’activation du bouton « Maj. Population ».
7.7 LES SAISIES PERSONNALISEES ET LES ECRANS

« EMPLOYES »
Administration du personnel / Fiches de personnel / Saisie personnalisé / Autres saisies
Ces fonctions permettent de consulter et ou de modifier les informations des fiches salariés
en masse sous forme d’un tableau dont le contenu est paramétrable dans la fonction « Ecrans
Employés » dans les paramètres généraux.
7.7.1 Les saisies personnalisées

Quatre fonctions sont proposées :
 Visites médicales : gestion des données des visites médicales
 Provisions CP : tableau de visualisation des provisions CP N et N-1
 Suivi des augmentations : écran de consultation des évolutions de salaire.
 Autres saisies : permet de choisir son écran de saisie
Principe d’utilisation de ces fonctions :
a) Extraction des informations en fonction des critères de sélection
On retrouve tous les critères de sélection habituels ainsi qu’une période d’extraction.
b) Visualisation et saisie des données
Les méthodes de saisie dans le tableau sont les suivantes :
Saisie standard : il suffit de saisir les valeurs dans le tableau.

Saisie par duplication : méthode très utile lorsque l’on souhaite affecter à plusieurs salariés
la même valeur. Pour cela il suffit de saisir une fois la valeur et par l’icône « action »
« Appliquer en dessous », cette valeur va se recopier sur toutes les lignes suivantes.
c) Exploitation du tableau
Le tableau ainsi obtenu peut être exporté ou envoyé par mail.
 Bouton mail
 Bouton exporter ou icône « action » - export excel
7.7.2 Les écrans employés
Paramétrage / Paramètres généraux / Ecrans employés
Cette fonction permet de créer des écrans de saisie personnalisés pour la gestion des salariés.
Il est à noter que la fonction du dictionnaire des champs salariés permet de consulter et de
mettre à jour les différentes caractéristiques de ces champs salariés.
Paramétrage / Paramètres généraux / dictionnaire champs salariés
Notamment par les choix suivants :
Actif oui/non : si le champ est actif, il sera disponible dans la fonction « Ecrans employés »,
sinon il n’apparaîtra pas dans cette même fonction.
Sélection oui/non : active ou désactive la présence de ce champ dans la liste de sélection

des champs des fichiers salariés. Cette sélection est fréquente dans la saisie de critères libres
dans certaines fonctions telles que les exceptions de calcul, les régularisations…
Rang : permet de trier, par ordre croissant, la liste des champs des fichiers salariés dans la
fonction « Ecrans Employés » et en sélection de champs salarié pour établir un critère libre
dans certaines fonctions telles que les exceptions de calcul, les régularisations…
7.7.2.1 Paramétrage d’un écran employé

Il faut tout d’abord donner un code, un nom et un code d’accès et un code activité.
Dans la colonne champ on peut :

 Soit sélectionner des champs de la fiche salarié, en utilisant les méthodes de sélection
habituelles. Puis, préciser si le champ dans l’écran peut être saisi, affiché uniquement
ou invisible. Dans le cas d’une formule, le champ ne peut être saisi dans l’écran.
 Soit utiliser une formule.
Les formules portent sur les types de données suivantes :
 Salariés
 Historique de paie
 Historique des temps
 Synthèse des temps
 Autre élément de calcul
Suivant le critère de choix, les autres champs seront ou pas accessibles.
Des filtres complémentaires dans les écrans employés, permettent également de sélectionner
les salariés à afficher.
Ces écrans de saisies sont mis en place pour être récupérés à partir de la fonction [GENEMP]
et la saisie personnalisée présentées ci-dessous.
7.7.3 Saisies personnalisées et Autres saisies

Administration du personnel / Fiches de personnel / Saisies personnalisée / Autres saisies
Par cette fonction on récupère les écrans paramétrés dans les fonctions développées dans la
fonction « écrans employés ».
Elle va permettre consulter et/ou de modifier, suivant plusieurs critères, des informations
relatives aux salariés, sous forme d'un tableau, dont le contenu est entièrement paramétrable.
La modification de chaque fiche se fait sur un seul écran. Les fiches sélectionnées sont
affichées dans un tableau, construit en fonction des champs composant l'écran salarié choisi
au préalable.
La saisie peut se faire de trois manières différentes :
 Saisie standard : Méthode standard, il suffit de saisir les valeurs dans le tableau.
 Saisie par duplication : Lorsque l'on souhaite affecter à plusieurs salariés la même
valeur, il suffit de saisir une fois la valeur et par un clic droit – "Appliquer en dessous",
la valeur va se recopier sur toutes les lignes suivant la courante.
7.8 LA GESTION DU DROIT DE VOTE ET DES LISTES

ELECTORALES
Administration du personnel / Documents administratifs / Listes électorales
Cette fonction permet de lister une sélection de salariés actifs et pour chacun d’entre eux
d’indiquer s'il est électeur et éligible pour une date de premier tour donnée.
Si le statut électeur est faux, l'utilisateur a la possibilité de le corriger en affectant au salarié
un code droit de vote. Si le statut éligible est erroné, l'utilisateur a aussi la possibilité de corriger
en affectant au salarié un code d'exception (Table diverse 399).
Enfin cette fonction permet aussi d'affecter chaque salarié à un collège électoral.
Pour être déclaré électeur le salarié doit satisfaire aux conditions suivantes à la date du
premier tour :
 Etre salarié actif d'après sa fiche salarié ;
 Etre affecté à un site d'après son historique des entrées/sorties de sa fiche salarié;
 Avoir une ancienneté de plus de trois mois, c'est à dire une succession de
périodes d'entrées/sorties continues d'au moins trois mois à la date du premier tour ;
 Ne pas être intérimaire, c'est à dire qu'aucun de ses contrats de travail de sa fiche
salarié qui ont été en vigueur moins de trois mois avant la date du premier tour ne doit
être de type intérimaire ;
 Etre âgé d'au moins 16 ans.
Pour être déclaré éligible, le salarié doit satisfaire aux conditions suivantes à la date du premier
tour :
 Etre déclaré électeur ;

 Avoir une ancienneté d'au moins 1 an ;
 Ne pas avoir été intérimaire au cours des 12 mois qui précède le premier tour ;
 Etre âgé d'au moins 18 ans.
Ces conditions sont nécessaires mais pas suffisantes au regard de la loi. Cependant, le logiciel
ne peut retrouver les autres conditions requises (comme ne pas être stagiaire, par exemple).
Celles-ci doivent donc être gérées au cas par cas via le code droit de vote et les exceptions à
l'éligibilité.
Ces codes permettent aussi d'accorder le droit de vote à des salariés qui a priori ne satisfont
pas aux conditions légales, c'est le cas par exemple des salariés issus d'une société rachetée
depuis moins de trois mois et qui sont donc déclarés non électeurs, à cause de leur ancienneté
insuffisante dans la nouvelle société (suivant les modalités de cession si rattachés à la
nouvelle entité suivant l’article L1224-1).
Pour ces salariés qui avaient les trois mois d'ancienneté dans leur précédente société, il suffit
aussi pour les déclarer électeur de leur affecter un code droit de vote.
D’une façon générale les conditions d’éligibilité et d’électeurs sont reprises dans le protocole
d’élections de chaque entreprise avant toute élection.
7.8.1 Prérequis de mise en place
Il faut au préalable paramétrer les tables diverses et les menus locaux à partir des fonctions
ci-dessous :
 Paramétrage / Paramètres généraux / Tables diverses
 Développement / dictionnaire de traitement / Menus locaux - messages
Table 398 : Elections

Préciser les codes et les intitulés des élections que l’entreprise souhaite organiser. (Comité
d’entreprise, Délégués du personnel, syndicaux…).
Table 399 : Eligible

Préciser les motifs d’éligibilité ou d’inéligibilité. Ces motifs seront affectés aux collaborateurs
au cas par cas. (Ancienneté dans l’entreprise,..).
Menu local 420 : Collège électoral

Renseigner les différents collèges électoraux.
7.8.2 Le droit de vote
Paramétrage / Paramétrage / Droite de vote
Un code de droit de vote définit une situation particulière d’un salarié qui implique que celui-ci
ne peut voter aux élections du CE ou des délégués du personnel parce qu’il est stagiaire ou
expatrié par exemple.
A contrario un code permet de donner un droit de vote à des salariés considérés par le logiciel
comme non électeur, à tort, par manque d’information.
Dans cette fonction, sera géré les droits de vote par type de profil définit par ces codes.
Lorsque la colonne est cochée, alors l’exception de la ligne courante signifie que le salarié est
électeur pour l’élection de la colonne.
Les exceptions à l’éligibilité sont gérées dans la table diverse N° 399
7.8.3 Les listes électorales

Administration du personnel / Documents administratifs / Listes électorales.
(cf.chapitre 7.8)
Dans l’écran de critères, il est nécessaire de renseigner la date de 1er tour des élections afin
que l’extraction puisse répondes aux conditions d’ancienneté.
Puis, intervenir sur l’écran afin de gérer les exceptions du statut d’électeur et du statut
d’éligibilité.
De fait un salarié définit comme électeur et éligible peut avoir une exception de non électeur
et de non éligibilité et un salarié non électeur ou non éligible peut avoir une exception pour
devenir électeur et éligible.
Ensuite les listes électorales sont accessibles par l’impression :

Menu : Fichier / Impression
Impression / Impression groupes / états légaux / LISTELEC
Préciser dans le tableau des critères l’élection souhaitée, le type de liste (électeur, éligible ou
feuille d’émargement).
7.9 LA DPAE – ex DUE

Administration du personnel / Documents administratifs / DUE
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) remplace la déclaration unique d’embauche

(DUE). Très simple, cette formalité obligatoire avant toute embauche s’effectue en une seule
fois auprès d’un seul interlocuteur, l’Urssaf. Elle rassemble 6 formalités liées à l’embauche :
 la déclaration d'une première embauche dans un établissement,
 la demande d'immatriculation d'un salarié au régime général de la Sécurité sociale,
 la demande d'affiliation au régime d'assurance chômage,
 la demande d'adhésion à un service de santé au travail,
 la déclaration d'embauche du salarié auprès du service de santé au travail en vue de
la visite médicale obligatoire,
 la liste des salariés embauchés pour le pré-établissement de la déclaration annuelle
des données sociales (DADS).
Tous les employeurs se doivent de déclarer, quels que soient les conditions d'exercice de la
profession et la durée d'engagement, pour toute embauche d'un salarié relevant du régime
général de la Sécurité sociale.
Rappel :
Le jour de l’embauche, l’employeur devra enregistrer le salarié dans son registre du personnel
et organiser la visite médicale de son futur salarié avant la fin de sa période d’essai.
7.9.1 Extraction à partir du contrat de travail.
Administration du personnel / Fiches de personnel / Salarié
Possibilité d’extraire la DUE à partir de la fiche d’entrée et de la fiche salarié.
Extraction de la DUE et information lorsque la DUE a été générée pour un collaborateur.

A l’aide du raccourci présent dans le menu Fonction, générer la DUE, dans la fiche de
personnel section « Document à générer », la case DUE extraite est alors cochée.
Administration du personnel / Fiches salarié / Contrat de travail

A partir de l’onglet « contrat », dans le bloc documents à générer
7.9.1.1. Extraction.
Administration du personnel / Documents administratifs / DUE / Extraction
La fonction d’extraction des DUE, permet de générer en masse les documents. Renseigner
les bornes d’entrée et de fin, la liste des salariés entrés ou sur le point d’entrer à déclarer aux
organismes sociaux et les informations les concernant.
7.9.1.2. Fichier DUE.

Administration du personnel > Documents administratifs > DUE > Fichier DUE
La fonction de « Fichier DUE » permet de consulter à partir de la fonction d'extraction, la liste
des salariés entrés ou sur le point d’entrer, et de modifier ou compléter les informations les
concernant, avant l’envoi de la déclaration. Le numéro de contrat du salarié correspond à l'un
de ses chronos contrats.
Bloc d’entête :
On retrouve le matricule du salarié, son chrono contrat, sa date d’entrée et le statut de sa

déclaration DPAE.
Onglet Entête / Formalités
L’onglet Entête / Formalité présente le numéro de l’émetteur et l’URSSAF de destination, ainsi

que les autres formalités à activer pour le salarié dans le cadre de cette déclaration.
Bloc Formalité
Onglet DPAE
L’onglet DPAE pour la déclaration préalable à l'embauche est utilisé pour tous les employeurs
lorsque celui-ci envisage de recruter un salarié. Il sera complété avec les informations sur le
Chrono-contrat, le code SIRET de l’établissement de rattachement, le numéro de sécurité
social du collaborateur ainsi que la date de prise de fonction. Le champ « adresse 1 »
correspond au code utilisé pour l’adresse dans la fiche société.
Onglet Employeur / Salarié
L’onglet Employeur / Salarié permet de consulter et de modifier l’adresse de l’employeur et

l’adresse des salariés.
Onglet Contrat
L’onglet contrat présente la qualification et la codification du contrat de travail du salarié.
7.9.1.3. Génération de la DUE.

Administration du personnel / Documents administratifs / DUE / Génération
La fonction de génération permet de construire le fichier EDI. Ce fichier définitif sera déposé
sur le site Net.Entreprise après inscription. Possibilité de transmettre 100 déclarations dans
un seul fichier.
Il est possible de déposer un fichier test avant un envoi réel pour s’assurer de la bonne
conformité du logiciel.
7.9.1.4. Réception
Administration du personnel / Documents administratifs / DUE / Réception
En retour de l’expédition du fichier DUE EDI, vous recevrez un mail vous informant que votre
AR est en ligne, enrichi de la référence dossier qui vaut acquittement.
Cette fonction de réception permet de consulter un fichier d’accusé réception de déclaration

envoyé par l’organisme destinataire de la déclaration. Ce fichier sera à enregistrer sur le
serveur ou sur le poste client.
8.0 LE PLAN DE PAIE
PRINCIPE :
Le plan de paie est l’ensemble des règles de gestion qui préside aux calculs des bulletins et
des déclarations de charges.
A un même dossier correspond un et un seul plan de paie.

La structure du plan est partagée par l’ensemble des sociétés du dossier mais la valeur de
chaque paramètre du plan peut être multiple.
Par exemple, une même variable peut avoir une valeur unique « de niveau dossier » ou autant
de valeurs différentes que de sociétés, d’établissements ou de salariés existants dans le
dossier.
8.1 ELEMENTS PRINCIPAUX DU PLAN DE PAIE

Les règles du plan de paie sont modélisées dans un ensemble d’éléments appelés :
 Variables
 Cumuls
 Rubriques
 Profils
 Exonérations
 Exceptions
 Régularisations
 Déclarations de charges
Variables
Éléments destinés exclusivement à recevoir des valeurs numériques, saisies ou mises à jour
automatiquement ou importée.
Aucun calcul n’est possible par la mise en œuvre des seules variables.
Rubriques
Éléments de calcul exploitant les variables et alimentant les cumuls. Elles ont la vocation à
constituer les lignes du bulletin de paie (pour les rubriques paramétrées comme telles).
Il est impossible de saisir directement une rubrique ou d’y importer directement un montant.
Cumuls
Éléments destinés à totaliser les montants des rubriques selon une périodicité paramétrable.
Un cumul ne peut totaliser des valeurs de variables.
Profils
Regroupements de rubriques associés à un ou plusieurs salariés. Un salarié donné ne peut
avoir qu’un seul profil à un instant donné.
Exonérations
Éléments de paramétrage des exonérations de cotisations éventuelles.
Exceptions
Éléments de paramétrage des dérogations éventuelles aux règles de calcul des rubriques ou
des cumuls, ou aux propriétés des variables
Les exceptions sont associées à une sélection de salariés. Elles sont permanentes ou limitées
dans le temps.
Régularisations
Éléments de paramétrage des régularisations automatiques de rubriques. Une régularisation
ne porte que sur une et une seule rubrique.
Déclarations de charges
Paramétrage des états de déclarations de charges par regroupement de rubriques, selon des
règles simples ou complexes.
Schéma de synthèse
8.2 LES VARIABLES
Paramétrage / Plan de paie / Variables
Les variables sont destinées exclusivement à recevoir des valeurs numériques, saisies,
importées ou mise à jour automatiquement.
8.2.1 L’onglet « Général »

Dans la partie « Général » on donne l’identification de la variable :
Variable : Code de la variable recherchée ou à créer. Identifie la variable de façon unique.

Intitulé : Intitulé principal qui décrit la variable. Il est appelé dans les écrans de saisie des
variables.
Intitulé court : Version abrégée de l’intitulé principal, utilisé dans certains écrans ou états.
Thème : Critère de regroupement libre pour faciliter une recherche (Menu :
Paramétrage\Tables paie\Tables diverses, table 391) ;
Code activité : Le code activité permet de protéger la variable des mises à jour par patch.
Code d’accès : Le code d'accès permet de contrôler par utilisateur la consultation ou la
modification de la fiche.
Note de frais : permet d’utiliser la variable dans la définition des codes frais comme montant
forfaitaire ou plafond d'un frais professionnel.
Bloc « Réinitialisation » : permet de donner les éléments d’initialisation des valeurs des
variables 5 types de réinitialisation sont proposés et gérés par le menu local 315.
 Conservation : la valeur du mois précédent est reportée.

 Annulation : la valeur du mois précédent est ignorée.
 Standard : la variable est initialisée à la valeur contenue dans le champ ‘Valeur
Standard’.
 Maj. Temps : la variable est alimentée par les informations issues du module Temps ;
dans ce cas, les valeurs proposées ne sont modifiables que par les administrateurs
 Variable de reprise : leur usage est réservé aux premières paies de démarrage, elles
ont un code commençant par X
 Variable de reprise : La valeur est initialisée à la valeur standard, si c’est sa toute
première paie du salarié, sinon elle est non initialisée.
Génération forcée : option d’insertion automatique de la variable dans les feuilles de paie lors
de sa première utilisation et cela lors de leur génération automatique ou manuelle. La valeur
initialisée dépend des paramètres précédents.
Bloc « MAJ auto » : on décline par quel élément la valeur est mise à jour. Concerne les
variables de type « Maj. Temps ».
Type de mise à jour :

 Détail des temps : la variable est mise à jour de la valeur saisie ou importée sur un
code événement dans le module Temps & activités
 Synthèse : la variable est mise à jour d’une valeur calculée par le module Temps &
activités et stockée dans une variable de synthèse de temps
 Formule : concerne toutes les variables. L’extraction des valeurs est le résultat de la
formule définie dans le champ ci-après.
Type valeur : La valeur mise à jour est exprimée soit en jours soit en heures, soit en quantité
Type valorisation : précisé pour des absences le type de jours Ouvrables, ouvrés,
calendaires.
Événement : code de l’événement, si la source de la mise à jour de type est ‘Détail des temps’
Variable : code de la variable de synthèse de temps. On accède à ce champ si le type de mise
à jour est « synthèse ».
Commentaire : texte libre à figurer sur le bulletin de paie, sous les rubriques ayant défini cette
variable en ‘Texte associé’.
Cette zone peut être renseignée par la variable TDAT, qui provoque alors l’impression sur le
bulletin d’un texte formaté qui reprend les dates de début et de fin de l’événement associé
sous la forme jj/mm-jj/mm
Commentaire saisi : le commentaire saisi ou importé dans le module Temps & activités
apparaît sous les rubriques ayant défini cette variable en ‘Texte associé’.
Formule : Accessible si la source mise à jour est de type « formule ». Si la variable de paye
est alimentée par un calcul, indiquer sa formule à l'aide des formules de variables prédéfinies
dans la table diverse n°606. La syntaxe utiliser est la suivante : E_"CodeFormule" (Ex :
E_TRAVA1-E_ABSA)
Ces formules permettent la valorisation de la présence ou de l'absence.
Elles sont déclinées en :
 périodes : sur le mois courant, le mois précédent ou le mois suivant,
 jours : ouvrés, ouvrables ou calendaires ;
 heures : ouvrées, ouvrables ou calendaires ;
Le commentaire saisi ou importé dans le module Temps & activités apparaît sous les rubriques
ayant défini cette variable en ‘Texte associé’.
Bloc Commentaires : Facultatif, ce commentaire libre documente la variable par 3 lignes de

80 caractères.
8.2.2 L’onglet « Saisie »

Ces options autorisent ou non la
saisie de la variable sur chacun des
niveaux de saisie
Le rang permet de classer la liste

des variables dans l’onglet
Un rang non renseigné classe la
variable est tête de liste.
Organisation des saisies

Une même variable possède de 0 à 4 niveaux de saisies.
Ces niveaux sont ordonnés selon un mécanisme d’héritage hiérarchique.
Dans l’ordre hiérarchique décroissant, les niveaux sont ‘Dossier’, ‘Société’, ‘Site’, ‘Salarié’.
Sur le bulletin, seule la valeur existante au plus bas niveau est attribuée au salarié.
Le champ « onglet » : indiquer par niveau, ou sera à renseigner la valeur.
Bloc Impressions
 Historiques : Option qui permet l’impression de la variable sur les états relatifs aux
historiques de variable.
 Fiche individuelle : Option qui permet l’impression de la variable sur l’état ‘Fiche
individuelle’
 Rétroactivité : Cocher si cette variable est à utiliser pour effectuer une rétroactivité.
 Bordereaux préparatoires : lorsque cette case est cochée, le montant de la variable
est imprimé sur l’état PREPA (Bordereau préparatoire) si le paramètre de lancement
Avec valeurs est égal à Oui.
Fonction / Saisie : Tunnel sur le paramétrage des pages de saisie des variables par niveau.
8.2.3 L’onglet « PROFIL»

Permet de préciser pour quels profils cette variable va s’appliquer.
8.3 LES CUMULS
Paramétrage / Plan de paie / Cumuls
Les cumuls permettent de gérer les régularisations de tranches de cotisations, des

plafonnements (abattement par exemple), des totaux par période et par salarié.
La mise à jour de la valeur d'un cumul est paramétrée dans les rubriques et effectuée au cours
du calcul de paie.
Cumul : Code du cumul recherché ou à créer. Identifie le cumul de façon unique.

Intitulé : Intitulé principal qui décrit le cumul.
Intitulé court : Version abrégée de l’intitulé principal, utilisé dans certains écrans ou états
Thème : Critère de regroupement libre (Menu : Paramétrage \ Tables paie \ Tables diverses,
table 391)
Code activité : Le code activité permet de protéger le cumul des mises à jour par patch.

modification de la fiche.
Cumul intermédiaire : C’est un cumul non historisé, utilisé en tant que totalisateur dans les
calculs de paie.
Cumul fiche salarié : La valeur du cumul peut apparaître dans la fiche matricule. Le cumul
est associé à un intitulé qui se paramètre dans le menu local 349.
Intitulé bulletin : Intitulé du cumul tel qu’il apparaît en pied du bulletin. Les cumuls à apparaître
sur le bulletin sont déclarés dans les paramètres généraux.
(Menu : Paramétrage \ Paramètres généraux | Valeurs paramètres, chapitre BUL)
Historiques : Option qui permet l’impression du cumul sur les états relatifs aux historiques de
cumuls.
Fiche individuelle : Option qui permet l’impression du cumul sur l’état ‘Fiche individuelle’
Masse salariale / Groupe : sélectionner si-nécessaire le code du groupe de rattachement à

la fonction de suivi de la masse salariale.
Formules : Une formule de réinitialisation permet d’initialiser le cumul à une valeur calculée.
A défaut d’une formule de réinitialisation, le cumul est remis à zéro selon la périodicité
paramétrée.
Variable de reprise : La formule de reprise permet d’initialiser la valeur d’un cumul pour les
salariés n’ayant pas de bulletin historisé. Cette valeur résulte de l'évaluation de la formule de
reprise, qui peut faire référence à une rubrique, une variable, un cumul ou un champ salarié.
Les variables utilisées dans la formule de reprise doivent être déclarées dans une page de
saisie au niveau dossier ou société ou salarié ou site.
Commentaires : Facultatif, ce commentaire libre documente le cumul.
Périodicité : détermine les mois de paie pour lesquels le cumul est remis à zéro avant calcul
des bulletins correspondants à ces mois.
A chaque périodicité correspond un code de paramétrage sur 12 positions (modifiables dans
les paramètres généraux au chapitre PLA groupe CUMULS).
Chaque position représente un mois de l’année et doit être renseignée par la lettre ‘O’ (pour
RAZ) ou ‘N’ (pour l’absence d’action).
La première position représente le mois de janvier.
Remarque :
Pour retrouver comment est alimenté un cumul, on utilise la fonction Cumuls à partir du plan
de paie / Maj rubriques. Seront affichées les rubriques alimentant le ou les cumuls sélectionnés
dans les bornes.
8.4 LES RUBRIQUES

Paramétrage / Plan de paie / Rubriques
Les rubriques sont les seuls éléments du plan de paie qui effectuent des calculs.
Pour les besoins de ces calculs, les rubriques exploitent les variables, les cumuls et/ou
d’autres rubriques.
8.4.1 Quelques repères »

Les numéros de rang sont sur 5 positions, c'est-à-dire que les rubriques peuvent contenir 99
999 rangs. Des plages de rangs sont réservées à Sage pour les évolutions du plan de paie.
Mise à part la séquence de calcul des oppositions, le pas de numérotation est pratiquement
toujours de 10 et parfois de 5 pour faciliter les insertions aux endroits adéquats et éviter un
éparpillement des « thèmes de rubriques ».
La gestion du code Activité reste impératif pour les rubriques spécifiquement liées à la
personnalisation, il est toujours conseillé de ne pas utiliser des rangs se terminant par 0 ou 5.
La liste des rangs des rubriques est visible à partir du cham « RANG » avec la fonction d’aide
sur champ, et/ou par ECHAP+F1.
8.4.2 Identification – bloc d’entête
Code : de la rubrique recherchée ou à créer. Modifiable, il identifie la rubrique de façon unique.

Rang : détermine l’ordre de calcul des rubriques. Cet ordre est modifiable.
Intitulé : décrit la rubrique
8.4.3 Onglet « GENERAL »
Intitulé court : Version abrégée de l’intitulé principal, utilisé dans certains écrans ou états.
Thème : Critère de regroupement libre (Menu : Paramétrage \ Tables paie \ Tables diverses,
table 391).
Code activité : Le code activité permet de protéger la rubrique des mises à jour par patch
modification de la fiche
Période d’activation : La rubrique ne sera calculée que pour les dates de paie incluses dans
la période activation. Chacun de ces 2 champs est facultativement renseigné. La période
d’activation peut ne contenir qu’une borne (début sans fin, fin sans début).
Condition de calcul : Lors du calcul de la rubrique, si la condition est vérifiée, le calcul de la

rubrique se poursuit. Si la condition est fausse, le calcul de la rubrique est abandonné et les
montants de la rubrique sont tous considérés comme nuls.
Types de rubrique : En fonction du type défini la rubrique permet de calculer le montant à

additionner ou à soustraire. Ces types sont au nombre de 10.
Régularisation : Réservé aux rubriques de type ‘Régularisation’, ce champ est destiné à la

saisie d’un code de régularisation
Calcul intermédiaire : Cette option distingue les rubriques exclusivement conçues pour
produire un résultat dont la valeur alimente d’autres rubriques.
Les rubriques de calcul intermédiaire ne peuvent ni figurer sur le bulletin, ni être historisées ni
mouvementer des cumuls.
Arrondi de calcul : Règle d’arrondi des montants salariaux et patronaux de la rubrique.
Cumul fiche salarié : Le montant cumulé de la rubrique peut apparaître dans le contrat/Onglet
paie de la fiche salarié.
Le cumul est associé à un intitulé qui se paramètre dans le menu local 349.
Les règles de réinitialisation se paramètrent au Menu : Paramétrage \ Paramètres généraux \
Valeurs paramètres \ module Paie.
Commentaire : Facultatif, ce commentaire libre documente la rubrique
8.4.4 Onglet « MONTANT »
Les éléments de la partie « Bases » dépendent du type de rubrique mentionné dans l’onglet
« général ».
L’expression des montants fait appel aux fonctions X3). On retrouve aussi les syntaxes
suivantes dans les formules :
 [F :ID] ou [F] : les zones de la fonction fiche salarié

 V_ nom : reprend les variables
 R_ nom : reprend les rubriques
 C_ nom : reprend les cumuls
En effet une rubrique, un cumul ou une variable peut avoir le même code, il faut donc bien les
distinguer.
Montant = Base
Rubrique dont le calcul se résume à l'évaluation de la zone "Base ». Par exemple, une prime
ou le salaire de base.
Attention ! La fonction Recherche expression fonctionne uniquement sur Base = montant et
en fonction des conditions de calcul.
Montant = Base *Taux

Rubrique dont la zone Montant est le produit d’une base par un taux.
Par exemple, un nombre d’heures par un taux horaire.
Montant = Base * Taux est utilisable dans la même rubrique pour :

Montant = Base * Taux (part salariale)
Montant = Base * Taux (part patronale)
Exemple : rubrique Code RC_ABS de rang 14600
Lorsque le type de rubrique sélectionné est Mt=Base * Taux, préciser les taux appliqués dans
l’onglet montant ainsi que les cumuls dans lesquels les parts (+PS, +PP, -PS, -PP, RAZ) vont
s’appliquer.
Ces rubriques ne sont pas des rubriques de cotisation, elles ne peuvent pas alimenter de
caisse. Le résultat du calcul peut alimenter des cumuls.
Montant = Base * Taux / 100
Rubrique dont la zone Montant est le produit d’une base par un pourcentage.
Par exemple, une prime d’ancienneté exprimée en pourcentage du salaire de base.
Les rubriques de type Montant = Base *Taux et Montant = Base * Taux / 100 peuvent être
utilisées pour calculer des retenues sur une base salariale et patronale et également gérer les
cumuls liés. Mais ne peuvent pas être utilisées pour le calcul de cotisation liée à des caisses.
Intervalle
Rubrique dont le montant est issu de la lecture d’une grille à simple entrée, saisie dans l’onglet
« Autres », où chaque couple ‘Borne’ / ‘Montant’ forme un intervalle, numéroté de 1 à 10.
L’expression saisie dans la zone « Base », après évaluation, est comparée aux bornes saisies.
Sa position dans l’intervalle qui lui correspond détermine alors le montant affecté à la rubrique.
Dans les rubriques de type Intervalle, il est possible d’utiliser des rubriques et des variables
pour définir les bornes.
Attention dans ce type de rubriques on n’a pas le choix du sens (>=) et les données de
l’intervalle ne seront pas historisées contrairement aux rubriques de type Grille.
Assiette
Rubrique particulière utilisée comme base par les rubriques de cotisation. Elles permettent les
calculs de 3 tranches (A, B, C) en fonction d'une base et de plafonds.
Ce calcul se fait en fonction de 5 éléments paramétrables :
 une assiette (champ « Bases»).

 un cumul d’assiette (champ « Cumul de base »).
 un plafond pour chaque tranche (champ « Plafond »).
 un cumul de plafond pour chaque tranche (champ « Cumuls plafond »).
 un cumul de tranche pour chaque tranche (champ ‘Cumuls de tranche’).
Ces 5 champs peuvent contenir des expressions, des rubriques et des variables
« Cumul de base », « Cumuls plafond » et « Cumuls tranche » ne sont utiles que dans le cas
où il est souhaité une régularisation progressive des tranches.
Les parties « Assiettes » sont à préciser suivant le type de rubrique « assiette » que l’on
désire : assiette simple, assiette avec régularisation de tranches.
Cotisation
Rubrique qui fait référence à une base de cotisation, un taux de cotisation salarial et/ou
patronal, et à une caisse de cotisation.
Le flag « Montants nuls à déclarer » est une option permettant de faire figurer sur les états de
charges les bases de cotisations soumises à taux salariaux et patronaux nul (cas des
exonérations).
La partie « Cotisation » est à renseigner pour les rubriques de type cotisation. Dans le champ
« caisse » renseigner pour quelle caisse porte la rubrique.
Coche Régularisation : A utiliser s’il y a une régularisation dans les calculs, c'est-à-dire s'il
faut faire les calculs en termes de valeurs cumulées sur l’année, ou de valeur sur la paie en
cours.
Le cumul de la base (ce dernier est obligatoire s'il y a calcul avec régularisation, même s'il
n'est pas fait à chaque paie),
Par tranche (au maximum 3) : l'expression du plafond, le cumul de plafond (même remarque
que pour le cumul de base), le cumul de tranche (même remarque que pour le cumul de base).
La partie « cumuls » permet de préciser le ou les cumuls à associer à la rubrique :
Cumuls de paie à mouvementer. Il peut

en avoir au maximum 10 par rubrique.
Les cumuls commençant par TOT sont des cumuls intermédiaires, servant de totalisateurs
lors du calcul de paie, sans être mémorisés dans l'historique de paie.
Périodicité : information issue du paramétrage du cumul sélectionné.
+/-/Raz : Indique comment mouvementer les cumuls ou sous totaux de calcul, soit :
-PS la part salariale de la rubrique est déduite,

-PP la part patronale de la rubrique est déduite,
+PS la part salariale de la rubrique est ajoutée,
+PP la part patronale de la rubrique est ajoutée,
RAZ le cumul est remis à zéro.
Note :
Pour Les rubriques "Assiette de cotisation" PS et PP représente le montant de la base.
Grille
Cette rubrique renvoie un montant correspondant à une grille, une ligne et une colonne
renseignées dans l’onglet « autres » de la rubrique ; la ligne étant identifiée par des
composantes correspondant à des expressions évaluées. Jusqu'à 3 composants peuvent être
évalués dans une rubrique de type grille.
Dans cet exemple, la grille utilisée est la grille « CALPCT_APT » Calcul % apprenti, les
données croisées d’Année (rubrique AN_ANCIEN3) et Age (rubrique AGE) permettent de
calculer un résultat. La première colonne correspondra au résultat qu’on veut avoir, soit le %
du SMIC.
Historique
Ces rubriques permettent de conserver un historique de calcul.
Exemple : rubrique nombre de jour AT indemnisé à 75%
Si nous sommes le 10/4/2015 du mois de paie, suivant les formules :

 Date de début correspondra à = 01/04/2014
 Date de fin correspondra à = 30/04/2014
Traitement
Ces rubriques permettent d'exécuter un traitement spécifique défini dans l'étiquette MEMRUB
du programme SPEPLAN.
Régularisation
Ces rubriques permettent de régulariser une paie ; un montant ou un taux sur une paie déjà
calculée. Elles font référence à une fiche « régularisation». Les rubriques de type "Assiette de
cotisation" ne génèrent pas d’OD de Paie.
8.4.5 Onglet « PROFIL »
Le tableau « profils » permet de définir la liste des profils « salarié » pour lesquels cette
rubrique sera calculée.
8.4.5.1 Rubrique suivi en comptabilité
La coche « suivi comptabilité » : permet d’attribuer des comptes par rubriques pour la
comptabilisation du montant. La loupe permet d’accéder directement à la fonction « comptes
sur Rubriques » [GESRGA].
Une transaction de saisie permet de sélectionner le plan de compte auquel on veut rattacher
notre rubrique.
Cette fonction va permettre de gérer les comptes sur les rubriques de paie. Dans la liste
gauche sont visibles toutes les rubriques dont le champ « suivi comptabilité » a été coché.
L’action « nouveau » n’est pas accessible dans cette fonction.
Pour chaque compte, il faut définir :
 La première colonne indique à quel plan est rattaché le compte.

 Sens : soit débit ou crédit.
 Type montant : le montant à comptabiliser, si il patronal ou salariale, ou la sommes
des deux, soit Total. Pour une cotisation il faudra choisir entre la part salariale,
patronale ou les 2. Pour les autres rubriques, on choisira le montant salarial.
 Le détail par salarié. Si l'on répond Oui, une ligne d'écriture sera créée pour chaque
salarié (on utilise en général cette option pour le net à payer). Dans le cas contraire
une ligne sera générée globalement pour l'ensemble des salariés concernés.
 Condition : permet d’affiner la ventilation comptable de la rubrique à partir de
conditions.
Rubrique à paramétrer :
Possibilité d’identifier les rubriques pour lesquelles aucun compte n’a été affecté.
Bouton « transaction »
Ouvre une transaction de saisie pour accéder à des rubriques rattachées à d’autres plans de
comptes existants.
8.4.6 Onglet «IMPRESSION»

Dans le bloc « bulletin de paie », on précise les modalités d’impression sur le modèle d’édition.
C’est-à-dire, ce qui sera visible sur le bulletin.
Montant à imprimer : Indique le type d’impression de la rubrique sur le bulletin.
Groupe : Code de regroupement sous lequel la rubrique sera imprimée lors de l'utilisation du
bulletin simplifié.
Base de calcul : Code de la base de calcul des cotisations de la rubrique, dont l'intitulé sera
repris à l'édition de l'annexe au bulletin de salaire. Cette annexe contient les informations
relatives aux prélèvements sur salaire. Gérer par la table diverse 338.
Intitulé : Intitulé d'impression de la rubrique.
Saut de ligne avant / après : Saut de ligne avant et après l'impression de la ligne de bulletin
correspondant à la rubrique en cours.
Dans le bloc des « attestations », préciser pour chaque rubrique si elle a ou non un impact
sur les différentes attestations.
Texte associé : Indiquer le texte à imprimer à ce moment du bulletin de paie. Ce texte se

situera sous la ligne de bulletin constitué avec l'intitulé de rubrique, si le type de celle-ci n'est
pas Texte. Ce texte est le rappel de commentaires ou des libellés de suivis associés à une
variable de paie, saisissez alors le code de la variable.
Autres impressions : cases à cocher pour que la rubrique apparaisse en édition de

l'historique de paie ou récapitulatifs de paie.
8.4.7 Onglet «AUTRES»

Si la rubrique est de type "Grille" ou "Intervalle", cet écran permet de définir la grille ou
l'intervalle correspondant à la rubrique.
8.5 LES REGULARISATIONS
Paie / Feuille de paie / Rappel de salaires / Régularisations
Pour créer une rubrique de régularisation, afin de régulariser une paie, il faut au préalable,
créer un code « régularisation ».
Actif : si non coché, il sera impossible d’appeler le code dans la rubrique.
Ensuite, il faut créer la rubrique de type « Régularisation » dans la fonction [GESRUB].
La rubrique de type régularisation doit avoir un rang supérieur à la rubrique régularisée.
8.6 LES EXONERATIONS

Paramétrage > Plan de paie > Exonérations
Lorsque l’employeur bénéficie, pour un salarié donné, d’une exonération de charges, il faut
préciser le code exonération correspondant en fiche salarié/Contrat/Onglet Paie.
Le code exonération est à paramétrer au préalable à partir de :

Paramétrage / plan de paie / Exonération
Après avoir identifié le code d’exonération, préciser le type d’exonération et les rubriques sur
lesquelles l’exonération s’applique.
Si l’exonération correspond à un non assujettissement, les rubriques associées à cette

exonération ne sont pas calculées. Ceci implique notamment pour ces salariés et ces
rubriques l’absence d’historiques de paie et donc l’absence de déclaration au niveau des états
de charges.
S’il y a un assujettissement il convient de préciser les taux salariaux et patronaux d’exonération
à appliquer sur les rubriques associées à l’exonération.
En cas d’exonération à 100%, une limite d’exonération peut être renseignée. Cette limite est
une rubrique.
8.7 LA RETROACTIVITE
La rétroactivité réutilise les fonctions de régularisations et les extournes de paie. Trois types
de rétroactivité :
 Sur des évènements contractuels /
o Individuelle
o Extourne.
 Sur des évènements conventionnels et/ou légaux
o Collective
Paie / Feuille de paie / Rappels de salaires / Fiches de rétroactivité
Cas d’application possible :
• Une modification de la valeur d’une variable (Salaire, Valeur de point, Taux AT…).
Rétroactivité collective
• Une modification d’un champ de la fiche contrat n’entraînant pas de changement
du plan de rémunération et/ou de cotisation (Indice, coefficient, échelon,
ancienneté…). Rétroactivité individuelle
• Une modification d’un champ de la fiche contrat entraînant un changement du plan
de rémunération et/ou de cotisation (changement de statut catégoriel, passage à
temps partiel, mutation vers un site sous régime Alsace Moselle…). Rétroactivité
type extourne.
8.7.1 Paramétrage du plan de paie

Pour pouvoir appeler les variables et les rubriques à partir d’une fiche de rétroactivité, il
faudra au préalable donner l’information dans les fonctions [GESRUB] et [GESVRA].
Paramétrage / Plan de paie / Variable  Sélectionner les variables rétroactives

Onglet Saisie, cocher la case si la Variable à une rétroactivité autorisée.
Paramétrage / Plan de paie / Rubrique  Sélectionner les rubriques rétroactives

Onglet Impression, cocher la case si la Rubrique à une rétroactivité autorisée.
Pour permettre l’historisation de la valeur des champs salariés dans la fiche

« Rétroactivité », il faudra activer le code activité HIC au niveau du dossier Paramétrage>
Structure générale > Dossier.
8.7.2 Contrat de travail

Dans le processus de la création d’un calcul de rétroactivité de la paie, il est conseillé de
créer un avenant avec rétroactivité à partir du contrat de travail. Pour cela, il ne doit pas y
avoir d’entête de paie sur le mois en cours pour le salarié concerné. En effet, c’est la fiche
de rétroactivité qui ira générer l’entête
Sélectionner le type de rétroactivité, soit une rétroactivité individuelle, soir une rétroactivité
de type extourne. La date de l’avenant aura la date de mois de paie.
Exemple :
 Date contrat : 011015
 Motif de début : ACT pour les changements d’une variable salaire
 Date d’effet : depuis le 010715
 Motif de la rétroactivité : Retro sur salaire (géré par la table diverse 443)
Un avenant de contrat de travail est automatiquement créé et ira alimenter les informations
dans l’onglet « rétroactivité. Le reste du contrat est automatiquement repris avec les
anciennes valeurs. Si la modification du contrat concerne plus d’un champ, la procédure
d’extourne sera plus adéquate. La procédure de rétroactivité est surtout liée à la modification
d’une valeur portée par un seul champ.
8.7.3 Fiche de rétroactivité

Dans un second temps créer la fiche de rétroactivité, celle-ci utilise le compteur RET.
Paie, feuille de paie / Rappel de salaire / Fiche de rétroactivité.
Il n’y a pas de notion de site ou de société sur la fiche, il n’est donc pas possible de définir un
compteur basé sur ces informations.
Les compteurs sont personnalisables :

Paramétrage / paramètres généraux / Compteurs / Structure [GESANM]
La fiche de rétroactivité va générer l’entête du bulletin.
Type de rétroactivité : sélectionner le type avec la liste déroulante.

Statut : permet de suivre son intégration en paie.
Par contre, impossibilité d'appliquer une rétroactivité sur une rétroactivité pour le même
salarié, les deux rétroactivités impliquant la même date de paie.
8.7.3.1 Onglets Généralité

Indiquer les différentes dates de gestion la rétroactivité
 Date d’effet = date de départ du bulletin à annuler, et à remplacer
 Avenant jusqu’au = date de fin du bulletin à annuler et à remplacer
 Date d’intégration = date du bulletin où sera intégré la régularisation, soit le
déversement des salaires recalculés ;
Lors de la création de la fiche à partir du bouton « nouveau », le flag « fiche active » est
automatiquement coché.
8.7.3.2 Onglets Variable / Rubrique

La fiche de rétroactivité permet de pré-charger les variables et les rubriques cochées
rétroactivité. Ce menu de “Préchargement” est accessible par un clic droit sur le tableau.
Lorsque le type de rétroactivité est de type« extourne », le tableau des rubriques ne sera pas
saisissable puisque ce mode concerne l’intégralité des bulletins. Néanmoins le tableau des
variables reste saisissable et permettre d’indiquer la date à laquelle la valeur de la variable
doit être évaluée.
8.7.3.3 Onglets Salariés

Dans l’onglet salarié de la fiche de rétroactivité, la liste des salariés peut être pré-chargée,
lorsqu’ils sont concernés. L’accès au pré-chargement s’effectue par l’icône action du tableau.
Il s’affiche sur l’écran une fenêtre de critères qui permet de sélectionner les avenants à
intégrer. La date d’effet est rappelée pour mémoire.
En plus des critères affichés, d’autres filtres s’appliquent :
- Si la rétroactivité est de type individuelle (1) ou extourne (3), seuls des contrats dont
le champ rétroactivité est actif et avec le type de rétroactivité concernée sont pré-
chargés.
- Un contrôle sur les droits d’accès au salarié est réalisé.
- Un bulletin doit être généré au-delà de la date d’intégration.
En retour de pré-chargement une trace est disponible mettant en évidence les problèmes de
pré-chargement ou le nombre de salarié non chargés en fonction des droits d’accès.
Les salariés / contrats sont chargés dans le tableau (table RETROSAL) et pour chaque ligne
salarié / contrat un détail des rappels calculés est présent en dessous (table RETROCAL).
Dans le cas d’une fiche de rétroactivité de type extourne, seuls les numéros de « nouveaux »
bulletins sont affichés, la rubrique et les valeurs restent vides.
Le tableau des bulletins de paie est un tableau dynamique qui réagit en fonction de la ligne
sélectionnée sur le tableau du haut et qui sera alimenté des montants des rappels salariaux
ainsi que des bulletins de paie concernées par l’intégration
8.7.3.4 Onglets Valeurs

Saisir la liste des collaborateurs manuellement et/ou la pré-charger en fonction de critères.
Possibilité de modifier les valeurs de destination par numéro de bulletin.
Sur le bulletin de salaire, les rubriques régularisées sont doublées. Dans la fiche de
rétroactivité, dans l’onglet salarié, l’information concernant le bulletin concerné par la
rétroactivité est spécifiée. Pour le contrat de travail, onglet Rétroactivité, les informations
sont figées dès que le statut est validé.
8.7.4 Rétroactivité type Extourne

Une extourne de paie consiste à annuler une paie erronée existante, en générant son
inverse.
En effet, extourner une paie génère une nouvelle paie, à l'image inverse. Ainsi la paie
extournée (ancienne paie à annuler) et la paie d'extourne (nouvelle paie générée) s'annulent.
Le terme de paie « négative » est parfois utilisé pour cette opération.
Avec HRM, la fiche de rétroactivité de type extourne va permettre d’extourner

automatiquement tous les bulletins inclus dans la période de rétroactivité. Il sera généré
autant de bulletins d’extourne que de bulletins à annuler.
Etapes à mettre en place :

 Créer un avenant de type extourne à partir du contrat
 Modifier les champs contractuels concernés
 Onglet « rétroactivité » fiche contrat cliquer sur Chargement, pour activé les
modifications effectuées et enregistrer
 Créer une fiche de rétroactivité, type extourne
 Mise à jour des variables (si besoin)
 Calculer le bulletin.
La rétroactivité s’effectuera sur une paie non calculée. Le mois est initialisé, mais les entêtes
de bulletins ne doivent pas être générées.
La Commande « validation » va permettre le processus d’extourne des bulletins de paie et

calcul des nouveaux bulletins.
La commande « annulation en masse » permet d’annuler les effets de la validation pour les
extournes.
Exemple : rétroactivité pour changement de statut d’un salarié
 Création de l’avenant type extourne. Mise à jour des éléments contractuels à partir de
la fiche contrat.
 Onglet « rétroactivité » de la fiche contrat. Activer les modifications à partir du champ

« chargement ». Les périodes de paie impactées sont affichées.
 Création de la fiche de rétroactivité à partir du module Paie / Feuille de paie / rappel

de salaire / Fiches de rétroactivité.
Effectuer le pré-chargement à partir de l’onglet Valeur, pour générer le bulletin de paie.
A partir de l’onglet « salarié », sur la ligne 1, icône action, aller sur le bulletin pour modifier la
variable salaire. Enregistrer et quitter la fonction pour revenir dans la fiche de rétroactivité.
Dans l’onglet « variable », rajouter la variable concernée.

Dans l’onglet « valeur », lancer le chargement pour voir s’afficher dans le tableau le
récapitulatif des modifications.
Lancer la validation à partir du bouton afin d’effectuer le calcul du bulletin.
A partir de l’onglet « salarié » de la fiche de rétroactivité, sont mentionnés les bulletins

extournés.
Le statut de la fiche de rétroactivité est passé à « validé ».
Dans la liste gauche des bulletins de paie, apparaitront les bulletins annulés et les nouveaux
bulletins calculés.
8.7.5 Rétroactivité type Collective
La rétroactivité collective va pouvoir agir sur des évènements conventionnels et/ou légaux
tels que modification de statut, taux AT..
Il peut s’agir par exemple, d’un rappel général d’une variable (augmentation de la valeur du
point, SMIC…) qui participe au traitement fixe de base et des rubriques liées ou des cotisations
(modification rétroactive de la cotisation AT).
Ce type de rétroactivité ne nécessite pas d’avenant au contrat. La rétroactivité collective

reprend le principe d’une régularisation avec la particularité de centraliser toutes les éléments
(Variables et Rubriques) sur la fiche de rétroactivité.
Exemple avec :
 Date d’effet : 0101yyyy
 Date d’intégration 3103yyyy
 Variable / Rubriques
 Variable : SALAIRE date de valeur : 3103yyyy
 Rubrique : SALAIRE
Dans le cas d’une erreur, il est possible d’effectuer une annulation en masse à partir de la
Fiche de rétroactivité. Dans le menu Commandes / Annulation en masse et Commandes /
Impression en masse.
Il ne faudra pas oublier de modifier également les nouvelles valeurs impactées dans le
module Paie / Saisie des valeurs.
Les étapes seront :

 Identifier et mettre à jour les variables et les rubriques concernées,
 Mettre à jour les valeurs de niveau dossier, société, site
 Créer une fiche de rétroactivité avec ses périodes d’effet et d’intégration. (pas de date
d’avenant).
 Calculer les bulletins à partir de la fiche. Le calcul peut s’effectuer à partir du bouton
« commande ».
8.7.6 Rétroactivité et DSN

Dans le module Développement / Dictionnaire des données / Dictionnaire champ salarié
Champ: rétroactivité
Cette option est en lien avec les fonctionnalités DSN.
Si activée, elle participe à la détection du changement de valeur sur le champ concerné, le cas
échéant. Certains changements de valeur dans les données concernant les salariés et les
contrats exigent leur déclaration dans la DSN.
Le suivi de ces champs permettra d’effectuer correctement le suivi du changement des

contrats en cas de rétroactivité dans la DSN mensuelle.
Liste des champs concernés par la DSN :
8.8 LES EXCEPTIONS
Paramétrage > Plan de paie > Exceptions
Les exceptions de calcul permettent de déterminer, pour un certain nombre de salariés, les
rubriques de paie à calculer ou non, les variables de paie à ne pas saisir et les cumuls à
remettre à zéro.
Une rubrique de paie se calcule dans un bulletin si elle est associée au profil du salarié et si
sa condition de calcul est vérifiée. L’exception de calcul permet de contourner la condition liée
au profil du salarié mais pas la condition de calcul liée à la rubrique.
Dans l’onglet « sélection » on paramètre la sélection des salariés concernés par l’exception.
Dans l’onglet « Rubriques » on paramètre les rubriques concernées par l’exception et on

définit si elles doivent être calculées ou non et durant quelle période.
Dans l’onglet « Variables » on donne les variables concernées par l’exception, il faut préciser
leur valeur par défaut et la période concernée par l’exception.
Dans l’onglet « Cumuls » on définit les cumuls concernés par l’exception, leur condition de
remise à zéro et la période durant laquelle ils doivent rester à titre d’exception.
Il est possible de visualiser les exceptions de calculs depuis la fiche salarié par la fonction :
Fonctions \ exceptions et aussi en valeurs salariés (bulletin de paie) par la fonction
Commandes \ exceptions.
8.9 LES PROFILS

Administration du personnel / Référentiel / Profils
Un profil permet de déterminer pour chaque bulletin de paie, des salariés qui lui sont rattachés.
Seuls les intérimaires, non rémunérés par la société, n’auront pas de profil d’attribué.
Un profil de paie devra contenir :
 Les rubriques du plan de paie à calculer dans le bulletin de paie

 Les variables de paie à saisie au niveau du salarié pour le calcul du bulletin.
 Le code comptable
 Un salarié modèle dont les valeurs des variables permettront d’initialiser les variables
de type « conservation » de la première paie d’un salarié du même profil. Cette zone
est facultative.
Un profil peut être rattaché au site, puis par défaut aux salariés associés au site. Le profil est
modifiable sur chaque fiche salarié.
Les axes du tableau sont alimentés à partir de la fonction « axe par défaut » du menu
Paramétrage / Structure générale / Axes par défaut. Il est possible d’y rajouter des sections
analytiques.
8.9.1 Onglet «Administratif»

Possibilité de pré-paramétrer des champs salariés par profil en définissant une valeur par
défaut qui sera utilisée et initialisée dans la fiche contrat. Cette valeur pour s’appliquer par
niveau Dossier / Société / Site / Population / Convention collective.
8.10 LES DECLARATION DE CHARGES

Paramétrage / Plan de paie / Déclaration de charges
Cette fonction permet définir le paramétrage des lignes des états déclaratif de charges et/ou
de paramétrer le regroupement de données pour la construction de la DUCS.
Définir avec le document de déclaration de charges les lignes des états déclaratifs de charges
ou les regroupements de données pour la construction de la DUCS.
Dans le cadre d’une édition, une page est imprimée par code état.
Pour la DUCS, une ligne de déclaration est générée par code cotisation DUCS.
Ce paramétrage consiste à regrouper par taux AT distincts, les rubriques indiquées et

affectées à la caisse précisée, pour les paies vérifiant le critère de sélection éventuel ; les
rubriques contenant le taux AT sont identifiées par la colonne "AT".
Une fiche de paramétrage correspond à une ligne de l'état CHARGES.
Toutes les fiches ayant le même "Code état" seront imprimées sur une même page.
.
affectées à la caisse précisée, pour les payes vérifiant le critère de sélection éventuel.
Les rubriques contenant le taux AT sont identifiées par la colonne "AT".

Les rubriques contenant une quantité (nb d'heures supp dans le cadre de la loi TEPA) sont
identifiées par la colonne "Quantité".
Si le paramétrage concerne des cas particuliers, comme la prise en compte d'exonération en

recalcul des bases de cotisations, sélectionner la case « Cas particulier »
Principe du paramétrage :
Salaires plafonnés = Non & Cas particulier = Non : Pour la part salariale, la base de
cotisation sera égale au salaire de référence, et le taux sera égal au taux salarial. Pour la part
patronale, la base de cotisation sera égale au salaire de référence, et le taux sera égal au taux
patronal. Pour le cumul des deux parts, la base de cotisation sera égale au salaire de
référence, et le taux sera égal à la somme du taux salarial et du patronal.
Salaires plafonnés = Oui & Cas particulier = Non : Pour la part salariale, la base de
cotisation sera égale au salaire de référence ou au plafond si le plafond est inférieur au salaire,
et le taux sera égal au taux salarial. Pour la part patronale, la base de cotisation sera égale au
salaire de référence ou au plafond si le plafond est inférieur au salaire, et le taux sera égal au
taux patronal. Pour le cumul des deux parts, la base de cotisation sera égale au salaire de
référence ou au plafond si le plafond est inférieur au salaire, et le taux sera égal à la somme
du taux salarial et du patronal.
Salaires plafonnés = Non & Cas particulier = Oui : Pour la part salariale, la base de
cotisation sera égale au montant de l'exonération, et le taux sera égal au taux salarial. Pour la
part patronale, la base de cotisation sera égale au montant de l'exonération, et le taux sera
égal au taux patronal. Pour le cumul des deux parts, la base de cotisation sera égale à la
différence entre le salaire de référence et le montant de l'exonération, et le taux sera égal à la
somme du taux salarial et du patronal.
Salaires plafonnés = Oui & Cas particulier = Oui : Pour la part salariale, la base de cotisation
sera égale au montant de l'exonération, et le taux sera égal au taux salarial. Pour la part
patronale, la base de cotisation sera égale au montant de l'exonération, et le taux sera égal
au taux patronal. Pour le cumul des deux parts, la base de cotisation sera égale à la différence
entre le plafond et le montant de l'exonération, et le taux sera égal à la somme du taux salarial
et du patronal.
La DSN est appelé à remplacer la DUCS en 2016. Voir les modalités sur le site DSN-Info
8.11 LES MISE A JOUR DU PLAN DE PAIE
Deux types de mise à jour sont possibles :
Une mise à jour du paramétrage modifié par nos soins

Paramétrage \ Plan de paie \ Génération du plan de paie
Une mise à jour par l’éditeur Sage

Paramétrage \ Plan de paie \ Mise à jour plan de paie \ Intégration mise à jour
Par la création d’une mise à jour, il est possible de réaliser une archive des éléments
sélectionnés que l’on pourra ensuite intégrer dans un dossier par la fonction précédente.
Paramétrage \ Plan de paie \ Mise à jour plan de paie \ création d’une mise à jour
La fonction « comparaison d’un dossier » permet de comparer les éléments du plan de paie
d’un dossier à l’autre.
Paramétrage \ Plan de paie \ Mise à jour plan de paie \ comparaison plan de paie
8.12 COPIE DU PLAN DE PAIE

Paramétrage / Plan de paie / Copie du plan de paie
Cette fonction permet la copie des éléments du plan de paie d’un dossier à l’autre, et permet
de récupérer des données issues d’un dossier distant.
La coche "Copie totale" efface du dossier destination tous les fichiers décrits dans "Tables
mises en œuvre". Pour le fichier des paramètres, seuls les paramètres définis au niveau
dossier dans le chapitre "PLA", sont supprimés.
La coche Effacement des rubriques supprime les rubriques comprises dans la borne, des
fichiers RUBRIQUE et CALRUB (Liste des rubriques à calculer par profil salarié).
La rubrique n'est pas recopiée si une rubrique de même rang existe dans le dossier
destination.
9.0 LA GESTION DES TEMPS et ACTIVITES
PREAMBULE
Le module de gestion des temps permet de recueillir les informations sur les temps avant qu’ils
ne soient traités en paie. Pour cela, il faut définir un planning de base, des règles entreprises
avant que les saisies soient valorisées en paie.
La fonction qui génère la synthèse des temps permet de consulter par variables, les données
qui alimenteront les variables de paie lors de l’exécution de l’arrêté des temps. Les variables
de paie en mises à jour automatiques sont dédiées à ces transferts de données.
La saisie d’une information peut être soumis à un circuit de validation, plusieurs workflows
permettent au manager de suivre et de valider les données saisies par le portail collaboratif
9.1 PARAMETRAGE DES TEMPS EN VALEUR DOSSIER

Paramétrage / Structure générale / Dossiers [GESADS]
Dans l’onglet Option
- TPS : Présence gestion des temps
- MTT : Présence de modulation TT
- NGT : Gestion jour / nuit
Dans l’onglet Ecrans
- HOR : Nombre de plage horaire
- PLSRV : Planning service
- JRREG : Nb de jours régularisation temps
9.2 PARAMETRES GENERAUX et VALEURS PARAMETRES
Paramétrage / Paramètres généraux / Valeurs paramètres

Plusieurs types de valeurs permettent de définir le comportement de l’application.
Chapitre TPS Gestion des temps pour définir les valeurs par défaut des règles de gestion.
CP Congés payés Principaux types de congés et mode de gestion ouvré / ouvrable

CUM Gestion des cumuls Gestion de paie sur les heures supplémentaires, complémentaires et les
récupérations
DEF Valeurs par défaut Définir le code temps par défaut et le planning par défaut
MIS Divers Gestion des visas lors de la saisie des temps
MTT Modulation du temps de travail En cas de modulation du temps de travail, préciser le début et la fin de
modulation
TXH Taux horaire Diverses valeurs numériques liées aux données des temps, comme le forfait
jour société, le forfait heure, les seuils de déclenchement d’heures
supplémentaires.
Exemple : sur le groupe CP, à partir de l’action « détail » renseigner les valeurs de l’année de
début et de fin de congés sur les paramètres CNGYEAEND et CNGYEASTR. Ces deux
paramètres déterminent la période à partir de laquelle le dossier de paie affiche un résumé
des congés en saisie des temps.
9.2.1 Chapitre PAY
ATT Attestation de salaire Définir les évènements de temps à intégrer dans la gestion des attestations
de salaire.
DAT Dates de paie Période des valeurs prévisionnelles
DDC Dads-u & Ducs Années et version utilisé pour les extractions Dads AED DSN
EVO Evolution de salaire Liste des rubriques et des variables utilisés pour la fonction Extraction des
historiques
MIS Divers Gestion des congés en ouvrables / Proratisation desCP
ORG Caisses et organismes
PER Gestion du personnel Coefficient, Indice, Echelon
RGL Gestion des règlements Banque de règlement du dossier
Exemple : A partir du groupe « DAT – Date de paie » accéder au « Détail ».

Renseigner les valeurs de début des valeurs prévisionnelles « VPRDEB » pour le calcul des
dates de paie, ainsi que la fin des valeurs prévisionnelles « VPRFIN ».
9.3 PARAMETRAGE FONCTIONNEL
9.3.1 Les natures d’évènements

Gestion des temps / Paramètres / Natures d’évènements
Tout le temps passé d’un salarié est découpé en une succession d’activités qu’on appelle
évènement. L’évènement est la base de la saisie des temps des salariés.
La valorisation des évènements va servir à alimenter les variables de paie et les variables de
temps.
Afin de définir toutes les caractéristiques d’un événement de temps, il faut déterminer :
 son type de valorisation (nombres d'heures ou de jours)
 sa catégorie (temps travaillé ou non)
 sa base (jours ouvrés, ouvrables, calendaires)
 ses automatismes de gestion (extraction de temps, calendaire)
 en option, l’information analytique par défaut
La nature d’évènement « W » est qualifiée comme étant le code de travail par défaut, son
paramétrage s’effectue dans les valeurs paramètres.
9.3.1.1 Onglet Gestion

On identifie l’évènement par un code et un intitulé.
On précise aussi la méthode d’utilisation de l’évènement dans le bloc « paramétrage » :
Type de saisie : indiquer si la saisie s’effectue en heures ou en jours.

Valorisation en jours : Ouvrables, ouvrés ou calendaires en fonction du planning salarié.
Catégorie : Les évènements sont classés en 4 catégories, une catégorie travail, une absence,
un congé ou autres.
Période de saisie : La saisie de l’évènement se fait soit par extraction temps, dans ce cas la
date de l’évènement appartient à la période d’extraction, qui correspond à un nombre entier
de semaines ; soit par mois calendaire la date de l’évènement appartient à la période
mensuelle.
Ces périodes sont définies pour une date de paie, dans les fonctions « Périodes d’extraction ».
Bloc Gestion :
 flag « Actif » Indique si l’évènement est actif
 Code accès : Pour contrôler des accès en consultation et modification
 Création automatique : Indique si l’évènement est utilisable par la fonction « création
globale » qui permet l’attribution d’un évènement pour un ensemble de personne à une
date donnée. Exemple d’un RTT imposé par l’employeur.
 Champ « déclaratif »
Les codes évènements liés à un arrêt de travail ou une autre suspension du contrat de
travail, doivent être associés à un code déclaratif pour la DSN.
 Commentaire obligatoire : si coché, va permettre de rendre obligatoire la saisie du

commentaire dans la saisie des temps.
Bloc Temps :
 Temps de travail : L’évènement retrace une activité « temps de travail » ou
« autres ». Cette différenciation sert de base au calcul de certaines variables
temps (repos compensateur, modulation TT…)
 Repos compensateur : L’absence qui doit être prise en compte pour le calcul
du repos compensateur.
 Gestion jour/nuit : L’évènement retrace une activité jour nuit qui permet de
donner une base de calcul pour certaines variables (panier jour, panier nuit…)
 Saisie type activité : Cette zone conditionne la saisie du type d’activité dans la
saisie des temps
 Workflow : Permet de déclencher la règle de workflow associée (de type
Gestion des temps, avec comme code déclenchant le code de la nature de
l’évènement) quand la nature de l’évènement est mis à jour dans la saisie des
temps.
 Saisie anticipée interdite : Permet de bloquer la saisie par anticipation (ex :
maladie)
 Saisie nature d’activité : Autorise dans la saisie des temps de compléter la
nature de l’évènement par une saisie de nature d’activité.
 Saisie plage horaire : Idem pour autoriser la saisie de plages horaires
La coche « à exclure du bulletin calendrier » : ne pas faire figurer le code de la nature

d’évènement dans le bulletin calendrier (ex : absence pour délégation).
Le bloc « Contrôle des congés » permet de contrôler le solde d’un congé pendant sa prise
et de limiter le solde minimum associé.
Visualisation dans le planning congés : Dans la fonction « Planning congés ?? » on

visualisera un ensemble d’évènements regroupés sous les thèmes : congés, RTT, formation,
maladie, maternité paternité ou alors ne pas faire figure l’évènement sur le planning.
Les intitulés du champ sont paramétrables dans le menu local N° 418.
Paramétrage \ paramètres généraux \ menus locaux
Développement \ dictionnaire de traitements \ messages
9.3.1.2 Onglet Analytique

On définit la ventilation analytique par défaut de l’évènement en fonction des axes et d’une
valeur par défaut.
9.3.1.3 Onglet Portail

Préciser si l’événement est accessible par le portail, s’il s’affiche sur le calendrier, si le solde
est consultable et s’il nécessite un justificatif.
9.3.2 Les natures d’activité
Gestion des temps / Paramètres / Natures d’activité
Cette fonction permet de définir des natures d’activités utilisables dans la saisie des temps et
dans le planning individuel.
On identifie la nature par un code et un intitulé, on précise si elle est active ou non et on
peut lui associer un code d’accès.
On donne ensuite les caractéristiques de fonctionnement de l’activité :
Jour/nuit : précise le type de gestion jour/nuit pour la nature courante à savoir : jour, nuit,
sans gestion, jour posté, nuit posté.
Type de jour : précise le type de jour de la nature d’activité : semaine, weekend, astreinte,
intervention, nuit.
Kms, Qté, véhicule, alpha… : correspondent à des champs libres 1 à 4 permettant une
saisie d’un élément de rémunération ou autre lié à l’activité. Le libellé est paramétrable dans
la table du menu Local N° 403
Famille et sous famille : Possibilité de regroupement des natures d’activités par familles et
sous famille. Elles sont à organiser dans les tables diverses N° 393 et 394.
Planning individuel : On indique le groupe qui représente cette nature d’activité sur le
planning individuel du salarié.
Ils sont paramétrables par le menu local N° 417
Nature par défaut : Dans le planning individuel il est possible de modifier la nature d’activité
d’une journée. C’est la nature par défaut du groupe d’activité qui est affectée à la journée.
Les sections analytiques : Le tableau va reprendre les axes définis dans la fonction « axes
par défaut » de la structure générale. On peut préciser des sections analytiques par défaut à
ce niveau, mais elles ne seront pas obligatoirement appliquées lors de la saisie. C’est le code
section par défaut déduit de l’évènement qui est appliqué en priorité, mais ce code pourra faire
référence à la nature d’activité et ou à l’évènement.
9.3.3 Les jours fériés
Gestion des temps / Paramètres / Jours fériés
Cette fonction permet de définir les jours fériés d’une année civile. Ils peuvent être définis
globalement pour tout le dossier ou par site.
9.3.4 Les périodes d’extractions

Gestion des temps / Paramètres / Périodes d’extractions
Cette fonction permet définir pour une date de paie :
 La période de saisie des temps (en effet certains évènements sont saisis sur une
période mensuelle et d’autres sur N périodes hebdomadaires).
 Et la période de saisie des régularisations
Elles peuvent différée d’un site à l’autre.
La zone site : Peut être non renseignée si aucune période n’est définie pour un site, ce sont
les périodes définies pour l’année sans site qui seront appliquées.
Date de paie : Cette date est très importante, elle devra être utilisée correctement dans les
écrans de sélection dans les traitements de la partie temps et la partie élaboration du bulletin.
Si on souhaite se laisser la possibilité de réaliser plusieurs bulletins dans un mois de paie
notamment pour des régularisations, il vaut mieux laisser en date de paie, la date de
réalisation des paies (ex : 27 ou 28 du mois).
Saisie : Autoriser ou non la saisie des temps sur des périodes.
La période temps : Elle est évaluée en nombre de semaines complètes et commence

toujours par le premier jour de la semaine (paramètre général FIRDAY dans le chapitre TPS
groupe MIS). Cette période concerne tous les évènements dont la période de saisie est
« extraction temps ».
La période ne peut dépasser les 6 semaines.
La période mensuelle : concerne les colonnes « début et fin de mois ». Doit appartenir au
mois de la date de paie. Cette période concerne la saisie de tous les évènements dont la
période de saisie est le mois calendaire.
La période de régularisation : concerne les colonnes « Début et fin de régul », permet

d’incorporer dans le bulletin les régularisations saisies sur cette période.
9.3.5 Les semaines types

Gestion des temps / Paramètres / Semaines types
Il s’agit de définir des modèles de semaines, qui vont constituer le planning des salariés.
On renseigne par jour le type de jour : ouvré, ouvrable ou chômé
En fonction des paramètres du dossier (Paramétrage / Structure Général / Dossier / Onglet
Ecran / code HOR) il est possible de paramétrer jusqu’à 3 périodes par journée.
1ère période de la journée sera composée par :

Heure de début, heure de fin, temps de pause et nature d’activité.
2ème période de la journée sera composée par :

Heure de début, heure de fin, temps de pause et nature d’activité.
3ème période de la journée sera composée par :

Heure de début, heure de fin, temps de pause et nature d’activité
Nombre d’heures de travail dans une journée. Ce nombre sera utilisé pour valoriser les
absences et les présences en heures.
Nombre de jours qui sera utilisé pour valoriser les absences et les présences en jours.
La valeur maximum =1 : généralement 1 pour une journée travaillée ; 0.5 pour demi-journée ;
0.75 pour ¾ de journée ; 0.25 pour ¼ journée travaillée et 0 pour un congé.
9.3.6 Les plannings types

Gestion des temps / Paramètres / Plannings types
Cette fonction permet le paramétrage de plannings de travail standards, souvent communs à

plusieurs salariés.
Le planning est affecté au salarié, en renseignant la zone planning type dans l’onglet « contrat»
de la fiche contrat.
Ce champ peut être modifié en masse en créant des écrans employés adaptés.
Il est nécessaire d’avoir préalablement créé les semaines types.
Un planning type se définit par une année d’exploitation. Par code planning type on définit une
semaine type pour chaque semaine de l’année civile.
Astuce :
Le bouton « appliquer en dessous » accessible par le clic droit dans le tableau recopie la
semaine type sur toutes les lignes situées en dessous.
9.3.7 Les plannings opérationnels

Gestion des temps / Temps - activités / Saisie / Planning opérationnel
Cette fonction permet de paramétrer un planning de travail particulier à un salarié qui viendra
modifier celui affecté dans son contrat.
Prérequis :
 Les périodes d’extraction doivent être créées.
 La salarié doit avoir le flag « gestion des temps » activé en fiche salarié
 Les axes et les sections analytiques doivent être renseignés
 Les natures d’activités doivent être paramétrées.
L’entrée dans cette fonction nécessite le choix d’une transaction de saisie des axes
[GESCDT].
Les axes affichés sont ceux définis dans la transaction. Leur nombre est contrôlé et est limité
à 9 maximum.
Le planning se présente par onglet pour les plages horaire.
Les axes sont saisissables seulement s’ils sont suivis par la société du contrat en cours.
Les options de saisie (Saisi/Affiché, Obligatoire Oui/Non,…) ne sont pas contrôlées ici pour
permettre la saisie d’exceptions.
Boutons spécifiques :
Initialisation : initialise les plannings opérationnels des salariés en fonction des plannings
type de chaque salarié. Ne pas utiliser ce bouton, si un planning opérationnel est mis en place
pour gérer une période en dehors du planning affecté sur le contrat du salarié.
Recopie jour : permet de recopier le planning d’une journée sur les jours suivants jusqu’à une
date donnée. Elle peut se faire sur certains jours de la semaine et sur certains types de jours.
9.3.8 Les plannings individuels
Gestion des temps / Temps - activités / Consultations / Planning individuel
Cette fonction présente le planning d’activité d’un salarié sur une année, elle visualise le
planning opérationnel du salarié en faisant apparaître la nature de l’activité journalière.
Les écrans « mensuel » et « annuel » permettent de visualiser le planning mais aussi de le

modifier en affectant un autre groupe d’activité à une journée.
C’est la nature d’activité cochée en tant que nature par défaut pour le groupe qui est affectée
à la journée. (cf. chapitre nature d’activité).
Le planning annuel est affiché sous la forme d’un tableau. Chaque ligne correspond à un mois
et chaque colonne correspond à un jour dans le mois.
10.0 LE CYLE DE PAIE
Sage HR Management offre plusieurs possibilités pour réaliser un bulletin de salaire :

 Saisie ou importation des fiches des salariés
 Utilisation ou non de la gestion des temps
 Si utilisation de la gestion des temps possibilité de saisie ou d’importation (si outil
externe donnant des informations plus particulières) des éléments de temps.
 Avec la gestion des temps, possibilité ou non par « arrêté des temps » et ou par
« synthèse des temps » de récupérer les variables de paie découlant de ces fonctions.
 Saisie ou importation des valeurs des variables de paie.
10.1 LES ETAPES DU CYCLE DE PAIE
10.2 LES ETAPES DU CYCLE DE PAIE
10.2.1 La saisie des variables
Il s’agit ici de renseigner les valeurs des variables de niveau dossier, société ou site et aussi
d’anticiper par la saisie de variables prévisionnelles la préparation des futures paies.
Paie \ Saisie des valeurs \ valeurs Dossier ou société ou site
On précise ici, les valeurs des variables de niveau dossier, société ou site.
Pour une lecture plus adaptée, il est possible de paramétrer au préalable les pages de saisie.
(Paramétrage/plan de paie / définition pages de saisie / pages dossier ou société ou site)
On définit une date de début de validité pour les valeurs des variables dossier, société ou site.
Les paies générées reprendront les données correspondantes sur le principe de la
hiérarchisation suivante :
Si une variable n’est pas saisie au niveau « salarié », pour une paie de date D, la valeur de
cette variable Y à prendre pour le calcul de la paie sera déterminé comme suit :
Soient D1, D2, et D3, les plus récentes fiches de valeurs sites, société, dossier, antérieures à
D.
 Si D1 (site) >=D2 (société). Alors Y= valeur site.
 Si D2 (société) >=D3 (dossier), alors Y= valeur société
 Si D2 (société) <D3 (dossier), alors Y=valeur dossier.
Il est possible de pré-charger les variables définies dans le niveau par un clic sur l’icône
« action » du tableau.
Attention !
Une variable pré-chargée avec valeur à blanc = valeur nulle et donc pas de recherche
dans la hiérarchisation.
10.2.2 Les variables prévisionnelles

Paie / Saisie des valeurs / Variables prévisionnelles
Il s’agit ici de renseigner par avance les variables de niveau salarié, pour en ensemble de
salariés sélectionnés et une borne de dates de paie donnée :
Lors de la génération des paies, les valeurs des variables des salariés seront initialisées par
les valeurs saisies dans ces tableaux.
Des écrans différents sont proposés :
 Saisie des salaires :
 Saisie par des écrans personnalisés :
Sur ces tableaux de saisie, l’icône action / Commentaire permet de saisir pour chaque
variable un commentaire libre. Ce commentaire reste au niveau de la saisie prévisionnelle. Il
n’est pas repris dans la feuille de paie.
L’icône action Appliquer en dessous, permet d’impacter la saisie d’une valeur sur toutes les
lignes en dessous.
Les écrans peuvent être personnalisés dans la fonction Ecran de saisie des variables
(Menu : Paramétrage \ Paramètres généraux \ Ecran de saisie des variables).
10.3 LA SAISIE DANS LA GESTION DES TEMPS

Plusieurs méthodes de saisie sont proposées :
10.3.1 La création globale

Gestion des temps / Congés – Absences / Absences / Création globale
La création globale permet la saisie d’un évènement pour une période donnée et pour un
ensemble de salariés.
Exemple : RTT fixé par l’employeur pour les cadres
10.3.2 La suppression globale
Gestion des temps / Congés – Absences / Absences / Suppression globale
La suppression globale permet de supprimé un évènement préalablement enregistré pour une

période donnée et pour un ensemble de salariés.
10.3.3 Les transactions des temps
Paramétrage / Transactions de saisie / Transactions Saisie des temps
Il était défini dans cette fonction un certain nombre d’éléments permettant d’afficher, de saisir
ou non, et de rendre obligatoire ou pas des informations pour les Saisies des temps, Feuille
des temps et dans la Régularisation des temps
Ces écrans peuvent ensuite être affectés à des utilisateurs. Un utilisateur ayant la possibilité
d’avoir un seul écran de saisie ou plusieurs (le choix de la transaction étant fait à l’entrée de
la fonction).
L’écran de paramétrage fait apparaître une liste de champs avec, pour chacun d’entre eux, la
possibilité de paramétrer :
 Si il est saisissable (et dans ce cas si elle est obligatoire ou pas),

 S’il est uniquement affiché,
 Ou s’il ne doit pas apparaître dans l’écran. (invisible)
Les champs date début/fin (STRDAT / ENDAT) et événement sont obligatoires et saisis en
premier ; les autres informations sont optionnelles :
La transaction comporte notamment les champs suivants : Code, Intitulé, Code d’accès (pour
gérer les habilitations sur la transaction), indicateur Régularisation (pour autoriser la saisie des
régularisations par cette transaction).
Chaque mode de saisie fera référence à une transaction. On ne saisira, par conséquent, que
les champs prévus par la transaction.
Toutefois, les champs non saisissables peuvent être initialisés par le biais de valeurs par
défaut de la nature d’activité ou des sections par défaut.
Une transaction par défaut est définie par un paramètre utilisateur. Si elle n’est pas renseignée
on proposera toutes les transactions autorisées.
Le principe de saisie des temps (dans les écrans de saisie ou de feuille de temps) est le
suivant :
 On précise uniquement ce qui s’est passé pour le salarié de différent par rapport à son
planning opérationnel et cela par date et plage horaire.
 Ensuite on peut procéder dans l’écran à la génération automatique (fonction que l’on
retrouvera lors de l’arrêté des temps) afin de visualiser l’évènement W tel que
mentionné dans le planning opérationnel.
 On modifie si nécessaire les champs relatifs à l’activité…
Dans ce même écran, un nouveau bloc est proposé, dans lequel l’utilisateur peut saisir un
code Transaction de saisie des axes [GESCDT]. L’intitulé du champ CODCDT est « Axes ».
Suivant le choix effectué dans ce champ, on retrouvera les axes dans les fonctions de saisie
des temps, à partir de la transaction de saisie sélectionnée.
Le bouton permet de générer l'écran et le traitement associé à la transaction.

Cette action est obligatoire pour que la transaction puisse être utilisée dans les fonctions de
gestion des temps, dont « Saisie » et «feuilles des temps »
Impact lors de la saisie des temps
Lors de la saisie des temps, seront visibles les axes définis dans les fonctions :
 TSSTD = saisie des temps
 TPSSTDR = régularisations
 TPSJOU = feuille de temps
Si au niveau de la transaction de saisie des temps [GESSTH], vous avez défini dans la zone
analytique, le code de votre liste d’axes, ceux-ci seront visibles dans le tableau de saisie des
temps et le système ira lire directement les données lors de la saisie.
Une transaction de saisie des temps est nécessaire pour entrer dans ces fonctions.
 Un premier filtre permet d’afficher la clé ou les axes prédéfinis dans la transaction.
 Pour chaque ligne/colonne pouvant faire référence à des périodes d’activité différentes,
les axes saisis sont contrôlés et doivent être suivis par la société du contrat actif.
 L’initialisation des sections et le contrôle de saisie sont basés sur les options de la
transaction GESCDT (Saisi/Affiché, Obligatoire Oui/Non, Commande Oui/Non …).
Il est possible de définir un code Transaction saisie des temps par défaut de niveau utilisateur
: Paramètres SCRSAISIE et SCRSAISIE2 pour les régularisations.
(Paramétrage / Utilisateurs / Paramètres / Gestion des temps / Groupe DEF).
Exemple : pouvoir mettre le code de transaction de saisie STD ;
10.3.4 La saisie des temps
Gestion des temps / Temps et activités / Saisie / Saisie des temps
Paramétrage / Paramètres généraux / Transaction de saisie des temps
La fonction propose la liste des modèles de saisie issue des modèles de transactions
paramétrés.
La fonction des transactions de saisie des temps, permet d’imposer par code d’accès un écran
de saisie.
Sur ce modèle de transaction le bouton permet de positionner le visa de contrôle sur

toutes les lignes, notamment dans le cas où les salariés saisissent eux-mêmes leurs congés
par exemple. La zone sera initialisée en fonction des habilitations fonctionnelles.
L’activation du visa se fait par le paramètre général de niveau dossier « VISA » situé dans le
Chapitre TPS et dans le groupe MIS.
Ce premier mode propose une saisie « en colonne », facile à utiliser pour une approche
mensuelle de la saisie des temps.
Si la gestion des plages horaires est activée dans la fonction d’évènements, une saisie multi-
dates de l’évènement travaillé (W) sous-entend que les plages du planning sont respectées.
A l’enregistrement, la ligne sera éclatée en autant de lignes que de plages horaires dans la
période.
10.3.5 La feuille des temps
Gestion des temps / Temps et activités / Saisie / Feuilles de temps
Ce second mode de saisie fait aussi appel à des codes de transactions. (cf. chapitre
Transactions saisie des temps).
Dans ce mode on a un écran de saisie en ligne par salarié et par semaine.
Dans le cas où on utilise le premier mode de saisie pour une gestion mensuelle des
évènements, cet écran aura un intérêt consultatif.
Si plusieurs plages horaires ont été autorisées, il y aura plusieurs pages, la flèche noire
permettant de passe de l’une à l’autre.
ECRAN STD : Standard
Suivant les caractéristiques des codes de transaction des temps et des natures d’évènement
il sera possible d’intervenir sur les champs activité, répartition analytique, etc.…
10.3.6 La synthèse des temps

Gestion des temps / Temps et activités / Saisie / Synthèse de temps
Cette fonction propose un écran de saisie de variables de temps de façon hebdomadaire.

Possibilité d’y accéder à partir de la feuille de saisie des temps via le menu « fonction ».
Ce tableau peut être incrémenté de plusieurs façons :
 Manuellement par salarié et par semaine
 Par Mise à jour par la fonction d’arrêté des temps
 Par Mise à jour par l’importation d’éléments de badgeuse
 Par Mise à jour par le bouton Calcul
Dans le cas des mises à jour de ce tableau, les calculs sont gérés par les règles définies dans
les paramètres généraux chapitre TPS.
Des développements spécifiques de type contrôle ou calcul peuvent être élaborés dans le
traitement spécifique « SPECALTPS » (Cf. : cursus outils de développement)
Par le Menu « Temps » on peut accéder aux fonctions de saisie des temps et de feuille de
temps.
10.3.7 Les régularisations

Gestion des temps / Temps et activités / Saisie / Régularisations
Cette fonction permet la saisie de régularisation temps pour les salariés de manière mensuelle.
Les périodes de régularisation sont définies par période de paie dans les « périodes
d’extractions ».
Elle fait aussi appel aux transactions pour en paramétrer les éléments de saisie.
10.3.8 Importation badgeuse
Gestion des temps / Temps - activités / Saisie / Import badgeuses
Ces fonctions proposent l’importation des données de temps dans la base, il existe deux
formats par défaut :
Le modèle 1 : BADGEUSE, correspond au format des badgeuses du marché.
Le modèle 2 : EVSIMPLIF, correspond au format SAGE d’importation des évènements.
Les formats sont décrits dans les modèles d’imports/exports.

Paramétrage / Exploitation / Imports/Exports / Modèles imports-exports
Les tables des transcodages sont aussi utiles pour établir des correspondances entre le fichier
à importer et les paramétrages de la base.
Paramétrage / Exploitation / Imports/Exports / Transcodage I/E
Cette fonction permet de transcoder des données lors de l'import/export, en donnant une
correspondance entre un code local et un code externe.
Le principe est le suivant :

 En export, on recherche la valeur du champ à exporter dans la liste des valeurs de la
colonne code local. Si la bonne valeur est trouvée, on la remplace par le code externe
correspondant (s'il y en a plusieurs, c'est la première ligne qui est utilisée ; si la valeur *
lui est associée, on ne fait pas de transcodage). A défaut, s'il existe une valeur * (un
astérisque) dans la colonne code local, on prendra la valeur externe associée. Ceci permet
ainsi de définir un transcodage par défaut pour toutes les valeurs non explicitement listées
dans la table.
 En import, on recherche la valeur du champ à importer dans la liste des valeurs de la
colonne code externe. Si on trouve en regard la valeur * (un astérisque), on ne transcode
pas le champ (ceci permet de définir des valeurs à ne pas transcoder). Si on n'a pas trouvé
la bonne valeur dans la colonne code externe, mais s'il existe un code externe égal à *,
on prendra le code interne correspondant.
Ce transcodage est déclenché dès lors que l'on associe, dans le modèle d'import/export, le
champ à la table correspondante.
10.4 LE MOIS DE PAIE
Paie / Feuille de Paie / Initialisation de Paie / Mois de paie
Cette fonction permet d’ouvrir le mois de paie sur lequel on souhaite travailler :
Le mois de paie correspond au mois sur lequel seront imputées les valeurs des bulletins
générés. Elle est associée au paramètre MOIPAY.
La date de paie est la date à proposer pour la génération des paies sur le mois de paie signalé
référencé au-dessus. Elle est associée au paramètre DATPAY.
Attention, la date de paie doit toujours être comprise entre le premier jour et le dernier jour du
mois de paie + une marge correspondant à la valeur (en nombre de jours) du paramètre JMAX.
Elle ne doit pas non plus être en dehors de la période de paie.
Elle est primordiale et doit être cohérente dans toutes les fonctions :
 Périodes d’extraction
 Feuille de temps et arrêtés des temps
 Mois de paie
 Génération automatiques des bulletins
La période de paie est la période de travail à proposer par défaut à la génération de nouvelles
paies sur le mois. Ces zones sont associées aux paramètres DEBPAY et FINPAY.
(Développement / définition paramètres)
La date de paiement à proposer pour la génération des paies sur le mois référencé. Elle est
associée au paramètre DATREG. (Développement / définition paramètres)
L’année en cours reprend la période annuelle du 01/01/XX au 31/12/XX ou en cas de décalage

de paie du 01/12/XX au 30/11/XX. Ces zones sont associées aux paramètres DEBANNPAY
et FINANNPAY. (Développement / définition paramètres)
En cas de modification du mois de paie, une trace signale :

 Les paies saisies non calculées
 Les paies non effectuées alors que le salarié était présent dans la période de paie par
défaut du mois
 Les paies effectuées alors que le salarié était absent dans la période de paie par défaut
du mois.
10.5 LA GENERATION AUTOMATIQUE
Paie / Feuille de Paie / Initialisation de paie / Génération automatique
Cette fonction initialise les « entêtes de bulletin » à partir de différents critères de sélection afin
de traiter la paie à une date donnée.
Elle ne calcule pas les bulletins, mais crée par salarié des fiches reprenant les valeurs des
variables telles que le plan de paie les définit (salaire de base, avantage en nature, taux
horaires…), le site, la date de paie et l’analytique.
Une nouvelle paie est générée pour les salariés présents au moins un jour dans cette période
en fonction de leurs entrées/sorties.
Cette étape est nécessaire avant le déversement des éléments de la gestion des temps ou la
saisie des variables.
Cette étape est aussi réalisable salarié par salarié par les traitements enchaînés ou le bouton
« nouveau » en valeur salarié.
La case à cocher « En tête multiples » est une option autorisant la génération automatique de
plusieurs bulletins de paie sur un même mois de paie, et sur des périodes pouvant se
chevaucher.
Cette fonction peut être lancée en batch avec la tâche standard TRTAUT.
10.6 L’ARRETE DES TEMPS
Gestion des temps / Temps – Activités / Saisie / Arrêté des temps
L'arrêté des temps est l'étape finale de la gestion des temps. En effet, cette fonction permet
de clôturer, par date de paie, les temps passés et saisis.
Cette fonction peut déclencher différentes opérations pour tout ou partie des salariés.
Contrôle de saisie : Contrôle de la saisie des temps des salariés.
Génération automatique : Consiste à boucher les trous des plannings des salariés par le
code événement « Travail » matérialisé par W dans les tableaux de saisie.
Calculs de synthèse des temps : Mise à jour de toutes les variables de synthèse des temps
(prise en compte de la modulation du temps de travail, des différents plafonds : du panier, des
heures bonifiées, des heures supplémentaires contingentées …) Des développements sont
possibles au niveau des deux étiquettes CALCUL et CONTROLE, dans le programme
spécifique SPECALTPS, si d’autres variables de synthèse ont été ajoutées.
Mise à jour des variables de paie :
 Mise à jour des variables de paie qui sont calculées, à partir du détail de la saisie
des temps ou à partir de la synthèse des temps.
 Mise à jour des textes des lignes de bulletins qui sont associés aux variables de
paie.
 Mise à jour du bulletin calendrier pour permettre l’édition des bulletins sous forme
de calendrier. Des développements sont possibles au niveau de l’étiquette BULCAL,
dans le programme spécifique SPECALTPS, pour modifier les données à afficher
dans le bulletin calendrier (Table BULCAL).
 La mise à jour de la date du dernier arrêt maladie et du dernier accident de travail
est systématique si l’une des deux opérations est sélectionnée : « Calculs de
synthèses des temps » ou « Mise à jour des variables de paie ». Cette mise à jour
se base sur la saisie des codes évènements MAL et AT.
Mise à jour analytique : reporte la répartition analytique de la saisie des temps, dans les
feuilles de paie suivant la structure comptable mise en place.
Workflow : La règle de workflow TEMPS est déclenchée si cette case est cochée.
Les paies mises à jour sont celles qui sont en état « Saisi » sur le mois de paie. C'est-à-dire
celles pour lesquelles la génération automatique aura été réalisée.
Certaines étapes de cet écran sont aussi réalisables salarié par salarié par les traitements
enchaînés à partir de la fonction valeurs salarié.
10.7 LA SAISIE DES VALEURS SALARIES

Pour renseigner les valeurs des variables des salariés, plusieurs méthodes sont possibles en
complément des saisies prévisionnelles.
10.7.1 La saisie directe

Paie / Feuilles de paie / Saisie de variables / Saisie directe
Après une fenêtre de sélection de critères, l’écran de saisie permet, d’appeler le salarié et la
(les) variable (s) et d’en saisir la valeur.
10.7.2 La saisie par variables

Paie / Feuilles de paie / Saisie de variable / Autres saisies
La méthode ici consiste à utiliser des écrans paramétrés. (Cf. : fonction saisie prévisionnelle).
La saisie des valeurs peut se faire de trois manières différentes :
 La saisie standard : Méthode standard, il suffit de saisir les valeurs dans le tableau.
 La saisie par duplication : Méthode très utile lorsque l'on souhaite affecter à
plusieurs salariés la même valeur. Pour cela, il suffit de saisir une fois la valeur et
par un clic droit – "Appliquer en dessous", cette valeur va se recopier sur toutes les
lignes suivantes.
 La saisie par augmentation : Méthode très utile lorsque l'on souhaite faire une même
opération (Ex : augmentation de salaire) sur plusieurs salariés. Pour cela, il suffit,
par un clic à partir de l’icône « action » choisir "Augmentation", de déterminer
l'opération à exécuter et celle-ci va se répercuter sur toutes les lignes suivantes.
10.7.3 La saisie des valeurs salariés
Paie / Feuilles de paie / Bulletins salariés
Par cette fonction on peut lancer le processus complet de paie pour un salarié.
Dans la liste gauche on retrouve tous les salariés ayant eu un entête de bulletin généré par la
fonction « génération automatique » pour le mois de paie concerné.
Par le bouton « nouveau », il est possible de générer un bulletin pour un salarié (ex : salarié
sortant en cours de mois) et d’effectuer les paies de régularisation des paies extournées.
Une fois le bulletin créé, il faut alors saisir les valeurs salarié puis, si besoin, renseigner
certaines caractéristiques du bulletin (un commentaire de bas de bulletin ou les sections
analytiques utilisées pour l'imputation analytique).
PARTIE EN TETE
Identification :
Chaque bulletin est unique et identifié par matricule et une date de paie. Il est possible de
visualiser les autres bulletins d’un salarié simplement en sélectionnant par clic droit une autre
date dans la zone « date de paie ».
Traitement :
Icônes qui déclenchent soit le calcul des bulletins, soit le calcul de la paie à l’envers, soit les
fonctions enchainées pour le bulletin.
Dans la barre de menu COMMANDES, on retrouve ces fonctions et par le menu TEMPS, on
accède aux fonctions des temps.
ONGLET « PAIE »
Cet onglet est initialisé à la génération du bulletin de paie en fonction des données de la fiche
salarié et du mois de paie.
Cet onglet affiche l'état du bulletin à 3 niveaux :
 Dans son élaboration (saisie - calculé - imprimé)

 Dans les différentes étapes de l'arrêté des temps
 Dans la comptabilisation de l'OD de paie (bulletin non comptabilisé- en cours -
comptabilisé)
Après la génération de la paie, les champs société, profil, site et service ne sont plus
accessibles en modification. Si un de ces éléments est modifié en fiche salarié après une
génération automatique (mutation, changement de service…) il faut supprimer l’entête du
bulletin par le bouton « supprimer » puis refaire la génération afin d’intégrer les mises à jour
de la fiche salarié.
Attention !
L’utilisation du bouton «supprimer» va entraîner la perte des données saisies ou extraites du
module temps.
Il est possible de supprimer des bulletins calculés ou imprimés à la condition qu’ils ne soient
pas encore comptabilisés.
Il est impossible de supprimer une paie sur un mois donné, s’il existe des paies calculées sur
les mois suivants.
En effet les cumuls sont enregistrés dès le calcul des bulletins et peuvent avoir des impacts
sur les bulletins suivants.
Le bloc « suivi de l’arrêté des temps » permet de connaître les étapes réalisées dans la gestion
des temps pour ce bulletin.
La partie « Extourne » précise si le bulletin a été extourné ou si le bulletin est un bulletin

d’extourne.
Les parties « analytique » et « sections » permettent de modifier la gestion analytique du
bulletin, soit par l’information d’une clé de répartition, soit par la saisie des sections avec la
possibilité de mentionner un coefficient de répartition si une clé de répartition n’a pas été
mentionnée plus haut. Si une seule ligne dans le tableau, le coefficient sera égal à 1 même
si rien n’est renseigné dans la colonne « coef ».
Le bloc « section » va reprendre les informations comptables initiées au niveau contrat du
salarié.
La partie « Texte bas de bulletin » permet de saisir des commentaires qui s’imprimeront sur le
modèle de bulletin de salaire.
ONGLETS « SAL de BAS »
Afin que la saisie soit plus claire et ordonnée, il est préférable d'avoir défini des pages salariés
(Menu : Paramétrage \ plan de paie \ définition des pages de saisie \ pages salarié).
8 onglets maximum cela est dû au dimensionnement des champs.
On retrouve ici les mêmes méthodes que celles décrites précédemment.
ONGLET « IJ »
Cet onglet est utilisé pour le calcul, le contrôle et la saisie les informations liées au
remboursement des IJSS.
Lors de l’arrêté des temps, le calcul des indemnités journalières va être reporté dans les
variables de cet écran.
ONGLET « BULLETIN »
Cet onglet à la création du bulletin est vierge de rubriques, ce n’est qu’après le calcul du
bulletin que l’on visualisera le calcul des rubriques et les valeurs des cumuls.
Le bouton « ENCHAINE » ou COMMANDES\ENCHAINEMENT
Cette fonction permet d’enchainer l’ensemble des tâches pour réaliser un bulletin pour le
salarié.
On retrouve les fonctions décrites dans les chapitres précédents et deux nouvelles notions :
Annulation du calcul : suppression du calcul, avec mise à jour de l’historique et du solde des
paiements… les données saisies ou issues des temps ne sont pas supprimées.
Réinitialisation : Suppression et réinitialisation, toutes les données saisies ou issues des

temps sont supprimées. (Changements en fiche salarié).
Activation du verrou : permet de bloquer le calcul ou la mise à jour d’un ou plusieurs bulletins
avant qu’ils ne soient comptabilisés. Cela rendra le bulletin non modifiable, en attendant l’OD.
Cela évite lors de mise à jour de variable ou autre, que ces bulletins verrouillés soient
impactés. Possibilité de verrouiller en masse à partir de la fonction UPDVEPLOCK (feuille de
paie / outils/ Verrou-déverrou bulletins)
Cette fonction ne peut pas être utilisée sur des bulletins comptabilisés.
Le bouton « PAIE A L’ENVERS » ou COMMANDES\PAIE A L’ENVERS
Le calcul de la paie à l’envers (calcul d’une rubrique de brut pour atteindre un net donné),
nécessite quelques paramètres notamment :
Les paramètres généraux du chapitre PLA groupe PAE (paie à l’envers) :
 PAENBR (Nb d'essais) : nombre d’essai autorisé

 PAERUB (Rubrique) : la rubrique sur laquelle il agit
 PAEVAL (Objectif) : le résultat attendu
 PAEVAR (Variable) : la variable utilisée.
Les mêmes informations en fiche salarié dans l’onglet PAIE.
La fonction COMMANDES\CALCUL PAS A PAS

Cette fonction permet de suivre pas à pas le calcul des bulletins de paie en visualisant la valeur
de chaque rubrique qui entre dans le calcul du bulletin traité.
Cette fonction ne remet pas à jour ni l’historique de paie, ni les cumuls.
Il permet de faire ressortir les erreurs du plan de paie.
Il suffit de renseigner la rubrique ou son rang et de cliquer sur le bouton « Sur Rubrique » et
le calcul s’arrêtera sur cette rubrique.
Les fonctions COMMANDES\EXCEPTION ou REGULARISATIONS permettent de visualiser

les particularités, dans ces domaines, saisies pour le salarié.
Le bouton « CUMULS SAL. » présente les cumuls du mois et les montants cumulés en
fonction de la périodicité du cumul, pour le salarié et la période du bulletin concernée.
L’IMPRESSION DU BULLETIN du salarié est réalisable aussi à ce niveau par l’icône
imprimante
Deux modèles d’impression sont proposés par défaut BULLETIN et BULCAL et sont
modifiables via Crystal Report. Ils sont renseignés par salarié dans le champ RPTBUL de
l’onglet paie du contrat.
Impression en masse à partir de Paie / Feuilles de paie / Impression des bulletins.
Attention !
Pour l’impression des bulletins type « BULCAL » en présentation calendrier, impose
que le traitement « Arrêté des temps » dans la gestion des temps, ait été réalisée.
10.8 LE CALCUL DES PAIES
Paie / Feuilles de paie / Calcul des paies
Cette fonction permet de calculer ou de recalculer des bulletins de paie, pour une sélection
donnée de salariés (site, profils, service, population…) et une période donnée.
10.9 L’IMPRESSION DES BULLETINS

Paie / Feuilles de paie / Impression des bulletins
Cette fonction permet d’imprimer ou de réimprimer des bulletins de paie, pour une sélection
donnée de salariés (site, profils, service, population…) et une période donnée.
A partir d’une fenêtre de sélection, préciser le modèle que l’on souhaite imprimer et il
proposera les salariés qui ont ce modèle dans leur fiche salarié/Contrat/Onglet paie.
10.10 L’ARCHIVAGE DES PAIES

Paie / Feuilles de paie / Archivage PDF des bulletins
Cette fonction permet d'éditer les bulletins de salaire dans des fichiers PDF.
Il n'est pas nécessaire que les bulletins de paie soient imprimés, il suffit juste que les paies
aient été au moins calculées.
Cet archivage électronique est beaucoup plus économique et pratique qu'un archivage papier
et permet de réimprimer, autant de fois que nécessaire, les bulletins en utilisant le logiciel
gratuit Adobe Acrobat Reader.
La fonction génère un fichier PDF par site, date et bulletin de paie différents, et ces trois
informations permettent de générer le nom du fichier PDF.
Exemple : soit une société qui a deux sites PARIS et MARSEILLE, deux bulletins de paie
différents BULCADRE et BULEMPLOYE. Lorsque l'on archive la paie du 31 décembre 2015,
on crée donc les 4 fichiers suivants :
 MARSEILLE_2015-12-31_BULCADRE.pdf
 MARSEILLE_2015-12-31_BULEMPLOYE.pdf
 PARIS_2015-12-31_BULCADRE.pdf
 PARIS_2015-12-31_BULEMPLOYE.pdf
10.11 ETAT DES FEUILLES DE PAIE
Paie / Feuilles de paie / Contrôles / Etat des feuilles de paie
Cette fonction propose d’éditer un « état des feuilles de paies » donnant pour une sélection
donnée de salariés et de périodes, les informations telles que l’état de la paie :
 Calculée
 Imprimée
 Comptabilisé
Il donne également le nombre total des paies générées, ainsi que le total des paies par
« état ».
C’est un état de contrôle à utiliser notamment avant le lancement de l’OD de paie.

En effet seules les paies imprimées sont prises en compte lors du calcul de l’OD, il permet
aussi la vérification des sections analytiques…
10.12 EXTOURNE DES PAIES
10.12.1La saisie des variables
Paie / Feuilles de paie / Rappels de salaires / Extourne de paie
Cette fonction permet d’annuler une paie erronée existante, en générant son inverse.
Les valeurs (rubriques et cumuls) de la paie à extourner ne sont pas modifiées.

Par contre, celles de la paie d’extourne générées sont :
 Pour les rubriques : à l’image inverse de la paie à extourne (multiplication par -1)
 Pour les cumuls : recalculées en fonction de la paie à extourner et de la dernière paie
du salarié concerné.
Ensuite, afin de régulariser l’annulation « fictive » de cette paie, il faudra en créer une autre de
remplacement.
Pour extourner une paie, possibilité de passer également par une fiche de rétroactivité.
10.13 LES I. J. S.S. Indemnités journalière de maladie
10.13.1La saisie des absences

Gestion des temps > Temps - Activité > Saisie > Saisie des temps
Respecter les prérequis pour la fonction de saisie des temps.

 Les périodes d'extraction doivent être créées.
 Les semaines types doivent exister.
 Les plannings opérationnels des salariés doivent être crées.
 Les jours fériés doivent être définis.
 Le salarié doit avoir le flag "Gestion des temps" activé dans sa fiche salarié.
 Les axes et les sections analytiques doivent être renseignés.
 Les natures d'activités doivent être paramétrées.
Puis renseigner dans la « Saisie des temps » par journée ou demi-journée les absences et
préciser le type d’événement lié.
10.13.2 Les attestations de salaire
L’extraction des données issues de la gestion des temps et des absences, permet l’édition
de l’attestation de salaire.
Administration du personnel > Documents administratifs > Attestation de salaire / Maternité /

maladie / Paternité
Utiliser le bouton [EXTRACTION] pour générer automatiquement la fiche d'attestation en

fonction du type d’absence.
Trois états sont disponibles pour l'attestation :

 Saisi : état au moment de la création de l'attestation.
 A déverser en Paie : état pour que les éléments saisis soient déversés dans les
Valeurs salarié, par la fonction Déversement dans Paie.
 Validé : l'attestation n'est plus modifiable.
Il est possible de dupliquer une attestation, dans ce cas, Le numéro d'ordre s'incrémente en
cas de duplication de l'attestation. La duplication d'une attestation permet de conserver
l'historique des modifications.
10.13.3 Maladie, Maternité, Paternité

Cette fonction permet la gestion du fichier contenant les informations obligatoires pour
élaborer et éditer une attestation Maladie / Maternité / Paternité. Ces données peuvent être
saisies manuellement, ou extraites. Elles seront ensuite consultables, modifiables et
supprimables.
Le bouton « Extraction » permet de générer la fiche d’attestation sous condition :
- que le salarié ait déjà été en congé maladie / maternité / paternité lors de son activité
au sein de la société
- que l'évènement ait été saisi dans la gestion des temps pour le salarié concerné
- que la maladie ait été saisie dans la saisie des absences (si le paramétrage de
l’évènement est prévu).
-
Si la gestion des temps n'est pas utilisée, la création manuelle est possible.
Les trois derniers salaires sont extraits à partir de la période de référence couvrant les 3
derniers mois. Celle-ci alimente alors le tableau de la zone « Salaires »
Extraction DSN : cette coche permet d’alimenter la DSN de signalement
10.13.4 AT / MALADIE PROFESSIONNELLE
Cette fonction permet la gestion du fichier qui reprend toutes les informations obligatoires
pour élaborer une attestation AT/Maladie professionnelle. Ces informations peuvent être
créées manuellement ou par extraction, puis peuvent être consultées et modifiées.
Les natures d'évènements qui permettent de générer des attestations sont :

 accident du travail
 accident de trajet
 congé maladie professionnelle.
L'événement déclenchant la génération d'une fiche est un congé initial maladie

professionnelle ou accident de travail/trajet d'un salarié.
Il faut donc qu'une de ces natures d'événements ait été saisie en congé initial dans la
gestion des temps pour le salarié concerné. Si la gestion des temps n'est pas utilisée, la
création manuelle d'une attestation reste possible.
10.13.5 DEVERSEMENT DANS LA PAIE
Administration du personnel > Documents administratifs > Déversement dans Paie
Les attestations « Maladie / Maternité » et « AT / maladie Prof. » peuvent se déverser en

paie afin d’alimenter les variables des indemnisations journalières de la Sécurité sociale.
Ce déversement peut également s'effectuer par des boutons dont les actions sont dédiées.
 à partir du bouton Déversement, lors de la saisie des attestations (Maladie / Maternité

/ Paternité)
 à partir du bouton d'enchainement des calculs dans le bulletin.
10.13.6 PRINCIPE DE LA GESTION DES IJSS
Saisie de l’absence dans les temps
« Attestation de salaire » Bouton Extraction
Créer les en-têtes de bulletins
« Déversement dans paie »
Calcul de la paie
Dès que le déversement en paie est effectué, la valeur de l’Etat présent dans l’attestation
d’absence prend la valeur « Validé », et le numéro du bulletin de salaire est consultable sur
cette attestation.
Dans l’onglet IJ du bulletin salarié, l’arrêté des temps va permettre le calcul des indemnités
journalières
10.13.7 PROLONGATION
La prolongation d’un arrêt est gérée par la rubrique 11500 et ses suivantes
IJ_MAL_JRS : Nb jrs MAL attestation initial puis IJ_MAL_PRO : Témoin Prolongation Maladie.
Le témoin de prolongation est alimenté par l’évènement MAL, et mis à jour en automatique par le
détail des temps et sa valeur est de type « Prolongation »
L’application gère jusqu'à 4 prolongations, le champ et le code qui permet de distinguer la première
prolongation est « IJ_MAL_PRO = 1 »
10.13.8 VALEURS PARAMETRES
Chapitre PLA – Groupe IJS

 Paramètre SUBROG : Détermine si la société applique la subrogation
 Paramètre DEDIJSS : Gestion du maintien total ou partiel avec ou sans déduction
des IJSS
 Paramètre DEDCSCRDS : Gestion du net à payer avec ou sans déduction de la
CSG.CRDS sur les IJSS
 Paramètre GARANTNET : Maintien total ou partiel avec le maintien ou non du net à
payer.
Exemple de cas d’utilisation de ces paramètres :
1er cas : Gestion du maintien total du salaire sans déduction des IJSS le mois de l’arrêt de
travail :
- SUBROG = Oui
- DEDIJSS = Non
- DEDCSGCRDS = Non
- GARANTNET = Oui
2ème cas : Gestion du maintien total ou partiel du salaire durant l’arrêt de travail sous
déduction des IJSS :
1. Avec subrogation
- SUBROG = Oui
- DEDIJSS = Oui
- DEDCSGCRDS = Non
- GARANTNET = Non
2. Sans subrogation
- SUBROG = Non
- DEDIJSS = Oui
- DEDCSGCRDS = Non
- GARANTNET = Non
3ème cas : Gestion du maintien total ou partiel du net à payer durant l’arrêt de travail sous
déduction des IJSS sans déduction de la CSG/CRDS sur les IJSS des :
Avec subrogation
- SUBROG = Oui
- DEDIJSS = Oui
- DEDCSGCRDS = Non
- GARANTNET = Oui
C’est ce 3e cas avec subrogation qui est mis en place Dans le dossier SEEDFRA.
4ème cas : Gestion du maintien total ou partiel du net à payer durant l’arrêt de travail sous
déduction des IJSS avec déduction de la CSG/CRDS sur les IJSS des :
Avec subrogation
- SUBROG = Oui
- DEDIJSS = Oui
- DEDCSGCRDS = Oui
- GARANTNET = Oui
Sans subrogation
- SUBROG = Non
- DEDIJSS = Oui
- DEDCSGCRDS = Oui
- GARANTNET = Oui
10.13.9 LIVRES DE PAIE

Paramétrage > Plan de paie > Livres de paie
Les livres de paie paramétrés pour la maladie et AT sont :

 IJSS_AT – IJSS AT, ATJ, Maladie prof
 IJSS_MAL – IJSS Maladie
 IJSS_MAT – IJSS Maternité/Paternité
10.13.10 ECRANS EMPLOYES DE PAIE
Paramétrage > Paramètres généraux > Ecrans employés
 Les écrans employés paramétrés pour la maladie et AT sont :

 IJAT – IJSS AT/ATJ/Maladie prof.
 IJMAL – IJSS Maladie
 IJMAT – IJSS Maternité/Paternité
10.14 LES ASTREINTES
10.14.1 DEFINITION
Les astreintes sont les périodes pendant lesquelles le salarié, sans être à la disposition
permanente et immédiate de l’employeur, a l’obligation de demeurer à son domicile ou à
proximité afin d’être en mesure d’intervenir pour effectuer un travail. La durée de l’intervention
réalisée par le salarié est considérée comme un temps de travail effectif. La programmation
individuelle des astreintes doit être portée à la connaissance de chaque salarié concerné
quinze jours à l’avance, sauf circonstance exceptionnelles et sous réserve que le salarié soit
averti au moins 1 jours franc à l’avance.
10.14.2 L’INDEMNISATION
Dans tous les cas, les astreintes doivent donner lieu à des compensations financières ou à
des repos.
L’astreinte sans intervention est décomptée dans les durées minimales de repos quotidien et
hebdomadaire. En revanche, les périodes d’intervention constituent un temps de travail effectif
comptabilisé à ce titre dans la durée du travail. L’indemnisation s’effectue en 2 temps :
1. Paiement de la période d’astreinte :

 Contrepartie financière ou repos dans le cas d’une astreinte au domicile du salarié ou
à proximité.
 Rémunération comme temps de travail effectif pour le cas d’une astreinte dans les
locaux ou autre locaux de l’entreprise.
2. Paiement des interventions :

 Rémunération comme temps de travail effectif pour les périodes d’astreintes
10.14.3 Exonération fiscale et réduction de cotisations sociales

Les indemnités d'intervention effectuées, depuis le 1er octobre 2007, à l'occasion
d'astreintes sont exonérées de l'impôt sur le revenu. Elles font également l'objet d'une
réduction de cotisations salariales de sécurité sociale.
10.14.4 MISE EN OEUVRE

Les heures d’astreintes sont à saisir dans les temps et/ou dans la feuille de paie.
Le montant pour les périodes d’astreintes est à saisir directement sur le mois de paie.
a) Variable
PR_ASTR Prime d’astreinte montant pour le versement d'une prime

d’astreinte.
HRES_ASTR Heures d’astreinte nombre d'heures d'astreinte qui sont à payer
taux normal au taux normal sur le mois. Elle est également
autoalimentée par l'évènement temps "AST"
lors de la mise à jour des variables de la
gestion des temps.
HRES_AST50 Heures d’astreinte nombre d'heures d'astreinte majorées à 50%
majo 50% qui sont à payer sur le mois.
Elle est également autoalimentée par
l'évènement temps "AST50" lors de la mise à
jour des variables de la gestion des temps.
HRES_AST2X Heures d’astreinte à nombre d'heures d'astreinte majorées à 100%
100% qui sont à payer sur le mois.
Elle est également autoalimentée par
l'évènement temps "AST2X" lors de la mise à
jour des variables de la gestion des temps.
b) Rubrique
PR_ASTR Prime d’astreinte Cette rubrique est déclenchée pour toute

saisie de compensation financière liée à
une période d'astreinte.
HRES_ASTR Heures d'astreinte paiement les heures d'astreinte au taux

normal sur le mois.
HRES_AST50 Heures d'astreinte paiement les heures d'astreinte au taux

majo 50% majoré de 50% sur le mois.
HRES_AST2X Heures d'astreinte paiement les heures d'astreinte au taux

majo 100% majoré de 100% sur le mois.
c) Ecran employé
Deux écrans employés permettent une consultation globale de ces informations :
 Ecran AST - Suivi des astreintes, va récupérer les informations à partir des données
de la paie
 Ecran AST01 - Suivi des astreintes, va récupérer les informations à partir de la
gestion des temps et de la paie
 Nom – Prénom
 La prime d’astreintes
 Le nombre d’heures d’astreinte au taux normal
 Le montant payé pour les heures d’astreinte au taux normal
 Le nombre d’heures d’astreinte au taux majoré à 50%
 Le montant payé pour les heures d’astreinte au taux majoré à 50%
 Le nombre d’heures d’astreinte au taux majoré à 100%
 Le montant payé pour les heures d’astreinte au taux majoré à 100%
10.14.5 AUTRES FONCTIONS

On retrouve au niveau Paie\Feuilles de paie\..., les fonctions abordées dans la partie Bulletin
salarié, mais appliquées à un groupe de salariés, il s’agit notamment :
 Le calcul des paies

 Impression des bulletins
 Outils \ Suppression des paies
 Outils \ Recalcul des cumuls
 Contrôles \ Etat des feuilles de paie
10.15 LES DECLARATIONS DE CHARGES
Paramétrage / Plan de paie / Déclaration de charges
Cette fonction permet définir le paramétrage des lignes des états déclaratif de charges et/ou
de paramétrer le regroupement de données pour la construction de la DUCS.
Dans le cadre d'une édition : une page est imprimée par code état.
Pour la DUCS, une ligne de déclaration est générées par code cotisation DUCS.

affectées à la caisse précisée, pour les paies vérifiant le critère de sélection éventuel ; les
rubriques contenant le taux AT sont identifiées par la colonne "AT".
Chaque fiche de paramétrage correspond à une ligne de l'état CHARGES. (Impression /

Impressions-groupe / Charges).
Toutes les fiches ayant le même "Code état" seront imprimées sur une même page.
Vous pouvez définir l'ordre d'impression de ces lignes via la zone "No d'ordre».
Les codes imprimés 1 & 2 ainsi que l'intitulé d'impression seront repris lors de l'édition des
lignes.
affectées à la caisse précisée, pour les payes vérifiant le critère de sélection éventuel.
Dans le tableau, les rubriques contenant le taux AT sont identifiées par « oui » dans la colonne
"AT".
Les rubriques contenant une quantité (nb d'heures supp dans le cadre de la loi TEPA) sont
identifiées par la colonne "Quantité".
Si ce paramétrage concerne des cas particuliers, comme la prise en compte d'exonération en

recalcul des bases de cotisations, cocher la case prévue « cas particulier ».
Bloc critères : préciser les types de cotisation DUCS. Les champs code CPN pour les retraites
complémentaires est alimenté par la table diverse 389.
10.16 LA GESTION DES DIFFERENTS REGLEMENTS
Paie / Règlements / …
Cette fonction permet de gérer les paiements pour tous les types de règlements paramétrés
dans Sage HR Management (net à payer, acompte, oppositions, frais professionnels…) par
le biais de bordereaux de règlement.
Certains paramétrages sont à renseigner pour une bonne gestion des règlements :
Les paramètres généraux :
Chapitre PAY / Groupe RGL Gestion des règlements.
Permet de définir la banque de règlement ainsi que l’écart toléré dans les règlements
Chapitre PLA / Groupe RGL Gestion des règlements.
Permet de définir les rubriques qui alimentent les paramètres de gestion des règlements. Par
exemple, la rubrique NET-PAYER du salarié va alimenter le paramètre PAYNET1 (première
ligne) dans le solde des paiements.
Lorsque l’un ou l’autre des paramètres est renseigné ici, la mise à jour des soldes des
paiements s’effectue automatiquement lors d’un calcul ou d’une suppression de paie.
Les tables diverses :

N° 365 : type de paiement
N° 387 : mode de paiement (pour l’interface comptable)
Fiche de personnel > Salarié, Onglet « compta »

Liste des RIB des salariés et leur mode de paiement selon les Types.
Les principes de fonctionnement suivant le type de paiement :
Le net à payer
 Le calcul du bulletin donne la valeur du net à payer.
Rubrique NET_PAYER Net à payer
Qui fait appel au cumul : TOTNAP lui-même incrémenté par les différentes rubriques du
bulletin.
Montant de la rubrique se déverse dans le cumul net à payer annuel : NET_PAYER
 Le solde des paiements reprend cette valeur dans la partie Net à payer.
(Paie/Règlements/Soldes des paiements)
 La création automatique du bordereau type « net à payer » retrouve les « nets à

payer » dont la valeur est positive. Dans le cas d’un net négatif, il y aura un report du
net sur les paies suivantes dans le solde des paiements.
La partie « net à payer » du solde des paiements est remise à 0.
Les acomptes
Pour l’acompte habituel
L’acompte habituel est à saisir en fiche salarié avec le jour dans le mois du paiement.
A partir du menu « saisie des règlements » procéder à une proposition de paiement en

précisant la période de date.
Attention !
Tant que le bordereau n’est pas validé, les données de l’acompte habituel peuvent être
régénérées dans d’autres bordereaux.
Si l’opération est nécessaire, il faudra au préalable supprimer le 1er bordereau ou la ligne dans
le 2ème.
Le bordereau de type « Acompte » ainsi créé se retrouve en valeur négative dans la partie
acompte du solde de paiement.
En fin de période, le bulletin est calculé et la valeur de la variable d’acompte est

automatiquement renseignée et incrémente la rubrique N° 8920 Acomptes.
La partie « acompte » du solde des paiements est remise à 0.
Pour les acomptes libres :
A utiliser si l’acompte a été versé par chèque par exemple et enregistré directement en
comptabilité. Il n’y aura aucun lien avec la balance de paiement.
Saisir la variable « ACPT_LIB » dans l’onglet « retenues » de la préparation des bulletins.

Calculer la paie. La rubrique « Acompte » se déclenche.
Si le net à payer est négatif, il y a un report.
Pour les avances avec remboursement échelonnés :
 Créer un bordereau de saisie des paiements de type « AC : Acompte » pour le salarié

concerné.
 La valeur acompte du solde de paiement est valorisée en négatif.
 Imprimer et valider le bordereau.
 Saisir dans onglet « Retenues » des valeurs salarié, le montant à retenir pour la
variable « ACPT_DED : montant maxi de remboursement d’acompte ;
 Calculer la paie, la gestion automatique de l’acompte déclenchera la rubrique « avance

sur salaire ».
 La valeur acompte du solde de paiement est diminuée du montant.
Les oppositions
 La saisie de la variable OPPOSITION en préparation du bulletin, enclenche un calcul

du montant à déduire sur le bulletin en fonction des différents paramètres :
 XROPPSOLDE : Variable de reprise de solde d’opposition

 OPPOSITION : Variable salarié à renseigner en préparation globale
 OPP_xxxxxxx : Variable dossier permettant de gérer les barèmes d’opposition
 OPPOSITION : cumul des montants restant d’opposition
 OPP_MONT : cumul des oppositions
 OPP_COMPAR : cumul des comparaisons opposition/salaires
 Puis les rubriques servant au calcul de la valeur de l’opposition retirable sur le bulletin.
Les valeurs à renseigner se situent dans l’onglet «OPPO », au niveau de la saisie des valeurs.
 Le solde de paiement reprend cette valeur dans la partie « opposition » en négatif.
 La création La création automatique du bordereau type opposition » retrouve les

bulletins avec des oppositions ainsi que les données des bénéficiaires.
 La partie « opposition » du solde des paiements est remise à 0.
Il est aussi possible de saisir directement un bordereau de paiement avec le montant

d’opposition à verser, la valeur apparaîtra en négatif dans la balance des soldes de paiement.
Une fois le bulletin calculé, cette valeur reviendra à 0.
Le principe est le même pour tous les types de paiement avec ou non gestion automatique
des soldes.
D’autres organisations sont paramétrables suivants les besoins des sites.
10.16.1 LA SAISIE DES REGLEMENTS
Paie / Règlements / Saisie des règlements
Les bordereaux de règlements peuvent être saisis (acomptes par exemples) ou issus d’une
création automatique par le bouton « propositions » (net à payer, acomptes habituels
indiqués en fiche salarié de l’onglet paie…).
Les bordereaux créés impactent sur le solde des paiements, tout comme le calcul des paies.
Ils sont ensuite imprimés, validés voire générés en fichier magnétique afin d’être transmis à
la banque.
Ces bordereaux sont numérotés et constitués d’un entête et d’un ensemble de lignes.
En entête de bordereau sont saisis :
 Le code de la société émettrice des règlements du bordereau.

 Le mode de paiement du bordereau (virement, chèque, espèces).
 La devise des règlements.
 La date d’opération.
 Le site concerné par les règlements à effectuer.
 La banque ou la caisse de la société qui doit émettre les règlements du bordereau.
 Le statut du bordereau (saisie, imprimé ou validé)
Sur les lignes de bordereaux sont saisis :
 La date de paiement.
 Le type de paiement.
 Le matricule du salarié concerné par le règlement et son contrat.
 Le site sur lequel le règlement doit être effectué.
 Le montant de règlement à effectuer.
 Un numéro de pièce (pouvant être attribué automatiquement à une ou plusieurs lignes
par le bouton « numérotation ».
 Les informations bancaires (RIB et domiciliation) du salarié pour les règlements par
virement.
 Le nom du bénéficiaire (par défaut le salarié lui-même).
La création automatique d’un bordereau s’exécute par le bouton « Proposition ». Les lignes
générées par cette commande sont basées sur les informations contenues dans le solde des
paiements ou l’acompte habituel.
Montant maximum : En fiche salarié dans l’onglet « compta » on peut indiquer la banque de
l’entreprise à partir de laquelle les paiements sont effectués au salarié.
Les matricules dont la banque n’est pas renseignée seront pris en compte à concurrence du
montant saisis ici.
Banque : Il s’agit de la banque ou de la caisse de la société qui doit émettre les virements ou
les chèques du bordereau
Tant que le bordereau n’est pas validé, il est possible d’ajouter, de supprimer ou de modifier
chaque ligne proposée.
Deux opérations sont ensuite nécessaires :
 L’impression du bordereau (Menu : Fichier \ impression permet d’imprimer la liste des

virements). Le bordereau passe alors du statut « saisi » au statut « imprimé ».
 Sa validation (attention ! seuls les bordereaux imprimés peuvent être validés)
Une fois le bordereau validé, il est possible aussi d’émettre un fichier bancaire depuis le
bordereau (menu : Fichier banque > Virement magnétique).
10.16.2 LA VALIDATION DES REGLEMENTS

Paie / Règlements / Validation règlements
La validation génère une pièce comptable par bordereau des règlements. Ces écritures sont
soit intégrées en comptabilité (si le module COMPTABILITE X3 est présent), soit exportées
dans un fichier selon le modèle d’export défini.
Alors que le bouton « validation » en saisie des bordereaux ne permet que de valider le
bordereau courant, dans cette fonction on valide les bordereaux en masse.
10.16.3 LE VIREMENT MAGNETIQUE

Paie / Règlements / Virement magnétique
Il s’agit ici de faire un traitement en masse des remises magnétiques des bordereaux validés.
10.16.4 LE SOLDE DE PAIEMENTS

Paie / Règlements / Solde des paiements
Cette fonction permet de connaître en temps réel, la situation du compte interne de chaque
salarié. Ce compte contient les informations relatives au calcul des bulletins et aux saisies de
règlements.
En effet dès le calcul du bulletin, la partie « net à payer » se remplit, de même, si des variables
de saisie arrêt, d’acomptes libres, d’oppositions… ont été renseignées en préparation du
bulletin, leur valeur sera reprise dans cet écran.
De même, les créations directes de bordereaux de règlements, impacteront aussi cet écran.
Par exemple la création d’un bordereau de paiement pour virer le montant de l’opposition à
une tierce personne (renseignée en fiche salarié dans l’onglet compta) soldera la partie
opposition.
Autre exemple, la saisie d’un acompte par le biais de la création d’un bordereau renseignera
la solde acompte en négatif, jusqu’au calcul du bulletin où le montant de la rubrique acompte
aura été incrémenté automatiquement.
Il est possible de d’intervenir en modification sur ces montants si nécessaire.
Le solde des paiements servira aussi pour les paiements de la participation et des notes de
frais et présente dans la partie basse le détail des différents acomptes.
10.17 L’OD DE PAIE
10.17.1 LA SAISIE DES REGLEMENTS
Paie / OD de paie
Ces fonctions vont être utilisées pour générer les OD de paie.
L’OD de paie n’est réalisable que sur des bulletins IMPRIMES.
Le statut comptabilisé du bulletin prendra plusieurs valeurs :
 NON COMPTABILISE
 EN COURS (Calcul de l’OD)
 COMPTABILISE (validation de l’OD)
Pour qu’un bulletin soit pris en compte dans le calcul de l’OD il ne doit pas être en cours de
comptabilisation ou déjà comptabilisé.
Il faut définir le compteur qui attribue un numéro à chaque OD. Ce code compteur est saisi
dans les fonctions « Affectation des compteurs » [GESTCA] et « Structure » [GESANM]. Le
compteur « ODN » est pris par défaut si rien n’est renseigné dans « Affectation des
compteurs».
Seront pris en compte les « rubriques » cochées « suivi comptabilité », et pour lesquelles un
compte aura été affecté.
10.17.2 LE CALCUL DE L’OD

Paie / OD de paie / calcul OD de paie
Avant de lancer le calcul de l’OD, il faut vérifier les informations analytiques et s’assurer que
toutes les paies sont à l’état « IMPRIME » ;
Ces informations figurent dans l’état des feuilles de paies (menu : Paie \ Feuille de paie \
Contrôle \ Etat des feuilles de paies)
Lors du calcul de l’OD, les montants des rubriques qui ont été calculées en paie sont ventilés
dans les comptes comptables.
Cette ventilation est paramétrée dans la fonction « comptes sur rubrique ». Si le compte est
détaillé par salarié, l’OD contient autant de lignes de ce compte qu’il y a de salariés. Sinon
l’OD contient une seule ligne pour le compte.
A la fin du calcul, la trace indique le numéro attribué à l’OD.
Après le calcul de l’OD, en valeurs salariés, le champ « comptabilisé » prend la valeur « en

cours ». On peut constater également ce statut sur l’état des feuilles de paie.
Plus aucune modification de la paie n’est alors possible.
Pour recalculer un bulletin à ce stade, il faut d’abord annuler l’OD (pour faire repasser le champ
comptabilisé de « en cours » à « non comptabilisé »).
10.17.3 IMPRESSION DE l’OD

Paie / OD de paie / Impression OD paie
3 états sont proposés :

 SIMBULODPAY : donne une OD par bulletin surtout à utiliser pour contrôle des OD.
 SIMCPTODPAY : donne un aperçu de ce qu’il va y avoir en comptabilité.
 LISODPAY : donne une liste des OD.
10.17.4 VALIDATION DE l’OD DE PAIE

Paie / OD de paie / Validation OD de paie
La validation de l’OD permet de générer les pièces comptables des OD calculées.
Le fichier trace va indiquer le nom de la pièce comptable générée. Si la comptabilité X3 est en
ligne, cette pièce peut être consultée dans le module « saisie pièces » en comptabilité.
Les tables liées à l’OD peuvent être consultées à partir de Développement / Dictionnaire
données / Tables / Table. Ces tables vont renvoyés en comptabilité :
 ODPAYE - Entête en compta GACCTMP

 ODPAY - Lignes en compta GACCTMPD
 ODPAYA - Analytique en compta GACCTMPA
Le paramètre dossier ODPAY du chapitre PAY et groupe MIS permet de mentionner le type
de pièces automatiques à générer.
La validation de l’OD fait passer les bulletins au statut « comptabilisé ».
10.17.5 ANNULATION OD de paie

Paie / OD de paie / Annulation OD paie
Attention !
Cette fonction ne concerne que les paies « en cours de comptabilisation »et non les OD
validées « comptabilisées ».
Les bulletins passeront de l’état « en cours de comptabilisation » à « non comptabilisée ».

Il sera alors possible de modifier les valeurs salariées, de recalculer et d’imprimer les bulletins
et ensuite de relancer le calcul des OD.
10.17.6 COMPTES OD DE PAIE

Paie / OD de paie / Comptes OD de paie
Cette fonction permet de modifier en masse les comptes d’OD des rubriques du plan de paie.
Il faudra passer par une transaction de saisie code comptable.
Il faut saisir une borne de codes rubriques.
Les rubriques qui entrent dans cette borne et qui ont des comptes d’OD, sont affichées.
Il convient de changer le numéro de compte et d’enregistrer la ligne.
10.18 LES EDITIONS DE LA PAIE
10.18.1 LE LIVRE DE PAIE
Impression groupe > gestion de la paie > Livre de paie
Cette fonction permet l’édition d’un livre de paie en fonction d’un certain nombre de critères
proposés lors de lancement de l’état. Notamment les lignes 9 à 12 qui permettent de définir le
niveau de détail attendu.
A partir de l’état, il est possible d’accéder au livre de paie et d’en paramétrer le contenu pour
personnalisation par la création de codes de paramétrage de livre de paie (Menu :
Paramétrage > Plan de paie > Livres de paie).
Pour chaque colonne du livre de paie, indiquer la nature du montant à imprimer :
La part salariale ou patronale d'une cotisation, la tranche A B ou C d'une assiette, la valeur
d'un cumul ou d'une variable (menu local 355). Pour le montant d'une rubrique "autre",
choisir Salariale.
Base de calcul : Si cette zone est à Oui, c'est la base et non le montant de la rubrique qui
sera édité. Si cette zone est à Non, c'est le montant de la rubrique qui sera édité. Dans le
cas d'un cumul ou d'une variable cette zone est forcément à Non.
Rubrique : selon la nature de montant choisi, indiquer le code de la rubrique, du cumul ou
de la variable associé.
Intitulé : Saisir l’intitulé de la colonne.
L’édition au format paysage peut présenter les résultats sur plusieurs pages en fonction des
colonnes voulues.
10.18.2 LES ETATS DE DECLARATION DE CHARGES

Impression > Impression ou impression groupe > Charges
Quatre états sont proposés en standard (hors DUCS) :
 CHARGES : pour une déclaration standard.

 DCHARGES : pour une déclaration détaillée.
 DCHARGES2 : pour une déclaration détaillée des cotisations
 UCHARGES : pour déclaration uniquement URSSAF.
Les paramètres d’édition permettent de présenter les états de charges mensuellement,

trimestriellement ou annuellement.
Une fonction dédiée permet de définir le paramétrage des lignes des états déclaratifs de
charges (Menu : Paramétrage > Plan de paie > Déclaration de charges).
Il est réalisé un lien de paramétrage à partir de la fonction Paie / Déclarations légales /DSN /
Paramétrage/Déclaration de charges DSN, et la fonction Plan de paie / Déclaration de charges
pour la phase 2 (URSSAF).
10.18.3 LES DUCS
Paie / Déclaration légale / DUCS
La génération des DUCS sous présentation papier ou fichier EDI nécessite quelques
paramétrages :
Au niveau des fiches de salarié/contrat avec l’identification (pour établir les effectifs par sexe
notamment pour certaines déclarations : DUCS, contrat, taux AT…)
Au niveau des organismes (menu : paramétrage > tables de paie > Organisme/Affectation)
l’onglet DUCS.
Au niveau des paramétrages des déclarations de charges (menu : paramétrage > plan de
paie > déclaration de charges)
Pour établir la DUCS, on passera par les fonctions suivantes :
10.18.3.1 Les paramétrages d’extraction DUCS
Paie / Déclaration Légales / Ducs / Paramétrage d’extractions
Cette fonction permet définir, par caisse de cotisations et par société, le paramétrage de
l'extraction des données à utiliser dans les déclarations DUCS.
10.18.3.2 Extraction de paie
Paie / Déclaration Légale/ Ducs / Extraction de paie
Cet utilitaire extrait les données nécessaires de la paie afin d'élaborer les déclarations de
charges DUCS.
10.18.3.3 Les données DUCS
Paie / Déclaration Légales / DUCS / Données DUCS
Cette fonction permet la gestion d'informations pour l'élaboration d'une déclaration DUCS. Ces
informations sont consultables, modifiables, supprimables. Elles permettront la génération ou
l'impression d'une déclaration DUCS.
Ces informations sont récupérées après avoir effectué l’extraction des données.
L’arrivée dans la fonction s’effectue à partir d’une transaction de saisie.
10.18.3.4 Génération fichier DUCS

Paie > Déclaration légales > DUCS > Génération DUCS
Cette fonction permet de générer une déclaration de charges de type DUCS sous forme fichier
pour sa transmission aux différents organismes.
Avant la génération une saisie d'informations complémentaires relatives à la déclaration doit

être effectuée.
Les critères de génération :

La société à déclarer, le ou les sites à déclarer, le type de caisse de cotisation pour laquelle la
DUCS doit-être générée, l'organisme destinataire de la déclaration, le type de bordereau
utilisé, la période déclarée,
Les caractéristiques de la déclaration à générer :

Déclaration "Néant", la gestion du paiement de la déclaration (PAI), avec la possibilité de
règlement sur deux banques différentes, en indiquant à hauteur de quelle somme le
règlement se fera sur la seconde banque, la gestion du transport et de la taxe additionnelle
transport pour l'Urssaf (TRS & TAT), la déclaration de régularisation avec, si nécessaire, le
numéro de cette régularisation, le choix dans la génération d'un fichier test ou réel, le nom du
fichier DUCS résultat de la déclaration, la référence de la déclaration, la référence du lot.
Un fichier de trace affiche, en fin de traitement, le compte rendu des erreurs.
10.18.3.5 Edition DUCS
Impressions > Impressions ou impression groupes > Charges
Elles sont réalisables aussi depuis la fonction « Données DUCS ».
10.18.4 LES EDITIONS ADMINISTRATIVES
10.18.4.1 Attestation de main d’œuvre [DMMO]
Impression > Impression groupe > Etats légaux
Cette édition se base sur les éléments de la fiche de personnel.
La DSN phase 2, est amenée à remplacer la DMMO.
10.18.4.2 Déclaration AT (Accident Travail)
Administration du personnel / Documents administratifs / Attestation de salaires / Gestion

des accidents de travail / Déclaration AT
Cette fonction permet de gérer les déclarations d’accidents du travail.
Cette déclaration se base sur une saisie de 4 onglets :
 Victime
 Employeur
 Accident
 Accident (suite)
On initialise de façon automatique les informations relatives au salarié à partir de sa fiche. A

partir de cette saisie, on édite la déclaration d’accident du travail selon le modèle CERFA.
Si l’accident de travail nécessite un arrêt maladie, il faudra effectuer la déclaration de l’arrêt.
10.18.4.3 Attestation AT / Maladie Professionnelle
Administration du personnel / Documents administratifs / Attestation de salaires / Gestion des

accidents de travail / Maladie Professionnelle
Il est possible de créer les éléments nécessaires à l’attestation AT/Maladie professionnelle.
Les éléments correspondants au salarié et à l’employeur sont renseignés automatiquement

mais restent modifiables si nécessaire.
Le bouton « extraction » disponible si on utilise la gestion des temps, fait apparaître les
éléments de salaire en fonction des évènements AT, ATJ et MPR des temps et des éléments
liés à la paie.
Le bloc «extraction DSN arrête de travail » permet de basculer les informations directement
dans la DSN de signalement.
L’édition de l’attestation est également réalisable par les menus d’impression / impression
groupes / états légaux.
10.18.4.4 Attestation Maladie / Maternité / Professionnelle

Administration du personnel / Documents administratifs / Attestation de salaires / Maternité et
Paternité
Il est possible de créer les éléments nécessaires aux attestions Maladie, maternité et paternité.
Les éléments correspondants au salarié et à l’employeur sont renseignés automatiquement

mais restent modifiables si nécessaire.
Le bouton « extraction » disponible si on utilise la gestion des temps, fait apparaître les
éléments de salaire en fonction des évènements MAL, MAT et PAT des temps et des éléments
liés à la paie.
L’édition de l’attestation est réalisable ici ou par les menus d’impression \ impression groupes
\ états légaux.
Pour toutes ces attestations (de l’AT à la paternité), il faut vérifier le paramétrage des
paramètres généraux de type dossier du Chapitre PAY groupe ATT, afin d’y mentionner la
nature d’évènement à rechercher.
Ainsi que le paramétrage de l’onglet « impression » des rubriques.
10.18.4.5 Les documents à la sortie des salariés
Administration du personnel / Entrée – Sortie de personnel / Sortie de salarié
Cette fonction permet la gestion d'un fichier du personnel sortant de l'entreprise.
Avant d’accéder à cette fonction, il est important d’avoir effectuée une fin de contrat à partir de
la fiche contrat / onglet fin avec notamment la coche « définitif » et la date de dernière
présence. Cette fonction ne fonctionne que pour les départs « définitifs » de l’entreprise.
Toutes informations relatives au départ d'un salarié seront gérées par cette fonction (Identité
du salarié, identité de l'employeur, informations sur le départ du salarié, solde de tout
compte...etc.)
Le calcul du bulletin devra être effectué pour obtenir les éléments de valorisation.
Ces informations permettront l'édition des documents légaux tels que :
o L'attestation pôle emploi,

o Le certificat de travail,
o Le solde de tout compte.
Ces informations peuvent être saisies manuellement ou créées automatiquement grâce au

bouton « Extraction ». (Ne pas oublier de rafraîchir avec «Echap+F5 »à.
De la même façon que pour les attestations, il faut mentionner dans le paramètre général
SLDTTCPT (Chapitre PAY Groupe MIS), la rubrique mentionnant le solde de tout compte
(SOLDCPT).
Et vérifier le paramétrage des rubriques dans l’onglet impression pour l’attestation pôle emploi.
L’attestation Pôle Emploi agréée pour Sage X3 se présente sur 4 pages :
 Page 1 : les points 1 à 3 : éléments employeur, salarié, caisse de retraite.

 Page 2 : les points 4 à 6 : éléments emploi, chômage, motif de rupture.
 Page 3 : les point 7.1 et 7.2 : reprise des éléments de salaires des x mois antérieurs.
 Page 4 : les points 7.3 à 9 : solde de tout compte, FNGS et authentification
employeur.
10.18.5 LES EDITIONS ADMINISTRATIVES
Paie / Déclarations légales/ DADS U
La DADS-U nécessite une gestion scrupuleuse des informations de la fiche salarié, pour
chaque évènement impactant la déclaration annuelle (changement statut…); ainsi qu’un suivi
rigoureux des évènements dans la gestion des temps. De plus les bulletins de salaire doivent
correspondre en période à ces évènements utilisés par la DADS-U pour une extraction juste
des valeurs dans la déclaration.
Les paramètres du chapitre PAY et du groupe DDC servent à la DADS-U.
Les cumuls commençant par U******* sont utilisés pour la DADS-U.
Les organismes doivent être paramétrés pour les données DADSU.
10.18.4.6 La définition du paramétrage d’extraction.

Paie / Déclarations légales / DADS U / Paramétrage d’extraction
Cette fonction détermine par dossier ou société les caractéristiques de la déclaration et les
éléments de paie qui seront à extraire pour la déclaration.
Renseigner dans l’onglet « prévoyance » du contrat de travail le nombre d’ayant droit, ces
données seront extraites lors du traitement de la DADS.
Et sur le second onglet, la correspondance entre les codes des Cumuls DADS et les champs
de tables dédiés au traitement de la DADS.
La colonne reprise des cumuls DADS-U fait le lien entre la reprise des cumuls salariés lors
d’un import pour un démarrage en cours d’année et les futurs cumuls à générer pour la DADS.
10.18.4.7 L’extraction des données.

Paie / Déclarations légales / DADS U / Extraction de la paie
Pour extraire les données, les paramétrages d’extraction doivent exister et le paramètre
YEADAD du chapitre PAY groupe MIS doit mentionner l’année de déclaration DADS-U.
10.18.4.8 Les données salariés et sites.
Paie / Déclarations légales / DADS -U / Données site et données salariés
Dans ces fonctions on retrouvera tous les éléments pour la DADS-U issus de l’extraction. Ces
données sont consultables, modifiables ou supprimables.
Pour les données « salarié », il y aura autant de ligne pour un salarié qu’il y a eu de situations
dans l’année pour lui. Les éléments sont présentés dans 8 onglets différents ou 9 si BTP.
10.18.4.9 Structure fichier N4DS

Paie / Déclarations légales / Structure fichier N4DS
Cette fonction permet de définir pour chaque enregistrement de la structure du fichier DADS-
U, quelle donnée est à utiliser dans la déclaration à obtenir.
10.18.4.10 Contrôle fichier DADS-U
Paie / Déclarations légales / DADS U / Contrôle DADS U
Permet de télécharger l’utilitaire de contrôle des fichiers DADS-U à partir du site Net
Entreprise.
10.18.4.11 Génération DADS-U

Paie / Déclarations légales / DADS U / Génération fichier DADS-U
Cette fonction permet de générer une déclaration DADS-U. Les options permettent de
déterminer si le fichier est un fichier Réel ou de Test.
Le nom sous lequel le fichier DADS-U sera enregistré, (proposé par défaut 3 lettres du code
société+ l'année de référence+ un "T"(test) ou "R"(Réel) pour le type de fichier.
Un fichier de trace affiche, en fin de traitement, le compte rendu des erreurs.
10.18.6 LES HONORAIRES DADS-U
Paie/ Déclarations Légale / DADS-U > Honoraires / Prestataires d'honoraires
Codifier les prestataires des honoraires et leur qualité (personne physique ou morale).
Renseigner les modes d’avantages en nature dont il bénéficie, ainsi que les indemnités et le
mode de retenu à la source si nécessaire.
10.18.6.1 Saisie des honoraires DADS-U
Paie/ Déclarations Légale / DADS-U > Honoraires / Saisie des honoraires
La sélection des lignes d'honoraires peut se faire :
 pour un prestataire particulier (il faut indiquer le nom du prestataire et décocher "Tous
prestataires") ou pour n'importe quel prestataire (il faut cocher "Tous prestataires").
 pour une nature d'honoraire précise (il faut indiquer cette nature et décocher "Tous
honoraires") ou pour n'importe quelle nature d'honoraire (il faut cocher "Tous
honoraires").
 pour une période donnée.
Puis saisir les lignes des honoraires par type de rémunération pour le prestataire concerné.
10.18.7 PREVOYANCE ET MUTUELLE DADS-U
10.18.7.1 Prévoyance
Paie / Déclarations légales / DADS-U / Prévoyance / Contrats

Paie / Déclarations légales / DADS-U / Prévoyance / Rémunération
Utiliser le bouton [Nouveau] pour extraire les données liées au salarié pour une année.
Cette fonction permet la gestion des contrats de prévoyance des salariés pour l'élaboration
d'une déclaration DADS_U. Ces informations sont, consultables, modifiables, supprimables.
Elles permettront la génération d'une déclaration DADS_U.
10.18.7.2 Mutuelle
Paie / Déclarations légales / DADS-U / Mutuelle / Contrats
Paie / Déclarations légales / DADS-U / Mutuelle / Rémunération
Contrôler par matricule les données extraites de la DADS-U.
10.19 LA DSN
10.19.1 PARAMETRAGE STRUCTUREL
Paramétrage > Paramètres généraux > Valeurs paramètres/ Chapitre PAY/ Groupe DDC
Mettre à jour tous les ans les paramètres de dates pour les déclarations de charges de niveau
dossier. Le paramètre DATFIRDEC est à saisir au niveau dossier, si toutes les sociétés
déclenchent leur DSN à la même date. Sinon ce paramètre est affiné par société.
Tous les paramètres généraux concernés appartiennent au Chapitre PAY et au Groupe DDC.
Colonne Paramètre :
DATFIRDEC (Date de première déclaration)
Ce paramètre est nécessaire à l’extraction d’une DSN de nature Reprise d’historique.
Exemple : pour lancer une DSN mensuelle en septembre 2015. Il faudra effectuer une reprise
les 3 mois précédents. La date de reprise d’historique sera le 01/06/2015.
La valeur à saisir est la date du 1er jour du premier mois déclaré en DSN mensuelle.
Lors d’une extraction de nature Reprise d’historique, la date de fin d’extraction est
automatiquement évaluée comme la veille de DATFIRDEC. Ce paramètre est de niveau
Société.
DCSDSNTRP (Gestion transport multiple)
La valeur à saisir est Oui dans le cas de l’application en paie de taux multiples, au regard du
versement transport recouvrés dans l’URSSAF.
Ce paramètre impacte la fonction Bordereaux de cotisations.
Il est de niveau Site.
NBRDSNDCC (Nombre DSN fin de contrat maximum)
Nombre maximal de déclarations de fin de contrat générées dans un même fichier DSN de
signalements de fin de contrat.
La valeur par défaut est 1. Ce paramètre est de niveau Société.
NBRDSNDMM (Nombre DSN mensuelle maximal)
Nombre maximal de déclarations DSN mensuelles générées dans un même fichier DSN.
A noter : NEODeS (norme d'Echange Optimisée des Déclarations Sociales)
La norme NEODES (Norme d'Echange Optimisée des Déclarations Sociales) est le nom
officiel du dispositif de déclaration DSN.
NBRDSNDWS (Nombre DSN arrêt/reprise maximum)

Nombre maximal de déclarations d’arrêt ou de reprise générées dans un fichier DSN de
signalements d’arrêt ou de reprise.
NBRMONSUB (Nombre de mois calcul subrogation)
La valeur à saisir est le nombre de mois à ajouter à la date de début de subrogation.
Ce paramètre impacte la fonction Données salariés (Déclaration arrêt/reprise) ;
Le paramètre est de niveau Site. Sa valeur par défaut est 0.
PREMTHDSN (Nombre de mois validité étendue)
Ce paramètre impacte les sélections en liste gauche, à l’ouverture des fonctions suivantes :
 Données salariés (déclaration mensuelle) [GESDMM]
 Contrats DSN mensuelle [GESDMC] Erreur ! Signet non défini.
 Versements DSN mensuels [GESDMV] Erreur ! Signet non défini.
 Cotisations individuelles [GESDMT]
 Données déclaratives site [GESCFY] Erreur ! Signet non défini.
 Bordereaux de cotisations [GESCFH] Erreur ! Signet non défini.
 Données salariés (déclaration arrêt / reprise) [GESDWS] Erreur ! Signet non
défini.
 Données contrat [GESDCC] Erreur ! Signet non défini.
 Données versements [GESDCV]
Lire le paragraphe intitulé Filtre automatique en liste gauche dans les chapitres consacrés à
ces fonctions. Ce paramètre tient compte du nombre de mois antérieur au mois en cours à
voir en liste gauche.
Exemple : si on demande le mois de mai, le paramètre est à 3, seront visibles les mois 3 mois
avant mai (février, mars, avril) plus le mois en cours, mai.
Le paramètre est de niveau Dossier. Sa valeur par défaut est 1.
10.19.2 DICTIONNAIRE CHAMPS SALARIE
Le Champ rétroactivité est en lien avec les fonctionnalités DSN [GESDIC]
Si activée, elle participe à la détection du changement de valeur sur le champ concerné, le cas
échéant.
Certains changements de valeur dans les données concernant les salariés et les contrats
exigent leur déclaration dans la DSN
Les champs qui suivent doivent être marqués en rétroactivité pour les besoins de la DSN. Ce
paramétrage est livré en standard.
 CATCSP (Catégorie CSP)
 CDDGRD (Motif CDD)
 CLLCVT (Convention collective)
 CTRDAT (Date de début du contrat)
 CTRNUM (Chrono contrat)
 DED (Déduction forfaitaire spécifique)
 DNACODTIM (Unité temps de travail)
 DNACODMOD (Modalité de travail)
 ETRFCY (Site d’entrée)
 HRSMTH (Heures mensuelles)
 HRSWEK (Heures hebdomadaires)
 NATCON (Nature du contrat)
 NBRDAYCTR (Nombre de jours au forfait)
 NBRHOUCTR (Nombre d’heures au forfait)
 PSNJOB (Emploi)
 STACAT (Statut catégoriel)
 STACAT2 (Statut IRC)
 SYSFLG (Extension régime SS)
 WRKCRN (SIRET du lieu de travail)
 WRKSTG (Travail à l’étranger)
10.19.3 LES MOTIFS D’ENTREE

Paramétrage / Tables de paie / Motif Entrée d’un salarié
Dans le contexte de la DSN, l’objet de cette fonction est de permettre la détermination, dans
les fiches contrat, des motifs de début associés à la date de premier jour d’applicabilité du
contrat.
La déclaration de cette date est une exigence de la DSN.
Champ Initialisation date d’embauche
La norme DSN exige l’envoie de la date réelle d’embauche. Cette option doit être active pour
les motifs de début qui correspondent à la date de l’embauche (date de début de la relation
contractuelle du salarié dans la société).
Dans la livraison standard du produit, les motifs de début concernés sont :
 EMB (Embauche)
 EOR (Embauche CDD de 18 à 36 mois)
 ERD (Embauche CDD)
 ERI (Embauche CDI)
10.19.4 LES NATURES D’EVEVEMENTS

Gestion des temps / Paramètres / Natures d’évènements
Dans le contexte de la DSN, les codes événements représentant un arrêt de travail ou une
autre suspension du contrat de travail doivent être associés à un code Déclaratif (Bloc Gestion
Dans chaque dossier de production, il doit être vérifié que toutes les natures d’événements
concernées, soient associées à un code DSN arrêt ou un code DSN de suspension, via la
table diverse 344 (Situations particulières).
Les codes DSN sont éclatés en 2 sections :
 Colonne DSN arrêt : correspond aux codes de déclaration d’arrêt de travail.
 Colonne DSN Susp : correspond aux codes pour les ruptures particulières et
suspension de travail.
La table diverse 344 est à jour des codes de la norme, à l’exclusion du code 07 (femme
enceinte dispensée de travail) pour lequel il n’existe pas d’entrée dans la table en standard.
Vérifier que le paramètre « ENCEINTE » du chapitre PAY/groupe ATT soit renseigné par la
valeur évènement ENCDW. L’évènement ENCDW, devra aussi être rattaché à la situation de
déclaration ENC.
10.19.5 STRUCTURE DU FICHIER DSN

Paie / Déclaration légale / DSN / Paramétrage / Structure fichier
La logique de cette fonction est semblable à celle disponible pour la N4DS (cf. fonction Paie >
Déclarations légales > Paramétrage N4DS > Structure fichier N4DS).
La fonction définit les règles d’alimentation des rubriques de la DSN, selon la phase de la
norme (1, 2, 3) et la nature de déclaration.
Dans le cadre d’une exploitation standard du produit, les paramètres de ce tableau ne sont
pas appelés à être modifiés. Les jeux de paramétrage standard sont livrés et maintenus par
l’éditeur.
Les phases et natures cochées comme actives sont disponibles dans les fonctions DSN
subséquentes.
Les phases qui ne sont plus en production peuvent a contrario être décochées afin de plus
être proposées dans les traitements ;
Le tableau des structures indique, par rubrique DSN (par exemple, S10.G00.00.003) l’origine
des données qui seront écrites dans les fichiers DSN de destination, générés par le produit en
fin de processus DSN.
Cette origine peut être le champ d’une table, une expression à évaluer, une variable globale,
une constante, etc.
L’analyse des informations du tableau peut donc être utile pour résoudre une anomalie
retournée par un compte rendu d’exploitation DSN, dans la mesure où le tableau décrit les
liens entre les valeurs inscrites sur les lignes des fichiers DSN générés et les données du
produit.
Bouton Validation : Toute modification dans cette fonction doit être suivie d’une validation.
Toutefois, la seule modification du statut d’une fiche ne nécessite pas d’être validée.
10.19.6 PARAMETRAGE DES EXTRACTIONS
Cette fonction a donc pour objet de créer des liens d’alimentation automatiques entre :
 les champs numériques des tableaux présentés dans les fiches de la fonction
Versements DSN mensuelle (cf. page Erreur ! Signet non défini.),
 les champs numériques présents dans les fiches de la fonction Cotisations
individuelles (cf. page Erreur ! Signet non défini.)
Et
 les historiques de paie (Paie > Feuilles de paie > Bulletins salariés).
La fonction définit également les règles d’alimentation qui régissent ces liens.
(Les champs numériques des bordereaux de cotisations (données agrégées) sont paramétrés
dans d’autres fonctions).
Bloc champ :
Une fiche de type Multiple alimente deux champs au lieu d’un.

Cette fonctionnalité est utilisée pour les montants que la NEODeS demande d’associer à un
type qui le qualifie.
Par exemple, la rubrique S21.G00.52.002 est destinée à recevoir le montant d’une prime,
d’une gratification ou d’une indemnité.
En complément de ce montant, il faut déclarer dans la structure S21.G00.52.002 un type qui
indique la nature de la prime, de la gratification ou de l’indemnité
1er champ :
Le nom du champ de destination est écrit sous la forme :
[F:abréviation_de_la_table]Code_du champ_dans_la_table
2er champ :
En cas de Type multiple, la deuxième zone Champ peut être renseignée par le code du
champ de destination
Tableau de paramétrage : les colonnes se réfèrent à l’information du 1er champ. Dans la

colonne « montant » on appelle des éléments du plan de paie.
La colonne code correspond à l’élément appelé en colonne « type montant ».
Dans la Colonne Rang apparait le rang du cumul ou de la rubrique.
Dans la Colonne Montant, choisir l’opération souhaitée (addition ou soustraction du montant

dans la valeur du champ de destination).
La colonne suivante se réfère au 2E Champ.

Code (II)
Saisir la valeur souhaitée, soit selon le cas :
 un libellé en clair issu d’un menu local,
 un code issu d’une table diverse.
Si le montant est destiné à un organisme, préciser la caisse : Flag Caisse

Saisir Oui afin d’activer la colonne suivante (Caisse).
Caisse : Choisir la caisse concernée dans la liste déroulante.
Ces deux paramètres ont un impact dans la fonction Cotisations individuelles (onglet Base
assujettie & onglet Composant, colonne Organisme)
10.19.7 CORRESPONDANCE DES CODES

Paie / Déclarations légales / DSN / Paramétrage / Correspondances codes
La fonction stocke des tables de transposition de codes.

Les entrées de menus locaux sont ainsi mises en correspondance avec les codes en vigueur
dans la NEODeS.
La logique de cette fonction est semblable à celle disponible pour la N4DS.
Exemple : menu local 2540 – codification UE
Les correspondances DSN seront traduites :
La colonne Valeur standard dans le bloc Correspondance correspond aux différentes entrées
du menu local concerné et la colonne Valeur DSN leur équivalent selon la norme
10.19.8 DECLARATION DE CHARGES DSN

Paie / Déclarations légales / DSN / Paramétrage / Déclaration de charges
Par phase et version, la fonction permet de paramétrer les lignes détaillées des bordereaux
de cotisations DSN, qui seront agrégées par code CTP dans le fichier DSN mensuelle.
La fonction réalise le lien entre les fonctionnalités de paramétrage de la DUCS (Paramétrage >
Plan de paie > Déclarations de charges) et les fonctionnalités de la DSN.
En phase 2, seule l’URSSAF est concernée.
Dans cette phase et pour cet organisme, la norme prévoit le maintien de la déclaration de
cotisations agrégées par établissement, à l’instar de la DUCS
En standard, cette version est livrée paramétrée.
Les valeurs admises sont les codes des fiches de paramétrage de la fonction Déclaration de
charges de la DUCS (Paramétrage > Plan de paie > Déclarations de charges).
Parmi l’ensemble des fiches DUCS disponibles, seules sont sélectionnées celles pertinentes
pour la DSN
Dans la colonne « niveau » sélectionner site ou contrat.
10.19.9 PARAMETRAGE D’EXPLOITATION

Dans le cadre de la mise en place de la DSN, des champs ont été spécifiquement créés dans
les fonctions de fiches site, salarié et contrat.
Fiche « site » / Onglet « paye » - champ « type de rémunération.
Associé au nouveau menu local 2551 (Type de rémunération Assurance Chômage), le champ
TYPSAL est à mettre à jour selon les exigences de la norme (S21.G00.11.009 – Type de
rémunération soumise à contributions d’assurance chômage pour expatriés.)
La valeur par défaut est « non concerné ». Les options «salaire réel » et « salaire de
comparaison » sont peu utilisées car concernent les salariés expatriés.
Fiche « salarié » / Onglet « Etat civil » - champ « codification UE
Associé au nouveau menu local 2540 (Codification UE), le champ est à mettre à jour selon les
exigences de la norme (S21.G00.30.013 – Codification UE.
La valeur d’initialisation par défaut est fonction de la nationalité du salarié.
Fiche « contrat » / Entête / Champ «NATCON / Nature»
La table diverse 354 (Nature de contrat) a été enrichie du code COD (CDD à objet défini).
La sélection de ce code dans la fiche Contrat entraîne l’initialisation du champ Motif (onglet
Contrat, bloc CDD/CTT) par la valeur COD, non modifiable.
Fiche « contrat » / Champ «WRKSTG / Travail à l’étranger»
Associé à ce champ, le menu local 317 (Travail à l’étranger) a été enrichi d’une nouvelle entrée
qui est Détaché
Fiche « contrat » / Onglet « Déclaration » Champ STACAT2 « statut IRC »
Associée à ce champ, la table diverse 368 (Statut catégoriel IRC) a été enrichie de deux
nouvelles entrées, conformément aux exigences de la norme (S41.G00.40.003 – Code statut
catégoriel retraite complémentaire obligatoire) :
 Code 99 – Pas de retraite complémentaire
 Code 98 – Retraite complémentaire ne définissant pas de statut catégoriel
Fiche « contrat » / Onglet « Déclaration » Champ GRDEXUDSN « Motif d’exclusion»
Il est nécessaire de déclarer tous les salariés dans la DSN mensuelle afin de permettre la
continuité de l’historique du salarié.
Les salariés dont les procédures de déclarations sociales ne sont pas encore dans le
périmètre DSN ne sont pas pour autant " exclus " de la DSN. Ces derniers sont à renseigner
exactement comme n'importe quel salarié.
 En phase 1, aucun code ne les identifie par rapport aux autres.
 En phase 2, la rubrique S21.G00.40.025 " Motif d'exclusion " permet de les
distinguer.
Associé au nouveau menu local 2552 (Motif d’exclusion DSN), le champ est à mettre à jour
selon les exigences de la norme (S21.G00.40.025).
Fiche « contrat » / Onglet « Déclaration Suite » Champ GRDEXUDSN « Nature juridique»
On y accède si le flag « site » est décoché. Associé au nouveau menu local 2554 (Nature
juridique), le champ est à mettre à jour selon les exigences de la norme (S21.G00.85.010 –
Nature juridique du lieu de travail si différent de l’établissement d’affectation).
Il est initialisé par défaut à Etablissement, si le champ SIRET est renseigné, sinon à Non
concerné.
Fiche « contrat » / Onglet « contrat » Champ NBRHOUCTR «nb heures forfait»
Dans la DSN mensuelle est demandé d’envoyer l’ancienne et la nouvelle valeur en cas de
changement.
Ce champ permet d’historiser la valeur pour la déclaration de la DSN mensuelle.
10.19.10 PARAMETRAGE DES DECLARATIONS
Cette étape est obligatoire pour que la DSN puisse fonctionner. La fonction permet :
 de définir le périmètre des sociétés concernées par la DSN, phase par phase,
 d’associer aux sociétés des attributs spécifiques à la DSN, en complément des
informations sociétés déjà présentes dans chaque fiche Société (cf. Structure
générale > Sociétés
Elle permet d’initialiser les fiches de la fonction Données sociétés (Paie > Déclarations
légales > DSN > Structure générale), en fonction de la phase.
Dans l’onglet « émetteur » le champ FLDDCL « champ déclaration » concerne les

entreprises mixtes (employant à la fois des salariés relevant du régime général et des
salariés relevant du régime agricole). La sélection s’effectue à partir de la table 408.
Dans l’onglet « destinataire » le champ RPBFCY « Site centralisateur » permet en cas de

subrogation, de saisir le site représentant l’établissement de centralisation pour la gestion
des IJ.
Le tableau « contact » :
En phase 2, saisir les coordonnées de l’interlocuteur de la CNAM, destinataire des comptes

rendus métier des DSIJ.
Saisir le contact selon la centralisation ou non de la gestion des DSIJ :
 En l’absence de centralisation, le type est Contact chez le déclaré
 En cas de centralisation, le type est Contact dans l’établissement centralisateur
pour les IJ
Plusieurs contacts peuvent être saisis, dans la limite de 10 contacts tous types confondus.
Onglet « déclaration », en cas de VLU (versement en lieu Unique), saisir le site émetteur et
l’URSSAF de liaison.
10.19.10.1 Création de fiche de déclaration DSN
Chaque fiche société est associée à l’une des phases DSN disponibles (1, 2 ou 3) ou à toutes
les phases (et versions). Une même société peut être associée à plusieurs phases distinctes
de DSN.
En création, les champs équivalents renseignés dans la fonction Sociétés (Paramétrage >
Structure générale) s’initialisent automatiquement.
L’adresse lue dans la fonction Société est l’adresse par défaut.
Après création, il n’existe pas de lien de mise à jour entre cette fonction, la fonction Sociétés
et réciproquement.
Bouton « Maj auto » :

Permet la création en masse des fiches.
Les options disponibles sont :
 Tiers déclarant : si coché, la fiche devra être complétée, après création, avec les
coordonnées du tiers déclarant.
 Ecrasement : si coché, les fiches existantes seront mises à jour.
 Toutes sociétés : si coché, une fiche sera créée pour chaque société juridique.
Si Non, indiquer la société voulue.
Le flag « toutes sociétés » permet d’exécuter les traitements pour toutes les sociétés. Les
sociétés remontées seront celles dont un site principal aura été déclaré par défaut dans la
fonction GESCPY.
10.19.11 DONNEES SOCIETE et SITE

DSN / Structure Général / Données sociétés – Données Site.
Société :
Les données de cette fonction sont destinées à alimenter principalement, lors de la génération
les blocs suivants dans le fichier DSN :
 S10.G00.01 Emetteur
 S10.G00.02 Contact émetteur
 S10.G00.03 Destinataire comptes rendus d’exploitation
 S21.G00.06 Entreprise
 S20.G00.07 Contact chez le déclaré
La fonction permet pour chacune des sociétés :

 d’historiser les périodes de mise en œuvre des différentes phases DSN,
 d’historiser les informations administratives liées aux sociétés et aux contacts,
telles que déclarées dans les DSN successives
Les fiches doivent être créées dans l’ordre de leur date de début de validité.
Le bouton « intitulé » permet de visualiser l’identifiant de la rubrique DSN correspondant à
certains champs à l’écran. Il active la bascule la bascule entre ces deux informations, dans les
zones réservées aux intitulés de champ.
Site :
Les données de cette fonction sont destinées à alimenter, lors de la génération, les blocs
suivants dans le fichier DSN :
 S21.G00.11 Etablissement
La fonction permet de :
 renseigner les périodes de mise en œuvre de chaque phase DSN par site,
 d’historiser les informations administratives liées aux sites, telles que déclarées
en DSN.
Le bouton « intitulé » a la même fonction que pour les données « société ».

Les fiches doivent être créées dans l’ordre de leur date de début de validité.
Champ « type rémunération » :

Ce champ concerne la gestion des expatriés au regard de l’assurance chômage.
Selon la pratique de l’entreprise, il convient d’indiquer si les cotisations sont calculées sur le
salaire réel ou un salaire « de comparaison », équivalent au salaire qui serait perçu en France.
A la création d’une fiche, ce champ est initialisé selon la valeur portée dans la fiche Sites
(Paramétrage > Structure générale > Sites).
Une fiche site ne peut être supprimée tant qu’il existe des fiches DSN qui lui sont associées
(DSN mensuelles, DSN de signalement).
10.19.12 DSN MENSUELLE

Paie > Déclarations légales > DSN > Déclaration mensuelle > Extraction
Celle-ci s’opérera à la fin du cycle de paie.
Cette fonction lit (extrait) les données pertinentes à l’élaboration d’une déclaration DSN
mensuelle, à partir de différentes tables relatives principalement aux salariés, aux contrats,
aux feuilles de temps, aux historiques de paie.
Une sélection s’opère selon les critères précisés dans l’écran ci-dessus.
Les données sont extraites notamment selon les règles déterminées par les fonctions de
paramétrage présentées en amont.
Après traitement, les données extraites viennent alimenter les différentes fonctions DSN.
Ces dernières gèrent les informations agrégées et le détail par contrat des informations
destinées aux déclarations mensuelles, en vue d’aboutir à la génération d’un fichier DSN à
déposer.
La fonction crée une fiche Données sociétés et une fiche « données sites », si elles n’existent
pas pour la période demandée.
Exemple sur trace après extraction :
Sous réserve des prérequis à l’extraction, la fonction créé ou met à jour :

 pour chaque salarié, une fiche Données salariés,
 pour chaque contrat rattaché à une feuille de paie, quel que soit son état sur
le mois demandé, une fiche Contrats DSN mensuelle,
 pour chaque bulletin calculé, une fiche Versements DSN mensuelle
 pour chaque bulletin calculé, une fiche Cotisations individuelles.
Pour chaque site comportant au moins un bulletin de paie, la fonction crée ou met à jour :
 une fiche de données déclaratives site,
 un bordereau de cotisations à la condition que la sélection inclut tous les salariés
du site.
La fonction met à jour les fiches de signalement (date et motif de reprise d’un arrêt).
Les DSN de signalement précédemment extraites sont intégrées à la DSN mensuelle du

même mois.
Bloc Déclaration
Par défaut, est proposée la phase active de plus haut niveau.
La date de début est obligatoirement le premier jour d’un mois civil.
La date de fin, non éditable, est le dernier jour du mois de la date de début.
Bloc Arrêt de travail

Les zones de ce bloc ne sont pas disponibles qu’en fonction des sélections opérées dans le
bloc Critères.
Subrogation
Cette zone est disponible uniquement dans le cas de la sélection d’un seul salarié.
Banque
Cette zone n’est disponible uniquement dans le cas de la sélection d’une seule société.
Bloc DUCS
Les zones de ce bloc sont disponibles qu’à compter de la phase 2.
10.19.12.1 Données salariés
Paie > Déclarations légales > DSN > Déclaration mensuelle > Données Salariés
 S21.G00.30 Individu
 S21.G00.31 Changements individu
Le mois en cours est consultable à partir de la fonction « commandes » / mois en cours.
10.19.12.2 Données Contrats

Paie > Déclarations légales > DSN > Déclaration mensuelle > Données Contrats
suivants dans le fichier DSN, principalement :
 S21.G00.40 Contrat (contrat de travail, convention, mandat)"
 S21.G00.41 Changements Contrat
 S21.G00.60 Arrêt de travail
 S21.G00.62 Fin de contrat
 S21.G00.65 Autre suspension de l'exécution du contrat"
 S21.G00.70 Affiliation Prévoyance
 S21.G00.71 Retraite complémentaire
 S21.G00.85 Lieu de travail
Le champ « identifiant » au numéro de déclaration, après la génération.
Bloc Fiche
Champ « Date » il s’agit de la date à laquelle le fichier DSN a été généré pour la fiche
courante. Cette date est la date système.
Extraction
La commande d’extraction appelée par ce bouton crée ou met à jour les fiches Données
salariés, les fiches Contrats DSN mensuelle, les fiches de données de versement et les fiches
de cotisations individuelles.
Onglet « ancienne valeur ». En cas de changement indiquer ici la dernière valeur du précédent
contrat. Dans l’onglet « contrat » on lira la situation actuelle du salarié.
Onglet « arrêt de travail » Va lire les informations issues des tables de la DSN / Déclaration
arrêt-reprise/ Données salariés. Ces informations sont extraites par défaut.
Tous les tableaux de cet onglet récupèrent l’information provenant de la gestion des temps.
10.19.12.3 Données Versements

Paie > Déclarations légales > DSN > Déclaration mensuelle > Données Versements
 S21.G00.50 Versement Individu
 S21.G00.51 Rémunération
 S21.G00.52 Prime, gratification et indemnité
10.19.12.4 Cotisations individuelles

Paie > Déclarations légales > DSN > Déclaration mensuelle > Cotisation individuelle
S21.G00.78 – Base assujettie dans le fichier DSN.
10.19.12.5 Données déclaratives Site

Paie > Déclarations légales > DSN > Déclaration mensuelle > Données déclaratives site
S21.G00.20 – versement Organisme de Protection Sociale dans le fichier DSN.
10.19.12.6 Bordereaux de cotisations

Paie > Déclarations légales > DSN > Déclaration mensuelle > Bordereaux de cotisations
 S21.G00.22 Bordereau de cotisation due
 S21.G00.23 Cotisation agrégée
10.19.12.7 Génération fichier DSN mensuelle

Paie > Déclarations légales > DSN > Déclaration mensuelle > Génération
L’objet de cette fonction est :
1. de mettre à jour les données de la fonction Gestion de données
Et sur option de :
2. créer (générer) un fichier de déclaration(s) DSN externe à l’applicatif (en vue de son dépôt).
Le fichier de déclaration DSN, externe à l’application, est structuré selon le format attendu par
la norme et stocké dans le répertoire BQE du dossier.
Il est destiné à être uploadé sur un point de dépôt DSN.

Ce fichier, qui peut contenir plusieurs « déclarations », constitue un « envoi » au sens de la
norme NEODeS.
Bloc déclaration
Nature : Seules les natures 01 (DSN mensuelle) et 06 Reprise d’historiques) peuvent être
sélectionnées.
N° Ordre : Le produit initialise le numéro d’ordre à une valeur non éditable.
N° Ordre A/R
La saisie de cette zone est autorisée si le code Type est :
 03 (Annule et remplace intégral),
 05 (Annule et remplace néant).
La valeur attendue est le numéro d’ordre de la déclaration à annuler et remplacer.

Bloc Fichier
Fichier réel : Décochée par défaut, cette option permet obtenir un fichier de test ou la mise à
jour des données de test dans la fonction Gestion de données (cf. § Erreur ! Source d
u renvoi introuvable., page Erreur ! Signet non défini.), selon le choix retenu pour
l’option Génération du fichier.
Cochée, cette option permet la génération d’un fichier réel ou la mise des données réelles
dans la fonction Gestion de donnée (cf. § Erreur ! Source du renvoi introuvable., page
Erreur ! Signet non défini.), selon le choix retenu pour l’option Génération du fichier.
Génération du fichier : Cochée par défaut, cette option entraine l’écriture sur disque du
fichier de déclaration(s).
Si l’option est décochée, la fonction ne procède pas à la génération du fichier sur disque.
Code conformité : Cette zone est saisissable seulement si un fichier réel est demandé.
Elle est cependant sans caractère obligatoire.
Elle est destinée à alimenter la rubrique S10.G00.00.004 de la DSN (Code de conformité en
pré-contrôle). Son usage sera déterminé par la norme à un stade ultérieur du développement
des phases de la DSN.
Fichier : La structure d’un nom de fichier de test est AAAA_MM_IDENTIFIANT_T.

Ainsi, un envoi d’une DSN mensuelle de mai 2015 en mode test qui porterait l’identifiant 105
aura pour nom de fichier 2015_05_105_T.
La structure d’un nom de fichier réel est AAAA_MM_IDENTIFIANT_R.

Ainsi, un envoi d’une DSN mensuelle de janvier 2016 en mode réel qui porterait l’identifiant
201 aura pour nom de fichier 2016_01_201_R.
Exemple dans fichier de trace.
10.19.12.8 Modifier un fichier DSN généré
Paie > Déclarations légales > DSN > Déclaration mensuelle > Gestion des données
Permet d’éditer un fichier DSN préalablement généré.

Les modifications éventuelles sont libres et effectuées sans aucun contrôle de cohérence
fonctionnelle.
Aucune modification effectuée dans cette fonction n’impacte les données des fonctions en
amont, dans la chaîne des traitements DSN.
Chaque fiche de la fonction correspond à une ligne de la déclaration, en reflet avec la structure
normée d’un fichier DSN
Le bouton « Génération » permet de transcrire les fiches de la fonction en un fichier DSN

mensuelle destiné à être remis à un point de dépôt
10.19.13 DECLARATION ARRET/REPRISE
Préparer les données de signalement.
Paie / Déclarations légales / DSN/ Déclaration arrêt-reprise / Extraction
Cette fonction permet de créer les fiches de la fonction Données salariés, pour la DSN
événementielle d’arrêt de travail et de reprise d’arrêt de travail.
Pour se faire, certains prérequis sont à effectuer :

 les feuilles de temps doivent être à jour des événements connus (saisie des feuilles de
temps jusqu’à la fin prévisionnelle de l’événement à déclarer en DSN).
 La société doit avoir une fiche dans la fonction Paramétrage des déclarations.
 L’option Site de paie doit être active dans la fiche Site.
 La fiche salarié doit être cochée Gestion de la paie.
 Le contrat doit avoir au moins un jour d’activité sur le mois demandé à l’extraction.
 Le champ Motif d’exclusion DSN (onglet Déclaratif, bloc Déclarations légales) doit avoir
une valeur différente de « Exclusion totale DSN ».
 Les bulletins de paie extraits sont ceux dont la période d’emploi correspond au mois
de déclaration DSN.
 La date de paie n’est pas considérée.
 L’absence de feuilles de paie ou la présence d’un bulletin non calculé ne fait pas
obstacle à l’extraction.
L’activation du flag « Ecrasement » de cette option permet la mise à jour des fiches Données
salariés déjà existantes.
10.19.14 GERER LES DONNEES SALARIES ARRET/REPRISE
Paie / Déclarations légales / DSN/ Déclaration arrêt-reprise / Arrêt de travail
 S21.G00.40 Contrat (Contrat de travail, convention, mandat)
 S21.G00.60 Arrêt de travail
10.19.15 GENERER LES FICHIERS DSN ARRET-REPRISE

Paie / Déclarations légales / DSN/ Déclaration arrêt-reprise / Génération
L’objet de cette fonction est de mettre à jour les données de la fonction Gestion de données,
et sur option de créer (générer) un fichier de déclaration(s) DSN externe à l’applicatif (en vue
de son dépôt).
Champ Nature : Seules les natures 04 (Signalement arrêt de travail) et 05 (Signalement

reprise) peuvent être sélectionnées.
N° d’ordre : Par défaut, le produit initialise le numéro d’ordre.

La valeur proposée est une valeur unique dans la séquence des numéros d’ordre déjà utilisés,
auxquels elle est supérieure. La valeur proposée est modifiable.
N° Ordre A/R
La saisie de cette zone est autorisée si le code Type est :
 03 (Annule et remplace intégral),
 04 (Déclaration annule).
La valeur attendue est le numéro d’ordre de la déclaration à annuler et remplacer.
Génération du fichier : Cochée par défaut, cette option entraine l’écriture sur disque du fichier
de déclaration.
Si l’option est décochée, la fonction ne procède pas à la génération du fichier sur disque.
10.19.15.1 DSN Arrêt de travail
La structure d’un nom de fichier de test est AAAAMMJJ_IDENTIFIANT_T_ARR, où
AAAAMMJJ est la date système.
Ainsi, un envoi d’une DSN d’arrêt générée le 24/07/2015 en mode test portant l’identifiant 113
aura pour nom de fichier 20150724_113_T_ARR.
La structure d’un nom de fichier réel est AAAAMMJJ_IDENTIFIANT_R_ARR.

Ainsi, un envoi d’une DSN d’arrêt générée le 31/07/2015 en mode réel portant l’identifiant 119
aura pour nom de fichier 20150731_119_R_ARR.
10.19.15.2 DSN suite reprise/arrêt de travail

La structure d’un nom de fichier de test est AAAAMMJJ_IDENTIFIANT_T_REP, où
AAAAMMJJ est la date système.
Ainsi, un envoi d’une DSN de reprise anticipée, générée le 23/07/2015 en mode test et portant
l’identifiant 109, aura pour nom de fichier 20150723_109_T_REP.
La structure d’un nom de fichier réel est AAAAMMJJ_IDENTIFIANT_R_REP.

Ainsi, un envoi d’une DSN de reprise anticipée, générée le 31/07/2015 en mode réel et portant
l’identifiant 119, aura pour nom de fichier 20150731_119_R_REP.
10.19.16 DECLARATION ARRET/REPRISE – GESTION DES DONNEES

Paie / Déclarations légales / DSN/ Déclaration arrêt-reprise / Gestion des données
Cette fonction permet d’éditer un fichier DSN préalablement généré.

fonctionnelle.
normée d’un fichier DSN.
Bouton « Génération »
Ce traitement de génération permet de transcrire les fiches de la fonction en un fichier DSN
d’arrêt de travail ou de reprise anticipée, destiné à être remis à un point de dépôt
10.19.17 DSN FIN DE CONTRAT

Paie / Déclarations légales / DSN/ Déclaration fin de contrat / Extraction
Pour la DSN événementielle de fin de contrat, la fonction crée ou met à jour :

 les fiches de la fonction Données contrat
 les fiches de la fonction Données versements
Comme pour la DSN Arrêt/reprise s’assurer de :

 La société doit avoir une fiche dans la fonction Paramétrage des déclarations.
 L’option Site de paie doit être active dans la fiche Site (cf. fonction
Paramétrage > Structure générale > Sites, onglet Paie, bloc Site).
 La fiche salarié doit être cochée Gestion de la paie.
 La Date de fin de contrat (XITDAT) doit être renseignée comme intervenue
durant le mois demandé lors de l’extraction.
 L’option Sortie définitive doit être activé dans la fiche contrat.
 La feuille de paie correspond à la fin du contrat doit avoir été générée.
 Le bulletin de paie extrait est celui dont la période d’emploi correspond au mois
de déclaration de la DSN événementielle.
 La date de paie n’est pas considérée.
L’absence de feuilles de paie sur le mois demandé fait obstacle à l’extraction.
10.19.17.1 Données Contrats

Paie / Déclarations légales / DSN/ Déclaration fin de contrat / Extraction
 S21.G00.40 Contrat (Contrat de travail, convention, mandat)
 S21.G00.62 Fin de contrat
 S21.G00.63 Préavis de fin de contrat
 S21.G00.70 Affiliation Prévoyance
 S21.G00.71 Retraite complémentaire
10.19.17.2 Données de versement
Paie / Déclarations légales / DSN/ Déclaration fin de contrat / Données versements
Les données de cette fonction sont destinées à alimenter, lors de la génération (cf. § Erreur ! S
ource du renvoi introuvable., page Erreur ! Signet non défini.), les blocs suivants dans le
fichier DSN :
 S21.G00.50 Versement Individu
 S21.G00.51 Rémunération
 S21.G00.52 Prime, gratification et indemnité
10.19.17.3 DSN Fin de contrat / Génération

Paie / Déclarations légales / DSN/ Déclaration fin de contrat / Génération
de son dépôt).
10.19.17.4 DSN Fin de contrat / Gestion des données

Paie / Déclarations légales / DSN/ Déclaration fin de contrat / Gestion des données
Cette fonction permet d’éditer un fichier DSN préalablement généré.

fonctionnelle.
normée d’un fichier DSN.
10.19.18 DSN REPRISE D’HISTORIQUE

Paie / Déclarations légales / DSN/ DSN Mensuelle / Extraction
Les DSN de reprise d’historiques sont extraites par la même fonction que les DSN
mensuelles.
Elles sont néanmoins caractérisées par la nature 06.
Après extraction d’une DSN de reprise d’historiques, les fiches correspondantes sont
identifiables par cette nature dans les différentes fonctions de la DSN mensuelle (Données
salariés, Contrats DSN mensuel, Versements DSN mensuel).
La gestion des données d’une DSN de reprise d’historique s’effectue dans la même
fonction que les DSN mensuelles et y suit les mêmes règles.
10.19.18.1 Génération des fichiers de DSN historique
Paie / Déclarations légales / DSN/ DSN Mensuelle / Génération
Pour chaque salarié présent dans la première DSN mensuelle, le traitement d’extraction créée
les fiches DSN adéquates sur une période d’au plus 11 mois.
de son dépôt).
 La nature 06 (Reprise d’historiques) doit être sélectionnée.

 Le produit initialise le numéro d’ordre à une valeur non éditable.
 La date de début est initialisée de telle façon à couvrir une période de 11 mois à la date
de fin d’extraction.
 La date de fin d’extraction est initialisée à la veille de la date stockée dans le paramètre
général DATFIRDEC (cf. § Erreur ! Source du renvoi introuvable., page Erreur !
Signet non défini.).
11.0 LES FONCTIONS COMPLEMENTAIRES
Nous allons ici aborder les fonctions complémentaires liées à la paie comme les notes de frais,
les titres restaurants, participation intéressement du bilan social et de la participation.
11.1 LE MODULE DES NOTES DE FRAIS

Ce module ayant bénéficié de l’expérience du module de Sage X3, il demeure néanmoins
différent sur les points suivants :
 La notion de « collaborateur » qui est celle d’utilisateur dans Sage X3 est remplacée
par celle de salarié. Un relevé de frais est donc rattaché à un salarié ; les paramètres
utilisateurs de Sage X3 étant remplacés par des champs salariés et des variables de
type frais.
 La paie n’incluant pas de gestion des taxes, le code taxe défini au niveau d’un code
frais a été remplacé par la table diverse 552 qui définit directement le taux de TVA et
la proportion déductible.
 La table des indemnités kilométriques est déclinable par société et site.
 Le code site est initialisé par la fiche salarié et non lors de la saisie.
 Par analogie avec la saisie des temps, les champs client, commande, ligne de
commande et refacturation ont été ajoutés. Ils sont conditionnés par le code activité
SRV et ne fonctionnent que si la société est rattachée à un dossier Sage X3 ayant le
module vente actif.
 La comptabilisation des frais se fait avec les critères des traitements de paie et non de
Sage X3 : société, site, service, profil, population, …
 Le règlement des frais est pris en compte par le module règlement de la paie. Un
nouveau type de paiement a été ajouté à la table diverse N°365 : FRS Frais à payer.
 La gestion des avances sur frais (Menu Paie / Règlement / Solde des paiements) est
gérée par un solde des paiements supplémentaires.
11.2 LES PARAMETRAGES
11.2.1 LES PARAMETRES GENERAUX

Paramétrage > Paramètres généraux > Valeurs paramètres
Il s’agit ici de mentionner les éléments qui permettront les comptabilisations des notes de frais
et permettre le déversement dans la paie avec la fonction d’arrêté note de frais.
11.2.2 LES VARIABLES

Paramétrage / Plan de paie / Variables
Les variables pour la gestion des notes de frais doivent avoir la zone « Note de frais » cochée.
Ces variables pourront être renseignées soit pour le dossier, soit pour la société, ou encore
pour le site.
11.2.3 LA FICHE SALARIE

Administration du Personnel / Fiche de personnel / Salariés
Si besoin est, les valeurs des variables peuvent être saisies pour chaque salarié dans leur
fiche. Les éléments concernant les frais kilométriques sont aussi à mentionner.
11.2.4 LA DEFINITION DES CODES FRAIS
Notes de frais / Codes frais
Ces codes permettent de définir des types de frais et de leur associer des valeurs par défaut
(sections analytiques, codes taxe, type de valorisation).
Un code de frais se caractérise par :

 Une identification : code, intitulé et intitulé court.
 Des données d’accessibilité : notamment les dates de début et fin de validité.
 Des données d’imputation comptable :
o Unité (table diverses N°551),
o Taxe (table diverses N°552,
 Code comptable et section par défaut.
 La zone à cocher « Avance » : cocher la case signifie que le code frais est une avance
sur frais. Ceci implique que ce code frais va mouvementer le solde des avances sur
frais dans la fonction des soldes de paiement.
 La zone à cocher « Débit » : cocher la case signifie que le code frais est un montant
dû à l'entreprise par le salarié, comme le montant d'une amende, d'une avance à
restituer.
 Les données de valorisation : la base de remboursement et les valeurs par défaut ou
le plafond renseigné par des variables de type Note de frais.
 Les données analytiques.
Hors frais kilométriques, la valorisation des codes frais peut se faire selon deux modes :
Forfait : le montant remboursé est fixe quel que soit le prix payé par le salarié
(en plus ou en moins par rapport au montant forfaitaire). Il faut préciser
dans la « Valeur par défaut » la variable de paye de type qui restitue ce
montant.
Frais réel : le montant remboursé est égal au montant payé par le salarié, il est
possible de préciser un montant limite à appliquer dans le champ
« Plafond », ainsi qu’une « Valeur par défaut » proposée dès que ce
code frais sera sélectionné.
Concernant les frais kilométriques, le coefficient par kilomètre est déduit de la grille des frais
kilométriques à partir des informations sur la puissance fiscale du véhicule et de la tranche
kilométrique définie dans la fiche du salarié. Le montant remboursé est le produit de ce
coefficient par la quantité de kilomètres saisis dans la ligne de frais.
11.2.5 LES FRAIS KILOMETRIQUES

Paramétrage / Notes de frais / Frais kilométriques
La grille des frais kilométriques permet de paramétrer le montant du remboursement par

kilomètre pour un trajet professionnel avec le véhicule personnel du salarié en fonction de la
puissance fiscale de celui-ci et du kilométrage annuel de ces déplacements.
Cette grille est définissable à date et par société ou site en fonction du kilométrage annuel et
d’une catégorie de véhicule (menu local).
11.2.6 LA GESTION DES NOTES DE FRAIS
11.2.6.1 La saisie des notes de frais

Notes de frais / Notes de frais
La saisie se fait en tableau, par salarié, de date à date, avec un défilement (Fonctions) par
salarié ou par date et la possibilité de sélectionner une autre période via le bouton « période »
Le bouton « Visa » permet de demander à un responsable de valider une saisie faite par les
collaborateurs eux-mêmes. Le visa peut être un critère de sélection lors de la comptabilisation.
La saisie d’informations liées à Sage X3 permet d’associer les notes de frais à des lignes de
commande, dans le but de justifier des refacturations.
Il faut préciser la date, le code de frais, l’unité et le montant. Si des plafonds maximum de
remboursement sont paramétrés sur les codes de frais, des contrôles feront apparaître le
montant remboursé en rouge dans la grille.
En bout de ligne une colonne permet de voir si la ligne a été ou non comptabilisée. Si c’est le
cas elle ne sera plus modifiable.
L’édition de la note de frais FICEXS est bien entendue paramétrable sous Crystal Report.
11.2.6.2 La comptabilisation des notes de frais
Notes de frais / Comptabilisation des frais
Elle se lance depuis une fonction dédiée [EXSPST], avec les critères de bornes habituelles,
soit en simulation, soit en réel.
Elle peut être faite directement dans une comptabilité Sage X3 si celle-ci est en ligne, soit via
une table qui sera ultérieurement exportée vers une comptabilité tierce.
Les tables diverses 365 et 553 permettent la mise en œuvre de cette comptabilisation.
11.2.6.3 Gérer les notes de frais

Il est possible de saisir des notes frais à partir du module « Note de frais » et du portail web
suivant les droits et habilitations des utilisateurs.
La gestion de ces notes de frais s’effectue en plusieurs étapes.
 Création de codes frais dans le module « Note de frais »
 Création de variable dans le plan de paie de niveau salarié. En standard la variable
FRAIS_REMB.
 Création d’un code liste pour rattacher les codes frais à la variable.
 Paramétrage du code liste dans les valeurs paramètres.
 Lien entre les frais et les variables à partir de l’arrêté note de frais (paramétrage/table
de paie/Variable d’arrêté/arrêtés note de frais).
Le collaborateur ira saisir ses éléments à partir du module « Notes de frais » / Notes de frais.
Le champ statut, informe sur le suivi de la note ; Le statut « accepté » permet de lancer l’arrêté
de note de frais afin de créer le bordereau de préparation paie. (paie/Feuille de
paie/Préparation paie / Bordereau de préparation).
 Le déversement dans le bulletin s’effectuera à partir de la fonction « arrêté de paie »

du module PAIE.
11.2.6.4 Le règlement des notes de frais

Paie / Règlements / Solde des paiements
Les notes de frais doivent avoir été comptabilisées et apparaitre dans le solde des paiements.
Contrôler également les paramétrages de l’onglet compta de la fiche salarié : le type de
règlement pour les notes de frais « FRS », le mode de paiement et le RIB si nécessaire.
Le solde de paiement est mentionné par la valeur de la note de frais comptabilisée dans la
section « Notes de frais »
Le montant des avances sur frais est ventilé uniquement à la comptabilisation des notes de
frais par les lignes de frais qui ont un code frais qui est imputé en tant qu'avance.
Si cette avance est de type débit (comme un remboursement d'avance par exemple) alors son
montant sera additionné à ce solde.
A l'opposé si cette avance n'est pas de type débit (comme une classique avance sur frais)
alors son montant sera soustrait à ce solde.
Donc si ce solde est négatif cela signifie que le salarié est débiteur : il devra rembourser ses
avances sur frais à sa société.
La saisie du règlement de type « frais à payer » se fera à partir de la saisie des règlements en
utilisant les possibilités décrites dans la partie règlements (propositions…).
Il faudra ensuite imprimer et valider le règlement du bordereau généré.
11.3 LES TITRES RESTAURANT
Paie / Titres restaurant
La gestion des titres restaurant, permet de calculer le nombre de titre à extraire en fonction du
nombre de jour de présence, jusqu'à l’assistance à la commande auprès des organismes
Tickets restaurant et Chèques déjeuner.
La participation de l’employeur à l’acquisition de titres restaurant constitue un avantage en

nature mais il est admis qu’elle soit exonérée de cotisations sociales sous certaines
conditions :
 Qu’elle soit comprise entre 50 et 60% de la valeur nominale du titre restaurant
 Et qu’elle soit inférieure au montant fixé par la loi
Si l’une des limites est dépassée, seule la partie excédentaire est réintégrée dans l’assiette de
cotisation.
11.3.1 LES PARAMETRAGES DES TITRES RESTAURANTS

Valeur paramètres / Chapitre PLA
Renseigner les paramètres pour la gestion des titres restaurant. Les valeurs de l’écran
correspondent à des valeurs par défaut à partir du paramétrage standard.
11.3.2 PRESENTATION
Paie / Titres restaurant / Tickets restaurant
Paie /Titres restaurant / Chèques déjeuner
Les titres-restaurants sont remis par les employeurs aux salariés titulaires d’un contrat de
travail. Les salariés sous contrats aidés, les intérimaires y ont droits. Les employeurs peuvent
également attribuer les titres-restaurants aux stagiaires.
Il ne peut être attribué qu’un titre restaurant par jour de travail et à condition que le repas soit
compris dans l’horaire de travail journalier.
L’employeur ne peut attribuer de titres restaurants pour les jours d’absence du salarié quel
que soit le motif de l’absence (congés annuels, maladie, maternité, paternité, RTT, etc.).
En cas de frais professionnels ou de note de frais, le titre restaurant ne doit pas être dispensé.
La fonctionnalité de gestion des titres restaurant est indépendante de la gestion du plan de
paie. En effet le calcul du nombre de titre à commander est calculé lors de la mise à jour des
variables de paie.
Lors de ce calcul, les éléments prédéfinis dans la table diverses 606 (gestion des absences)
permettent de calculer le nombre de titres restaurant qui sera envoyé en paie.
Nombre théorique de jours travaillés pour le mois suivant avec un nombre de jours travaillés
correspondant à une activité temps de travail le matin et l’après-midi.
Nombre de jours d’absences du mois courant
Une absence est qualifiée lorsqu’un événement n’est pas spécifié comme du Temps de travail.
Pour les temps partiels, cela consiste à comptabiliser le nombre de midi devant être travaillés
(mois m+1) et travaillé (mois m).
Attention à la notion de natures d’évènement en ouvrés/ouvrables/calendaires.
Pas de gestion en heures à mettre en place.
Le nombre de TR à commander doit être repris dans la paie du mois suivant, via l’initialisation
automatique de variables prévisionnelles, lors de la génération d’une commande.
Le nom du fichier commande généré contient le mois et l’année de la date de commande, un
mois avec zéro titre restaurant à commander est également significatif.
11.3.3 PARAMETRAGE
Le nombre de tickets à commander est la différence entre le nombre de jour ouvré du mois
suivant déduit du nombre de jour d’absence du mois précédent.
Nbre jours Nbre jours

absence m-1 ouvrés m+1
Commande sur
Mois courant
égale à :
Nbre jours Nbre jours

ouvrés absence
Paramétrage / Structure générale / Site

Paramétrage / Structure générale / Société
A partir de la structure générale, dans les sociétés, onglet « compta », renseigner les codes
clients pour les Tickets restaurants ou les chèques déjeuner.
Récupérer les codes clients des organismes CD ou TR
Au niveau « site », aller dans l’onglet paye et renseigner pour :

 les tickets restaurant : Le code lieu de livraison
 les chèques déjeuner : Le code succursale
11.3.4 EXTRACTION
Paie / Titre restaurant/Chèques Déjeuner
Lors de l’extraction, la commande sera la différence entre le nombre de jour du mois de paie
et les absences du mois précédent.
Borne de dates : Extraction des informations sur les titres restaurant, en fonction des bulletins
de paie calculés sur une période.
11.3.5 LES COMMANDES

Dès que l’extraction est terminée, les données extraites sont consultables et modifiables.
Paie / Titre restaurant / Chèques Déjeuner / Chèques Déjeuner

Paie / Titre restaurant / Tickets restaurant / Tickets restaurant
Quantité et valeur faciale (gestion des temps).

Possibilité de régulariser les données
Si >= 0,5 j alors 1 TR alors que la loi stipule qu’un TR peut être prévu si le salarié est présent
à 12 h.
Puis envoyer le fichier généré.
11.3.6 VARIABLES et RUBRIQUES
Paie / Saisie des valeurs / Valeurs société onglet Divers
Renseigner les valeurs faciales, les valeurs de participations employeur et la valeur de
participation salariale.
11.3.6.1 VARIABLES
Variable CMD_TR - Retenue Titre Restaurant
Cette variable de « Maj. Temps » permet de déterminer le nombre de tickets restaurant à
commander.
Elle est mise à jour automatiquement par l'arrêté des temps et peut être modifiée dans la feuille
de paie.
Variable NB_TR - Nombre de titre repas

Cette variable permet de déterminer le nombre de titres restaurant réellement commandé.
Elle est mise à jour automatiquement après la commande effectuée via les variables
prévisionnelles et peut être modifiée dans la feuille de paie.
Variable NDF_TR - Retenue Titre Restaurant NDF

Cette variable d’annulation, permet de déterminer le nombre de ticket restaurant à retenir suite
à la présence d’une NDF. Elle est à saisir dans la feuille de paie.
Variable SUPP_TR - Suppression Droit TR

Cette variable de conservation, permet de supprimer le Droit d'acquisition du titre restaurant.
Pour supprimer le droit au Titre restaurant, cette variable doit être alimentée à « 1 » dans la
feuille de paie.
Variable VAL_TR - Valeur Participat.Sal.Repas

Cette variable de conservation, permet de renseigner la valeur de la participation restant à la
charge du salarié sur le titre restaurant.
Variable VAL_TR_P - Valeur Valeur Participat.Employ.Repas

Cette variable de conservation, permet de renseigner la valeur de la participation restant à la
charge de l’employeur sur le titre restaurant.
Variable VAL_TR_DEF- Valeur Faciale

Cette variable de conservation, permet de renseigner la valeur faciale du titre restaurant.
Variable VAL_TR_LIM - Limite plafond exo TR

Cette variable de conservation, correspond à la limite du plafond d’exonération des titres
restaurant (5,37€ pour 2016).
11.3.6.2 Rubriques
Rubrique 14140 – « TR_PAT_STA » - Part Patronale TR
Cette rubrique est spécifique au stagiaire. (Mt=Base*taux)
Pour les Stagiaires, la part patronale est à prendre en compte dans le montant de la
gratification donnant lieu à franchise de cotisation. La condition de rubrique permet de
reconnaitre si le stagiaire bénéficie d’une indemnité de stage.
Rubrique 61040– « CHQ_DEJ» - Chèques Déjeuner

Les cotisations suivantes :
 Nombre de chèques déjeuner déjà commandé par la part salariale;
 Nombre de chèques déjeuner déjà commandé par la part patronale.
Cette rubrique est déclenchée si le code Client Chèque Déjeuner est renseigné sur la Fiche
Site.
Cette rubrique apparaît sur le Bulletin de Salaire
Rubrique 61050– « TR» - Ticket restaurant

Cette rubrique correspond aux cotisations suivantes :
 Nombre de tickets déjà commandé par la part salariale;
 Nombre de tickets déjà commandé par la part patronale.
Cette rubrique est déclenchée si le code Client Ticket Restaurant est renseigné sur la Fiche
Site.
Cette rubrique apparaît sur le Bulletin de Salaire.
Rubrique 61060– « TR_RET» - Commande Titre restaurant

Cette rubrique correspond au nombre de ticket restaurant à commander.
Cette rubrique ne se déclenche pas lors du solde de tout compte et si le nombre à commander
est inférieur à 0.
12.0 PARTICIPATION ET INTERESSEMENT
Participation & intéressement : Ce sont deux dispositifs prévus par la loi française pour
associer les salariés aux résultats de leur entreprise.
La participation aux résultats de l’entreprise : Obligatoire pour les entreprises ou les unités
économiques et sociales d’au moins 50 salariés (facultatif pour les autres), le régime légal de
participation des salariés aux résultats de l’entreprise, codifié aux articles L 3322-1 et s. du
Code du travail, reconnaît aux salariés un droit sur une fraction des bénéfices.
L’intéressement des salariés : Le régime légal d’intéressement régi par les articles L 3312-
1 et s. du Code du travail, permet d’associer collectivement les salariés aux résultats et aux
performances de l’entreprise. Il s’agit d’un régime facultatif mis en place par un accord
d’entreprise ou de groupe, qui se caractérise par son caractère collectif et aléatoire. Il se traduit
par le versement de sommes d’argent, généralement appelées primes d’intéressement.
Dans Sage HR Management, l’objectif du module Participation/Intéressement est de calculer

la répartition de la participation et/ou de l’intéressement entre les salariés, en fonction du cadre
légal et des accords d’entreprise ou de groupes.
Cette répartition peut se faire suivant différents critères :
 Proportionnellement au salaire.
 En fonction de la présence.
 Ou bien de façon uniforme (égalitaire).
Sage HR Management propose aussi des champs pour éventuellement développer en

spécifique, les fonctions de gestion des fonds par salariés (gestion des fonds et des intérêts,
déblocages, ...) même si, la plupart du temps, elle est externalisée auprès d'un organisme
financier extérieur.
Il conviendra dans un premier temps de spécifier si le salarié peut être bénéficiaire au niveau
de la fiche salarié, onglet « participation ».
A partir du module, de créer les paramètres relatifs aux bases, aux fonds, aux cotisations et à
la méthode de répartition.
Ensuite, il faudra calculer les bases individuelles, c’est à dire les bases de calcul pour chaque
salarié correspondant à chacun des critères.
Enfin on lancera le calcul de la répartition qui s’effectuera pour chaque exercice par société
en fonction d’une méthode de répartition préalablement paramétrée.
Le résultat du calcul de la répartition apparaît ensuite avec la fonction Attribution individuelle.
12.1 LES PARAMETRAGES
12.1.1 LES PARAMETRES

Participation - Intéressement / Paramètres
Il convient dans un premier temps de créer les paramétrages suivants :
 Bases : pour définir les bases de calcul de chaque critère.

 Fonds : pour définir les fonds de destination où seront gérés la participation ou
l’intéressement.
 Cotisations prélevées sur les montants répartis.
 Méthodes de répartition : mettre en place les proportions de la participation ou de
l’intéressement calculées en fonction de chacun des critères retenus (un ou plusieurs).
12.1.2 LE PARAMETRAGE DES BASES
Participation - Intéressement / Paramètres / Bases [GESBAS]
La répartition de la réserve de participation ou du montant de l’intéressement se fait

proportionnellement à certains critères (rémunération, temps de présence …). Ces critères de
répartition sont définis dans des bases de calcul.
Cette fonction permet de créer/modifier/supprimer une base.
La formule de calcul et la condition de calcul, peuvent se composer de rubriques, de variables

ou de cumuls de paie. L’icône « action » à partir du champ «condition » affiche la liste de ces
éléments.
Elles peuvent aussi contenir des éléments du fichier salarié.
Exemple : Si l’intéressement ne doit être versé qu’à certains sites de la société, il faut indiquer
en condition de calcul, [F]FCY= « SITE1 ».
4 bases de calcul sont définies dans le standard :
La PRESENCE : dont l’expression considère le cumul « Heures travaillées annuelles »
Le SALAIRE : la valeur est issue de la variable V_SALAIRE
Le BRUT : base annuelle brut, appelle le cumul brut annuel.
12.1.3 PARAMETRAGE DES FONDS

Participation – Intéressement / Paramètres / Fonds
Cette fonction permet d’indiquer les fonds de placement utilisés par l’entreprise.
Une fois la répartition calculée, les montants attribués aux salariés peuvent être affectés à
différents fonds.
Les fonds définis peuvent être sélectionnés dans l’onglet « Participation » de la fiche
« Salariés ».
Attention ! Ces champs sont mis à disposition pour des développements spécifiques.
Pour un date données, spécifier si le salarié est bénéficiaire de la participation et / ou de
l’intéressement en sélectionnant les cases.
Pour la participation et l’intéressement, indiquer les modèles de répartition à utiliser pour ce

salarié lors des différents calculs.
12.1.4 PARAMETRAGE DES COTISATIONS

Participation - Intéressement / Paramètres / Cotisations
Cette fonction permet de gérer les différentes cotisations sociales qui sont prélevées sur les
montants répartis au titre de la participation ou de l’intéressement.
Les cotisations pré-paramétrées portent sur la CRDS, la CSG déductible et la CSG non
déductible. Renseigner également les cas d’application de ces cotisations.
12.1.5 PARAMETRAGE DES METHODES DE REPARTITION
Participation - Intéressement / Paramètres / Méthode de Répartition
Cette fonction permet de définir les règles de la répartition notamment les proportions de la
participation ou de l’intéressement calculés en fonction de chacun des critères retenus (une
ou plusieurs bases), ainsi que leurs modalités d’application.
Tout d'abord, il convient de définir les paramètres et règles de gestion de la répartition :
 Sélection Participation ou Intéressement par un des deux boutons radio.

 Ancienneté : gérée en mois par rapport à la date ancienneté.
 Minimum de présence dans l'exercice : géré en mois.
 Plafond d'attribution : pour la participation, les sommes réparties sont
normalement considérées comme indisponibles pendant une certaine durée.
Cependant, les sommes en-dessous de ce seuil seront considérées comme
immédiatement disponibles.
 Code comptable : pour comptabilisation.
 Disponibilité des intérêts : Si l'entreprise gère les fonds, elle peut choisir de
distribuer les intérêts ou de les réinvestir.
 Répartition des résidus : en cochant sur cette fonction, les sommes résiduelles
éventuellement non réparties du fait des plafonds d'attribution (ci-dessus) et/ou
des plafonds de répartition (définis dans le tableau, ci-dessous) sont
automatiquement réaffectées aux salariés n'ayant pas atteint ces plafonds dans la
limite de ces plafonds.
Ensuite, dans le tableau :
 Sélection des bases en fonction desquelles sera répartie la participation ou

l'intéressement.
 Pourcentage de leur part dans le calcul.
 Définition possible d'un Plancher (proratisable) et/ou d'un Plafond (proratisable)
pour chaque base.
 On proratise le plancher ou le plafond par rapport au temps de présence qui se
trouve dans la fiche Base individuelle du salarié. Cette zone, qui est modifiable, se
calcule par rapport aux fiches d'entrée/sortie. Pour les salariés n'ayant pas
accompli une année entière dans l'entreprise, le plafond individuel est calculé au
prorata du temps de présence.
12.2 GESTION DE LA PARTICIPATION
Une fois les paramétrages effectués, on procède successivement aux fonctions dédiées
suivantes :
 Le calcul des bases.

 Les bases individuelles.
 La répartition.
 L’attribution individuelle.
12.2.1 CALCUL DES BASES

Participation-Intéressement / Paramètres / Calcul bases
Cette fonction permet de générer les bases individuelles des salariés, présents pendant
l’exercice. En fonction des critères de sélection des salariés, de périodicité de calcul et des
bases choisies dans le tableau.
Les bases individuelles sont calculées en fonction des formules de calcul définies dans le
menu : Participation-Intéressement / Paramètres / Base [CALBAS]
12.2.2 CALCUL ET MODIFICATION DES BASES INDIVIDUELLES
Participation – Intéressement / Bases Individuelles
Cette fonction permet de gérer les bases précédemment calculées par salarié.
On visualise par période et pour chaque salarié les montants des bases précédemment
calculées à partir de la fonction « calcul bases ».
Le Prorata de présence est accessible en visualisation/modification. Il est utilisé lors du calcul

des répartitions, s’il est égal à 1 le salarié a été présent sur tout l’exercice. C'est en fonction
du prorata de présence que seront proratisés les seuils et plafonds de prise en compte des
bases dans les méthodes de répartition.
12.2.3 CALCUL DES REPARTITIONS
Participation - Intéressement / Répartition [GESPAC]
Cette fonction permet de définir les paramètres des répartitions (montant, périodes..) par
société et de lancer le calcul de la répartition de la participation ou de l’intéressement.
Après la création, le bouton « Calcul » déclenche le calcul de la répartition et détermine

l’attribution personnelle de la répartition pour chaque salarié. Son déclenchement passe le
statut de la fiche courante à "Calculée". Le résultat de cette attribution est visible par la fonction
attribution individuelle.
Le bouton « validation » permet de générer les écritures comptables et fera passer la fiche
de répartition au statut « Validée ».
12.2.4 LES ATTRIBUTIONS INDIVIDUELLES

Participation-Intéressement / Attribution Individuelle
Cette fonction permet de consulter et mettre à jour les fiches de répartitions individuelles.
La création directe des fiches répartition n'est pas autorisée. Elles sont générées
automatiquement par le calcul de la répartition.
Seule la date de disponibilité est modifiable à condition que la fiche soit à l'état "Calculée".
Une fois la fiche « Validée », aucune modification n'est possible.
12.2.5 LES EDITIONS LIEES A LA PARTICIPATION
Les impressions sont aussi accessibles dans les fonctions dédiées ou dans le groupe
« Participation-Intéressement » des impressions.
 AVIS : Avis attribution participation

 FICBASIND : Fiche base individuelle
 FICREPART : Fiche méthode répartition
 LISREPART : Liste des répartitions
 LISTAVIS : Liste des attributions
 LISTBAS : Liste des bases
 LISTCOT : Liste des cotisations
 LISTFDS : Liste des fonds
Les éditions récapitulatives sur les listes des attributions vous permettent de contrôler les
montants alloués par matricules.
L’avis d’attribution est une édition à destination du collaborateur lui précisant le montant alloué
et les conditions de déblocage.
ANNEXE 1 : TABLES UTILISEES PAR LA FONCTION « SALARIES »
Table Intitulé Table

ATABDIV [ADI] Tables diverses
BBLOB [BBB] Fichiers spéciaux
CAISSE [PCA] Caisses de cotisation
EMPLOAD [AD] Informations administratives
EMPLOCHD [CHD] Enfants
EMPLOCPT [CPT] Informations comptable
EMPLOCTR [CTR] Contrat
EMPLOCUM [EPC] Cumuls
EMPLOENT [ENT] Entrées/Sorties
EMPLOEXM [EXM] Diplômes
EMPLOEXN [EXN] Notes de frais
EMPLOHAB [HAB] Habilitations
EMPLOID [ID] Etat Civil
EMPLOMED [MED] Visites médicales
EMPLOPAR [PAR] Participation
EMPLOPAY [PAY] Informations de paie
EMPLOPRO [PRO] Position professionnelle
EMPLORIB [RIB] Relevé Identité Bancaire
EMPLOSAL [SAL] Evolution salaire
EMPLOTRY [TRY] Expérience Professionnelle
FACILITY [FCY] Sites
ORGANISME [ORG] Organismes
POSCOD [POS] Codes postaux
SITEPAYE [SIT] Sites
TABCOUAFF [TCA] Table affectation compteurs
TABCOUNTRY [TCY] Table des Pays
TABCUR [TCU] Table des Devises
ANNEXE 2 : QUELQUES FORMULES SAGE X3
Exemple de formules à partir de la calculatrice :
Date$ = date du jour
Date$+1 = date du jour + 1, soit ici le 4/3/2016, si nous saisissons

le 3/3/2016.
Addmonth(date,1) = 1 mois de plus ou de moins.
Si on modifie avec -1, = 1 mois de moins.
eomonth(date$) = fin du mois.
eomonth(addmonth(date$,1)) = fin du mois prochain.
MOIPAY = qui donne le premier jour du mois en cours
Gdat$ = jour, mois, année. gdat$(1,month(date$),year(date$))
En mars 2016, on veut le dernier jour du mois de l’année prochaine.
ANNEXE 3 : SYNTAXE GENERALE DANS UNE FORMULE
R_RUB01 = Rubrique de paie
V_VAR01 = Variable de paie
C_CUM01 = Cumul de paie
[F]NOM = Valeur du champ "NOM" dans le fichier par défaut (*).
[F:FIC]NOM = Valeur du champ "NOM" dans le fichier dont l'abréviation est FIC.
Utilisation des variables
Dans les rubriques de paie :
DATPAI = Date de paie courante

MOIS = Numéro du mois de la date de paie courante
ANNEE = Année de la date de paie courante
DATDEB = Date de début de la période de paie du bulletin courant
DATFIN = Date de fin de la période de paie du bulletin courant
GMOIPAY = 1er jour du mois de la paie courante
MOIPAY = Numéro du mois de paie courant
ACOMPTE1 = [F:SDP]BNCPOA (solde acomptes)
ACOMPTE2 = [F:SDP]BNCPOA2 (solde 13ème mois)
Dans les variables de paie :
TDAT = Commentaire de variable de paie, généré depuis la saisie des temps sous la
forme : "Du xx/xx/xx au xx/xx/xx " (dates début et fin de l'événement).
Dans la sélection du paramétrage des déclarations de charges :
CODPOP = Tableau contenant la liste des populations auxquelles appartient le salarié en

cours de traitement.
CODEXO = Tableau contenant la liste des codes exonérations valides, rattachés au

salarié en cours de traitement.

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2.1 LA NAVIGATION ......................................................................................................12

2.2 PRESENTATION PANNEAU DE DROITE................................................................13

2.3 LA NOTION DE TUNNEL .........................................................................................13

2.4 LES SELECTIONS ...................................................................................................14

2.5 LES MEMOS ............................................................................................................15

2.6 LES CODES ACTIVITES ..........................................................................................16

2.7 LES SAUVEGARDES ..............................................................................................16

2.9 LES UTILISATEURS ................................................................................................16

2.10 LES UTILISATEURS ................................................................................................18

3.1 STRUCTURE GENERALE .......................................................................................21

3.2 LE DOSSIER ............................................................................................................22

3.3 LES SOCIETES ........................................................................................................32

3.4 LES SITES ...............................................................................................................35

SAGE X3 PEOPLE V7.0 Sage 2016 Page 2

3.5 LES GROUPES DE SITES .......................................................................................38

3.6 LES SERVICES ........................................................................................................39

3.7 LES PROFILS DE PAIE ............................................................................................40

3.8 LA STRUCTURE COMPTABLE ...............................................................................42

4.1 LES GROUPES DE PARAMETRES .........................................................................57

4.2 LA DEFINITION DES PARAMETRES ......................................................................58

4.3 LES VALEURS PARAMETRES ...............................................................................59

4.4 LA SAISIE DES VALEURS PAR LE JEU DE VALEURS ..........................................61

4.5 LA COPIE DES PARAMETRES ...............................................................................63

5.1 LES TABLES COMMUNES ......................................................................................64

5.2 LES TABLES COMPTABLES ..................................................................................69

SAGE X3 PEOPLE V7.0 Sage 2016 Page 3

6.1 LES FICHIERS BANCAIRES ...................................................................................72

6.2 LES ORGANISMES .................................................................................................73

6.3 LES TABLES DES CODES RISQUES « ACCIDENT TRAVAIL » ............................77

6.4 MEDECINE DU TRAVAIL .........................................................................................78

6.5 LA GESTION DES GRILLES ....................................................................................78

6.6 LES TABLES DIVERSES .........................................................................................80

7.1 LES DOCUMENTS D’ENTREE ................................................................................81

7.2 L’ENTREE D’UN SALARIE ......................................................................................84

7.3 LA FICHE SALARIE .................................................................................................86

7.4 LA FICHE CONTRAT ...............................................................................................96

SAGE X3 PEOPLE V7.0 Sage 2016 Page 4

7.5 LA PENIBILITE ......................................................................................................109

7.6 LES POPULATIONS DE SALARIES ......................................................................117

7.7 LES SAISIES PERSONNALISEES ET LES ECRANS « EMPLOYES » .................118

7.8 LA GESTION DU DROIT DE VOTE ET DES LISTES ELECTORALES...................123

7.9 LA DPAE – EX DUE ................................................................................................127

8.1 ELEMENTS PRINCIPAUX DU PLAN DE PAIE ......................................................131

8.2 LES VARIABLES ...................................................................................................133

8.3 LES CUMULS.........................................................................................................137

SAGE X3 PEOPLE V7.0 Sage 2016 Page 5

8.5 LES REGULARISATIONS......................................................................................152

8.6 LES EXONERATIONS ...........................................................................................153

8.7 LA RETROACTIVITE .............................................................................................154

8.8 LES EXCEPTIONS .................................................................................................163

8.9 LES PROFILS ........................................................................................................164

8.10 LES DECLARATION DE CHARGES ......................................................................165

8.11 LES MISE A JOUR DU PLAN DE PAIE ..................................................................167

8.12 COPIE DU PLAN DE PAIE .....................................................................................167

9.1 PARAMETRAGE DES TEMPS EN VALEUR DOSSIER .........................................168

9.2 PARAMETRES GENERAUX ET VALEURS PARAMETRES ..................................168

9.3 PARAMETRAGE FONCTIONNEL .........................................................................169

SAGE X3 PEOPLE V7.0 Sage 2016 Page 6

10.1 LES ETAPES DU CYCLE DE PAIE ........................................................................181

10.2 LES ETAPES DU CYCLE DE PAIE ........................................................................182

10.3 LA SAISIE DANS LA GESTION DES TEMPS ........................................................185

10.4 LE MOIS DE PAIE ..................................................................................................194

# Une chaîne contenant au moins un chiffre.

A Toutes les chaines ayant un A.

AB* Une chaîne contenant les caractères A et B dans cet