Formation initiation

Overview
ERP (SAGE X3)
• L’historique de l’ERP
• Le périmètre fonctionnel de l’ERP
• Environnement et fonctionnement technique en web
• Chapitre 1 : se connecter et ergonomie générale
• Chapitre 2 : la base de l’ERP les données techniques
• Chapitre 3 : les Stocks, Qualité, processus général et exemples
• Chapitre 4 : les Ventes, processus général et exemples
• Chapitre 5 : les Achats, processus général et exemples
• Chapitre 6 : le contrôle de gestion et finance

Durée 1 journée

14/09/2023
 L’ERP Sage chez SPS
Un ERP (entreprise ressource planning) est un outil centralisant les principales
informations nécessaires au fonctionnement d’une entreprise.
Ces informations sont alors exploitables dans toute la chaine fonctionnelle et
décisionnelle pour permettre une bonne organisation des taches et ressources .

En 2009 SPS décide de changer ses outils de type suite logicielle en modules
(Quadratus) pour une solution ERP avec SAGE X3 en version 5.

Le périmètre fonctionnel a été agrandi petit à petit en utilisant les fonctions standards,
quand le standard ne suffit plus il y a ajout de briques logicielles interfacées avec Sage
X3 :

2015 Business Intelligence (collecte consolide les informations pour la prise décision, restitution en situation graphe tableau
de bord)
2015 Osys gestion d’atelier (interface de saisie des informations de production dédié opérateurs, interconnexion avec les
machines marche arrêt défaut, Situations TRS)
2017 Audros PLM et Ged technique (gestion cycle de vie d’un article, outil de centralisation d’informations de type
données techniques, flux de validation de documents et versionning)

2018 la solution est migrée de la version 5 à la version 11.

2019 on fait évoluer notre licence de 25 utilisateurs à 70 utilisateurs

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Quel périmètre couvre Sage X3 ?

Module partiellement utilisé

Module optionnel non actif

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Environnement technique
sage X3 Serveur Web
pwerp03ro
Syracuse http
Utilisateurs Serveur annuaire Sage
Réseau SPS local Mongo DB

Environnement
Sage
virtualisé
dans les Serveur Base de données
nutanix ORACLE
Serveur Web Serveur applicatif Sage Serveur
pwerp05ro
Syracuse https IT
Virtualisé dans les
nutanix
Serveur impression Sage
Serveur BI

Serveur windows
annuaire

Serveur impression

Réseau
SPS en provenance
Serveur NUTANIX
d’internet Hosting
Serveur
Internet bureau
à distance

Utilisateur SPS en dehors de l’entreprise

Liaison VPN
Firewall

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 Généralités et ergonomie sage

Comment débuter et
• Se connecter à un dossier X3
• Naviguer dans les menus d’X3
• Comprendre et se repérer dans la représentation des
écrans X3
• Savoir : créer/modifier/supprimer une fiche

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 Accès à l’ERP
c’est de l’intranet (web en provenance de serveurs SPS)
accès via la page intranet.sps.local
2 zones pour lancer Sage lancement avec login password

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Accès à l’ERP

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Se connecter à X3
Plus d’application sur le PC c’est de l’intranet (web chez
SPS)
Utilisation d’un navigateur Web
Site themis.sps.local:8124
Les boutons de la barre supérieure SageX3

En bas au milieu
Décomposition de la page Sage X3 V11
Ecran fiche article

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Panneau droit, boutons fonctions
Atelier recherche et consultation
- Menus et Plan du site

- Ouvrir un fiche article

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 Les données techniques
Pour reproduire et tracer l’activité un ERP va faire correspondre aux flux métiers et éléments physiques des bibliothèques d’objets ce sont les données techniques.
L’Erp va référencer ces objets en fonction de leur rôle, famille .. et proposer à l’utilisateur les fiches de données propres à un contexte de saisie.
Chaque objet article, client, fournisseur etc. va être décrit dans une fiche avec toutes les caractéristiques le définissant.
Chaque périmètre fonctionnel possède ses propres données techniques, certaines possèdent des ‘’sur couches’’ comme l’article et son cycle de vie (article-client
article-fournisseur article-site article-cout).
La gestion des données est critique, elle exige énormément de rigueur pour maintenir ce qui se passe dans ‘’le réel ’’ et la partie dématérialisée dans l’ERP
reproduisant ‘’le réel’’.

Clie
cl es nts
Arti

Ta
rif
s
Fournisseurs

Couts
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&
por
s

co se
m c
s

Co pta tion
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Tra

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Etc.. pt e
es

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 Les données techniques
En plus des données standards (en bleu) articles clients fournisseurs .. , quelques particularités métiers sont reproduites dans l’ERP en données spécifiques (orange
et vert). Ce sont principalement des familles de produits, descriptions de techno, exceptions instructions ou fonctions spéciales comme la CPN..
Famille tape Fam chip tape Color client
Famille chip Logo client Spec client

Booster

Client ... CPN

Shift
Articles
Spec Osys Customer project
needed

Die ref chip

Format ant. Cfg Pack
Cfg LPIE
Nomenclature Gamme

Plateforme
Valid RF
Atelier recherche et consultation

- Articles
- Article Client
- Article fournisseur
- Article site
- Bases SPS spécifiques

- ..

Questions réponses

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 Module Stock
La gestion des stocks : les enjeux
Les stocks sont à l’ensemble des biens intervenant dans le cycle d’exploitation d’une société. Ils sont soit consommés, soit
vendus en l’état ou à l’issu du processus de production interne ou de sous-traitance.
Un stock constitue un facteur de flexibilité pour l’entreprise, mais ils représentent une charge financière et une immobilisation
de capitaux.
La gestion des stocks au sein d’une entreprise concerne les postes suivants :
•Le stock de marchandises : revente de biens à profit, sans transformation préalable = négoce
•Le stock de matières premières : produits achetés pour être transformés.
•Le stock de produits semi-finis : il s’agit de produits en cours de fabrication.
•Le stock de produits finis : une fois la transformation des matières premières achevée, le produit est prêt à être stocké et vendu.
•Le stock d’emballages : il s’agit d’emballages vides tels que des caisses, cartons, palettes…

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 Entrées en stock

X
X X

X= fonction non utilisée chez SPS

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 Sorties de stock

X
X X

X= fonction non utilisée chez SPS

X
X= fonction non utilisée chez SPS
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Un exemple de processus stock logistique la réception

X= fonction non utilisée chez SPS

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 Fonctions Stock / Qualité
La gestion de la qualité est fortement liée aux stocks :
Une ligne de stock dans l’ERP n’est pas qu’une référence article, une quantité un lot sous lot, c’est aussi un statut de stock et éventuellmement une date de péremption.
Le statut permet de faire évoluer la disponibilité de l'article dans les différents modules, il est représenté comme ceci : A (accepté = conforme) Q (qualité =contrôle) R
(rebus =inutilisable) , déclinable avec une lettre supplémentaire exemple RN (rebus non conforme), QA (pré contrôle effectué par échantillonnage)
Les statuts sont déterminés automatiquement par des règles de mise/sortie de stock en lien avec le flux utilisé, ou manuellement par les personnes habilitées.

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Atelier recherche et consultation

- Stock article, stock détaillé

- Stock article par lot
- Mouvement par article
- Stock à date
- ..

Questions réponses

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 Module Ventes
L’enjeu d’une bonne gestion des ventes est stratégique pour l'entreprise pour satisfaire et fidéliser
le client, augmenter les ventes et le chiffre d'affaires.
Les données utilisées sont les fiches : clients, les articles vendus, les tarifs, les délais, les transports

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 Module Ventes
La gestion des avoirs factures sur commandes

X= fonction non utilisée chez SPS

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 Module Ventes
Un flux multi-services pour décrire la chronologie des actions, des indicateurs pour ne pas oublier de traiter un évènement entrant indépendant
de son périmètre : commandes inter sociétés Rousset Singapour avec matière confiée par le client. La production peut etre via sous-traitance !

X= fonction non utilisée chez SPS

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Atelier recherche et consultation

- Commandes de vente et notion de transaction de saisie

- Clients
- Affaires

Questions réponses

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 Module Achats, Supply
Chez SPS, l’activité est segmentée sur 3 poles : achats MP, achats divers moyen généraux, achats prototypage.
Les achats MP sont pilotés par le service planning, il gère les approvisionnements, les transports, les délais, les dates de fabrication, les dates de livraison client
indiquées dans nos ARC client (engagement & OTD). Les matières sont commandées via un circuit de validation GED grâce à des DA (demande d’achat) si validation
transformation en commande. Il peut y avoir des commandes directes sans DA (contremarque cas particulier..)
Les achats de type prototypage fonctionnent un peu comme les MP à ceci prêt qu’ils ne dépendent pas du planning mais du planning production proto
Les achats divers proviennent de DA saisies par l’utilisateur demandeur avec circuit de validation GED dont l’autorisation provient des finances.

X= fonction non utilisée chez SPS

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Module Achats, Supply
flux avec l’intervention de la fonction CBN calcul besoin net

X
X

X= fonction non utilisée chez SPS

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Module Achats, Supply
Processus gestion des encours planification de la production

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Module Achats, Supply
Flux de sous-traitance

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Atelier recherche et consultation

- Demande d’achat
-
- ..

Questions réponses

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 Module production
Ce sont des flux de pilotage qui vont représenter comment les matières premières ou semi finis vont etre transformés en produits finis.
L’action de fabrication dans un ERP prend forme sous le nom d’ordre de fabrication ou OF.
On positionne dans le temps la charge de travail grâce à une dates de début et une date de fin, Sage est à capacité infinie, il faut donc challenger tout changement
pour éviter une surcapacité.
Un Of est constitué d’une nomenclature et d’une gamme, le tout génère un produit fini.
Pour expliquer ce qu’est une nomenclature et une gamme on utilise l’analogie suivante
un OF est une recette, pour faire cette recette on a besoin :
d’ingrédients, la liste d’ingrédients c’est nomenclature
de moyens, la liste des moyens c’est la gamme
En fin de production quand le produit fini a la ‘’forme’’ fonction
Attendue on va le rendre disponible dans le stock, c’est la déclaration
de production

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Module production

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Module production
Processus général

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Module production

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Atelier recherche et consultation
- Visualisation OF
- Situation OF

Questions réponses

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 Module Contrôle de gestion et finance
Le contrôle de gestion accompagne l’activité de l’entreprise dans la réalisation de ses objectifs.
Il contrôle mesure vérifie que l’activité réelle n’a pas d’écarts vis-à-vis des hypothèses DT Planning
budgétaires. Il s’assure de la bonne gestion des couts : prix de revient, marge ..
Pour assurer ses missions le contrôle de gestion exploite l’intégralité des informations dans
l’Erp qu’il va trier calculer, synthétiser pour restituer des situations sous forme de tableau de
bord. Produc
Tous ces calculs dépendent d’une bonne qualité amont des informations, tout changement tion ventes
d’hypothèse doit etre anticipé pour permettre de reconstruire un nouveau modèle de calcul.

Achats Stocks

La partie finance permet de déterminer la rentabilité, la solvabilité et les performances réelles

de l’entreprise sur la base d’une période écoulée. CG
La comptabilité travaille sur deux axes :
La partie financière classique ou, toutes les écritures sont déversées ou saisies sur la base d’un
plan comptable : factures de vente d’achat, écritures bancaires, les règlements les charges de
fonctionnement, les immobilisations …
La partie analytique permet de faire une distinction et une valorisation / répartition des
différents montants sur des axes d’analyses autres que le plan comptable (centre de couts
affaires ..) pour aider la direction dans ces décisions.

Liaison Paye
bancaire RH

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Module finance
Processus rapprochement facture d’achat

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Questions réponses :

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titre : Overview ERP (découverte en mode survol)

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