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TOP 10 Techniques Excel

pour concevoir un Tableau de


Bord sur MS EXCEL

HERVE NJOYA
HN - ExcelShop & Coaching
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PAR OU COMMENCER
LORSQU'ON VEUT
CONSTRUIRE UN TABLEAU DE
BORD ET QU'ON A AUCUNE
EXPERIENCE ?

Très souvent, lorsqu’on est emmené à concevoir son tableau de bord on a


pour habitude à se poser la question par quelles fonctions ou
fonctionnalités Excel ou d’un autre logiciel qu’on utilise pour mettre en
place ce tableau de bord (autres qu’Excel) commencé ! Or ce n’est pas du
tout la première question qu’il faut se poser lorsqu’on veut mettre en
place un tableau de bord.

Déjà rappelons que l’objectif principal du tableau de bord est l’analyse, la


mesure, le pilotage de la performance.
Alors, la première étape ou question à se poser est « Pourquoi est-ce que
tu veux faire ton tableau de bord ?   ». Est-ce que c’est juste pour le plaisir
; est-ce que c’est pour améliorer un processus ; est-ce que c’est pour
atteindre un objectif ? Voilà les questions à se poser d’entrer de jeux.

En générale, on conçoit un tableau de bord soit parce qu’on veut


améliorer un processus, un département, une activité (améliorer niveau
de performance) ; soit tu veux mettre en place un système pour contrôler
et atteindre les objectifs que la direction ta assignés.
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Donc, lorsque tu connais pourquoi tu veux construire ton tableau de bord


tu pourras facilement répondre à la problématique quels types de tableau
de bord mettre en place pour ton besoin ; par la suite retrouver les
indicateurs clés de performances toujours selon tes besoins ou ton objectif
tableau de bord et pour finir comment organiser tes données ; comment les
analysées et comment les présentées (concepts de visualisation des
données).

Nous comprenons bien évidemment que Excel ou le logiciel que vous


souhaitez utiliser vient en dernière étape qui est celle du traitement,
analyse, et visualisation des données. Donc Excel n’est pas la clé de voute
pour concevoir son tableau de bord car il vient après. Excel ici l’outil par
excellence pour le traitement, l’analyse et la visualisation des données qui
sont nos indicateurs clés de performance.

Alors avant de se lancer dans les techniques Excel pour concevoir son
Tableau de Bord il serait fondamentale pour nous de faire un rappel sur
les 02 étapes préliminaires. D'où le plan de ce guide :

  ✓ QUELS SONT LES DIFFERENTS TYPES DE TABLEAU DE BORD ?


✓ COMMENT RETROUVER LES INDICATEURS CLES DE PERFORMANCES ?
✓ TOP 10 TECHNIQUES EXCEL POUR CONCEVOIR UN TABLEAU DE BORD
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1- TYPES DE TABLEAU
DE BORD
Il est très important de rappeler que nous ne faisons pas un cours exhaustif
sur les tableaux de bord mais nous cherchons à répondre à la problématique
comment commencer son tableau de bord lorsqu’on a aucune expérience.

Si vous faite le test de poser à plusieurs personnes :


« Quels types de tableau de bord connaissez-vous ?  ».
Je suis certain qu’un bon nombre vous répondra :
« Les tableaux de bord financiers, tableau de bord commerciale, tableau de
bord RH, maintenance, paie etc…  »

Attention ! Si vous pensez également que les tableaux citez ci-dessus sont
les différents types de tableau de bord alors détromper vous.

En effet, il existe 03 catégories ou types de Tableau de bord à savoir :


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1-1- Tableau de Bord TACTIQUE

Il s’agit là des tableaux de bord destinés aux employés qui sont


généralement au « front office », en contact permanent avec les clients /
fournisseurs / productions.
Ces tableaux de bord nous permettent de suivre le déroulement des actions
au jour le jour dans une entreprise, un service ou un processus dans le cas
du suivi des projets.
Ils permettent entre autres de surveiller le déroulement d’une activité.

En général, la mise à jour de ce type de tableau de bord s’effectue


quotidiennement pour les entreprises dont le flux d’activité est élevé et
peut se faire chaque semaine pour une activité faible. Autrement dit ce
n’est pas toutes les entreprises ou tous les postes / départements qui
auront besoin d’un tableau de bord tactique.

1-2- Tableau de Bord OPERATIONNEL

Il s’agit ici des tableaux de bord des managers, ceux qui font du « business
analyse », les responsables de département, ceux qui sont là pour piloter
les activités d’un département, ou piloter la gestion des projets dans une
structure.
Leur mise à jour peut se faire de manière hebdomadaire en générale.
C’est dans cette catégorie qu’on retrouve les tableaux de bord cité plus
haut (financier, commerciale, suivi des projets, RH, paie…)
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1-3- Tableau de Bord STRATEGIQUE


Ce type de tableau de bord est essentiellement destiné à l’équipe dirigeante
(la direction) pour piloter l’entreprise dans sa vision globale.

Pour arriver à mettre en place ce type de tableau de bord, il existe des


méthodes tel que la « Balance Scorecard » ; « quality management » qui
permettent de retrouver les indicateurs clés de performances qui traduisent
la vision de l’entreprise.

En effet, il permet à la direction de s’assurer que l’exécutif met en place la


stratégie adoptée et que cette stratégie marche bien ou alors est efficace.

Ce type de tableau de bord permet donc de piloter l’entreprise sur le long


terme alors les données seront résumés et condensés contrairement aux 02
autres types de tableau de bord ou les données sont détaillées et un peu
résumé pour les tableaux opérationnels et très détaillées pour les tableaux
de bord tactique.

Ainsi présenté sous un aspect général les différents types de TDB(Tableau


de Bord), je vous invite cependant à mener des recherches approfondi du
type de TDB qui vous concerne directement et dont vous souhaitez mettre
en place.
Nous avons ainsi répondu à la première question à se poser lorsqu'on veut
mettre en place un TDB qui était celle de savoir quel type de TDB je
souhaite concevoir ?

À présent il est temps de retrouver quels indicateurs clés de performances


pour votre TDB.

Je vais donc par la suite vous donnez une approche pour mener à bien cette
2ᵉ étape capitale dans la conception d'un TDB avant de chuter sur le but de
ce guide à savoir les techniques Excel à maitriser pour le mettre en place en
se servant du tableur MS Excel bien évidement. Autrement dit si vous
utiliser un logiciel autre qu'Excel pour le faire cette dernière étape ne serait
pas forcement en adéquation avec votre mise en place.
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2- INDICATEURS CLES

DE PERFORMANCES
Différence entre donnée, mesure, information et
indicateur

Lorsqu’on veut mettre en place un tableau de bord l’une des étapes


cruciales est la définition des indicateurs.

Ce que j’ai à plusieurs reprises remarquée, c’est le fait qu’il y a souvent une
confusion entre ce qu’on peut appeler une donnée, une mesure, un
indicateur ou encore une information même.

2-1 La Donnée
Voici quelques définitions de donnée :
✓ Le point sur lequel on fonde un raisonnement ;
✓ (Au pluriel) Quantités connues servant à trouver les inconnues ;
✓ Représentation d’une information sous une forme conventionnelle destinée
à faciliter son traitement

Le point commun dans toutes ces définitions est le fait que la donnée sert
toujours un plus grand but : fonder un raisonnement, trouver des inconnues,
faciliter le traitement d’une information.
En effet une donnée toute seule n’est pas bien utile, encore plus dans la
mise en place d’un tableau de bord.
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Dans ce cas on peut dire qu'une donnée est un élément qui nous permet de
définir un indicateur, qui doit être traité.
C’est une information sous sa forme la plus simple. Il s’agit en général d’un
nombre ou d’une valeur.

Exemple : 100.000FCFA pour le Chiffre d'affaire mensuel d'un point de


vente est une donnée.

2-2- Mesure
Les mesures donnent une image un peu plus précise car, elles incorporent
plus de détails.
Il peut s’agir d’une unité de mesure et d’une information qui montre
comment plusieurs données peuvent être reliées entre elles.

70% par exemple : 70 est la donnée et % la mesure.

Il est clair que dire 70% donne bien plus d’information que 70.
De même 70% des 63 clients est encore plus pertinent et surtout montre la
relation entre deux données 70 et 63 On peut donc dire que les mesures
donnent plus de clarté aux données en les mettant en relation et en ajoutant
un contexte entre elle.

2-3- Information
Une information regroupe les mesures et les données dans un niveau
encore
plus pertinent. En fait les informations prennent les mesures et les données
et les mettent dans un contexte qui donne un sens encore mieux
compréhensible.

“70% des 63 clients préfèrent le produit XA” est une information claire
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2-4- Indicateur
Un véritable indicateur est composé de données, de mesure et
d’information.
Il raconte une “histoire” complète. Un indicateur répond à une question
centrale,
ou ne prend un véritable sens que lorsqu’il mesure un objectif concret.
Ainsi un indicateur peut nous aider à prendre de décision stratégique.

Bien souvent un indicateur est représenté par une image.

“Pendant le trimestre passé on a noté que 70  % des 63 clients préfèrent le


produit X et font seulement 25  % de notre chiffre d’affaires pour un
objectif de 40 % du chiffre d’affaires.”

Dans cet exemple, il est clair qu’un tel indicateur nous aidera plus
facilement à prendre de meilleures décisions.

Tel que présenté, il s’agit surtout d’indicateur de levier ici.


Il existe donc des indicateurs de levier et de résultat (Chiffre d’affaires
réalisés ; taux de marge etc…)

QUELQUES INDICATEURS CLES DE PERFORMANCES :

1- Marge d'exploitation
2- Résultat d'Exploitation
3- Charges d'Exploitation
4- Liquidité Immédiate
5- Liquidité Générale
6- Agios sur Découvert
7- Écarts Dettes Fournisseur
8- Écarts Créances Client
9- Dettes Fiscales
10- Retard & Pénalités
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TOP 10 TECHNIQUES EXCEL A MAITRISER


POUR REUISSIR LA CONCEPTION DE SON
TDB

Bien ! Nous voici rendu à la 3ᵉ étape où après avoir défini dans les 02 étapes
précédentes le type de TDB qu'on souhaite mettre en place selon notre
besoin et les différents KPI à calculer et suivre.

Avant de se jeter dans les fonctions et fonctionnalités Excel à maîtriser pour


réussir la présentation visuelle et surtout rendre dynamique notre TDB ; il
est important d'abord de rappeler l'approche ou alors la démarche qu'on va
suivre pour pouvoir réaliser je précise bien tout type de TDB Tactique et
Opérationnel.
Quant aux TDB Stratégiques l'approche ou la démarche pour concevoir ce
modèle de TDB est bien différente de celle que nous allons présenter dans
cette partie. Nous avons cependant évoqué dans la partie TDB Stratégique
les approches à suivre pour retrouver les KPI et concevoir son TDB
Stratégique notamment la « Balance Scorecard » ; « quality management »
qui permettent de retrouver les indicateurs clés de performances qui
traduisent la vision de l’entreprise.

QUELLE APPROCHE POUR CONCEVOIR UN TDB TACTIQUE OU


OPERATIONNEL AVEC EXCEL ?
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LA METHODE DES "3T"

Nous allons simplement définir cette approche et par la suite présenter le


top 10 des techniques Excel pour implémenter cette approche afin de
réussir la conception de tout type de TDB sur le tableur MS Excel.

Je tiens néanmoins à rappeler que c'est une approche plutôt simple, ne vous
prenez surtout pas la tête car la méthode est bien expliqué au format vidéo
surtout avec des cas pratiques professionnels où je filme mon écran étape
par étape pour vous monter comment j'implémente cette approche pour
construire des TDB Commerciales ; des Reportings financier ; des TDB Suivi
de Stocks etc..
Pour en savoir davantage je vous invite simplement à découvrir l'ultime
programme de formation en ligne sur le tableur MS Excel nommé :
EXCEL PRO AKDMY.

Énoncé de l'approche des 3T :

Pour réussir facilement la conception de son TDB sur Excel ; il faut


organiser son travail en 03 étapes qui équivaut à 03 feuilles de calcul Excel
distinctes qui consistera à premièrement collecter les données statiques
(qui ne varient pas dans le temps) et les données dynamiques (qui varient
avec le temps) dans une première feuille de calcul et toujours les mettre
sous forme de Tableau.
Par la suite créer une seconde feuille de calcul où vous analyser et
retrouver tous vos indicateurs clés de performances avec les Tableaux
croisés dynamiques.
Enfin présenter dans une 3ᵉ feuille grâce aux fonctions de recherche en
majorité son Tableau de bord.
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En résumé la méthode des 3T ne recommande simplement de colleter nos


données sous forme de Tableau puis d'utiliser les Tableaux croisés
dynamiques pour effectuer les analyses et enfin présenter notre Tableau.

Elle est aussi simple mais beaucoup pertinent et lorsque vous avez une
maitrise parfaite du top 10 des techniques Excel que je vais vous présenter
maintenant, la mise en pratique de l'approche devient une partie de plaisir.
Je vous invite donc a accordé une grande attention voir approfondir vos
recherches sur les fonctions et fonctionnalités Excel que je vais vous
présenter par la suite.

N'oubliez surtout pas que toutes ces techniques sont clairement expliquée
avec des cas pratiques dans le programme EXCEL PRO AKDMY.

TOP 10 TECHNIQUES EXCEL :


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1. Savoir organiser les feuilles de son classeur Excel par objectif

2. Réussir sa collecte de données avec la mise sous forme de tableau et la validation de données :

-Comment et pourquoi mettre sous-forme de tableau

-Sécuriser la collecter des données avec la validation des données

3. Utilisez les tableaux croisés dynamiques (TCD) au lieu des fonctions

Excel :

-Comparés aux fonctions, la possibilité de faire des erreurs est bien moins grande avec les TCD

-Les TCD peuvent faire plusieurs types de calcul

-LES FILTRES ET TRIS DANS LES TCD SONT TRÈS FLEXIBLES ET


PRATIQUES

4. FAIRE DES GRAPHIQUES PERTINENTS (EN TRIANT TOUJOURS LES


DONNÉES) ET FACILE
(GRÂCE À LA MISE EN FORME CONDITIONNELLE)

5. N'HÉSITEZ PAS À UTILISER LES GRAPHIQUES CROISÉS


DYNAMIQUES
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6. OUBLIEZ LES TABLEAUX DE BORD DES VOITURES FAITES LES


TABLEAUX DE BORD POUR VOTRE ENTREPRISE AVEC DES BULLETS
GRAPH

7. MIEUX VAUT UTILISER LES SEGMENTS POUR FILTRER SON


TABLEAU DE BORD !

8. TOUJOURS GÉRER LES ERREURS AVEC LES FONCTIONS


APPROPRIÉES, SIERREUR DE PRÉFÉRENCE 

9. PARTAGER VOTRE TABLEAU DE BORD EN EXPORTANT SOUS LE


FORMAT PDF
-DÉFINIR CLAIREMENT LA ZONE À EXPORTER

10. RÉUSSIR UNE BONNE PROTECTION DE SON TABLEAU DE BORD


-PROTECTION DE LA FEUILLE RAPPORT
-PROTECTION DE LA FEUILLE DES TABLEAUX CROISÉS DYNAMIQUES.

POUR EN SAVOIR PLUS SUR COMMENT METTRE EN PLACE UN


TABLEAU DE BORD ; COMMENT RETROUVER ET CALCULER LES
INDICATEURS CLÉS DE PERFORMANCES ET ENFIN COMMENT
AVOIR UNE MEILLEURE PRÉSENTATION DE SON VISUEL AVEC
EXCEL. JE VOUS INVITE A CLIQUEZ SUR L'IMAGE CI-DESSOUS
POUR DECOUVRIR LE PROGRAMME :

EXCEL PRO AKDMY


QUI SUIS - JE ?
HN-ExcelShop & Coaching est un label purement en ligne ;
spécialisé dans l’optimisation de la performance à travers la
formation et la mise en place des tableaux de bord. La structure
fournit plusieurs types de services :
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bord sur mesure pour votre entreprise ? Un système professionnel
de reporting ? HN-ExcelShop & Coaching a les compétences pour
vous accompagner dans la mise en place de vos tableaux de bord.
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des tableaux de bord (stratégie, indicateurs de performance,
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HERVE NJOYA / Formateur MS EXCEL / Master en


Finance-Comptabilité
Le Promoteur de l'agence digital