INTRODUCTION

Bras droit presque « invisible », l’assistant(e) de direction joue un rôle essentiel

au sein des entreprises, comme l’a conclu Robert Half, un cabinet international
de recrutement, qui révèle quelques anecdotes croustillantes comme la fois où
Maurice Levy (ex-P.-D.G. de Publicis), évoquant alors son rapport « fusionnel »
avec ses deux « assistantes de choc », avait déclaré à quel point il se sentirait
démuni sans elles : « Il est très rare que je prenne moi-même un rendez-vous.
Ce sont elles qui gèrent, de manière très précise, mon agenda », confia-il un
jour, allant même jusqu’à qualifier Denise, son assistante depuis longtemps, de
« patronne ». Un exemple qui en dit long sur la relation qui peut unir un(e)
assistant(e) à son dirigeant, qu’il/elle décharge de toutes les préoccupations
administratives et qu’il/elle assiste dans tous les aspects de son travail afin
d’atteindre un but ultime : lui faire gagner en temps et en productivité.
Les points clés en somme d’une « fonction support » telle qu’on l’entend à note
époque. Il est bien loin le temps où l’assistante se contentait de trier le courrier
et de commander les fournitures de bureau…
Grâce à son travail en matière de communication et de documentation,
l’assistant(e) joue aussi le rôle d’interface entre son employeur et les divers
interlocuteurs, salariés compris. « Ce n’est pas toujours facile, confie
Frédérique, assistante d’un grand imprimeur français. Le poste impose de rester
neutre et discret, et d’être confronté dans le même temps à des questions parfois
insistantes, auxquelles on ne peut pas répondre, alors qu’on détient pourtant
l’information requise… mais confidentielle ! », explique-t-elle.
Dans la sphère RH, c’est le même topo. « C’est la personne intelligente,
capable de donner un feedback sur l’ambiance et de dire attention, là, ça ne va
pas », renchérissait dernièrement Isabelle Parize, présidente du directoire de
Nocibé.
PARTIE I : SITUER LA FONCTION D’ASSISTANT(E)
I- ROLES ET MISSIONS

Présent(e) au cœur du système de communication et d’organisation de

l’entreprise, l’assistant(e) de direction se doit en effet d’être bien informé(e),
d’une part, et de faire preuve d’initiative, de l’autre.
Véritable bras droit d’un dirigeant ou d’une équipe, il/elle l’assiste au quotidien
et facilite la coordination des activités de l’entreprise, il/elle participe à la
construction d’outils de pilotage et de reporting.
Les activités exercées diffèreront, certes, en fonction du service d’accueil
(Direction Générale, RH, commercial…), mais une bonne capacité d’adaptation,
des facilités d’expression à l’écrit et à l’oral, le discernement et la discrétion
seront, eux, des gages de réussite.
En tant qu’expert(e) administratif(ve), l’assistant (e) de direction décharge le
directeur de toutes les prérogatives bureaucratiques. Le poste d’assistant(e) de
direction apporte un vrai soutien au chef d’entreprise en l’accompagnant
quotidiennement dans son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.
Dans tous les secteurs et types d’organisations, depuis les PME-PMI, en passant
par les institutions publiques et collectivités locales, les associations et les
multinationales, l’assistant(e) de direction joue le rôle d’interface avec tous les
interlocuteurs de son supérieur.
Il /elle effectue les missions courantes d’un(e) secrétaire, à savoir la tenue de son
agenda, le traitement du courrier, la rédaction de comptes-rendus de réunions
auxquels il/elle assiste généralement, la préparation de dossiers et de
présentations, l’organisation de réunions, de déplacements et voyages,
l’archivage de tous ses documents. D’autres missions peuvent lui être confiées
comme la préparation du budget et sa gestion, la recherche de partenariat et de
fournisseurs en premières négociations.
II- ACTIVITES ET COMPETENCE, Savoir travailler avec le
manager et l’équipe

L’assistante de direction joue un rôle clé au sein d’une entreprise. Elle/Il est
finalement le bras droit du dirigeant. Pour cela différentes qualités et
compétences sont nécessaires pour exceller dans ce métier polyvalent.
 1. Les qualités …

Sur tous les fronts, il/elle doit faire preuve de réactivité, d’une grande capacité
d’adaptation, d’esprit d’initiative et de résistance au stress et à la pression.
Souvent bousculé(e) par des priorités qui arrivent à l’improviste, il/elle doit
travailler avec méthode et organisation.
Autre impératif inhérent à ce métier : la discrétion. L’assistant(e) de direction
voit et entend tout ce qui se passe autour de son patron, il/elle est le gardien de
ses secrets, le dirigeant doit pouvoir lui faire une confiance absolue.
D’où les qualités non exhaustives requises suivantes :
- Organisé : L'assistant(e) de direction gère deux emplois du temps : le sien
et celui de son directeur. Il / elle sait hiérarchiser les missions et définir ce
qui est urgent et ce qui ne l'est pas !
- Réactif : Les imprévus, les petits tracas de dernière minute sont monnaie
courante, l'assistant (e) de direction doit être rapide et efficace.
- Discret : L'assistant (e) de direction a connaissance des aspects
confidentiels de certains dossiers, qui ne doivent surtout pas s'ébruiter.

Outre ces habilités, des dispositions intellectuelles sont aussi requises

notamment
- Ouverture d’esprit,
- Bon esprit d’analyse,
- Sens de la réflexion,
- Intelligence des situations,
- Bonne culture générale,
- Capacités rédactionnelles.

2. Les nouvelles compétences recherchées (de nouvelles appellations)

Tous les dirigeants d’entreprise ont besoin d’un(e) assistant (e) de direction, que
ce soit dans les établissements publics ou privés. Bon nombre d’entreprises
recherchent actuellement de nouvelles compétences pour améliorer leur
environnement de travail. Certains dirigeants d’entreprise confient même la
gestion du budget et le reporting d’activité à leur assistant (e) de direction,
également appelée « Office Manager » ou « Attaché (e) de Direction ».
Au-delà de l’accueil et de la gestion du standard, l’assistant (e) de direction
travaille au quotidien en binôme avec un manager.
C’est un véritable soutien, un bras droit d’où de nouvelles appellations pour
designer la même activité, le même métier
A savoir
- Secrétaire de direction trilingue
- Assistant / Assistante de direction bilingue
- Secrétaire de direction
- Assistant / Assistante de direction
- Attaché / Attachée de direction
- Assistant / Assistante de direction trilingue
- Assistant / Assistante de manager
- Secrétaire de direction bilingue
- Office manager

III- ACTIVITES ET COMPETENCES

1. Activités et compétences de base

a- Activités de base

- Accueillir une clientèle

- Filtrer des appels téléphoniques
- Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
- Traiter l'information (Gérer les informations et classer avec méthode :
collecter, classer et mettre à jour)
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe
(décisions, notes etc.)
- Réaliser la gestion administrative du courrier
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu,
note...)
- Réaliser la gestion administrative des contrats
- Organiser des déplacements professionnels
- Préparer et organiser des réunions
- Saisir des documents numériques
b-Compétences de base

- Outils bureautiques
- Gestion administrative
- Normes rédactionnelles
- Sténographie
- Méthode de classement et d'archivage
- Modalités d'accueil
- Techniques de prise de notes
- Techniques de numérisation
- Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau
social d'entreprise, ...)

2. Activités et compétences spécifiques

a-Activités spécifiques
- Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
- Construire un dossier professionnel
- Concevoir un tableau de bord
- Réaliser un suivi d'activité
- Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
- Archiver des documents de référence
- Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
- Organiser des actions de communication
- Réaliser un suivi administratif du personnel
- Organiser la logistique des recrutements et des formations
- Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et
vérifier la conformité des livraisons
- Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
- Coordonner l'activité d'une équipe
b-Compétences spécifiques

- Veille informationnelle
- Veille réglementaire
- Organisation d'évènements
- Droit du travail
- Législation sociale
 - Gestion administrative du personnel

PARTIE II : GERER SES PRIORITES ET RENFORCER SES

COMPETENCES RELATIONNELLES
Cette fonction, qui laisse la possibilité à de nombreux candidats, (bien que ceux-
ci se révèlent très majoritairement être des femmes) est appréciée des
dirigeants – c’est eux qui le disent- autant au rang du savoir-faire que du savoir-
être. Ainsi, les compétences techniques demeurent bien évidemment un b.a.-ba
(secrétariat, suivi administratif, gestion de réunions, de plannings…) de toute
demande, mais des compétences « plus personnelles, voire innées et
instinctives » semblent aussi requises
« Ce qui explique d’ailleurs que nombre de grands dirigeants posent souvent
comme condition pour accepter un nouveau poste, de venir accompagnés de
leur assistante », indique Diane Segalen, fondatrice du cabinet de chasse de
têtes Segalen & Associés.
Ainsi, Les qualités nécessaires pour accomplir ce « métier d’équilibriste » sont
nombreuses. Il ne s’agit donc pas d’êtres exhaustifs, mais de citer quelques
attitudes et aptitudes primordiales qui font l’essence même de cette fonction
aussi difficile qu’exaltante.

I- GERER LE TEMPS ET LES PRIORITES (Cf annexe 1et 2)

1. Gérer son temps

Avoir à jongler entre les différentes tâches qui incombent à un (e) assistant(e)
de direction, elle doit savoir gérer son temps. Cela sous-entend ainsi une
capacité à prioriser et administrer lors d’une urgence. Savoir gérer son temps,
c’est également savoir lorsqu’il est temps de passer à la mission suivante. Une
bonne gestion du temps comprend aussi la ponctualité, notamment en tant que
bras droit de la direction.
La mission de gestion d’agenda suppose une grande habilité dans la gestion du
temps. Entre les différents agendas au sein de l’entreprise, il est important
d’avoir toutes les informations en main concernant les projets de l’entreprise. De
ce fait, l’assistante sait estimer les délais et maintient un agenda fiable et
réalisable.
 2. Savoir s’organiser

En tant que bras droit du dirigeant, l’assistant(e) de direction allège les tâches
administratives et les affaires courantes de l’entreprise. Les compétences
organisationnelles sont ainsi capitales. En cas de surcharge des missions, il ne
faut pas hésiter à en parler à son supérieur afin de déléguer à une secrétaire
administrative par exemple.
Au cœur de la gestion des entreprises, l’assistant (e ) de direction est
constamment en contact avec les différents collaborateurs et clients. De ce fait,
elle est sollicitée régulièrement. Pour éviter de se laisser déborder, une bonne
organisation est essentielle. La mise en place d’un emploi du
temps hebdomadaire est une méthode parmi tant d’autres pour s’organiser
efficacement.
Pour cela rigueur et méthode sont mots d’ordre. Afin d‘optimiser au maximum
son temps, un(e) bon (ne) assistant(e) de direction sait utiliser des outils
informatiques de planning à son avantage (Trello, Google Keeps, Evernote etc).
Aucun détail ne doit échapper à l’assistante afin de réaliser dans les temps vos
diverses missions.
3. Savoir s’adapter

La capacité d’adaptation est une qualité essentielle à ce métier. Qu’un(e)

assistant(e) de direction arrive dans une nouvelle entreprise ou non, cette facilité
d’adaptation est utile au quotidien. Elle l’est d’autant puisqu’un(e) assistant (e)
se place comme un intermédiaire entre la direction et les autres.
La force du métier d’assistante de direction est l’adaptation à chaque type
d’interlocuteurs : salariés, directeur des ressources humaines, fournisseurs ou
clients. L’assistante de direction s’accommode, en fonction de la situation, son
discours.
Par ailleurs, de nouvelles missions sont ajoutés au fur et à mesure et selon les
différents projets en cours. L’adaptation est une qualité précieuse afin de ne pas
se laisser surprendre par l’ajout d’une nouvelle tâche ou par une urgence.
 II- RENFORCER SON AISANCE RELATIONNELLE ET ÊTRE
UNE BONNE COMMUNICANTE

1. Qualités personnelles et Aisance relationnelle

Bras droit du chef d’entreprise, l’assistant (e) de direction doit avoir des qualités
personnelles et professionnelles spécifiques ainsi que de nombreuse
compétences métiers dans son sac.
La dimension relations humaines est capitale. L’assistant (e) forme un véritable
tandem avec son responsable et se trouve être la première image de son
supérieur avec l’extérieur et les autres services. De ce fait, il /elle doit avoir une
bonne présentation, une grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie
ainsi qu’une excellente expression orale et écrite.
L’Assistante de Direction est bien souvent la courroie de communication de son
ou de ses supérieurs. A ce titre elle doit pouvoir s’adresser à tous niveaux
d’interlocuteurs, trouver le bon moment et le bon ton pour le faire. Elle doit
savoir tisser des liens et les entretenir, notamment mais pas exclusivement, avec
ses pairs, c’est-à-dire les Assistantes des personnes avec lesquelles son Directeur
est amené à échanger, en interne comme en externe. Grace à ce réseau précieux,
elle pourra obtenir davantage d’informations et ce plus rapidement.
2. Maitrise des Techniques de gestion des relations humaines en milieu
professionnel

Les qualités de communicante de l’assistante de direction passent par la maitrise

des techniques de gestion des relations humaines en milieu professionnel. Elle
doit pouvoir développer un contexte relationnel efficace en utilisant des outils
tels que :
 L’assertivité,
En quoi l’assertivité est particulièrement importante pour le métier
d’Assistant(e) ?
Le métier d’assistante s’est enrichi au fil du temps, et l’assistante est passée
d’exécutante à « partie prenante », jouant souvent un rôle de premier plan.
Aussi, pour remplir ces nouvelles missions, elle devra savoir se
démarquer, émerger, s’imposer, mais aussi fédérer. Autant d’habiletés
incontournables pour ceux ou celles qui veulent exister et évoluer au sein de leur
entreprise. L’assertivité incarne une mosaïque de savoir-être et traduit ni plus ni
moins une communication de confiance en soi. Ce mot est un néologisme issu
du verbe anglais « to assert » qui signifie s’affirmer.
Cette affirmation de soi permet d’apporter des réponses justes face aux
différentes situations rencontrées tout au long de son cursus professionnel,
comme :
- Savoir faire une demande, sans hésitation et surtout en étant capable
d’essuyer un refus, en se préparant à convaincre et en choisissant les bons
mots.
- Savoir refuser en osant dire non avec tact et pertinence, oser s’opposer et
poser ses limites, mais aussi oser exprimer sa différence, ses désaccords
sans culpabilité, avec diplomatie et courtoisie. C’est aussi oser faire
entendre sa voix avec conviction.
- Savoir formuler une critique ou savoir y répondre en gardant son calme
et en canalisant ses états d’âme, en se gardant de l’émotivité et des
emballements mais aussi en restant sur un terrain factuel
- Savoir gérer les conflits et négocier sur la base d’intérêts partagés dans
une logique gagnant-gagnant.

 L’écoute active (Être à l’écoute)

Afin d’être un(e) remarquable communicante, l’assistante de direction sait être à
l’écoute de ses destinataires. Être à l’écoute, c’est apprendre et comprendre les
informations, les attentes et les besoins délivrés par les interlocuteurs.
Poser des questions ne fait pas peur à une assistante afin de saisir toutes les
données qu’on lui expose.
Grâce à sa capacité d’écoute, l’assistante de direction sait anticiper les attentes et
les demandes de son manager. Une solide collaboration se crée alors. Être à
l’écoute apporte un ajustement constant des pratiques de coopération entre le
dirigeant et l’assistante. De ce fait, la productivité et l’efficacité professionnelle
est assurée grâce à ce feedback régulier.
 La négociation,
Le métier d’assistant (e) de direction ne peut se concevoir sans un sens du
service développé. C’est une fonction de coulisse, où loin des projecteurs, elle
doit avoir tout prévu, tout anticipé.
Généralement au fait d’informations sensibles, elle doit conserver une grande
discrétion et trouver l’équilibre délicat entre se montrer agréable avec tout le
monde et ne rien divulguer. Alors qu’elle est très sollicitée, cette posture
demande, outre loyauté et droiture morale, quelques sacrifices comme par
exemple ne pas partager systématiquement ses déjeuners avec les autres à la
cantine !
Diplomate, elle doit également avec habileté et adresse savoir positionner le
curseur pour s’affirmer sans s’imposer et obtenir les informations dont elle a
besoin pour développer ses contacts et faire aboutir ses dossiers.
Autorité naturelle alliée à une indispensable souplesse. Cela ne se fera pas sans
une certaine autorité naturelle, une autorité de compétences qui exclut
l’autoritarisme.
L’Assistante représente son Dirigeant et doit être au niveau de cette
représentation, savoir relancer, refuser, voire exiger pour in fine obtenir ce dont
son Dirigeant a besoin. Une main de fer dans un gant de velours en somme !
 La gestion du stress au travail
Sang-froid, adaptabilité et capacité à trouver rapidement des solutions. Aucune
journée ne se ressemble et lorsqu’une Assistante arrive à son poste de travail le
matin avec sa « to do list », elle ne sait pas ce qui l’attend !
Il y a toujours plus urgent que l’urgent et dans ces cas de tension, où il faut
défaire ce que l’on a mis tant de temps à mettre en place avec une grand minutie,
il ne faut pas paniquer. Le sang-froid est effectivement une qualité essentielle.
Parallèlement il faut être prompt à trouver des solutions en s’adaptant aux
contraintes, aux personnalités et aux objectifs. La débrouillardise et la créativité
feront le reste
3. Maitrise des Techniques de communication et d’accueil (cf. annexe 3et 4)

Vous n’aurez jamais l’occasion de faire deux fois une bonne première
impression ! Pour cela, établissez d’emblée les conditions d’un premier contact
réussi. Ce premier contact ne se réduit pas à l’instant où votre client passe la
porte de votre établissement ou de votre véhicule. S’il est attentif à l’esthétique,
à la convivialité, au confort et à la propreté du lieu, votre client est tout autant
sensible à votre attitude et à votre capacité relationnelle, durant toutes les étapes
de votre première rencontre. Reflet de votre professionnalisme, ce premier
contact va donner envie à vos clients de connaître vos produits et services et
surtout de revenir !
Au cœur de la communication interne et externe de l’entreprise, l’assistant(e) de
direction se doit d’être une excellente communicante. Ses principales qualités
de communication sont l’expression et la compréhension.
Elle/il doit avoir une aisance écrite et orale. Elle /il est par conséquent tenu de
maitriser tous les types de documents professionnels.
Un message délicat à faire passer auprès d’un client ? Une bonne assistante de
direction accomplit cette mission sans entacher la relation client. Cette parfaite
expression est également nécessaire pour l’image de l’entreprise. Tout comme
n’importe quel salarié, la secrétaire représente l’entreprise. Le poste d’assistante
de direction a d’autant plus d’importance puisqu’elle est considérée comme le
lien direct avec le dirigeant.
Elle doit également comprendre au mieux ses interlocuteurs. En effet, en tant
qu’intermédiaire, l’assistant doit savoir relayer les informations qu’on lui confie.
A la fois dans ses missions de rédaction mais aussi d’organisation afin de
répondre parfaitement aux attentes de son supérieur.
Généralement il est demandé à une assistante d’être bilingue, voire trilingue. La
maîtrise des langues étrangères est importante notamment dans la relation client
pour les entreprises au rayonnement international.
En somme l’assistant (e) de direction doit être capable :
- De déterminer les enjeux de la communication interne et externe ;
- D’appréhender les principaux canaux de communication (réseaux sociaux,
presse …) ;
- D’utiliser des techniques spécifiques pour atteindre les objectifs de la
communication de masse et/ou interpersonnelle (convaincre, argumenter,
informer, faire agir) ;
- D’organiser l’accueil (y compris téléphonique) de manière appropriée ;

PARTIE III : LA MAITRISE DES OUTILS DE TRAVAIL DE

l’ASSISTANT(E) DE DIRECTION
L’assistant(e) de direction doit maîtriser tous les supports de communication et
bureautique : téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails. Des
qualités de rédaction s’avèrent également importantes dans ce poste. Comme le
courrier ou les documents à rédiger peuvent être aussi bien en français qu’en
anglais, la maîtrise aussi bien du français écrit que de l’anglais écrit et oral
s’avère indispensable.

I- METHODES DE TRAVAIL APPLIQUEES A LA GESTION

D'UN SECRETARIAT EN RESPECTANT LES CONTRAINTES
(COUTS, ESPACE, SUPPORTS, DELAIS …), (CF : ANNEXE 5)

Les interventions d’un secrétariat sont variées. Mais les principales tâches
qui font partie de l’expertise de l’assistante se résume en sa capacité
 d’appliquer les techniques de gestion :

 de l’agenda,
 du carnet d’adresses,
 de réunions,
 de déplacements et séjours,
 d’échanges d’informations sur le réseau,
 documentaire et d’archivage en tenant compte :

o du type de support,
o des critères d’accessibilité ou de confidentialité,
o du caractère du document (factures, contrats …) ;
 d’une messagerie (récupérer/envoyer des mémos, des
notes de service, des lettres-circulaires …) ;
 de planifier et de coordonner la distribution des tâches ;
 d’appliquer des techniques de gestion du temps.
 à maîtriser les écrits professionnels (cf. annexe 6)

II- LA MAITRISE DES OUTILS BUREAUTIQUES ET

D’INTERNET

Autonome et force de proposition, l’assistant(e) de direction doit maîtriser les

outils bureautiques, informatiques et collaboratifs.
Par ailleurs, si les NTIC simplifient énormément la vie des Assistantes, elles
amènent aussi leur lot de désagréments. Les informations qui arrivent
quotidiennement sont toujours plus nombreuses et appellent un traitement de
plus en plus rapide. Pour répondre au défi, il faut avoir un œil avisé, une bonne
connaissance des dossiers en cours et des priorités comme de réelles facultés de
synthèse.

Aujourd’hui, de nouveaux métiers sont apparus, comme ceux de community

manager ou responsable éditoriale web. Pour certaines entreprises, ces postes ne
sont pas encore créés et une partie des tâches incombent désormais aux
assistantes de direction.
En fonction de l’entreprise, la communication internet et/ou externe fait partie
des missions des assistants de direction. Par exemple pour communiquer,
l’assistant de direction aura à intégrer les règles de la communication digitale. Il
devra se familiariser avec l’usage des différents outils censés faciliter les flux
informationnels, censés également favoriser le travail collaboratif.

Le plus important aujourd’hui est de produire des contenus pertinents après

avoir recherché, synthétisé l’information et les diffuser sur les outils et médias
adaptés. Internet, intranet, les blogs et les newsletters sont aujourd’hui plus que
jamais des vecteurs incontournables de la communication et de l’information,
qui demandent des connaissances spécifiques des codes du digital.

1. Être à la pointe des outils informatiques

Une maîtrise complète de la suite Office est indispensable aux métiers

d’assistant(e) direction
- Word est utilisé pour le traitement de texte,
- Excel est un tableur,
- Outlook permet de gérer le courriel, les tâches, le carnet d’adresses et le
calendrier,
- PowerPoint aide à la mise en forme vos présentations,

Les entreprises et administrations recherchent désormais des profils 2.0, avec

des compétences organisationnelles, rédactionnelles et relationnelles poussées.
Les missions de l’assistante de direction sont impactées par le numérique, qu’il
s’agisse de :
 - Communiquer : partager des informations en externe mais également en
interne au sein de l’entreprise ;
- Rédiger ou fournir des contenus spécifiques pour un blog ou un réseau
social ;
- Archiver des données ;
- Rechercher de l’information ;
- Collaborer à l’élaboration de la charte d’usage et des outils digitaux de
l’entreprise ;
- Gérer la veille autour de l’e-reputation de l’entreprise ;
- Etc.

2. Quels sont les enjeux de l’assistante de direction ? l’ère de l’assistante 2.0

Les assistantes de direction ou secrétaires de direction n’ignorent plus la

numérisation des entreprises et sont de plus en plus vigilantes sur la qualité des
documents numériques produits et diffusés par leurs entreprises.

Plus que des qualités, l’assistante de direction devra faire preuve d’un état
d’esprit particulier, capable de conditionner la mise en mouvement d’un
service :

 Un état d’esprit agile : Devant de tels changements et face à une telle

complexité, l’assistante de direction nouvelle génération déploiera des
fonctions adaptatives hors du commun et une polyvalence lui permettant
d’évoluer de façon transversale.
 Une pro-activité accrue : La réactivité ne suffit plus à l’ère du digital.
L’assistante de direction devra toujours avoir un coup d’avance pour être
en capacité d’alerter et faciliter le travail de son manager.
 Une organisation « pile à l’heure » : A l’heure de la révolution numérique,
tout s’accélère. C’est pourquoi la ressources « temps » est plus que jamais
un bien précieux. L’organisation prime dans le quotidien d’une assistante
2.0 qui doit savoir différencier l’essentiel de l’accessoire.

3. Quels outils des TIC adaptés au métier de l’assistante de direction

a- Des instruments collaboratifs

« Avec l’avènement du digital, les employeurs exigent de plus en plus des
assistants de direction qu’ils soient à l’aise avec les outils collaboratifs et les
réseaux sociaux d’entreprise », note Aurélia Defoug, directrice associée chez
Officeteam. La gamme de ces groupware est large : elle va des agendas partagés
aux messageries instantanées, en passant par les plateformes de partage de
documents en ligne telles Dropbox, Google Drive, SkyDrive ou encore Oodrive,
liste non exhaustive.

Pia Martin, manager de l’offre métiers du secrétariat et assistantes au sein de

l’organisme de formation Cegos, confirme : « selon un de nos récents
sondages, 80 % des assistants de direction disent utiliser des outils tels que
l’Intranet et Sharepoint. Ce dernier est devenu un outil essentiel. » Parce
qu’ils permettent de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité des
collaborateurs, impossible d’y échapper : ils sont dans toutes les sociétés.
"Certains assistants qui œuvrent au sein de petites structures peuvent
compter, parmi leurs attributions, l’élaboration et la mise à jour de l’outil de
communication interne de l’entreprise."

b- Des outils de conf call

Parce que certaines entreprises ont des filiales ou des clients à l’étranger, les
assistants doivent pouvoir organiser des réunions téléphoniques. Que ce soit en
passant par un opérateur téléphonique spécialisé dans les audioconférences ou
par des services numériques comme Skype, Gruveo ou Slack, Zoom, Google
team …, ils doivent pouvoir déterminer l’outil le mieux adapté en fonction
des moyens techniques de l’entreprise, du nombre de participants, et des
objectifs de l’appel.
 CONCLUSION

Les assistant(es) de direction sont indispensables mais on ne doit pas trop les
voir. Elles s’appuient sur les nouvelles technologies mais, justement, leur valeur
ajoutée est ailleurs, dans une diplomatie, un sens de l’organisation.
Pour les recruter, on demande à une de retrouver, en un minimum de temps,
trois camarades de promotion, que son futur patron potentiel a perdus de vue.
Alors, le diplôme, voire l’expérience, comptent moins qu’un savoir-être ?
Une main de fer dans un gant de velours
Ce qu’il faut retenir des assistant (es) de direction c’est que ces professionnelles
discrètes sont de fortes personnalités. On est loin de la simple secrétaire qui
subirait tous les caprices du chef. Souvent, elles défendent l’entreprise, encore
plus que son chef. Elles savent très bien tracer une frontière entre vie
professionnelle et vie privée.
La plupart d’entre elles ont des considérations éthiques fortes. Elles indiquent
que, dans des cas limites, elles ne laisseraient rien passer. À les entendre, on a
l’impression qu’elles peuvent retrouver facilement un autre patron ou une autre
patronne, alors que ces derniers auraient du mal à les remplacer.
Alors, beaucoup d’autonomie et d’assurance, sous des dehors feutrés ?
Certainement. D’ailleurs, les bons patrons et les bonnes patronnes encouragent
cela. « Dites-le-moi, si vous voyez que je commets des erreurs » : voilà la
consigne essentielle donnée à leurs assistantes de direction.