Détail de la formation Secrétaire Assistant(e)

Rome: M1607
Formacode : 35054

Durée moyenne de la formation :

6 mois soit 875 heures

Formation CQP préparant au Titre professionnel :

" Secretaire-Assistant(e) "
(Titre professionnel délivré par le ministère chargé de l’emploi.Certification de niv. IV)

Compétences Requises :

Niveau de classe de 1re/terminale ou équivalent.

Dossier de candidature, évaluations, entretien.
Capacités d'adaptation et d'organisation, goût pour le travail soigné, facilité
d'expression écrite et orale (bonne maîtrise de la langue française), réactivité, sens
de l'initiative, capacités relationnelles.

Programme de la formation

Prise en main de l'ordinateur, maîtrise des systèmes (PC)

Reprise de l’orthographe, des calculs fondamentaux
Expression écrite, rédaction de documents d’entreprise
La connaissance de la frappe clavier et la prise de notes
Le métier de secrétaire avec le traitement de texte (Word et Publisher)
Le métier de secrétaire avec le tableur (Excel)
Le métier de secrétaire avec les aides visuelles (PowerPoint)
Le métier de secrétaire et le travail collaboratif (Outlook)
La secrétaire et les recherches sur internet
Connaissance de l’entreprise
Classement et traitement du courrier
L’accueil physique et téléphonique
Le suivi commercial
La gestion du temps et la gestion du stress
L’organisation d’un service et mieux travailler avec son manager.
Stage en entreprise

Le métier de Secrétaire Assistant(e)

La fonction de secrétaire assistant(e) comprend essentiellement la prise en charge des

travaux administratifs et logistiques d'un ou de plusieurs service dans tous les types
d’entreprises, les administrations, les associations, et souvent, la coordination et
l’organisation du travail, la circulation de l'information, ainsi que l'accueil téléphonique. De
ce fait, elle demande organisation et anticipation, compréhension rapide des demandes et
réactivité, ainsi que de vraies capacités relationnelles, ainsi que la maîtrise des outils de
communication informatique et de bureautique.

Dans une grande entreprise, le poste est souvent spécialisé selon les services. Dans une
petite entreprise, en revanche, la (le) secrétaire assistant(e), souvent unique, est
polyvalent(e) et doit savoir travailler en équipe.

La formation se compose de 5 modules, complétés par une période en entreprise.

Module 1. Produire des documents professionnels courants à l'aide de la bureautique :

production de documents professionnels courants à l'aide de logiciels : traitement de texte,
présentation assistée par ordinateur (diaporamas) et tableur (5 semaines).

Module 2. Assurer la communication écrite et orale des informations : organisation de son

activité et acquisition des méthodes de travail - recherche et communication d'informations
- organisation de la traçabilité et de la conservation des informations - prise de notes -
rédaction d'écrits professionnels - accueil, orientation d'un visiteur et traitement des appels
téléphoniques (4 semaines).

Module 3. Assister une équipe dans l'organisation de ses activités : planification des activités
d'une équipe - organisation des réunions et des déplacements - participation à l'élaboration
d'un budget (3 semaines).

Module 4. Assurer l'administration des achats et des ventes : traitement des opérations
administratives des achats et des ventes - gestion de l'interface entre l'entreprise et ses
interlocuteurs, et traitement des problèmes courants - conception et actualisation des
tableaux de suivi de l'activité commerciale (5 semaines).

Module 5. Assurer l'administration du personnel : gestion du suivi administratif courant du

personnel - conception et actualisation des tableaux de suivi ressources humaines (3
semaines).

Période en entreprise (4 semaines).

Session de validation (1 semaine).

 Secrétaire-Assistant(e)
Niveau IV

« Bureautique initiation » 5 jours : MODULE 1

Abordé Non abordé

Rappels Windows :
o L’interface
o Les raccourcis
o la gestion des fichiers et des dossiers
o Le panneau de configuration (savoir définir une imprimante)
Word :
o L’interface (selon le niveau du groupe)
o La mise en forme des caractères et des paragraphes
o La mise en page simple (marge, saut de page et
numérotation, en-tête et pied de page)
o Les tableaux simples
Excel :
o L’interface : les feuilles, le classeur, les barres d’outils
o Les cellules et leurs différents formats (nombre, date, texte
etc…)
o La mise en forme des cellules
o Les formules simples (+, -, *, /) et la priorité opératoire
o Les fonctions simples (somme, moyenne, nb, nbval etc…)
o La recopie de formules (références relatives et absolues)
o Les graphiques simples
o La mise en page (marges, orientation, ajustement…)
« Organisation du travail » : 2 jours : MODULE 2

Abordé Non abordé

Gestion du temps
o Faire le diagnostic de sa gestion du temps
o Mettre le temps au service de ses priorités
Gestion des priorités
o Fixer des objectifs
o Identifier les priorités
o Planifier
o Déléguer
o L’ergonomie
o Les voleurs de temps
o Vaincre la procrastination
o Les repos
Gestion des plannings
o Logiciels existants
o Méthode
Prise de rv
Mises en situation / Exemples

« Accueil physique et téléphonique » : LA BASE : 5 jours : module 2

Abordé Non abordé

Repérer les conditions d’un accueil réussi

Savoir accueillir au téléphone
o Communiquer efficacement à chaque étape
o Gérer la relation téléphonique entrante et sortante
Savoir accueillir en face à face
o Etre attentif aux comportements non verbaux
o Traiter la demande
Faire face à des situations délicates
« Réunions - Déplacements » : 5 jours : module 3

Abordé Non abordé

Organiser un déplacement :
o Préparation en amont
o Organiser un voyage d’affaires
o Fiches récapitulatives

Mises en situation :
o TP1
o TP2

Organiser une réunion :

o Définition
o Organisation
o Animation d’une réunion
o Compte rendu d’une réunion

La prise de notes :
o Définition / explications
o 2 méthodes
o Mise en page
o Ecoute active

Mises en situation :
o TP1
o TP2

Exercices mémoire
BUREAUTIQUE : « Outlook » : 3 jours : MODULE 1
Abordé Non abordé

L’interface
Paramétrer les options d'Outlook pour gagner du temps.
Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban,
les affichages, les favoris.
Adapter Outlook à son activité : définir des champs, des
catégories, des indicateurs.
Traiter les mails, organiser le classement et l'archivage
L’envoi de mails : les destinataires, le suivi, la signature
automatique…
Exploiter les indicateurs de suivi, les conversations et outils
de recherche.
Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement
ses mails.
Gérer ses mails pendant son absence.
Filtrer le courrier indésirable (Spam).
Maîtriser la gestion de pièces jointes et les liens
Compresser pour optimiser (zip).
Protéger ses fichiers (format pdf).
Adresser des liens hypertextes.
Gérer son carnet d'adresses
Créer ses propres contacts et listes de distribution.
Regrouper ses contacts par catégorie.
Opérer un publipostage.
Planifier, organiser et prioriser ses activités
Créer des rendez-vous ou évènements ponctuels.
Planifier les éléments périodiques.
Attribuer des couleurs pour visualiser la répartition de vos
activités.
Transformer un mail en tâche ou en rendez-vous.
Organiser et suivre ses tâches.
Intégrer des rappels automatiques.
Créer des "pense-bêtes" : les notes.
Organiser le travail collaboratif
Partager des agendas, des contacts.
Définir les autorisations d'accès.
Organiser des réunions.
Déléguer et suivre des tâches.
« Candidatures et Entretiens » : 5 jours : MODULE 5
Abordé Non abordé

Retour sur les cv et lettres de motivation modifiés

Les candidatures :
o Analyse d’une offre d’emploi
o Suivi des candidatures
o L’envoi et le suivi des candidatures
o Internet et la recherche d’emploi
o Les candidatures spontanées
o Sites de recherche d’emploi
Les entretiens d’embauche :
o La préparation aux entretiens
o Les modalités d’un entretien
o Les questions à se poser pour se préparer
o Questions fréquemment posées en entretien
Mise en situation

« Bureautique – Fonctions avancées» : 5 jours : MODULE 1

Abordé Non abordé

Word :
o Les tableaux complexes
o Le publipostage (avec données dans Word et dans Excel)
o Insertion d’objets (images, tableaux Excel….)
o Les documents longs (styles, tables des matières…)
o Les mises en pages élaborées : les sauts de sections

Excel :
Les formules et fonctions complexes
Les liaisons (entre feuilles et entre classeurs)
Les bases de données (tris, filtres…)
Les tableaux croisés dynamiques
Les graphiques dynamiques
« Ecrits professionnels» : 5 jours : MODULE 2

Abordé Non abordé

Communication écrite : les règles de base :

o Les 10 règles d’or d’un courrier lisible
o La construction d’une lettre
o La rédaction d’un mail
o Formules de politesse
Rappel des règles principales de grammaire et orthographe :
o La ponctuation
o Les majuscules
o Les homophones
o Les nombres
o Les noms composés
o Les accords du participe passé
o Exercices
Différents types d’écrits :
o La lettre administrative
o La note
o La convocation
o Le bordereau
o Le compte rendu
o Le rapport
o Le procès verbal
Mises en situation

« Relations Fournisseurs » : 5 jours : module 4

Abordé Non abordé

Les étapes et outils pour sélectionner son prestataire

Les acteurs et leurs responsabilités respectives.
La prise en compte du besoin.

Phase 1 : le cadrage
la rédaction du cahier des charges,
l’organisation de l’appel d’offres.

Phase 2 : la consultation
quels prestataires mettre en concurrence et comment ?

Phase 3 : la sélection
établir les critères de choix du prestataire et leur pondération.

Phase 4 : la contractualisation
définir les livrables,
 inclure et négocier des clauses spécifiques.

Le pilotage contractuel : suivre le contrat.

Le pilotage budgétaire : anticiper, suivre et valider.

Le pilotage des délais : mesurer l’avancement.

Le pilotage qualité : évaluer la conformité.

Le pilotage des risques : définir et suivre les risques.

BUREAUTIQUE : « Power Point » 3 jours : module 1

Abordé Non abordé

L’interface
Les différents types de diapositives
Les objets : création, mise en forme, modification…
Le masque des diapositives
Les différents types de documents et d’impression
Les effets d’animation
Les diaporamas
Exercices

« Le Classement » : 3 jours : module 4

Abordé Non abordé

Vous avez des difficultés à retrouver vos documents ?

Informations : des mots pour les trouver et les retrouver
Dossier classement
Idées d’organisation
Règles de classement AFNOR
Organisation du bureau / Fiches
Quizz
Classement selon les documents
Délai de conservation des archives
diaporamas
Exercices
« Communication» : 3 jours : MODULE 2
Abordé Non abordé

Communication verbale
Communication non verbale
Prise de parole en public
Animation de réunion
Ecoute active
Comportements assertifs
Gestion de conflits
Mises en situation / Exemples

« Les outils de pilotage » : 10 jours : MODULE 3

Abordé Non abordé

Pilotage des activités

o Les indicateurs : Quand ? Pourquoi ?
o Les différents outils de pilotage
o Les tableaux de bord (pourcentage, marge brute, écarts,
parts de marché…)

Pilotage commercial
o Les budgets, charges fixes et variables.
o Les indicateurs : Quand ? Pourquoi ?
o Réalisation d’un budget de fonctionnement.

Pilotage de trésorerie.
o Encaissements/décaissements.
o Mise en pratique : budget prévisionnel de trésorerie

Pilotage RH
o Définition
o Les indicateurs : Quand ? Pourquoi ?
o La masse salariale : analyse et mise en pratique
o Turn-over, absentéisme. Mise en pratique
o La formation : analyse des besoins. Mise en pratique
« Prévenir et gérer les impayés » : 5 jours : MODULE 4
Abordé Non abordé

S’assurer de la solvabilité du client en collectant les

informations relatives à sa situation financière.

■ Suivre les encours de règlement et les paiements (en cas de

crédit).
■ Effectuer des relances téléphoniques en s’exprimant de façon
claire et factuelle
■ Rédiger des lettres de relance personnalisées
■ Savoir déclencher une demande d’encours auprès des
organismes d’assurance crédit ou d’affacturage.
■ Pour tout impayé, analyser l’historique du dossier client,
effectuer une relance par téléphone ou par
courrier
■ Rechercher une solution avec le client dans un intérêt mutuel.
■ Transférer le dossier au service contentieux (en cas de non
paiement).
■ Connaître les procédures juridiques de recouvrement
■ Communiquer avec les différents services concernés

« Les clients au téléphone » : 5 jours : MODULE 4

Abordé Non abordé

1 Un accueil convivial : la clé de votre réussite :

Le téléphone sonne : à vous de jouer
Compétence professionnelle : le conseil avant tout
A garder systématiquement à portée de la main
2 Répondre aux demandes courantes
Les demandes d’information
Les Prix par téléphone : prudence
Petites commandes : gonflez-les
L’appel inattendu
3 La meilleure façon de s’exprimer
Parlez « Positif »
Comment faire patienter le client
Travaillez votre voix
4 Prospecter et vendre par téléphone
Avantages du télémarketing
Les domaines d’application de la télévente
Marketing téléphonique : quelles sont les offres adaptées
Quels sont vos objectifs de vente
5 Le guide d’entretien
Un déroulement en 6 étapes
Ouverture de l’entretien : choisissez votre accroche
Schéma ou Check-list, quelle présentation choisir
Exemples de guides d’entretien
 6 Avant de contacter le client
Quel est votre objectif
Horaires d’appel : quel est le bon moment ?
Êtes-vous suffisamment motivé ?
De l’ordre avant tout
7 Le déroulement de l’entretien
Franchir le barrage de la Secrétaire
Les 7 étapes nécessaires et indispensables
Comment argumenter
8 Répondre aux objections
Répondre aux 15 objections courantes
9 Après l’entretien téléphonique, le suivi
Exploitez à fond l’appel
Les rappels de paiement
En cas de réclamation
Comment mener vos enquêtes de satisfaction
Préparation de l’enquête téléphonique

« ASSURER L’ADMINISTRATION DES ACHATS ET VENTES » : 5 jours :

MODULE 4
Abordé Non abordé

Établir les devis

Vérifier et enregistrer les commandes
Établir et éditer les bons de livraison, les factures, les avoirs et
les relevés
Enregistrer les règlements
Classer les documents commerciaux (sous forme papier ou
numérique)
Actualiser les fichiers.
Transmettre les documents et informations aux différents
services (comptabilité, service expéditions,
clients, force de vente)
Utiliser des logiciels de gestion commerciale et bureautiques
S’assurer de la solvabilité du client en collectant les
informations relatives à sa situation financière.
Suivre les encours de règlement et les paiements (en cas de
crédit).
Effectuer des relances téléphoniques en s’exprimant de façon
claire et factuelle
Rédiger des lettres de relance personnalisées
Savoir déclencher une demande d’encours auprès des
organismes d’assurance crédit ou d’affacturage.
Pour tout impayé, analyser l’historique du dossier client,
effectuer une relance par téléphone ou par
courrier
Rechercher une solution avec le client dans un intérêt mutuel.
Transférer le dossier au service contentieux (en cas de non
paiement).
Connaître les procédures juridiques de recouvrement
 Communiquer avec les différents services concernés

Bureautique « prise de note : ONE NOTE » : 2 JOURS : MODULE 1

Abordé Non abordé

Vue d’ensemble des possibilités offertes

Fenêtre et commandes
Organisation des notes
Description de la fenêtre
Commandes
Organisation du stockage des notes (dossiers, sections,
pages, sous-pages…)
Gestion de l’écran et saisie de notes manuscrites
Insertion d’images, de textes et d’autres informations
provenant d’un site Web
Ordonnancement et mise en forme des notes
Utilisation des notes dans d’autres tâches, projects ou
réunions
Echanges avec Microsoft Word, Microsoft Outlook ou
Microsoft PowerPoint
Envoi de notes par courrier électronique

« Le traitement du courrier » 2 JOURS : MODULE 4

Abordé Non abordé

- Tri et datage du courrier

- Enregistrement dans un cahier
- Dispatching
- Logiciel libre OpenCOURRIER

« PRISE DE NOTES : méthode MERAS » MODULE 2 : 5 jours

Abordé Non abordé

Les principes généraux

Règles à suivre
Trucs et astuces

L’écriture des consonnes et des syllabes terminales

Les abrévations basiques
Les abréviations mathématiques, scientifiques et dérivés
Exercices

L’écriture des voyelles, des chiffres, des jours, des mois et des
points cardinaux
Les voyelles
La semi-voyelle Y
Les abréviations générales
Exercices

L’écriture des voyelles nasales

Les abréviations générales
Exercices

L’écriture du son « MAN »

Abréviations commerciales
Exercices

L’écriture du hiatus (simple et nasal)

Abréviations commerciales
Exercices

L’écriture des consonnes consécutives

Abréviations commerciales
Exercices

L’écriture des syllabes consécutives R et L

Abréviation des formules de politesse et courriers d’entreprise
Exercice

L’écriture des polysyllabiques

Abréviations générales
Exercices
Synthèse et Entraînement

MERAS et les autres techniques

Le style télégraphique
Les tableaux synoptiques
La méthode systémique
Les méthodes normées
(Aperçu rapide de ses autres méthodes)

BUREAUTIQUE : INTERNET : La veille : 5 jours : MODULE 1

Abordé Non abordé

1 Enjeux et principes de la veille

Veille et intelligence économique.
Connaître les concepts d'un système de veille sur Internet
: veille concurrentielle ; stratégique ; commerciale.
Mesurer la valeur de l'information.

2 Utiliser les outils de recherche

Définir le type de recherche.
Identifier et sélectionner des sources utiles.
Maîtriser les outils de recherche (annuaires, moteurs,
 méta moteurs).

3 Identifier les différentes sources de veille

Les sites institutionnels, les sites non officiels, les blogs et
les pages perso.
Les forums, les listes de discussions, la presse en ligne.
Les bases de données.
Le Web "invisible".
Les réseaux sociaux.

4 Acquérir une méthode de veille

Définir les objectifs de veille et les requêtes.
Repérer les sources d'informations formelles et
informelles du Web.
Mettre en place un processus de veille.

5 Comparer les différents outils pour organiser sa veille

Les navigateurs.
Les agents intelligents.
Les agents d'alertes.
Les flux RSS.

6 Exercer une veille sur les médias sociaux

Suivre les conversations sur les médias sociaux (facebook,
twitter, linkedin, youtube…).
Mesurer et évaluer les tendances.
Identifier les influenceurs, les promoteurs, les
détracteurs.
Les outils de veille sur les médias sociaux (gratuits et
payants).

Bureautique : « ELABORATION D’UN BUDGET SUR EXCEL et calculs

commerçiaux de base » : 2 jours : MODULE 1
Abordé Non abordé

La base des calculs commerçiaux

Pourcentage et calculs commerçiaux
La marge commerciale
Etablir un budget sur Excel

« Gestion du personnel » : les bases : 4 JOURS : module 5

Abordé Non abordé

Les congés payés

La médecine du travail
La formation
La médecine du travail
« Introduction AU DROIT DU TRAVAIL : 6 JOURS : MODULE 5
Abordé Non abordé

Jour 1 : la définition du droit du travail, les sources du droit

du travail, le dialogue social en France, le contrôle de
l’application du droit du travail en France, le contentieux lié
au droit du travail
Jour 2 : le recrutement, le contrat de travail le CDI, le
contrat de travail le CDD, les CDD atypiques, le travail
temporaire
Jour 3 : la rémunération, l’épargne salariale, la durée du
travail, l’aménagement du temps de travail, les congés, les
jours fériés
Jour 4 : la formation professionnelle, le règlement intérieur,
le pouvoir disciplinaire de l’employeur, le contrôle de
l’usage d’internet dans l’entreprise et la cybersurveillance
Jour 5 : la discrimination, le harcèlement sexuel et le
harcèlement moral, la représentation des salariés dans
l’entreprise, les conflits collectifs du travail
Jour 6 : la démission, la rupture du contrat de travail, le
départ négocié, le licenciement pur motif personnel et motif
économique