AVIS DE RECRUTEMENT

Poste CHIEF OF STAFF « DIRECTEUR DE CABINET »

Superviseur Direct DIRECTEUR GENERAL

Nombre 1
Lieu d’affectation Goma
Date d’émission Le 08 août 2023
Date limite de dépôt de candidature Le 28 août 2023

Description générale du poste Responsabilités

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Les principales tâches du CoS sont de rendre le temps,
l'information et la prise de décision plus efficaces pour le DG
dans un environnement complètement bilingue : Anglais et
Français.
Le chef de cabinet (CoS) aide à maximiser l'efficacité du DG. Le
CoS assume à la fois les responsabilités banales et d'autres tâches
quotidiennes tout en fournissant des conseils stratégiques et des
commentaires au DG.
Le CoS assiste à toutes les réunions clés que le DG organise et en
fait partie pour capturer les notes clés et les points d'action. Le CoS
assiste également à d'autres réunions au nom du PDG pour
recueillir des notes et des mesures à prendre pour le DG et l'équipe
de direction. Le CoS aide également à filtrer et à concentrer les
informations des réunions à l'attention du DG.
Le CoS supervise divers aspects de la gestion de la logistique du
travail quotidien du DG, y compris la rédaction de présentations et
de communications, la coordination de la logistique, la gestion des
actions et des livrables, l'interaction avec les collègues et le conseil
d'administration et la planification de la semaine, du mois, du
trimestre et de l'année avec le DG.
Un CoS réussi garantira que le DG reste constamment au courant
des initiatives clés de l'entreprise. Pour ce faire, ils prennent en
charge un certain nombre de tâches quotidiennes du DG,
interagissent étroitement avec les employés, identifient et traitent
tous les problèmes qui peuvent survenir et transmettent ceux qui
sont nécessaires au DG.
Le CoS aidera également à organiser des événements, des réunions
et des visites pour les parties prenantes internes et externes. Le
CoS aide le DG à s'occuper de la culture et des valeurs de la
société.
Grâce au suivi et à l'agrégation des KPI, ainsi qu'à la fourniture
d'évaluations qualitatives des équipes clés de l'entreprise, le CoS est
également chargé de filtrer et de signaler les informations clés au
fur et à mesure qu'elles sont partagées par les flux de travail de la
direction.
En fin de compte, le chef de cabinet est responsable de
l'optimisation de la capacité, de l'exécution, de la sensibilisation et
Dépendance hiérarchique
Gestion de l'accès et des informations :
● Contrôler et surveiller le flux de communications multiplateformes vers et depuis le bureau du
DG ;
● Contribuer à l'achèvement en temps voulu des projets, des livrables, des améliorations et des
engagements ;
● Garder les autres membres de la C-Suite organisés avec la logistique, les réunions et les e-mails
tout au long de la journée.
Logistique & Coordination :
● Gérer le calendrier du directeur général, y compris la planification des réunions et la planification
des voyages ;
● Fournir aux chefs de service des recommandations et des conseils pour améliorer le travail
d'équipe dans l'ensemble de l'organisation ;
● Aider les membres de l'équipe de direction à déterminer et prioriser les stratégies d'affaires en
fonction de leurs horaires.
● Déterminer les indicateurs de performance clés et comment mesurer la performance de l'équipe ;
Conseil stratégique et conseiller :
● Le CoS fournira des évaluations franches de décisions et de performances du DG ainsi que tous
les rapports au DG pour s'assurer que le DG est exposé à des commentaires honnêtes sur la santé
de l'équipe de direction ;
● Le CoS aidera le DG à prendre en compte la santé de l'ensemble de l'organisation et à ne pas se
concentrer sur un service en particulier.
● Le CoS aidera le DG à comprendre les problèmes culturels et dynamiques d'équipe à mesure
qu'ils émergent.
Communication stratégique
● Le CoS aidera à rédiger des communications clés à des fins de communication interne et externe.
Il s'agit notamment des présentations All Hands Call, des notes de service et des e-mails internes
clés, du matériel à partager avec les partenaires et les investisseurs et du matériel promotionnel ;
● Le CoS aidera les messages de l'entreprise à rester précis et clairs pour produire un alignement
entre les dirigeants de l'organisation.
Qualifications et Profiles
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 Compétences techniques
Hiérarchie : ➢ Capable d’analyser des indicateurs de performance ;
• N+1: DIRECTEUR GENERAL ➢ Maîtrise des notions business ;
➢ Organisation en fonction d’un autre emploi du temps (celui du DG) ;
Reporting obligatoire ➢ Gérer des données financières ;
➢ Maîtriser la bureautique et certains logiciels.
1. Rapport de compte rendu des réunions ;
2. Rapport des courriers IN et OUT de la direction ;
3. Rapport de planning hebdomadaire, mensuel et trimestriel des ________________________________________
réunions. Qualités personnelles
➢ Grande aisance relationnelle ;
➢ Maitriser la rédaction de notes, compte rendus et rapports tant en Anglais qu’en
Français ;
➢ Organisation, rigueur et réactivité ;
➢ Qualités d’analyse et de réflexion ;
➢ Sens de l’écoute/ esprit d’équipe ;
➢ Humilité ;
➢ Discrétion ;
➢ Grande diplomatie ;
➢ Excellent engagement au travail ;
➢ Savoir prioriser et s’adapter ;
➢ Savoir gérer les pics d’activités ainsi que la diversité des sollicitations (et mesurer
l’urgence)
➢ Hiérarchiser les informations et être pro actif.
________________________________________
Type de formation
➢ Avoir fait des études supérieures
➢ 2-3 ans d’expériences professionnelles

DETAILS DU POSTE

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- Assister le Directeur dans l’ensemble de ses missions, gérer l’agenda et assurer le suivi de son courrier, de la distribution et de la préparation des réponses ;
- Préparer des dossiers du Directeur en relation avec les directeurs adjoints, la directrice générale des services, le chargé de mission, la responsable de la communication,
les directeurs de département et autres partenaires institutionnels ;
- Traiter les affaires particulières (préparation des rende -vous et des interventions, etc. sous l’autorité du Directeur ;
- Assurer une veille sur les principaux dossiers, et le cas échéant, Peut suivre quelques dossiers thématiques, en lien avec le Directeur et les directeurs adjoints ;
- Gérer les réunions du comité de direction (ordres du jour, et autres...) ; Peut être amené faire des convocations, comptes rendus, suivi des décisions
- Gérer l’organisation et le suivi des déplacements, organiser les cérémonies officielles (accueil de délégations) et réceptions ;
- Gérer le fichier des contacts, veiller ce que ce fichier soit opérationnel.

Comment postuler ?
Les dossiers de candidature devront comprendre une lettre de motivation et un CV, à jour.
Les personnes intéressées devront envoyer leurs candidatures avant la date limite de clôture (Le 28 août 2023) à l’adresse suivante : reception-goma@paynetwork.cd /
ou
recruitment.drc@paynetwork.cd

Ou passer déposer à l’adresse physique suivante : 004 Bvrd Muleyi Bénezet, Immeuble le diplomate (3ème niveau), Q/Les volcans, C/Goma
Ou soit envoyer le CV et lettre de motivation au numéro WhatsApp suivant : +243 814840183