Notes Windex GED

1. Installation, configuration et paramatrage

1.1. Problèmatique sur le nom de l’administrateur

Dans Windex-GED il y a 3 types d’utilisateurs (standard, externe, gestionnaire) et il existe
l’administrateur. Il n’est pas considéré comme un utilisateur :

• le role Administrateur est de confiture la GED, pas de participer en tant qu’utilisateur de

la GED.

• Il peut seulement accéder à la console d’administration, avec un droit de lecture total sur
tous les documents.

• Il ne peut pas modifier le contenue du dépôt de la GED.

• Il est possible de lui changer son nom, mais son nom ne doit pas être celui d’un utilisateur.
Sinon vous risquez de le confondre avec un utilisateur.

• Si vous devez changer le nom de l’administrateur, éviter de prendre un nom de famille

ou un prénom, car cela porte à confusion. La pluparpart de mes clients a gardé le nom
"administrateur" ou "admin", mais tous lui ont changé son mot de passe.

1.2. Pour configurer Windex-GED

• Toujours prévoir un dossier qui lui servira de dépôt. Ce dossier contiendra les documents
de la GED.

• Ne jamais prendre le disque système. Éviter de prendre un disque complet (car Window
a tendance à créer des dossiers temporaires sur les racines des disque de l’ordinateur
(C: et D:).

• choisir un dossier se trouvant à la racine ou dans un autre dossier.+ Par exemple le

dossier : "D:\Documents"

• Bien sûr Windex-GED doit avoir les droits complets sur ce dossier.

• Dans ce dossier vous pouvez y copier vos fichiers directement avec l’explorateur sans
passer par l’interface Web.
Mais c’est une opération délicate. En générale je m’en sers pour récupérer une antèrioré
de documents (penser à re-indexer après).

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 Notes Windex GED

1.3. Configuration de Windex-GED

• installer Windex GED

• Attention la GED est sensible à la case (majuscule/minuscule)

• déterminer le dossier lui servent de dépôt ex "D:\Documents".
Éviter les espaces et les accents (par simplicité).
Les utilisateurs pourront utiliser des accents sans problèmes.

• Dans la console d’administrateur choisir "URL à indexer" (à gauche) puis dans "Liste des
adresses de départ de l’indexation" y sélectionner le dossier de dépôt

• dans "Restriction" (sur la gauche) ajouter une règle de restriction du genre "/Documents/"
pour limiter les documents au dépôt. Remplacer "Document" par le nom de votre dossier
en transcodant les caractères spéciaux (les accents par exemple) en code URL)

• changer le mot de passe de l’administrateur

• configure les paramètres SMTP "Paramétrage SMTP"

• sauver la configuration (icône disquette en haut)

• dans le carnet d’adresses, ajouter les profilés utilisateurs, puis les utilisateurs

• dans le carnet d’adresses créez-vous un compte "webmaster" avec le type "Gestionaire"

lui affecter un mot de passe (cliquer sur la clé)

• lancer une indexation (icône engrenage en haut)

• à partir de maintenant utiliser le compte "webmaster" pour paramétrer les utilisateurs, le

wokflow et les évènements

1.4. Paramétrage de Windex-GED :

• il faut établir un plan de l’arborescence du dépôt afin d’y ranger les documents - toujours
penser qu’un dossier peut être vu comme un emplacement physique

• affecter les droits utilisateurs suivant les dossiers

• établire un workflow si besoisn est.

exemple : un document arrive il passe en état [A valider]
⇒ il doit être validé par Mr AA, il passe en état [A signer]
⇒ puis il sera signé par son chef Mr BBB, il passe en état [Archiver]
⇒ puis la GED rangera/archivera le document dans le bon dossier.