Qu'est-ce que la GED ?

Définition: Système informatique permettant de

capturer, traiter, gérer, intégrer et distribuer des
informations.
 L'acquisition concerne aussi bien les
documents existants que produits, aussi bien
les documents papier, pellicules, bandes
magnétiques, etc. (via numérisation)
qu'électroniques (fax, email, etc.). L’acquisition
peut selon les cas inclure les documents
multimédia tels que les images, les sons, les
vidéos.
 Concepts de base de la GED
2) Indexation
Indexation Lorsqu'un document entre
dans le système de gestion, il doit
pouvoir être retrouvé. Il est donc indexé
selon ses métadonnées (type de fichier,
date d'ajout, responsable de l'ajout) et
son contenu (recherche en texte
intégral).
 Concepts de base de la GED
3) Stockage
Il est impératif de garantir l'intégrité,
la sécurité et la sauvegarde des
documents du système de GED. Il
faut donc s'intéresser au stockage
initial des documents et à leurs
sauvegardes.
 Concepts de base de la GED
4) Diffusion
Les documents ont souvent
vocation à être diffusés après
transformation et validation
 Concepts de base de la GED
5) Archivage
Certains documents doivent
légalement être conservés mais n'ont
plus de pertinence pour les
opérations courantes. Ils deviennent
alors des candidats à l'archivage, ce
qui peut avoir des conséquences sur
leur accès et leur indexation.
II. Les enjeux de la GED que la GED
A. Enjeux organisationnels
 Réduire les coûts

Si la GED est associée à ses propres

coûts (infrastructure, formation,
maintenance), elle permet de réduire
certains coûts liés directement à
l'existence de documents papier
• coût des consommables;
• entretien du matériel d'impression et
de reproduction;
• traitement des documents à durée de
vie réduite (recyclage, destruction);
• stockage et conservation
• archivage des documents à durée de
vie importante.
 Maîtriser les flux des documents papiers et
électroniques
D'innombrables documents sont créés ou modifiés
chaque jour dans une organisation.
• Il faut y ajouter les documents provenant de
l'extérieur de l'entreprise.
• Gérer l'ensemble de ces documents, s'assurer de
leur traitement et qu'ils sont adressés aux bonnes
personnes peut s'avérer une tâche titanesque.
• La GED devrait fournit une interface centralisée
permettant de traiter et de retrouver tout
document.
 ·Maîtriser les flux des documents papiers et
électroniques

Améliorer la traçabilité des documents

• Si les procédures sont adéquates, tout document
créé ou transitant par l'organisation passe par la
GED pour stockage et indexation.
• La situation où l'unique copie d'un document
important est « perdue » dans le tiroir d'un
collaborateur en congé appartient au passé.
Un document dématérialisé est
stocké dans le système de GED
et son état de traitement
courant est connu à tout
moment.
 Améliorer la fluidité de circulation et de
traitement des documents
• Un document dématérialisé peut également circuler
plus rapidement que son support papier.
• Les transferts lors de l'établissement ou de la
validation d'un document deviennent pratiquement
instantanés.
• Cela est particulièrement intéressant si
l'organisation se compose de plusieurs
départements, services ou surtout sites distants les
uns des autres.
 Augmenter la productivité
• L'amélioration de la traçabilité et de la fluidité
de circulation des documents permet en soi
des gains de productivité.

• Chercher un document spécifique ou

rassembler les pièces d'un dossier est
également plus rapide.
B. Enjeux réglementaires
 Répondre aux contraintes légales en matière
d'archivage
Les législations nationales et les réglementations
internationales imposent certaines contraintes en
matière d'archivage : assurer l'authenticité d'un
document, Identifier l'auteur d'un document, stocker
des documents pendant plusieurs années, prévenir la
destruction accidentelle de documents. La GED offre
des outils (signature, validation, archivage) pour
répondre à ces contraintes.
 Répondre aux exigences
des normes de qualité

Les normes de qualité imposent une traçabilité

de tous les process d'une organisation. Elles
supposent aussi que la documentation de ces
process soit actualisée et disponible à tous et à
tout moment. Ici encore, la GED peut s'avérer
précieuse face à cet enjeu.
 III. Les principales fonctionnalités d'une
GED
• Un dépôt centralisé de documents
électroniques ne constitue pas une GED au
sens strict du terme. La présence de la
majorité des fonctionnalités présentées ici est
nécessaire pour parler réellement de GED
 Numérisation des documents
• La GED ne peut pas se limiter aux documents
créés directement sous forme électronique.
• Elle doit également prendre en compte les
documents papiers en les numérisant.
• La numérisation elle-même ne fournit qu'un
fichier image peu exploitable. Un maximum
d'informations doit donc en être extrait, par
exemple grâce à un logiciel de reconnaissance
de caractères.
 Métadonnées
• Chaque document est associé à des
métadonnées qui peuvent regrouper :
• le titre, l'auteur,
• L’édition • la source,
• La date ...
 Mais si plusieurs types de
documents existent alors le
système GED doit permettre en
fonction du type de documents de
proposer les métadonnées
appropriées. Ces métadonnées
constituent un premier niveau
d'indexation
 Folksonomie
Est un système de classification collaborative
décentralisée , spontanée, basé sur une
indexation effectuée par des non-spécialistes
• Lors de l’ajout, les utilisateurs saisissent des
mots-clés qui décrivent mieux - ou qui leur
permettront de mieux retrouver - le document
qu’ils sont entrain d’ajouter à la base
documentaire.
• Exemple: Documents Comptables, Frais
d’établissement, Frais d’avocat constitution
 La taxonomie
• permet de mieux encadrer l’indexation en
contraignant le choix des mots-clés;
• Ceci en structurant les termes entre eux sous
forme d’hiérarchisation simple permettant
d’établir un lien précis entre un terme et ses
enfants dans l’arborescence.
• Chaque lien donne un sens additionnel et une
signification au terme initial.
• Plus les termes enfants sont nombreux, plus on
tend vers un vocabulaire organisé.
Exemple de Classement Taxonomique GED
DOCUMENTS COMPTABLES
DOCUMENTS COMMERCIAUX
GRANDS COMPTES
PETITS COMPTES
20 CHARGES IMMOBILISÉES
201 FRAIS D'ÉTABLISSEMENT
2011 Frais de constitution
2012 Frais de prospection
2013 Frais de publicité et de lancement
CLASSE 1
DOCUMENTS TECHNIQUES
CLASSE 2
DOCUMENTS ADMINISTRATIFS
202 CHARGES SUR EXERCICES
21 IMMO. INCORPORELLES
22 TERRAINS
206 PRIMES DE REMBOURSEMENT DES OBLIGATIONS
Recherche en texte intégral ou full-text

Lorsque l'indexation est automatique et

couvre tout le contenu d'un document, on
peut effectuer des recherches en texte
intégral ou « full-text ». Similaire à ce que peut
proposer un moteur de recherche sur le Web
Recherche en texte intégral ou full-text

En revanche, il faut souvent employer les

termes exacts utilisés dans le document. De
plus, les faux positifs sont nombreux.
La précision de la recherche full-text peut être
améliorée lorsqu'elle est utilisée en
conjonction avec d'autres critères, par
exemple sur les métadonnées.
 La Restitution
• Le mode d’indexation va impacter très
considérablement les possibilités en matière
de restitution;
• D’où encore une fois l’importance de faire les
bons choix dans la stratégie d’indexation;
 Sauvegardes
La mise en place d'une GED impose la
sauvegarde régulière et fiable du dépôt de
documents. Perdre une année entière de factures
à cause du dysfonctionnement d'un disque dur
est une perspective inacceptable. A terme il
faudrait aussi penser à faire une sauvegarde plus
ou moins simultanée sur un site déporté.
 Sécurité et Confidentialité
• Un système de GED doit fournir une gestion
forte des droits d'accès (lecture, modification,
suppression, création).
• Ces droits sont alors attribués à des personnes
et/ou à des groupes de personnes prédéfinis.
• En plus des droits d’accès il serait intéressant
pour la solution d’intégrer la notion de
confidentialité.
 Workflow
L'utilisation correcte d'un système de GED
suppose qu'un workflow (ensemble de
procédures définissant les tâches individuelles
à effectuer pour différentes opérations) est
mis en place à tous les niveaux de l'entreprise.
 Workflow

Le workflow peut en premier lieu

être considéré comme une
contrainte, mais s’il est bien
implémenté les utilisateurs
apprécieront la pro activité et la
productivité qu’il engendre.
 Workflow: Principe

• Un workflow, ou flux de travaux, décrit et

formalise toutes les étapes d'un processus et
les flux d'informations associés.
• Un workflow n'est pas nécessairement
linéaire. Il peut contenir des embranchements
et des boucles accompagnées de conditions.
• Par abus de langage, le terme de « workflow »
peut aussi désigner le logiciel permettant
d'exécuter ces flux.
 Workflow: Exemples d'applications
• Production d'un rapport : écriture, corrections,
validation des corrections, validation du
document, signature, diffusion
• Gestion d'une non-conformité : déclaration de la
non-conformité, validation, correction, validation
de la correction
• Le cycle de vie d’un document : création,
stockage, diffusion, archivage, destruction.
 Automatisation et Traitement en Vrac des
Arriérés
• La prise en compte des arriérés est l’un des facteurs
bloquants dans la conduite d’un projet GED;
• Le problème ne réside généralement pas dans la
quantité;
• Plus les activités, les provenances, les catégories et
autres bannettes du fond documentaire sont diverses
et variées, plus les solutions standards répondant aux
besoins sont rares;
• Un recours au développement spécifique s’impose
pour accommoder le mode de traitement.
 Automatisation et Traitement en Vrac des
Arriérés: Problématique
Modes de traitement
• Le mode de traitement des arriérés dépend
largement du fond documentaire;
• Un examen minutieux (ou étude préalable)
doit être fait afin de décider du mode de
traitement
• Nous allons voir plusieurs scénarii et proposer
des modes de traitements
 Automatisation et Traitement en Vrac des Arriérés
Problématique
Cas 1

La société ABC
• fonds documentaire de 100.000 documents
• souhaiterais archiver afin de détruire les
papiers qui lui prenaient beaucoup d’espace.
 avec 2 scanners Option
1: Acquisition unique (Flatbed Scanner)
2: Acquisition multiple (Scanner à Bac) Docs/
Scan 1 100 Temps / Scan en mins Nbre Total
de Scans Temps Mis en Mins Soit 2 100.000 / 2
= 50.000 50.000 x 2 = 100.000 1667 Heures
208 Jours/Hommes 41 Semaines 10 Mois et
Demi 5 100.000 /100 /2 = 500 500 x 5 = 2.500
41 Heures 5 Jours/Hommes 1 Semaine 37
 Cas 2: La société XYZ • est une grande école avec 500.000
documents à archiver pour 10.000 étudiants, donc 50
documents en moyenne par étudiant ;
• aimerait retrouver les documents par matricule et leur nom et
prénoms;
• aimerait aussi que pour chaque étudiant, soient indexés les
documents par type de documents: Diplômes, Documents
Administratifs, Pièces d’Identités, Bulletins et Autres. Ainsi,
nous avons en moyenne 10 documents par type de document.
• Ici, nous avons deux options selon les possibilités offertes par
le système GED.
 Première option: Indexation manuelle Il s’agit de manuellement
saisir les informations pour chaque étudiant et chaque type de
document appartenant à ce dernier et de numériser les
documents appropriés. Seconde option: Indexation automatique
• Ici, il est question d’acquérir les informations automatiquement
grâce à ce qu’on appelle généralement la RAD ou
reconnaissance automatique des documents
• Plusieurs méthodes existent, mais la plus commune est
l’utilisation d’intercalaires .
• Un intercalaire est un document comportant des informations
reconnaissables par le système qui décrivent un ensemble de
documents.
 Outsourcing ou Externalisation
• La numérisation utilise du matériel et des
logiciels coûteux.
• Elle nécessite aussi des procédures de
vérification des documents numérisés.
• Les entreprises de taille réduite peuvent
préférer l'externalisation.
•
 Outsourcing ou Externalisation

Même si l'entreprise choisit d'opérer en interne,

l'externalisation de la numérisation peut être
intéressante lors de la mise en place d'une GED.
• Un prestataire dédié peut reprendre toutes les
archives et les intégrer au système.
V. Démarche de mise en Œuvre
d’un Projet GED
1. Analyse des flux et de l’environnement

Les points suivants doivent impérativement être

abordés : • Typologie des documents &
volumétrie annuelle : • classer les documents
par source : Scan, courrier, fax, document
bureautique, export depuis un logiciel métier.
• Le nombre de documents ainsi comptabilisé
va permettre de dimensionner le matériel de
stockage de la GED,
 • Description des flux de traitements
cartographie des postes de travail:
Une analyse du mode de circulation des documents
entre les différents acteurs va nous donner une
vision des échanges entre entités ainsi que les
outils utilisés pour effectuer les échanges,
• Analyse de l’environnement technique : faire le
point sur les périphériques (scan, copieur / Fax),
réseau et postes, et ainsi mesurer les
investissements nécessaires
 2. Définition du projet de GED
La définition du projet doit permettre de fixer des
objectifs fonctionnels que doit atteindre la GED. Si
le projet n’est pas correctement définit, le risque
de déception ou d’abandon de la solution de la
part des utilisateurs n’est pas négligeable. • Définir
le type de GED à mettre en place. Choisir une GED
statique (Archivage, indexation, recherche,
stockage), avec des Workflow, des besoins métiers
spécifiques, à intégrée à des applications métiers
existantes, etc. 46
 Les points permettant de border un projet
d’implantation de GED sont les suivants :

• Définir le type de GED

• Définir le périmètre fonctionnel
Déterminer les différents degrés
d’automatisation aux WorkFlow existants, doit
on avoir un module courrier par exemple, etc.
• Définir le plan de classement et le niveau
d’indexation, 47
Les points permettant de border un projet
d’implantation de GED sont les suivants :

Déterminer les règles de classement (date,

services, émetteurs, règles d’archivage,….),
Concevoir une stratégie d’indexation Mettre
en place un thésaurus de mots clés pour
l’affectation automatique des documents
dans la bannette du destinataire final
 Définir le périmètre fonctionnel
• Définition du plan de classement
• Anticiper la question de l’archivage Pour chaque
procédure ou document, intégrer dès le début du
projet les points tels que le délai de conservation,
les visas d’élimination et les règles de transfert
vers un service d’archivage électronique.
Déterminer le cycle de vie du document avec les 3
niveaux d’archives : archive courante, archive
intermédiaire, archive définitive.
• 49. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de
repère pour la mise en œuvre V. 1. 2. 3. Démarche de mise en
Œuvre d’un Projet GED Analyse des flux et de
l’environnement Définition du projet de GED Mise en œuvre
itérative avec la méthode AGILE La méthode de gestion la
plus appropriée à notre avis est une implémentation itérative
qui une prise en compte incrémentale des besoins des
utilisateurs Les méthodes de développement agiles sont: •
des méthodes axées sur les personnes (utilisateurs et
développeurs); • avec pour objectif, la satisfaction du client •
en s'appuyant sur la réalisation d'un logiciel entièrement
fonctionnel à chaque étape de sa fabrication. 49
• 50. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de
repère pour la mise en œuvre V. 1. 2. 3. Démarche de mise en
Œuvre d’un Projet GED Analyse des flux et de
l’environnement Définition du projet de GED Mise en œuvre
itérative avec la méthode AGILE Le principe de cette
méthodologie est de: • développer un logiciel de manière
incrémentale; • en maintenant une liste totalement
transparente des demandes d'évolutions ou de corrections à
implémenter (backlog); • avec des livraisons très fréquentes,
tous les 3 mois en général; • le client reçoit un logiciel à
chaque fois un logiciel possédant toujours plus de
fonctionnalités et en parfait état de fonctionnement. 50
• 51. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de
repère pour la mise en œuvre V. Démarche de mise en Œuvre
d’un Projet GED 1. 2. 3. 4. Analyse des flux et de l’environnement
Définition du projet de GED Mise en œuvre itérative avec la
méthode AGILE Conduite de projet • Un projet de GED doit être
conduit par un Chef de projet chargé d'assurer le bon
déroulement de l'implantation d'un projet de GED; • Ce
responsable doit être désigné dès le départ; • il servira de
référant pour l'équipe technique; • assurera le suivi du
déploiement de la GED et la liaison entre les différents acteurs du
projet; • Le chef de projet devra impliquer au plus tôt dans
l’équipe l’ensemble des chefs de services et agents qui vont
utiliser le système 51
• 52. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère
pour la mise en œuvre V. Démarche de mise en Œuvre d’un Projet
GED 1. 2. 3. 4. Analyse des flux et de l’environnement Définition du
projet de GED Mise en œuvre itérative avec la méthode AGILE
Conduite de projet • • Une bonne Méthode de travail (séances de
travail périodiques, notes sur l’état d’avancement, etc.) va
permettre une réussite dans l'installation de la solution technique
de la GED et de son adoption par les utilisateurs. A cet effet il faut
privilégier les approches itératives du type : 1. Maquette de la
solution; 2. Test par des agents pilotes; 3. Correction et
amélioration du fonctionnement de la GED; 4. Formation des
utilisateurs à l’usage de la GED; 5. Déploiement auprès d’un large
panel d’utilisateurs. 52
• Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère
pour la mise en œuvre V. 1. 2. 3. 4. 5. Démarche de mise en
Œuvre d’un Projet GED Analyse des flux et de l’environnement
Définition du projet de GED Mise en œuvre itérative avec la
méthode AGILE Conduite de projet Risques et Contraintes d’un
projet de GED Le chef de projet doit dès le départ prendre en
compte les facteurs qui peuvent négativement influencer la
bonne conduite du projet. Ce sont entre autres: •
Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED : •
Un projet de GED est avant tout un projet organisationnel. • Une
solution de GED est destinée à automatiser des processus
documentaires, et ne donnera des résultats optimums que si les
processus sont définis et optimisés. (e-gov) 53
• · 54. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de
repère pour la mise en œuvre V. 1. 2. 3. 4. 5. Démarche de
mise en Œuvre d’un Projet GED Analyse des flux et de
l’environnement Définition du projet de GED Mise en œuvre
itérative avec la méthode AGILE Conduite de projet Risques et
Contraintes d’un projet de GED • Incompréhension de la
véritable nature d’un projet de GED (suite): • Puisque les
documents sont souvent étroitement liés aux processus, à
l’organisation (utilisateurs, départements, sites), au système
d’informations (applications, bases de données, annuaire), •
Donc un projet de GED ne se résume pas à un projet
technologique 54
• Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère pour la
mise en œuvre 5. Risques et Contraintes d’un projet de GED • •
Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED Imprécision des
objectifs et absence de stratégie : • Améliorer la qualité et la productivité,
réduire les coûts et les délais sont des vœux, pas des objectifs suffisamment
précis pour déterminer quels processus sont critiques, quels gains
l’organisation peut réaliser, quelles orientations prendre, quelle stratégie
adopter. • Si les bénéfices de la GED sont généralement bien connus, les
d’objectifs sont généralement peu précis et donc pas de stratégie. •
Souvent, la méconnaissance de la véritable nature d’un projet de GED laisse
penser que la solution n’est qu’une affaire de technologie, et qu’il suffit de
trouver le bon logiciel, doté des bonnes fonctionnalités (OCR, LAD, RAD,
BCR, OMR, ICR, etc.), pour résoudre les difficultés de l’organisation à
maîtriser ses documents. • Eviter les copier-coller de cahiers des charges 55
• · 56. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points
de repère pour la mise en œuvre 5. • • • Risques et
Contraintes d’un projet de GED Incompréhension de la
véritable nature d’un projet de GED Imprécision des
objectifs et absence de stratégie Confusions : • La GED est
un domaine confus pour beaucoup. • D’une part, chacun
voit la GED selon ses propres besoins, son métier, ses
expériences. • D’autre part, la GED fait partie d’une vaste
famille de concepts, produits et solutions qui s’intéressent
aux documents : ECM, GEIDE, dématérialisation,
numérisation, signature électronique, indexation, archivage,
portails, thesaurus, bref… 56
• Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère
pour la mise en œuvre 5. • • • Risques et Contraintes d’un projet
de GED Incompréhension de la véritable nature d’un projet de
GED Imprécision des objectifs et absence de stratégie Confusions
(suite): • Enfin, des acteurs plus scrupuleux de leur chiffre
d’affaire que de la satisfaction des clients n’hésitent pas à vendre
sous le terme de GED des solutions qui certes « gèrent des
documents », mais peuvent s’avérer complètement inadaptées
aux besoins opérationnels. • Certains clients imprudents font le
choix d’une solution populaire, séduisante et peu onéreuse, mais
finalement inadaptée ou très en deçà de l’état de l’art, et par
conséquent peu efficace au quotidien et sans bénéfices
significatifs. 57
• · 58. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère
pour la mise en œuvre 5. Risques et Contraintes d’un projet de GED •
• • • Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED
Imprécision des objectifs et absence de stratégie Confusions Sous-
estimation des moyens à déployer : • De par sa nature, un projet de
GED nécessite une mobilisation interne (Direction, Managers,
Utilisateurs) et des moyens dans une proportion similaire à la mise
en place de n’importe quelle application impliquant les processus
(par exemple un logiciel de CRM ou un ERP), et en tous cas
supérieure à ce qu’imaginent beaucoup de décideurs. • Si
l’organisation n’est pas prête à remettre en question les processus
concernés, à mobiliser ses managers et ses ressources internes
autour du projet, elle n’est pas prête à la mise en place réussie d’un
projet de GED. 58
• · 59. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points de repère
pour la mise en œuvre 5. • • • • • Risques et Contraintes d’un projet de
GED Incompréhension de la véritable nature d’un projet de GED
Imprécision des objectifs et absence de stratégie Confusions Sous-
estimation des moyens à déployer Résistance au changement : • Un
certain changement doit accompagner la mise en place d’une solution
de GED dans l’organisation, • La résistance au changement peut avoir
des justifications diverses, et peut concerner aussi bien la direction, le
management et l’opérationnel. • Quelles que soient les motivations, la
résistance au changement est l’un des principaux facteurs d’échec des
projets GED. Elle est souvent la raison du refus d’engager ou de
poursuivre un projet, • alors même qu’il s’agit là d’un des plus grands
gisements de gains resté encore largement sous-exploité aujourd’hui
par les organisations. 59
• · 60. Conduire un projet de GED: Concepts de base,
points de repère pour la mise en œuvre V. Démarche
de mise en Œuvre d’un Projet GED 1. Analyse des
flux et de l’environnement 2. Définition du projet de
GED Type de GED, périmètre fonctionnel, plan de
classement, archivage 3. Mise en œuvre itérative
avec la méthode AGILE 4. Conduite de projet Chef de
Projet, Implication des utilisateurs 5. Minimiser les
Risques et Contraintes d’un projet de GED Objectifs
précis, faire accepter le changement 60
• 61. Conduire un projet de GED: Concepts de base, points
de repère pour la mise en œuvre Pour une bonne
conduite de projet GED, vous devez: • Vous familiariser
avec les concepts et les fonctionnalités d’une GED; •
S'organiser en interne et designer l‘équipe projet; •
Analyser les flux de l'information et de l’environnement;
• Déterminer vos besoins et le type de GED que
nécessite votre organisation; • Minimiser les Risques et
Contraintes qui peuvent négativement influencer le
projet; • Exiger une forte interaction avec le consultant
ou l'éditeur dans la mise en œuvre de votre projet. 61
• 62. Présentation du logiciel de Gestion Electronique des
Documents 62
• · 63. DOCUPRO > MODULES DocuGed • Archivage • Gestion
Electronique des Documents • Indexation, Recherche en Texte
Intégrale, OCR, etc. DocuCourriers • Gestion Electronique des
Courriers • Courriers Entrants, Sortants et Internes •
Publipostage, Diffusion, Transferts, Alertes, etc. DocuFlow •
Module Workflow Paramétrable • Gestion des Processus Métiers
• Flux de traitement et de validation des dossiers DocuMentaire
DocuComm • ECM ou Gestion du Contenu Electronique • Idéal
pour les Centres de Documentation • Bibliothèques • Envoi SMS,
Email et Courriers • Impression Sticker et Enveloppes
• 64. DOCUPRO > FONCTIONNALITES DocuAlert -
Module de Notifications EMAIL – SMS • Permet
d'activer les alertes et notifications dans les différents
modules de DocuPro DocuSearch - La recherche en
texte intégrale • Active la recherche via fulltext search
de Microsoft qui permet de chercher dans le contenu
des documents de la suite Office et dans les
documents PDF. DocuRecognition OCR • Après la
numérisation, les caractères contenus dans le
document sont reconnus et vont servir de base pour la
recherche par mots clé.
• · 65. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE
DocuRecognition OMR • Optical Marks
Recognition désigne des marquages optiques
(typiquement, des traits noirs à emplacements
prédéfinis) lisibles par une machine
permettant par exemple d'automatiser la
lecture des sondages, tests, etc... tout ce qui
contient des questions/réponses.. 5 2008 0
2012 Accueil Produit Sav Prix
• · 66. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE DocuRecognition
OBR • Permet la génération des codes barres mais aussi la
reconnaissance des documents via les codes barres.
• · 67. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE DocuRecognition
BCR • Permet la lecture des cartes de visites et leur intégration
dans les bases de données. DocuRecognition MICR • Magnetic
ink character recognition (MICR) est une technologie utilisée
principalement dans les banques qui rend aisé le traitement
des chèques.. DocuDrive – Cloud Computing • A l'instar de
Google Drive ou de Microsoft SkyDrive, DocuDrive permet le
stockage en mode cloud des documents des utilisateurs et leur
synchronisation
• · 68. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE
DocuEmail • Permet aux utilisateurs ayant l’
habilitation à archiver des documents en
envoyant en pièces jointes les documents à
archiver via email. Programmation Formulaire
ADOBE PDF • Création de formulaire PDF
interactive, lecture des saisies, sécurisation du
document, signatures digital, etc..
Programmation EXCEL • Permet de créer et
exploiter les fichiers EXCEL..
• 69. DOCUPRO > FONCTIONNALITES … SUITE
DocuSearch Highlight • Permet de faire la
surbrillance sur les mots clés dans les résultats
des recherches dans la base de données
DocuAnnotation Signature et Cachet
électroniques • Permet de faire des annotations
sur un documents PDF ou image, apposer une
signature ou un cachet. DocuDocSecurity Sécurité
Documentaire • Sécurisation des documents
administratifs
• 70. DOCUPRO > LIGNES DIRECTIVES Une
Solution Modulaire et Complète (Module
Qualité) Mise en Œuvre Flexible
Fonctionnalités Evolutives Intégration et
Interopérabilité Sécurité et Confidentialité
• ·
• · 71. Conduire un projet de GED: Concepts de base,
points de repère pour la mise en œuvre RAPPEL:
Programme Après-midi VI. Type de Solutions Les
avantages et inconvénients des solutions Open
Source Les avantages et inconvénients des solutions
Standards Les avantages et inconvénients des
solutions du développement spécifique VII. Soyons
Pratiques Vos préoccupations Aspects techniques
avancés et réponses aux questions Comparaison de
Solutions GED Test et évaluation de solution 71
• 72. Informations Commerciales Octavie
Michèle Etchienbla AZUR INFO Tél: (225) 21 35
63 22 Fax: (225) 21 35 63 22 E-mail:
o.etchienbla@azurinfo-ci.com info@azurinfo-
ci.com Informations Techniques Baba
KOUROUMA Alliance Consultants Tél: (225) 21
35 63 22 E-mail: info@allianceconsultants.net
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