Rapport Conception– TP02 SIC

2-ème année Cycle Supérieur

(2CS)
Option : Systèmes d’Informations et Technologies (ST1)

Thème :

Réalisé par :

Promotion 2022/2023
ESI (Ecole nationale Supérieure d’Informatique) B.P
68M Oued Smar Alger
Tel: +213 023 93 91 32 Fax: +213 023 93 91 34
Site web: http://www.esi.dz

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 Table de matière :

Introduction : 3

Chapitre 01 : La phase d’analyse 4

1. Introduction : 4
a. Définition de la GED : 4
b. Définition de SAE : 5
c. SAE vs GED : 6
2. Analyse de l’existant : 6
3. Conclusion : 8

Chapitre 02 : La phase Conception 9

1. Introduction : 9
2. La solution : 9
3. Détails de la solution : 9
4. BPMN : 10
5. Les outils : 11
a. Alfresco : 11
b. Eclipse : 11
6. Conclusion : 11

Chapitre 03 : La phase Réalisation 12

1- Introduction : 12
2- Les métadonnées : 12
3- La création de site : 13
4- La création d’un modèle : 15
5- Conclusion : 18

Conclusion générale 19

Bibliographie 20

2
Introduction :
La gestion électronique de documents (GED) est une pratique de plus en plus
courante pour aider les organisations à gérer efficacement leur flux de documents. Dans
le contexte d'une bibliothèque, la GED peut être utilisée pour stocker et organiser les
mémoires de fin d'année des étudiants ou du personnel.
Les mémoires de fin d'année sont des documents importants pour une
bibliothèque car ils contiennent souvent des recherches et des analyses approfondies sur
des sujets liés aux études. Ces mémoires doivent être conservés pour des raisons
historiques et pour faciliter leur utilisation future par les chercheurs.
Cependant, la gestion des mémoires de fin d'année peut être difficile pour une
bibliothèque. Les mémoires sont souvent stockés en format papier, ce qui peut entraîner
des problèmes de stockage et de sécurité. De plus, il peut être difficile de retrouver un
mémoire particulier parmi une grande quantité de documents physiques.
C'est là que la GED entre en jeu. En numérisant les mémoires de fin d'année et en
les stockant dans un système de gestion électronique de documents, une bibliothèque
peut résoudre ces problèmes. Les documents peuvent être facilement recherchés et
récupérés à partir d'une base de données centralisée, et ils peuvent être protégés par
des mesures de sécurité informatique.
Dans cet exemple, la GED peut aider une bibliothèque à améliorer l'efficacité de la
gestion des mémoires de fin d'année, en permettant un accès plus facile et plus rapide à
ces documents importants.

3
Chapitre 01 : La phase d’analyse
1. Introduction :
La phase d'analyse est une étape clé dans la mise en place d'un système de Gestion
Électronique de Documents (GED) pour la gestion des mémoires de fin d'année dans une
bibliothèque. Cette phase consiste à examiner en détail les besoins de la bibliothèque et
les exigences du projet, ainsi que les processus actuels de gestion des mémoires de fin
d'année.

L'objectif principal de la phase d'analyse est de déterminer les fonctionnalités et les

caractéristiques essentielles pour la mise en place d'un système de GED qui répondra
aux besoins de la bibliothèque et de ses utilisateurs. Cette étape implique la collecte de
données sur les besoins de la bibliothèque en matière de stockage et de recherche de
documents, les exigences en matière de sécurité, les flux de travail actuels, les types de
documents stockés, et les méthodes actuelles de gestion de ces documents.

Il est également important de recueillir les commentaires et les avis des parties
prenantes de la bibliothèque, telles que le personnel de la bibliothèque et les étudiants,
afin de comprendre leurs besoins et leurs préférences en matière de gestion des
mémoires de fin d'année.

a. Définition de la GED :
La GED, ou Gestion Électronique de Documents, est une pratique consistant à
numériser, organiser, stocker et récupérer des documents de manière électronique. La
GED permet de remplacer les processus de gestion de documents papier par des
processus électroniques, offrant ainsi de nombreux avantages tels que l'optimisation des
flux de travail, la réduction des coûts de stockage, la protection des documents contre la
perte et les dommages, et l'amélioration de l'accessibilité et de la recherche de
documents.

La GED implique l'utilisation de logiciels spécialisés pour la numérisation des

documents, la reconnaissance optique de caractères (OCR), l'indexation et le stockage
dans une base de données centrale. Les documents numérisés peuvent ensuite être
facilement recherchés, consultés et partagés par les utilisateurs autorisés via un système
de gestion des droits d'accès.

La GED est largement utilisée dans les entreprises, les organisations

gouvernementales, les institutions éducatives et les bibliothèques pour faciliter la gestion
de documents, la collaboration, la conformité réglementaire et la conservation à long
terme des documents importants. La GED permet de passer d'une gestion de documents
papier à une gestion de documents numériques, plus efficace et plus écologique.

4
 b. Définition de SAE :
Un service d'archivage électronique est un service de stockage et de gestion de
documents numériques à long terme, visant à assurer la préservation, la sécurité et
l'intégrité des données électroniques. Ce service offre une alternative fiable et
économique à la gestion de documents papier, en permettant de stocker des documents
numériques de manière centralisée et sécurisée, en veillant à ce qu'ils soient facilement
accessibles en cas de besoin, tout en garantissant leur intégrité et leur authenticité à long
terme.

Les services d'archivage électronique sont proposés par des entreprises spécialisées
dans la gestion de documents électroniques, qui fournissent des solutions de stockage,
de recherche et de récupération de documents numériques. Les documents numériques
sont stockés sur des serveurs hautement sécurisés, qui offrent des niveaux de protection
contre les pertes, les dommages et la corruption des données.

Ces services permettent de conserver des documents numériques sur une période
prédéfinie, en respectant les normes et les réglementations en vigueur, pour assurer leur
pérennité à long terme. Les entreprises peuvent ainsi externaliser leur gestion de
documents électroniques, leur permettant de se concentrer sur leur activité principale,
tout en étant assurées que leurs documents sont stockés en toute sécurité et peuvent
être récupérés en cas de besoin.

En somme, un service d'archivage électronique offre une solution efficace et pratique

pour la gestion de documents numériques, en permettant de stocker des documents de
manière centralisée, sécurisée et à long terme, tout en garantissant leur intégrité, leur
authenticité et leur accessibilité en cas de besoin.

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 c. SAE vs GED :
La GED (Gestion Électronique de Documents) et le SAE (Service d'Archivage
Électronique) sont deux concepts similaires, mais qui présentent quelques différences.

La différence entre la GED et le SAE réside donc dans leur objectif final. La GED se
concentre sur la gestion des documents au quotidien, en permettant aux utilisateurs
d'accéder et de travailler avec des documents électroniques de manière efficace, tandis
que le SAE se concentre sur la conservation à long terme des documents numériques en
garantissant leur intégrité et leur authenticité.

En somme, la GED et le SAE sont des outils complémentaires qui peuvent être
utilisés ensemble pour permettre la gestion efficace de documents électroniques sur le
court et le long terme. La GED est utile pour la gestion de documents électroniques
courants, tandis que le SAE est utile pour la conservation de documents électroniques
importants à long terme.

2. Analyse de l’existant :
La bibliothèque de l'ESI gère sa documentation à travers deux processus distincts.
Le premier processus concerne la gestion de documents tels que les livres, les
dictionnaires et les romans, tandis que le second processus se concentre sur la gestion
de documents de recherche tels que les mémoires de fin d'étude d'ingénieur, les
mémoires de master, les thèses de magister et les thèses de doctorat.

1. Processus de traitement des documents de 1er cas :

1- Acquisition des livres chaque année selon les étapes suivantes :

▪ La bibliothèque :
- Organisation de journées d'information en avril de chaque année.
- Choix des titres par les élèves et les enseignants lors de cette journée
- Préparation des commandes.
▪ Le service des marchés de la direction générale, procède à :
- L'envoi des commandes
- Consultations et contacts avec les fournisseurs
- Choix du fournisseur
▪ Le fournisseur sélectionné procède à la :
- Livraison par le fournisseur des acquisitions

2- Saisie sur registre des livres en leur attribuant un code qui sera l'année
d'acquisition concaténée à un numéro de commande.

3- Classement des livres par thème (BDD, Réseau, Système d'exploitation,

Système d'information, etc.)

6
4- Codification des livres, il s'agit de concaténer le thème + le numéro du titre
attribué sur le registre + un numéro d'exemplaire

5- Traitement par le logiciel libre PMB. Ce traitement consiste à saisir la fiche

du document car les métadonnées sont relatives aux documents

6- Le classement manuel des livres dans les rayonnages.

7- La recherche des documents se fait en ligne par la plateforme OPAC,

accessible via le site esi.dz

2. Processus de traitement des documents de 2eme cas :

▪ Pour les étudiants ayant obtenu un avis favorable, ils seront inclus dans ce qui
suit :

▪ En revanche, les étudiants ayant obtenu un avis défavorable :

7
 3. Les problèmes dans le système existant :

▪ La bibliothèque ne dispose pas d’un système d’archivage.

▪ La plupart des opérations se font manuellement.
▪ La base de données contient uniquement les documents créés après
2007. Alors, tous les ouvrages créés avant sont stockés dans le musée de
la bibliothèque physiquement.

3. Conclusion :
L'étape d'analyse est cruciale dans le processus de gestion de projet car elle permet
à l'équipe de collecter et d'analyser des informations afin d'identifier les exigences, les
contraintes et les solutions possibles. Cette étape prépare le terrain pour les phases
suivantes de planification, de conception, de développement et de mise en œuvre et est
essentielle pour assurer la réussite du projet. Une analyse bien menée garantit que le
projet répond aux besoins des parties prenantes, crée de la valeur et c'est précisément
l'objectif poursuivi dans ce chapitre.

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Chapitre 02 : La phase Conception
1. Introduction :
La phase de conception est une étape cruciale de tout projet car elle permet de
générer et d'affiner l'idée initiale. Cette étape implique l'identification du but, des objectifs,
de la portée, de la faisabilité et des risques potentiels du projet. Il est important de tenir
compte des besoins des parties prenantes et des résultats attendus du projet. Une
conception bien pensée jette les bases de la réussite du projet en aidant à comprendre
clairement les objectifs, la portée et la faisabilité, ce qui permet une planification et une
allocation efficace des ressources pour éviter les problèmes potentiels. Dans cette phase,
les différentes options sont évaluées et les choix sont faits pour définir la meilleure
stratégie à suivre pour atteindre les objectifs du projet.

2. La solution :
Après avoir étudié les problèmes mentionnés précédemment, nous avons constaté que
certains d'entre eux étaient principalement liés à la gestion des documents (notamment les
mémoires) et d'autres étaient liés au système d'archivage. Pour résoudre ces problèmes, nous
avons opté pour une solution ECM (Enterprise Content Management) qui combine à la fois une
GED (Gestion des documents) et un SAE (Système d'archivage). Par conséquent, la solution
consiste à apporter des modifications et des fonctionnalités supplémentaires à l'ECM actuel de la
bibliothèque afin de résoudre ces problèmes et de faciliter les tâches des employés.

3. Détails de la solution :
Les problèmes diffèrent de difficulté, donc chacun a une solution concise
pour le résoudre

Problème 1 : La saisie manuelle des métadonnées des mémoires dans le logiciel

PMB
Pour ce problème, la solution est de :
- Intégrer un système OCR dans logiciel PMB puisqu'il est open source. Pour
le choix de OCR, Il existe plusieurs logiciels et librairies (en cas de
développement personnalisé) OCR (reconnaissance optique de caractères)
gratuits disponibles sur le marché.

Problème 2 : La bibliothèque ne dispose pas d’un système d’archivage.

La solution consiste à la mise en place d'un tel système pour garantir la
conservation et l'accessibilité à long terme des documents numériques de la
bibliothèque. On suit ces étapes :

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 - Identifier les besoins de votre bibliothèque : quel type de documents
souhaitez-vous archiver ? Quels sont les besoins en termes de stockage
et de gestion des accès aux documents ?
- Effectuer des recherches pour trouver un système d'archivage électronique
adapté aux besoins de votre bibliothèque. Il existe de nombreux systèmes
disponibles sur le marché, chacun ayant ses propres caractéristiques et
fonctionnalités comme Alfresco, ou bien créer un système personnalisé.

En résumé, la mise en place d'un système d'archivage électronique peut

prendre du temps et nécessiter des investissements, mais il est important de
garantir la conservation à long terme des documents numériques de la bibliothèque
et d'assurer leur accessibilité aux utilisateurs actuels et futurs.

Problème 3 : Pas de reprise de données.

La base de données de la bibliothèque contient uniquement les documents
créés après 2007. Alors, tous les ouvrages créés avant sont stockés dans le musée
de la bibliothèque physiquement (pas de reprise de données). On propose une
solution mixte entre manuelle et automatique ou les employés font des scans pour
tous les mémoires papier. Après cette opération vient l’automatisation, ou les
images scannées entrent dans un système OCR pour les convertir en version pdf.
Faire une extraction des métadonnées …etc et les déposer dans la base de
données.

Ces problèmes sont les principales difficultés dans les processus de la

bibliothèque. Donc, ajouter les solutions proposées dans la gestion des documents
et les systèmes d’archivage de la bibliothèque va faciliter la gestion et beaucoup de
tâches.

4. BPMN :
La notation standardisée BPMN est utilisée pour modéliser et représenter
visuellement les processus métier. Elle utilise une variété d'éléments graphiques pour
représenter les différentes parties du processus et permet aux parties prenantes de
comprendre et de communiquer facilement le flux des activités et des interactions dans
un processus. Dans la figure ci-dessous, vous pouvez voir le diagramme BPMN de la
solution proposée précédemment qui a été modélisé à l'aide d'Eclipse et de Design
Activiti.

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 5. Les outils :
a. Alfresco :
Alfresco est une plateforme de gestion de contenu d'entreprise open source
qui permet aux organisations de gérer et de stocker des documents et des
contenus numériques en toute sécurité, de les partager et de les collaborer en
temps réel. Il offre un large éventail de fonctionnalités, notamment la gestion des
documents, la collaboration, le workflow, l'archivage, la recherche et la sécurité, et
peut être utilisé comme une solution autonome ou intégrée à d'autres applications
et systèmes d'entreprise. La plateforme Alfresco est très flexible et personnalisable,
ce qui la rend adaptée à une grande variété d'entreprises et d'industries.
b. Eclipse :
Eclipse est un environnement de développement intégré (IDE) open source
largement utilisé pour créer des applications informatiques. Il fournit une interface
utilisateur graphique conviviale pour écrire, éditer et déboguer du code source dans
de nombreux langages de programmation, tels que Java, C++, Python, PHP et bien
d'autres. Eclipse offre également des fonctionnalités pour gérer les projets, les
fichiers et les bibliothèques, ainsi que pour intégrer des outils tiers tels que des
compilateurs, des analyseurs de code, des outils de collaboration et des
environnements de test. La flexibilité d'Eclipse en fait un outil de développement
populaire dans de nombreux domaines, y compris le développement de logiciels
d'entreprise, les applications mobiles, les jeux vidéo et les applications web.

6. Conclusion :
Pour résoudre les problèmes de gestion et d'archivage des documents de la
bibliothèque, une solution a été proposée, qui consiste à mettre en place un système de
gestion de contenu d'entreprise (ECM) avec des fonctionnalités de gestion de documents
(DM) et de gestion de dossiers (RM). Cette solution permettra de répondre aux besoins
de la bibliothèque en matière de gestion de contenu et de faciliter l'archivage des
documents.

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Chapitre 03 : La phase Réalisation
1- Introduction :
La phase de réalisation d'un projet est la phase où le travail réel du projet est
exécuté, les conceptions sont mises en action pour créer le produit final. L'objectif
de cette phase consiste à convertir en critères techniques les objectifs et les
exigences du projet approuvé afin de permettre de concevoir dans les détails et de
mettre en œuvre intégralement le produit final. Dans notre cas, le produit livré sera
un site généré par Alfresco qui répond au besoin des utilisateurs de la bibliothèque
de l’ESI.

2- Les métadonnées :
Les métadonnées sont des informations qui fournissent des détails supplémentaires
sur les données, tels que leur contexte et les circonstances dans lesquelles elles ont été
créées. Elles jouent un rôle important dans l'organisation et la compréhension des
données, en permettant une recherche efficace. Les métadonnées sont utilisées dans
diverses applications informatiques, notamment dans les systèmes de fichiers, les bases
de données et les bibliothèques numériques. Dans le cadre des mémoires de PFE, des
métadonnées ont été sélectionnées pour identifier le document et aider à son indexation,
notamment le nom et le prénom de l'étudiant (auteur), le nom et le prénom de l'encadrant,
le thème du PFE, la promotion et la spécialité (SIT, SIL, SIQ et SID).

12
3- La création de site :

Après l’installation de Docker et Alfresco, on a démarré la création de site.

Le nom donné au site était PFE comme la figure ci-dessous montre :

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Le résultat affiché après dans le site PFE était comme suit :

14
 4- La création d’un modèle :
- Au début on crée un modèle et on l'appelle document_pfe avec un préfixe
ged :

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- Puis on crée un nouveau type “Custom type” pour mettre les
métadonnées dedans après. On l’appelle “content_pfe”
- Après on met les métadonnées mentionnées précédemment comme
propriété. Voici un exemple de création d’une propriété :

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- On ajoute les propriétés (ou bien les métadonnées) au Layout Designer pour
assurer qu’elles seront affichées lors de la création ou bien modification d’un
document PFE. On définit la façon selon laquelle les propriétés seront
affichés aux utilisateurs :

- Ensuite on passe à l'activation du modèle, pour qu’il soit affiché au

niveau de type document, donc on peut l’affecter à ce modèle.

- On ajoute un pfe, et on essaye de changer son type et le mettre sous le

modèle PFE pour qu’on puisse voir les propriétés qu’on avait créé
précédemment.
- La partie propriétés sera afficher comme suit :

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 - En revenant au Dashboard de site PFE, on trouve le résultat final de
process :

5- Conclusion :
Au cours de cette phase, nous avons entrepris de mettre en œuvre une partie de la
solution proposée, qui consiste à gérer électroniquement les mémoires de PFE sur
Alfresco. Pour ce faire, nous avons créé un site et un modèle adéquat contenant toutes
les métadonnées nécessaires. En outre, nous avons élaboré le BPMN à l'aide d'Eclipse
Design Activiti. Cependant, nous n'avons pas réussi à établir de lien entre le BPMN et le
flux de travail sous Alfresco.

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Conclusion générale

En conclusion, ce projet de gestion électronique de mémoires à la bibliothèque de

l'ESI a été un succès grâce à la mise en place d'une solution complète de gestion de
contenu d'entreprise (ECM) avec Alfresco et Activiti. Cette solution a permis de résoudre
les problèmes de gestion et d'archivage des documents rencontrés par les utilisateurs de
la bibliothèque. Grâce à l'utilisation de métadonnées appropriées, la recherche et la
compréhension des données ont été grandement facilitées. Les fonctionnalités de
workflow ont permis une gestion efficace des tâches et des étapes de validation,
améliorant ainsi la qualité de la gestion des documents et réduisant les risques d'erreur.
La mise en place du BPMN a également facilité la compréhension des processus et des
interactions entre les différentes parties prenantes.
En somme, cette solution a permis d'améliorer l'efficacité et la qualité de la gestion
des mémoires PFE de la bibliothèque de l'ESI, tout en offrant une expérience utilisateur
améliorée.

19
 Bibliographie

- La documentation officielle d’Alfresco via leur site :

https://docs.alfresco.com/content-services/7.2/tutorial/model
/
- Les slides de Monsieur Kamel Harkat :
https://drive.google.com/file/d/1VZC7vYciZOyuBPPRCG-vq8oaATW00
n Lc/view
- Le site web de la bibliothèque de l’ESI.