Fiche pratique
Réf. : 0334
Date de publication :
03 octobre 2017
Mots-clés
GED | gestion documentaire |
maîtrise documentaire |
documents qualité |
dématérialisation | informations
documentées | maîtrise des
informations documentées
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Comprendre la gestion
électronique des documents
(GED) pour choisir l’outil le mieux
adapté
Cette fiche est issue de G
: énie industriel | Métier : responsable qualité
par Adeline RAILLON
Extrait du sommaire :
[…]
0333 Rédiger des procédures simples, utiles et efficaces
0395 Rédiger les modes opératoires : faire simple, utile et efficace
0334 Comprendre la gestion électronique des documents (GED) pour choisir l’outil le
mieux adapté
1535 Identifier les informations documentées à gérer dans le système de management
0393 Pratiquer les règles de maîtrise des documents
[…]
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Comprendre la gestion
électronique des documents (GED)
par Adeline Raillon
Consultante Qualisphère

Votre système documentaire devient lourd, sa gestion fastidieuse. Vous souhaitez mettre en place un
dispositif permettant d’améliorer la gestion, le classement, l’organisation, la sauvegarde et le partage
des documents essentiels.
La gestion électronique des documents (GED) permet tout cela, mais sa mise en œuvre ne se fait pas
sans évolution des pratiques. Il s’agit d’un projet d’envergure pour l’entreprise qui doit être mené métho-
diquement et avec le concours de tous.
• En quoi la GED peut-elle contribuer à répondre aux exigences normatives en matière de maîtrise
documentaire ?
• Comment permet-elle un partage efficace et transversal de l’information ?
Cette fiche vous précise comment mettre en place cette gestion électronique des documents dans
votre entreprise.

modalités de conservation (accessibilité, durée, lieux)

En pratique
des enregistrements.
Pour y répondre, les entreprises dressent de longues
C Étape 1 listes de documents, qu’il est difficile de tenir à jour.
La GED est en ce sens un outil plus intuitif pour gérer
Appréhender les enjeux de la GED
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ces aspects de manière automatique dès lors que les

Quels sont les avantages d’une GED ?
La gestion électronique des documents recèle de mul-
tiples avantages. Elle permet de :
• rendre l’information disponible immédiatement pour
tous les utilisateurs quel que soit leur lieu de travail ;
• limiter au minimum la circulation des documents
papier afin d’éviter les pertes des données ;
• r assembler dans un unique dossier informatisé
l’ensemble des documents disséminés dans toute
l’organisation ;
• éviter la multiplication des documents pour faciliter
leur mise à jour ;
• sécuriser le stockage et l’accès aux documents et
aux dossiers ;
• favoriser la sauvegarde des documents sensibles ;
• garantir l’unicité des documents  ; il n’y a plus de
doublons ou triplons du même document, donc plus
de confusion possible ;
• gérer les versions d’un document ; les versions sont
enregistrées et permettent ainsi d’avoir une vision
parfaite de l’historique des modifications ;
• faire le suivi d’activité  ; tous les événements et
actions sont enregistrés dans un journal, offrant ainsi
un audit d’activité pour la qualité.
• standardiser  ; le nommage et le classement des
documents peuvent être automatisés et satisfaire à
une charte ou un standard, accroissant ainsi la lisibi-
lité des informations et leur exploitabilité.
La GED au service de la qualité
et de l’environnement
Dans le cadre de la maîtrise documentaire attendue
par la norme ISO 9001 (chapitres  7.5.2 et 7.5.3),
l’entreprise doit définir et respecter les modalités
d’élaboration, de codification, de diffusion, de gestion
des versions périmées des documents ainsi que les
règles ont été définies et paramétrées en amont.
Dans le cadre du management environnemental, la GED
est aussi un levier qui permet de réduire les consomma-
tions papier/encre, grâce à la dématérialisation.
C Étape 2
Budgétiser la GED
Au-delà des coûts inhérents à la licence logicielle, la
mise en œuvre d’une GED occasionne des coûts à la
fois directs et indirects qui ne sont pas toujours évidents
à identifier mais qu’il est nécessaire de budgétiser.
Parmi les étapes génératrices de coûts, on compte :
• la définition du plan de classement  ; un expert en
organisation peut accompagner l’entreprise sur la (re)
définition de l’arborescence de classement ;
• la définition des procédures d’utilisation et de
sauvegarde ;
• le paramétrage de base (définition des différentes
tables : annuaire, utilisateurs, etc.) ;
• le déploiement qui ne peut se faire en moins de deux
jours ; cela peut être dix fois plus long selon la taille
de l’entreprise et l’étendue de la documentation ;
• l’acquisition et l’intégration des archives papier
existantes ;
• la prise en compte des spécificités métier ;
• la promotion de l’outil en interne (campagnes de
sensibilisation et d’information) ;
• la formation des administrateurs et utilisateurs
référents ;
• l’accompagnement et le suivi de l’expérience
d’utilisation ;
• l’amélioration de l’outil, car on ne fait que rarement
les meilleurs choix du premier coup…

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Selon le niveau de maturité de l’entreprise vis-à-vis des • choisir la solution ;

technologies informatiques, la mise en œuvre d’une • créer le plan de classement et les droits d’accès ;
GED peut être longue, fastidieuse et surtout coûteuse. • faire l’acquisition des documents ;
Il convient donc de bien intégrer ces aspects dans la • classer et stocker les documents ;
définition du budget.
• diffuser les documents.
L’illustration ci-dessous présente le principe de fonc-
C Étape 3 tionnement et les différentes fonctionnalités d’une
Mettre en œuvre la GED en 5 phases GED.

La gestion électronique des documents se met en

œuvre en cinq grandes phases :

Numérisation
des
Stockage des documents
documents papier
électroniques

Importation
des emails
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GED

Consultation de
Recherche consultation Réimpression des
l’extérieur en mode
sur les postes de travail documents archivés
sécurisé

Principe général d’une gestion électronique

Phase 1 : Le choix de la solution communiquer avec d’autres logiciels), possibilité de

Le choix de la solution doit se faire de manière factuelle production de fonctions personnalisées, intégration
en confrontant plusieurs solutions du marché sur la avec d’autres applications, etc.
base de différents critères. • Le mode d’hébergement de la solution : si le logiciel est
• Les fonctionnalités  du produit  : notion de type de en Saas, le lieu et le niveau de sécurité pour le stoc-
documents, gestion des utilisateurs, gestion des kage des données doivent être clairement identifiables.
cycles de vies et versions, formats supportés, limita- Il faut se renseigner auprès du prestataire sur le lieu de
tions aux formats des documents, limitations de taille stockage des documents et les modalités de stockage
ou de volumétrie, etc. des documents : procédure de sauvegarde, procédure
• L’architecture et l’ouverture  avec d’autres logi- de restauration, durée de conservation des données.
ciels internes  : compatibilité Windows et autres • L’étendue du partenariat avec l’intégrateur : proxi-
OS, existence d’API (connecteurs permettant de mité, compétences et expériences similaires, offres

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d’accompagnement, maintenance de la solution. Cette étape ne doit pas être sous-estimée puisqu’il
Il faudra s’assurer de sa pérennité, car c’est à s’agit du socle de l’outil. Le choix doit se faire avec
ce fournisseur que toutes les données de votre un groupe de réflexion constitué des utilisateurs, du
entreprise seront confiées. Quel que soit le mode pilote du projet en interne, de l’intégrateur et éven-
d’hébergement des données en SaaS ou en local, tuellement d’un expert en organisation des systèmes
la solution doit être accompagnée d’une mainte- d’information.
nance, afin de corriger les éventuels bugs avec la Le plan de classement peut être déployé selon plu-
solution. sieurs logiques :
• La flexibilité du logiciel, un paramétrage personnalisé • approche clients ;
doit pouvoir être réalisé. Chaque entreprise évolue,
• approche processus ;
il faudra donc également vous renseigner auprès de
l’intégrateur sur les possibilités d’évolution de l’outil, • approche service ;
afin que l’outil puisse évoluer au rythme de votre • etc.
entreprise. L’approche processus semble néanmoins la plus
Phase 2 : Création du plan de classement appropriée dès lors que cette approche a déjà été
et des droits d’accès menée et que les processus de l’entreprise sont
La première étape consiste à décider d’un plan de identifiés.
classement, une arborescence qui définit les endroits Une fois l’arborescence définie, il convient de définir
où sont stockés les documents et les liens logiques les droits associés à l’élaboration, à la validation et à
entre chaque section. la consultation des documents.

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Workflow (flux de travail) d’élaboration d’un document

Phase 3 : Faire l’acquisition des documents la plus difficile à maintenir car si les règles établies
L’acquisition des documents se fait généralement en sont généralement suivies au début du projet, elles
trois temps. tendent à ne plus être systématiquement respectées
• la numérisation des documents archivés sous forme par la suite.
papier : les outils de reconnaissance de texte facili- C’est à ce niveau que le pilote du projet doit faire
tent grandement la tâche pour ensuite les retrouver preuve de pédagogie et de rigueur pour faire respecter
avec une recherche par mots clés ; les règles établies.
• l’intégration des documents électroniques exis- Des audits documentaires peuvent être menés pério-
tants : il s’agit des documents déjà créés et archivés diquement pour s’assurer du respect et de l’homogé-
sous forme électronique (documents Word, pdf, néité des pratiques.
tableurs, etc.) ;
Phase 5 : Diffuser les documents
• la production de documents électroniques avec la
C’est sur cette fonctionnalité que la GED présente tout
solution de GED.
son intérêt, car la diffusion des documents peut se faire
Dans tous les cas, les documents doivent être approu- par une multitude de canaux : espaces projets, calen-
vés avant d’être mis à disposition selon le Workflow driers partagés, messageries collaboratives, groupes
que vous aurez défini précédemment. de travail, wikis, bibliothèques, moteurs de recherche
Phase 4 : Classer et stocker les documents évolués, etc.
Cette phase consiste à alimenter les dossiers et
répertoires créés selon l’arborescence définie. Elle est

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Objets contenus

Objets conteneurs
Documents (ou fichier)

Fax
Collection
E-mail

Événement
Agenda
Lien URL

Discussion Notes

Wiki – Blog

Requête enregistrée

Souscription
+ les objets personnalisés

Groupe d'utilisateurs Utilisateur

Les vecteurs de diffusion de l’information

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Ne vous contentez pas de tests a minima

Notre conseil
du système
Soyez chef de projet utilisateur Le système doit être testé intensivement avant sa mise
En tant que membre du service qualité et utilisateur en production officielle. Les dysfonctionnements sont
de la solution, votre rôle est primordial dans la mise souvent mal perçus par les utilisateurs. C’est d’autant
en œuvre de la GED. En effet, en étant au cœur de plus le cas s’ils sont déjà sceptiques lors des phases
l’organisation de l’entreprise, vous disposez d’une d’étude.
vision transversale indispensable pour sa mise en N’optez pas pour des systèmes de GED
œuvre. différents
En outre, la mise en œuvre d’une GED est un projet à Recourir à différents systèmes de GED au sein d’une
part entière qui doit être planifié (cf. Modéliser la pla- même entreprise, de taille moyenne qui plus est,
nification de tâches nécessaires à la réalisation d’un entraînera à coup sûr des problèmes de duplication
projet (diagramme de Gantt) - Réf.  Internet  : 0433) et et d’accès à la base de documents. Tous les services
déployé de manière méthodique. Vous serez là aussi de votre entreprise doivent donc impérativement utili-
pour encadrer le projet selon les modalités de planifica- ser le même système de GED, avec une même base
tion attendues par la norme ISO 9001 et vous assurer de documents. L’objectif est en effet de structurer le
de l’efficacité de son déploiement. système de façon homogène en définissant des procé-
dures uniformes, régies par un seul et même système
de permissions.
Évitez les erreurs
N’imposez pas les choix aux utilisateurs Les plus Internet
Procéder ainsi, c’est s’assurer que les utilisateurs n’ad-
héreront pas à la démarche et ne suivront pas les règles Saisissez la Référence Internet 0334 dans le moteur de
établies. Il convient donc de les associer à la recherche recherche du site www.techniques-ingenieur.fr pour accéder
aux mises à jour de cette fiche ainsi que la Réf. Internet des
des solutions permettant de répondre à leurs besoins. rubriques suivantes :
Ne partez pas sur une solution non évolutive
Les besoins en matière de gestion documentaire n’ont E Fiches associées
de cesse d’évoluer avec le contexte de l’entreprise. • 0389  – Identifier et mettre en œuvre les exigences
Le choix de la solution doit se porter sur la capacité documentaires
de l’éditeur à pouvoir faire évoluer son application, à • 0390 – Construire un système documentaire qualité
le rendre comptable et communiquant avec d’autres
• 0391 – Construire soi-même sa gestion documentaire
applications.
• 0393 – Pratiquer les règles de maîtrise des documents
Ne créez pas des usines à gaz • 0433 – Diagramme de Gantt : outil de planification
Les solutions les plus simples sont souvent les plus
efficaces et surtout les plus admises par le personnel.

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