Zakia SADOU

Consultante experte en
transformation digitale
ECM/BPM
 Agenda
• Introduction
• Les différentes phase d’un projet GED
• Les enjeux de la Gestion d’un projet GED
- Enjeux économiques
- Enjeux organisationnels
- Enjeux réglementaires

- Erreurs à ne pas commettre

Conclusion
Some Times you win some times you Lose learn

Oracle WebCenter Content Suite

 Introduction

La GED est un mécanisme regroupant toutes les techniques, logiciels,

matériels et outils de gestion informatique, permettant de dématérialiser,
classer, gérer et stocker les documents électroniques. Il mène à
l’augmentation de la productivité, favorise la traçabilité des documents,
l’accès aux démarches ISO, incluant le management de la qualité, la sécurité
et le respect de l’environnement (ISO 9001, ISO 14001..)
Les différentes phase d’un projet GED
1. Etude et préparation du périmètre du projet

2. Preparation du budget

3. Redaction du cahier des charges

4. Démarche de mise en œuvre du projet

5. Acquisition de la solution

6. Conduite et Implémentation et phase démarrage du projet

7. Formation

8. Maintenance et support du projet (solution)

Etude et préparation du périmètre du projet (phase zero)
Etude préliminaire sur :
La faisabilité du projet
Etude du Périmètre du projet
• GED,
• Archivage,
• Dématérialisation
• ECM
A. Enjeux économiques & financiers
• La préparation du budgets du projet
• Liés à l’acquisition de la solution
• Liés à sa mise en œuvre
• Liés à l’acquisition du matériel

• Gestion des coûts supplémentaires

• Liés à la formation et transfert de compétence
• Support et maintenance
B. Enjeux Organisationnels

“Un projet de gestion électronique de

document est plus organisationnel
que technologique.”
B. Enjeux Organisationnels

• Rédaction du cahier des charges

• C’est l’une des phases clefs de la réussite d’un projet GED
• Etude et analyse du besoin
• Définition du périmètre du projet (fonctionnel, administratif )
• Démarche de mise en œuvre
• Plan Assurance qualité
 Face à une problématique technique, organisationnelles, et humaines il est important de
bien préciser ses besoins et les résultats attendus. En effet, un projets mal dimensionnés,
accompagnement inexistant, frustration des collaborateurs… Pour éviter les scénarios
catastrophes, il convient d’agir avec méthode et surtout, ne jamais négliger le facteur
humain! une mauvaise préparation peut entrainer des coûts importants et des retards voir
même l’échec total du projet
 Cahier des charges

“À chaque entreprise correspond un projet,

le sur-mesure est une nécessité absolue.”
B. Enjeux Organisationnels (suite)

• Acquisition de la solution (références, type de licences,…)

Un projet GED réussi, c’est avant tout un projet qui permet de valoriser les données dématérialisées pour
créer de la valeur pour les utilisateurs métiers. Tout l’enjeu est donc de choisir la solution la mieux adaptée
aux attentes de l’entreprise (Dirigeants et collaborateurs).

• Conduite et phase démarrage du projet (organisation en interne et suivi)

La Phase la plus sensible, du projet mais cruciale pour sa réussite

• Suivi et accompagnement de la solution après démarrage (support technique et maintenance )

• Formation des utilisateurs

B. Enjeux Organisationnels

• Résistance au changement

– GED est un excellent outil d’innovation et de productivité. Toutefois, sa réussite

ne peut passer que par une véritable mutation de l’organisation, acceptant le
changement pour des pratiques totalement nouvelles.
• Un certain changement doit accompagner la mise en place d’une solution de GED dans
l’organisation,
• La résistance au changement peut avoir des justifications diverses, et peut concerner
aussi bien la direction, le management et l’opérationnel.
• Quelles que soient les motivations, la résistance au changement est l’un des
principaux facteurs d’échec des projets GED.
• Elle est souvent la raison du refus d’engager ou de poursuivre un projet, alors même
qu’il s’agit là d’un des plus grands gisements de gains resté encore largement sous-
exploité aujourd’hui par les organisations.
B. Enjeux réglementaires
• Répondre aux contraintes légales en matière d'archivage
• Les législations nationales et les réglementations internationales imposent certaines contraintes
en matière d'archivage : assurer l'authenticité d'un document,
• Identifier l'auteur d'un document,
• stocker des documents pendant plusieurs années,
• Répondre aux exigences des normes de qualité

• Norme de qualité ISO (exp. ISO 9001, ISO 14001..)

• Règlements internes aux entreprises
• Règlement vis-à-vis des exigences internationale
Les normes de qualité imposent une traçabilité de tous les process d'une organisation. Le respect de
l’environement…
Erreurs à ne pas commettre
• Ne pas rédiger un cahier des charge
• Faire du copier coller de cahiers des charges;
• Ne pas impliquer les acteurs métier;
• Rassembler la solution GED/ECM, acquisition du matériel et prestation de service dans le même CDC
• Ne pas désigner l’équipe de pilotage de projet
• Cahier des Charge GED au moins disant
• Acquérir l’ensemble des licences au démarrage
• Payer les licences avant mise en production
• Bénéficier de la formation avant la mise en œuvre
• S’obliger à acquérir tout les modules chez le même fournisseur
 Conclusion
L’expérience montre que le premier critère de réussite de tels
projets n’est pas celui des choix technologiques, mais bien de la
préparation globale du projet, de l’implication des dirigeants et
cadres impliqués, de la définition des objectifs précis, dès le départ,
et ensuite de l’implication des équipes en charge de son
élaboration et de l’accompagnement des utilisateurs.