Mise en place de GED (Gestion Electronique de

Documents) : la méthodologie
La mise en place d’une GED (Gestion Electronique de Documents) ne s’improvise pas ! Il est
nécessaire de respecter une méthodologie afin de ne pas faire échouer le projet. Voici les 6 étapes de
mise en place d’un projet de dématérialisation documentaire dans une entreprise.

1. Recueillir les besoins documentaires

Avant toute mise en place d’une solution de gestion électronique de documents, il est important de
nommer un référent ou chef de projet GED. Ce dernier va commencer par faire le tour des différents
utilisateurs dans l’entreprise afin de recueillir leurs besoins en termes de :

Quantité et nature des documents à gérer par le futur logiciel de GED (factures, notes de
frais, bulletins de paie, documents métiers, courriers, contrats clients, contrats de travail, etc.)

Stockage de documents (numérisation de documents, documents natifs numériques)

Classement et indexation des fichiers numériques (recherche documentaire, automatisation des

processus, workflow)

Gestion des documents (gestion des droits d’accès et de modification, suivi, échanges entre
utilisateurs)

Signature électronique

Archivage électronique

Afin de vous aider à bien identifier vos besoins, vous pouvez faire appel à une entreprise de conseil et
d’AMOA (Assistance à Maîtrise d’Ouvrage), qui va vous aider dans cette étape.

Surtout ne négligez pas cette étape ! Elle est essentielle pour obtenir une GED bien structurée. Les
risques d’une GED mal structurée sont énormes : des documents difficiles à retrouver, des doublons,
des difficultés à retrouver la dernière version à jour, les pertes de temps, la frustration des
collaborateurs, les risques de non-conformité, etc.

2. Rédiger un cahier des charges du projet de GED

Le chef de projet GED (Gestion Electronique des Documents) rédige alors un cahier des charges
techniques qui devra contenir :

Un plan de classement des documents

Les modules de traitement automatisés

Le calendrier de conservation des documents

Les processus de réception des documents

Le plan de classement consiste à ordonnancer des documents dans des catégories, selon une
organisation logique, des méthodes et des règles de nommage.

Télécharger un guide de bonnes pratiques pour réaliser un plan de classement (PDF, 6 pages, 120 Ko).

Ce cahier des charges va aiguiller votre choix de prestataire GED.

Télécharger le livre blanc « 60 critères pour choisir un logiciel de GED  »

3. Définir les critères de choix du logiciel de GED

Une fois vos besoins bien identifiés, vous allez réaliser une liste précise de vos critères pour choisir le
logiciel de GED :

Type de documents gérés

Formats gérés

Volume de stockage

Connecteurs disponibles

Ergonomie, intuitivité

Simplicité d’utilisation

Possibilités d’évolution

Prix

Clauses de réversibilité (possibilités et modalités de récupération des documents, en cas de

changement de prestataire)

Etc.

4. Identifier et tester plusieurs solutions de GED

Il existe plusieurs dizaines d’éditeurs de logiciels de GED en France. Certains logiciels sont adaptés aux
grandes entreprises, d’autres aux PME (Petites et Moyennes Entreprises), d’autres à certains métiers
qui utilisent un type de document bien particulier.

C’est pourquoi vous allez devoir sélectionner une pré-liste de logiciels qui correspondent plus ou
moins à vos besoins pour pouvoir ensuite les tester.

L’idéal est de tester plusieurs solutions en les mettant en place sur une activité ou une entité de
l’entreprise et pour certains types de documents. Si nécessaire, des ajustements pourront être
effectués.

En savoir plus sur Zeendoc

5. Déployer la solution de GED dans toute l’entreprise

Suite à la validation du test, la solution de GEIDE (Gestion Electronique de l’Information et des

Documents de l’Entreprise) pourra être déployée à l’ensemble de l’entreprise.

Il est conseillé de créer un comité d’observation, chapeauté par le référent GED, qui sera chargé de :

Evaluer la satisfaction des collaborateurs

Assurer le bon déroulement du projet

Former les salariés à la solution

Effectuer une veille réglementaire et technologique

Assurer la maintenance du produit

Comptez en moyenne 5 mois pour effectuer une installation et un paramétrage optimal.

6. Sensibiliser et former les collaborateurs pendant et après la mise en place de GED

La mise en place d’une GED entraîne des changements majeurs dans l’organisation du travail.
La résistance au changement est souvent très forte parmi les collaborateurs.

Il est donc important de préparer la conduite du changement :

Bien expliquer les objectifs du projet en amont en valorisant les gains de la dématérialisation pour les
collaborateurs (gain de temps, moins d’erreurs, etc.)

Permettre à chacun de s’exprimer, recueillir les besoins

Communiquer régulièrement sur l’état d’avancement de la mise en place

Former les utilisateurs au nouveau logiciel

Mettre en place une hotline ou assistance technique

Une mauvaise conduite du changement peut mener à l’échec d’un projet de dématérialisation.

Attention, la formation des salariés ne suffira pas. Il faudra les accompagner pendant plusieurs
semaines, voire plusieurs mois, afin qu’ils s’approprient l’outil et les nouvelles méthodes de travail.

La conduite du changement permet à une organisation de faire adhérer les équipes au projet
de transformation numérique de l’entreprise et de diminuer la période de moindre productivité
pendant la phase transitoire.

Si le projet a été bien mené et que l’utilisateur s’aperçoit que les process sont beaucoup plus simples,
il ne sera que plus enthousiaste à l’utiliser.

Si, vous aussi, vous souhaitez mettre en place une GED, faites-vous accompagner par nos experts !

Télécharger le livre blanc « 60 critères pour choisir son logiciel de GED  »

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