C’est quoi la ged 

:
La GED ou gestion électronique des documents présente un logiciel informatisé visant à
organiser et gérer des informations sous forme de documents électroniques au sein d'une
organisation. Les logiciels de GED intègrent d'autres fonctionnalités permettant de faciliter
voire d'automatiser la gestion des documents.
Jacques Chaumier définit la GED ou Gestion Electronique de Documents
comme un « ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de
la chaîne de traitement d’un document : acquisition, restitution, diffusion».
L’importance de la gestion des documents électroniques (GED) dans l’entreprise qui
désigne ’un facteur clé performance lorsqu’elle est intégrée dans les opérations quotidiennes
et les plans à long terme d’une entreprise . La GED joue un role important dans l’ambition de
toute entreprise de communiquer plus rapidement et de travailler plus efficacement de
n’importe où et à tout moment sur un certain nombre de dispositifs différents
Mettre en place une GED permet le stockage, le classement et l'archivage des documents
dans un même logiciel. Un projet de GED améliore donc la recherche documentaire, la
gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie, ainsi que la productivité des
collaborateurs de l'entreprise
Les avantage de la ged dans l’entreprise :
 Les documents électroniques devient accessibles instantanément via des ordinateurs
ou des appareils mobiles
 La GED permet de réduire les dépenses car elle élimine le besoin d’équipements et de
fournitures d’impression coûteux tels que le papier et les cartouches etc
 La gestion électronique des documents renforce la sécurité
 La GED a pour but d améliorer la communication
 permet de mieux contrôler l’accès aux informations. Lorsque les employés utilisent
des dossiers physiques ou des copies papier de documents, il y a toujours un risque
que quelqu’un d’autre mette la main sur des informations sensibles sans autorisation.
Pour conclure La gestion électronique des documents est facilement accessible. Elle permet à
l’utilisateur d’avoir le contrôle total de ses fichiers et documents. Les documents sont stockés
sur un serveur et peuvent être consultés via n’importe quel appareil disposant d’un accès à
Internet. La GED permet aux utilisateurs de collaborer sur les mêmes documents en même
temps. Elle facilite le partage d’informations avec des personnes qui ne se trouvent pas
nécessairement dans vos bureaux ou même à l’autre bout de la ville. Cela permet
d’économiser le temps et l’argent consacrés aux déplacements pour des réunions ou des
Mise en place dune solution ged :
Une solution GED sert a traiter le cycle de vie des documents de l entreprise de A à Z
(acquisition, validation, indexation). Et l’automatisation des processus : créer des workflows
afin d'accélérer les processus de validation et de traitement des documents, pour gagner en
productivité.
Pourquoi mettre en place une GED ?
Le déploiement d’une GED vise à optimiser la gestion documentaire courante d’une
entreprise grâce à l’automatisation des tâches peu valorisantes et récurrentes, à la réduction
des coûts de traitement et à la simplification du partage des données entre les collaborateurs et
les services.
Le choix de logiciel GED :
Toute entreprise est confrontée à la nécessité de classer, stocker et diffuser ses documents.
Selon sa taille, son budget et la spécificité de ses besoins, elle a le choix parmi de nombreuses
solutions logicielles, regroupées deux familles principales : des logiciels gratuits et des
logiciels payants .

Les solution GED gratuits Les solutions GED payants

Open Doc Man Zeendoc
Alfresco ELO ECM
Nuxeo Alfresco Digital Business
Knowledge tree Open Bee
Feng Office M-files
.
Le déploiement une GED :
Pour mettre en place une GED, il faut cerner les besoins en gestion documentaire et les
objectifs de son entreprise. On teste ensuite les solutions de GED retenues sur un service en
particulier, puis on procède à des ajustements avant la mise en place de l'outil de GED final.
La mise en place d’une GED nécessite une préparation minutieuse en amont afin de définir les
besoins spécifiques des collaborateurs et des métiers. Le choix du logiciel résulte d’un
processus en plusieurs étapes échelonnées sur plusieurs mois et repose sur la concertation
avec l’ensemble de ses futurs utilisateurs.
Finalement nous avons choisi le logiciel GED constellio

POURQUOI CONSTELLIO ?
Constellio est un un logiciel libre québécois ,retenu à l’Université Laval pour constituer la
voûte documentaire dans les unités et appliquer la conformité sur les documents
institutionnels.
Ce logiciel permet de :

 structurer et organiser les documents et les dossiers institutionnels, c’est-à-dire tous les
documents créés ou reçus par un employé administratif
 Assurer la sécurité (accès et conservation) des dossiers et documents pour la continuité
des affaires.
 Mitiger le risque de perte d’information.
 Permettre de répondre aux demandes d’accès à l’information.

 Réduire les investissements requis pour la mise en place de serveurs, la sauvegarde

des données et des documents ainsi que pour l’achat de logiciels
Constellio a donc deux rôles :

1. Constituer une voûte documentaire permettant de remplacer notamment les partages

réseau, utilisés pour la sauvegarde et le partage de documents et de dossiers.
2. Appliquer les règles de conservation prévues aux dossiers pour les transférer en
archivage. Cela est possible puisque Constellio est configuré en fonction du plan de
classification et du calendrier de conservation.

https://www.archives.ulaval.ca/constellio/

https://www.zeendoc.com/faq/gestion-electronique-des-documents/comment-mettre-en-place-
une-ged/#:~:text=Pour%20mettre%20en%20place%20une,l'outil%20de%20GED%20final.

https://www.puceplume.fr/qu-est-ce-que-la-ged/#:~:text=GED%20est%20l'acronyme%20fran
%C3%A7ais,flux%20documentaires%20papier%20et%20%C3%A9lectroniques.
conférences où vous ne discutez des affaires que pendant une courte période .