Cahier de charge du projet

I. Définition
La GED (Gestion Electronique des Documents)
est un procédé informatique visant à définir,
concevoir, produire, organiser, diffuser, et gérer
les informations.
II. Pourquoi mettre en place une solution de GED ?
La mise en place d’une solution de gestion des
documents, comprend des enjeux aussi bien
économiques, organisationnels que réglementaires.
Ainsi, nous pouvons citer quelques bénéfices
attendus.
 L’amélioration et la fiabilité des données, en
passant par la limitation de la perte de données
 La disponibilité immédiate des documents, grâce à
la structuration des métadonnées.
 La réduction des coût, grâce aux économies des
ressources comme le papier, l’ancre tec…
 L’efficacité du processus du traitement des
documents.
 Meilleurs contrôle de l’accès aux informations
confidentielles, grâce aux système de codification
et à l’attribution de mot de passe aux personnes
autorisées.
  La facilitation de la diffusion et le partage de
l’information en interne ainsi que la possibilité de
travailler en parallèle sur certaines taches.
III. Les besoins de l’entreprise
A l’IUT Douala, nous rencontrons difficultés à pouvoir
gérer rapidement les affaires académiques des étudiants,
c’est dans cette optique que nous souhaitons mettre en
place une solution de GED capable de :
 Stocker les informations
 Numériser les documents physiques
 Archiver et classer les documents par catégories
 Partager et donner la possibilité aux utilisateurs de
mettre à jour un document.
 Permettre l’accès facile à un document et pouvoir
gérer les droits d’accès sur des documents
confidentiels.
 Faire la signature électronique des documents.
 Sécuriser les données.
IV. L’étude comparative entre les différentes solution
Open source de GED
Nous allons nous attarder sur trois solutions Open
source les plus efficaces et faire un choix selon les
besoins de notre structure.
Tableau comparatif
Alfresco Nexo Open Doc