Proposition

de Service

PSL
June 2022

Gestion Electronique des

Documents (GED)
Sommaire

1. Introduction et contexte

2. Présentation de Dnity Technology Solutions

3. Nos Partenaires

4. Notre proposition

5. Notre approche

6. Quelques avantages

7. Détails financiers

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© 2021 Dnity Technology Solutions Inc, a company incorporated under the US Companies Acts
Document Classification: Dnity Technology Solutions Highly Confidential
Contexte du projet
• Dnity Technology Solutions et ses partenaires par le biais de ce document, proposent leurs services
pour accompagner Petro Services & Logistique (PSL) dans un projet de Gestion électronique des
documents (GED) – un système qui vous permettra d’exploiter l’ensemble de vos documents en
format numérique, de renforcer le contrôle des procédures, de mettre en place des «workflows» et le
circuit de validation des documents et de vous simplifier le travail au quotidien.

• Aujourd’hui, avec la dématérialisation croissante des documents et la démocratisation des outils de

communication informatiques, PSL, devrait gèrer de plus en plus de documents électroniques. Dans
ce contexte, avoir la totale maîtrise sur les différents documents qui circulent au sein de l’entreprise
est devenu essentiel pour augmenter la productivité, l’efficacité et la rentabilité. Notre objectif est de
mettre à la disposition de PSL, une solution de GED lui permettant d’avoir un contrôle sur le
processus de gestion des documents, allant de l’acquisition, l’indexation et le classement, le stockage
d’informations, jusqu’à la diffusion des documents. L'accès à l'information sera ainsi plus simple et
l'ensemble de l'entreprise deviendra plus efficace dans son travail.
• La solution que nous proposons à PSL lui permettra d’harmoniser ses processus, de centraliser ses
informations, d’améliorer la collaboration entre ses différents services et de faciliter l’accès à
l’information à ses collaborateurs. Ce système vous permettra - selon vos besoins, une numérisation
de tous vos documents papiers, mais aussi la dématérialisation des processus métier qui y sont liés et
utilisera des outils et des fonctionnalités pour gérer toutes les étapes du cycle de vie de vos documents
numériques.
• Nous utiliserons les meilleures pratiques en matière de GED ainsi que les normes ISO pertinentes et
travaillerons avec nos multiples partenaires pour vous apporter une solution efficace et ainsi
permettre la gestion des contenus de l’entreprise, améliorer de façon considérable et sur le long terme
votre gestion documentaire, mais aussi la productivité de l’entreprise, la satisfaction de vos clients et
la rentabilité entre autres. 3
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Présentation – Dnity Technology Solutions
• Dnity Technology Solutions est un cabinet spécialisé dans le développement des solutions
technologiques créer et gérer par des Camerounais basés aux états unis, et disposant des places
d’affaires en Angleterre et au Cameroun.

• Nous sommes partenaire du réseau KPMG LLP avec qui nous développons et déployons des solutions
informatique à travers le monde.
• Dnity Technology Solutions et ses partenaires à travers le monde c’est:

Plus de 11000 professionnels des Systèmes d’information

Plus de 600 partenaires et experts dans des technologies diverses

Des opérations et/ou projets dans 68 pays

Des bureaux dans plus de 95 villes

Un chiffre d’affaires combiné de plus de £24.44 millions en 2019.

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Présentation – Dnity Technology Solutions
• Notre mission est de fournir des solutions technologiques à valeur ajoutée à nos clients grâce à des
solutions de gestion de documents sur mesure.
• Une approche consultative combinée à un service exceptionnel est notre objectif. En nous confiant vos
documents, nous vous aiderons à gagner du temps, à réduire les coûts, à rationaliser vos processus et
à libérer des ressources afin de pouvoir vous concentrer sur le meilleur de vous-même.
• Chez Dnity Technology Solutions , nous travaillons avec un vaste réseau de partenaires internationaux
pour fournir des services et des solutions à des clients du monde entier. Depuis notre siège social,
nous avons noué des relations avec des partenaires d’horizons divers.

• Nous comprenons que tous les besoins de nos clients sont différents - c’est ce qui rend la vie
intéressante et c’est pourquoi nous investissons notre temps pour vous parler et comprendre votre
entreprise, vos objectifs et exigences en matière de gestion documentaire. C’est cette approche
rafraîchissante de la gestion de projet qui nous permet de proposer des solutions à valeur ajoutée à
long terme, adaptées et évolutives à mesure que vous évoluez.

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Nos partenaires
• Pour répondre a vos besoins de réorganisation /restructuration de vos archives, nous allons travailler
avec certains de nos partenaires qui ont des compétences spécifiques et des références dans le domaine
de l’archivage des données.

• Nous avons sélectionnés des partenaires qui ont les produits et qui sont certifiées ISO 9001:2015, ISO
14001:2015 et ISO 27001:2013. Ces partenaires ont une vaste expérience et les compétences requises
et ont accepté de nous accompagner dans nos projets:

Documaster est une société basée en Norvège avec des bureaux dans
plusieurs villes du monde. Ils ont développé une plateforme de gouvernance et
d'archivage de l'information qui permet aux organisations de capturer, traiter,
conserver et accéder instantanément à leurs données les plus précieuses à
partir d'une seule application.

Elite Document Systems est une société de conseil basée au Royaume-Uni

fournissant des services de conseil pour aider les entreprises à concevoir et à
mettre en œuvre des systèmes et des processus de classement et d'archivage
de documents. Ils fournissent également des conseils pour la mise en œuvre de
solutions logicielles développées par DocuWare.

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Nos partenaires (Suite)
DocuWare est une société basée en Allemagne et aux Etats-Unis qui fournit
un système de gestion de documents de premier plan utilisé par plus de
17000 clients dans plus de 90 pays et aide les entreprises à numériser,
archiver et automatiser leurs informations commerciales les plus
importantes. Il fournit une imagerie de document et une reconnaissance
optique de caractères (OCR) qui permet de classer les documents et
d'appliquer automatiquement les métadonnées, ce qui facilite la localisation
des fichiers. Les utilisateurs peuvent affiner manuellement ou ajouter des
métadonnées plus détaillées s'ils le souhaitent.

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Notre proposition
Nous proposons la mise en œuvre d'un système de gestion électronique documentaire qui suit un
processus comprenant plusieurs étapes :

• Notre solution vous permet de créer et d’intégrer des contenus issus des sources différentes (Word,
Excel, PDF, email, etc.), et sous des formats différents (physiques et numériques) dans le système. Les
documents physiques sont numérisés grâce à un logiciel doté de capacités OCR (Optical Character
Recognition) permettant de scanner un document papier puis d’appliquer un traitement de
reconnaissance de texte pour le transformer en document numérique.
• Les documents sont par la suite classifiés, référencés et indexés en fonction du type de document (type
de fichier, date de création, responsable de la création) et de son contenu (recherche en texte intégral,
son, vidéo, …etc.) afin de faciliter son exploitation. L’automatisation des workflows par notre logiciel
vous permettra d’automatiser certaines tâches et processus métier, ce qui permettra de minimiser le
temps de traitement des dossiers et/ou le temps de réalisation de certaines tâches. Le système
permettra de recevoir, créer et intégrer des documents, de les classifier, traiter, rechercher et afficher,
ainsi que de verrouiller, éditer, contrôler les versions et les partager avec vos collaborateurs, renforçant
ainsi la productivité et le contrôle des procédures. Pour répondre à la problématique de gestion des
contenus multimédias, des méthodes de recherches via des métadonnées, des plans de classement
(hiérarchiques ou non) seront mises en œuvre.
• Le logiciel permet le verrouillage pour une édition simultanée d’un document par vos collaborateurs
afin d’éviter les conflits. Les modifications apportées à chaque document sont visibles, ce qui facilite la
comparaison des versions entre elles. La fonctionnalité «rollback» du logiciel permet de revenir à une
version précédente du document en cas d’erreur ou de publication prématurée.
• Vous bénéficiez des fonctionnalités de sécurité et audit assuré grâce à un contrôle d’accès complet et
une analyse détaillée de toutes les actions relatives aux documents, aux utilisateurs et au système.
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Notre approche
Notre approche s’articule autour des phases suivantes:

1. Evaluation des besoins spécifiques et élaboration d’une politique de GED:

• Nous travaillerons avec vos services pour recenser les points de blocage et les problèmes
spécifiques afin de déterminer les besoins réels. Les informations collectées seront structurées
dans un cahier de charges qui servira de référence pour la conception d’un planning de
déploiement de notre système. Le système de GED que nous vous proposons répond aux normes
ISO en matière de records management, est flexible et configurable, capable d’être adapter pour
trouver des solutions pour tous les cas de figures.
2. Acquisition des documents:
• Nous procèderons par la suite au rassemblement, au classement et à l’indexation de toute votre
documentation.
 Nous allons au préalable numériser les documents papiers existants. Les documents seront
préparés pour être numérisés selon vos instructions. Cela comprend, mais sans s'y limiter
à: l'insertion de feuilles de séparation et de feuilles d'en-tête, l'enlèvement des agrafes et
des trombones, le lissage des coins pliés et des bords irréguliers et la séparation des post-it.
Les documents préparés seront ensuite acheminés via nos scanners de documents à grand
volume (capables de produire jusqu'à 16 000 documents par heure) à la norme BS 10008:
2008 sur l’admissibilité des documents électroniques en preuve.

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Notre approche
2. Acquisition des documents (Suite):

 Nous intègrerons ensuite les documents électroniques existants : les fichiers bureautiques
(doc/docx, xls/xlsx. Ppt/pptx…etc.), PDF, photos, vidéos, les emails, les fax … et les
données contenues dans les documents résultant d’un travail collaboratif ou encore du BI
(Business Intelligence).
 Tous les documents passeront également par l’étape de Workflow afin d’aboutir à une
version finale approuvée par les utilisateurs concernés.
• Dans un deuxième temps, les documents seront classés, permettant de faciliter son exploitation
grâce à une description du document et de son contenu. Pour cela, les documents numérisés
seront indexés (nommés) selon les politiques et procédures d’archivage et de gestion
documentaire que nous mettrons en place dans votre entreprise(nous travaillerons avec vous
pour définir ces politiques et procédures si elles n’existent pas encore).
• Nous enregistrerons les documents en leur attribuant des références (nom de fichier, numéro,
code alphanumérique…) conformément aux règles de gestion de PSL, répondant à des
utilisations différenciées du document (création de copie révisable, de copie de diffusion). Un
workflow de validation paramétrable prendra en compte les droits d’accès et les profils des
utilisateurs du système. Il tiendra compte de la gestion du statut, de la version et de la visibilité
du document approuvé. Les documents seront ensuite rangés dans un espace informatique
accessible aux utilisateurs prévus. Selon vos besoins , le classement sera fait alphabétiquement,
numériquement ou chronologiquement et sera réalisé automatiquement en s’appuyant sur les
métadonnées du document ou en nécessitant l’intervention d’un agent.
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Notre approche
• Une fois classés, les documents seront indexés en vue de faciliter leur exploitation. L’indexation
consistera à déterminer des termes ou expressions qui serviront de clés d’accès pour retrouver le
document dans le système de classement. L’indexation se fera par type, en utilisant les
métadonnées (catégorie, auteur, titre, date…) du document ou alors par mots-clés, qui exploite le
contenus du document (Il s’agira de répertorier les termes qui apparaissent le plus souvent ou de
sélectionner les termes qui se rapportent au document dans une liste de mots prédéfinie). Ceci
facilitera la recherche et l’accessibilité à un document.

3. Gestion des documents:

• Après l’acquisition complète des documents de PSL, nous procèderons à la sécurisation et à
l’attribution des droits d’accès aux documents, afin de rendre le document accessible aux
personnes autorisées mais également le cryptage, la restriction d’actions sur le contenu et
l’occultation de certains champs.
• L’automatisation des workflows par notre logiciel permettra de recevoir, créer et intégrer des
documents, de les classifier, traiter, rechercher et afficher, ainsi que de verrouiller, éditer,
contrôler les versions et les partager avec vos collaborateurs. Il permettra de définir le processus
associé à chaque flux , de contrôler le circuit du document (capture, circulation en interne et/ou
en externe…), les étapes de traitement d’un flux de documents (réception, contrôles, validation…)
et de déterminer qui accède aux documents ou à l’information.
• Un même document pourra subir plusieurs modifications par différents services (comptabilité,
ressources humaines, pôle juridique…) dans l’entreprise et plusieurs collaborateurs pourront
travailler et apporter simultanément des modifications sur le même document.

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Notre approche
3. Gestion des documents (suite)

• Les documents seront ingérés dans un système de gestion des documents et des enregistrements
électroniques (Electronic Document and Records Management System - EDRMS) comme
DocuWare, où les documents électroniques sont gérées. Ce système génère et conserve des logs
complets indiquant qui a accédé à quels documents et à quel moment, et fournit aussi des
fonctionnalités permettant le suivi des documents et le reporting.
• Un support de stockage sera déterminé en fonction du volume des documents, de la fréquence de
consultation, de l’importance des données et surtout selon vos besoins et vos choix. Il prendra en
compte les besoins d’intangibilité et de disponibilité permanents de certains documents à portée
légale (contrat, facture, élément admis comme preuve). L’organisation du stockage sera
hiérarchisée en fonction du contenu des documents (texte, vidéo, image, etc.), de leur provenance,
état, type etc. le système déterminera une durée de conservation de chaque document afin de
permettre une épuration régulière du système, de faciliter le stockage et d’alimenter les archives. Le
stockage sera fait en mode lecture/écriture/suppression pour qu’il soit possible de réviser ou de
détruire un document.

4. Diffusion des documents

• Les documents seront transmis et accessibles selon les droits d’accès des utilisateurs qui
consulteront le référentiel de documents après connexion. En fonction des critères d’accessibilité,
certains documents seront juste visualisables pour certains et modifiables pour d’autres.

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Notre approche
4. Diffusion des documents (Suite)
• Selon l’importance des documents manipulés (la sécurisation des données au moment où le
document « sort » du système d’information), un logiciel (si besoin) de sécurisation des
impressions permettra de contrôler qui a imprimé quoi, et quand l’a-t-il imprimé? Sur quel type
de papier? En combien d’exemplaires? Il permettra également de limiter en fonction des postes
le nombre d’impression possible sur une période donnée et par conséquent de contrôler non
seulement le flux d’information sorties sur papier mais également de réduire de façon
considérable les coûts dus aux achats d’encres et de papiers. Ceci constituera incontestablement
un autre projet à part entière appelé «  Print Management, avec notre Produit CELIVEO »

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Quelques avantages (Suite)
Cet arrangement fournira à PSL les avantages suivants parmi tant d'autres:

• Une optimisation de la communication interne : vos collaborateurs auront désormais un

accès personnalisé aux informations. La gestion des droits d'accès, de modification...etc. Chacun
aura ainsi accès aux bons documents, partout, et à tout moment. Votre communication interne
sera ainsi facilitée, réduisant le flux d'informations à imprimer en plusieurs versions distinctes
au sein des différents services de l'entreprise, chacun travaillera sur les mêmes documents et les
gardera en permanence à portée de main. Le partage des documents est ainsi sécurisé et il y aura
désormais un contrôle plus efficace sur la circulation de l’information.
• Une réduction des coûts : notre solution GED vous permettra de réaliser des gains de
productivité (réactivité, rapidité d’accès à l’information, gain en terme d’espace) et des
économies substantielles (impressions et coûts associés.); une réduction des coûts logistiques
inhérents au traitement traditionnel de l'information : consommation d'encre et de papier,
volume utile de l'archivage physique...etc. Elle vous aidera par ailleurs à réduire le temps de
traitement des documents et ainsi d'augmenter le temps de productivité de vos collaborateurs, et
de réduire les pertes de productivité dues aux problématiques de documents.
• Une réduction des risques de perte de document: le nombre de document physique
existant est très faible, les risques de destruction (rongeurs, feu ….), vol des documents …etc., qui
peuvent entrainer un risque juridique, fiscal ou assuranciel beaucoup plus grave seront
considérablement réduits.

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Quelques avantages (Suite)
• Une meilleure analyse : Les documents pouvant être interconnectés et regroupés sous
différentes thématiques, avec l'utilisation de métadonnées, les utilisateurs pourront analyser
beaucoup plus précisément les informations et données relatives à une même thématique. Par
exemple, le même mot-clé ou référence sera utilisé pour identifier tous les documents
participant d'une même affaire (données clients, fournisseurs, données comptables, échanges de
mails, documentation technique, fiches intervenants, planning...) vous permettant de disposer
d'un dossier virtuel exhaustif sur cette affaire pour laquelle il sera possible de retrouver aisément
d'éventuelles incohérences entre pièces comptables par exemple.

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Détails financiers
Notre offre financière visera à vous fournir le meilleur devis compétitif, qui prend en compte vos
besoins et exigences spécifiques et le coût des technologies nécessaires pour vous proposer une
solution robuste et évolutive.

Nous garantissons que le prix que vous obtiendrez de notre part, la qualité de nos services, nos
partenariats, les solutions technologiques et l'approche innovante pour résoudre vos problèmes
seront inégalés.

Nous visiterons votre site pour examiner le projet en personne (ou virtuellement en fonction de
l’évolution de la situation sanitaire) et évaluer vos besoins. Par la suite, nous discuterons,
conseillerons et recommanderons des solutions appropriées de numérisation de documents et de
gestion documentaire ainsi que des grandes lignes et une approche adéquate qui vous permettront
d'atteindre vos objectifs.

C'est sur la base de la connaissance de tout ce qui précède que nous serons en mesure de vous
fournir un devis complet et compétitif, qui réponde à vos besoins spécifiques et à vos exigences de
qualité.

Nous restons à votre disposition si vous avez besoin des informations complémentaires.

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