SOMMAIRE

DÉDICACE
REMERCIEMENTS
AVANT-PROPOS
INTRODUCTION
PREMIÈRE PARTIE : CADRE THÉORIQUE ET MÉTHODOLOGIQUE
CHAPITRE 1 : CADRE THÉORIQUE
JUSTIFICATION DU CHOIX DU SUJET
OBJECTIFS DE L’ÉTUDE
PROBLÉMATIQUE
HYPOTHÈSE DE RECHERCHE
REVUE DE LITTÉRATURE
DÉFINITION DES CONCEPTS
CHAPITRE 2 : CADRE MÉTHODOLOGIQUE
POPULATION
MÉTHODE D’ÉCHANTILLONNAGE
SÉLECTION DE L’ÉCHANTILLON
TECHNIQUE ET OUTILS DE COLLECTE DE DONNÉES
DIFFICULTÉS RENCONTRÉES
DEUXIÈME PARTIE : PRÉSENTATION DE DIRECT CANADA SERVICES
CHAPITRE 1 : PRÉSENTATION DE DIRECT CANADA SERVICES
HISTORIQUE
FONCTIONNEMENT
SERVICES
CHAPITRE 2 : PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE D’ACCUEIL
PRÉSENTATION ET MISSIONS
EQUIPEMENTS ET CONDITIONNEMENT
TYPOLOGIE DES DOCUMENTS TRAITÉS
…………
TROISIÈME PARTIE : PRÉSENTATION, INTERPRÉTATION DES RÉSULTATS ET
RECOMMANDATIONS
CHAPITRE 1 : PRÉSENTATION DES RÉSULTATS
QUESTIONNAIRE D’ENQUÊTE
GUIDE D’ENTRETIEN
INTERPRÉTATION DES RÉSULTATS
VÉRIFICATION DE L’HYPOTHÈSE
CHAPITRE 2 : RECOMMANDATIONS
CONCLUSION
AVANT-PROPOS

Ce mémoire est le résultat d’une analyse faites sur les travaux effectués en tant que
secrétaire au sein de l’entreprise DIRECT CANADA SERVICES auprès de Madame
Annie Ipakala, Directrice Générale et tutrice d’apprentissage. Son expérience, ses
attentes et ses interventions m’ont été fortement utiles pour recadrer une étude dont
le champ est très vaste. Passionnée d'innovation, j'ai cherché à diriger ma recherche
de thématique vers un sujet qui a attiré mon attention dans cette entreprise et qui est
d’actualité. Pour cela, je me suis adressée à Direct Canada Services.

Le choix du sujet est directement issu de l’actualité récente avec la nouvelle manière
de gérer les documents. Cette dernière vient avec ses avantages et inconvénients.
Elle questionne aussi notre manière à conserver un document au sein de
l’entreprise. Au constat des lieux, j’ai été interpellé par le système rigide et fastidieux
de classement : Comment installer un système plus pratique et moins fastidieux ?
Quel est son véritable apport à l’entreprise ? Autant de questions laissées en
suspens et qui justifient cette analyse.

C'est dans le cadre de la validation de la partie pratique de notre formation en

Licence Professionnelle Assistanat de Direction, que nous avons choisis de mener
notre stage dont le thème portera sur la «Mise en place d’un système de gestion
électronique de documents dans une organisation : cas de DIRECT CANADA
SERVICES.» En effet, notre intention étant de réduire le volume papier au bureau,
faciliter la recherche de documents en un temps record.

C’est ainsi que nous tenterons de mettre en évidence les avantages qu’un système
de gestion électronique de documents peut apporter a notre entreprise en
comparaison au classement physique.
INTRODUCTION
Les premiers systèmes de gestion électronique de documents apparaissent dans les
années 80. Au départ, il s’agit d’informatiser la recherche de documents imprimés : le
concept au centre est l’indexation, c’est-à-dire l’ajout de mots-clés permettant de
représenter le contenu du document.

Mais très vite, avec l’essor de l’informatique, les entreprises traitent avec des
documents numériques et les systèmes de gestion de documents électroniques font
leur apparition.

Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activité un grand nombre de
documents. Certains sont vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent
être conservés pour répondre à l’environnement réglementaire. D’autres encore, les
documents dits « de travail » tels que les comptes-rendus, les rapports, les
documents bureautiques, peuvent être consultés dans le but de prendre une
décision. Par conséquent, la gestion et la conservation des documents au sein de
l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des objectifs d’ordre
juridique et légal, à des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire d’entreprise et
conserver les documents relatifs à l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à des
enjeux stratégiques. Le monde est en perpétuel évolution, les technologies évoluent
au jour le jour, il faut s'adapter à ce nouvel environnement.

Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) se sont répandues dans

les entreprises . Elles sont désignées en anglais par l’expression Electronic
Document Mangement (EDM). Le qualificatif « électronique » rend compte de
l’évolution des systèmes de gestion, désormais capables de reproduire le document
sous forme numérique et de proposer un accès direct à celle-ci. Ces solutions n’ont
pu voir le jour qu’en raison des évolutions technologiques : les technologies de
numérisation (scanners) et les OCR (Optical Caracter Recognition) ont rendu
possible l’acquisition de documents sous forme numérique ; les plateformes offrent
des espaces de stockage plus importants, l’architecture réseau type Intranet favorise
l’accès aux documents. Nous présentons d’abord la gestion électronique des
documents (GED) comme étant la gestion des documents électroniques (créés de
manière numérique ou numérisés au moyen d’un scanner) au sein d’une
organisation. Le terme GED englobe également les outils (applications logicielles)
qui assurent la réalisation du traitement des documents.

Ainsi, nous avons décidé de nous engager dans une étude qui s’articule autour de la
mise en place d’un système de gestion électronique de documents dans une
organisation sous la problématique suivante : la Gestion Electronique de
Documents les ventes d’une entreprise ?

L’objectif général de notre travail de recherche est de démontrer les effets de

communication digitale sur les ventes de l’entreprise So Sweet. Cette étude a suscité
notre intérêt pour trois principales raisons :
  Un thème d’actualité

 Notre penchant pour la gestion de documents

 L’ampleur que l’utilisation d’internet prend au sein des entreprises.

Pour répondre à notre problématique et confirmer notre hypothèse nous allons

adopter la démarche suivante :

 La première partie qui porte sur la présentation du cadre théorique et

méthodologique de notre étude.

 La deuxième partie consacrée à la présentation de Direct Canada Services

 La troisième partie porte dans un premier temps sur la présentation et

l’analyse des résultats obtenus et dans un second temps sur les
recommandations.

C’est en ce sens que le thème soumis à notre étude est la mise en place d’un
système de gestion électronique de documents dans une organisation : cas de D.C.S

Mettre en place une GED dans mon La recherche est structurée au moyen des
organisation ? propriétés ajoutées lors de l’indexation du
L’objectif principal à la mise en œuvre document (ou par une recherche plein
d’un système de gestion de documents au texte). La navigation entre les documents
sein d’une organisation est de permettre en est facilitée et la plupart des systèmes
un gain de temps, de coût et de place. garantissent la traçabilité de ceux-ci.
Mais il ne s’agit pas uniquement d’installer La mise en place d’une GED part souvent
un logiciel pour une gestion des d’une volonté de diminuer le volume de
documents performante : la GED est papier et de dématérialiser les documents.
accompagnée d’une réflexion quant à La volonté d’amener une démarche
l’organisation de l’entreprise sous l’angle qualité dans son organisation : les
de son système d’information et systèmes de GED s’accompagnent de
entrainera des changements fonctionnalités liées au workflow,
organisationnels. permettant notamment de veiller au
Mais reprenons quelques avantages : respect des procédures internes, voire de
les automatiser.
Avec l’évolution technologique et surtout métadonnées (propriétés qui décrivent le
l’arrivée de nouvelles pratiques, les outils document ou son contenu).
de GED proposent de nombreuses autres La problématique en lien avec les
fonctionnalités en lien avec la mobilité et données non structurées est qu’elles
la collaboration entre les utilisateurs. représentent la grande majorité des
Les questions à se poser données organisationnelles : les
Le choix d’une GED se fait sur plusieurs documents sont exploitables, cependant, il
critères et l’outil qui sera retenu devra ne sera pas possible de mettre à profit
correspondre aux besoins de l’entreprise. l’information contenu dans ces
Nous pouvons citer quelques exemples : documents.
Le nombre de collaborateurs et leurs cas L’intégration de ces documents ou
d’utilisation. données non structurées dans une GED,
Comment synchroniser les données de avec un traitement d’indexation (ajout de
base comme : les clients, les fournisseurs, propriétés) permet leur exploitation et de
les collaborateurs ? les rapprocher des données structurées.
Les types de documents à traiter. Une donnée structurée est une
L’accessibilité des documents. information organisée et classée dans le
Les applications déjà utilisées à l’interne but d’en favoriser son traitement. Le
et de manière générale, l’environnement tableau Excel, contenant des en-têtes est
informatique. l’exemple le plus simple de données
Les éléments en lien avec le projet structurées. C’est également le cas de
(budget, délai, planning, etc.). toutes les données contenues dans des
Données non structurées bases de données.
Avec la GED, nous sommes souvent La structuration des informations permet
confrontés aux données non structurées : de les analyser selon les besoins métiers
ce sont toutes les données générées dans de l’entreprise et apporte une valeur
des documents (Word, Powerpoint, email, ajoutée importante au système
etc.) et qui ne contiennent pas de d’information.

Cadre theorique

Justification du choix du sujet

L’étude sur lequel nous nous proposons de travailler qui est : la mise en place d’un
système de gestion électronique de documents dans une organisation : cas de
Direct Canada Services nous intéresse particulièrement. Car cette etude, est de
permettre aux entreprises de gagner en temps, en coût et en place.

Nous voulons par ce travail, montrer l’impact qu’a la Gestion electronique de documents
dans le fonctionnement efficace d’une entreprise. Notre formation en LICENCE
PROFESSIONNELLE option ASSISTANAT DE DIRECTION nous prédispose à la gestion
des hommes mais aussi à la gestion des documents.

Elle consiste pour nous, une occasion de mettre en pratique les connaissances théoriques
acquises au cours de notre formation, mais surtout, d’approfondir nos connaissances dans le
domaine de classement et d’archivage de documents.
Pour une bonne gestion de l’entreprise, le pré-requis indispensable est la gestion de
documents.

L’accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de traiter de façon
optimale. La mise en place d’une GED part souvent d’une volonté de diminuer le volume
papier et de dematerialiser les documents.