Travail collectif GE 103

Les cinq recherches de

la séance précédente
 Travail collectif GE 103

Que signifie le terme « métadonnées »

dans le cadre de la GED?

une métadonnée est une donnée servant à définir ou décrire une autre donnée quelque soit son
support (électronique, papier…). De manière plus concrète, pour la GED, c’est un ensemble
d’informations qui renseigne les éléments essentiels dont nous avons besoin pour gérer, classer et
rechercher un document, au-delà du contenu du document en tant que tel.
Sans les métadonnées, la gestion de documents électronique se ferait « à l’aveugle ». En effet, le
format du document peut être de tout type, et le contenu est souvent difficile à interpréter par le
logiciel. C’est en quelque sorte une boîte noire, dont les informations clés sont difficilement
exploitables dès lors qu’on sort de son nom et de son type.

les métadonnées peuvent inclure des informations telles que :

Titre du Document : Le nom du document.

Auteur : La personne ou l'entité qui a créé le document.
Date de Création : Quand le document a été créé.
Type de Document : La nature du contenu, par exemple, facture, rapport, contrat, etc.
Catégorie/Classification : La classification du document selon une taxonomie prédéfinie.
Mots-Clés : Termes pertinents pour la recherche.
Permissions d'Accès : Qui peut accéder au document.
Format du Fichier : Le type de fichier (PDF, Word, etc.).

Les divers types de métadonnées

Il existe trois types de métadonnées principales parmi lesquelles :
1. Métadonnées descriptives : elles fournissent les informations permettant de retrouver un document
en fonction de son nom ou de sa date par exemple afin de l’identifier.
2. Métadonnées structurelles : elles permettent de structurer l’organisation d’une ressource (modèles de
données).
3. Métadonnées administratives : elles permettent la gestion d’une ressource en traitant les informations
telles que le nom du document, la date de création (ou acquisition) et les droits d’archivage.
 Travail collectif GE 103

Qu’est-ce qu’un serveur ?

Le terme de « serveur » possède deux significations en informatique. On qualifie par serveur non seulement
l’ordinateur qui fournit les ressources d’un réseau informatique, mais aussi le programme fonctionnant sur
cet ordinateur. Nous vous donnons les deux définitions d’un « serveur » ci-dessous :

Définition Serveur (Hardware): un serveur matériel (hardware) est un réseau d’ordinateurs reliés par une
machine physique et sur lequel fonctionnent un ou plusieurs serveurs logiciels (software). Une alternative au
terme de serveur (Hardware) est « hébergeur » (Host en anglais). En principe chaque ordinateur est utilisé avec
un serveur logiciel.
Définition Serveur ( Software): un logiciel serveur est un programme effectuant des interactions en réseau
avec d’autres programmes appelés logiciels clients. Le service apporté dépend du type de logiciel serveur. La
base de la communication en réseau est cette relation Client-serveur. Lors de l’échange de données, différents
protocoles de transmission entrent en jeu.

Comment fonctionne un serveur ?

Le modèle client-serveur permet la distribution de services sur un réseau, répartissant les tâches sur plusieurs
ordinateurs pour un accès indépendant des utilisateurs. Chaque service est géré par un logiciel serveur,
assurant une accessibilité constante aux clients tels que les navigateurs Web ou les programmes de
messagerie électronique.

Types de serveurs
 Serveur Web : Stockage et livraison de pages Web via
HTTP/HTTPS (ex. Apache, IIS, Nginx).
 Serveur de Fichiers : Stockage centralisé pour un accès
réseau (protocoles FTP, SFTP, FTPS, SMB, NFS).
 Serveur Email : Modules logiciels pour la réception
expédition de courriels (SMTP, IMAP, POP).
 Serveur de Bases de Données : Accès en réseau à des
systèmes de bases de données (Oracle, MySQL, SQL Server).
 Gameserver : Logiciel pour jeux multi-joueurs en ligne,
gestion des données du jeu.
 Serveur Proxy : Interface de communication, filtre, contrôle
bande passante, cache, anonymat (adresse IP non dévoilée).
 Serveur DNS : Traduction de noms de domaines en adresses IP,
essentiel pour le World Wide Web (DNS).-toi du temps pour te détendre.
 Travail collectif GE 103

Les aspects juridiques de la transformation

numérique

Droit de la propriété intellectuelle (PI)

La propriété intellectuelle dans la transformation numérique englobe les protections des marques, droits
d'auteur, et secrets commerciaux. Les marques identifient des biens ou services, les droits d'auteur
protègent les œuvres artistiques, nécessitant un enregistrement fédéral, et les secrets commerciaux
préservent des informations internes pour assurer leur confidentialité.

Marques : Identificateurs tels que mots, logos, ou symboles pour produits ou services. Les marques
déposées renforcent la réputation du producteur ou fournisseur.

Droits d'Auteur : Protègent les œuvres artistiques originales, accordant des droits exclusifs.
Enregistrement fédéral nécessaire pour mise en œuvre.

Secrets Commerciaux : Informations internes (formules, modèles) protégées pour maintenir la

confidentialité.

Droit des contrats

Les propriétaires d'entreprises ou les chefs d'équipe doivent comprendre les risques qui accompagnent
la transformation numérique. L'utilisation de serveurs numériques et les sous-traitants indépendants de
logiciels sont deux de ces risques.

Les considérations à garder à l'esprit sont l'opportunité de se pencher sur les logiciels de cryptage, la
manière de former correctement les employés sur les lieux de stockage des informations propriétaires et
la manière d'utiliser les accords de non-divulgation (NDA) pour s'assurer que tout reste en interne.

Conformité

La conformité dans la transformation numérique est cruciale pour la collecte, le stockage et l'utilisation des
données clients. La protection des données, le contrôle des données et l'utilisation publicitaire doivent être
soigneusement considérés. La souscription à une assurance, la distinction claire entre données
personnelles et non personnelles, et la conformité aux régulations sont impératives. Des contrats
d'utilisation complets et une évaluation de la sécurité des données avec des experts sont essentiels. Les
changements culturels et l'apprentissage continu sont nécessaires pour le succès de la transformation
numérique.

. Repenser la collecte, le stockage et l'utilisation des données clients.

- Souscrire une assurance pour les informations utiles sur les utilisateurs.

- Recourir à des groupes tiers pour évaluer la sécurité des données.

- Collaboration avec équipes internes, consultants et avocats spécialisés pour un plan de protection .
 Travail collectif GE 103

Les valeurs légales du

documents numérique

Afin de gagner du temps et de simplifier leurs relations, les professionnels utilisent de plus en plus le
digital. Pour l’échange des documents par exemple, ils économisent du temps et de l’argent en
envoyant des contrats ou des factures par mail. Les récepteurs de ces documents les impriment, les
signent, les scannent et les retournent par mail. Parfois, les professionnels utilisent des signatures
scannées en « copier et coller » sur les documents. Grâce à ces signatures « scannées », fournisseurs et
clients sont ravis de gérer leurs affaires dans les plus brefs délais. Le gain de temps entre les
partenaires permet d’entretenir de bonnes et durables relations. Si la digitalisation à fluidifier
l’échange des documents entre les professionnels, il faut s’interroger sur la valeur juridique de la
signature « scannée ». Le poids de cette signature est le même d'un doc. Papier à un tribunal en cas de
litiges entre partenaires

Un document numérique a-t-il la même valeur juridique qu’un document papier ?

Si la productivité, le gain de temps, la réduction des coûts et un meilleur accès à l’information sont les enjeux
majeurs de la numérisation des documents, la question de leur valeur juridique se pose. Dans la plupart des cas,
un document numérisé n’a pas la même valeur juridique qu’un support papier. Ceci est dû au caractère
électronique du document scanné, car le droit s’est adapté aux réalités de la dématérialisation des données
dans les administrations et les entreprises.

l’écrit sous forme électronique peut servir de preuve à condition de pouvoir être identifié par l’émetteur et qu’il
soit fait et conservé dans de bonnes conditions pour garantir son intégrité.

Quelle est la valeur juridique d’une signature électronique ?

Grâce au cryptage et aux données d’identification, seule la signature électronique « qualifiée » a une valeur
juridique équivalente à celle qui est manuscrite. Il est important d’opter pour un dispositif de création de
signatures électroniques et ce procédé donne au document scanné une présomption de fiabilité. En faisant
appel à des organismes reconnus, les professionnels ont la possibilité d’appliquer à leurs PDF et à d’autres
documents un certificat de signature électronique nominative.
 Travail collectif GE 103

Les valeurs légales du

documents numérique
 Travail collectif GE 103

la GED documentaire

La Gestion Électronique de Documents (GED) documentaire est un système qui vise à organiser, stocker,
rechercher et gérer l'ensemble des documents au sein d'une organisation. Voici quelques détails clés
sur la GED documentaire :

Capture de Documents : La GED documentaire commence souvent par la numérisation des documents
papier et la capture électronique des fichiers numériques. Cela permet d'éliminer la dépendance aux
documents physiques.

Indexation et Classification : Chaque document est indexé avec des métadonnées pertinentes pour
faciliter la recherche et l'organisation. La classification des documents peut être effectuée en fonction
de critères prédéfinis.

Stockage Centralisé : Tous les documents sont stockés de manière centralisée dans un référentiel
électronique. Cela favorise l'accès rapide et la gestion cohérente de l'ensemble des documents.

Accessibilité et Partage : Les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux documents de manière
électronique, favorisant la collaboration et le partage d'informations au sein de l'organisation.

Sécurité des Données : La GED documentaire intègre des mesures de sécurité pour protéger les
documents sensibles, en contrôlant l'accès, en suivant les modifications et en assurant la conformité
aux normes de sécurité.

Flux de Travail : Les processus liés aux documents peuvent être automatisés à travers des flux de
travail, permettant une gestion efficace des approbations, des révisions et d'autres processus associés
aux documents

 En résumé, la GED documentaire offre une approche systématique et efficace pour la gestion
électronique de l'ensemble des documents au sein d'une organisation, améliorant la productivité, la
collaboration et la conformité.