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Logiciel pour votre gestion de la qualité

AGILIUM,
Solutions logicielles basées sur les processus
Management de la qualité

Fondée en 2003, AGILIUM propose de mettre l’efficacité de la technologie au service des


organisations et des personnels. Nous accompagnons nos clients dans tous les aspects de
leur projet.

Éditeur et Intégrateur, nous fournissons les outils logiciels nécessaires et mettons en œuvre
nos compétences fonctionnelles et techniques pour assurer un accompagnement de proximité
auprès de nos clients.

Avec une expérience au service de PME, de grands groupes et d’administrations,


nous apportons des réponses adaptées aux problématiques de nos clients.

Notre vocation

AGILIUM fait partie du groupe AWENSYS aux côtés de QUASAR Solutions et OBILOG. Le
groupe propose des solutions pour gérer ou compléter le Système d’Information de votre
entreprise :
>> Éditer des progiciels qui répondent à des problématiques de votre système
d’information et de points clés de votre entreprise (BPM, management de la
qualité, contrôle qualité, pilotage production…)
>> Construire des outils d’aide à la décision adaptés à chaque métier afin de vous fournir
des indicateurs pertinents
>> Développer des collaborations durables et pérennes pour piloter vos projets en mettant
en œuvre des solutions adaptées, simples et complètes

Nos solutions
AGILIUM accompagne ses clients dans tous les aspects de leur projet autour des processus
et fournit les outils logiciels nécessaires à chaque étape :

>> Modélisation et cartographie des processus


>> Automatisation de processus
>> Mise en place de tableaux de bord associés
Pour compléter son offre, AGILIUM édite des solutions métier packagées autour des
processus. Dans ce cadre, le produit SMQ AGILIUM est un logiciel de gestion de la qualité.
Il permet de répondre à vos exigences qualité et d'assurer le management de l’amélioration
continue au sein de votre entreprise.

Approche Processus Dans le Cloud Outil collaboratif


Une solution composée de deux grandes fonctions

L’application SMQ (Système de Management de la Qualité) de la suite AGILIUM est dédiée


au management de votre système qualité. Elle est bâtie autour de processus. Une librairie
de workflows intégrés participe activement à votre démarche qualité. En complément
s’ajoute une gestion documentaire pour la gestion et la centralisation de votre
documentation interne.

Le produit SMQ s’articule autour de 2 modules :


- SMQ Process
- SMQ Doc

SMQ PROCESS SMQ DOC

- Gestion des audits - Gestion des validations


- Gestion des Non-conformités - Espace de stockage centralisé
- Gestion des demandes d'amélioration - Gestion du versioning
- Gestion des Plans d’action - Plateforme sécurisée
- Indicateurs et tableaux de bord - Indicateurs et tableaux de bord

Simple d’utilisation et convivial, Ce module de gestion


SMQ Process permet de gérer les documentaire permet de centraliser
points clés de votre management et gérer votre documentation
qualité. Il est bâti autour de 4 interne. Un circuit de validation des
documents est proposé à travers
workflows garantissant un partage
un workflow dédié incluant les
de l’information immédiat.
étapes de relecture, la signature
électronique, la publication des
documents validés, l’archivage…

SMQ Indicateurs

En complément, vous aurez accès à des indicateurs qui pointent sur les données de ces deux modules.
Ils vous permettront d'avoir en un seul coup d'oeil l'information nécessaire au pilotage de votre qualité.

Des tableaux de bord sont disponibles afin d’avoir une vue d’ensemble sur les workflows, qu’ils soient en
cours ou clôturés. Des graphiques permettent de visualiser des données plus détaillées, accessibles selon
des critères de recherche.

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Un logiciel pour un pilotage agile de votre qualité

Capitalisez vos gisements d'information Facilitez le travail collaboratif


Au-delà de votre service Qualité, l’outil
Votre organisation contient des informations SMQ est un fil conducteur pour l’ensemble
importantes. Pour valoriser ce capital, vous des acteurs qui contribuent à la chaine de
devez gérer vos données et leur mise à jour. valeur (production, maintenance,
Posséder un outil unique qui centralise expéditions, clients, fournisseurs…). Ces
l’ensemble des données qualité est un acteurs sont quotidiennement impliqués
véritable atout. Il permet également d’en dans la résolution des actions correctives,
assurer la traçabilité. et plus largement dans la démarche de
L’ensemble des informations consolidées est progrès qualité.
consultable en temps réel. Chacun a ainsi les
indicateurs qui lui permettent de prendre les SMQ permet de fournir la plateforme
bonnes décisions. unique de vos échanges. Il vous assure le
contrôle des informations dans une
infrastructure que vous avez choisie. L’outil
vous permet d’animer l’ensemble de la
Assurez la sécurité de vos données communauté en favorisant les échanges et
la prise de responsabilité.
Pour garantir la sécurité des
informations stockées, chaque utilisateur Au travers de la vue processus, chacun sait
dispose d’un identifiant et d’un mot de ce qu’il doit faire et ce que les autres ont
passe. Les utilisateurs peuvent être fait, notamment grâce à la gestion du
associés en groupes afin de faciliter leur versioning intégrée. Des notifications
gestion. permettent d’informer les acteurs du
Des droits d'accès spécifiques sont processus au bon moment.
attribués à chaque utilisateur.

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Gagnez en temps et en confort Progressez sur les exigences qualité de
votre entreprise
Réduire les délais et les temps passés sur
la mise à jour des informations, c’est L’amélioration continue dans le domaine de la
augmenter la valeur ajoutée de votre qualité consiste à augmenter la performance
organisation. Vos processus de traitement interne et la satisfaction client. Cela passe par
seront accélérés tout en diminuant le risque une analyse des résultats pour identifier des
d'erreur. pistes d’amélioration, la recherche et la mise
en pratique d’actions, l’évaluation continue des
éléments.
Simplifiez la mise à jour de vos
données C’est dans ce cadre que l’outil SMQ Agilium
intervient pour outiller votre gestion de la
qualité. L’application est basée sur les
Oubliez Excel, les partages de
processus. Ces processus définissent :
documents, les copies multiples et les
envois de mails ! Ils sont source d’erreur - qui agit,
avec de multiples saisies, des données - pourquoi faire,
rarement à jour et des fichiers différents - pour quel résultat attendu.
selon les interlocuteurs.
Cette approche processus s’inscrit
parfaitement dans le cadre des cycles
Notre outil donne accès à une liste de d’amélioration continue.
tâches synthétique et personnelle qui
évolue en temps réel. Ainsi, les utilisateurs
ont accès à l’information utile à chaque
étape et savent ce qu’ils doivent faire, ce
qu'ils ont fait et ce que d'autres ont fait.

Un outil visuel et fortement personnalisable

La solution AGILIUM est full WEB. C'est-à-dire


qu’aucun applicatif n’est installé sur les postes client.
Un simple navigateur Web suffit. Ce type de système
est adapté à tous types d’organisations.
SMQ Agilium s’adapte à l’organisation et aux
contraintes de votre entreprise. Grâce au
paramétrage de la solution, vous pouvez ainsi
répondre précisément à votre besoin.
Ce paramétrage est utile pour les
particularités métier, mais également pour les
différents services de votre entreprise.
L’application est basée sur des workflows. Chacun
d’entre eux est constitué de plusieurs étapes
affectées à des acteurs selon des rôles prédéfinis.
Un « fil d’Ariane» vous permet de repérer où vous
en êtes à tout moment.

Sur la page d'accueil du produit accessible dès la


connexion, on retrouve une zone paramétrable dans
laquelle l'utilisateur pourra afficher les indicateurs
qui lui sont utiles au quotidien.

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SMQ Process, moteur de l'amélioration continue

SMQ PROCESS

Gestion des Gestion des Gestion des Gestion des


Audits Non Conformités Demandes Plans d'actions
d'amélioration

Fonctionnalités générales
Composantes essentielles de la certification de vos pratiques, les processus proposés
dans l’outil sous forme de workflows ont été modélisés pour vous permettre de répondre de
façon fiable et pratique aux grands challenges de la qualité dans le cadre du PDCA.
Dans ce cadre, 4 processus sont proposés : gestion des audits, gestion des non conformités,
gestion des demandes d’amélioration et gestion des plans d’actions.

Gestion des audits Gestion des non conformités


Le logiciel SMQ vous permet de préparer et Grâce au module de gestion des non
gérer facilement vos Audits et de gérer les conformités, vous pourrez :
compétences de chaque auditeur avec • Déclarer les non conformités
leurs affectations. • Analyser les non conformités
• Définir le plan d’actions associé
• Définir le plan d’audit • Clôturer la non-conformité
• Préparer l’audit
• Désigner les audités Ce workflow permet de gérer le traitement
• Faire une synthèse de l’audit d’un dysfonctionnement, qu’il soit issu d’un
• Clôturer l’audit audit, ou qu’il soit déclaré directement. Il
permet :
Vous pourrez ainsi centraliser l’ensemble - Une trace des échanges entre les
des éléments de l’audit et le découper en acteurs du processus afin de créer et
activités afin d'affecter les valider un plan d’action
responsabilités. Ce module permet
également de faire un lien avec vos - Une forte couverture fonctionnelle pour la
documents d'audits. documentation de l’analyse. Cela peut être
par exemple l’intégration du coût et de la
Afin de disposer d’une meilleure vision de vos
audits qualité dans l’année, un planning gravité de l’incident, la caractérisation de
prévisionnel est proposé dans l’outil. celui-ci par type et sous-type

Les données sont restituées sous forme de - L’utilisation de plusieurs référentiels de


Gantt, qui affiche par un jeu de couleurs les normes standards ou spécifiques à
audits prévisionnels et réalisés. L’échelle l’entreprise
peut être le mois, la semaine, le jour.
- Une démarche pour
systématiser le traitement des non
conformités

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Gestion des demandes d'amélioration Tableau de suivi

Vous pouvez grâce à ce module : Un tableau de suivi résume toutes les


• Effectuer une demande informations des processus en cours,
• Prendre une décision et traiter cette terminés en affichant toutes les
demande d'amélioration informations utiles (étapes, individus
affectés aux actions…).
Une demande d’amélioration peut être
directement saisie dans le système. Le Les informations sont présentées sous
processus associé permet d’obtenir une forme arborescente afin de retrouver
réponse à une suggestion d’amélioration. facilement les liens entre les tâches et
d'avoir une vue globale des actions.
Un archivage automatique est disponible,
afin d’assurer la traçabilité. Des documents
liés viennent compléter la description de la
demande d’amélioration. Les points forts de la solution

>> Solution basée sur des workflows


>> Architecture Web
>> Produit standard
Gestion des plan d’actions >> Puissance et souplesse des
paramétrages
Les fonctionnalités couvertes sont :
• La création d’une action
• Le traitement d’une action Pourquoi se munir de SMQ Process ?

Il s’agit là de décrire une action et ses >> Améliorer les échanges inter-
acteurs. L’action pourra être suivie durant services
ses différentes phases de traitement. >> Connaître le rôle et les attentes
de chacun
Evaluer l’efficacité de l’action est un point >> Garantir des données stockées
essentiel, pris en compte par le SMQ centralisées, et historisées
AGILIUM. Des relances peuvent être >> Avoir accès à des indicateurs
mises en place pour contrôler le respect pertinents
des délais.

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SMQ Doc, garant de votre documentation qualité

SMQ DOC

Gestion des Espace de Gestion du Plateforme


validations stockage versioning sécurisée
centralisé

Fonctionnalités générales
Le module SMQ Doc permet une gestion de vos documents qualité en assurant la
maîtrise des processus suivants :
>> les cycles de relecture et de validation, la traçabilité des documents,
>> la publication des documents validés,
>> l’historisation et l’archivage des documents.

Espace de stockage centralisé Gestion du versioning


SMQ Doc intègre un espace de stockage Il est impératif de gérer les versions de vos
centralisé assurant la sécurité. documents, c’est ce que vous permet ce
module de gestion du versioning qui couvre
les fonctionnalités suivantes :
A travers cet espace, l'accessibilité à un ou
plusieurs documents pour des personnes - La publication d’une version « n+1 »
internes ou externes à l’entreprise devient implique l’archivage automatique de la
possible. version « n » et le remplacement de la
version « n » par la version « n+1 » dans
les documents actifs
Un module de recherche permet de trouver
rapidement un document selon des critères - La nouvelle version est donc accessible
propres à chacun. au même moment par tous les utilisateurs

- Au moment de la publication, il y a une


Traçabilité des documents notification e-mail à toutes les personnes
impliquées dans la validation
Grâce à l'outil, vous pouvez contrôler la
mise à jour et la publication des - Il est possible de gérer un abonnement
informations aux différents formats. La aux évolutions de documents d’après
traçabilité des enregistrements est un critère (individuel ou par groupe).
assurée.

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Validation des documents Sécurité de vos données

Les fonctionnalités couvertes par ce module SMQ DOC intègre un espace de stockage
sont : centralisé assurant la sécurité et la diffusion
• La rédaction d’un document des informations, en interne et en externe.
• La relecture d’un document
• La validation et la publication du Pour garantir la sécurité des informations
document stockées, chaque utilisateur dispose d’un
identifiant et d’un mot de passe. Les
Chaque utilisateur autorisé peut annoter les utilisateurs peuvent être associés en
documents, ce qui donne une dimension groupes afin de faciliter leur gestion.
collaborative à l'application.
Vous pouvez alors affecter des droits
d'accès aux documents à chaque utilisateur
ou chaque groupe.
A savoir...

La démarche proposée correspond à la Les points forts de la solution


« règle des 3 avis » classiquement retenue
dans un Système Qualité du type ISO >> Sécurité des données
9001 : >> Architecture Web
- L’avis technique est donné par le >> Interface simple d'utilisation
détenteur de l’information de base, rôle du >> Adaptabilité au vocabulaire de
rédacteur l'entreprise
- L’avis hiérarchique est fourni par le
responsable direct, rôle de vérificateur Pourquoi se munir de SMQ Doc ?
- L’avis protocolaire est donné par toute
personne directement impliquée ou >> Respecter les exigences
concernée dans/par cette communication, légales
rôle d’approbateur >> Partager les documents
>> Retrouver l’information
facilement
La sécurité du circuit de validation est
assurée par l’accès à l’application >> Assurer la traçabilité de vos
(identifiant & mot de passe), par la gestion documents
des rôles du modèle Agilium et par l’accès
limité aux documents en cours de
modification

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Le pilotage de votre qualité par les indicateurs

Les indicateurs et tableaux de bord SMQ standards donnent accès en temps réel à des
données clés autour de vos processus et de votre documentation qualité.

Le tableau de bord est un écran synthétique permettant de visualiser


l’avancement des processus par famille, par responsable…

Les indicateurs graphiques assurent à travers une visualisation simple et efficace la


compréhension des répartitions d’action, d’avance-retards… Ils sont personnalisables aux
travers de tris, de filtres interactifs… De nombreux filtres peuvent être posés pour que vous
ayez accès très rapidement à l'information qui vous intéresse.

Chaque utilisateur habilité peut construire son espace d’indicateurs personnels


en piochant dans la librairie standard fournie.

La construction d’indicateurs complémentaires est possible au travers d’un module


additionnel de Business Intelligence (BI). Ce module décisionnel vient compléter les
tableaux de bord classiques pour les rendre dynamiques.

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Le paramétrage utilisateurs
L’application offre de nombreuses options de paramétrage faciles à mettre en œuvre par
votre administrateur système. Plusieurs fonctions sont disponibles afin de garantir que
chaque utilisateur a le produit qui répond à ses besoins.

 Libellés des champs : l'ensemble des libellés des champs de saisie apparaissant
dans les formulaires sont modifiables. Ainsi l'outil peut être adapté au vocabulaire
utilisé dans l'entreprise.
 Données catalogue : lorsqu'une zone est saisissable par une liste
déroulante, l'ensemble des valeurs proposées sont paramétrables (lieux,
types de dysfonctionnement, référentiels…)
 La gestion des instances permet de supprimer des instances de processus
erronées (audit, dysfonctionnement ou action).
 Utilisateurs et rôles : ils peuvent être importés depuis d’autres applications au
format csv ou être synchronisés par rapport à des annuaires (LDAP, AD...).
 SMQ Agilium ne se limite pas qu'à un usage sédentaire. Il est compatible avec les
supports mobiles et est particulièrement appréciable dans un contexte multi-site.

La démarche projet
Le produit SMQ d’AGILIUM couvre les besoins d’un outil de management de la qualité. Il
permet de faire progresser le système qualité de votre entreprise.
Acquérir cet outil de pilotage, ce n’est pas seulement mettre en place un outil informatique,
c’est également bénéficier d’une démarche de mise en œuvre cadrée afin de vous
accompagner tout au long de votre déploiement.

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Vous avez un projet ?
Vous souhaitez plus d’informations sur notre solution SMQ AGILIUM ?

Appelez le +33 (0) 450 234 594


Ou connectez-vous sur :

www.smq.agilium.com

Za du Levray - 15 route de Nanfray


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Tél : +33 (0) 450 234 594 - Fax : +33 (0) 972 126 108