Logiciel pour votre gestion de la qualité

AGILIUM,
Solutions logicielles basées sur les processus
Management de la qualité

Fondée en 2003, AGILIUM propose de mettre l’efficacité de la technologie au service des

organisations et des personnels. Nous accompagnons nos clients dans tous les aspects de
leur projet.

Éditeur et Intégrateur, nous fournissons les outils logiciels nécessaires et mettons en œuvre
nos compétences fonctionnelles et techniques pour assurer un accompagnement de proximité
auprès de nos clients.

Avec une expérience au service de PME, de grands groupes et d’administrations,

nous apportons des réponses adaptées aux problématiques de nos clients.

Notre vocation

AGILIUM fait partie du groupe AWENSYS aux côtés de QUASAR Solutions et OBILOG. Le
groupe propose des solutions pour gérer ou compléter le Système d’Information de votre
entreprise :
>> Éditer des progiciels qui répondent à des problématiques de votre système
d’information et de points clés de votre entreprise (BPM, management de la
qualité, contrôle qualité, pilotage production…)
>> Construire des outils d’aide à la décision adaptés à chaque métier afin de vous fournir
des indicateurs pertinents
>> Développer des collaborations durables et pérennes pour piloter vos projets en mettant
en œuvre des solutions adaptées, simples et complètes

Nos solutions
AGILIUM accompagne ses clients dans tous les aspects de leur projet autour des processus
et fournit les outils logiciels nécessaires à chaque étape :

>> Modélisation et cartographie des processus

>> Automatisation de processus
>> Mise en place de tableaux de bord associés
Pour compléter son offre, AGILIUM édite des solutions métier packagées autour des
processus. Dans ce cadre, le produit SMQ AGILIUM est un logiciel de gestion de la qualité.
Il permet de répondre à vos exigences qualité et d'assurer le management de l’amélioration
continue au sein de votre entreprise.

Approche Processus Dans le Cloud Outil collaboratif

Une solution composée de deux grandes fonctions

L’application SMQ (Système de Management de la Qualité) de la suite AGILIUM est dédiée

au management de votre système qualité. Elle est bâtie autour de processus. Une librairie
de workflows intégrés participe activement à votre démarche qualité. En complément
s’ajoute une gestion documentaire pour la gestion et la centralisation de votre
documentation interne.

Le produit SMQ s’articule autour de 2 modules :

- SMQ Process
- SMQ Doc

SMQ PROCESS SMQ DOC

- Gestion des audits - Gestion des validations

- Gestion des Non-conformités - Espace de stockage centralisé
- Gestion des demandes d'amélioration - Gestion du versioning
- Gestion des Plans d’action - Plateforme sécurisée
- Indicateurs et tableaux de bord - Indicateurs et tableaux de bord

Simple d’utilisation et convivial, Ce module de gestion

SMQ Process permet de gérer les
points clés de votre management
qualité. Il est bâti autour de 4
workflows garantissant un partage
de l’information immédiat.
documentaire permet de centraliser
et gérer votre documentation
interne. Un circuit de validation des
documents est proposé à travers
un workflow dédié incluant les
étapes de relecture, la signature
électronique, la publication des
documents validés, l’archivage…

SMQ Indicateurs

En complément, vous aurez accès à des indicateurs qui pointent sur les données de ces deux modules.
Ils vous permettront d'avoir en un seul coup d'oeil l'information nécessaire au pilotage de votre qualité.

Des tableaux de bord sont disponibles afin d’avoir une vue d’ensemble sur les workflows, qu’ils soient en
cours ou clôturés. Des graphiques permettent de visualiser des données plus détaillées, accessibles selon
des critères de recherche.

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 Un logiciel pour un pilotage agile de votre qualité
Capitalisez vos gisements d'information
Votre organisation contient des informations
importantes. Pour valoriser ce capital, vous
devez gérer vos données et leur mise à jour.
Posséder un outil unique qui centralise
l’ensemble des données qualité est un
véritable atout. Il permet également d’en
assurer la traçabilité.
L’ensemble des informations consolidées est
consultable en temps réel. Chacun a ainsi les
indicateurs qui lui permettent de prendre les
bonnes décisions.
Assurez la sécurité de vos données
Pour garantir la sécurité des
informations stockées, chaque utilisateur
dispose d’un identifiant et d’un mot de
passe. Les utilisateurs peuvent être
associés en groupes afin de faciliter leur
gestion.
Des droits d'accès spécifiques sont
attribués à chaque utilisateur.
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Facilitez le travail collaboratif
Au-delà de votre service Qualité, l’outil
SMQ est un fil conducteur pour l’ensemble
des acteurs qui contribuent à la chaine de
valeur (production, maintenance,
expéditions, clients, fournisseurs…). Ces
acteurs sont quotidiennement impliqués
dans la résolution des actions correctives,
et plus largement dans la démarche de
progrès qualité.
SMQ permet de fournir la plateforme
unique de vos échanges. Il vous assure le
contrôle des informations dans une
infrastructure que vous avez choisie. L’outil
vous permet d’animer l’ensemble de la
communauté en favorisant les échanges et
la prise de responsabilité.
Au travers de la vue processus, chacun sait
ce qu’il doit faire et ce que les autres ont
fait, notamment grâce à la gestion du
versioning intégrée. Des notifications
permettent d’informer les acteurs du
processus au bon moment.
Gagnez en temps et en confort
Réduire les délais et les temps passés sur
la mise à jour des informations, c’est
augmenter la valeur ajoutée de votre
organisation. Vos processus de traitement
seront accélérés tout en diminuant le risque
d'erreur.
Simplifiez la mise à jour de vos
données
Oubliez Excel, les partages de
documents, les copies multiples et les
envois de mails ! Ils sont source d’erreur
avec de multiples saisies, des données
rarement à jour et des fichiers différents
selon les interlocuteurs.
Notre outil donne accès à une liste de
tâches synthétique et personnelle qui
évolue en temps réel. Ainsi, les utilisateurs
ont accès à l’information utile à chaque
étape et savent ce qu’ils doivent faire, ce
qu'ils ont fait et ce que d'autres ont fait.
Progressez sur les exigences qualité de
votre entreprise
L’amélioration continue dans le domaine de la
qualité consiste à augmenter la performance
interne et la satisfaction client. Cela passe par
une analyse des résultats pour identifier des
pistes d’amélioration, la recherche et la mise
en pratique d’actions, l’évaluation continue des
éléments.
C’est dans ce cadre que l’outil SMQ Agilium
intervient pour outiller votre gestion de la
qualité. L’application est basée sur les
processus. Ces processus définissent :
- qui agit,
- pourquoi faire,
- pour quel résultat attendu.
Cette approche processus s’inscrit
parfaitement dans le cadre des cycles
d’amélioration continue.

Un outil visuel et fortement personnalisable

La solution AGILIUM est full WEB. C'est-à-dire

qu’aucun applicatif n’est installé sur les postes client.
Un simple navigateur Web suffit. Ce type de système
est adapté à tous types d’organisations.
SMQ Agilium s’adapte à l’organisation et aux
contraintes de votre entreprise. Grâce au
paramétrage de la solution, vous pouvez ainsi
répondre précisément à votre besoin.
Ce paramétrage est utile pour les
particularités métier, mais également pour les
différents services de votre entreprise.
L’application est basée sur des workflows. Chacun
d’entre eux est constitué de plusieurs étapes
affectées à des acteurs selon des rôles prédéfinis.
Un « fil d’Ariane» vous permet de repérer où vous
en êtes à tout moment.

Sur la page d'accueil du produit accessible dès la

connexion, on retrouve une zone paramétrable dans
laquelle l'utilisateur pourra afficher les indicateurs
qui lui sont utiles au quotidien.

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 SMQ Process, moteur de l'amélioration continue

SMQ PROCESS

Gestion des Gestion des Gestion des Gestion des

Audits Non Conformités Demandes Plans d'actions
d'amélioration

Fonctionnalités générales
Composantes essentielles de la certification de vos pratiques, les processus proposés
dans l’outil sous forme de workflows ont été modélisés pour vous permettre de répondre de
façon fiable et pratique aux grands challenges de la qualité dans le cadre du PDCA.
Dans ce cadre, 4 processus sont proposés : gestion des audits, gestion des non conformités,
gestion des demandes d’amélioration et gestion des plans d’actions.

Gestion des audits Gestion des non conformités

Le logiciel SMQ vous permet de préparer et
gérer facilement vos Audits et de gérer les
compétences de chaque auditeur avec
leurs affectations.
• Définir le plan d’audit
• Préparer l’audit
• Désigner les audités
• Faire une synthèse de l’audit
• Clôturer l’audit
Vous pourrez ainsi centraliser l’ensemble
des éléments de l’audit et le découper en
activités afin d'affecter les
responsabilités. Ce module permet
également de faire un lien avec vos
documents d'audits.
Afin de disposer d’une meilleure vision de vos
audits qualité dans l’année, un planning
prévisionnel est proposé dans l’outil.
Grâce au module de gestion des non
conformités, vous pourrez :
• Déclarer les non conformités
• Analyser les non conformités
• Définir le plan d’actions associé
• Clôturer la non-conformité
Ce workflow permet de gérer le traitement
d’un dysfonctionnement, qu’il soit issu d’un
audit, ou qu’il soit déclaré directement. Il
permet :
- Une trace des échanges entre les
acteurs du processus afin de créer et
valider un plan d’action
- Une forte couverture fonctionnelle pour la
documentation de l’analyse. Cela peut être
par exemple l’intégration du coût et de la
gravité de l’incident, la caractérisation de
celui-ci par type et sous-type

Les données sont restituées sous forme de - L’utilisation de plusieurs référentiels de

Gantt, qui affiche par un jeu de couleurs les normes standards ou spécifiques à
audits prévisionnels et réalisés. L’échelle l’entreprise
peut être le mois, la semaine, le jour.
- Une démarche pour
systématiser le traitement des non
conformités

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Gestion des demandes d'amélioration
Vous pouvez grâce à ce module :
• Effectuer une demande
• Prendre une décision et traiter cette
demande d'amélioration
Une demande d’amélioration peut être
directement saisie dans le système. Le
processus associé permet d’obtenir une
réponse à une suggestion d’amélioration.
Un archivage automatique est disponible,
afin d’assurer la traçabilité. Des documents
liés viennent compléter la description de la
demande d’amélioration.
Gestion des plan d’actions
Les fonctionnalités couvertes sont :
• La création d’une action
• Le traitement d’une action
Il s’agit là de décrire une action et ses
acteurs. L’action pourra être suivie durant
ses différentes phases de traitement.
Evaluer l’efficacité de l’action est un point
essentiel, pris en compte par le SMQ
AGILIUM. Des relances peuvent être
mises en place pour contrôler le respect
des délais.
Tableau de suivi
Un tableau de suivi résume toutes les
informations des processus en cours,
terminés en affichant toutes les
informations utiles (étapes, individus
affectés aux actions…).
Les informations sont présentées sous
forme arborescente afin de retrouver
facilement les liens entre les tâches et
d'avoir une vue globale des actions.
Les points forts de la solution
>> Solution basée sur des workflows
>> Architecture Web
>> Produit standard
>> Puissance et souplesse des
paramétrages
Pourquoi se munir de SMQ Process ?
>> Améliorer les échanges inter-
services
>> Connaître le rôle et les attentes
de chacun
>> Garantir des données stockées
centralisées, et historisées
>> Avoir accès à des indicateurs
pertinents
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 SMQ Doc, garant de votre documentation qualité

SMQ DOC

Gestion des Espace de Gestion du Plateforme

validations stockage versioning sécurisée
centralisé

Fonctionnalités générales
Le module SMQ Doc permet une gestion de vos documents qualité en assurant la
maîtrise des processus suivants :
>> les cycles de relecture et de validation, la traçabilité des documents,
>> la publication des documents validés,
>> l’historisation et l’archivage des documents.

Espace de stockage centralisé Gestion du versioning

SMQ Doc intègre un espace de stockage
centralisé assurant la sécurité.
A travers cet espace, l'accessibilité à un ou
plusieurs documents pour des personnes
internes ou externes à l’entreprise devient
possible.
Un module de recherche permet de trouver
rapidement un document selon des critères
propres à chacun.
Il est impératif de gérer les versions de vos
documents, c’est ce que vous permet ce
module de gestion du versioning qui couvre
les fonctionnalités suivantes :
- La publication d’une version « n+1 »
implique l’archivage automatique de la
version « n » et le remplacement de la
version « n » par la version « n+1 » dans
les documents actifs
- La nouvelle version est donc accessible
au même moment par tous les utilisateurs

- Au moment de la publication, il y a une

Traçabilité des documents
Grâce à l'outil, vous pouvez contrôler la
mise à jour et la publication des
informations aux différents formats. La
traçabilité des enregistrements est
assurée.
notification e-mail à toutes les personnes
impliquées dans la validation
- Il est possible de gérer un abonnement
aux évolutions de documents d’après
un critère (individuel ou par groupe).

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Validation des documents
Les fonctionnalités couvertes par ce module
sont :
• La rédaction d’un document
• La relecture d’un document
• La validation et la publication du
document
Chaque utilisateur autorisé peut annoter les
documents, ce qui donne une dimension
collaborative à l'application.
A savoir...
La démarche proposée correspond à la
« règle des 3 avis » classiquement retenue
dans un Système Qualité du type ISO
9001 :
- L’avis technique est donné par le
détenteur de l’information de base, rôle du
rédacteur
- L’avis hiérarchique est fourni par le
responsable direct, rôle de vérificateur
- L’avis protocolaire est donné par toute
personne directement impliquée ou
concernée dans/par cette communication,
rôle d’approbateur
La sécurité du circuit de validation est
assurée par l’accès à l’application
(identifiant & mot de passe), par la gestion
des rôles du modèle Agilium et par l’accès
limité aux documents en cours de
modification
Sécurité de vos données
SMQ DOC intègre un espace de stockage
centralisé assurant la sécurité et la diffusion
des informations, en interne et en externe.
Pour garantir la sécurité des informations
stockées, chaque utilisateur dispose d’un
identifiant et d’un mot de passe. Les
utilisateurs peuvent être associés en
groupes afin de faciliter leur gestion.
Vous pouvez alors affecter des droits
d'accès aux documents à chaque utilisateur
ou chaque groupe.
Les points forts de la solution
>> Sécurité des données
>> Architecture Web
>> Interface simple d'utilisation
>> Adaptabilité au vocabulaire de
l'entreprise
Pourquoi se munir de SMQ Doc ?
>> Respecter les exigences
légales
>> Partager les documents
>> Retrouver l’information
facilement
>> Assurer la traçabilité de vos
documents
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 Le pilotage de votre qualité par les indicateurs

Les indicateurs et tableaux de bord SMQ standards donnent accès en temps réel à des
données clés autour de vos processus et de votre documentation qualité.

Le tableau de bord est un écran synthétique permettant de visualiser

l’avancement des processus par famille, par responsable…

Les indicateurs graphiques assurent à travers une visualisation simple et efficace la

compréhension des répartitions d’action, d’avance-retards… Ils sont personnalisables aux
travers de tris, de filtres interactifs… De nombreux filtres peuvent être posés pour que vous
ayez accès très rapidement à l'information qui vous intéresse.

Chaque utilisateur habilité peut construire son espace d’indicateurs personnels

en piochant dans la librairie standard fournie.

La construction d’indicateurs complémentaires est possible au travers d’un module

additionnel de Business Intelligence (BI). Ce module décisionnel vient compléter les
tableaux de bord classiques pour les rendre dynamiques.

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Le paramétrage utilisateurs
L’application offre de nombreuses options de paramétrage faciles à mettre en œuvre par
votre administrateur système. Plusieurs fonctions sont disponibles afin de garantir que
chaque utilisateur a le produit qui répond à ses besoins.

 Libellés des champs : l'ensemble des libellés des champs de saisie apparaissant
dans les formulaires sont modifiables. Ainsi l'outil peut être adapté au vocabulaire
utilisé dans l'entreprise.
 Données catalogue : lorsqu'une zone est saisissable par une liste
déroulante, l'ensemble des valeurs proposées sont paramétrables (lieux,
types de dysfonctionnement, référentiels…)
 La gestion des instances permet de supprimer des instances de processus
erronées (audit, dysfonctionnement ou action).
 Utilisateurs et rôles : ils peuvent être importés depuis d’autres applications au
format csv ou être synchronisés par rapport à des annuaires (LDAP, AD...).
 SMQ Agilium ne se limite pas qu'à un usage sédentaire. Il est compatible avec les
supports mobiles et est particulièrement appréciable dans un contexte multi-site.

La démarche projet
Le produit SMQ d’AGILIUM couvre les besoins d’un outil de management de la qualité. Il
permet de faire progresser le système qualité de votre entreprise.
Acquérir cet outil de pilotage, ce n’est pas seulement mettre en place un outil informatique,
c’est également bénéficier d’une démarche de mise en œuvre cadrée afin de vous
accompagner tout au long de votre déploiement.

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 Vous avez un projet ?
Vous souhaitez plus d’informations sur notre solution SMQ AGILIUM ?

Appelez le +33 (0) 450 234 594

Ou connectez-vous sur :

www.smq.agilium.com

Za du Levray - 15 route de Nanfray

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Tél : +33 (0) 450 234 594 - Fax : +33 (0) 972 126 108