le work flow

voici les principa ux thèm es qu’ on va tra iter :

numéro Intitulé du thème :

AXE 1 «Définir le work flow »

AXE 2 « Son role au GED et ses types»

AXE 3 «Ses composants de base »

AXE 4 «Cas d’utilisation et Ses avantages »

AXE 5 «Sécurité et Évolutivité »

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WORK FLOW

Qu'est-ce qu'un workflow?

Un workflow, ou en français, flux de travail, est un ensemble d'activités

séquentielles nécessaires à la réalisation d'une tâche spécifique.

On peut le définir aussi que c’est une série d'étapes d'un processus de travail
décrites du début à la fin pour accomplir une tâche. Il en résulte que la tâche en
question passe d'incomplète à complète, ou de brute à traitée. Des workflows
correctement définis permettent aux entreprises et autres organisations
d'optimiser leurs opérations, d'augmenter la productivité des travailleurs et de
garantir une qualité élevée dans tous les domaines.

Le workflow, dans le contexte de la gestion électronique des données (GED),

peut être défini comme une séquence automatisée et organisée de tâches,
d'activités ou de processus interconnectés, visant à gérer efficacement la
création, la modification, et la circulation des données au sein d'une organisation.

Son rôle principal dans la GED est de rationaliser et d'optimiser les processus liés
aux données, en remplaçant les méthodes manuelles par des étapes
automatisées. Cela inclut la gestion des documents, la collaboration entre les
membres d'une équipe, le suivi des versions, et d'autres activités liées aux
données. En intégrant des workflows dans la GED, les organisations peuvent
améliorer l'efficacité opérationnelle, réduire les erreurs humaines, accélérer les
délais de traitement, et garantir une meilleure traçabilité des actions effectuées
sur les données. En résumé, le workflow dans la GED offre une approche
structurée et automatisée pour garantir la gestion fluide et efficace des
informations au sein d'une entreprise.

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WORK FLOW

LES TYPES DE WORK FLOW

Il existe trois types de workflow qui peuvent être utilisés sur le lieu de travail, chacun
étant adapté à un scénario différent.

Les composants de base d’un workflow

Quel que soit le type de workflow, il existe trois composantes de base qui restent
inchangées : entrée, transformation, sortie. Toutes les étapes d'un workflow relèvent de
l'une de ces composantes:

ENTREE

La ressource (par exemple, un employé ou un matériel) qui complète ou initie une étape du
workflow.

TRANSFORMATION

La direction ou la règle de la façon dont l'entrée est reçue, et ce qui en découle.

SORTIE

Le résultat de la transformation, qu'il s'agisse d'un produit livrable ou d'un produit. La

sortie peut également servir d'entrée pour l'étape suivante d'un workflow.

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Cas d'utilisation du workflow

Au cours du temps, les processus manuels se sont avérés sensibles aux erreurs humaines, aux divergences
et à l'inefficacité. L'automatisation des workflows, en revanche, rationalise les processus pour que les bonnes
données soient transmises au bon moment aux bonnes personnes afin qu'elles puissent prendre les bonnes
décisions de manière efficace, et s'avère être intégralement évolutive, fiable et efficace. Les workflows
peuvent être utilisés pour presque toutes les procédures dans tous les secteurs. Voici quelques exemples de
cas d'utilisation du workflow dans l'industrie
Intégation des clients et la création des comptes
Dans des secteurs tels que la banque et l'assurance, des workflows sont utilisés pour l'intégration
des clients et le traitement des prêts. Lorsqu'une demande est soumise, une série de tâches
séquentielles commence, notamment la vérification de l'identité du client, la communication des
relevés, l'approbation du crédit et la signature du contrat. Tous les enregistrements des transactions
sont répertoriés et stockés à des fins d'audit.
Intégation des employés
Au cours du processus d'embauche, le nouvel employé doit passer par un workflow d'intégration qui
comprend les documents juridiques, l'accès aux ressources administratives, l'orientation et la
formation pertinente. Les workflows peuvent être personnalisés pour s'adapter aux différentes
fonctions.
demandes de service client et informatique
Les procédures de ticketing constituent des workflows numériques populaires. Les workflows de
ticketing sont conçus pour permettre aux équipes de support de gérer et de répondre à une variété de
questions en temps réel et de résoudre les problèmes méthodiquement en suivant des étapes
séquentielles et définies.
commerce electronique et commande
Le workflow de commerce électronique le plus courant comprend la soumission d'une commande. Un
client passe une commande, remplit ses informations de paiement, la transaction est ensuite traitée
et le paiement reçu. Une fois la commande reçue, le ou les articles sont sélectionnés dans un
entrepôt, emballés et expédiés au client.

les avantages du workflow

Cycle plus rapide Conformité et Sécurité Flexibilité et Adaptabilité

Productivite accrue Meilleure Satisfaction

Réduction des Coûts Client

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Les outils technologiques

Outils pour la Mise en Œuvre des Workflows GED

La mise en œuvre des workflows dans le cadre de la gestion électronique des

données (GED) nécessite l'utilisation d'outils et de technologies adaptés. Voici une
présentation des types d'outils couramment utilisés et une brève comparaison
entre différentes solutions disponibles

Systèmes de Gestion de Flux de Travail (Workflow Management

Systems - WMS) :
Ces systèmes offrent une plateforme pour concevoir, exécuter et superviser des
workflows. Ils permettent de modéliser les processus, d'affecter des tâches et de
gérer l'automatisation.
- Exemples : Microsoft Power Automate, Nintex, IBM Business Automation
Workflow.

Plateformes de Collaboration
Ces plateformes favorisent la collaboration et la communication au sein des
équipes, souvent intégrées à des fonctionnalités de gestion documentaire.
- Exemples : SharePoint, Confluence, Google Workspace.

Outils de Gestion Documentaire

Ces outils facilitent la création, le stockage, la recherche et le partage de
documents, jouant un rôle clé dans les workflows GED.
- Exemples : M-Files, Documentum, Alfresco.

Solutions Cloud
Les solutions cloud offrent une accessibilité accrue, permettant aux équipes de
collaborer sur des workflows GED, peu importe leur emplacement géographique.
- Exemples : Microsoft 365, Google Cloud Platform.

Outils d'Automatisation des Processus Robotiques (RPA) :

Ces outils automatisent les tâches répétitives en interagissant avec les
systèmes informatiques, contribuant à accélérer les workflows.
- Exemples : UiPath, Blue Prism, Automation Anywhere.

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