Le workflow pour modliser et automatiser les flux d'information

n outil de gestion de workflow permet de modliser et d'automatiser les flux

d'informations dans l'entreprise. Par exemple, l'outil de workflow permet de prciser

les circuits de cheminement de documents en identifiant les intervenants concerns,
les actions raliser et les dlais.
Workflow, flux de travaux
Workflow, littralement "flux de travaux", est la reprsentation sous forme de flux
des oprations raliser pour accomplir l'ensemble des tches ou activits
regroupes en un mme processus mtier. Le workflow permet la modlisation
desprocessus mtier dans le cadre d'une dmarche plus globale BPM Business
Process Management.
Workflow administratif
Pour mieux comprendre, un exemple d'application au tertiaire avec le workflow
administratif
La gestion des demandes de prts pour un organisme bancaire, les dossiers de
traitement des sinistres pour une compagnie d'assurance ou encore le
remboursement de notes de frais pour tout type d'organisation sont des exemples
d'application pour des outils de worflow de type administratif ou tertiaire.
Pour chacun de ces cas ci-dessus noncs, les documents laborer suivent un
parcours spcifique comportant des tches de vrification, d'investigation,
d'information ou d'approbation. Les outils informatiques de workflow permettent de
dfinir le parcours de chaque type de document, de contrler les dlais et d'en suivre
prcisment l'excution. L'outil de workflow est suffisamment souple pour permettre
de modifier en cours de parcours le circuit prdfini afin d'viter toute forme de
blocage.
Workflow ad hoc et workflow procdural
Le workflow de type ad hoc, au contraire du workflow procdural plus verrouill,
autorise les utilisateurs intervenir dynamiquement sur le cheminement afin de
parer plus efficacement aux imprvus.
Une rationalisation dj ancienne
Le workflow appliqu au tertiaire est un instrument de rationalisation tout fait
similaire aux pratiques dj bien anciennes pratiques dans l'industrie.
Pour la petite histoire, le workflow dans le tertaire n'est pas non plus une invention
rcente lie au dploiement de l'informatique. Au cours des annes 20, de
nombreuses administrations utilisaient pour le transport de documents des circuits
internes de tubes pneumatiques...
Ressources

Un acticle "historique" prsentant les fondements du GroupWare dont le

workflow peut tre vu comme une des facettes Lire ici les 3 types de partage

de documents

wfmc.org, le site du Workflow Management Coalition, un groupement

d'acteurs de l'univers du Workflow et du BPM.

Outils Progiciel

bonitasoft.com, Bonita est un produit logiciel Open Source pour le projet

Workflow et BPM.

Lecture recommande
Le Workflow et la modlisation des processus. Cet ouvrage expose les techniques
pour identifier, modliser, et redessiner les processus mtiers. Il explique comment
implmenter le workflow.

Workflow
Dfinition
On appelle workflow la modlisation et la gestion informatique de l'ensemble des tches accomplir et des
diffrents acteurs impliqus dans la ralisation d'un processus mtier. Il dcrit le circuit de validation ou de
traitement, les tches accomplir entre les diffrents acteurs d'un processus, les dlais, les modes de validation,
et fournit chacun des acteurs les informations ncessaires pour la ralisation de sa tche. Il permet ainsi
d'automatiser les flux d'informations entre diffrents processus au sein de l'entreprise. Le workflow est compos
d'activits, correspondant des tches ou fonctions raliser pour complter une tape du processus.
Un processus doit tre modlis avant d'tre implment dans un moteur de workflow (TIBCO, JBPM, etc.).
BPMN (Business Process Modeling Notation) est en train de s'imposer comme la rfrence pour la modlisation
des procdures mtiers. Son formalisme graphique est accessible aussi bien aux personnes fonctionnelles, qu'au
concepteur informatique, voire directement exploitable par un moteur BPM (Business Process Management).
Cela le rend comprhensible par tous types d'utilisateurs.

Le rle du moteur de workflow

Le BPM reprsente un ensemble d'outils et de moyens pour reprsenter la capacit dcrire, modliser,
automatiser, structurer, suivre, analyser, et informatiser les processus d'une entreprise. Son rle est :

Assigner aux acteurs des processus, des activits, selon les rgles mtier complexes dfinies par
l'entreprise,

Donner la garantie, la fiabilit et la scurit des donnes,

Permettre l'intgration avec les systmes existants,

Aider l'ouverture d'interaction entre les experts mtiers et les experts informatiques,

Permettre la modlisation graphique des processus,

Pouvoir modifier les processus en temps rels.

Le tout doit donner comme rsultat :

Un contrle une surveillance accrue des processus de l'entreprise,

Une valuation de l'efficacit des processus facilite,

L'anticipation des blocages et des dysfonctionnements,

Le retour direct des utilisateurs ou des acteurs du workflow pour optimiser et faire voluer
progressivement l'efficacit des processus de l'entreprise (l'un des premiers objectifs du BPM).
Liens :

www.bpmbulletin.com

www.techheadbrothers.com/Articles.aspx/workflow-bpm-surveiller-optimiser-biospere-metier-page-1

www.cmswire.com