Projet GSI

Guide de formation

Création des Demandes d’Achat

Articles non-gérés en stock
21 et 23 mars 2017
 Objectifs de la formation

A la fin de la formation, je sais créer des demandes d’achat imputées

suivant les règles définies :

• DA avec articles génériques de type ZPRC (standard) ou ZPRX

(intersites ALSTOM)

• DA avec fiches de services de type ZPRC

• DA ouvertes de type ZFO

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 2

© ALSTOM 2013. Tous droits réservés. Les informations du présent document sont uniquement fournies à titre indicatif. Aucune représentation ou garantie
du présent document n'est accordée ou le présent document ne doit pas être considéré comme terminé ou corrigé ou ne doit concerné un projet particulier.
Ceci déprendra des circonstances techniques et commerciales. Le présent document est fourni sans engagement de responsabilité et peut faire l'objet de
modifications sans avis préalable. Toute reproduction, utilisation ou divulgation à des tierces parties, sans accord écrit express, est strictement interdite.
SOMMAIRE

I – Flux et règles
1) Workflow
2) Approbateurs
3) Règles d’OR

II – Les DA et commandes dans SAP

4) Création des DA
5) Extraire les DA
6) Réception des Postes

III - Exercices

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 3

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 I – Flux et règles
1) Workflow

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 I – Flux et règles - 1) Workflow

 
▪ Quel type de commande / quel type de poste ?

• Commande sur article • Commande sur fiche • Commande ouverte

générique (Prod/Indus) service (Engineering) • Fournitures
• Petit matériel • Prestation Engineering • Consommable
• Outillage • Assistance technique • Affaires générales
• Location • Forfait • Classe C
• Réparation / prestation • ML81N sur OTP • Transport
hors engineering générique ou projet / • Stockage
• Si immatériel  MIGO programme • Prestations
par le demandeur régulières par le site
• Si matériel  MIGO par • Pas de réception,
la réception validation dans DIP

Les fiches de services sont utilisées pour les prestations d’engineering .

Les articles génériques couvrent le reste des besoins.
ATTENTION, ne jamais passer une commande sur article générique pour acheter des
articles de production (articles gérés en stock)
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I – Flux et règles - 1) Workflow
Flowchart – Purchasing with generic material
Requester Sourcing / site indirect material procurement Finance & Accounting (GFSSC)

Interface
ALTES
Manage RFQ including
Purchase E-auction and
Requisition creation select Supplier

DOA Workflow
Interface
Purchase Requisition
Workflow
validation (DOA) Convert RFQ
RFQ validation
into PO
according to Sourcing DOA

PR POA Workflow
YES Neutralize automatic PO validation
value
Purchasing Info Record Electronic signature
> 100k€
creation According to POA

NO
Create RFQ from PR
Send PO to Supplier
(electronic)

Supplier’s Record Supplier

Acknowledgment Acknowledgement /
order confirmation
Manage payments

Record Good Receipts

Receive and match
Supplier’s
Invoice against PO and GR
Invoice
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I – Flux et règles - 1) Workflow
Flowchart – Purchasing of services with service sheet
Requester Sourcing / Procurement Finance & Accounting (GFSSC)

Purchase
Interface ALTES
Manage RFQ including
Requisition creation
E-auction and
(for Services)
select Supplier

DOA Workflow
Interface
Purchase Requisition Workflow
Validation (DOA)
RFQ validation
according to Sourcing DOA
POA Workflow
PR value YES PO validation
> 100k€ Convert RFQ into PO Electronic signature
according to POA

NO Send PO to supplier
Create RFQ from PR
(electronic)

Record Supplier
acknowledgement
These steps can be done in one time Manage payments
Create Services Entry Sheet Record Services Receipt

Supplier Receive and match

Invoice invoice against PO and GR

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 7

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 I – Flux et règles - 1) Workflow
Flowchart – Purchasing with framework order
Requester Sourcing / site indirect material procurement Finance & Accounting (GFSSC)

Interface ALTES
Manage RFQ including
Purchase
E-auction and
Requisition creation
select Supplier

DOA Workflow
Interface
Purchase Requisition
validation (DOA) Workflow
RFQ validation
according to Sourcing DOA Convert RFQ
into PO
PR YES Neutralize automatic
value Purchasing Info Record POA Workflow
> 100k€ creation PO validation
Electronic signature
According to POA
NO
Create RFQ from PR
Send PO to Supplier
(electronic)

Supplier’s Record Supplier

Acknowledgment Acknowledgement /
order confirmation Manage payments

Supplier’s Receive and match

Invoice Invoice against PO plus
Validation loop
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I – Flux et règles - 1) Workflow

Hier Aujourd’hui

Le circuit de validation des DA est implémenté dans

La validation des DA était gérée manuellement ou
l’ERP en fonction des règles DOA Alstom
dans des systèmes dédiés en dehors de l’ERP
( Delegation of Authority)
Le demandeur doit fournir tous les éléments
Les DA arrivaient aux acheteurs sans
nécessaires pour l’approbation de la DA. La
documentation complète et/ou sans validation en
documentation doit être attachée en pièce jointe de
amont
la DA
L’imputation est obligatoire dans GSI pour toutes
L’imputation pouvait être inconnue au moment de les DA sauf pour les fiches de services où
la création de la DA l’imputation peut se faire à la création et souvent à
la réception

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 9

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 I – Flux et règles
2) Approbateurs

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 10

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 I – Flux et règles - 2) Approbateurs

3 Approbateurs systématiquement
- 1er= Responsable du budget/centre de coût
- 2e = Le contrôleur(finance)la nature comptable/adéquation budget montant l’imputation
- 3e = membre du CODIR

▪ Qui valide quoi ?

 Existence du DTR / nom de fournisseur / type de commande / respect des règles de base / PJ @PM(V0)
 Partie imputation / numéro de compte @Finance (V1)
 Montant / offre @Chef de service (V2)
Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 11
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 I – Flux et règles
3) Règles d’or

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 12

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I – Flux et règles - 3) Règles d’or

• Tout achat doit faire l’objet d’une demande d’achat (DA) puis d’une commande,
aucun achat ne doit être fait sans une commande.
• Les montants des postes de DA sont toujours en HT.
• Pour l’achat de 20 pièces à 10€ HT/pièce la DA doit indiquer Quantité = 20 et PU = 10€
HT.
• Il doit y avoir autant de postes de DA que de produits commandés (si 3 produits
différents, 3 postes dans la DA); un seul poste pour la globalité d’un devis ne sera
plus accepté.
• Quand une DA a été créée en remplacement d’une autre, bien penser à supprimer la DA
initiale.
• Toute régularisation est INTERDITE (c’est-à-dire la facture comme pièce jointe de la
DA).
• Si le demandeur a consulté plusieurs fournisseurs (montant cde <10K€), tous les devis
doivent être joints à la DA en expliquant le devis retenu.
• Référence du cahier des charges pour la prestation Engineering
• Imputation (OTP, Ordre interne, Centre de coût) +  règle pour immobilisation (I + OTP
GC*)
• Respect des codes articles en fonction du tableau fourni
• Désignation significative, pas de désignation générique (sous-traitance, prototype…)
• Titre deDemandeur obligatoire
la présentation - 07/26/2021 – P 13
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•modifications sans avis préalable. Toute reproduction, utilisation ou divulgation à des tierces parties, sans accord écrit express, est strictement interdite.
 II – DA dans SAP

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 14

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Processus pour les documents sur article générique

ACTION RESPONSABLE TRANSACTION

• Création de la DA • Demandeur • ME51N

ACTION RESPONSABLE TRANSACTION

• Validation de la DA • 3 Approbateurs • ME54N

ACTION RESPONSABLE TRANSACTION

• Création de la • Acheteur / PS • ME21N

commande
ACTION RESPONSABLE TRANSACTION

• Réception • Demandeur sauf pour • MIGO

matériel
Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 15
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Processus pour les documents sur fiche de service

ACTION RESPONSABLE TRANSACTION

• Création de la DA • Demandeur • ME51N

ACTION RESPONSABLE TRANSACTION

• Validation de la DA • 3 Approbateurs • ME54N

ACTION RESPONSABLE TRANSACTION

• Création de la • Acheteur / PS • ME21N

commande

ACTION RESPONSABLE TRANSACTION

• Réception • Demandeur • ML81N

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 16
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Flux de commandes dans GSI

Type de Commande
Classique Prestation
commande ouverte
Consommable /
Prestations
Utilisation Matériel Transport /
Engineering
Stockage
Code commande ZNB(X) ZNB(X) ZFO
SAP X = commande autre site Alstom X = commande autre site Alstom

Code DA SAP ZPRC(ZPRX) ZPRC(ZPRX) ZFO

X = commande autre site Alstom X = commande autre site Alstom

Type de Poste «   » « P » « B »

Objet de la Groupe de
Article générique Fiche de service
commande marchandise
N/A (validation DIP
Type de réception MIGO ML81N
uniquement)
Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 17
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 II – DA dans SAP
1) Création des DA

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 18

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Aide pour les exercices

Trois types de DA:

ZPRC = fournisseur externe
ZPRX = inter Alstom
ZFO = cadre (ouverte)

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 19

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
TYPE ZPRC sur article générique - ME51N

Þ Paramétrage personnel →
Sauvegarder les données
telles que: Division /
Demandeur / Org achats /
Groupe acheteur.

Faisable pour les fiches de

services et DA sur article
générique.

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 20

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Création d’une demande d’achat - ME51N – TYPE ZPRC
sur article générique

Les champs que l’on peut prédéfinir.

Cliquer sur pour

pouvoir accéder à d’autres champs

Cliquez sur afin d’enregistrer

les paramètres.

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 21

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
TYPE ZPRC sur article générique - ME51N
 ME51N = Création d’une demande d’achat de type ZPRC.
 Sélectionner le type de demande d’achat Changer impérativement la
désignation pour ne pas qu’elle
 Puis faire Entrée. soit générique.

2 5
1 3

Renseigner le réceptionnaire

4
3 Renseigner l’article générique.
1 Renseigner le type d’imputation:
• K Centre de coûts Renseigner le centre de coûts ou autre
• P Projets / R&D 4
suivant le type d’imputation choisi.
• I Investissement
• F Ordre 5 Saisir le groupe d’acheteur.
2 Saisir la division: 0133 = LE CREUSOT / 0134 = AES
Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 22
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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
TYPE ZPRC sur article générique - ME51N

7 8

6
Renseigner le fournisseur souhaité si vous connaissez le
6 fournisseur chez qui vous voulez passer la commande; Il est possible de:
- Dupliquer un poste
Saisir le demandeur. Toujours
7
sous la forme: NOM + 1ière lettre - Supprimer un poste
du prénom. Ex: DUFOURO
Saisir l’organisation Achat: Pour cela, il faut d’abord sélectionner
8 la ligne de poste (elle deviendra
• FR01 : Alstom Transport= Commande Prod.
• FR00 : Alstom Transport Indirect = Commande H. Prod. jaune).

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 23

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TYPE ZPRC sur fiche de service - ME51N

1 1 Sélectionner le type de DA
ZPRC.
2
2 Sélectionner l’imputation
3 4 5 P ou K.

3 Sélectionner le type de
poste P.

4 Saisir une désignation précise et non générique.

Saisir une date de livraison

5
souhaitée.

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 24

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TYPE ZPRC sur fiche de service - ME51N
Saisir le groupe de
6
Marchandise.
81100000

6 7 9 7
Saisir le fournisseur
Souhaité.

8 10
11 Saisir le groupe
8
Acheteur.

9 Saisir le demandeur.
10 Saisir l’organisation d’achat FR00. Toujours sous la
forme: NOM + 1ière
lettre du prénom. Ex:
11 Sélectionner ensuite le poste et l’onglet DUFOURO

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 25

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
TYPE ZPRC sur fiche de service - ME51N

15
12 13 14

12 Saisir le N° de service. Toujours sous la forme: 300xx

13 Saisir dans la zone quantité le montant total du poste.

14 Saisir dans la zone prix brut égal à 1.

15 Sélectionner ensuite l’onglet

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 26

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
TYPE ZFO sur commande ouverte- ME51N

Rappel: Au préalable, remplir le formulaire d’autorisation de budget à joindre à la

DA.

• Les champs sont à saisir dans l’ordre suivant

• Type de DA : ZFO
• Division : 0133 (si pas déjà présent par défaut)
• Groupe de marchandise ( 81100000 ) pour engineering pas de code
article
• Type d’imputation et OTP
• Type de poste « B »
• Limite globale  et valeur attendue (onglet « limites »)

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 27

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
Choix des valideurs
Au niveau du poste de la DA, sélectionner
l’onglet

A savoir
Si imputation sur un compte :
9 Valideur = N+1
Directeur financier
Directeur de site
9 Ouvrir la liste déroulante et sélectionner l’approbateur correspondant Si imputation sur projet (OTP)
pour chaque niveau. SSM titulaire du compte
WPC du
Au niveau du poste de la DA, sélectionner l’onglet N+1 du SMM
Attention : Le choix des valideurs
est valable pour tous les postes.
Pas de possibilité de différencier
en fonction des postes.
10

10 On peut bloquer la DA afin qu’elle ne parte pas en validation dés l’enregistrement.

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 28

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
Ajouts d’une pièce jointe / commentaires

11 Cliquer sur le bouton pour rattacher une pièce jointe  Il est impératif de joindre un

cahier des charges à la demande d’achat afin que le service achats (Sourcing) puisse consulter
Vous pouvez ajouter vos fichier facilement
Aucune contrainte de taille de fichier ou
d’extension de fichier

12
Vous devez ajouter des
informations en texte ou des
messages à usage interne au niveau
- Mail de l’en-tête. Ce texte n’est pas
- Cahier des charges repris dans la commande.
- Autres informations pour le
Sourcing Il est primordial de préciser ce
qu’il y a en PJ dans cette zone.

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 29

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
Erreurs et lancement

13
13 Cliquer sur l’icone pour voir les
messages d’erreur et d’information

14

16

Pour information, Code de

14 L’onglet est maintenant visible. lancement:
X = en cours de validation.
15 Visualiser les étapes de validations et l’état. 2 = la DA est vers l’acheteur.

Attention : Le choix des valideurs est valables pour tous les postes. Pas de possibilité de
différencier en fonction des postes

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 30

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modifications sans avis préalable. Toute reproduction, utilisation ou divulgation à des tierces parties, sans accord écrit express, est strictement interdite.
 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
Ajouts de commentaires de poste

16 Au niveau du poste, dans l’onglet texte, je peux saisir des textes dans différentes zones.

Important: le texte de livraison et le texte de poste sont repris dans la commande.

16

17
17 Cliquer sur pour
enregistrer et envoyer
votre demande d ’achat

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
L’important à retenir

 Je dois systématiquement joindre un devis à ma demande d’achat.

 Je dois sélectionner les approbateurs suivant les règles en vigueur.

 Je peux mettre un code de blocage dans ma demande d’achat pour

l’enregistrer sans qu’elle parte en validation, je devrais la compléter
plus tard et retirer le code blocage pour qu’elle parte en validation.

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
Modifier une DA qui a été refusée et la renvoyer en validation

Þ Lorsque une DA que j’ai créée est refusée:

 Je reçois un mail qui m’informe de ce refus,
 Je dois me connecter à SAP et prendre connaissance de la raison du
refus qui est saisie au niveau du poste dans le texte info workflow.

 Selon la raison du refus, je peux modifier la DA ou bien je dois la supprimer.

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
Modifier une DA qui a été refusée et la renvoyer en validation -
ME52N

1 Je sélectionne

2 Je sélectionne l’onglet

3 Je visualise le texte
pour prendre connaissance de la raison
du refus.
1
2

4 Je clique sur pour pouvoir modifier

ou supprimer la DA.
3

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
Modifier une DA qui a été refusée et la renvoyer en validation -
ME52N

5 Je modifie ou supprime la DA

6 Je clique sur

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 II – DA dans SAP - 1) Création des DA
Modifier une DA qui a été refusée et la renvoyer en validation -
ME52N

 Si je modifie la quantité ou le prix, la validation recommence au premier

approbateur.

 Si je modifie un paramètre qui ne génère pas une modification de la valeur

de la DA, la validation reprend au niveau ou le refus avait été fait.

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 II – DA dans SAP
2) Extraire les DA

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II – DA dans SAP - 2) Extraires les DA
Transaction ME5A
La transaction ME5A permet
d’extraire les DAs tout en y ajoutant
des filtres que l’on souhaite.
Critères à renseigner obligatoirement:
ALV → Facilite l’extraction sous Excel
0133 = Creusot Compo
ZPRC = DA hors prod
cette icône permet
d’ajouter d’autres
critères notamment le
« créer par »

Une fois les filtres renseignés, cliquez sur

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 38

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 II – DA dans SAP - 2) Extraires les DA
Transaction ME5A

Permet
d’extraire sous
un format
Excel.
Permet d’ajouter /
supprimer des
colonnes.

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 39

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II – DA dans SAP - 2) Extraires les DA
Transaction ME5A

Pour afficher un colonne il faut la transférer de droite à gauche

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 40

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II – DA dans SAP - 2) Extraires les DA
Transaction ME5A

Enregistrer la mise en forme avec le disquette et cocher le case paramétrage

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 II – DA dans SAP
3) Réception des postes

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 II – DA dans SAP - 3) Réception des Postes
Réception d’une commande sur article générique - Transaction
MIGO

1 1 Je saisis le N° de la commande.

2
2 Je saisis le N° du BL puis je clique sur

3 Je vérifie ou modifie la quantité

à réceptionner.

4 4 Je coche

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 43

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 II – DA dans SAP - 3) Réception des Postes
Réception d’une commande sur article générique - Transaction
MIGO

5 5 Je clique sur

6 La réception est faite.

6

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 44

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 II – DA dans SAP - 3) Réception des Postes
Saisie des prestations pour un article de service transaction
ML81N

1 1 Je clique sur

2
2 Je saisis le N° de la commande et je clique sur

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 45

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 II – DA dans SAP - 3) Réception des Postes
Saisie des prestations pour un article de service transaction
ML81N

3 Je sélectionne mon poste

4 Je clique sur

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 46

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 II – DA dans SAP - 3) Réception des Postes
Saisie des prestations pour un article de service transaction
ML81N

4 Je clique sur

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 47

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 II – DA dans SAP - 3) Réception des Postes
Saisie des prestations pour un article de service transaction
ML81N

5 Je valide en cliquant sur

6
6 Je clique sur

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 48

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 II – DA dans SAP - 3) Réception des Postes
Saisie des prestations pour un article de service transaction
ML81N

7 je dois saisir
l’imputation (hors OTP collecteur)
7 et je clique sur
7

8 Je saisis la quantité à
réceptionner.

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 49

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 II – DA dans SAP - 3) Réception des Postes
Saisie des prestations pour un article de service transaction
ML81N
12
9 Je sélectionne l’onglet

11 Je saisis le N° de BL si
9 pas de BL mette « presta YYYY-MM »
10
YYYY=année
MM=mois
10 11 Je clique sur

12 Je clique sur

13
13 La réception est faite

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 50

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Récap des transactions SAP

• DA
− Création ME51N
− Modification ME52N
− Affichage ME53N
− Validation ME54N
• Réception
− Article générique MIGO
− Type de poste « P » ML81N
• Extraction
− DA ME5A

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 51

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Solder ou supprimer une
DA

• Les DA apparaissent dans les engagés de l’élément

comptable sur lequel elles sont imputées
• Il fait dont les solder ou les supprimer si elle ne sont plus
d’actualitié.
Les DA en cours de validation ne sont pas
modifiables elles doivent Validées ou
refusées pour être supprimées

NON
SUPPRIMER LA DA

DA COMMANDEE
PARTIELLEMENT

SOLDER LA DA
OUI
Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 52
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 Supprimer une DA – transaction ME52N

Je sélectionne la
1 ligne à supprimer

2 Je clique sur la
2 poubelle

3 J’enregistre

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 53

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Solder une DA – transaction ME52N

1 Je sélectionne la
ligne à solder

Je coche la case
2 « terminé »

1 3 J’enregistre

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 54

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 III – Exercices

Titre de la présentation - 07/26/2021 – P 55

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