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com/the-role-of-automation-in-streamlining-contract-
management/

Le rôle de l'automatisation dans la rationalisation de la gestion des contrats :

Examinons de manière approfondie ce qui peut effectivement être automatisé lors de

l'utilisation d'un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM). Dans cet
article, nous nous penchons sur les détails de la configuration d'outils
automatisés, une pratique courante dans les logiciels CLM de premier plan, tels que
Contra d'App4Legal. Nous aborderons divers aspects, de la rédaction de tous types
de documents à la mise en place de rappels, en passant par la conception complète
de workflows et de systèmes opérationnels.

Quelles sont les fonctionnalités courantes des logiciels CLM ?

Que vous apparteniez à une équipe juridique, à un cabinet, à un département des

ressources humaines, ou que vous travailliez dans les domaines de la finance ou des
ventes, il est fort probable que vous génériez et exécutiez des contrats ainsi que
d'autres types de documents répétitifs quotidiennement. Ci-dessous, vous trouverez
quelques-unes des principales fonctionnalités que vous devriez vous attendre à
trouver dans une solution CLM puissante.

. Outils de rédaction
. Fonctionnalités de collaboration et de marquage
. Cycle d'approbation et de révision
. Signatures numériques
. Alertes et rappels
. Répertoire sécurisé
. Rapports et analyses

Quelles automatisations sont possibles avec le CLM ?

L'automatisation de la gestion des contrats révolutionne les processus liés aux

contrats et documents au sein de divers secteurs. Il est essentiel de choisir une
solution offrant ces fonctionnalités, à l'instar de Contra d'App4Legal.

1. Conception de modèles pour la rédaction

Historiquement, la rédaction constitue l'une des phases les plus chronophages.

Actuellement, des logiciels tels que Contra d'App4Legal permettent la conception de
modèles personnalisés pour les contrats récurrents et l'utilisation de banques de
clauses. Cette approche permet de remplir un court questionnaire préconfiguré à
chaque rédaction, incluant le type de contrat, les parties impliquées, ainsi que
d'autres métriques ou valeurs à ajouter.

2. Intégrations facilitant l'automatisation sur différentes plates-formes

Contra, par exemple, s'intègre à un portail de communication et à plus de 5000

applications populaires, facilitant, accélérant et automatisant le travail sur
diverses plates-formes. Ces intégrations englobent des applications telles que
Google Workspace, Office 365, Zoom, Teams, Webex, et bien d'autres. Cette approche
révolutionne la collaboration, la négociation et la révision des documents, tout en
centralisant toutes les communications, tant internes qu'externes.

3. Configuration de workflows automatisés pour les étapes d'approbation et de revue

Avec Contra, la conception de matrices complètes pour l'approbation, la révision,

voire la signature, est possible. Cette configuration permet de définir des cycles
de vie automatisés des documents, acheminant chaque document vers le membre
d'équipe prédéterminé dans l'ordre correct. Cette démarche réduit significativement
les goulots d'étranglement et renforce la transparence et la responsabilité.

4. Mise en place de workflows de signature électronique sécurisés et vérifiables

Contra permet l'intégration à plusieurs workflows de signature électronique

vérifiés, en fonction de la région. Cette intégration facilite l'automatisation des
workflows, la numérisation des signatures et l'exécution rapide des contrats. Parmi
les principales solutions de signature intégrées à Contra, on compte DocuSign,
Adobe Sign et App4Legal Sign, alimentée par Adobe.

5. Automatisation des Rappels et Notifications

Au moyen de Contra, il est possible de paramétrer des rappels automatisés associés

à des actions spécifiques, des étapes, des documents, des factures, des
calendriers, et autres éléments. Cette fonctionnalité vise à garantir une
surveillance constante, éliminant ainsi tout risque d'oubli de délais ou de
renouvellements.

6. Intégration des Solutions de Gestion de Documents Cloud dans un Répertoire

Central

Par ailleurs, la centralisation de l'ensemble des applications de partage de

documents s'effectue en un lieu unique avec Contra. Par exemple, si une partie de
vos données est stockée sur Google Drive, tandis que d'autres flux sont hébergés
sur Dropbox, et que des collaborations avec des parties externes s'opèrent sur des
documents partagés via One Drive. Toutes ces plateformes convergent vers un espace
agile où vous pouvez accéder, éditer et synchroniser des données sur l'ensemble de
ces supports.

7. Configuration de Tableaux de Bord pour le Suivi de KPI Personnalisés

Parmi les fonctionnalités les plus appréciées de Contra, figure notre tableau de
bord agile à vue unique, entièrement personnalisable pour suivre des métriques
spécifiques et définir vos propres indicateurs clés de performance (KPI). Ces
tableaux de bord offrent une visibilité totale sur tous les aspects en un seul
endroit, permettant l'analyse de données sous différentes formes, le filtrage par
dates, et la personnalisation en fonction de vos priorités. Cela révolutionne
l'efficacité, vous permettant de prendre des décisions éclairées pour optimiser
tous les aspects de vos opérations.

8. Génération Automatique de Rapports

Contra met à disposition un Générateur de Rapports rapide et convivial. Cette

fonctionnalité permet une production et une exportation rapides des rapports en
suivant quelques étapes simples, en intégrant les métriques que vous souhaitez
illustrer. Le constructeur de rapports offre une personnalisation avancée et
constitue un véritable atout en termes de rapidité, de précision et de conformité.

En conclusion, l'automatisation de la gestion des contrats représente un

investissement judicieux, susceptible d'avoir un impact significatif sur le retour
sur investissement, en permettant des gains de temps et d'efficacité, la réduction
des erreurs contractuelles et des obstacles, ainsi que l'optimisation des processus
contractuels.