Département de chimie

Travaux pratiques

Utilisation de MS Project
dans la gestion des projets

Pr. Hicham ZAITAN

Cours de gestion de projet, FST Fès (IAA). Hicham ZAITAN

Principaux objectifs
Permettre aux étudiants de :

• Comprendre le rôle de MS Project en tant qu’outil d’aide à la gestion de

projet

• Maîtriser une démarche d’utilisation de MS Project pour planifier, suivre

et analyser la performance des projets

• Apprendre à mettre en œuvre les fonctions de MS Project pour gérer

les délais, les coûts, et les ressources des projets

• Maitriser la conception de rapports personnalisés sur le projet

• Apprendre à utiliser MS Project pour une gestion consolidée d’un

portefeuille de projets

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Contenu

• Vue d’ensemble sur la gestion de projet avec MS Project

• Planification avec MS Project

• Suivi, contrôle & analyse de la performance du projet

avec MS Project

• Communication avec MS Project

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 Gestion de Project

Un projet est une séquence d’activités uniques, et reliées

entre elles:

 Dont un objectif déterminé.

 À réaliser le but est d’atteindre à l’intérieur d’un cadre
temporel (délai),
 Dans la limite d’un budget
 En respectant des spécifications précises (périmètre,
qualité).

Définition selon le PMI (Project Management Institute):

Un projet est une entreprise temporaire mise en œuvre en vue
de créer un produit, un service, ou un résultat unique.

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Ms-Project

Logiciel « dit » de gestion de Projet qui permet ou

facilite:

1- la planification opérationnelle (Gantt, affectation des

ressources, budget, etc)

2- le suivi-contrôle (Gantt suivi, analyse des écarts, audit

des coûts, etc)

3- la communication (aide à la production de rapport,

rapports pré-formatés, Ms-project serveur)

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On parle de prévisions d'un projet ?

On parle de prévisions d'un projet ?

Les prévisions contiennent principalement :

* les tâches
* les relations entre les tâches
* les durées et des contraintes des taches
* les des ressources
* les coûts

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Plan

I- Prise en mains

II- Premiers pas

III- Saisie des coûts

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Prise en mains

1- Ecran d’accueil

2- options générales

3- Ne jamais faire !!! (en général)

4- Ne jamais faire !!! (avec MS Project)

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Ecran d’accueil: zones

 Ecran d’ouverture par défaut

Affichage « Diagramme de Gantt »:

Séparation de l’écran en deux zones:

• Table des tâches (Entrée)
• Zone graphique (Affichage)

• Partie supérieure de l’écran classique

 Barre d’outils classique (menus)
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Ecran d’accueil: zones

Barre
d’outils
classique

Barre
d’Affichage

Deux zones:
Entrée vs
Affichage
Ecran d’accueil: barre de menus
 En partie supérieure de la fenêtre, la barre des menus
- Avec les menus «fichier », «Edition» et «fenêtre»

 Plus spécifiques, les menus «affichage», «insertion»,

«format», «outils» et «projets»: nous les découvririons
progressivement par la suite. On se contentera de
retenir:
 « Affichage » permet de choisir les éléments et la présentation
du projet que l’on souhaite à l’écran (tableaux, graphiques,
rapports, …), et de les paramétrer (modifs, zoom,….)

 « Insertion » permet de travailler sur les tableaux de données

(lignes et colonnes), les projets (insertion de sous-projets crées par
ailleurs.

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Ecran d’accueil: barre de menus

 «Format» permet de paramétrer l’affichage de

certains objets (polices de caractères, barres du Gantt,
échelle de temps des graphiques,….)

 «Outils» rassemble les fonctions spécifiques à

l’organisation du projet (affectation de ressources,
modification des calendriers, gestion des conflits,….)
ainsi que le paramétrage du logiciel (préférences,
options,…)

 «Projet» rassemble les fonctions de tri ou de filtrage

des affichages, ainsi que l’accès aux informations sur
les tâches ou sur l’ensemble du projet

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Barre d’Affichage

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 Paramètres de l’affichage

Outils– options- affichage

Type d’affichage pour la date, l’année et le diag graph

Affichage de la monnaie

Affichage de façon hiérarchique les différentes phases et

tâches récapitulatives et subordonnées du projet

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 Paramètres de l’affichage

Outils– options- Modifications

►
Outils– options- Générales
►Modifier le taux standards…

Outils– options- Prévisions

►Modifier l’unité d’affectation des ressources…

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Ecran d’accueil: partage de l’espace

 L’interface entre la partie

gauche «table des tâches» et la zone
de graphique peut être déplacée en
cliquant dessus avec la souris.

 «Outils» on s’aperçoit que la liste des

activités située à gauche est une
véritable table de données récapitulant
les informations disponibles sur les
tâches.
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Ecran d’accueil: partage de l’espace

 Voir menu «affichage/Table» qui

permet:

 de choisir une autre table de

données relative aux tâches,
De modifier une table de données
existante (plus de tables; puis
« modifier »)
De créer une nouvelle table plus
adaptée à vos besoins particuliers
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Options générales
 Il est recommandé de figer les
paramètres d’utilisation courants avant de
commencer à travailler sur un projet !!!
 Ces réglages se font via les différents
onglets du menu « outils/options »
 Notamment ce qui concerne l’unité d’affichage par défaut
des durées et des charges (ordre de grandeurs)
… le format d’affichage des dates
.. Les conventions de conversion mois/semaine/heures pour
le travail,
 …. Les options par défaut de nouvelles tâches ou
ressources,
… les choix d’unités monétaires(1 seule par projet).

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Ne jamais Faire !!! (en général)
 Quelque soit le logiciel utilisé:
 Ne jamais renseigner une date manuellement:
 le logiciel est la pour les déterminer à votre
place,
Date saisie = contrainte incontournable(c’est
vous qui avez raison)
• donc en fait, vous pouvez, mais ça doit
correspondre à une contrainte réelle (jalon
contractuel par exemple)

 Ne jamais créer de tâche ou d’affectation de

ressource avant d’avoir crée le(s) calendrier(s)
concerné(s):
 Mauvaise maîtrise des conséquences

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Ne jamais Faire !!! (avec MS-Project)

 N’utilisez JAMAIS la touche

« suppr »
 Disparition de l’objet concerné (tâche,
ressource,….)

 le plus souvent sans demande de

confirmation

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Premiers Pas vers la maitrise de MS-Project

1. Création d’un projet

2. Calendriers
3. Tâches
4. Ordonnancement
5. Diagramme de Gantt
6. Création et affectation des ressources
7. Plans de charge, lissage et
nivellement

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Création d’un projet

1. Penser à enregistrer le projet:

Modifier le format – emplacement ou

automatique d’enregistrement: Outils-options-
enregistrement

Activer le menu: fichier – Enregistrer

sous…plusieurs formats sont proposés
Création d’un projet (commande propriétés)

1. Donne toutes les informations sur le projet:

titre, sujet, auteur,…
Création d’un projet (Gestion de calendrier

1. L’un des aspects fondamentaux du

timing est la notion de calendrier

2. Un calendrier ► indique les horaires de

travail, jours fériés, congés….

3. MS-Project affecte par défaut, le

calendrier standard en tant que
calendrier du projet
Création d’un projet (Gestion de calendrier

1. MS-Project: 3 calendriers:
• Calendrier du projet détermine les
périodes chômés et temps du travail sur
le projet

• Calendriers des ressources (périodes

de congés,…)

• Calendriers des tâches sont utilisés si

certaines tâches doivent avoir un
calendrier différent de celui du projet
Gestion de calendrier: (choix du calendrier et réglage)

Choix:
Projet – Informations sur le projet (Trois:
Equipe de nuit,…..)

Réglage:
Outils –Options- affichage (3 calendrier
Grégorien,….)

Outils –Options- Calendrier (paramétrer la

semaine, ….)
 Gestion de calendrier: (Création d’un calendrier)

Jours de travail de la semaine:

Semaines du travail – détails….)
Création d’un projet (gestion de calendrier)
 Choisir les options (Outils)
 exemple: jours pour l’affichage des durées

 des heures pour l’affichage des charges

On peut garder un calendrier de 40 h/S,

(plus simple que 35 h/S pour des
vérifications par calcul mental)

Penser à enregistrer- et refaites –

le régulièrement par la suite
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Création de calendriers

 Calendrier par défaut:

 créer un nouveau calendrier (calendrier projet 1)
basé sur le calendrier standard et le déclare par
défaut
 Possibilité de créer au tant de calendriers
que l’on veut : pour les affecter ensuite à des
tâches ou à des ressources)

Attention: J’insiste lourdement sur la création

dés le départ des calendriers: après il sera trop
tard pour modifier (possible mais !!!!)
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Création de tâches

Projet X

LT XA Lot de Travaux XB LT XC

XA1/5j XB1/3j XC1/7j

XA2/3j XB2/5j XC2/4j

XA3/9j XB3/6j XC3/8j

XA4/6j XC4/3j

XC5/5j

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Création de TÄCHES

 Définir les caractéristiques par défaut

des tâches
 Fortement recommandé: initialement, tâches
de durées fixes (outils/options; onglet prévisions):
 Nouvelles tâches de durées fixes
 Nouvelles tâches non pilotées par l’effort
 Dans la partie « table de données »
Saisir le nom des tâches
Durée par défaut:1j (paramétrable)
Durée non saisie: durée par défaut + point
d’interrogation
Jalon: tâche de durée nulle
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Création de TÄCHES

 possibilité de créer a posteriori une

nouvelle tâche parmi d’autres:
 Insertion du clavier ou menu»
insérer/insérer une tâche »

 Attention: une tâche insérée parmi d’autres peut

leur être liée automatiquement!!! Voir
« outils/options » onglet »prévisions »

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Représentation de l’OT

 Créer un LT global:

• On peut créer un LT pour l’ensemble

de projet

• Manuellement, utile pour résumer en

première ligne: la durée totale du
projet, sa charge, son coût, etc.)

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Représentation de l’OT
 Possibilité différencier tâches et lots de travaux
(LT)
• Créer la tâche LT
• Puis dessous les autres qui en dépendent
• Sélectionner les tâches élémentaires, et
« décrémentez » le niveau
• La première tâche au dessus du groupe
sélectionné devient LT (caractérisée par durée
non accessible(champs grisé): elle est calculée,
et sa durée est la durée de plus longue de ses
« subordonnées »
• Possibilité de créer autant de niveaux que
souhaité.
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 Ordonnancement (exemple d’application)
N° tâche Tâches Durée (j) Prédécesseurs
1 Projet X
2 LT XA
3 XA1 5
4 XA2 3 XA1
5 XA3 9 XC2 FF; XA2
6 XA4 6 XA2
7 LTXB
8 XB1 3 XA1DD
9 XB2 5 XA1
10 XB3 6 XB1; XB2
11 LTXC
12 XC1 7 XB1; XB2
13 XC2 4 XC1; XA4
14 XC3 8 XC1
15 XC4 3 XB3; XC1; XC2
16 XC5 5 XC4; XC3
Ordonnancement (exemple d’application)

 Plusieurs façons de procéder

Type s de liens
 Par défaut: FD (délai nul)
 Pour modifier (ou supprimer
un lien
• Par voie littéraire
dans la colonne « antécédents) ou
via la boite de dialogue »informations
sur la tâche »
Dans le diagramme de Gantt: double
clic sur le lien:
- liste déroulante (type de liens: FD, DD, FF, DF)
- Boite de saisie « retard » saisie des retards, (+) ou
(-)
Diagramme de Gantt
 A ce sujet:

• Ce serait bien que le chemin critique

saute aux yeux

• Ce serait bien de visualiser les

marges

• Ce serait bien de différencier marges

libres et totales

A vous de jouer !!!!!

Ressources (projet X)
N° tâche Tâches Durée (j) Ressources
1 Projet X
2 LT XA
3 XA1 5 Adil, Jamal, Hind
4 XA2 3 Saida
5 XA3 9 Saida
6 XA4 6 hind, jamal
7 LTXB
8 XB1 3 Anouar, Hind
9 XB2 5 adil
10 XB3 6 anouar
11 LTXC
12 XC1 7 adil
13 XC2 4 anouar
14 XC3 8 hind
15 XC4 3 Jamal, adil
16 XC5 5 Jamal, saida, Hind
Création des ressources
 Ressources: table de données
spécifique
 Menu « affichage/Tableau des
ressources»:
 Liste des ressources « en vrac » pas
d’arborescence
 Détail des ressources
Groupe
Type (humain(travail), machine,.. )
Capacité (individuelle ou d’un groupe)
Coût par utilisation (frais fixes (mission?)
Taux standard et heures sup: coût par unité de temps
 Entrer les noms des ressources
Affectation des ressources

 le plus simple: affichage »diagramme de

gantt »

 Afficher la boite de dialogue d’affectation (menu

« outils/ressources/affectation des ressources »
Tâche par Tâche: (ou LT par LT, a mis attenttion à
l’affectation sur LT: dispo….)
• dans la liste des ressources de la boite
d’affectation:
- sélectionner les ressources voulues
-Définir son intensité « unités »
- cliquer sur affecter: c’est fait
Affectation des ressources

 Pour supprimer une affectation:

 sélectionner la tâche concernée
 Même boite de dialogue
 Sélectionner l’affectation
 Cliquer sur « supprimer »
Plan de charge des ressources
 procédons par ordre: y’at-il des
problèmes?????
 Réponse immédiate: «affichage/Tb des
ressources » → si ressources apparait en rouge: elle a
un problème
 ….sinon, tout va bien,
 Si problème, a –t-il une solution????
 visualiser la charge affectée à chaque ressource
(dans le même affichage)
Insérer colonne « travail » ça veut dire
« charge »
Vérifier que les charges sont compatibles avec
les calendriers sur la durée du projet
 si oui, peut être une solution (pas sûr);si non pas
d’espoir
Plan de charge des ressources

Identifier les sur-utilisations des ressources

 Visualisation des plans de charge:

 Menu « affichage/graphe des ressources »

 plus fort: diagramme de Gantt + fractionner la

fenêtre + graphe ressources

Lissage /nivellement automatique
 Avant toute chose: sauvegarder!!
 et noter quelques grandeurs caractéristiques de
votre projet (durée)

 Outil: Menu »outils/audit des ressources »:

 permet de définir:
Le lancement automatique du règlement des
conflits, en temps réel (déconseillé)
La discrétisation temporelle de la recherche de
conflits
Les taches qui seront concernées par l’audit
… « l’audit respecte la marge » différence entre
lissage et nivellement
Lissage /nivellement automatique

 Pour auditer: cliquer « auditez maintenant »

 Vérifier les paramètres de performances

 Si ça ne convient pas: audit des

ressources/annuler l’audit
 Saisie des Coûts

 Nature de coûts

 Exemple

 Visualisation du budget
 Nature de coûts

 3 Natures de coûts pour les tâches

 Coût des ressources consommées (Matériel:
Consommables) (quantité affectée et le taux
horaire d’utilisation)
Coût par utilisation des ressources (Travail:
personnes ou équipements) (frais fixes de
mobilisation des ressources – billet, primes,…)
Coût fixe des tâches (hors cas vus ci-dessus)
 Exemple

 Nature de coûts

 Exemple

 Visualisation du budget
 Exemple sur le projet X

 Toutes les ressources sont comptabilisées à

500 dhs/h

 Pas de coût par utilisation

 Quel est le coût global du projet?

 Quels sont les coûts de chaque LT

 Exemple sur le projet X

 les tâches suivantes entrainent des coûts fixes:

 A1, crédit documentaire(début): 50000dhs
 A3, sous-traitance d’ études (fin): 150000 dhs
 B1, Appros consommables (début): 80000 dhs
 B3, sous-traitance en régie (prop): 2000 000 dhs
 C1, Utilisation salle blanche optique (fin): 350000
dhs

que devient le cout global du projet?

Quels sont les couts de chaque lot?
COMMUNICATION