SUIVI DE L’AVANCEMENT DU PROJET PAR LE LOGICIEL MS PROJECT

Microsoft Project permet de suivre l’avancement du projet d’une façon informatisée. Le suivi de
projet comprend trois étapes :
1. Création d’une planification initiale basée sur les prévisions préliminaires.
Une planification initiale fournit une base de comparaison des coûts, du travail et des dates
planifiées pour le suivi de l'avancement de vos prévisions.
2. Mise à jour périodique des prévisions pour refléter l’avancement du projet en saisissant les
valeurs réelles telles que la durée, la date de début/fin, le pourcentage d’achèvement, etc.
3. Comparaison des prévisions mises à jour avec la planification initiale en vue de déterminer
si l’avancement est conforme à la planification.

Le suivi de l'avancement du projet s'opère à travers le suivi des tâches. Pendant la phase de mise en
œuvre du projet, sa gestion informatisée nécessite les informations (données) suivantes :
1. Les données planifiées des tâches, qui représentent la base du suivi de l'avancement du
projet ;
2. Les données prévues des tâches, qui représentent la situation actuelle du projet à partir du
démarrage de la réalisation des tâches du projet ;
3. Les données réelles des tâches, qui donnent la situation à l'achèvement d'une tâche.

Pour ce faire, cinq éléments d'informations sur les tâches aideront à analyser l'avancement du projet
au fur et à mesure que vous faites le suivi de ses tâches :
a) la durée ;
b) le travail ;
c) la date de début ;
d) la date de fin ;
e) le coût .

Les variations de chacun de ces champs permettent de comparer et d'évaluer l'avancement : travail
planifié, travail prévu, travail réel et travail restant.

Par exemple, pour une même tâche, des champs d'informations peuvent contenir du travail planifié,
du travail prévu, du travail réel et du travail restant. Les contenus de ces champs peuvent concorder

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ou différer. Vous pouvez également analyser les variations entre certains champs pour obtenir des
informations de suivi utiles. C'est pour cette raison que ces champs sont appelés champs de suivi.

1. Informations de planification initiale ou planifiées

Les champs suivants contiennent des informations planifiées, également appelées informations de
planification initiale : Travail planifié, Durée planifiée, Début planifié, Fin planifiée et Coût
planifié.

Lorsque vous créez et que vous affinez votre projet jusqu'au point où vous pouvez le démarrer, vous
disposez d'un point de départ solide, qui correspond à votre planification initiale. Si, à ce stade,
vous enregistrez des informations planifiées sur les tâches, à des stades ultérieurs du projet, vous
pourrez comparer votre avancement actuel à cette planification initiale. L'enregistrement de votre
planification initiale est essentiel pour le suivi et l'analyse pertinents du projet.

Pour enregistrer des informations de planification initiale, cliquez sur Outils, pointez sur Suivi, puis
cliquez sur Enregistrer la planification initiale. Lorsque vous enregistrez une planification
initiale, les cinq données clés, à savoir le travail, le coût, la durée, la date de début et la date de fin
sont enregistrées pour chaque tâche du projet. Plus tard, lorsque vous effectuerez le suivi d'une
tâche spécifique, vous constaterez rapidement si les volumes de travail et de coût sont inférieurs ou
supérieurs à vos prévisions initiales ou si la tâche commence ou se termine avant ou après celles
planifiées.

Les informations de planification initiale servent à calculer les variations par rapport aux
informations prévues. Elles sont également utilisées dans de nombreux calculs d'audit des coûts.
Vous pouvez enregistrer jusqu'à 11 planifications initiales différentes et jusqu'à 11 planifications
intermédiaires, ce qui vous permet d'enregistrer 11 dates de début et de fin pour les tâches.

2. Informations prévues

Les informations prévues correspondent aux toutes dernières informations actuelles sur les tâches.
Les champs contenant ce type d'informations sont les suivants : Durée, Travail, Début, Fin et Coût.
Les champs de durée, de coût et de travail prévus représentent le montant total de la tâche.

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Lorsque vous démarrez un projet, les informations prévues sont similaires, voire identiques, à celles
de planification initiale. Toutefois, au fur et à mesure que des tâches sont exécutées, vous effectuez
des ajustements et spécifiez des données réelles. Vous vous rendez alors compte qu'une tâche
requiert trois jours de plus que ce que vous avez prévu à l'origine, qu'une autre a pu commencer un
jour plus tôt et qu'une autre encore a engendré un coût inattendu. Vous constatez que vous devez
modifier une contrainte au niveau d'une tâche et ajouter une interdépendance à une autre. En
fonction de ces ajustements, les informations prévues sont recalculées afin de refléter les toutes
dernières données du projet.

Lorsque vous commencez à saisir des informations réelles sur des tâches en cours de réalisation,
ceci est répercuté sur les informations prévues, qui sont recalculées en conséquence. Par exemple, le
Travail prévu est calculé suivant la formule Travail réel + Travail restant. Pour les tâches terminées,
les informations prévues sont identiques aux informations réelles.

3. Informations réelles

Les informations réelles montrent comment une tâche s'est finalement achevée. Vous commencez
par des projections de durée, de travail, de coût et de dates de début et de fin planifiés. Vous
spécifiez ensuite des données d'avancement, ou réelles, pour les tâches et vous finissez par une
image exacte de la tâche terminée. Pour déterminer la durée réelle par exemple, on multiplie sa
durée prévue par son pourcentage d'achêvement. Les informations réelles indiquent combien une
tâche a réellement coûté, combien de jours de travail il a fallu pour l'exécuter, sa durée réelle et les
dates de début et de fin réelles.

Les champs d'informations réelles sont les suivants : Travail réel, Durée réelle, Début réel, Fin
réelle et Coût réel. Si vous spécifiez des informations réelles dans un ou deux champs, les autres
informations réelles peuvent être calculées automatiquement. Par exemple, si vous entrez la date de
fin réelle, la durée réelle, la date de début réel et d'autres champs peuvent être calculés. Il en va de
même si vous entrez d'autres informations de suivi, comme le pourcentage achevé.

4. Informations restantes

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Les tâches qui ne sont pas encore commencées ou celles qui sont en cours comportent du Travail
restant, un Coût restant et une Durée restante. Ces champs évaluent la durée et le coût qui restent
jusqu'à ce que la tâche soit terminée. Les champs de valeurs restantes constituent une projection
dans le futur.

Pour les tâches qui n'ont pas encore commencé, le contenu du champ Travail restant est identique à
celui du champ Travail prévu. Pour les tâches en cours, la valeur du champ Travail restant est égale
au Travail prévu - Travail réel. La valeur de ce champ indique ce qui reste en termes de travail pour
achever une tâche. Les champs Coût restant et Durée restante sont calculés de la même façon que
celui du Travail restant. Toutefois, vous pouvez modifier le champ Travail restant de la même façon
que les champs Travail réel et Travail prévu.

5. Informations de variations

Si vous avez enregistré une planification initiale, vous pouvez utiliser les calculs des champs de
variations, notamment les champs Variation de Travail, Variation de Coût, Variation de Durée,
Variation de Début et Variation de Fin.

Les données prévues actuelles sont comparées à celles de la planification initiale (planifiées). Le
champ de variation indique la différence calculée entre les données planifiées et celles prévues. Par
exemple, le champ Variation de Travail montre la différence entre les champs Travail planifié et
Travail prévu.
L'affichage GANTT SUIVI permet d'afficher les variations de la Durée d'une tâche par exemple
sous forme de graphique, représentée par les barres de GANTT.

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