ESG UQAM

MGP-700E

INFORMATIQUE DE BASE EN GESTION DE PROJET

MS PROJECT PROFESSIONNEL 2019

MANUEL DU COURS – PARTIE IV

Enseignant : Jean Martel

martel.jean@uqam.ca

Contenu
Suivi et contrôle du projet ........................................................................................................................... 2
Suivi et contrôle du projet

Valeurs planifiées, réelles, restantes et prévues

Planifiée = Planning de référence

 Valeur prévue au moment de la création de l’échéancier et du budget de référence, mais
seulement avant que n’intervienne un changement à la planification

Prévue = Réelle + Restante

 Valeur calculée en tenant compte des changements à la planification initiale
 Suite aux changements survenus à la planification, la valeur totale de la tâche est
calculée à nouveau

Réelle
 Valeur correspondant à l’état d’avancement des travaux et des coûts effectivement
réalisés

Restante = Prévue - Réelle

 Valeur calculée lorsqu’il n’y a aucun changement par rapport à la valeur prévue
 Une nouvelle estimation de cette valeur est nécessaire lorsque la valeur restante diffère
de la valeur prévue

% d’avancement = Réelles/Prévue

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Méthode proposée

La méthode proposée ici consiste à faire le suivi de l’avancement des tâches. Cette méthode
permet trois (3) façons de saisir les données réelles du projet selon le type d’information
disponible sur le terrain :

 Date de Début réelle et de Fin réel

 Date de Début réel, Durée réelle, Durée restante ou % Achevé
 Durée réelle et Durée restante

Cependant, puisque des ressources sont affectées aux tâches, le calcul de l’avancement sur le
travail s’effectuera automatiquement. Pour cela, vous devez vous assurer que l’option de calcul à
cet effet est effectivement sélectionnée dans [Fichier/Options/Échéancier/Options de calcul
pour/La mise à jour de l’état des tâches entraîne la mise à jour de l’état des ressources].

Par contre, l’exactitude du calcul du travail repose sur l’ajustement des affectations avant de
procéder à la mise à jour des données. Par exemple, si 2 ressources sont prévues sur une tâche
de 15 jours et que la réalisation de cette tâche s’est déroulée de la façon suivante :

 Les 5 premiers jours 2 ressources ont travaillé ;

 Les 5 jours suivants une seule ressource a travaillé ;
 Les 5 derniers jours 2 ressources ont travaillé.

Alors vous devrez saisir l’avancement sur cette tâche en trois étapes :

 Saisir la durée réelle de 5 jours (les 2 ressources ont travaillé) ;

 Supprimer la ressource absente puis saisir la durée réelle de 5 jours (une seule ressource
a travaillé) ;
 Réaffecter la deuxième ressource puis saisir la durée réelle de 5 jours (2 ressources ont
travaillé).

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Préparation de l’affichage pour le suivi de l’avancement des tâches

Diagramme de Gantt Suivi

 [Affichage/Affichage des tâches/Diagramme de Gantt/Gantt suivi]

Affichage de la date d’état sur le Gantt

 [Format/Format/Quadrillage…]
o Trait à modifier : Sélectionner « Date d’état »
o Type : Sélectionner un trait
o Couleur : choisir une couleur

Table Suivi
 [Affichage/Données/Table/Suivi]

Masquer les colonnes :

 Clic droit sur l’entête de la colonne
o % phys. Achevé
o Travail réel (au choix)
o Coût réel (au choix)

Insérer les colonnes :

 [Insertion/Colonne]
o Indicateur
o Indicateur d'état
o Variation de fin

Fiche détaillée de la tâche

 [Fenêtre/Fractionnée]
 [Affichage/Autres affichages/Plus d’affichages…/Fiche détaillée de la tâche]

Enregistrer la planification initiale

 [Projet/Planifier/Définir le planning de référence/Définir le planning de référence …]
o «Définir le planning de référence» est coché
o «Pour : Ensemble du projet» est coché
o Cliquer sur OK

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Fixer la date de contrôle
 [Projet/Information sur le projet/Date d’état]

 Ne pas utiliser la commande [Projet/État/Date d’état]

o Bug avec Project 2003 et 2010. Bug corrigé en Project 2013

o Saisir manuellement l’heure (fin de la journée) au besoin dans la Date d’état

Utilisation du champ «État» pour identifier les tâches devant faire l’objet d’une mise à jour
selon la période de contrôle en cours

Achevé : Si la tâche est achevée à 100%

Retard : Si le pourcentage achevé chronologique cumulé n'atteint pas minuit le jour précédant la
date d'état

Sans retard : Si le pourcentage achevé chronologique cumulé est réparti sur au moins le jour
précédant la date d'état

Tâche future : Si la date de début de la tâche est postérieure à la date d'état

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Mise à jour périodique des réalisations selon la méthode de suivi de l’avancement des
tâches

Mettre à jour les tâches

Sélectionner la tâche et mettre à jour à l’aide de l’icône «Mettre à jour les tâches» dans le ruban
tâche
 Cette méthode permet de mettre à jour une seule tâche à la fois et elle n’exclue pas
l’utilisation des méthodes ci-dessous

 La table «Suivi» personnalisée définie plus haut permet également d’effectuer la mise à
jour sans avoir recours à cette boîte de dialogue

Mettre à jour selon les prévisions

Saisir la date de Début réel des tâches si celle-ci est différente de la prévision
 Sélectionner la tâche dans le diagramme de Gantt, cocher la case «Réel» dans la fiche
détaillée de la tâche puis, modifier la date de Début, si applicable
 Sélectionner les tâches qui se sont déroulées selon les prévisions à l’aide de l’icône
Marquer sur le suivi

o Les tâches sont automatiquement mises à jour jusqu'à la date de contrôle

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IMPORTANT : Mettre à jour l’affectation des ressources sur les tâches dont l’affectation a été
modifiée avant de mettre à jour la tâche selon les prévisions, de saisir la Durée réelle ou
d’appliquer un % Achevé

Mettre à jour les tâches débutées mais interrompues avant la date d’état
 Saisir la date de Début réel des tâches si celle-ci est différente de la prévision
 Saisir la Durée réelle ou un % Achevé
 Utiliser au besoin les icônes Achevée à :

Prévoir à nouveau le travail des tâches débutées mais interrompues avant la date d’état

Reporter les travaux restants à partir de la date d’état

 Sélectionner les tâches puis, activer la commande [Tâche/Tâches/Déplacer/Composants
inachevés à la date d’état]

Conseil : Pour que la commande «Composants inachevés à la date d’état» puisse fonctionner
correctement, il est nécessaire que Ms Project autorise le fractionnement des tâches. Cocher la
case dans [Fichier/Options/Échéancier/Options de planification pour ce projet/Fractionner les
tâches en cours de réalisation]

Prévoir à nouveau le travail des tâches non débutées

Reporter les travaux restants à partir de la date d’état à l’aide de «Composants inachevés à la
date d’état»
 Sélectionner les tâches puis, activer la commande «Composants inachevés à la date
d’état»
 Après avoir prévu à nouveau le travail, l'indicateur d’état change pour Tâche future

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Prévoir la date de Début prévu des tâches non débutées

Saisir la date de Début prévu des tâches non débutées

 Sélectionner la tâche dans le diagramme de Gantt, cocher la case «En cours» dans la
fiche détaillée de la tâche puis, modifier la date de Début
 Une contrainte de tâche Début Au plus Tôt Le (DPTO) s’applique automatiquement

Prévoir la date de reprise des travaux pour les tâches débutées mais dont le travail
restant a été reporté après la date d’état

Déplacer les travaux restants à l’aide de la souris appliquée directement sur la barre du Gantt
jusqu’à la date de reprise des travaux
 Pendant l’opération, une boîte jaune indique la date de début selon le déplacement
 Cette opération ne déplace pas la partie comprenant du temps réel

Estimer la durée restante

Peu importe la méthode de saisie de l’avancement des tâches utilisée précédemment, il est
important d’estimer à nouveau les travaux restants
 Saisir la Durée restante des tâches, si celle-ci est différente de la prévision
 Faire correspondre la Durée restante avec la date de Fin prévue des travaux si celle-ci est
connue

Comparaison de l’état d’avancement et analyse des écarts

Comparer l’état d’avancement des travaux aux prévisions de réalisation

 À l'aide du Diagramme de Gantt, comparer les barres Planifiées et Prévues et visualiser
chemin critique
 Analyse des écarts dans le champ «Variation de fin» de la table Suivi personnalisée
 Utilisation de la table Travail pour analyser la variation Travail
 Utilisation de la table Coût pour analyser la variation Coût

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Replanifier le travail restant

Replanifier le travail restant à l’aide de l’ensemble des méthodes décrites précédemment

 À effectuer à chaque période de contrôle
 Identifier les dates d’échéances qui ne seront plus rencontrées dans le champ
«Indicateur»
 S’assurer qu’il n’y a pas de nouvelles surutilisations des ressources
 Optimiser le projet

Ajuster la planification initiale

Dans le cas d’ajout ou de modification de tâches, suite à une demande du client, vous devez
enregistrer la planification initiale sur les tâches concernées.

Sélectionner préalablement les tâches sur lesquelles vous souhaitez enregistrer une nouvelle
planification initiale
 [Projet/Planifier/Définir le planning de référence/Définir le planning de référence …]
 Cocher la case [Pour : Tâches sélectionnées]
 Cliquer sur [OK]

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