TP

GESTION DE PROJET

Présentation
Dans le cadre de ce TP, nous allons mettre en œuvre un projet simple sur un projet de
construction d’un bureau. Pour cela, nous allons lancer le logiciel MS Project, fermer le menu
d’accueil et dans le menu Fichier / Nouveau créer un nouveau fichier que vous sauvegarderez
dans votre répertoire binomial.

Saisir les informations sur le projet en prenant comme date de début la date du jour,
prévision : à partir de la date du début du projet et laisser le reste en standard. Vous pouvez
saisir d’autres propriétés du projet en utilisant Fichier / propriétés.

Dans le cadre d’une gestion de projet informatisé, les différentes étapes à mettre en œuvre
sont :
- définition du calendrier
- saisies des informations générales sur le projet
- entrée des tâches et leur durée
- entrée des ressources
- planification initiale du projet
- coordination et suivi du projet
- audit du projet
- évaluation du projet.

Pour mettre à jour les paramètres du projet faire la commande Outils / Options. Avec ce
menu, vous pouvez modifier l’ensemble des paramètres par défaut du calendrier, des
prévisions, de l’orthographe, de l’affichage …

Michel SALA 1
TRAVAIL DEMANDE

Dans le cadre de ce TP, nous vous demandons de manipuler l’outil Microsoft project sur un
cas pratique mais surtout de comprendre les concepts de la gestion de projet.

Ce TP sera noté à partir d’un dossier réalisé sous Word dans lequel vous expliquerez les
mécanismes que vous avez utilisez pour répondre aux différentes questions posées tout au
long des exercices.

Les questions sont entourées par des bordures et précédés du symbole

I SAISIES DES TACHES ET LEURS DUREES

Dans le cadre de ce TP de gestion, nous allons suivre un projet concernant l’aménagement

d’un bureau. La liste des informations concernant ce projet se trouve en annexe.

La création des tâches peut se faire à partir de plusieurs affichages :

- entrée des tâches
- tableau des tâches
- détail des tâches
- réseau PERT
- diagramme de Gantt.

Nous allons entrer la liste des tâches dans le Diagramme de Gantt. Cette présentation est la
plus couramment utilisée et c’est celle par défaut. Cet affichage comprend deux parties
séparées par une barre de fractionnement que l’on peut déplacer.

Saisir les tâches sans les durées en utilisant Affichage / Diagramme de Gantt. Attention pour
MS Project, il faut une tâche de début que nous appellerons « Début du projet » et une tâche
de fin de projet que nous appellerons « Fin de projet ». Ces deux tâches sont fictives et n’ont
pas de durée.

Une fois les tâches entrées, nous allons entrer leur durée. Pour entrer les durées, il faut utiliser
un nombre suivi d’une lettre pour indiquer l’unité dans le champ « durée ». Les unités que
l’on peut utiliser sont :
- m pour minute écoulée
- h pour heure écoulée
- j pour jour écoulé (en standard)
- s pour semaine écoulée.

Si nous avions des jours chômés, il faudrait l’indiquer dans le menu Outils / Modifier le temps
de travail.

Michel SALA 2
II LIAISONS INTER TACHES

Pour lier des tâches, il faut définir des relations entres leurs dates de début et de fin.
L’enchaînement des taches permet de visualiser les répercutions entre la taches et les taches
liées.

Pour voir les différentes relations se référer au TP préparatoire, elles sont de type :
- De fin à début (FD) : la tache B ne peut débuter avant la fin de la tache A
- De Début à début (DD) : la tache B ne peut débuter avant le début de la tache A
- De fin à fin (FF) : la tache B ne peut finir avant la fin de la tache A
- De Début à fin (DF) : la tache B ne peut finir avant le début de la tache A

Si une tâche démarre lorsque la précédente se termine, la relation qui existe entres elles est
une de fin à début. Pour utiliser ce type de lien utiliser la commande Edition / Lier les tâches.
Vous avez une autre façon de lier les tâches en cliquant deux fois sur la tâche et de
sélectionner l’onglet Prédécesseurs. Remplir les noms des prédécesseurs et du type de leur
liaison.

Imprimer le Diagramme de Gantt (Fichier / imprimer), ne prendre que la période souhaitée.

Enregistrer ce projet. Ce projet sera le projet standard que vous utiliserez ensuite à chaque
modification..

Avances ou retard des tâches

Dans tous les types de relations, il est possible de créer un temps d’avance (chevauchement
partiel des tâches) ou un temps de retard (délai entre les tâches) comme par exemple :
- 2 DD + 1 la tâche liée peut débuter 1 jour après le début de la tâche 2,
- 3 FD + 3 la tâche liée peut commencer au plus tôt 3 jours après la fin de la tâche 3,
- 3 FD –50% la tâche liée peut débuter au milieu de la réalisation de la tâche 3.

Prenez le premier exemple 2DD+1, imprimer le diagramme et expliquer. Supprimer cette

liaison. Faire de même pour l’exemple 2, puis l’exemple 3.

Imprimer le Diagramme de Gantt (Fichier / imprimer), ne prendre que la période souhaitée.

Enregistrer ce projet.
Repartir à partir du projet standard.

Dans notre exercice indiquer que la tâche « Faire poser les rideaux » peut démarrer dés que
95% de la tâche « Décorer la pièce » est faite.
Pour cela faire :
- sélectionner la tâche « Faire poser les rideaux »

Michel SALA 3
 - sélectionner le menu Affichage / Plus d’affichage… / Fiche détaillée de tâche puis
Appliquer
- dans la colonne Type choisir FD
- dans la colonne retard entrer –5% puis taper sur OK.

Imprimer le Diagramme de Gantt (Fichier / imprimer), ne prendre que la période souhaitée.

Enregistrer ce projet.
Repartir à partir du projet standard.

Contrainte temporelle

En fonction de la date début du projet, Microsoft Project calcule la date de début de chaque
tâche.

Si l’on souhaite insérer une contrainte pour démarrer à la certaine date comme par exemple la
tâche « Evaluer les besoins » de type « Dés que possible » :
- cliquer deux fois sur la tâche « Evaluer les besoins »
- cliquer sur l’onglet « Confirmé »
- indiquer comme contrainte sur la tâche « Doit finir le » et entrer la date du jour + 1
mois

Imprimer le Diagramme de Gantt (Fichier / imprimer), ne prendre que la période souhaitée.

Regarder la modification sur le Diagramme de Gantt.
Repartir du projet standard.

De même, dans l’onglet « Général » vous pouvez indiquer une priorité sur la tâche. La
fonction de lissage des ressources utilisera la notion de priorité pour déterminer les tâches à
déplacer.

III LES RESSOURCES

Une ressource peut correspondre à une personne ou à un équipement. Vous pouvez définir un
« ensemble de ressources » qui représente plusieurs ressources qui ont les mêmes
caractéristiques et que l’on peut affecter à des tâches similaires (exemple : la ressource Décor
2000 est constituée de 3 personnes : Pierre, Paul et Jacques).

Ajout de ressources

Pour ajouter les ressources :

- menu Affichage / Tableau des ressources

Michel SALA 4
Les champs indiquent :
- initiale : celle de la ressource
- groupe : permet de faire des tris pour regrouper les ressources
- capacité max : nombre d’unités disponibles
- coût standard : taux horaire de chaque ressource
- coût d’utilisation : montant forfaitaire indépendant de la durée d’utilisation
- heures sup : taux des heures supplémentaires de la ressource
- allocation : base d’imposition de la ressource
- début : imputation de la totalité du coût dés le début de la tâche
- fin : imputation de la totalité du coût à la fin de la tâche
- proportion : répartition uniforme
- calendrier de base calendrier indiquant le temps travaillé et les périodes chômées

Si l’on veut modifier le coût standard ou celui des heures supplémentaires par défaut faire :
- menu Outils / Options
- onglet Généralités
- modifier les taux

Entrer les ressources suivant le tableau de l’annexe 1 des ressources : Décor 2000, Robert,
Jeanine sachant que :
- Décor 2000 a comme capacité maximale 300 %,
- qu’ils font partie du même Groupe appelé « Décoration »
- qu’il n’y a pas d’heures sup
- que l’allocation est proportionnelle
- que le calendrier est standard.

Pour chaque Ressource si nous cliquons deux fois dessus, nous avons la possibilité de
modifier certains paramètres. L’onglet « Général » permet de modifier :
- ressource disponible : l’horaire et la disponibilité de la ressource
- code : affecter des codes comptables à chaque ressource
- groupe de travail : les types de messages pour communiquer avec les autres membres
de l’équipe.

Affectation d’un calendrier à une ressource

Lorsque l’on veut affecter un calendrier non standard à une ressource, il faut l’indiquer au
logiciel pour cela :
- menu Affichage / Tableau des ressources
- cliquer deux fois sur la ressource,
- onglet temps travaillé, calendrier de base

Nous allons créer un calendrier spécifique car Jeanine qui travaille à mi-temps
- menu Outils / Modifier le temps de travail
- pour : Jeanine
- indiquer que le mercredi est chômé en sélectionnant mercredi en haut du tableau
- indiqué que les mardi, jeudi et vendredi sont ouvrés de 8h à 12h

Michel SALA 5
Vérifier si vous n’avez pas de jours fériés dans la période du projet. Dans ce cas, indiquez
dans le calendrier qu’ils sont fériés.

Affectation des ressources humaines aux tâches

Il faut maintenant affecter des ressources humaines aux tâches :

- menu Affichage / Diagramme de Gantt
- choisir une tâche à laquelle nous allons affecter une ressource, choisir la tâche
- cliquer sur le bouton Affectation des ressources
- sélectionner la ressource à affecter suivant le tableau de l’annexe 1
- « affecter »

Imprimer le Diagramme de Gantt

Enregistrer ce projet comme projet standard 1

Affectation d’un coût fixe à une tâche

Une tâche pour laquelle un coût fixe a été fixé (devis, prix de matériaux…) ne nécessite pas
d’affectation de ressources.

Pour entrer les coûts fixes :

- menu Affichage / Diagramme de Gantt
- menu Affiche / Table / coût
- saisir le coût fixe suivant le tableau de l’annexe 1

Imprimer le Diagramme des coûts

Enregistrer ce projet comme projet standard 1

IV CONTROLE ET SUIVI DU PROJET

Comme précédemment dans le TP préparatoire, visualiser les marges.

Imprimer les marges

Quelles remarques vous suggèrent ce diagramme ?

Chemin critique

Pour afficher le chemin critique :

- menu Affichages / plus d’affichage…
- sélection de l’affichage : Gantt relatif aux marges
- le chemin critique est représenté en rouge.

Michel SALA 6
Imprimer le Diagramme de Gantt relatif aux marges
Quelles remarques vous suggèrent ce diagramme ?

Suremploi des ressources

Pour vérifier s’il y a un suremploi de ressource :

- menu Affichages / plus d’affichage…
- sélection de l’affichage : Répartition des ressources
- menu Affichages / Barre d’outils / Gestion des ressources
- dans le volet supérieur cliquer sur le titre Nom de la ressource

S’il y a suremploi des ressources, dans le tableau du haut, la ressource est affichée en rouge ce
qui n’est pas le cas dans notre exemple.

Exercice de gestion de projet : réduction du temps

Le projet que vous avez créé démarre le xx/xx/200x (indiquer la date de votre début de projet)
et se termine le xx/xx/200x (indiquer la date de fin de projet). Par contre, il est impératif que
l’on aménage dans les nouveaux locaux le xx/xx/200x (soit 3 jours avant la fin du projet, faire
le calcul), donc nous souhaitons terminer les travaux le xx/xx/200x (soit 1 jour avant
l’amménagement dans les nouveaux locaux, faire le calcul).

Pour cela, nous avons différentes possibilités :

- augmenter le temps de travail des salariés
- modification des synchronisations des tâches

Nous allons tester tous ces cas.

1/ Augmentation du temps de travail.

Pendant la période de travaux, nous avons différentes possibilités :

- demander à Jeanine de travailler le mercredi (toute la journée de 8h à 12h et de 14h à
18h),
- demander à Robert de travailler le samedi matin (de 8h à 12h),
- demander à Decor 2000 de travailler le samedi matin(de 8h à 12h).

Faire un rapport de ces différentes possibilités (chaque cas, deux par deux et les trois
ensemble), enregistrer les résultats.
Vérifier ce que deviennent les marges dans chaque cas.

Michel SALA 7
Repartir du projet standard1

2/ Modification des synchronisations des tâches

Nous allons considérer que :

- la tâche « Préparer le plan final », peut démarrer 1 jour après le début de la tâche
« Choisir les esquisses »,
- la tâche « Faire poser les rideaux », peut démarrer 0,75 jour avant la fin de la tâche
« Décorer la pièce ».

Faire un rapport de ces différentes possibilités, enregistrer les résultats.

Cette modification est-elle suffisante ?

Nous avons réaliser pour la tâche « Faire poser les rideaux », peut démarrer 0,75 jour avant la
fin de la tâche « Décorer la pièce », que se passerait-il sur on vous avez demandé : « Faire
poser les rideaux », peut démarrer 0,75 jour après la fin de la tâche « Décorer la pièce »,

Faire un rapport de ces différentes possibilités (chaque cas, deux par deux et les trois
ensemble), enregistrer les résultats.
Vérifier ce que deviennent les marges dans chaque cas.

Et si vous modifiez les temps de travail (les 3 cas précédents ensemble) et la synchronisation
des tâches précédemment réalisées, que se passe-t-il ?
Qu’en pensez-vous ?

Repartir du projet standard1

Exercice de gestion de projet : réduction du coût

Le projet que vous avez créé a un coût trop important, nous souhaiterions le faire diminuer.

Pour cela, nous avons différentes solutions :

- réduire ou augmenter les coûts en remplaçant une ressource,
- diminuer les coûts en supprimant des tâches,
- modifier les coûts d’une ressource affectée à une ou plusieurs tâches,

1/ Remplacer une ressource par une autre

Cette solution permet de réduire les coûts mais peut avoir des influences sur le délais. Pour
cela, nous avons la solution de remplacer la ressource Robert par Jeanine qui étant salarié de
la société n’a pas de rétribution.

- faire Affichage / Diagramme de Gantt

- sélectionner la tâche que l’on souhaite remplacer (Décorer la pièce)

Michel SALA 8
 - sélectionner la ressource à remplacer (Robert),
- cliquer sur le menu déroulant pour : Remplacer
- sélectionner la nouvelle ressource (Jeanine), saisir l’unité à 100%
- valider par OK

Vérifier le diagramme de Gantt.

Que constater vous ? Que proposez-vous ?
Que deviennent les marges ?

Repartir du projet standard1

2/ Modification des coûts

Une autre solution est de modifier les coûts d’une ressource. Pour cela diminuer de 10% le
salaire de Robert.

Que constatez-vous ?
Que deviennent les marges ?

Suivi de l’avancement du projet

Une fois que vous avez saisi tous les paramètres du projet initial, nous allons enregistrer celle-
ci.

- menu Affichage / diagramme de Gantt

- menu Outils / Suivi / Enregistrer la planification initiale
- sélectionner Ensemble du projet
- valider par OK

Enregistrer les résultats et conserver ce fichier

V GESTION DES REALISATIONS

Une fois que l’on a créé les prévisions et défini une planification initiale, nous allons
maintenant les mettre à jour au fur et à mesure de l’avancement des travaux.

Nous avons la possibilité de suivre certaines variables du projet :

- les dates de début et de fin des tâches,
- les pourcentages d’achèvement de chaque tâche,
- les durées des tâches,
- les coûts du projet, des tâches et des ressources individuelles,

Michel SALA 9
 - les heures de travail que chaque ressource a accomplies.

Dans le cas où le projet se déroule comme convenu, menu Outils / Suivi l’option Mettre à jour
le projet… effectue sa mise à jour jusqu’à une date particulière.

Vérifier cette option sans la valider.

Mise à jour des dates réelles

Nous avons un problème et la tâche « Evaluer les besoins » ne peut démarrer que le
xx/xx/200x soit 3 jours après la date prévisionnelle du début de la tache. Nous allons mettre à
jour ce retard :
- Affichage / Diagramme de Gantt
- sélectionner la tâche à mettre à jour (Evaluer les besoins )
- menu Outils / Suivi / Mettre à jour les tâches
- dans la section réel, entrez la date de début (celle que vous avez calculée
précédemment)
- valider

Ce changement a-t-il modifié :

- la date de début ?
- la date de fin ?
- la durée totale du projet ?
- le coût ?
Expliquer.

Mise à jour de la durée réalisée

Lorsque vous saisissez la durée de mise à jour d’une variable, le logiciel met à jour les autres
champs en fonction de la règle de calcul :
Pourcentage achevé = (Durée – Durée réalisée) / (Durée)
Durée restante = Durée – Durée réalisée

1/ Mise à jour par la durée

Nous allons considérer que la tâche « Choisir l’ameublement » a une durée réalisée de 2 jours
sur les 3 prévus :
- Affichage / Diagramme de Gantt
- sélectionner la tâche à mettre à jour (Choisir l’ameublement )
- menu Outils / Suivi / Mettre à jour les tâches
- dans la case Durée réelle, entrez la valeur 2j
- valider

Michel SALA 10
Observer le diagramme de Gantt.
Quel est pourcentage d’achèvement de la tâche Choisir l’ameublement .

2/ Mise à jour par le pourcentage d’achèvement

Plutôt que de saisir la date de modification, nous allons faire la même opération que
précédemment mais utiliser le pourcentage d’achèvement. Nous allons considérer que la tâche
« Décorer la pièce » a un pourcentage d’achèvement de 60% :
- Affichage / Diagramme de Gantt
- sélectionner la tâche à mettre à jour (Décorer la pièce )
- menu Outils / Suivi / Mettre à jour les tâches
- dans la case % achevé, entrez la valeur 60%
- valider

Observer le diagramme de Gantt, que se passe-t-il ?

Gestion des déviations

Si nous considérons que la tâche « Faire poser les rideaux », prévue initialement sur 1 jour en
dure en réalité 2,5 jours, nous avons la possibilité de mettre à jour cette déviation :
- Affichage / Diagramme de Gantt
- sélectionner la tâche à mettre à jour (Faire poser les rideaux )
- menu Outils / Suivi / Mettre à jour les tâches
- dans la case durée réelle, entrez la valeur 2,5j
- valider

Observer le diagramme de Gantt, que se passe-t-il ?

- au niveau du diagramme,
- sur le temps final,
- au niveau des coûts globaux.

Mise à jour à partir du travail réalisé

La mise à jour d’une tâche peut s’effectuer en fonction du travail effectivement réalisé sur les
tâches. Nous allons indiquer que la tâche « Choisir les accessoires » est de 3 jours :
- Affichage / Diagramme de Gantt

Michel SALA 11
 - sélectionner la tâche à mettre à jour (Choisir les accessoires )
- menu Affichage / Table / Travail
- dans le, champ Réel, entrez la valeur 3j
- valider

Que se passe-t-il ?

VI EVALUATIONS DES RESULTATS D’UN PROJET

L’objectif de cette partie est d’examiner les différents rapports (sur écran ou à l’impression)
qui vont permettre d’évaluer le suivi du projet. Dans MS Project, nous avons la possibilité de
choisir différents types d’affichage :
- Diagramme de Gantt
- Réseau PERT
- Tableau des tâches
- Tableau des ressources…

Utilisation des tables

Une table permet de choisir et d’organiser toutes les informations du projet en cours. Pour
visualiser les tables :
- menu Affichage / Table

Indiquer les utilisations des tables :

- coût
- entrée
- prévision
- résumé
- suivi
- travail
- utilisation
- variation

Le réseau PERT

L’affichage du réseau PERT, visualise les tâches et les relations de ces dernières sous la forme
d’un graphique de déroulement. Une case représente chaque tâche, la ligne reliant deux cases
représente la liaison entre ces tâches.

Afficher le projet en utilisant l’affichage PERT situé à gauche de l’écran. Sauvegarder l’état
de ce projet sous un autre nom et charger l’ancien projet.

Michel SALA 12
Visualisé le réseau PERT, en utilisant le menu Affichage / Zoom / Ensemble du projet pour
pouvez voir d’un coup tout le projet.

Comment est constituée une case du projet ?

Que représente les traits rouges ?

Graphe des ressources

L’affichage Graphe des ressources représente graphiquement les informations concernant

l’affectation, le travail ou le coût des ressources pour une période donnée, pour cela faire :
- Affichage / Graphe des ressources
A gauche vous sélectionnez la tâche et à droite apparaît le graphe des ressources.

Que pensez vous de l’utilisation des ressources ?

Affichage combiné

Microsoft Project permet de faire un affichage combiné de différents types d’affichage sur un
même écran. Pour cela :
- menu Affichage / diagramme de Gantt
- choisir une tâche
- menu Affichage / Plus d’affichages…
- sélectionner Créer…
- choisir Affichage combiné
- choisir un affichage pour le haut et un affichage pour le bas.

Préparation des rapports

Les rapports permettent d’imprimer des informations précises relatives au projet. Il existe des
rapports standards et des rapports personnalisés ; Concernant les rapports standards :
- menu Affichage / Rapports

Indiquer à, quoi servent ces différents choix

Michel SALA 13
ANNEXES
Les tâches relatives au projet « Aménagement d’un bureau »

Code Tâche Nom des Durée Coûts fixes Prédécesseur(s

ressources )
humaines
A Evaluer les besoins Décor2000 2 jours
(décoration)
B Choisir les esquisses et les Décor2000 2 jours A
échantillons
C Préparer le plan final de Décor2000 1 jour B
décoration Jeanine
D Accepter le plan de Décor2000 1 jour C
décoration Jeanine
E Choisir l’ameublement Robert 3 jours 200 € D
F Choisir les accessoires Jeanine 4 jours 450 € D
G Décorer la pièce Robert 2 jours E, F
H Faire poser les rideaux Décor2000 1 jour 150 € G

Coût des ressources humaines

Ressource Coût horaire

Décor2000 40 €
Jeanine 30 €
Robert 45 €

Michel SALA 14