RESOLUTION GUIDEE

I-PARTIE 1 : LE MANAGEMENT DU PROJET

0- Ouvrir l’application MS-Project en double- cliquant sur l’icône
1- Créer le projet
Pour créer un nouveau projet, procédez de la façon suivante :

 Aller au menu " Fichier"

 Cliquer sur la commande "Nouveau"
 Cliquer 2 fois "Nouveau Projet" dans la fenêtre ouverte
 Remplir les informations sur le projet pour " Projet 1", principalement la date de
début

2- Identifier le projet
L’identification du projet permet de donner plus d’informations sur le projet

 Aller au menu "Fichier"

 Sélectionner la commande " propriétés"
 Sur l’onglet " Résumé" saisir les informations demandées conformément à ce projet-
ci.

3- Gérer le Calendrier
Il existe un calendrier standard qu’il faut modifier pour les besoins du projet. L’utilisateur
doit modifier le calendrier selon les normes de travail du pays ou du milieu où le projet doit
être réalisé. Les jours fériés seront mis à jour manuellement.
3.1 * Aller au menu " Outils" puis la commande " Modifier le temps de travail"
3.2 * Aller au menu " Outils" puis la commande " Options"
* Sur l’onglet " Calendrier" Changer les paramètres par défaut du temps
4- Modifier les paramètres standards
Le projet a été défini comme étant une activité non routinière dont le déroulement dépend
de plusieurs facteurs environnementaux. Les différents paramètres inclus dans Microsoft
Projet permettent de singulariser les projets et de les rendre différents les uns aux autres en
fonction des contextes de réalisation. Il existe donc plusieurs "Options" à partir du menu
"Outils".
4.1 * Aller au menu " Outils" puis la commande " Options"
* Sur l’onglet "Affichage" : le signe monétaire ou abaisser les tâches
4.2 * Aller au menu" Outils" puis la commande "Options"
* Sur l’onglet " Prévisions" : Unités d’affectation en % ou décimales, durée en
jours

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 4.3 * Aller au menu "Outils" puis la commande "Options"
* Sur l’onglet" Général" : Taux heure normal et taux heure supplémentaire
par défaut.
4.4 * Aller au menu " Outils" puis la commande "Options"
* Sur l’onglet " Calcul" : Différents calculs faits par le logiciel

4.5 * Aller au menu "Outils" puis la commande "Options"

* Sur l’onglet " Modifications" : Utiliser les unités de temps

5- Saisir les tâches

Le nombre de tâches gérées dans Ms-Project 2000 par projet est de 1 million. Mais dans la
pratique, il est préférable de limiter le nombre de tâches à au plus 2000. Dans le cas
contraire, il serait raisonnable de diviser le projet en plusieurs projets pour accroitre les
chances de réussite.

 Entrer le nom de la tâche sur la colonne "Nom de la tâche" (Observer la durée par
défaut)
Les tâches numérotées dans le Tableau 1 SFT
 Entrer la " durée" de la tâche (Mois, semaines, jours, heures, minutes)

6- Manipuler les tâches
6.1 Lier les taches

Avec la souris, sélectionner les tâches selon le lien de précédence. Le lien est établi
dans l’ordre choisi lors de la sélection des tâches à l’étape précédente. Donc la
première tâche sélectionnée devient le prédécesseur et la seconde le successeur.

Pour sélectionner des tâches adjacentes, maintenez la touche MAJ enfoncée et

cliquez sur la première et sur la dernière tâche que vous voulez lier.

Pour sélectionner des tâches non adjacentes, maintenez la touche CTRL enfoncée et
cliquez sur les tâches que vous souhaitez lier, dans l’ordre.

OU
Dans la colonne de prédécesseurs du Diagramme de GANT, Entrer les numéros des
tâches préalables pour chaque tâche.

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 6.2 Définir les tâches récapitulatives et subordonnées

 Cliquer sur la première tâche dont vous souhaitez faire une tâche subordonnée
 Aller au menu " Insertion" puis cliquer sur la commande " Insérer une tâche"
 Dans la ligne insérée, tapez le nom de la nouvelle tâche récapitulative dans le champ"
Nom de la tâche"
 Dans le champ" Nom de la tâche", sélectionner les tâches dont vous souhaitez faire
des tâches subordonnées.
 Cliquer sur l’icône " Abaisser" pour abaisser ces tâches.
6.3 Choisir le type de liaison entre tâches
Il existe dans Ms-Project 4 types de liaisons (FD-DD-FF-DF), mais la liaison par défaut
et la plus usuelle est FD (Fin-Début)

 Double-Cliquer sur la tâche dont vous souhaitez modifier la liaison

 Dans l’onglet " Prédécesseurs" vous pouvez choisir la liaison adéquate.

7- Saisir les ressources

Les ressources sont les personnes, les équipements et matériaux devant accomplir les tâches
composant le projet. Elles peuvent être affectées ou non par des coûts ou des durées, par
exemple le bénévolat. On y inclut aussi les ressources financières (Gestion des
décaissements).

 Aller au menu " Affichage" puis la commande " Tableau des ressources"
 Dans le champ " Nom de la ressource", définir la liste desdites ressources et ensuite
renseigner les champs suivants :

- Capacité Maximum
- Type
- Groupe
- Taux Standard- Taux heure Supplémentaire
- Coût / utilisation (par exemple frais de transport)
- Allocation
- Calendrier

Note 1 : Augmenter le coût de la main d’œuvre d’une ressource à partir d’une date donnée

 Choisir la ressource concernée

 Double cliquer sur cette ressource et choisir l’Onglet "Temps travaillé" pour modifier
le calendrier

8- Affecter les ressources aux tâches

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 8.1 Affectation générale

 Choisir la tâche à laquelle on désir affecter des ressources

 Cliquer sur l’icône " Affectation des ressources" de la première barre d’outils
 Choisir la ou les ressources nécessaires et l’unité correspondant
 Cliquer sur le bouton "Affecter"
 Sélectionner une tâche….at ainsi de suite

8.2 Affectation à des dates précises

On peut préciser les dates exactes auxquelles une ressource est affectée à une tâche
 Aller au menu " Affichage" puis cliquer sur la commande" Utilisation de la tâche"
 Choisir la ressource concernée
 Double cliquer sur cette ressource et choisir l’Onglet " Général" pour définir les dates

8.3 Affectation selon un profil particulier

On peut affecter des ressources selon le niveau d’effort désiré reparti pendant la
durée d’affectation.
De préférence, laisser la Charge régulière par défaut

 Aller au menu" Affichage" puis cliquer sur la commande " Utilisation de la tâche"
 Choisir la ressource concernée
 Double cliquer sur cette ressource et choisir l’onglet " Général" pour définir le profil
de travail souhaité
8.4 Affectation les coûts fixes aux tâches
* Aller au menu " Affichage" puis cliquer sur la commande " Tâche" et choisir l’option
" Coût"
* Saisir les coûts fixes de chaque tâche (par exemple le coût d’un équipement…)
8.5 Résolution des surutilisations (ou suremplois) des ressources
On peut adopter plusieurs stratégies pour éliminer la sur utilisation des ressources :
- Modifier les affectations des tâches des ressources sur utilisées ;
- Affecter la ressource sur utilisée à un travail à temps partiel sur certaines tâches ;
- Réduire la portée de la tâche de façon à pouvoir réduire le nombre d’heures de
travail nécessaire à son achèvement ;
- Permettre à la ressource sur utilisée de travailler un plus grand nombre d’heures
en augmentant sa disponibilité ;
- Résoudre automatiquement ou manuellement les conflits de ressources en
effectuant un audit de prévisions ;

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 Il existe deux modes de résolution automatiques possibles :
8.5.1 En mode Nivellement : on fixe une date et l’autre est mobile (Ne
tiens pas compte de la date de fin projet)
Le Nivellement est le réordonnancement des activités d’un planning tenant compte de la
logique séquentielle et des contraintes de disponibilité de ressources. Lorsqu’une activité ne
peut être réalisé ç une certaine date parce qu’on manque de ressources, elle est reculée
jusqu’au moment où les ressources nécessaires seront disponibles, ce qui conduit à reculer
la ou les dates objectifs souhaitées du projet.

 Aller au menu " Outils" puis cliquer sur la commande "Audit des ressources"
 Ne pas cocher (Activer) " l’audit respecte la marge disponible"

8.5.2 En mode Lissage : les 2 dates demeurent fixes (Tiens compte de la date
de fin du projet)

Le Lissage est un procédé d’utilisation des marges permettant une mobilisation des
ressources aussi uniforme que possible, sans déclarer les dates objectifs du projet. Le
lissage admet une augmentation de moyens prévus initialement

 Aller menu "Outils" puis cliquer sur la commande "Audit des ressources"
 Cocher (Activer) " l’audit respecte la marge disponible"

9- Enregistrer le projet

Lorsque vous enregistrez votre projet pour la première fois, le gestionnaire de programme
vous offre le choix

 Aller au menu " Fichier", cliquer sur la commande " Enregistrer sous…" et saisir le
nom du fichier

OU

 Aller au menu " Outils", cliquer sur la commande " Suivi" et choisir" Enregistrer la
planification initiale"
ND : L’enregistrement de la planification initiale constitue la référence du projet

10- Présenter le projet

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 10.1 Chemin critique

Choisir la forme et le style du chemin critique

 Aller au menu " Format", cliquer sur la commande "Style des barres"
 Aller au menu "Format", cliquer sur la commande " Assistant diagramme de Gantt…"
et suivre les instructions
 Aller au menu "Format", cliquer sur la commande "Disposition…" et choisir celle qui
vous convient.

10.2 Imprimer

 Aller au menu" Fichier", cliquer sur la commande " Mise en page…" et faire les
ajustements souhaités
 Cliquer sur le bouton " Aperçu" en bas de la fenêtre et ensuite clique sur " imprimer"

10.3 Type de rapports

Plusieurs types de rapports sont disponibles :

 Aller au menu " Affichage", cliquer sur la commande" Rapports…" et choisir le type de
rapport souhaité

* Vue d’ensemble
* Activités en cours
* Coûts
* Affectations
* Charge de travail

10.4 Résumé du projet

 Aller au menu" projet", cliquer sur la commande " informations sur le projet"
 Cliquer sur le bouton " Statistiques"
II-PARTIE 2 : LE PILOTAGE DU PROJET
11- Saisir de l’avancement du projet
Il existe plusieurs façons de saisir l’avancement des tâches. Tout dépend des spécificités du
projet et de la culture de l’entreprise.
11.1 Avancement par la durée ou les délais

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 Pour saisir l’avancement du projet à partir de la durée :

 Aller au menu" Affichage", cliquer sur la commande "Plus d’affichages", choisir

"Tableau des tâches" puis cliquer sur le bouton "Appliquer" ;
 Aller au menu "Affichage ", cliquer sur la commande "Table", Choisir " Suivi".
Vous pouvez alors saisir sur le tableau soit :

 Le % achevé de la tâche
 La durée réalisée
 La durée restante
 Ou encore la date de début réel et de fin réelle

11.2 Arrêter le travail sur une tâche et la reprendre plus tard

Il arrive souvent, et pour plusieurs raisons, qu’une tâche soit interrompue avant qu4elle ne soit
terminée. C’est le cas lorsqu’on attend la livraison d’un équipement spécial pour terminer les travaux.

Pour présenter cette situation, on peut soit :

 Aller au menu "Affichage", cliquer sur la commande "Diagramme de Gantt".

 Positionner le pointeur de la souris sur la partie non achevée de la tâche à l’endroit
où on veut fractionner.
Soit :

 Aller au menu "Affichage", cliquer sur la commande " Diagramme de Gantt".

 Positionner le pointeur de la souris sur la partie non achevée de la tâche à fractionner
et faire glisser la barre vers la droite afin de fractionner la tâche. Faire en sorte
qu’une partie de la tâche débute ultérieurement.

11.3 Avancement par le travail des ressources

Pour saisir l’avancement à partir du travail de chaque ressource :

 Aller au menu" Affichage", cliquer sur la commande" plus d’affichages", choisir "
Fiche ressource" puis cliquer sur le Bouton" Appliquer" ;
 Aller au menu " Format", cliquer sur la commande " Détails", choisir " Travail réel et
le travail restant puis" OK" et passer à la ressource suivante.

Une autre façon de saisir l’avancement en se basant sur le travail. Mais cette méthode à l’avantage de vous faire
saisir une seule donnée (Travail réel), l’autre donnée étant calculer automatiquement (Travail restant)

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  Aller au menu " Affichage", cliquer sur la commande " Utilisation des ressources"
 Aller au menu " Affichage", cliquer sur la commande " Table", choisir " travail"
 Aller au menu " Format», cliquer sur la commande " Détails", choisir " Travail réel",
Saisir le Travail réel et passer à la ressource suivante.

11.4 Avancement en utilisant les icônes

Une autre façon très simple de mettre à jour l’avancement est d’utiliser des icônes. Pour
afficher les icônes de saisie d’avancement :

 Aller au menu " Affichage", cliquer sur la commande " Barre d’outils", choisir " Suivi".

11.5 Actualiser l’avancement

Le responsable doit, à des intervalles de temps déterminés, faire le point sur ce qui est
réalisé et sur ce qui reste à faire par rapport à la date du jour. C’est ce qu’on appelle
actualisation de l’avancement ou validation de l’avancement. Pour valider ou actualiser
l’avancement :

 Aller au menu " Outils", cliquer sur la commande "Suivi", choisir " Mettre à jour le
projet" et choisir un des champs listés et cliquer " OK".

12- Analyser les délais et prendre les décisions adéquates

L’actualisation de l’avancement permet au responsable de constater des variations positives
ou négatives afin d’évaluer l’état actuel du projet par rapport au planning de référence.
Parmi ces variations on note :

 Les tâches qui n’ont pas commencé ou qui ne sont pas terminées à temps
 Les tâches qui ne progressent pas aux taux prévu
 Les tâches qui exigent plus ou moins de travail que prévu
 Les tâches qui dépassent le budget ou qui ne dépassent pas le budget

Une fois que ces variations sont identifiées, le responsable de projet doit prendre des
décisions pour établir de nouvelles stratégies d’achèvement des travaux. Il peut alors :
 Ajuster les relations entre les tâches
 Affecter des heures/ hommes supplémentaires
 Réaffecter des ressources
 Augmenter la disponibilité des ressources
 Supprimer ou combiner certaines tâches
 Ajuster le budget
 Augmenter la durée des tâches

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  Prolonger les dates de fin à respecter

12.1 Stratégies de réduction de la durée des prévisions

Il faut d’abord mettre en forme le diagramme de Gantt pour ressortir le chemin critique.
Pour réduire la durée des prévisions, il est conseillé d’agir sur les tâches ou activités qui
forment le chemin critique. Les marges totales des tâches du chemin critique sont égales à
zéro.
Pour voir les marges totales du diagramme de Gantt.

 Aller au menu" Affichage", cliquer sur la commande " Table", choisir " Prévisions".
Plusieurs possibilités s’offrent au responsable de projet pour réduire la durée des prévisions :

o Permettre à plus de tâches de se superposer ou de se dérouler en même temps

plutôt que de suivre un ordre séquentiel strict. (Se rappeler que plus il y a des liens
entre les activités, plus l’on s’impose de contrainte).
o Augmenter le temps de travail disponible en modifiant le calendrier du projet,
o Réduire la portée du projet en combinant ou en réduisant le nombre de tâches,
o Pour les tâches auxquelles des ressources sont affectées, on peut :

- Augmenter le nombre de ressources affecté à la tâche ;

- Augmenter la disponibilité de la ressource en modifiant son calendrier ;
- Affecter des heures de travail supplémentaires à la ressource.

NOTE :
Quelque soit la méthode utilisée, le responsable de projet doit poser des jalons sur les
tâches qui composent le chemin critique pour être efficace. Si non toutes modifications sur
les tâches non critiques n’auront pas pour effet de réduire la durée du projet. Il faut quand
même surveiller le chemin critique qui peut changer et nécessiter des actions ailleurs dans le
processus de gestion de projet.

12.2 Augmenter le nombre de ressources affectées à la tâche

Pour modifier le nombre d’unités d’une ressource affectée à une tâche :

 Aller au menu " Affichage" , cliquer sur la commande " plus d’affichages", choisir "
Fiche détaillée de tâche" puis cliquer sur le bouton " Appliquer" ;

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  Aller au menu " Format", cliquer sur la commande "Détails", choisir " Travail de la
ressource".
Dans la colonne unité, Entrer le nombre de ressources nécessaires. La charge de travail ne
change pas, par contre Ms Project recalcule la durée de la tâche et la durée du chemin
critique.
S’assurer que la durée de la tâche ne soit pas figée.

12.3 Affectation à temps d’une ressource

Il est possible d’affecter une ressource à temps partiel à une tâche. On reprend la procédure
du paragraphe 8.1 et observer la durée de la tâche.

12.4 Ajout d’heures supplémentaires

On utilise la procédure 12.2 pour saisir le travail supplémentaire qu’il faut pour terminer une
tâche à temps. Dans la colonne Heures supplémentaires, Entrer le nombre d’heures requis.
Le coût total de la ressource utilisée sera égal au coût des heures normales plus celui des
heures supplémentaires.

13. Comparaison de la nouvelle prévision vs planification initiale

Pour évaluer l’état actuel par rapport au planning de référence, il faut :

 Aller au menu " Affichage", cliquer sur la commande " Plus d’affichages", Choisir "
Gantt Suivi " puis cliquer sur le Bouton " Appliquer" ;
Chaque tâche est représentée par deux barres, la barre du dessus est la prévision avec une
partie pleine qui correspond à ce qui a été réalisé, la partie restante étant le résultat à faire,
la partie du dessous correspond à la prévision initiale. Le pourcentage correspond au %
achevé.

14. Courbes d’avancement

Il est possible de visualiser l’état d’avancement du projet sur le diagramme de Gantt. Pour
visualiser sous forme graphique l’avancement actuel du projet :

 Aller au menu " Affichage", cliquer sur la commande " Diagramme de Gantt".
 Aller au menu " Outils", cliquer sur la commande " Suivi ", choisir " Courbe
d’avancement" et choisir un champs listés et cliquer " OK" ;
NOTE :
Les pics pointant vers la gauche indiquent les travaux en retard sur les prévisions ;

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Les pics pointant vers la droite indiquent les travaux en avance sur les prévisions.

15. Analyse des coûts

Le responsable de projet doit régulièrement évaluer l’avancement du projet en terme de
coûts en utilisant la courbe de tendance. Il se sert de trois sortes de coûts :
1. Le CBTP, Coût Budgété du travail prévu représente les coûts planifiés et cumulés
jusqu’à une date d’état ou du jour. On l’appelle aussi valeur estimée ou coût estimé.
L’équivalence en anglais est BCWS, Budgeted Cost of Work Scheduled
2. Le CBTE, coût Budgété du Travail Effectué correspond aux coûts planifiés et cumulés
multipliés par le pourcentage achevé jusqu’à la date d’état ou du jour. On l’appelle
aussi valeur réalisée ou coût mérité.
L’équivalence en anglais est BCWP, Budgeted Cost of Work Perfomed
3. Le CRTE, Coût Réel du Travail Effectué correspond aux coûts du travail déjà effectué
par l’ensemble des ressources affectées à une tâche, jusqu’à la date d’état du projet
ou de la date du jour. On l’appelle aussi Coût encouru.
L’équivalence en anglais est ACWP, Actual Cost of Word Perfomed
Pour tracer ces trois courbes :
Commencer par visualiser la table Audits des coûts ;

 Aller au menu " Affichage", cliquer sur la commande " Plus d’affichages", Choisir "
Tableau des tâches" puis cliquer sur le Bouton " Appliquer" ;
 Aller au menu " Affichage", cliquer sur la commande " Table", Choisir " Plus de
tables", Sélectionner" Audits des coûts", puis cliquer sur le Bouton " Appliquer"

Construire les courbes :

 Aller au menu " Affichage, cliquer sur la commande " Barre d’outils", Choisir "
Analyse" puis sélectionner" Analyse des données chronologiques dans Excel"
du PERT
Les autres valeurs d’analyse :

4. VC (Earned Value Cost Variance)

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 C’est une variance de budget. Elle exprime la différence entre la valeur nominale du
travail effectué (CBTE) et la valeur du champ « coût réel » (CRTE).

VC= CBTE-CRTE

Si VC > 0 alors le coût se situe en dessous du montant planifié.

Si VC < 0 alors il y a surcoût du champ. Cela indique une situation défavorable.

5. VS (Earned Value Scheduled Variance)

C’est une variation de planning. Elle exprime la différence entre la valeur nominale du travail
effectué (CBTE) et la valeur du travail qui avait été planifié en vue de sa réalisation (CBTP).

VS=CBTE-CBTP

Si VS > 0 alors le projet est an avance.

Si VS < 0 alors il y a un retard. Cela indique une situation défavorable

16. Gérer plusieurs projets

Les entreprises qui réalisent plusieurs projets en même temps se soucient du respect des
délais et de l’utilisation adéquate des ressources disponibles.
Le logiciel Ms-Project permet de coordonner les projets de trois façons :
- Insérer un projet à l’intérieur d’autre projet,
- Créer des interdépendances entre les tâches de différents projets,
- Récupérer le résumé d’un projet et coordonner les projets à travers les résumés
(Consolidation).

16.1. Insertion de projets dans un projet existant

 Aller au menu "Affichage", cliquer sur la commande " Diagramme de Gantt",

Sélectionner le nom de la tâche si vous souhaitez insérer le projet au-dessus de cette tâche.

 Aller au menu " Insertion", cliquer sur la commande " Projet ", Sélectionner le nom
du projet puis " Insérer".
Pour visualiser le projet inséré :
Sélectionner le projet, puis Afficher toutes les tâches subordonnées.

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 16.2. Interdépendances entre les tâches de différents projets
Il peut arriver que les tâches d’un projet dépendent d’un autre projet, alors il faudra créer
une interdépendance entre les tâches de ces projets. Dans ce cas, on ouvre les deux projets :

 Aller au menu" Affichage", cliquer sur la commande " Diagramme de Gantt",

Positionner le pointeur de la souris sur la barre du Gantt du prédécesseur et faire glisser
jusqu’au successeur dans l’autre projet.

16.3. Partage des ressources entre projets

Pour partager les ressources entre plusieurs projets, il est conseillé de créer un fichier
contenant uniquement les ressources. Lorsque des ressources doivent être réalisées :
- Ouvrir le fichier contenant les ressources
- Ouvrir le fichier projet sans ressources

 Aller au menu " Outils", cliquer sur la commande " Ressources", Choisir "
Partage les ressources" et choisir un des champs listés et cliquer " OK" ;

- Choisir " Utiliser les ressources"

Dans le champ De, choisir le fichier contenant les ressources, puis cliquer".

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