Atelier N°3

Gestion des ressources

3. - GESTION DES RESSOURCES
3.1. - Tableau des ressources

Il est possible de consulter/déclarer les ressources et leurs informations au niveau du tableau

des ressources (Vue Tableau des Ressources)

3.2. - Définition des ressources

A partir du Menu Ressources / Ajouter des ressources il est possible d’ajouter de nouvelles
ressources au projet

3.2.1. - Spécifier les ressources

Au niveau de cet outil, il est possible d’ajouter des ressources à partir de :

 Annuaire d’entreprise (outil d’annuaire, s’il y en a)
 Un carnet d’adresse (celui de la messagerie Windows par défaut, Outlook par ex.)
 Entrée manuelle : ressources spécifiques au projet en cours, de type travail, consommable
ou coût.

Inscrire (entrée manuelle) : Vue Tableau des Ressources

Faire apparaître les colonnes « Type » et « Etiquette matériel » (pour définir unité de
consommation) et « Capacité Max » (si elles n’apparaissent pas déjà).
Ajouter les ressources suivantes :
o Pierre, Groupe Scénariste, type Travail
o Jeanne et Auguste, Groupe Réalisateur, type Travail
o Ingénieur du son, (ressource générique), type Coût
Ajouter en ressources matérielles :
o Bande vidéo et bande son, type Consommable
Renseigner les valeurs Type pour toutes les ressources et Etiquette matériel uniquement pour les
ressources Bande Vidéo et bande Son (valeur = pièce)

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Modifier l’unité de la capacité : Fichier /Options/Planification (Echéancier) « Afficher les unités
d’affectation en décimal ».

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Pour chacune de ces personnes, vérifier que la capacité maximale vaut 1.

3.2.2. - Information sur une ressource

Accessible depuis plusieurs affichages (sur sélection d’une ressource, clic droit), avec «
Information », affichage d’une boite de dialogue comportant 4 onglets :

Onglet Général :
Permet de définir une disponibilité particulière de la ressource entre 2 dates, son email, compte
Windows, son groupe, son code (analytique).

Indiquer que Pierre est disponible entre le 1er Décembre 2016 et le 1er Mars 2017

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Bouton « Modifier le temps de travail » :
Affichage du calendrier de la ressource (aussi accessible par le menu Projet / Modifier le
temps de travail). Le calendrier d’une ressource porte le même nom que la ressource et
hérite de celui du projet.

Indiquer que Pierre est en congé du 1 Avril 2017 au 15 Avril 2017

Onglet Coûts :
Possibilité d’accéder à des tables de coût A, B, C, D, E permettant de définir des tables de
coûts pour des périodes données pour la ressource en question.
Sera vu dans un Atelier ultérieur sur les indicateurs de coût d’un projet
Onglet Remarques :
Saisie de notes sur la ressource ou adjonction de pièces jointes ou autre objet.
Onglet Champs personnalisés :
Saisie des valeurs pour les champs personnalisés s’il y en a.

3.2.3. - Définir les périodes ouvrées des ressources

Il est possible de définir pour chaque ressource les jours chômés ou des heures ouvrées qui ne
correspondent pas aux périodes ouvrées générales du projet :
 sur l’onglet « Général » de la boite de dialogue Informations sur la ressource,
o Bouton « Modifier le temps de travail », puis sur l'onglet « Semaine de travail » : il est
possible d’entrer de nouveau les jours et heures chômés pour cette personne-là.

Il est aussi possible de définir un calendrier au niveau d’un groupe de ressource si ce

groupe présente des horaires ou jours ouvrés particuliers.

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Retourner sur le diagramme de Gantt.
Créer un nouveau calendrier « Calendrier Mercredi Libre » (indiquer le mercredi chômé
hebdomadaire, sur une durée d’un mois) établi à partir du calendrier des jours fériés appliqué au
projet et en faisant attention de ne pas être positionné sur la ressource Pierre.
Attention à bien définir une plage de périodicité valide
.

Ensuite affecter ce calendrier à Pierre à partir de la boite de dialogue Informations sur la

ressource, onglet général...

Il y a 2 moyens pour déclarer les périodes de non-travail d’une personne :

Si cette personne ne travaille pas régulièrement, tel ou tel jour, définir un calendrier spécifique
comme ci-dessus, qui peut être partagé par plusieurs ressources
Pour un congé, on peut mettre à jour son calendrier propre (porte le nom de la ressource)

Faire apparaitre au niveau du tableau des ressources la colonne « Calendrier de Base » (Clic droit «
Insérer Colonne ») et vérifier la prise en compte de l’affectation du calendrier Mercredi libre à
Pierre.

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3.2.4. - Lier ou joindre des informations supplémentaires relatives à une ressource

Il est possible d’ajouter une remarque, mettre à jour ses informations. Soit à partir du tableau des
ressources (Menu Ressource /Tableau des ressources), se positionner sur un nom et faire Clic droit «
Information sur la ressource » ou bien dans le menu, icône « Informations sur la ressource » ou en
double-cliquant sur le nom de la ressource dans le tableau des ressources

En remarque de Pierre, insérer un lien hypertexte vers un fichier (un CV par ex.)
Vérifier l’icône apparaissant dans la colonne Information en face de Pierre, dans le tableau des
ressources.

3.2.5. - Ajouter des colonnes d’information personnalisée

Champs Personnalisé

Ajouter un champ personnalisé (ce mécanisme peut aussi être appliqué pour gérer des champs
personnalisés au niveau des tâches, etc... L’intérêt de ces champs personnalisés est ensuite de
pouvoir appliquer des filtres pour ne retenir que certaines ressources ou certaines tâches.

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Ajouter le champ personnalisé « Expérience aux ressources » :
Dans le menu Projet, cliquez sur l’icône Champs personnalisés
Choisissez Ressource et non Tâche (qui permet de définir un champ personnalisé sur une tâche) puis
sur le type de champ (Texte) que vous voulez personnaliser dans la zone Type.

Dans la liste Champ, cliquez sur le champ que vous souhaitez personnaliser.
Pour enregistrer un champ personnalisé sous un nom différent, cliquez sur Renommer, tapez un
nouveau nom (Expérience) pour le champ, puis cliquez sur OK.

Maintenant on va associer ce champ à une liste de valeurs pour ne pouvoir saisir que certaines
valeurs pour caractériser chaque ressource.

Sous Attributs personnalisés, cliquez sur Choix

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Personnaliser le champ Expérience (de type texte) en lui associant la liste de valeur {Junior
: expérience <10 ans ; Sénior : expérience > 10 ans}, valeur par défaut Junior.

Faire apparaitre la colonne au niveau du tableau des ressources et ensuite renseigner les valeurs
Junior pour Auguste et Jeanne et sénior pour Pierre.

Code hiérarchique personnalisé

Procéder de manière similaire, pour définir la hiérarchie des codes Compétence de l’entreprise
Ajouter un champ personnalisé « Compétence » de type Code Hiérarchique

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Attributs personnalisés : Choix
Définir 2 niveaux de type Caractères (bouton Modifier le masque de code) et ensuite la liste
des valeurs hiérarchisée comme ci-dessous.

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De retour sur le tableau des ressources, faire apparaitre la colonne Compétence.
Renseigner la compétence resp. Mise en scène pour Pierre, Resp. Plateau pour Jeanne et resp.
technique pour Auguste, et la ressource générique à resp. Technique.

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Regroupement
Effectuer un regroupement suivant l’axe d’analyse du projet
Grâce au menu Affichage/Données/Nouveau groupe par/plus de groupe choisir de regrouper d’abord par
expérience, puis par compétence.

AFFECTATION DES RESSOURCES

4.1. - Affectation simple

Il existe plusieurs moyens d’affecter des ressources aux tâches :

Dans le cas simple où une ou plusieurs ressources de type doivent être affectées à la tâche, mais
sans avoir besoin d’indiquer un temps partiel d’affectation ou un nombre d’unités (pour les
ressources de type « matériel »), il est possible d’effectuer l’affectation au niveau du diagramme de
Gantt, sur la ligne correspondante à la tâche, colonne « Noms Ressources »

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Sinon, il est possible d’utiliser la boite de dialogue d’affectation des ressources depuis le bouton «
affecter ressource » qui apparait dans le cadre du menu Ressources pour affecter une ou plusieurs
personnes pour chacune des tâches du projet (attention, ne pas affecter les phases !) ou bien du
matériel pour des quantités désirées.

Par exemple :

Cette boite de dialogue peut rester ouverte, le temps de procéder aux diverses affectations de tâches
du projet. Elle permet d’affecter une partie de la capacité de la ressource, ce que ne permet pas la
première méthode.

Tâche Ressource affectée 20

T1 Pierre
T2 Auguste
T3 Auguste
T4 Auguste ; bande son (1 pièce), Ingénieur Son
T5 Jeanne
T6 Jeanne
T7 Pierre ; Auguste ; Jeanne ; bande vidéo (2 pièces)
T8 Pierre
T9 Pierre ; Auguste, Jeanne
Affecter les ressources suivantes, en utilisant la fenêtre de dialogue la plus adaptée :

On peut vérifier les affectations réalisées sur le diagramme de Gantt.

La date de fin du projet a-t-elle changé ?

Affecter aussi Pierre à la tâche T2 – rédaction histoire

5. - UTILISATION DES RESSOURCES

5.1. - Définition des ressources

Tout d’abord, faites afficher le travail en jour au niveau du paramétrage général

(Fichier/options/Planification).

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Il est possible d’analyser les affectations des différentes ressources grâce à l’affichage de la
vue « Utilisation des ressources » sur le groupe de menu Ressource.
Indication : Affichage « Utilisation des ressources » : présente pour le projet en cours des
informations sur le travail, le coût, la sur-utilisation (couleur de caractères rouge) et la disponibilité
restante de chaque ressource selon l’échelle de temps choisie.

Sur la partie droite de l’affichage, possibilité de personnaliser l’affichage avec « clic droit
Styles du détail »

Ajouter la colonne taux d’utilisation

Les ressources sont-elles toutes utilisées à 100% ?

Vous pourrez vérifier qu’au niveau du diagramme de Gantt, un indicateur rouge au niveau de la
tâche indique une surutilisation.

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5.2. - Caractéristique d’une affectation
Les caractéristiques de l’affectation d’une tâche à une ressource est décrite par la boite de dialogue
« Information sur l’affectation » accessible dans l’affichage « Utilisation des Ressources », Menu
groupe Ressource (se positionner sur une tâche, clic droit).

Onglet Général :
Informations de base sur l’affectation
Profil de travail : façon dont la charge est distribuée dans le temps (par défaut Charge
Régulière, sinon charge croissante, décroissante, pic double, pic au début, pic à la fin, en
cloche, en plateau)
Attention, l’application d’un profil de charge peut modifier la durée de la tâche.
Onglet Suivi :
Contient les informations d’avancement (travail réel, travail restant...)
Onglet remarques
Note sur cette affectation

Remarque : pour pouvoir modifier le profil de travail de l’affectation, il est nécessaire que la tâche
soit paramétrée en « planification automatique ». Vérifiez que la tâche T1 le vérifie, sinon modifiez
ce paramétrage au niveau de l’information sur la tâche, onglet Général.
Indiquer un profil de charge « Pic au début » sur la tâche T1, que devient la date de fin ? Vérifier
la répartition de l’affectation à la ressource dans le temps (tableau utilisation des ressources)
Remettre un profil de charge régulier.

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5.3. - Utilisation des tâches

La vue complémentaire « Utilisation des tâches » donne une vue duale, tâche par tâche des
ressources affectées, dans le temps.

Ajouter la colonne pourcentage achevé dans la partie droite

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Ce taux permettra de suivre le % d’avancement de chaque tâche (cf. Atelier Suivi de Projet
ultérieur)

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