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Cour Utiliser Accs semestre 3 2014

1. Prsentation dACCES

TABLES
Une table contient des donnes de mme nature. Les tables organisent les donnes en
colonnes (ou champs, ou rubriques) et en lignes (ou enregistrements, ou fiches).
Par exemple, dans une table de clients, le nom est un champ.
Lenregistrement est un ensemble de valeurs de champ concernant une entit : une personne,
un article, un vnement...

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R EQUTES
Une requte est la formulation de critres de slection denregistrements dune ou de plusieurs
tables. On peut par exemple extraire les clients
par villes. Une requte porte automatiquement sur les donnes actuelles dune ou plusieurs
tables concernes.

F ORMULAIRES
Un formulaire sert saisir, consulter et modifier le contenu dune table ou de plusieurs
tables lies, enregistrement par enregistrement.
Le formulaire permet dafficher les donnes des Enregistrements, les champs tant disposs
lcran selon vos souhaits, de vrifier les valeurs saisies, de crer des champs calculs, etc.
Dans lexemple ci-dessous, un formulaire permet
de consulter et de mettre jour une fiche

TATS
On utilise un tat pour imprimer une srie denregistrements dans un format et une mise en
page personnalise. Dans un tat, on peut regrouper des enregistrements sur divers critres et
effectuer des calculs de regroupement sur les champs : sous-totaux, moyennes, comptage, ...

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Dmarrer Access 2007

Lancez Access 2007 depuis le menu Dmarrer/Tous les programmes/Microsoft Office/


Microsoft Office Access 2007 ou depuis un raccourci Access sur le Bureau.

La premire fentre Prise en main de Microsoft Office Access de Access est saffiche

Cette page vous indique la marche suivre pour la prise en main de Office Access 2007.

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Prsentation de la fentre Access 2007

La fentre principale Access 2007 comporte nombreux lments :


-La barre de titre : indique le nom de la base de donnes en cours.
-Le bouton office : un clic sur ce bouton permet dafficher le seul menu droulant propos
par la nouvelle interface des logiciels doffice 2007.
- Le ruban : La version 2007 d Access a fait disparatre la barre de menu Fichier, Edition
... Celle-ci a t remplace par un ruban. Le ruban est compos de trois principaux
lments. Il est intressant de connatre leur nom pour savoir comment les utiliser.
Les onglets. les principaux onglets du ruban sont les suivants : Accueil, Crer, Donnes
externes et Outils de base de donnes
Les groupes. Chaque onglet contient plusieurs groupes qui runissent des lments
connexes.
Les commandes. Une commande est un bouton, une zone pour entrer des informations, ou
encore un menu.
-Barre d'outils Accs rapide Barre d'outils standard unique, qui permet d'accder l'aide
d'un seul clic la plupart des commandes requises, par exemple Enregistrer et Annuler.

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-Volet de navigation Zone gauche de la fentre qui comprend les objets de base de
donnes. Le volet de navigation remplace la fentre Base de donnes des versions antrieures
d'Access.
-Documents onglets Les tables, requtes, formulaires, tats, pages et macros sont
affiches sous la forme de documents onglets.
-Barre d'tat Barre situe en bas de la fentre du programme et comportant des
informations d'tat ainsi que les boutons de changement de mode d'affichage.

2. Cration dune base de donnes


2.1 Cration dune base de donnes vierge (vide)
Au lancement dAccess cliquez sur le bouton Base de donnes vide :

Saisissez ou vous souhaitez enregistrer votre base de donnes en bas droite puis cliquez
sur le bouton Crer :

Accs cre la base de donnes avec la table vide nomme Table1, ouverte en mode Feuille de
donnes. Le curseur est plac dans la premire cellule vide de la colonne Ajouter un nouveau
champ.
Remarque
Pour crer une nouvelle base de donnes vide, vous pouvez aussi
-Cliquer sur le bouton office Puis sur loption Nouveau
Ou cliquer sur le raccourci nouveau de la barre doutils accs rapide
Ou en utilisant le raccourci clavier Ctrl +N .
2.2 Cration dune base de donnes partir dun modle
Si une base de donnes est ouverte, cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis cliquez
sur Fermer la base de donnes pour afficher la page Prise en main de Microsoft Office
Access.
Plusieurs modles proposs s'affichent au centre de la page Prise en main de Microsoft Office
Access. Pour en afficher d'autres, cliquez sur les liens du volet Catgories de modles. Vous

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pouvez galement tlcharger des modles sur le site Web d'Office Online. Cliquez sur le
modle utiliser.
Un nom de fichier pour la base de donnes est propos par Access dans la zone Nom de
fichier. Vous pouvez modifier ce nom, le cas chant. Pour enregistrer la base de donnes
dans un autre dossier que celui affich sous la zone Nom de fichier, cliquez sur ,
recherchez le dossier dans lequel vous souhaitez l'enregistrer, puis cliquez sur OK.
Cliquez sur Crer (ou sur Tlcharger, dans le cas d'un modle Office Online).
Une base sous Access est enregistre dans un fichier unique avec l'extension .aacdb
2.3 Cration d'une table
Access vous offre plusieurs manires de crer une table de donnes :
- Le mode feuille de donnes vous affiche une grille dans laquelle vous crivez simplement
les informations que vous voulez conserver.
- Le mode cration contient toutes les options pour crer et personnaliser la structure d'une
table de donnes.
2.3.1. Cration d'une nouvelle table dans une nouvelle base de donnes
Lors de la cration d'une nouvelle base de donnes, la cration d'une nouvelle table vide en
mode Feuille de donnes est propose automatiquement.
Basculer en mode cration (on va crier la table en mode cration)
1. Slectionnez l'option Affichage sous l'onglet Feuille de donnes
2. Cliquez sur l'option Mode cration

Ds lors, une fentre propose l'enregistrement de cette table

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Crer la structure d'une table revient dfinir les champs de cette table.
Il convient alors de dterminer les types de donnes et de paramtrer les proprits de chaque
champs.
Cration des champs
Le nom des champs doit commencer par une lettre, ne pas dpasser 64 caractres, il est
Conseill d'viter tous les caractres spciaux.
Il est possible d'utiliser des majuscules ou des minuscules mais Access ne les distingue pas :
NomAssur, nomassur ou NOMassur sont quivalents.

Lorsque vous attribuez les noms de champs, veillez ne pas utiliser les mots rservs
d'Access, cela pourrait vous attirer des ennuis par la suite. C'est de cas de "nom" et "date" par
exemple.
Evitez galement d'attribuer des noms composs de plusieurs mots, ou comportant un espace,
Access les accepte mais ce n'est pas le cas de tous les logiciels et vous pourriez avoir des
ennuis lors d'une exportation par exemple.

Remarque Lorsque vous crez une nouvelle table, celle-ci s'ouvre en mode Feuille de
donnes. Vous pouvez immdiatement ajouter un champ en tapant des informations dans la
colonne Ajouter un nouveau champ.

Dfinir le type de donnes


Access vous donne le choix entre plusieurs types de champ

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Au choix de l'utilisateur, il est aussi possible d'ajouter une description. Ceci est pratique
lorsque vous revenez quelques mois plus tard et voulez savoir pourquoi vous avez choisi
d'avoir ces champs dans la table. Cette description va aussi apparatre dans le coin infrieur
gauche de la fentre au moment de l'entre ou la modification des donnes.
Remarque : Office Access 2007 dtecte automatiquement les types de donnes des champs
que vous crez en mode Feuille de donnes
Si vous souhaitez dfinir explicitement le type de donnes et le format d'un champ, Pour cela,
utilisez les commandes du groupe Type de donnes et mise en forme sous l'onglet feuille de
donnes

Dfinir des proprits des champs


Les proprits et leurs paramtrages diffrent d'un type de donnes l'autre .
Au bas de l'cran, il y a les caractristiques ou les proprits du champ. Chacun est pratique
selon les circonstances.

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Ces dernires proprits sont ceux qui sont disponibles pour les champs de type Texte. Voici
quelques proprits supplmentaires disponibles pour les autres types de champs.

Dfinition de la cl primaire
Cl primaire
Une cl primaire est un champ, ou une srie de champs, qui aide diffrencier un
enregistrement de tous les autres de la table.
Cl secondaire (=cl externe)
Une cl secondaire est un champ qui est reli la cl primaire d'une autre table.
Pour dfinir la cl primaire de manire explicite, vous devez utiliser le mode Cration.
1. Slectionnez un ou plusieurs champs utiliser comme cl primaire.
Pour slectionner un champ, cliquez sur le slecteur de ligne correspondant.
Pour slectionner plusieurs champs, cliquez sur chaque slecteur de ligne
correspondant tout en maintenant la touche Ctrl enfonce.
2. Dans l'onglet Cration, groupe Outils, cliquez sur Cl primaire.

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Un indicateur de cl s'affiche gauche du champ ou des champs spcifis comme cl


primaire.

Sauvegarder la structure de la table


Cliquer sur le bouton office Puis sur loption Enregistrer.
Access va possiblement vous demander si vous voulez ajouter une cl primaire votre table,
si cela na pas dj t fait. Appuyez sur le bouton Non.
3.2.2. Cration d'une nouvelle table dans une base de donnes existante
Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.
Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes.
Sous l'onglet Crer, dans le groupe Tables, cliquez sur Table.

Une nouvelle table est insre dans la base de donnes et la table est ouverte en mode Feuille
de donnes. Ensuite on continue de la mme faon que la cration d'une nouvelle table dans
une nouvelle base de donnes.
Modification de la structure dune table
Ajouter une colonne (champ) en mode Cration
1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table modifier,
puis sur Mode Cration dans le menu contextuel.
-ou -
Dans la barre d'tat d'Access, cliquez sur Mode Cration.
2. Dans la colonne Nom du champ, slectionnez une ligne vide et donnez un nom au
nouveau champ.
3. Dans la colonne Type de donnes, en regard de votre nouveau nom de champ,
slectionnez un type de donnes pour la nouvelle colonne.
4. Enregistrez vos modifications.

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Supprimer une colonne en mode Cration


1. Dans le volet de navigation, cliquez avec le bouton droit sur la table modifier, puis
sur Mode Cration dans le menu contextuel.
- ou -
Dans la barre d'tat d'Access, cliquez sur Mode Cration.
2. Slectionnez le champ (la ligne) supprimer.
3. Sous l'onglet Crer, dans le groupe Outils, cliquez sur Supprimer les lignes.
- ou -
Appuyez sur SUPPR.
4. Enregistrez vos modifications.

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2.4. Cration dune relation entre tables


Vous pouvez crer une relation entre tables soit dans la fentre Relations, Lorsque vous crez
une relation entre tables, les champs communs ne portent pas obligatoirement le mme nom,
bien qu'il en soit souvent ainsi. En revanche, les champs communs doivent avoir le mme
type de donnes. Cependant, si le champ de cl primaire est un champ NumroAuto, le champ
de cl trangre peut galement tre un champ Numro, si la proprit TailleChamp des deux
champs est identique. Lorsque les deux champs communs sont des champs de type
numrique, ils doivent avoir le mme paramtrage de la proprit TailleChamp.

Cliquez sur le bouton Microsoft Office , puis sur Ouvrir.


Dans la bote de dialogue Ouvrir, slectionnez et ouvrez la base de donnes.
Sous l'onglet Outils de base de donnes du groupe Afficher/Masquer, cliquez sur
Relations.
La bote de dialogue Afficher la table affiche toutes les tables et requtes de la base de
donnes. Pour n'afficher que les tables, cliquez sur Tables. Pour n'afficher que les
requtes, cliquez sur Requtes. Pour afficher les deux, cliquez sur Les deux.
Slectionnez plusieurs tables ou requtes, puis cliquez sur Ajouter. Une fois que vous
avez termin d'ajouter des tables et des requtes dans l'onglet de document Relations,
cliquez sur Fermer.
Faites glisser un champ (gnralement une cl primaire) d'une table au champ
commun (cl trangre) dans l'autre table. Pour faire glisser plusieurs champs,
appuyez sur CTRL, cliquez sur chaque champ, puis faites-les glisser.
La bote de dialogue Modifier des relations s'affiche.

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Vrifiez que les noms de champ affichs sont des champs communs pour la relation.
Si un nom de champ est incorrect, cliquez dessus et slectionnez le champ appropri
dans la liste.
Pour appliquer l'intgrit rfrentielle pour cette relation, activez la case cocher
Appliquer l'intgrit rfrentielle. Cliquez sur Crer.
Access dessine une ligne de relation entre les deux tables. si vous avez activ la case
cocher Appliquer l'intgrit rfrentielle, le chiffre 1 apparat au-dessus de la partie
paisse sur un ct de la ligne de relation, et le symbole infini () apparat au-dessus
de la partie paisse sur l'autre ct, comme illustr ci-dessous.

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3. Les requtes
Les requtes vont servir afficher uniquement certaines donnes contenues dans les tables
selon certains critres. Elles peuvent aussi faire des calculs sur vos donnes, ainsi que crer
des sources de donnes pour les formulaires, les tats ou mme d'autres requtes (on peut faire
une requte sur le rsultat d'une autre requte). Elles servent encore modifier des tables
existantes ou en crer des nouvelles
3.1. Cration d'une requte
Slectionnez l'onglet Crer + la commande Cration de requte dans le
groupe Autre.
Une fentre apparat qui permet de slectionner les tables devant tre interroges par la
requte.
On se retrouve alors avec la bote de cration de requte ci-contre

La ligne Tri permet de classer les enregistrements en ordre croissant ou dcroissant.


La ligne Afficher permet d'afficher ou non un champ dans les rsultats de la requte.
La ligne Critres permet de slectionner les enregistrements qui se retrouveront dans la
requte.
La requte ci-contre slectionne les produits "Tourtires" de la catgorie "Viandes" dont le
stock n'est pas nul (non indisponibles)..
3.2. Diffrentes sortes de requtes
Les boutons ci-dessous sont accessibles dans les Outils de requte qui apparaissent quand on
dite une requte.

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La requte Slection est le type de requte le plus courant.
Elle rcupre des donnes issues dans une ou plusieurs tables, suivant
un ou plusieurs critres de slection, et affiche les rsultats sous la
forme d'une feuille de donnes.
Elle cre une nouvelle table reprenant totalement ou partiellement les
donnes d'autres tables

Elle ajoute un groupe d'enregistrements d'une table ou plusieurs la


fin d'une autre table.

Elle apporte des changements globaux un groupe d'enregistrements


dans une ou plusieurs tables. Par exemple, augmenter de 3 % les prix
d'une catgorie d'article.

Elle supprime dfinitivement un groupe d'enregistrements d'une ou


plusieurs tables.

3.3 .Quelques boutons

Le bouton Excuter permet d'obtenir les rsultats d'une requte sous forme
d'une feuille de donnes avant d'enregistrer celle-ci.

Le bouton Afficher la table permet d'ajouter une table supplmentaire une


requte dj existante

Le bouton Totaux permet d'afficher une ligne d'oprations (somme, moyenne,


cart type etc.) dans la grille d'dition de la requte.

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4.Les formulaires
Le formulaire va nous permettre dafficher et de modifier le contenu dune table de faon bien
plus agrable que le mode feuille de donnes qui ne permet quun affichage en lignes et
colonnes. De plus, le mode feuille de donnes ne permet laffichage et la modification
dinformations ne provenant que dune seule table, le formulaire va nous permettre de
manipuler au mme endroit des informations provenant de plusieurs tables simultanment.
Il existe plusieurs mthodes pour gnrer un formulaire, nous nous intresserons seulement
aux deux premires mthodes :
Assistant Formulaire : Access va nous guider pas pas dans la ralisation de notre
formulaire .
Mode cration : on va tout faire seul la main sans aucune aide dAccess.

4.1.Assistant Formulaire :
Vous utilisez longlet Crier puis dans le groupe Formulaires vous cliquez sur plus de
formulaires et vous choisissez Assistant formulaire

Nous allons choisir la table partir de laquelle le formulaire va tre gnr exemple Client
Ensuite nous allons choisir ici quels sont les champs de la table que nous voulons voir dans le
formulaire.
Pour choisir les champs ajouter ou enlever dans le formulaire, on va utiliser les boutons
>: Ajouter le champ dans le formulaire
>>: Ajouter tous les champs dans le formulaire
<: Supprimer un champ du formulaire
<< Supprimer tous les champs du formulaire

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Nous allons ajouter tous les champs du formulaire, cliquez ensuite sur suivant
On choisit ici la faon dafficher les champs choisis dans le formulaire, il y a quatre faons
dafficher les champs :
Colonne simple : Le formulaire va afficher les champs sous la forme : nom du champ :
contenu du champ . Le formulaire va afficher les champs dun enregistrement la fois.
Tabulaire : Le formulaire va afficher les champs choisis sous la forme dun tableau : en
haut du formulaire vont tre affichs les noms des champs, et, en dessous sous forme de
tableau, le contenu, avec un enregistrement par ligne. Cette faon dafficher les donnes
ressemble la feuille de donnes.
Feuille de donnes : Cest la mme chose que la feuille de donnes utilises pour saisir
des informations dans une table, la seule diffrence est que ne sont affichs ici que les
champs slectionns dans ltape prcdente.
Justifi : Va afficher les champs choisis les un la suite des autres, ce nest pas trs beau
(enfin cest une question de got).
Nous utiliserons le plus souvent (voire tout le temps) le mode Colonne simple ou le mode
Tabulaire . Nous choisissons ici le mode Colonne Simple , puis on clique sur
Suivant

On choisit ici le "dcor" que l'on va donner au formulaire, il existe une dizaine de dcors
prdfinis, bien sur, on pourra, par la suite, modifier un dcor choisi ici. Choisissez celui qui
vous plat le plus.

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Enfin, on va nommer son formulaire, c'est sous ce nom qu'il apparatra dans l'onglet
"Formulaires" de la fentre principale d'Access, puis cliquez sur "Terminer", le formulaire est
cr.

Access nous propose alors de commencer tout de suite la saisie dans notre nouveau
formulaire.
Pour se dplacer parmi les enregistrements dans le formulaire, on utilise les icnes flchs en
bas du formulaire :

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