Microsoft Access

Chapitre 1. Généralités
I. Introduction
II. Système de gestion de base de données relationnelles
III. Présentation de la fenêtre Access
IV. Base de données

Chapitre 2. Composants d’Access

I. Tables

II. Formulaires
III. Requêtes
IV. États
 Chapitre 1. Généralités
I . Introduction

• Programme de gestion de base de données

• Une base de données est un ensemble structuré d’informations
recouvrant un domaine de gestion. La structuration se fait grâce
à une série d’objets, gérés par le logiciel Access, dont le plus
important est l’objet Table.
• Les données du domaine sont stockées dans cet ensemble de
tables qui ont des relations entre elles.

Access est un SGBDR (Système de gestion de base de données

relationnelles).
 II.Système de gestion de base de données
relationnelles

Un SGBDR est ensemble coordonné de logiciels permettant de:

•Décrire, de manipuler et de traiter les ensembles de données formant la

base

•Assurer une sécurité des données dans un environnement avec de

nombreux utilisateurs.

•Assurer le suivi et l’évolution des données.

• Assurer une interface entre les programmes d’application des

utilisateurs et la base de données.
 III. Présentation de la fenêtre Access

Barre de titre

Barre de menus

Barre(s) d’outils

Espace de travail ( fenêtre

de la base de données
courante)

Barre d’état
 IV. Base de données

Le fichier crée par le logiciel Access est dit base de données

dont l’extension est mdb.

Une base de données est un ensemble d’objets apparentés

(tables, formulaires, requêtes, états).

 objet Description

Tables Stockage des données

Définition des relations

Formulaires Présentation des données à l’utilisateur

Requêtes Extraction des données

États Analogues aux formulaires, mais destinés à être

imprimés.
Consultation seulement
 Créer une base de données

1. Cliquer sur « Démarrer », MicroSoft

Access

2. Activer la commande Fichier, Nouvelle base

de données.

3. Dans le volet office qui apparaît , Cliquer

sur « Base de données vide ».

4. Dans la boîte de dialogue qui s’affiche,

Définir l’emplacement et nom de la base de
données et cliquez sur Créer
 fenêtre « Base de données »

Boutons de sélection
des objets
Application :

Créer une nouvelle base de données Access, sur le

bureau sous le nom Clientèle

 Chapitre 2. Composants d’Access
I . Tables
Définition :
Une table est la structure fondamentale dans laquelle sont stockées les
informations d’une base de données Access. Une table est constituée
de champs et d’enregistrements.
•
Constituant Description
Champ Colonne du tableau dont le nom est unique
(une catégorie d’information).
Enregistrement Ligne du tableau (collection de tous les
champs pour une entité de table).
 1 . Créer une table

1. Dans la fenêtre « Base de données » cliquez sur l’onglet « table ».

2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »

3. Choisissez le mode de création.

(Mode feuilles de données, mode

création, assistant table…)
 1.1. Mode création

C’est le mode le plus recommandé pour définir une table de façon

correcte.

1. Dans cette colonne, taper

le nom du champ

2. Sélectionner un type de données

(voir tableau 1)
3. Dans cette colonne, taper les
propriétés des champs.
4. Pour saisir les données de chaque champs visualiser la table en
MODE SAISIE DE DONNEES en cliquant sur l'icône Affichage
de la barre d’outils standards
5. Dans la boite de dialogue qui s’affiche
cliquer oui pour enregistrer la table
6. Donner un nom à la table et valider par ok

7. Pour ne pas déterminer la clé primaire

maintenant, cliquer non dans la nouvelle
boite de dialogue

8. Saisir les données pour chaque champs en mode de saisie de données

Tableau 1: Principaux types de données des champs

Texte Caractères alphanumériques (maximum 255

caractères)
Mémo Caractères alphanumériques (maximum 65535
caractères)
Numérique Octet(0 à 255) ; Entier(-32768 à +32767);
Entier long(-2 milliards à + 2milliards) ;
Réel simple(-3,4 10E38 à +3,4 10E38) ;
Réel double(-1,8 10E308 à +1,8 10E308)

Date / Heure Pourra contenir une date ou une heure

Monétaire Pourra contenir une valeur monétaire

Liaison OLE Ce champ pourra contenir n'importe quel type de

données liées dans une autre application OLE (
Dessin, son, animation…).
 Application
1. Dans la base de données que vous avez crée, utilisez le mode

Création pour créer une Table (Nommée cette table Commandes) avec
les champs suivants et avec les types de données appropriés.

N°Commande (Numéro Auto)

Date Commande (Date/Heure)

N°Client (Numérique)

Article (Texte)

Quantité (numérique)

Importé (Oui/Non)
2. Ajouter les enregistrements suivants dans la table de façon à
l’obtenir comme suit:
 1.2. Mode assisté

Pour créer une table avec le mode assistant table:

1. Dans la fenêtre « Base de données », cliquer sur le bouton nouveau

puis choisir le mode assistant table

2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, choisir

le modèle de table, sélectionner les champs

et cliquer suivant.

3. Effectuer les étapes suivantes proposées par l’assistant table en passant

d’une boite de dialogue à l’autre par suivant ou précédent

 Application

1. Dans la base de données « Clientèle » utilisez le mode Assistant

Table pour créer une Table nommée « Clients » avec les champs
suivants et avec les types de données appropriés (sans définir de clé
primaire).

N° Client (NuméroAuto)

Nom Client (texte)

Contact (texte)

Adresse (Mémo)

Ville (texte)

2. Remplissez ensuite le tableau avec les données suivantes:

 1.3. Modification de la structure d’une table

Pour apporter des modifications ouvrir la table en mode création en cliquant sur

le bouton affichage de la fenêtre d’application

a. Ajout d’un champ

1. Dans la colonne « Nom du champ », cliquer juste au-dessous du

dernier champ de la table

2. Taper le nom du champ

 b. Insertion d’un champ

1. Sélectionner la ligne au dessus de laquelle vous désirez insérer votre

nouveau champ.

2. Activez la commande « Champ » du menu « Insertion ».

c. Suppression d’un champ

1. Sélectionner le champ à supprimer

2. Choisir Édition, Supprimer.

 d. Renommer une table
1. Dans la fenêtre « Base de données » Cliquez sur l’onglet « Table » et
Sélectionnez la table dans la liste.
2. Choisir la commande Édition, Renommer.
3. Modifiez le nom de la table, et appuyez sur la touche « Entrée ».

e. Dupliquer une Table

1. Dans la fenêtre « Base de données » ,Sélectionnez la table à copier.

2. Choisir la commande Édition, Copier puis Édition, Coller.

3. Dans la boite de dialogue qui s’affiche

saisir le nom à donner à cette nouvelle table
 f. Supprimer une table
1. Dans la fenêtre « Base de données », sélectionner la table à
supprimer.
2. Choisir la commande Édition, Supprimer.
3. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, confirmer la suppression

g. Impression d’une feuille de données

1. Choisirla commande Fichier, Mise en page pour vérifiez les marges et l’orientation
du papier.

2. Choisir la commande Édition, Copier puis Édition, Coller.

3. Dans la boite de dialogue qui s’affiche

saisir le nom à donner à cette nouvelle table
 1.4. Les relations entre tables

Les relations sont les liens qui existent entre le champ d'une table( Table
Source) et le champ d'une autre table ( Table Destination).
Chaque table de la base de données doit inclure un champ d'identification
unique appelé la clé primaire.

1.4.1. Créer la clé primaire

Pour créer une clé primaire, dans le mode création :

1. Sélectionner le champ devant être clé primaire
2. Cliquer sur l’icône clé de la barre d’outils

Ce champ doit avoir les propriétés suivantes :

Null interdit : Oui
Index de type : Oui-Sans doublons (unique)
 1.4.2. Types de relation

Relation un à un:
Un enregistrement de la table A est relié qu'à un seul enregistrement de
la table B, et inversement.

Relation un à plusieurs:
un enregistrement de la table A peut être relié à plusieurs enregistrements
de la table B, mais un enregistrement de la table B ne peut être relié qu'à
un seul enregistrement de la table A.
 1.4.3. Création des relations entre Tables

1. Dans la fenêtre « Base de données », choisir la commande Outils,

Relation

2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche,

double-Cliquez sur la 1ère table à lier puis

sur la 2ème table et fermer la boite.

3. Dans la nouvelle boite de dialogue affichant

les champs des 2 tables, Faites glisser le champ

comportant la clé primaire sur le champ

homologue de l’autre table

4. Dans la boite de dialogue qui apparaît,

cochez la case "Appliquer l'intégrité

référentielle" et cliquer sur Créer

 1.4.4. Supprimer une relation

Pour supprimer une relation existante entre 2 tables:

1. Sélectionner la relation entre les 2 tables

et appuyer sur la touche Suppr.

2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche,

confirmer la suppression de la relation

 Application

1. Définir la clé primaire des 2 tables Commandes et clients

2. Établir une relation entre les 2 tables

 II. Formulaires

* Un formulaire permet de présenter l’information sous forme de fiche,

plutôt que sous forme de feuille de données

* La création d'un formulaire nécessite une table ou une requête pour

être la source de celui-ci.

 1 . Créer un formulaire

1. Dans la fenêtre« Base de données »cliquez sur l’onglet « formulaire».

2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »

3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez le

mode de création.(mode création, assistant

formulaire…)
 1.1. Mode Assistant Formulaire

1. Dans la boite de dialogue qui s’affiche,

Sélectionner la table, choisir les champs que

vous voulez faire apparaître dans le formulaire et

cliquez sur suivant.

2. Effectuer les étapes suivantes proposées par l’assistant Formulaire en

passant d’une boite de dialogue à l’autre par suivant ou Précédent.

Formulaire
 Application

1. Dans la base de données « Ateliers » existant sur le bureau,

créer un formulaire pour la table Produits en utilisant le mode assistant

formulaire et qui affiche les champs: RefProduit, Nom Produit,

Unités Commandées et prix Unitaire.

2. Enregistrer le formulaire sous le nom F-Produits

 1.2. Mode Création

1. Dans le menu « nouveau », choisir « mode Création » et choisir la

table d’origine des données.

2. Glisser les champs que vous voulez

afficher sur le formulaire.

 Application

1. Dans la base de données « Ateliers » existant sur le bureau,

créer un formulaire (F-Fournisseurs) pour la table Fournisseurs en

utilisant le mode Création. Afficher tous les champs existants dans la

table
 1.3. Opérations à faire sur un formulaire
a. Déplacement dans le formulaire

 Utilisez les touches Tab pour vous déplacer au champ suivant et

MAJ (shift) Tab au champ précédent.

 Utilisez les touches PageUp et PageDown pour vous déplacer d'un

enregistrement à l'autre.

 Vous pouvez aussi utiliser la barre de navigation:

b. Supprimer un enregistrement
Sélectionnez l’enregistrement et choisir la commande Édition,
Supprimer ou dans la barre d'outils, appuyez sur le bouton
 c. Personnaliser le formulaire

Afficher le formulaire en mode création en cliquant sur le bouton

Affichage. Chaque objet du formulaire est appelé un "contrôle"

c. 1. Supprimer un champ
1. Sélectionnez le champ à supprimer (exemple: Ville).

2. Choisir la commande Édition, Supprimer ou appuyez sur la touche

supprime

c. 2. Ajouter un champ
1. Appuyez sur le bouton
2. Dans le menu des champs qui s’affiche, glissez le champ
à ajouter vers le formulaire
 c. 3. Déplacer un contrôle
1. Cliquez sur le contrôle à déplacer, puis Placez le pointeur sur la
bordure de l'objet ( Le pointeur devrait se transformer en une petite
main).

2. En appuyant sur le bouton gauche de la souris, déplacez le contrôle à

l'endroit de votre choix.

c. 3. Changer la présentation d’un contrôle

Couleur de fond

Couleur du texte Type de contour

Relief aux contrôles
Couleur du contour
 Application

1. Ajouter le champ « Unités stockées » dans le formulaire F-Produits

2. Changer la présentation des contrôles en appliquant la mise en forme

suivante :

- Taille de police 12,

- Couleur de police bleu

- Couleur de fond Rose

- Alignement centré

- Contour ombré
 d. La barre d’état

Pour afficher la barre d'outils, appuyez sur le bouton

 d. 1. Ajouter un "intitulé" ou du texte libre (étiquette)

1. Appuyez sur le bouton

2. Cliquez à l'endroit où vous voulez insérer l’intitulé et écrivez le texte

de votre choix.

d. 2. Ajouter un champ indépendant

1. Appuyez sur le bouton pour ajouter une zone de texte.

2. Cliquez à l'endroit où vous voulez insérer le champ indépendant.

 Application

Dans le formulaire F-Produits, ajouter le champ indépendant « Montant à

payer » sachant que :

Le montant à payer = Unités commandées * Prix Unitaire

 d. 3. Ajouter un groupe d‘option

Un groupe d'options vous permet de choisir une option parmi une liste
prédéterminée
1. Appuyez sur le bouton

2. Cliquez à l'endroit où vous voulez mettre un groupe d'options.

3. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à

l’autre par suivant ou Précédent.
 Application

Dans le formulaire F-Fournisseurs ajouter un groupe d’option « mode

de paiement », sachant que les produits sont payés soit par Chèque,

Espèce ou Carte crédit

 d. 4. Ajouter une zone de liste modifiable

1. Appuyez sur le bouton

2. Cliquez à l'endroit où vous voulez mettre la zone de liste modifiable.

3. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à

l’autre par suivant ou Précédent.
 Application

Dans le formulaire F-Fournisseurs ajouter une zone de liste modifiable

« Ville », sachant que les fournisseurs sont installés soit à Casa ou Rabat
 d. 4. Ajouter une image

Une image peut être soit un logo d’une société ou une image

représentative

1. Appuyez sur le bouton et cliquez à l'endroit où vous voulez

insérer l’image

2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, spécifiez l’emplacement et le

nom de l’image à insérer et cliquez sur ok.

 Application

Dans le formulaire F-Produits ajouter une image à partir du dossier mes

images existant sur votre ordinateur.

 d. 5. Changer les propriétés d’un champ

1. Sélectionnez le champ et appuyez sur le bouton droit de la souris

2. Dans le menu contextuel obtenu, sélectionnez l’option Propriétés.

 d. 6. Verrouiller un champ

1. Sélectionnez le champ et appuyez sur le bouton droit de la souris

2. Dans le menu contextuel obtenu, sélectionnez l’option Propriétés.

3. Changez l'option Visible à non.

 Application

Dans le formulaire F-Fournisseurs verrouiller le champ RéfFournisseurs

 d. 7. Bouton de commande

Ils permettent d’accéder facilement à des options qui affectent le

formulaire ou la base de données.

1. Appuyez sur le bouton

2. Cliquez à l'endroit où vous voulez mettre le bouton de commande.

3. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à

l’autre par suivant ou Précédent.
 Application

Dans le formulaire F-Produits insérer un bouton de commande pour

effectuer des déplacement entre enregistrements.

 d. 7. Sous formulaire

Un sous formulaire est un formulaire inséré dans un autre formulaire.

Une combinaison Formulaire/ Sous Formulaire est appelée Formulaire

hiérarchique.

1. Appuyez sur le bouton

2. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à

l’autre par suivant ou Précédent.

 Application

Dans le formulaire F-Produits insérer un Sous formulaire « Sous

produits » en affichant les champs: Nom du produits, Fournisseurs Prix

unitaire.
 III. Requêtes

Une requête est un élément de la base de données qui permet

d’extraire des enregistrements d’une table qui répondent à des

conditions spécifiques.
 1. Types de requêtes
Types de requêtes Description

Requête sélection Récupère des données et les affiches sous forme d’une
feuille de données
Requête action Effectue des modifications sur un nombre d’enregistrement

Requête SQL Basée sur le langage SQL permet d’effectuer le même travail
que toutes les autres requêtes

Requête Affiche les informations répondant à un critère donné

Paramétrée

Requête analyse Affiche des valeurs synthétisées (somme, moyenne et

croisée comptes) issues d’une table ou d’une requêtes, les regroupe
selon un ensemble de faits dont la liste apparaît dans l’en-
tête des lignes de la feuille de données et selon un autre
ensemble de faits dont la liste apparaît dans l’en-tête des
colonnes de la de la feuille de données
 2. Requêtes sélection

1. Dans la fenêtre« Base de données »cliquez sur l’onglet «

Requêtes».

2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »

3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez le

mode de création.(mode création, assistant

requête…).
 2.1. Mode Assistant Requête simple

1. Choisir le mode Assistant Requête simple et cliquer sur ok.

2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche,

spécifier la table à partir de laquelle vous

voulez créer votre requête, sélectionner

les champs à afficher et cliquer sur suivant.

2. Effectuer les étapes proposées en passant d’une boite de dialogue à

l’autre par suivant ou Précédent.

 2.1. Mode Création

1. Choisir le mode Création et cliquer sur ok.

2. Dans la boite de dialogue qui s’affiche, spécifier la table à partir de

laquelle vous voulez créer votre requête, cliquer sur Ajouter puis Fermer.
3. A partir de la liste, double-cliquer sur les champs à afficher et spécifier

les critères de la requête.

 Application

1. A partir de la barre de menu, cliquer sur « aide : ?», sélectionner la

commande « Exemples de bases de données » et dans le sous menu qui
s’affiche choisir « Exemples de bases de données Les Comptoirs».
2. Requête simple

Créer en mode assistant une requête simple la requête « Liste des

prix » à partir de la table « Produits » en sélectionnant les champs Nom

du produit et prix unitaire.

3. Requête simple avec critère

Créer selon le mode création la requête « Produits disponibles »

sélectionnant les produits disponibles à partir de la table «Produits» de

« Exemples de bases de données Les Comptoirs» ». La requête doit

afficher les champs: Réf produits, Nom du produit et Indisponible.

4. Requête multi table 1

a. Créer selon le mode création la requête « Détails commandes

complets » à partir de la table «Produits» et la table « détailcommandes »

affichant les champs: N° commande, Réf produits, Quantité, Remise

(%) et Nom du produit.

b. Ajouter le champ « Prix Total » sachant que: Prix Total =

[Détails commandes].[Prix unitaire]*[Quantité]

5. Requête multi table 2

a. Créer selon le mode assistant requête « Ventes par catégorie » à

partir de la table «Produits», « Catégorie » « Commandes » et la requête

« détail Commande Complet » affichant les champs: Code catégorie,

Nom de Catégorie, Nom du Produit, Date Commande et Prix Total

b. Afficher l’option de Synthèse en calculant la somme des prix totaux

groupés par année « 1997 » pour chaque catégorie d’un produit.

 3. Requêtes analyse croisé

1. Dans la fenêtre« Base de données » cliquez sur l’onglet «

Requêtes».

2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »

3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez le

mode: Assistant Requête analyse croisée

4. Dans la boite de dialogue qui

s’affiche choisir requête et spécifier

la table contenant les champs à

Afficher et cliquer sur suivant.

5. Effectuer les étapes proposées par l’assistant en choisissant :

•Le champ en-tête de ligne

•Le champ en-tête de colonne

•Le champ à calculer et la fonction (Min, Max, Somme….)

 Application

Créer la requête analyse croisé « Détail commande analyse croisé » à

partir de la requête Détail commande complets.

• En-tête de ligne : Réf produit

• En-tête de colonne : Nom du produit

• Opération somme du Prix total

 IV. État
Analogues aux formulaires, mais destinés à être imprimés.

1. Créer un état

1. Dans la fenêtre « Base de données » cliquez sur l’onglet « États ».

2. Cliquez sur le bouton « Nouveau »
3. Dans le menu qui s’affiche, choisissez le mode de création: assistant
état
4. Dans la boite de dialogue qui s’affiche choisir la table ou la requête
pur laquelle vous voulez créer l’état et sélectionnez les champs à
afficher.
5. Suivre les étapes proposées par l’assistant en passant d’une boite de
dialogue par suivant ou précèdent.
 Application

Créer l’état de la requête « Détail commande complet » en affichant tous

les champs. Faire le regroupement des données de l’état par « N° de

Commande » et choisir la somme sur « Prix Total ».