I.

Prise en main du logiciel :

Afin de découvrir les différentes fonctionnalités du logiciel, nous allons étudier une base de
données fournie avec Access et intitulée « Comptoir ». Cette base de données est celle d’une
entreprise fictive « Les comptoirs » spécialisée dans la revente de produits alimentaires de
différents pays.

I.1 La base de données du point de vue de l’utilisateur

I.1.1 Ouverture de la base de données « Comptoir » :
1) Téléchargez sur la plateforme pédagogique le fichier « Comptoir.accdb »
2) Lancez Microsoft Access
3) Dans le bandeau de gauche, choisissez « Ouvrir d’autres fichiers »
4) Sélectionnez le fichier « Comptoir.accdb » préalablement téléchargé
5) Si un bandeau « Avertissement de sécurité » apparaît, cliquez sur le bouton « Activer le
contenu »

Après l’écran introductif apparaît un « Menu Général ». Ce menu propose d’afficher différentes
informations contenues dans la base de données : les catégories de produits, les produits, les
fournisseurs et les commandes.

I.1.2 Consultation des données à l’aide de formulaires :

1) Cliquez par exemple sur le bouton « Catégories ».

2) Une fenêtre correspondant à une catégorie s’affiche. Il s’agit d’un formulaire présentant
différentes informations sur cette catégorie.
3) Afin de visualiser une autre catégorie, vous pouvez utiliser le bouton « Enregistrement
suivant » apparaissant dans la barre de navigation située au bas de la fenêtre.
4) Afin de revenir au « Menu général », cliquez simplement sur le bouton de fermeture de
la fenêtre.

Question 1 : Combien y-a-t’il de catégories ? Combien y-a-t’il de produits dans la catégorie

« Boissons » ? Quel est le prix d’une caisse de 12 bouteilles de « Cote de Blaye » ? Indiquer le
fournisseur de ce produit ainsi que son adresse ?

Question 2 : Les formulaires proposés vous paraissent-ils adaptés à ce type de recherche ?

I.1.3 Ajout de données à l’aide de formulaires :

1) Ajoutez une catégorie « Pizzas ». Pour ce faire :

- ouvrez le formulaire « Catégories »
- cliquez sur le bouton « Nouvel Enregistrement » de la barre de navigation
- entrez le nom de la catégorie ainsi que sa description
- fermez le formulaire
 2) Ajoutez le fournisseur suivant :
- Société : Milano Pizza
- Contact : Fabio Pizzaiolo
- Fonction : Représentant
- Adresse : 5 Via Fromaggio, 20123 Milano, Lombardie, Italie
- Téléphone : (39) 0331262
- Fax : (39) 0331263

3) Ajoutez plusieurs pizzas à la liste des produits :

Nom Quantité Prix En stock Commandées Réappro

Marguerita 10 30 0 15 10
Royale 10 40 20 0 10
4 fromages 10 35 15 0 10

Question 3 : Les spécialités du monde viennent de nous commander 2 lots de pizzas 4

fromages, 5 lots de pizzas Marguerita et un lot de Côtes de Blaye. Créez la commande
correspondante sachant que les frais de port s’élèvent à 30 euros et que le transporteur est
« United ». Indiquez le total de la facture.

I.1.4 Extraction de données :

1) Dans le « Menu Général », cliquez sur le bouton « Produits »

2) Dans la nouvelle fenêtre, cliquez sur le bouton « Aperçu de la liste des produits ». Le
document que vous visualisez est appelé « état » du système. Il regroupe un ensemble
d’informations extraites de la base de données et les agence selon une mise en forme
choisie par le concepteur. Ce type de document est destiné à l’impression ou à
l’archivage.
3) Vérifiez que les produits que vous avez ajoutés à la base de données apparaissent bien
dans la liste.

Remarque : vous noterez que seule une partie des informations concernant les produits
sont affichées (le prix n’est par exemple pas indiqué).
I.2 La base de données du point de vue du concepteur

Nous venons d’apprendre à utiliser une base de données existante. Maintenant nous allons voir
quels sont les éléments qui la constituent et essayer de comprendre comment elle a été
construite.

I.2.1 Eléments constitutifs de la base de données

Dans le volet de navigation (sur la gauche de l’écran) est affiché l’ensemble des objets
constituant la base de données : tables, requêtes, formulaires, états, etc.

I.2.2 Les tables

I.2.2.1 Les tables en mode « feuilles de données »

Pour consulter les données contenues dans une table, il suffit de double-cliquer sur son nom.

1) Ouvrez la table « Catégories ».

Remarques :
- Chaque ligne de la table est un enregistrement.
- Chaque enregistrement de cette table correspond à une catégorie de nourriture.
- Chaque enregistrement est constitué de différents champs (colonnes de la table).
- Le premier champ identifie de manière unique l’enregistrement dans la table à
l’aide d’un numéro (appelé clé primaire ou identifiant).
2) Vérifiez que la catégorie « Pizzas » est bien présente et que les données entrées dans le
formulaire « Catégories » correspondent aux champs de la table.
3) Vérifiez également dans les autres tables (« Fournisseurs », « Produits »,
« Commandes » et « Détails commandes ») la présence des nouvelles données saisies à
l’aide des formulaires.
4) Vous pourrez remarquer que un seul formulaire (« Commandes ») a permis de mettre à
jour les champs de plusieurs tables (« Commandes » et « Détails commandes »).

Pour ajouter des données dans une table, il suffit de se placer à la dernière ligne de la table et
de saisir de nouvelles données.
1) Ajoutez la catégorie de produits de votre choix : indiquez son nom et sa description
dans les champs concernés.
2) Vous remarquerez qu’un nouvel identifiant a automatiquement été généré.

I.2.2.2 Les tables en mode « création »

Vous venez de visualiser et d’éditer une table en mode « Feuilles de données ». Il existe un
autre mode intitulé « Mode création » permettant de visualiser et d’éditer uniquement les
champs de la table (pas les données) et de spécifier davantage d’informations sur les champs :
- type des données contenues dans un champ,
- description du champ.
Il existe deux façons d’accéder à ce mode :
1) Cliquer sur le menu déroulant « Affichage » du groupe « Affichages » de l’onglet
« Accueil » et sélectionner dans la liste « Mode création ».
 2) Cliquer avec le bouton droit sur le nom de la table dans le volet d’exploration et
sélectionner « Mode création ».

Question 5 : Dans la table « Catégories », quel est le type de données de la clé primaire d’un
enregistrement ? Justifier ce choix de type de données.
Remarque : un symbole en forme de clé apparait à gauche de la ligne correspondant à la clé
primaire de la table.

Vous allez à présent ajouter un nouveau champ à la table. Pour ce faire :

1) Restez en mode « création » et placez-vous à la dernière ligne de la table.
2) Rentrez le « nom du champ » suivant dans la première colonne : « année ajout »
3) Placez-vous sur la case suivante (colonne « type de données »). Un bouton indiquant un
menu déroulant apparaît. Cliquez sur ce bouton et choisir « Numérique ».
4) Ajoutez la description : « Année d'ajout au catalogue de la catégorie de produits ».
5) Retournez en mode « feuille de données ». Vous remarquerez qu’une nouvelle colonne,
correspondant champ que vous venez de créer, est apparue.

Question 6 : Essayez de compléter ce champ, pour la première catégorie par exemple, en

rentrant l’année sous forme de texte : « mille neuf cent quatre vingt dix ». Que se passe-t-il ?
Complétez ensuite l’ensemble de la colonne en respectant le type de données spécifié en mode
création.

Ouvrez la table « Produits » et passez en « Mode création ». Vous vérifierez que, comme pour
la table catégories, le premier champ de la table est une clé primaire (identifiant unique de
chaque produit de la table). Parmi les champs apparait le « code catégorie » du produit.

Question 7 : Quel est le type de données de ce champ ainsi que la description qui lui est
associée?
Ce champ permet donc de lier chaque produit de la table à une des catégories de la table
« Catégories ». Vous venez de mettre en évidence une relation entre la table « Catégories » et
la table « Produits ».

I.2.3 Les relations entre les tables

I.2.3.1 Les relations un à plusieurs

Afin de visualiser l’ensemble des relations entre les tables, il existe un diagramme de relations.
Ce diagramme peut être affiché en cliquant sur le bouton « Relations » du groupe «
Afficher/Masquer » de l’onglet « Outils de base de données ».

Question 8 : Affichez le diagramme des relations. Retrouvez le lien entre les tables
« Catégories » et « Produits ». Quels sont les symboles apparaissant aux 2 sommets de l’arc ?
Quel est selon vous leur signification ?

Question 9 : Expliquez chacune des relations de la table « Commandes » (arcs et

positionnement des symboles) à l’exception de celle mettant en jeu la table « Détails
commandes ».
I.2.3.2 Les relations plusieurs à plusieurs

Dans le diagramme des relations, une table a une structure différente des autres. Il s’agit de la
table « Détails commandes ». En effet, le premier champ de cette table ne correspond pas à une
clé primaire identifiant de manière unique un enregistrement de la table.
La table « Détails commandes » est utilisée pour gérer la relation plusieurs à plusieurs qui existe
entre la table « Commandes » et la table « Produits ». En effet, à une commande correspond
plusieurs produits et à un produit peut correspondre plusieurs commandes.
La table « Détails commandes » est une table de jonction dont les deux premiers champs sont
la clé primaire de la table « Commandes » et la clé primaire de la table « Produits ». La
combinaison des deux clés permet ainsi d’identifier de manière unique l’ensemble des produits
apparaissant dans une commande, mais aussi l’ensemble des commandes associées à un produit.

Question 10 : Selon vous, serait-il possible de se passer de l’utilisation d’une table de jonction
sur cet exemple ? Discutez les inconvénients que cela présenterait.

Question 11 : Décrivez le cheminement entre la table « Clients » et la table « Fournisseurs ».

Vous préciserez les tables et les champs de ces tables mis en jeu ainsi que les relations et les
types de relations utilisés.

I.2.4 Les formulaires

Nous allons maintenant étudier les formulaires qui ont été créés pour gérer cette base de
données. La liste des formulaires est indiquées dans la catégorie « Formulaires » du volet de
navigation.
1) Ouvrez (par double-click) les formulaires « Catégories », « Fournisseurs », « Produits »
et « Commandes ».
2) Vous remarquerez qu’il s’agit des formulaires qui étaient disponibles depuis le « Menu
général » à l’ouverture de la base de données.
Remarque : le « Menu général » est lui-même un formulaire et vous pouvez donc
également l’ouvrir depuis le volet de navigation.
3) Vous remarquerez également qu’un formulaire n’est pas nécessairement lié à une seule
table. Le formulaire « Catégories » par exemple affiche, en plus des données contenues
dans la table « Catégories », certaines données de la table « Produits ».
4) Vérifiez que la catégorie que vous avez ajoutée dans la partie I.2.2.1 apparaît bien dans
le formulaire « Catégories ».

Nous allons maintenant étudier comment le formulaire « Catégories » est conçu et modifier son
contenu.
1) Ouvrez le formulaire « Catégories ».
2) Basculez en « mode Création ». La structure du formulaire est alors affichée.
3) Lorsque vous cliquez sur un composant du formulaire, ses propriétés sont affichées dans
la feuille de propriétés située à droite de l’écran. Si cette feuille n’est pas affichée, vous
pouvez la faire apparaître en cliquant sur le bouton « Feuille de propriétés » du groupe
« Outils » de l’onglet « Création ».
4) Le type de composant sélectionné est indiqué sur la première ligne de la feuille de
propriétés : « Type de sélection : … ». L’élément en haut à gauche du formulaire
(« Nom de catégorie ») est par exemple du type « Etiquette ».
 5) Les propriétés d’un composant sont détaillées dans les onglets « Format », « Données »,
« Evénements » et « Autres » de la feuille de propriétés.
6) Etudiez le type des différents éléments qui constituent ce formulaire.
Remarque : vous pouvez également sélectionner un élément du formulaire à l’aide du menu
déroulant situé dans la « fenêtre de propriétés » sous la ligne « Type de sélection : … ».

Nous allons maintenant modifier le formulaire afin d’y faire apparaître davantage
d’informations.
1) Faites un click gauche sur le fond du formulaire. La feuille de propriétés indique que le
type de sélection est une section qui s’intitule « détail ».
2) Cliquez sur le bouton « Ajout des champs existants » du groupe « Outils » de l’onglet
« Création ».
3) La liste des champs apparaît sur la droite de l’écran pour :
- les champs disponibles pour cette vue (ici il s’agit des champs de la table
« Catégories »)
- les champs disponibles dans les tables associées
- les champs disponibles dans les autres tables
4) Le champ « Année ajout » que vous avez créé dans la partie I.2.2.2 est indiqué dans les
champs disponibles pour cette vue. Afin de l’ajouter au formulaire, sélectionnez le avec
le bouton gauche de la souris et opérez un cliquer-déplacer vers l’emplacement désiré
sur le formulaire.
5) Deux composants apparaissent : une étiquette et une zone de texte.
6) Vous pouvez placer ces composants dans le formulaire par exemple entre la zone de
texte « Description » et le tableau donnant le détail des produits (vous pouvez si
nécessaire redimensionner ou déplacer ces éléments).
7) Basculez en « mode formulaire » et vérifiez que l’année d’ajout a bien été rajoutée au
formulaire et que sa valeur est mise à jour selon la catégorie sélectionnée.

Question 12 : De même, dans le tableau donnant le détail des produits de la catégorie, ajoutez
la référence du produit en plus de son nom, de sa quantité, de son prix et de sa disponibilité.
Ouvrez le formulaire « Liste de produits ». Que constatez-vous ?

I.2.5 Les requêtes

Les requêtes sont utilisées pour extraire, traiter ou modifier des données de différentes tables.
Les résultats des requêtes d’extraction et de traitement sont affichés sous forme de tables par
Access. Les requêtes peuvent par ailleurs être utilisées comme source de données dans les
formulaires et dans les états.

1) Ouvrez (par double-click) la requête « Produits par catégories ».

2) Une table est affichée. Cette table constitue le résultat de la requête.
3) Quelle est, d’après le résultat obtenu, les fonctionnalités de cette requête ? Remarquez
par exemple l’ordre dans lequel sont affichés les différentes catégories et produits.
4) Basculez en mode « création ».

Le mode « création » d’une requête est constitué deux sous fenêtres :

- la première contient un diagramme faisant apparaître uniquement les tables mises
en jeu dans la requête ainsi que leurs relations
 - la seconde contient un tableau faisant apparaître les champs utilisés dans la requête
ainsi que les traitements qui leurs sont appliqués.

1) Vous remarquerez que des critères de tri sont appliqués aux champs « Nom de
catégorie » et « nom de produit ». Ceci explique les résultats visualisés plus haut en
mode « Feuille de données ».
2) Ajoutez un nouveau champ « Prix unitaire » dans la requête. Deux possibilités :
- se placer dans la case située à la seconde ligne de la première colonne vierge. Dans
le menu déroulant, choisir la table « Produits » (cette table contient le champ que
l’on souhaite ajouter). Dans la case située au dessus, choisir « Prix unitaire ».
- sélectionner le champ « Prix unitaire » de la table « Produits » située dans le
diagramme en haut de la fenêtre. Faire un cliquer-déplacer de cet élément vers la
dernière colonne de la table.
3) Basculez en mode « Feuilles de données » pour visualiser le résultat.
4) Repassez en mode « Création » et placez vous sur la ligne « Critères » de la colonne
« Prix unitaire » que vous venez d’ajouter.
5) Cliquez sur le bouton « Générateur » du groupe « Paramétrage de requête » de l’onglet
« Créer ». Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur le bouton « > » et entrez la valeur 50.
6) Basculez en mode « Feuille de données ». Quel est l’effet du critère que vous venez
d’appliquer ?
7) Fermez la requête « Produits par catégorie ». A la question « Voulez-vous enregistrer
les modifications apportées ? », répondez « Non ».

Question 13 : Créez une nouvelle requête permettant d’afficher tous les produits n’appartenant
pas aux catégories « Boissons » et « Produits laitiers » et dont les stocks sont inférieurs à 10.
Les résultats obtenus devront être classés par catégorie et par produits dans l’ordre alphabétique.
Indiquez-les tels qu’affichés sur votre compte-rendu.
Remarque : pour créer une nouvelle requête :
- cliquez sur le bouton « assistant requête » du groupe « Autre » de l’onglet
« Créer ».
- choisissez « Assistant requête simple »
- sélectionnez ensuite les différents champs des tables (et non des requêtes) qui seront
utilisés pour créer votre requête
- cliquez sur suivant et choisir une requête « détaillée »
- choisissez comme nom de requête « Produits non liquides en faible stock » et cliquez
sur « Terminer ».
- basculez en « mode création » et ajouter les tris et critères nécessaires.
- visualisez le résultat en mode « feuille de données »
- Fermez la requête et répondez « Oui » à la question « Voulez-vous enregistrer les
modifications apportées ? »

I.2.6 Les états

Les états sont utilisés afin de mettre en forme des données issues de tables ou de requêtes. Les
documents obtenus sont destinés à l’impression ou à l’archivage.

1) Ouvrez (par double-click) l’état « Produits par catégorie ».

2) Pour un affichage plus convivial, passez en affichage paysage à l’aide du bouton
« Paysage » du groupe « Mise en page » de l’onglet « Aperçu avant impression ».
 3) Vous remarquerez que cet état contient les mêmes informations que celles disponibles
dans la requête du même nom. Dans la requête, ces informations étaient présentées sous
forme d’une table. Ici, elles ont une mise en forme plus élaborée et adaptée à leur
impression.

Nous allons à présent créer un état permettant d’afficher les données retournées par la requête
« Produits non liquides en faible stock » que vous avez créée.
1) Cliquez sur le bouton « Assistant état » du groupe « Etats » de l’onglet « Créer ».
2) Dans le menu-déroulant « Tables/Requêtes » sélectionnez la requête « Produits non
liquides en faible stock »
3) Sélectionnez tous les champs
4) Cliquez sur « suivant » et choisissez un affichage par catégories.
5) Cliquez à nouveau sur « suivant ». Ne pas ajouter un niveau de regroupement ; cliquez
simplement sur le bouton « suivant ».
6) Triez les noms de produits par ordre croissant.
7) Laissez-vous guider par l’assistant et choisir le titre « Produits non liquides en stock
insuffisant » pour cet état.
8) Cliquez sur « Terminer ».

Le mode « page » vous permet ensuite d’ajouter des éléments à votre état. Par exemple, il est
possible d’ajouter les totaux des unités en stock pour chaque catégorie. Pour cela :
1) Passez en mode « page »
2) Cliquez sur « unités en stock »
3) Cliquez ensuite sur le bouton « Totaux » du groupe « Regroupements et totaux » de
l’onglet « Format » et choisir « Somme ».
4) Visualisez le résultat obtenu en mode « état ».