Access

Partie 2
Initiation aux objets Access
Apprendre à faire une base de données

avec Microsof Access !

Niveau :
Intermédiaire - Avancé

Date de modification :
Mars 2011

Nombre de pages : 8
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Table des matières

1. Une requête : qu’est-ce que c’est? 3
2.Créer une requête 3
3. Modifier des données à partir d’une requête 5
4. Formulaires 5
5. États 7
6. Gestion des objets Access 8

Remerciements : Catherine Caron, Milène Leduc-Robillard

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Tutoriel Access – partie 2 –

Initiation aux objets Access
1. Une requête : qu’est-ce que c’est?

Une requête est une action qui porte sur plusieurs enregistrements.
Les requêtes les plus courantes sont les requêtes sélection, qui sont des questions que
l'on pose à Access sur la base de données.
Exemple : Montre-moi tous les auteurs canadiens ?

Autres exemples :
- Combien me reste-t-il de crayons en stock?
- Qui sont mes 5 plus gros acheteurs cette année?
- Quels employés sont mes meilleurs vendeurs?
- Quels produits ont été les plus vendus en mars?

Note : Il s’agit ici de requête sélection. Il existe d'autres types de requêtes, comme les
requêtes suppression, qui suppriment tous les enregistrements correspondant à certains
critères.

Les requêtes ont essentiellement 3 rôles :

 Poser une question.

 Modifier automatiquement la base de données (supprimer certains
enregistrements par exemple).
 Construire d'autres objets d'Access, comme des formulaires.

Important : Requête ≠ Table. Une requête, bien qu’elle puisse être présentée
visuellement sous forme de tableau, n’est pas une nouvelle table. C’est une nouvelle
vue sur les mêmes informations. Par exemple, une requête sélection comme ‘Auteurs
canadiens’ est une nouvelle vue sur notre information de la table ‘Auteurs’. C’est une
vue restreinte par un critère de nationalité.

2. Créer une requête

Nous allons demander à Access de répondre à la

question : Quels sont les livres écrits par des auteurs
canadiens?
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o Access2003 : Fenêtre Base de données, onglet Requête, Créer une requête en

mode Création
Access2007 : Onglet Créer, Bouton Création de Requête.

o Access demande, dans la boite de dialogue ‘Ajouter une table’, où sont situés les
renseignements utiles pour effectuer la requête. Ici, notre question porte sur
l’information contenue dans 2 tables différentes : dans ‘Livres’ (pour les livres!) et
dans ‘Auteurs’ (pour la nationalité).
o Cliquer sur Auteurs, Ajouter.

o Cliquer sur Livres, Ajouter.

o Fermer.

La requête, actuellement affichée en mode création, se présente sous la forme d'une

fenêtre constituée de 2 parties. La partie supérieure contient les tables utilisées pour la
requête. La partie inférieure sert à préciser le résultat que l'on attend.

La requête doit afficher les champs Titre, Auteur et Nationalité. Un champ s'ajoute très
simplement, par ‘Drag&Drop’ : en l'attrapant à la souris et en le relâchant à sa nouvelle
position, comme dans l'explication qui suit:

o Cliquer sur le champ ‘Titre’ et garder enfoncé le bouton de la souris. Placer le

curseur dans l'une des cases de la ligne champ et relâcher le bouton de la souris. De
la même manière, placer les champs Nom de Famille et Nationalité. Vos champs
sont sélectionnés.

o Il faut maintenant indiquer à Access de restreindre l'affichage aux seuls auteurs

canadien, autrement dit de saisir les critères de sélection.
Saisissez ‘Canada’ sur la ligne Critères, dans la colonne Nationalité.

o Fichier / Enregistrer sous " Liste des livres d'auteurs canadiens " / Enregistrer.

o Cliquer sur le bouton mode feuille de données.

La requête s'exécute et le résultat apparaît sous la forme d'une feuille de données.

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On voit alors les livres des 2 auteurs canadiens, Tremblay et Roy. C’est la réponse à notre
question ‘Quels sont les livres écrits par des auteurs canadiens?’
On note qu’il n’est pas nécessaire d’afficher la colonne nationalité dans ce cas, puisque
tous les champs indiqueront ‘Canada’. Pour retirer l’affichage de la colonne dans le
mode feuille de données, retourner en mode Création et retirer le crochet de la ligne
‘Afficher’ dans la colonne du champ ‘Nationalité’.

3. Modifier des données à partir d’une requête

Si l'on modifie les données dans la requête affichée, on les modifie aussi dans les tables.

o Dans la requête " Liste des livres d'auteurs canadiens ", changer ‘La Lionne
blanche’ pour ‘Lionne Blanche’.
o Fermer la fenêtre.

o Vérifier que le changement de titre effectué dans la requête apparaît aussi dans
la table ‘Livres’.

Note : la requête apparaît dans la fenêtre Base de données. On peut ainsi la garder et
consulter notre liste d’auteurs canadiens tous les jours, sans recommencer notre
processus de requête.

4. Formulaires

C’est quoi?
Un formulaire permet de présenter l'information sous forme de fiche, plutôt que sous
forme de feuille de données, comme dans l’exemple classique de la boîte à soulier avec
les factures dedans. Une facture = Une fiche.
Les formulaires présentent l'information de façon plus agréable et plus conviviale.
Il est très facile de créer un formulaire grâce à l’Assistant. Un formulaire peut être
enregistré; il est donc ‘‘réutilisable’’.
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Création instantanée d'un formulaire

Access 2003 :

o Fenêtre base de données, onglet Table : Sélectionner la table Auteurs

o Bouton formulaire instantané (représenté par un petit tableau sur lequel
est dessiné un éclair)

o Fichier / Enregistrer le formulaire sous... et saisissez " Auteurs "

o Fermer

Access 2007 :

o Sélectionner la table ‘Auteurs’

o Onglet ‘Créer’

o Bouton ‘Formulaire’

-- La flèche suivie d’une * sert à créer un

nouvel enregistrement.
On peut naviguer à travers les fiches avec
les petites flèches. On peut aussi naviguer
dans un formulaire avec TAB et SHIFT.

-- Les formulaires peuvent être basés sur

une table ou sur une requête.
Une modification ou un ajout dans un
formulaire s’inscrit aussi dans la table
correspondante.

Sélectionner l’ordre de défilement dans un formulaire

Comment voir l’item le plus cher en premier dans un formulaire? Les données en ordre
alphabétiques de clients dans un formulaire?

o Sélectionner un champ (votre critère de tri), par exemple ‘Nom’

o Cliquer sur le bouton ‘Trier’ (A—Z)

Note : l’ordre change dans le formulaire sans changer dans la table correspondante.
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5. États

C’est quoi? Un état sert à présenter/imprimer le contenu d'une table ou d'une requête.
Les états sont des outils d'analyse.

Création instantanée d'un état

Access 2003 :

o Fenêtre base de données, onglet Table : cliquer

sur la table Livres.
o Cliquer sur l'outil ‘État instantané’ (représenté
par un petit tableau sur lequel est dessiné un éclair)

o Fichier / Enregistrer sous, écrire " Livres "

o Fermer.

Access 2007 :

o Onglet Créer
o ‘État instantané’

Avec l’assistant état, on peut décider de présenter les mêmes informations autrement,
par exemple comme ceci :
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C’est une question d’esthétique et de facilitation de lecture.

6. Gestion des objets Access

Bref, tables, requêtes, formulaires et états sont les objets qui composent une
base de données Access. Ils peuvent copiés, effacés, renommés.

Ouverture des objets : fenêtre Base de données, sélectionnez l'objet, cliquer Ouvrir.

Imprimer des objets : fenêtre Base de données, Fichier / Imprimer la définition.

Copier une table : fenêtre Base de données, onglet Table, table Auteurs.
Edition / Copier, puis Edition / Coller et saisir " double " comme nom
de table et valider.