MODULE : ACCESS

1. Introduction
Access : logiciel de gestion de bases de données (Microsoft)
Base de données : sert souvent à stocker des informations volumineuses, complexe avec des
modifications fréquentes.
- Collections de livres, de films,
- Liste de contacts (amis, collègues, etc.),
- Liste des clients d’une entreprise, catalogue de produits, commandes, factures,
- Liste de notes de frais ou autres détails d’ordre financier.
Contenu des BDD : nombres, textes, images, etc.

1.1. Que peut-on faire avec Access

- avec Access est apprécié on permet de créer et de personnaliser rapidement une BDD.
- On peut aussi créer facilement une interface utilisateur pour la BDD,
Ce sont les deux points forts d’Access.

1.2. Les objets de la base de données :

Une base de données est susceptible de contenir les objets suivants : des tables, des requêtes,
Des formulaires, des états, des macros et des modules.
Le volet de navigation, à gauche de la fenêtre de l’application Access, liste les objets de la base de
données par groupes, ici Tables, Requêtes, Formulaires, États. Pour ouvrir ou fermer un groupe,
cliquez sur l’icône double-flèche à droite de la barre de groupe. Pour visualiser un objet, double
cliquez sur le nom de l’objet.

Traditionnellement le terme base de données désigne simplement une ou plusieurs tables,

éventuellement reliées entre elles. Access étend donc la signification de cette expression.

TABLES
Une table contient des données de même nature. Les tables organisent les données en colonnes (ou
champs) et en lignes (ou enregistrements). Par exemple, dans une table de clients, le nom est un
champ, le numéro de téléphone en est un autre.
L’enregistrement est un ensemble de valeurs de champ concernant une entité : une personne, un
article, un événement… Par exemple, dans une table de clients, le code, le nom, le prénom,
l’adresse, le code postal et la ville d’un client constituent un enregistrement.

1
MODULE : ACCESS

REQUÊTES
Une requête est la formulation de critères de sélection d’enregistrements d’une ou de plusieurs
tables.
On peut par exemple extraire les clients par villes. Une requête porte automatiquement sur les
données actuelles d’une ou plusieurs tables concernées.
Access extrait de ces tables les enregistrements qui répondent aux critères et les affiche. Dans
l’exemple ci-dessous, les clients parisiens sont filtrés par une requête Ville=PARIS.

FORMULAIRES
Un formulaire sert à saisir, à consulter et à modifier le contenu d’une table ou de plusieurs table liées,
enregistrement par enregistrement. Le formulaire permet d’afficher les données des enregistrements,
les champs étant disposés à l’écran selon vos souhaits, de vérifier les valeurs saisies, de créer des
champs calculés, de réclamer des totaux, d’incorporer des graphiques, de mettre en valeur les
données avec des polices spéciales, des couleurs, etc.
Dans l’exemple ci-dessous, un formulaire permet de consulter et de mettre à jour une fiche
Produit.

ÉTATS
On utilise un état pour imprimer une série d’enregistrements dans un format et une mise en page
personnalisée. Dans un état, on peut regrouper des enregistrements sur divers critères

MACROS
Une macro est une séquence d’actions qui peut être exécutée automatiquement, ou lancée par
l’utilisateur. Une macro peut être affectée à un objet (formulaire, bouton, …) ainsi qu’à une
combinaison de touches ou une commande.
MODULES
2
MODULE : ACCESS

Les modules contiennent des procédures et des fonctions écrites en code VBA (Visual Basic pour
Application). Ils permettent de réaliser des applications puissantes.

1.3. Les deux phases de la vie d’une BDD

Phase de conception : création des tables, mise en œuvre des requêtes, conception des formulaires et
des états.
Phase de gestion (exploitation) : remplir les tables, mettre à jour des informations, effectuer des
recherches (en utilisant les outils conçus dans la première phase).
La phase la plus importante est la première. D’elle dépend la facilité de la manipulation de la BDD.

1.4 démarrer access :

AVEC LE MENU DÉMARRER

 Cliquez sur le bouton
Démarrer  à gauche de la barre des tâches Windows, puis cliquez
sur Tous les programmes, sur Microsoft Office , puis sur Microsoft Access . Ou,
 Avec Windows 7, vous pouvez cliquer directement sur Microsoft Access dans le menu Démarrer
de Windows, si le programme a été épinglé au menu Démarrer.

AVEC UN RACCOURCI POSÉ SUR LE BUREAU WINDOWS

Si vous avez créé un raccourci sur le Bureau, double-cliquez simplement sur le raccourci

vers le programme Microsoft Access. l’écran d’accueil d’Access 2007 s’affiche.

Une base de données Access est enregistrée dans un fichier d'extension .mdb (en mode
compatibilité avec les versions Access 2003 et antérieures) ou .accdb (Access 2010 et 2007).
Access 2007 :

Access 2010 :

Si tout va bien vous devez retrouver une fenêtre un peu comme celle-ci :

3
MODULE : ACCESS

Vous allez créer une nouvelle base de données :

Cliquez sur base de données vide
Cliquez Nom de fichier et tapez : basebdd.
Cliquez sur Créer.

1 .5 LA NOUVELLE INTERFACE D’ACCESS

La nouvelle interface de la version 2010 d’Office Microsoft Access apparaît d’emblée lorsque vous
avez démarré Access et ouvert une base de données.

 Le Ruban : les commandes sont organisées par onglet sur le Ruban. Les principaux onglets sont
Accueil, Créer, Données externes et Outils de base de données. Chaque onglet contient des
groupes de commandes connexes. Par exemple, sous l’onglet Accueil se trouvent les groupes
Affichages, Presse-papiers, Trier et filtrer, Enregistrements, Rechercher, Fenêtre et Mise
en forme du texte.
 Le volet de navigation : situé à gauche de la fenêtre Access, il permet de lister et d’ouvrir les
objets de la base de données (table, formulaire, requête, état…), il peut être ouvert en cliquant
sur le bouton (ou F11) ou fermé en cliquant sur le bouton (ou F11).

4
MODULE : ACCESS

 Les documents à onglet : Les tables, requêtes, formulaires, états, pages et macros que vous
décidez d’afficher peuvent apparaître sous la forme de documents à onglets.
 La barre d'état : située en bas de la fenêtre Access, elle comporte des informations d'état
ainsi que les boutons de changement de mode d'affichage.
 La barre d'outils Accès rapide : à gauche de la barre de titre de la fenêtre, elle permet
d'accéder en un seul clic aux commandes fréquemment utilisées, Enregistrer et Annuler…
 LE RUBAN ET SES ONGLETS
Le Ruban présente cinq onglets.
 Fichier : pour enregistrer, ouvrir, imprimer… modifier les métadonnées et les options Access.
 Accueil : manipuler les enregistrements, mettre en forme les caractères…
 Créer : créer des objets, tables, requête, formulaires…
 Données externes : importer ou exporter des données…
 Outils de base de données : créer des relations, des macros, déplacer les données…

 LES ONGLET CONTEXTUELS

Des onglets supplémentaires s'affichent, lorsque c'est nécessaire, selon le contexte. Par exemple,
lorsque vous travaillez sur un formulaire, trois onglets contextuels Création, Organiser, Format
s’ajoutent sous un même intitulé Outils de présentation de formulaire.

Schéma explicatif en version 2007

5
MODULE : ACCESS

1.6 Donner des ordres

L’ordre donné à Access s’applique à l’objet actif (sélectionné) : la table, la requête, le champ, etc.
On peut donner des ordres :

- en cliquant le bouton Office qui donne accès au menu Office,

- en ouvrant le menu contextuel : c’est le plus efficace car il ne propose que les commandes
applicables à l’objet sélectionné,
- en utilisant le Ruban ou la barre d’outils Accès rapide.

1.7 Le menu Office

6
MODULE : ACCESS

7
MODULE : ACCESS

1.8 Gérer les objets

La gestion d’un objet (table, requête, formulaire, …) est identique à la gestion des objets sous
Windows.
Chaque objet sera ouvert depuis le volet de navigation.
Il pourra ensuite être enregistré (automatiquement), imprimé par le menu Office , fermé (en cliquant
son bouton ).
On peut donc bien entendu le réduire en icône sur le plan de travail ou l’agrandir en plein écran.
Pour le supprimer, il faudra d’abord le fermer, le cliquer bouton droit dans le volet de navigation,
cliquer Supprimer puis le bouton Oui.

1.9 Quitter le logiciel

On quitte le logiciel par le menu Office . Le travail en cours s’enregistre automatiquement au

fur et à mesure.

2. Créer une table

Une base de données Access contient toujours au moins une table qui contient des enregistrements
(ou lignes) qui contiennent des champs (ou colonnes) dans lesquels sont stockées les données.
Il existe plusieurs types de champs permettant d’enregistrer des données de types différents. Ainsi, un
champ utilisé pour enregistrer le prénom d’une personne n’est pas de même type que celui dans
lequel un prix est stocké, et une date fait appel à un troisième type de champ.
Les caractéristiques de la table ne se limitent pas aux types affectés aux champs. Il est en effet
possible d’aller beaucoup plus loin en appliquant des règles de validation qui empêchent la saisie de
données aberrantes (une date de naissance postérieure à la date du jour, par exemple).
Il existe plusieurs méthodes pour créer une structure de table.

 En Mode Création
 En Mode Feuille de données

2.1 Créer une table en mode Création

Comme sont nom l’indique, le mode Création permet de "créer", c’est-à-dire de définir un objet. La
création de la structure d’une table est une étape obligatoire avant la saisie des données.

Après la création de la base de données on suit ces étapes pour créer une table

 Cliquez sur l’onglet Créer puis sur le bouton Création de table du groupe Tables, présenté

8
MODULE : ACCESS

dans le Ruban.

L’onglet Table1 apparaît en mode Création.

Vous allez utiliser autant de lignes que vous devez créer de champs.
La définition d’un champ est effectuée par :

 La saisie de son nom dans la première colonne ;

 La définition de son type de données dans la deuxième colonne ;

 la saisie d’une description, facultative

 Saisissez le nom du premier champ dans la première cellule de la colonne Nom du champ, par
exemple nodisque.

Chaque nom doit être unique dans une table (deux champs ne peuvent porter le même nom).

Dans cet exemple, vous devez disposer d’un identifiant unique pour chaque disque. Afin d’éviter les
risques de saisies de doublons, vous utiliserez un type de données géré automatiquement par Access
et dédié à cet emploi : le type NuméroAuto.
Par défaut, le type de données proposé est Texte.
 Choisissez le type de données du champ dans la deuxième colonne en déroulant la liste
Type de données et en sélectionnant NuméroAuto.

9
MODULE : ACCESS

o Les types de données d’un champ

Type de données Définition

Ce type de champ est utilisé pour stocker des

Texte chaînes de caractères
ou des combinaisons de caractères et de
chiffres. Il s’agit du type de
champ le plus couramment employé, pour
enregistrer des informations
telles que des noms ou des prénoms de
personnes. Les champs de
type Texte ne permettent pas les calculs (si
un montant hors taxe y est
saisi, il ne sera pas possible d’utiliser sa
valeur pour déterminer le
montant toutes taxes comprises par exemple).
Ce type de champ autorise
jusqu’à 255 caractères (cette valeur
maximale peut être réduite).
Mémo Ce type de champ, qui autorise la saisie d’un
nombre de caractères
allant jusqu’à 65 535, est idéal pour
l’enregistrement de grandes chaînes
de caractères. Les champs Mémo se
présentent comme de petites
zones de texte dans lesquelles les retours à la
ligne sont possibles.
Ils sont parfaitement adaptés à
l’enregistrement de commentaires libres.
Numérique Ce type de champ est utilisé pour
l’enregistrement des données numériques,
sur lesquelles des calculs peuvent être
effectués

Date/Heure Ce type de champ est adapté à la saisie des

dates et des heures.

Monétaire Ce type de champ doit être employé pour

stocker des valeurs monétaires. Il empêche
l’arrondissement au chiffre supérieur qui
peut avoir lieu lorsque des calculs sont

10
MODULE : ACCESS

effectués.
NuméroAuto Ce type de champ génère un numéro unique,
incrémenté automatique-
ment. Les champs de type NuméroAuto sont
très souvent employés
pour constituer des champs renfermant des
clés primaires dans les
tables.
Oui/Non Ce type de champ est utilisé pour stocker des
valeurs booléennes
comme oui/non ou encore vrai/faux.
Objet OLE Ce type de champ est utilisé pour stocker des
objets OLE tels que des
documents Word ou des feuilles de calcul
Excel, des images, ou encore
des sons.
Lien hypertexte Ce type de champ est utilisé pour stocker des
liens hypertextes pointant
vers d’autres applications ou des pages
Internet.
Pièce jointe Ce type de champ permet de stocker des
fichiers tels que des photos,
des fichiers Office, ainsi que tous les fichiers
pouvant être enregistrés
au format binaire.
Calculé Ce nouveau type de champ permet d’afficher
une valeur calculée à
partir d’autres données de la même table.
Assistant Liste de Il ne s’agit pas à proprement parler d’un type
choix de champ. Cette option,
proposée sur la liste Type de données, lance
un Assistant permettant
la création facile d’une fonctionnalité qui
propose une liste de valeurs
ou qui récupère une valeur dans une autre
table.

 Les propriétés du champ

Au bas de l'écran, il y a les caractéristiques ou les propriétés du champ. Chacun est pratique selon les
circonstances. La partie qui suit explique chacune de ces propriétés et quand ceux-ci sont pratiques.
Vous pouvez aussi aller chercher plus d'information sur l'une des propriétés ci-dessous en plaçant le
pointeur sur celle-ci et en appuyant sur la touche F1.

Taille: Détermine le nombre de caractère qui peut être contenu dans un champ. Cette
propriété est seulement valide pour les champs de type Texte. Les autres types de
champs ont déjà une taille prédéterminée.
Format: Détermine la façon que l'information sera affichée dans le champ.
Masque de Détermine la façon que l'information sera entrée dans le champ.

11
 MODULE : ACCESS

saisie:
Légende: Texte qui sera affiché dans la feuille de données, les formulaires et les états à la place
du nom du champ.
Valeur par Détermine une valeur initiale lors de l'ajout de nouveaux enregistrements.
défaut:
Valide si: Place des bornes ou des limites sur le genre d'information qui peut être entré dans un
champ. Par exemple, peu de personnes seraient prêtes à travailler pour un salaire
négatif.
Message si Affiche ce message si le contenu du champ ne respecte pas les restrictions de la
erreur: propriété valide si.
Null Interdit: Si actif, ne permet pas d'avoir un contenu vide dans le champ.
Chaîne vide Permet d'insérer des espaces " " dans un champ.
autorisée:
Indexé: Cette propriété est pour afficher les informations en ordre croissant lors de
l'affichage. Elle est aussi nécessaire lors de la création de relations avec d'autres
tables.

Exemple : le champ Référence : voici les propriétés les plus importantes (qui sont fonction du type
de données)
Taille = 4 la valeur à saisir dans la table ne peut pas dépasser 4 caractères
Format : > le texte s’affichera en majuscules
Légende Libellé du champ si on crée un formulaire (pas obligatoire, par défaut = nom du champ)
Valeur par défaut valeur affectée automatiquement lorsqu’on saisit un enregistrement (modifiable)
Valide si utile pour gérer les erreurs de saisie (exemple date commande > date du jour)
Message si erreur message affiché dans une boite de dialogue si la valeur n’est pas valide
Null interdit Si OUI, il faudra obligatoirement saisir une valeur pour ce champ (OUI pour une clé
par exemple)
Chaîne vide autorisée NON (pas de chaîne vide pour le type Texte)
Indexé Oui, Sans doublons (index= accélérer la recherche de données, doublons si la valeur peut se
répéter)

 le contenu de la zone de description apparaît dans la barre d’état, lors de la saisie des
informations dans le champ.
12
MODULE : ACCESS

Saisissez la description du champ dans la troisième colonne, par exemple Numéro du disque.

 Fermer et enregistrer une table

La structure de la table a maintenant été définie en mode Création.
Pour que votre travail soit mémorisé par Access, vous allez fermer et enregistrer la table.
1. Pour fermer l’onglet Table1, cliquez sur le bouton Fermer
Microsoft Office Access s’affiche, vous invitant à enregistrer le fichier de la base de données.
2. Cliquez sur le bouton Oui de la boîte de dialogue.
3. Dans la boîte de dialogue Enregistrer sous, dans la zone Nom de la Table , remplacez
Table1 par votre propre nom, puis cliquez sur le bouton OK.
Exemple :
Voici la structure de la table à créer (il s’agit de la table des auteurs)

2.2 Création d’une table en mode feuille de données

Cette méthode permettant de créer une table est le mode Feuille de données. Il n’est ici pas nécessaire
d’exécuter l’étape de création de la structure de la table. Étonnant, puisque l’on sait qu’il n’est pas
possible de saisir des données dans une table dont la structure n’a
pas été définie. En réalité, Access attribue des noms de champs par défaut aux colonnes de la table (
Champ1, Champ2, etc.). Les types de champs sont également décidés par Access en fonction des
premières valeurs saisies (la saisie de la chaîne de caractères Durand, par
exemple, déclenche automatiquement l’emploi du type Texte, alors que la valeur
832 entraîne, elle, la création d’un champ de type Numérique). Ce mode offre l’avantage de
permettre la saisie immédiate d’informations dans une table qui n’a pas encore été créée
Les étapes de créer une table en mode feuille de données :
- Assurez-vous que la base est ouverte.

- Cliquez sur l’onglet Créer puis sur Table du groupe Tables, présenté dans le Ruban.
La table Table1 est affichée en mode Feuille de données, initialement composée des colonnes
N° et Ajouter un nouveau champ.

Saisissez dans la première cellule de la colonne Ajouter un nouveau champ la donnée BGB. Utilisez
les touches ou pour passer à la colonne suivante. La colonne prend le nom Champ1 après
validation de la saisie de la première donnée dans la colonne.

13
MODULE : ACCESS

Les noms des en-têtes de colonnes ( Champ1, Champ2, Champ3, Champ4) ne sont pas significatifs.
Il est préférable de les renommer.
- Cliquez du bouton droit sur le nom de la colonne, Champ1. Choi- sissez Renommer le champ
dans le menu contextuel qui apparaît
- Saisissez nom au lieu de Champ1. Renommez de la même manière les trois autres colonnes

- Remplir tous les champs de la table et n’oublie pas de renommer les colonnes
- Pour étudier la structure de la table, il est nécessaire de passer en mode Création.
- Dans le Ruban, cliquez sur l’onglet Accueil, sur Affichage et sur Mode Création.

- Access vous propose d’enregistrer la table au moyen de la boîte de dialogue Enregistrer sous.
- Saisissez le nom Maisons d’édition de disques dans la zone Nom de la table de la boîte de
dialogue.

Access affiche maintenant la structure de la table. Les noms des colonnes précédemment renommées
apparaissent désormais comme des noms de champs. Les types de données des champs ont été
déterminés automatiquement par Access selon les données saisies.
- Vérifiez la structure de la table générée automatiquement par Access et corrigez éventuellement
le type des champs
Exemple :

14
MODULE : ACCESS

2.3 La clé primaire

C’est un champ ou un ensemble de champs permettant de désigner de manière unique un
enregistrement. Le ou les champs faisant partie de la clé primaire ont une clé dans le rectangle à
gauche du champ.
Par principe, deux enregistrements n’ayant pas la même clé sont différents (éviter les doublons).
Une clé ne peut pas se répéter et sert surtout à lier les tables entre elles (relations).

Exemples : Catalogue.[Référence], Clients.[Numéro Client], Commandes.[Numéro Commande]

2.4 Clé secondaire

Une clé secondaire est un champ qui est relié à la clé primaire d'une autre table. Par exemple, le
champ de la table Facture peut être relié à la clé No. de client de la table Clients.

Exercice :

15
MODULE : ACCESS

Exercice :

Soit les tables suivantes:

Client (client no, client_nom, adresse, nbr_de phone, remarque)
Voiture (voiture_no, marque, model)
Louage (louage no, client_no, louage_date, retour_date)
Louagedétail (louage_no, voiture_no, unités_prix)

16
MODULE : ACCESS

3) saisir et éditer des enregistrements

Le mode Feuille de données est conçu pour saisir directement des enregistrements dans les tables, ou
pour consulter et modifier les données existantes, sans passer par un formulaire.
 Ajouter des enregistrements dans une table

Cliquez sur l’icône Nouvel enregistrement  situé sur la barre d’état, ou appuyez sur

 Naviguer dans les enregistrements

 Modifier les données d’un enregistrement

Cliquez dans le champ à modifier, sélectionnez la donnée entière ou la portion de données à

modifier et saisissez la modification.

17
MODULE : ACCESS

 copier/déplacer/supprimer des données

 Mettre en forme la feuille de données

Options par défaut pour toutes les feuilles de données

Les changements apportés aux options par défaut affectent l’ensemble des feuilles de données

associées aux tables de la base de données ouverte.

 Cliquez sur l’onglet Fichier, puis sur Options et sélectionnez la rubrique Feuille de données.

Modifier la largeur de colonne

Modifier la hauteur des lignes

Déplacer une colonne

masquer/afficher une colonne

 Sélectionnez les colonnes à masquer, cliquez droit dessus, puis sur Masquer les colonnes.
 Pour les réafficher, cliquez droit sur un en-tête de colonne quelconque, puis sur Afficher les
colonnes… Dans le dialogue, cochez les noms de colonnes à afficher, validez par [Fermer].

18
MODULE : ACCESS

 Rechercher une donnée dans une table

 Placez le curseur dans le premier enregistrement, dans le champ dans lequel vous voulez
chercher, puis sous l’onglet Accueil>groupe Rechercher, cliquez sur Rechercher ( +F).

4) Trier les données

Trier une liste de produits par catégorie, par prix ou les deux, etc.

Le groupe Trier et filtrer de l’onglet Accueil

- Positionner le curseur souris dans une case ;

- Cliquer sur pour un tri croissant ou bien cliquer sur pour un tri décroissant.

- Lorsque les données sont triées, le bouton est actif et sert à annuler tous les tris.
Tri selon plusieurs colonnes (exemple Catalogue selon la catégorie puis Prix Unitaire
croissants)
- Trier d’abord selon le deuxième critère (Prix Unitaire)
- Puis trier selon la catégorie.

5. Filtrer les données

Très utile lorsqu’on veut retrouver certains enregistrements dans une table contenant des centaines ou
des milliers
d’enregistrements.
Il en existe 3 catégories : rapides, par sélection, par condition

Filtres rapides :

- Permet de sélectionner les valeurs à afficher et celles à cacher en affichant toute la liste des valeurs
d’une colonne.
- Cliquer sur la flèche à droite du nom de la colonne ;
- Décocher les valeurs à cacher ;

19
MODULE : ACCESS

Filtre rapide

On peut refaire la même chose pour

les données restantes.

- OK

Filtre par sélection

Filtrer selon la valeur d’un champ, les options offertes dépendent du type du champ.
- Cliquer dans une case (exemple Catalogue.catégorie) ;
- Cliquer sur l’option Egal à « divers » pour n’afficher que les produits de la catégorie divers.

- Le bouton permet de supprimer le filtre.

Filtre par condition
Servent à définir des filtres plus élaborés. On choisit nous-mêmes les valeurs utilisées dans le filtre.
Exemple : Afficher les produits dont le Prix Unitaire est >= 10 Euros :

Pour les données de type Texte, les options affichées sont différentes.

20
MODULE : ACCESS

5) imprimer la feuille de données

 aperçu avant impression

cliquez sur l’onglet Fichier puis sur Imprimer et ensuite sur l’icône Aperçu avant impression.
La feuille de données s’affiche telle qu’elle serait imprimée, un onglet contextuel prend place sur le
Ruban.

 Groupe Imprimer.
- Imprimer : ouvre le dialogue Imprimer (cf. page suivante) qui permet de choisir le pilote
d’imprimante, de régler les paramètres d’impression avant de lancer l’impression.
 Groupe Taille de la page :
- Taille : indiquer le format du papier dans l’imprimante A4, A5…
- Marges : choisir entre différentes marges prédéfinies : Normales, Larges, Étroites.
 Groupe Mise en page :
- Portrait ou Paysage : choisir l’orientation Portrait ou Paysage.
- Mise en page : affiche le dialogue
Mise en page complet qui comporte deux onglets.

 Groupe Zoom.
- Zoom : permet d’ajuster le zoom à la fenêtre ou de fixer un pourcentage de zoom.
- Une page ou Deux pages : permet de choisir un aperçu sur une ou deux pages à la fois.
- Plus de deux pages : permet de choisir un aperçu sur quatre, huit ou douze pages à la fois.
 Groupe Fermer l’aperçu.
- Fermer l’aperçu avant impression : repasse à l’affichage d’avant l’aperçu avant impression.
 Imprimer la feuille de données

Imprimez votre travail par le menu Fichier puis Imprimer, imprimer.

6) Comprendre l’utilité des relations et de l’intégrité référentielle

21
MODULE : ACCESS

Jusqu’à maintenant on avait considéré les tables séparément les unes des autres. Mais en réalité, les
tables sont liées entre elles par une information commune

Une table devra donc toujours disposer d’un champ particulier, renfermant une clé primaire et
contenant des valeurs par définition uniques

 On distingue plusieurs types de relations :

o Les relations un à plusieurs, dans lesquelles un enregistrement de la table principale (ou table
mère) peut être mis en relation avec un ou plusieurs enregistrements de la table liée (ou table fille)
;
o Les relations plusieurs à plusieurs dans lesquelles plusieurs enregistrements de la table mère
peuvent être mis en relation avec plusieurs enregistrements de la table fille (par l’intermédiaire
d’une troisième table, dite table de jonction) ;
o les relations un à un, plus rares, et dans lesquelles un enregistrement de la table mère peut être
mis en relation avec un enregistrement de la table fille.

A.1 ) Définir les relations entre les tables

Les relations permettent d’établir la corrélation entre les tables. Chacune s’appuie sur un champ et est
symbolisée par Access sous la forme d’une ligne aux extrémités desquelles apparaît un caractère,
parmi deux, indiquant la nature du côté de la relation. Le caractère 1 et le caractère infini
traduisent respectivement le côté "un" et le côté "plusieurs" de la relation lorsque l’intégrité
référentielle est appliquée.

A.2 ) Créer les relations entre les tables

L’onglet Outils de base de données gère les relations

- Fermer toutes les tables ouvertes ;

- Cliquer sur le bouton Relation dans le menu précédent ;
- Les tables apparaissent alors dans une fenêtre mais ne sont pas liées;
- Remarque la liste des champs et quelles sont les clés ;
- Cliquer avec le bouton gauche sur le champ Numéro Client de la table Clients.
- Sans relâcher, glisser sur le champ Numéro client de la table Commandes ;
- Une fenêtre s’affiche, cocher les 3 options (les expliquer) ;

22
MODULE : ACCESS

- Cliquer sur le bouton Créer ;

- On vient de créer une relation parent-enfant (chaque client peut avoir plusieurs commandes).

A.3 ) Modifier/supprimer une relation

- Cliquer avec le bouton droit sur le trait de la relation ;
- Choisir l’option Modifier ou supprimer.

A.4) l’intégrité référentielle

Imaginez, dans un système de facturation, que l’utilisateur de la base de données puisse supprimer un
enregistrement de la table des clients alors que le numéro du client concerné est utilisé dans la table
des factures. Les conséquences d’une telle action pourraient être dramatiques pour le service
comptable qui ne saurait plus à qui imputer le document. Le rôle de l’intégrité référentielle est
d’empêcher qu’une telle situation puisse se produire, en appliquant des
règles au niveau des relations.
Cette fonctionnalité protège les données des incohérences qui pourraient naître entre les tables.

 Appliquer l’intégrité référentielle

Vérifiez que toutes les tables sont fermées.

Affichez l’onglet Relations en cliquant sur l’onglet Outils de base de données puis sur le bouton
Relations du groupe Relations.
Double-cliquez sur la ligne symbolisant la relation

Cochez la case Appliquer l’intégrité référentielle. Cliquez sur OK pour fermer la boîte de dialogue.

 Appliquer l’intégrité référentielle en cascade

- Les mêmes étapes précédentes mais coche les deux autres cases après ok

23
MODULE : ACCESS

1 Affichez l’onglet Relations en cliquant sur l’onglet Outils de base de données puis sur le bouton
Relations du groupe Relations.
2 Cliquez sur le bouton Rapport de relations du groupe Outils de l’onglet Créer.

3 Modifiez éventuellement la mise en page en cliquant sur les bou-

tons du groupe Mise en page de l’onglet Aperçu avant impression.
4 Pour imprimer l’état, cliquez sur le bouton Imprimer de l’onglet Aperçu avant impression ou sur
le bouton Office puis sur Imprimer.
5 Enregistrez l’état en cliquant sur l’onglet Fichier puis sur Enregistrer l’objet sous.
6 Fermez la fenêtre de l’état en utilisant le bouton Fermer l’aperçu avant impression de l’onglet
Aperçu avant impression.
Exercice :

24
MODULE : ACCESS

Les formulaires
La fonction principale des formulaires reste de faciliter la saisie des données et de se substituer au
mode Feuille de données qui n’est plus utilisé que par le développeur de l’application pour tester la
cohérence des données de la base. Un autre emploi des formulaires consiste à en faire des "tableaux
de bord", formés principalement de boutons permettant de lancer d’autres formulaires, des états,
d’autres logiciels ou encore de quitter l’application.
1) Créer des formulaires simples
Principalement, un formulaire va donc vous servir à afficher le contenu des tables. Il existe trois
façons de créer un formulaire :
- utiliser un Assistant ;
- avoir recours à la fonction de création de formulaire rapide ;
- réaliser le formulaire manuellement.
1.1) Utiliser l’Assistant
- Cliquez sur une table ou une requête dans le volet de navigation.
- Cliquez sur l’onglet Créer puis sur le bouton Assistant Formulaire du groupe Formulaires.
- À la première étape de l’Assistant, cliquez sur le bouton pour déplacer tous les champs de la
colonne Champs disponibles dans la colonne Champs sélectionnés. Cliquez sur le bouton
Suivant.

Ce bouton permet d’ajouter le champ sélectionné

Ce bouton supprime le champ sélectionné sur la liste Champs sélectionnés

Ce bouton supprime tous les champs de la liste Champs sélectionnés

La deuxième étape permet de spécifier la présentation des champs dans le formulaire parmi plusieurs
propositions :
L’option Colonne simple permet de disposer les zones de texte les unes en dessous des autres avec
une étiquette sur leur gauche.
L’option Tabulaire permet de disposer les zones de texte sous la forme d’un tableau.
L’option Feuille de donnée permet d’afficher les enregistrements en mode Feuille de données.
L’option Justifié permet de disposer les zones de texte les unes à côté des autres.
4) Choisissez, par exemple, l’option Colonne simple, puis cliquez sur le bouton Suivant

25
MODULE : ACCESS

La dernière étape de l’Assistant vous permet de définir l’action à effectuer à la fin de son exécution :
L’option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des infos permet d’afficher le formulaire en
mode Formulaire afin d’y saisir des données.
L’option Modifier la structure du formulaire permet d’afficher la structure du formulaire en mode
Création.
5) Choisissez l’option Ouvrir le formulaire pour afficher ou entrer des infos. Dans la zone Quel
titre souhaitez-vous pour votre formulaire ?,
modifiez éventuellement le nom de la table utilisée par le formulaire qu’Access propose par défaut.
Conservez la première option cochée, puis cliquez sur le bouton Terminer.
6) Fermez le formulaire.
1.2) Créer un formulaire sans l’Assistant
1.2.1) Créer un formulaire rapidement Cette méthode est la plus rapide pour créer un formulaire :
1 Cliquez sur une table ou une requête dans le volet de navigation.
2 Cliquez sur l’onglet Créer puis choisissez l’une des options de création suivantes, proposées par
les boutons du groupe Formulaires

 Le bouton Formulaire affiche des zones de texte correspondant aux champs de la table
ou de la requête choisie précédemment
 Le bouton Plus de formulaires puis Plusieurs éléments affiche un tableau composé de zones de
texte dans lequel les enregistrements sont présentés en lignes.
 Le bouton Plus de formulaires puis Formulaire double affichage. Cette nouvelle fonctionnalité
d’Access permet de visualiser simultanément les données dans un formulaire identique à celui
généré lorsque le bouton Formulaire est utilisé ainsi que dans une feuille
1.2.2) Créer un formulaire en mode Création
Ne vous laissez pas abuser par l’apparente simplicité avec laquelle le premier formulaire a été créé.
Un formulaire doit, dans la plupart des cas, être réalisé manuellement, c’est-à-dire à partir d’un
formulaire
vierge, et des objets appelés "contrôles" doivent y être ajoutés.
 CONTRÔLE DÉPENDANT, INDÉPENDANT ET CALCULÉ
Les contrôles sont des objets du formulaire qui affichent des données, des étiquettes ou des images,
ou qui exécutent des actions. Les contrôles d’un formulaire peuvent être dépendants, indépendants ou
calculés :
 Un contrôle dont la source de données est un champ de table ou requête est dit « dépendant ».
 Un contrôle qui n'a pas de source de données est dit « contrôle indépendant ».
 Un contrôle dont la source de données est une expression est dit « contrôle calculé ».

1.3) ouvrir un formulaire en mode formulaire, mode création ou mode page

Le Mode Formulaire sert à afficher et modifier les données des tables source.
Le Mode Page sert à modifier les contrôles dépendants (les champs) tout en conservant l’affichage
des données des
tables source.
Le Mode Création permet toutes les modifications du formulaire, notamment d’ajouter tous les types
de contrôles, mais il ne permet pas de conserver l’affichage des données.
Pour ouvrir le formulaire dans l’un de ces modes : cliquez droit sur le nom

26
MODULE : ACCESS

Formulaire en mode création

La présentation devient nettement moins sympathique mais cette méthode va nous permettre de
réellement créé un formulaire selon nos besoins. L'affichage est tout à fait brut, seule la barre d'outils
va nous permettre de créer des textes, champs, boutons, ...

1.5) les règles et les sections en mode création de formulaire

Ajouter des contrôles

27
MODULE : ACCESS

1.4) appliquer un thème au formulaire

Pour appliquer au formulaire une mise en forme prédéfinie incluant une image de fond et une mise
en forme particulière des contrôles (police, taille des caractères, couleur, attributs, etc.).

o Sous l’onglet Outils de présentation de formulaire/ Réorganiser> groupe Thèmes, cliquez

sur le bouton Thèmes puis sélectionnez la vignette dans la galerie.

1.5) propriétés d’une section ou du formulaire

 Affichez la Feuille de propriétés : sous l’onglet Outils de présentation de
formulaire/Création>groupe Outils, cliquez sur le bouton Feuille des propriétés, ou appuyez sur

28
MODULE : ACCESS

, ou cliquez droit dans une section puis sur Propriétés. La Feuille de Propriétés s’affiche sur
la droite de la fenêtre.
 Cliquez ensuite dans la section ou sur le sélecteur de formulaire dont vous voulez voir et modifier
les propriétés. Redéfinissez les propriétés dans la Feuille de propriétés.
Propriété <Image> en arrière-plan du formulaire
 Dans la Feuille de propriétés, sous l’onglet Format, cliquez dans la propriété <Image>, puis sur
le bouton à l’extrémité droite de cette zone, puis sélectionnez un format de fichier graphique.
Cliquez dans la propriété <Type image>, puis sur la flèche déroulante et spécifiez si l’image doit
être intégrée dans le formulaire ou attachée.

Formulaire en mode page

29
MODULE : ACCESS

LES REQUETES

Introduction :

Comme l’indique son nom, une requête sur une base de données est une demande concernant cette
base. C’est une demande d’information ou de modification.
Une fois enregistrée, une requête devient un objet de la base.
Une requête peut porter sur une ou plusieurs tables, y compris les tables résultats de requêtes
précédentes.
1. REQUETES SELECTION ET REQUETES ACTION
 Requêtes sélection
Une requête sélection permet d’interroger la base de données afin d’obtenir les informations
souhaitées. Elle ne modifie aucunement les données de la base.
Une requête sélection permet de sélectionner, trier et afficher des données.
L’exécution d’une requête de sélection aboutit à l’affichage d’une table en mode Feuille de données.
On nomme cette table « la table résultat »
 Requêtes action
Beaucoup moins utilisée que la requête sélection, une requête action ajoute, modifie ou supprime des
éléments de la base.
Une requête action peut :
- Soit ajouter, modifier ou supprimer des enregistrements
- Soit créer, modifier ou supprimer une table.

2. L’ASSISTANT, LE MODE CREATION ET LE MODE SQL

On peut créer une requête sélection :
- Soit avec l’Assistant Requête, (moyen rapide mais limité) ;
- soit en mode Création,(le plus utilisé, il se base sur une interface graphique) ;
- soit en mode SQL, (il faut taper les formules en utilisant le langage SQL, pour les experts).
On ne peut en revanche créer une requête action qu’en mode Création ou en mode SQL.

REQUETE DE SELECTION AVEC UN ASSISTANT

30
MODULE : ACCESS

L’assistant Requête permet de créer une requête qui liste les données d’une ou de plusieurs tables
liées et les affiche dans une feuille de données.
Seuls les champs choisis apparaîtront. Le résultat de la requête peut être détaillé (les enregistrements
apparaissent) ou synthétique (seuls des regroupements et leurs sous-totaux s’affichent). L’assistant ne
permet pas de préciser des critères : pour cela, il faut modifier la requête en Mode Création.

31
MODULE : ACCESS

Somme : Renvoie la somme d'une série de valeurs contenues dans un champ de table/requête.

Moyenne : Calcule la moyenne arithmétique d'une série de valeurs contenues dans un champ de table/requête.

Min : Renvoie la valeur minimale d'une série de valeurs contenues dans un champ de table/requête.

Max : Renvoie la valeur maximale d'une série de valeurs contenues dans un champ de table/requête.

32
MODULE : ACCESS

créer une requête en mode création

33
MODULE : ACCESS

 Tris dans les requêtes

 critères de sélection dans une requête

34
MODULE : ACCESS

35
MODULE : ACCESS

Paramètres dans une requête

36
MODULE : ACCESS

Une requête sélection peut contenir un ou plusieurs paramètres dans ses critères. Quand la requête
s’exécute, un dialogue s’affiche pour chaque paramètre et vous demande de saisir la valeur du
paramètre. Vous pouvez définir plusieurs paramètres dans une requête.
Créer une requête paramétrée

Exemple de dialogue de saisie d’une valeur de paramètre à l’exécution d’une requête paramétrée :

Pour insérer un paramètre dans un critère, ouvrez la requête en Mode Création. Puis sur la ligne
<Critères> dans la colonne du champ servant au critère, saisissez entre crochets [] le nom du
paramètre. La valeur sera demandée à l’exécution de la requête paramétrée.

Contrôler le type de valeur saisie pour le paramètre

Vous pouvez en plus faire un contrôle du type de donnée saisie (afin d’être sûr de ne pas saisir
texte alors qu’on attend une date, par exemple), pour certains ou tous les paramètres.
 En Mode Création, après avoir saisi les noms des paramètres dans les critères, sous l’onglet
Outils de requête/Créer>groupe Afficher/masquer, cliquez sur le bouton Paramètres.

Saisissez en  (avec ou sans crochets) le nom du

paramètre que vous avez saisi préalablement
dans un critère (le copier-coller est possible) puis
sélectionnez en  le type de donnée du paramètre. En principe, il s’agit du même type que celui
affecté au champ. Ajoutez éventuellement d’autres noms de paramètres avec leur type de donnée, si
vous avez saisi plusieurs paramètres dans la ligne <Critère> de la grille de requête. Cliquez sur
[OK].
Champ calculé dans une requête

En Mode Création, dans la ligne <Champ> de la grille de requête, cliquez dans une colonne
vide et saisissez l’expression de calcul dans la colonne. Vous pouvez utiliser les opérateurs
usuels (+, -, * et /). Access met automatiquement les noms des champs entre crochets.
Appuyez sur pour valider.

Access fait automatiquement précéder l’expression par le terme ExprN qui sert de nom initial au
champ calculé, suivi de deux-points (:). Dans ce nom, N correspond à un nombre entier augmenté
d’une unité pour chaque nouveau champ calculé (Expr1, puis Expr2, Expr3, ...). Vous pouvez
changer ce nom.

37
MODULE : ACCESS

Champ calculé dans une requête

Exemple : combinaison du nom et de l’initiale du prénom

champ calculé dans une requête

38
MODULE : ACCESS

39