I) Introduction

Dès les débuts de l’informatique, l’un des soucis majeurs de l’utilisateur fut de
pouvoir stocker massivement des données et de pouvoir en disposer régulièrement afin d’en
extraire de nouvelles informations, de les consulter et de les modifier. De 1950 à 1960,
seul existait le fichier pour satisfaire à cette demande. Les applications devaient donc être
complétées par une programmation qui se faisait souvent en langage machine (assembleur).
Les SGFs ont montré une insuffisance et des inconvénients ce qui a mené à l’apparition des
bases de données dés 1960.
1. LA BASE DE DONNÉES

Une base de données est un ensemble structuré de données enregistrées sur des supports
accessibles par l’ordinateur pour satisfaire simultanément plusieurs utilisateurs de façon
sélective et en un temps opportun. Elle doit avoir un certain nombre de caractéristiques :
 Données structurées : les informations contenues dans une base de données sont
réparties en enregistrements, chaque enregistrement ayant une structure bien
définie
 Données non redondantes : Une même information ne sera pas répétée plusieurs
fois dans la base de données.
 Données cohérentes : Il ne doit pas être permis d’enregistrer dans une base des
informations incohérentes entre elles.
 Données accessibles directement selon de multiples critères
 Indépendance des programmes et des données : La base de données doit être
indépendante des programmes qui y ont accès, on doit pouvoir utiliser un autre
programme pour traiter différemment ces données sans avoir à toucher à ces
données
 Sécurité des données stockées : la base de données doit permettre un système de
sécurité permettant de gérer les droits d’accès aux informations par les utilisateurs.

2. UTILITE D'UNE BASE DE DONNEES

Une base de données permet de mettre des données à la disposition d'utilisateurs pour une
consultation, une saisie ou bien une mise à jour, tout en s'assurant des droits accordés à ces
derniers. Cela est d'autant plus utile que les données informatiques sont de plus en plus
nombreuses. 
Une base de données peut être locale, c'est-à-dire utilisable sur une machine par un
utilisateur, ou bien répartie, c'est-à-dire que les informations sont stockées sur des machines
distantes et accessibles par réseau. 

L'avantage majeur de l'utilisation de bases de données est la possibilité de pouvoir être

accédées par plusieurs utilisateurs simultanément. 

3. LE SYSTÈME DE GESTION DE BASES DE DONNÉES

Un Système de Gestion de Bases de Données (S.G.B.D.) représente un ensemble coordonné

de logiciels qui permet de décrire, manipulé, traiter les ensembles de données formant la
base. Il doit également assurer la sécurité et la confidentialité des données dans un
environnement où de nombreux utilisateurs ayant des besoins variés peuvent interagir
simultanément sur ces données.
Il doit pouvoir être utilisé par des non-informaticiens. Il doit assurer la définition des
structures de stockage et des structures de données et le suivi de leurs évolutions ; c’est ce
qu’on appelle l’administration des données. Il doit pouvoir au maximum vérifier la
cohérence des données. Le SGBD sert donc d’interface entre les programmes d’application
des utilisateurs d’une part, et la base de données d’autre part.
Microsoft Access est un SGBD dont nous allons étudier le fonctionnement.

II. PRÉSENTATION D’ACCESS

1. QU’EST-CE QU’ACCESS ?

Access est un logiciel permettant de gérer des données en masse : une liste de clients ou de fournisseurs, un
stock de produits, des commandes, un club de tennis, une cave à vin, une bibliothèque, une collection de
timbres-poste…

2. QUELLE DIFFÉRENCE AVEC EXCEL ?

Excel est un tableur : il ne vous propose pas d’autre présentation que des tableaux, en lignes et en colonnes.
Access vous propose davantage de possibilités et vous permet de personnaliser votre base de données pour en
faire une application sur mesure.

Avec Access, vous avez également la possibilité de relier plusieurs tables de données : vous pouvez ainsi
mettre en relation le fichier client, les commandes, la facturation et la mise à jour des stocks pour effectuer une
gestion commerciale complète.

De plus, Access permet de gérer les données avec beaucoup plus de sécurité et de facilité.

En revanche, Access est plus strict d’utilisation, il demande un effort d’apprentissage, alors que vous pouvez
utiliser Excel en quelques heures.
3. CRÉATION D’UNE NOUVELLE BASE DE DONNÉES

Pour ouvrir Access, cliquer sur son icône :

Cliquer sur BASE DE DONNÉES DU BUREAU VIDE, spécifier un nom et un emplacement pour
l'enregistrement, puis cliquer sur CRÉER. La fenêtre principale de votre base de données apparait :

4. LES OBJETS D’ACCESS

· Les TABLES servent à STOCKER les informations. Ce sont des fichiers contenant un ensemble
d’informations autour d’un même thème ou concept.

Exemple 1 : une table « employés » qui contiendrait des renseignements sur chaque employé (nom,
adresse, fonction, date d’embauche…)

Exemple 2 : une table « articles » qui contiendrait des informations techniques sur chaque produit
(désignation, référence, prix, quantité…)

· Les REQUÊTES servent à FILTRER les données en fonction de critères précis. Elles servent donc à
extraire les données des tables, permettant de sélectionner une partie des données. Elles permettent
également de réaliser des ACTIONS sur ces données, comme d'effectuer des calculs, des modifications, des
suppressions… Les requêtes peuvent être enregistrées et ainsi réutilisées aussi souvent que nécessaire, et
vous pourrez par la suite les intégrer aux formulaires et aux états.

· Les FORMULAIRES permettent la SAISIE et la MODIFICATION d’informations dans les tables, mais
de manière plus conviviale que dans les tables : plus besoin de se contenter d’une présentation sous forme de
lignes et de colonnes, vous pourrez ici intégrer des cases à cocher, des listes déroulantes, des titres, des
cadres, des images… Les formulaires constituent un environnement facile à manipuler qui vous permettra
même de laisser des novices utiliser votre base de données.

· Les ÉTATS servent à IMPRIMER les données, et permettent de présenter un même fichier de données de
façons différentes : liste de clients sur 3 colonnes, liste de clients par ordre alphabétique de nom et regroupés
par région, liste de clients avec adresse complète…
Les variations sont infinies.
Les MACROS permettent d’AUTOMATISER certaines actions, en programmant des boutons de commande.
Par exemple, vous pouvez dans un formulaire ajouter un bouton qui appelle un état.
Les MODULES servent à PROGRAMMER de manière beaucoup plus pointue que les macros, et ne sont pas
destinés au grand public, mais aux utilisateurs avertis. Ils nécessitent la maîtrise du langage de programmation
VBA (Visual Basic for Applications).

· Le LANGAGE SQL est le langage informatique universel qui permet de manipuler les objets et les
enregistrements des bases de données.

III. LES TABLES

1. CRÉATION DES TABLES

Vous devez commencer par construire la STRUCTURE de votre table, et non pas commencer par y stocker les
données !

Pour cela, il faut basculer en MODE CRÉATION en cliquant sur le bouton Affichage dans
l’onglet Accueil.

Saisir le NOM de la table et valider.

Cette fenêtre apparaît :

La première colonne va contenir les NOMS DES CHAMPS, chaque champ représente un groupe de données
dans la table.

Exemple : nom ou prénom ou adresse ou téléphone si vous créez une table du genre carnet d’adresse.

La deuxième colonne définit le TYPE DE DONNÉES que chaque champ va contenir, par exemple numérique
ou texte ou date… Cliquez dans la case, un menu déroulant vous est proposé : choisir le type désiré.

En fonction du type de données sélectionné, des PROPRIÉTÉS supplémentaires vous sont proposées en bas de
la fenêtre, dans deux onglets. Vous pouvez par exemple y spécifier la longueur des caractères, le format des
données, des masques de saisie…

La troisième colonne DESCRIPTION est réservée à l’utilisateur, vous pouvez y inscrire librement des
commentaires pour chaque champ.

2. CLÉ PRIMAIRE
Access a automatiquement proposé un champ portant une CLÉ PRIMAIRE à votre première table. Ce champ
est de type NumeroAuto, ce qui signifie qu’il contiendra un numéro créé automatiquement par Access, et
incrémenté à chaque nouvel enregistrement. On affecte la clé primaire à un champ contenant pour chaque
enregistrement une information unique. La clé primaire interdit la création de doublons dans le champ qui la
contient.

Pour les tables suivantes, il faudra manuellement créer un champ de type NumeroAuto et lui
attribuer la clé primaire en cliquant sur l’icône Clé primaire.

3. STOCKAGE DES DONNÉES

L’étape suivante consiste à entrer les données dans la table. Pour retourner en mode de saisie
des données, cliquer sur l’icône Affichage puis sur MODE FEUILLE DE DONNÉES.

Chaque colonne représente désormais un CHAMP, et chaque ligne un ENREGISTREMENT, c’est-à-dire

l‘ensemble des informations pour un client, ou un article, ou une commande…

Compléter chaque ligne soigneusement (attention aux erreurs et fautes d’orthographe qui vous gêneront
énormément pour les filtres et les requêtes).

La sauvegarde des données se fait automatiquement lorsque vous quittez une case pour passer à une autre, vous
n’avez donc pas à craindre de perdre des informations. Merci Access !
4. AJOUT ET SUPPRESSION DE CHAMPS OU D’ENREGISTREMENTS

Pour AJOUTER UN CHAMP, il faut retourner en mode création. Ajouter alors le nom et le type de données
du nouveau champ.

Pour SUPPRIMER UN CHAMP (toujours en mode création), cliquer tout à fait à gauche de la ligne du champ
à supprimer : la ligne est mise en surbrillance. Appuyer sur la touche Suppr du clavier.

Pour SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT, en mode feuille de données, cliquer tout à fait à gauche de la
ligne à supprimer : elle est mise en surbrillance. Appuyer sur la touche Suppr du clavier.

5. TRI DES DONNÉES

Dans la feuille de données, sélectionner le champ que vous voulez trier en cliquant n’importe où
dans la colonne. Cliquer sur Croissant ou Décroissant dans l’onglet Accueil.

Les enregistrements sont maintenant triés par ordre alphabétique, numérique ou chronologique, selon le type de
données.

6. FILTRAGE DES DONNÉES DANS LES TABLES

Les filtres dans les tables permettent de n’afficher qu’une partie des données de la table, ce qui devient
nécessaire lorsque votre base contient de nombreux enregistrement.

Par exemple, vous pouvez ne vouloir afficher que les clients résidant à Paris, ou les commandes passées en
février, etc.

Cliquer sur une valeur de votre choix dans la table, puis sur l’icône SÉLECTION et sur le FILTRE de votre
choix.

Les filtres dans les tables sont éphémères, pour les sauvegarder, il faut créer des requêtes.
 IV. LES REQUÊTES

Il existe plusieurs types de requêtes :

· Les REQUÊTES SÉLECTION extraient des données en appliquant des tris et des filtres.

· Les REQUÊTES CALCULÉES effectuent des calculs (TVA, total, pourcentage…).

· Les REQUÊTES PARAMÉTRÉES fournissent une grande souplesse aux requêtes en les rendant
interactives, dynamiques avec l’utilisateur de la base.

· Les REQUÊTES REGROUPEMENT permettent de regrouper les données et d’obtenir des indices
statistiques (effectifs, moyenne, minimum…).

· Les REQUÊTES ACTION permettent de modifier les données : supprimer certaines informations, en
ajouter d’autres, mettre à jour des données, en importer.

· Les REQUÊTES ANALYSE CROISÉE sont l’équivalent du tableau croisé dynamique dans Excel.

1. LES REQUÊTES SÉLECTION

Cliquer sur CRÉATION DE REQUÊTE dans l’onglet Créer.

1. Sélectionner la ou les tables nécessaire(s) à la requête en double-cliquant sur leur nom.

Clic-Clic !

2. Sélectionner ensuite chaque champ nécessaire à la requête en double-cliquant sur son nom.
 Clic-Clic !

Définir vos critères de sélection dans la ligne CRITÈRES en respectant la syntaxe d’Access (voir plus loin les
OPÉRATEURS de critères).

Si besoin, définir des critères supplémentaires dans les lignes OU Exemple :

je veux afficher la liste des clients parisiens :

Critère de sélection

Affichez le résultat de la requête en cliquant sur Exécuter.

Revenir en mode Création pour modifier la requête, ou fermer la requête sans oublier de l’enregistrer. Lui
donner un nom explicite !
QUELQUES OPÉRATEURS DE CRITÈRES

Logiques Comparatifs 1 Arithmétiques Syntaxiques

Et / Ou / Dans Supérieur à : > Additionner : + « texte »

Pas / ! Inférieur à : < Soustraire : - [champ]

Entre … et … / - Sup. ou égal à : >= Multiplier : * [paramètre]

Null Inf. ou égal à : <= Diviser : / #date#

*/?/#2 Différent de : <> nombre

& (concaténation) oui/non

(case à cocher)

Il est également possible d’utiliser des fonctions pré-programmées (comme dans Excel) :
somme, min, max, vrai/faux, année…

Access n’est pas sensible à la casse (il ne fait aucune différence entre les majuscules et les minuscules), par
contre, attention aux accents.

CRÉATION D’UN CHAMP CALCULÉ

Pour créer un NOUVEAU CHAMP contenant le calcul, il faut utiliser une NOUVELLE COLONNE.

Donner un nom au nouveau champ, suivi de : , puis écrire le calcul en indiquant les noms des champs concernés
entre crochets.

Exemple 1 : PRIX HT: [QUANTITE]*[MONTANT]

Exemple 2 : TVA : [PRIX HT]*20,6/100

Les opérateurs de comparaison fonctionnent aussi avec du texte : ils appliquent une comparaison par ordre
alphabétique (exemple : « >d » vous donnera la liste des noms placés après le « d » dans l’alphabet).
L’étoile permet de remplacer n’importe quelle suite de caractères, le ? remplace un seul caractère, le # remplace
un chiffre (exemple : « du* » vous donnera la liste des noms commençant par « du », comme duchmol, dutronc,
dufour…).

LES REQUÊTES PARAMÉTRÉES

Elles permettent à l’utilisateur de définir lui-même le critère à chaque ouverture de la requête, rendant ainsi la
requête interactive et réutilisable avec des critères changeant.

Dans la ligne critère du champ concerné, saisir ENTRE CROCHETS le texte à afficher dans la boîte de
dialogue.

Par exemple: Vous gérez les ventes des agents commerciaux de votre entreprise par région. Vous souhaitez
pouvoir consulter indépendamment les résultats de chaque secteur, sans pour autant devoir créer autant de
requête qu’il y a de région.

Chaque fois que vous lancerez la requête, vous n’aurez qu’à préciser le secteur choisi dans la boîte de dialogue
qui apparaîtra.

LES REGROUPEMENTS ET STATISTIQUES

Vous voulez connaître le montant total des ventes de chaque vendeur. Il faut regrouper toutes les ventes par
vendeur et effectuer la somme de ses ventes.

Vous avez besoin de la ligne OPÉRATION, qu’on obtient en cliquant sur l’icône ∑
 Choisir Regroupement

pour le champ Vendeur Choisir Somme pour le champ

Montant des ventes

LES TRIS ET PREMIÈRES VALEURS

Définir L’ORDRE DE TRI (croissant ou décroissant) en cliquant dans la ligne Tri et en sélectionnant l’option
désirée dans la liste qui apparaît.

Exemple : je veux afficher la liste des clients parisiens classés par ordre alphabétique :

Ordre de tri

Critère de sélection

Pour obtenir uniquement les premiers enregistrements du résultat d’une requête, utiliser la fonction
PREMIÈRES VALEURS : taper le nombre ou le pourcentage d’enregistrements désirés.

:
 Attention !
Cela suppose que les
salaires soient triés du plus
élevé au plus faible.

2. LES REQUÊTES ACTION

Elles permettent d’effectuer automatiquement une ACTION au lieu d’afficher une liste de résultats.

Démarrez une nouvelle requête en mode création, puis précisez le TYPE DE REQUÊTE que vous désirez
effectuer, sinon vous aurez par défaut une requête sélection.

REQUÊTE SUPPRESSION

Elle permet de supprimer des données en fonction d’un critère.

Sélectionner le type SUPPRESSION, faire basculer les champs contenant les données à supprimer, définir le
critère permettant de savoir quelles données doivent être supprimées.
REQUÊTE AJOUT

Elle permet d’ajouter à une table des enregistrements provenant d’une autre table (voire d’une autre base de
données).

Créez une requête en sélectionnant les tables qui contiennent les enregistrements que vous souhaitez ajouter dans
l’autre table.

Choisir le type AJOUT, spécifier le nom de la table de destination (celle qui va recevoir de nouveaux
enregistrements).

Faire basculer les champs de la table d’origine (celle d’où proviennent les données) dans la requête, et
éventuellement définir un critère si on ne veut pas ajouter tous les enregistrements de la table d’origine.

Exemple : on a une table « Commandes2 » contenant des commandes antérieurs à sept 2002, on veut les ajouter
à la table « Commandes » :
REQUÊTE MISE À JOUR

Elle permet de modifier les données d’un champ.

Sélectionner le type MISE À JOUR, faire basculer le champ à modifier, dans la ligne Mise à jour, procéder au
changement.

Exemple : on a une table « employés » contenant un champ « prime », on veut augmenter la prime de chaque
employé de 100 € :

REQUÊTE CRÉATION DE TABLE

Le résultat de la requête apparaîtra dans une nouvelle table.

Sélectionner le type CRÉATION DE TABLE. Dans la boîte de dialogue qui s'affiche, taper le nom de la table à
créer ou à remplacer.

3. REQUÊTE ANALYSE CROISÉE

Ce type de requête nécessite 3 champs :

· un CHAMP EN EN-TÊTE DE COLONNE, auquel on applique un regroupement ;

· au moins un CHAMP EN EN-TÊTE DE LIGNE, auquel on applique un regroupement ;

· un CHAMP VALEUR : généralement de type numérique pour pouvoir y appliquer un indice statistique.

IV. LES RELATIONS

Dans l’onglet Outils de base de données, cliquer sur RELATIONS :

AJOUTER TOUTES LES TABLES à la fenêtre des relations (comme pour une requête).

FAIRE GLISSER AVEC LA SOURIS LES CHAMPS COMMUNS à deux tables les uns sur les autres.

Exemple : « N°Client » de la table « Client » vers « N°Client » de la table « Commande »

Access propose de créer un lien :

Cliquer sur APPLIQUER L’INTÉGRITÉ RÉFÉRENTIELLE. Cela permet d’établir une relation de type un
à plusieurs.

Exemple 1 : Pour un client, il peut y avoir plusieurs véhicules ; mais pour un véhicule, il n’y a qu’un
propriétaire. Dans ce type de relation, vous ne pourrez pas enregistrer un véhicule sans qu’il soit lié à un et un
seul propriétaire.

Exemple 2 : Pour un pays, il peut y avoir plusieurs habitants. Mais pour un homme, il ne peut y avoir qu’un pays
d’origine. Chaque personne sera liée à un et un seul pays d’origine.

Cliquer enfin sur CRÉER. Une ligne noire avec les symboles 1 et ∞ relie maintenant les tables.
V. LES FORMULAIRES

Les FORMULAIRES permettent la SAISIE et la MODIFICATION d’informations dans les tables, mais de
manière plus conviviale : plus besoin de se contenter d’une présentation sous forme de lignes et de colonnes,
vous pourrez ici intégrer des cases à cocher, des listes déroulantes, des titres, des cadres, des images… Les
formulaires constituent un environnement facile à manipuler qui vous permettra même de laisser des novices
utiliser votre base de données.

1. CRÉATION AUTOMATIQUE

Dans le navigateur, sélectionner la table ou la requête qui servira de source à votre formulaire.

Cliquer sur FORMULAIRE dans l’onglet Créer. Vous obtenez un formulaire instantané :

2. UTILISATION DU FORMULAIRE

Basculer en MODE FORMULAIRE.

Pour naviguer entre les enregistrements, utiliser la zone au bas du formulaire :

Se déplacer entre les enregistrements (cliquer Créer un nouvel Saisir un mot clé pour effectuer une
sur les flèches ou saisir un n° d’enregistrement) enregistrement recherche dans les enregistrements
VI. LES ÉTATS

Les ÉTATS servent à IMPRIMER vos rapports de données, il est ainsi possible de présenter une même liste de
données de façons différentes : liste de clients sur 3 colonnes, liste de clients par ordre alphabétique de nom et
regroupés par région, liste de clients avec adresse complète… Les variations sont infinies.

1. CRÉATION AUTOMATIQUE

Dans le navigateur, sélectionner la table ou la requête qui servira de source à votre rapport.

Cliquer sur ÉTAT dans l’onglet Créer. Vous obtenez un état instantané :

2. ETATS AVEC GROUPE

Access vous permet de regrouper ou de trier les enregistrements dans votre rapport.

Par exemple, vous voulez la liste des clients classés par ville de résidence.

Cliquer sur REGROUPER ET TRIER dans l’onglet Création.

Une nouvelle zone apparait au bas de l’état, dans laquelle vous pouvez ajouter des ordres de tri et de
regroupement.
VII. LES MACROS

Les MACROS permettent d’AUTOMATISER certaines actions, en programmant des BOUTONS DE

COMMANDE qui seront visibles dans les formulaires ou les états.

Par exemple, vous pouvez ajouter un bouton de commande pour appeler un état, pour imprimer, fermer un
formulaire, lancer une requête, un programme, quitter Access…

1. BOUTON DE COMMANDE AVEC MACRO AUTOMATIQUE

Ouvrir le formulaire ou l’état concerné en MODE CRÉATION.

Dans l’onglet Création, cliquer sur le contrôle BOUTON. Cliquer ensuite dans le formulaire ou l’état à la
position où l’on souhaite placer le bouton de commande.

Une BOITE DE DIALOGUE apparait dans laquelle on choisit l’action que l’on souhaite provoquer en cliquant
sur le bouton de commande.

Par exemple, on peut paramétrer un bouton pour accéder à la saisie d’un nouveau salarié :

L’étape suivante permet de paramétrer l’aspect du bouton (texte ou image) :

Basuler en MODE FORMULAIRE, un bouton parfaitement opérationnel propose à présent la saisie d’un
nouveau salarié :

2. MACRO

La boite de dialogue proposée lors de la création d’un bouton de commande présente une liste limitée d’action,
et ne permet pas au bouton d’effectuer plusieurs actions.

Pour un choix d’action plus large et pour permettre à un bouton d’effectuer plusieurs actions successives, il faut
créer manuellement la macro, puis l’affecter au bouton de commande.

CRÉER LA MACRO

Dans l’onglet Créer, cliquer sur MACRO.

Choisir l’action que votre macro doit effectuer dans la LISTE DÉROULANTE au milieu de l’écran.
Il faut ensuite paramétrer les PROPRIÉTÉS en fonction de l’action choisie.

Il est possible de programmer plusieurs actions consécutives dans une seule macro.

Access vous demande d’enregistrer la macro à la fermeture de la fenêtre.

AFFECTER LA MACRO AU BOUTON DE COMMANDE

Pour utiliser la macro, il faut l’affecter à un bouton de commande dans un formulaire ou un état.

En MODE CRÉATION, ouvrir le formulaire ou état et insérer un BOUTON comme vu précédemmen.

Dans la boite de dialogue de l’assistant, sélectionner la catégorie DIVERS et l’action EXÉCUTER UNE MACRO.
L’étape suivante vous permettra de SÉLECTIONNER LA MACRO à activer.
3. MENU GÉNÉRAL

Un MENU GÉNÉRAL est un formulaire permettant de naviguer dans la base de données : ouvrir les
formulaires, les états, les requêtes, quitter l’application…

Ce formulaire n’est basé sur aucune table ou requête mais contient principalement des boutons de commandes.

4. OPTIONS DE LA BASE DE DONNÉES

De nombreuses options sont proposées pour personnaliser votre base de données et en faire une véritable
application sur mesure.

Cliquer sur FICHIER, sur OPTIONS puis sur BASE DE DONNÉES ACTIVE :

Exemple :

Au démarrage de la base de
données, on peut lancer
l’ouverture d’un formulaire précis
(par exemple le menu général).

On peut également personnaliser le

nom et l’icône de la base de
données (remplacer l’icône et le
nom Access).

On peut remplacer les menus

d’Access et créer ses propres
menus.